Chatworkで業務効率化！

グループチャット活用大全

Chatwork株式会社

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本資料について

本資料では、Chatworkを利用する上で欠かせない、グループチャットの概念や設計する際のポイントなどグループチャットにまつわる活用ノウハウを紹介します。

ぜひ、本資料を見ながらグループチャットを作成し、Chatworkを業務効率化に役立ててください！

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グループチャット＝ビジネスが加速するクラウド会議室グループチャットは、いわば”クラウド上の会議室”です。目的に応じて細かくグループチャットを作成しましょう！

何でも1つのグループチャットでやり取りをしてしまうと、”議題が決まっていない会議”のように、議論の内容や経緯がわかりづらくなってしまいます。

部署間連携チャット

日報チャット

勤怠報告チャット 売上報告チャット

雑談チャット 受注報告チャット

商品企画チャット

会議のように目的ごとにグループチャットを作りましょう

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グループチャットはどんどん増やしましょう「グループチャットが増えすぎてしまったら、チャットを見切れないのでは？」という方、大丈夫です。Chatworkは、メールと違ってメッセージの重要度を見分けることができたり、細かく検索することができます。

・新着のメッセージがあるチャットが上位に表示されます・1スクロールおよそ30グループチャットほど表示されます・上位表示しておきたいグループチャットはピン留めできます

・自分宛のメッセージがあるグループチャットのみを表示するなど　グループチャットの絞り込みができます・グループチャットのカテゴリ分けをして、整理できます

グループチャットを絞り込み 新着順やピン留めで上位表示

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便利な検索機能Chatworkでは、グループチャット名とメッセージの検索ができます。そのため、グループチャット名を検索しやすい名前にしたり、メッセージを送信するとき”こそあど言葉”を使わずに「〇〇の件」と具体的に発言することで、検索性が向上します。

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グループチャットの設計がもっとも重要な理由Chatworkでは、グループチャットに紐づいてタスク管理やファイル共有、ビデオ通話／音声通話ができます。そのため、グループチャットの設計が、Chatworkを活用する上でもっとも重要です。

グループチャットごとに3つの機能が使えます

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グループチャット設計時の3つのポイント

5

組織、業務内容ごとにグループチャットを作成する

1トピック1グループチャットを意識する

グループチャットは積極的に増やしていく

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グループチャットの悪い例

悪い点

グループチャットの数が少なく、1つのグループチャットに話題が複数乱立

それによる問題

・必要な情報にたどり着くまで時間がかかってしまう・業務や会話の流れが把握しづらい・情報が流れやすく、大切なメッセージを見逃してしまう可能性がある

勤怠報告

全社アナウンス

案件A

タスク確認

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グループチャットの良い例

良い点

1トピックごとにグループチャットが作成され、関連情報が集約・整理されている

それによる効果

・必要な情報に簡単にたどり着きやすい・業務や会話の流れが把握しやすい・情報が流れにくく、トピックごとに情報が集約されている

案件A

案件A

案件A

案件A

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グループチャットの活用イメージ

カテゴリ グループチャット名 目的 期待効果 構成メンバー

社内 経営幹部チャット 経営方針に関するすり合わせ 経営方針決定のスピード向上 役員以上

全社チャット 全従業員に対しての連絡事項 タイムリーな情報提供 全従業員【派遣・業務委託含む】

安否確認チャット 従業員の安否確認 安否確認 全従業員

営業部＆管理部チャット 営業部と管理部の連携強化 事務処理のスピード向上 営業部、管理部

質問・相談チャット 拠点・部署・業務ごとの質問や相談 検索機能で再活用可能することで、質問内容を情報資産として蓄積

各構成ごと

トラブル報告チャット 現場で発生したトラブル事案の共有、今後の対策決定

早急なトラブル対応と再発防止 マネージャー＆現場リーダー

社外 ●●×A商社 仕入れ・卸取引における担当者との連絡ツール オンタイムでの在庫・発注状況の把握 社内メンバー、取引業者担当者

●●×B税理士事務所 士業事務所との連絡ツール 関係者複数名での情報共有の容易化 経営層、実務担当×士業事務所担当者

Chatworkは、後から追加されたメンバーでもそれまでのやり取りをすべてさかのぼることができます。そのため、以下のようにグループチャットをわけておくと便利に活用できます。

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グループチャット活用例１　部署チャット

まとめサイトのように概要欄を利用

部署内の情報を一元化

社内に散らばる情報を一画面に集約することができます。

また、部署内に速やかに伝えたいことも伝言ゲームにならず、正確に伝えることができます。

効果

右上にある概要欄に、部署でよく使うURLや会議の日程などを記載しておくと、部署のまとめサイトのような使い方ができます。 営業提案資料や成功事例の共有

よく使うURLや会議日を記載

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グループチャット活用例２　プロジェクトチャット

プロジェクトの議事録代わりに

経緯の共有が、かんたんに

Chatworkは、後からグループチャットに追加された人でもそれまでのやり取りを見ることができます。

そのため、引継ぎ書を作らなくても、グループチャットに追加をするだけで、プロジェクト進行の経緯を共有できます。

また、テキストで意図が伝わりにくいときや、拠点が離れたメンバーで会議をするときに、ワンクリックでWeb会議が開催できます。

効果

プロジェクトや案件ごとに関わっているメンバーを招待し、グループチャットを作成。

なにか作業を依頼する際にはタスクを追加しておくと、タスクの確認が不要に。

Web会議

メンバー追加

抜け漏れ防止にタスクを利用

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グループチャット活用例３　電話折り返しチャット

受電内容を入力し、タスク化

外出先でもスピーディーに対応可

「オフィスに帰らないと電話があったかどうかがわからず、折り返しの連絡が遅れてしまう...」といった事態を防ぐことができます。

折り返しの電話をしたらタスクを完了することで、対応したかどうかが全員にわかるようになります。また、担当者がすぐに対応できないときは、メンバー同士でフォローし合えます。

効果

お客さまから受けた電話を「電話折り返しチャット」にすべて入力し、タスク化。

入力項目は、概要欄にテンプレート（受電時間、会社名、名前、折り返し先の伝番号、内容など）を記載しておくと便利です。

受電内容をタスク化

テンプレート記載

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グループチャット活用例４　雑談チャット

コミュニケーション活性のために

雑談からアイディアが生まれる

勉強会や出張時の情報などを気軽に送れる場所があると、なにげない雑談から新しいアイディアが生まれたり、社員同士の関係性が向上します。

特に、テレワーク時にはコミュニケーション量がガクッと減ってしまうので、雑談チャットの活用をお勧めします。

効果

「メールで雑談が生まれにくく、コミュニケーションが不足しがち...」なんてことも。

Chatworkは、業務に関わることだけではなく、雑談チャットや県人会、部活チャットなど、パーソナリティがわかるようなグループチャットを作っておくと、社員同士の相互理解につながります。

なにげないやり取りがされる

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グループチャット活用例５　成功事例共有チャット

ベストプラクティスを共有

成功事例の横展開がスムーズに

1拠点、1部署の成功事例を素早く横展開することで、業績アップや業務効率化につながります。

また、成功事例が活かされることで、社員のモチベーションUPにもつながります。

効果

売上が良い店舗の様子をお客さまの目線を再現しながらスマートフォンで撮影し、グループチャットにアップロードするなど成功事例を共有しあう。

Chatworkは、大容量データ（最大5GB）をアップロードすることができるので、動画もかんたんに共有できます。

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グループチャット活用例６　安否確認チャット

安否状況の確認にタスクを利用

使い慣れているツールで安否確認

緊急時にしか使わないツールではなく、Chatworkのように普段から使い慣れているツールで安否確認することで速やかに状況を把握することができます。

避難訓練など、事前に緊急時の使い方を練習しておくと何かあったときにも安心です。

効果

緊急時用のグループチャットを作成。災害時などには、全員に「【安否確認】問題なければタスク完了してください。」とタスクを振り、社員の安否状況を確認してください。

タスクが完了されない社員には、ビデオ通話でコールをすると、電話番号がわからなくてもスマートフォン同士で通話することができます。 未完了

タスク一覧

タスクで安否確認

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グループチャット活用例７　社外連携チャット

社外とのやり取りにもChatwork

打ち合わせや情報共有コストを削減

グループチャットのやり取りを見ていれば、これまでの業務の流れや進捗が把握できるため、「担当者に確認しないと、状況がわからない」といった状態を防ぐことができます。

テキストで伝わりにくいことは、Web会議を併用することで、打ち合わせのコストも削減できます。

効果

社内だけではなく、顧客や協力会社ごとにグループチャットを作成し、社外とのやり取りにもChatworkを利用。

自社とのやり取りだけであれば、Chatworkのフリープランの範囲内で使え、業務効率化にもつながるので、社外連携ツールとしても導入してもらいやすい。

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