FAKTURA -...
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Auftragsverwaltung und Fakturierung
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S o f t w a r eFAKTURA
1
Inhaltsverzeichnis
Leistungsbeschreibung
FAKTURA ist die branchenneutrale Lösung für die
Auftragsverwaltung und die Fakturierung.
Integriert arbeiten – vom Angebot bis zur BuchungMit FAKTURA erstellen Sie schnell und einfach
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine,
Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Gut-
schriften.
Der Workfl ow wird durch eine komfortable Beleg-
Weiterleitungs-Funktion optimal unterstützt. So
wird aus dem Angebot im Handumdrehen eine
Auftragsbestätigung oder eine Rechnung.
Zahlreiche Statistiken liefern detaillierte Informa-
tionen zu Umsätzen von Kunden, Artikeln und
Warengruppen. In der professionellen Beleg-
Suche können alle relevanten Suchbegriffe indi-
viduell miteinander verknüpft werden. So fi nden
Sie z. B. heraus bei welchen Kunden noch ein
Angebot offen ist und welche Ihrer Kunden be-
stimme Artikel bezogen haben.
Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG | Oberaustraße 14 | 83026 Rosenheim
Telefon 08031 2561-0 | Telefax 08031 2561-90 | E-Mail [email protected] | Internet www.agenda-software.de
FAKTURA fügt sich nahtlos in das AGENDA-Sys-
tem ein und arbeitet integriert mit den anderen
AGENDA-Anwendungen zusammen.
Besonders effi zient ist FAKTURA im gemeinsamen
Einsatz mit FIBU. Die Rechnungsausgangs-
Buchungen werden direkt nach FIBU übergeben
und dort beim Debitoren verbucht. Die offenen
Posten des Kunden werden wiederum direkt in
FAKTURA angezeigt und mit dem Kreditlimit ab-
geglichen.
Wenn Sie FAKTURA gemeinsam mit dem Pro-
gramm CRM einsetzen, pfl egen Sie Ihre Kunden-
daten an einer zentralen Stelle.
Leistungsbeschreibung ............................................. Seite 01
Integration von FAKTURA ins AGENDA-System Seite 02
Programm-Highlights:
Weiterleiten von Belegen ................................... Seite 03
Effi zientes Zusammenspiel von FAKTURA
und FIBU ................................................................... Seite 04
Positionserfassung ................................................. Seite 05
Beleghistorie ........................................................... Seite 06
Belegsuche .............................................................. Seite 07
Belege ....................................................................... Seite 08
Statistiken ................................................................ Seite 09
Funktionsübersicht .................................................... Seite 10
Infopaket anfordern .................................................. Seite 13
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Telefon 08031 2561-0 | Telefax 08031 2561-90 | E-Mail [email protected] | Internet www.agenda-software.de
Integration von FAKTURA in dasAGENDA-System
FAKTURA ist voll in das AGENDA-Gesamtsystem
integriert, bezieht Daten von anderen Anwen-
dungen und stellt Daten zur Verfügung. In Kom-
bination mit anderen AGENDA-Programmen pro-
fi tieren Sie von einer konsistenten und fl üssigen
Datenhaltung.
Durch die Integration ins Gesamtsystem profi tie-
ren Sie von wichtigen Vorteilen:
■ Alle Programme aus einer Hand■ Durchgängige Benutzeroberfl äche■ Einheitliche Programmlogik■ Einheitliche Systemvoraussetzungen■ Eine Installation■ Ein Ansprechpartner■ Ein Preis / Eine Rechnung
FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung
FIBUFinanzbuchführung
FAKTURA
Auftragsverwaltung und
Fakturierung
Rechnungsausgangs-Buchungen, aktuelle Adressen: Kunden, Lieferanten
DMSDokumenten-
Management-System
BENUTZERBenutzerverwaltung
OP-Konten: Debitoren, Kreditoren
Rechteverwaltung für Mitarbeiter
CRMKunden- und
Lieferantenmanagement
Anzeige dererstellten Belege
Übergabe der Belege(ab 01/2012)
Wiedervorlage von Belegen (ab 01/2011)
KALENDERZentrale
Terminverwaltung
Abgleich vonAdressdaten
ZAHLUNGZahlungsverkehr
Lastschriften
FAKTURA fügt sich nahtlos in das AGENDA-System ein, bezieht Daten von anderen Anwendungen und stellt Daten zur Verfügung.
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Weiterleiten von Belegen
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine
und Rechnungen leiten Sie komfortabel in die
nächste Belegart weiter. Zahlreiche Eingabeprü-
fungen und Programmhinweise unterstützen Sie
bei der täglichen Arbeit und helfen Ihnen, Einga-
befehler zu vermeiden.
Die Weiterleitung ist sowohl direkt in der Beleg-
erfassung als auch in der Auswahlmaske der
Belege möglich.
Weiterleitung in der BelegerfassungWeiterleitung in der Belegerfassung
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Effi zientes Zusammenspiel von FAKTURA und FIBU
Wenn Sie FAKTURA und FIBU gemeinsam nutzen,
profi tieren Sie von den zahlreichen praktischen
Funktionen der integrierten AGENDA-Lösung.
■ Automatischer Abgleich von Debitoren- und
Kundendaten■ Direkte Übergabe der Rechnungsausgangs-
buchungen an FIBU■ Anzeige des OP-Kontos in FAKTURA
Das OP-Konto kann sowohl in den Kundendaten
als auch direkt in der Belegerfassung aufgerufen
werden. Eine Überschreitung des Kreditlimits
wird farblich gekennzeichnet.
Abschlagsrechnungen und noch nicht an die
Finanzbuchhaltung übergebene Rechnungen
werden optional im OP-Konto angezeigt werden.
OP-Konto in den KundendatenOP K i d K d d
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Positionserfassung
In der Positionserfassung legen Sie neben Artikeln
auch freie Texte zur übersichtlicheren Gestaltung
der Belege an. Über die sogenannten „Sonderzei-
len“ können individuell Leerzeilen, Seitenwechsel
sowie Zwischen- und Aufsummen eingefügt wer-
den. Positionen verschieben Sie bequem per Maus.
Positionserfassung
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Beleg-Historie
Die Beleg-Historie kann direkt in der Beleger-
fassung aufgerufen werden und zeigt alle
relevanten Informationen zum aktuellen Beleg
und Auftrag.
Die Beleg-Historie zeigt Ihnen alle Vorgänge eines Belegs inklusive Bearbeiter und Datum.
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Belegsuche
In der Belegsuche können alle Merkmale von
Belegen beliebig miteinander kombiniert werden.
Beispiel: Es soll nach allen Lieferscheinen gesucht
werden, die nach dem 06.08.2010 erstellt wurden
und den Artikel „10004“ enthalten.
Die Beleg-Suche fi ndet alle gewünschten Belege, je nachdem welche Suchanfragen Sie miteinander kombinieren.
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Angebot
Auftragsbestätigung
Lieferschein
Rechnung
Belege
Der professionelle und übersichtliche Aufbau ist
in allen Belegen identisch. Ihr individuell gestal-
tetes Firmenlogo kann als Bilddatei für den Aus-
druck und/oder für den E-Mailversand einfach
integriert werden. Der Info-Block und die Beleg-
positionen können hinsichtlich der Bezeichnung,
der Reihenfolge, der Breite und der Position
individuell angepasst werden.
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Statistiken
Zahlreiche praktische Statistiken zu Kunden, Wa-
rengruppen und Artikeln stehen auf Knopfdruck
zur Verfügung.
Kunden-Artikel-Statistik als Diagramm
Kunden-Artikel-Statistik
als Zahlenauswertung
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Funktionsübersicht
Allgemein■ Mehrmandantenfähig, z. B. Verwaltung Ihres
Unternehmens mit allen Tochtergesellschaften■ MS Offi ce-Integration■ Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung mit
Passwortschutz auf Programm- und Funktions-ebene
Belegarten■ Angebote■ Auftragsbestätigungen■ Lieferscheine■ Rechnungen■ Abschlagsrechnungen■ Sammelrechnungen aus Angeboten, Auftrags-
bestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen ■ Wiederkehrende Rechnungen (monatlich, vier-
teljährlich, halbjährlich, jährlich)■ Gutschriften
Kundenverwaltung■ Verwaltung von Kunden-Adressdaten■ Komfort-Volltext-Suche■ Automatische Vergabe der Kundennummer■ Kundennummer numerisch oder alphanume-
risch■ Kunden-Notizfunktion■ Beliebig viele Ansprechpartner mit Kontaktdaten■ Abweichende Lieferanschrift mit Kontaktdaten■ Automatische Straßen- / Postfachanschrift
für Privat- und Firmenadressen oder manuelle Briefanschrift
■ Integrierte KlickTel-Telefonnummern-Suche■ OP-Konto inkl. Abschlagsrechnungen und nicht
gebuchter Belege ■ Kreditlimit-Erfassung mit farblicher Kennzeich-
nung bei Überschreitung■ OP-Konto drucken und per E-Mail versenden■ Kundengruppen für Artikelpreise■ Individuelle Erlöskonten je Kunde■ Individuelle Zahlungsbedingungen je Kunde■ Individuelle Gesamtrabattsätze je Kunde■ USt-ID-Erfassung mit Prüfung■ Umfangreiche Eingabehilfen und Feldprüfungen
zur Reduzierung von Erfassungsfehlern, z. B. Postleitzahl, Ort, Anrede, Vorname, E-Mail-
Adresse, Bankverbindung usw.■ Schnellaufruf zur Verwaltung großer Adressbe-
stände■ Historie aller Belege des Kunden■ Aktivkennung von Kundendaten■ Kennung „Divers“ für Schnellerfassung■ Dublettenprüfung bei Neuanlage■ Verlaufsliste der zehn zuletzt geöffneten Kunden
Artikelverwaltung■ Komfort-Volltext-Suche■ Automatische Vergabe der Artikelnummer■ Artikelnummer numerisch oder alphanummerisch■ Artikel-Favoriten■ Kurz- und Langbezeichnung für Artikel■ Zuordnung zu Warengruppen■ Artikel-Notizfunktion■ „Skontofähigkeit“ und „Rabattfähigkeit“ je Artikel■ Zuordnung USt-Satz und Erlöskonto je Artikel■ Aktivkennung von Artikeldaten■ Kennung „Divers“ für Schnellerfassung
Belegerstellung und -verwaltung■ Erstellung von Belegen in unterschiedlichen
Sprachen (frei konfi gurierbar)■ Erstellung von Belegen in Fremdwährung■ Hinweis bei Kreditlimit-Überschreitung■ Komfortable Weiterleitungsfunktion■ Automatische Vergabe von Auftrags- und Beleg-
nummer■ Individuelle Auftragsbezeichnung■ Wiedervorlage von Belegen (in Verbindung mit
KALENDER)■ Anzeige Belegstatus ■ FIBU (gesperrt, übergeben) ■ Druck (Entwurf, endgültig) ■ Sonstiges (erledigt, bezahlt, storniert)■ Persönliche Anrede (optional)■ Kopf- und Fußtext individuell je Beleg ■ Erfassung von Artikeln und Textpositionen■ Erfassung von Alternativ-Artikeln in Angeboten■ Konditionsfi ndung durch beliebig viele Kunden-
Preisgruppen■ Ausweisung von Lohnleistungen in Rechnungen
(haushaltsnahe Dienstleistungen)■ Erfassung Leistungszeitpunkt und Leistungs-
zeitraum■ Seriennummern-Erfassung mit Barcode-Scanner■ Erfassung von Positionsrabatten■ Verschieben von Positionen per Maus■ Erfassung von Sonderzeilen ■ Leerzeilen ■ Seitenwechsel ■ Aufsumme ■ Zwischensumme■ Gesamtrabatt je Beleg■ Zuordnung von Abschlagsrechnungen■ Status Historie (erstellt am/von)■ Status Auftrag (Quellbeleg, Zielbeleg)■ Anzeige OP-Konto in der Belegerfassung■ Kostenrechnung Kost1 und Kost2 wahlweise
auf Beleg- oder Artikelebene■ Aufruf Kundendaten in der Belegerfassung■ Belegverlauf der zehn zuletzt geöffneten Belege■ E-Mail-Versand von Belegen
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■ Druck von Überweisungsträgern als Rechnungs-beilage
■ Stapel-Druck von Belegen■ Kennzeichnung von Beleg-Kopien bei Einzel-
und Stapeldruck
Formular-Vorlagen■ Zahlreiche Standard-Vorlagen je Belegart■ Briefpapier mit vorgedrucktem Logo■ Blankopapier mit Firmenlogo als Bilddatei
(Kopf- und Fußzeile)■ Individuell gestaltbare Belege ■ Position und Inhalt Infoblock ■ Position der Absender-Adressdaten im
Kuvert-Fenster ■ Position Adressdaten (Anschrift) ■ Position und Größe Bilddateien■ Individuell gestaltbarer Positionsblock ■ Spaltenauswahl, -bezeichnung, -reihenfolge■ Skalierbare Schriftgrößen in nahezu allen
Formular-Bereichen
Auswertungen■ Artikel-Preisliste■ Kundengruppen-Preisliste■ Rechnungsausgangsbuch■ Artikelstatistik■ Warengruppenstatistik■ Warengruppen-Artikelstatistik■ Kundenstatistik■ Kunden-Artikelstatistik■ Kunden-Warengruppenstatistik■ Adressliste Kunden■ Telefonliste Kunden■ Stammdatenblatt■ Geburtstagsliste Ansprechpartner (Kunden)■ Etikettendruck Kundendaten■ Etikettendruck manuell■ Geburtstagsliste Mitarbeiter
Kopf- und Fußtext■ Individuell mit Platzhaltern defi nierbare Texte ■ Kopftexte ■ Allgemeine Fußtexte ■ USt-Fußtexte ■ Zahlungsbedingungen-Fußtexte
StandardvorbelegungenZahlreiche Standardvorbelegungen für die schnellere Erfassung von Daten und zur Vermeidung von Falscheingaben:
■ Formulare je Belegart■ Kundenzahlungsbedingungen■ Erlöskonten■ Kopf- und Fußtexte je Belegart■ Artikelmengeneinheiten■ USt-Satz für Artikel■ Nachkommastellen bei Artikelpreisen
Belegnummern■ Automatische Belegnummernverwaltung■ Start Belegnummer individuell defi nierbar■ Belegnummer mit/ohne Jahresangabe
Flexible BelegsucheIndividuelle Kombination der folgenden Kriterien
■ Kundennummer, Kundenname, Artikel■ Belegdatum, Belegart, Bearbeiter■ Belegnummer, Auftragsnummer■ Druckstatus (Entwurf, endgültig)■ FIBU-Status (übergeben, gesperrt)■ Allgemeiner Status (bezahlt, erledigt, storniert)
Umsatzsteuerliche BesonderheitenPlausibilitätsprüfungen und automatische Erzeu-gung gesetzlich vorgeschriebener Hinweistexte:
■ Innergem. Lieferungen■ Innergem. sonstige Leistungen■ Steuerfreie Ausfuhrlieferungen■ Bauleistungen (§ 13b UStG)■ Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Daten-Export■ Exportformate: CSV, MS Word, MS Excel, PDF,
html■ Kundendaten und Rechnungsdaten (für FIBU-
Import) mit allen dazugehörigen Datenfeldern■ Telefonnummern (z. B. für Telefonanlage)
Daten-Import■ Debitoren aus AGENDA FIBU■ Kundendaten und Artikeldaten aus Fremd-
programmen im CSV-Format
Gestaltung der Benutzeroberfl äche■ Tabellenfenster sind hinsichtlich Spaltenanzei-
ge, Anordnung, Sortierung und Gruppierung je Benutzer konfi gurierbar.
■ Schaltfl ächen im Hauptmenü für häufi g genutzte Funktionen sind je Benutzer konfi gurierbar.
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AGENDA Systemintegration■ AGENDA FIBU ■ Automatischer Abgleich mit Adressdaten der
Debitoren ■ Direkte Übergabe der Rechungs-Ausgangs- buchungen an FIBU ■ Anzeige der OP-Konten aus FIBU ■ Übernahme und automatische Aktualisie- rung von Kostenstellen aus FIBU
■ AGENDA ZAHLUNG ■ Ausführung von Lastschriften
■ AGENDA DMS ■ Integration von AGENDA DMS – kundenbe-
zogene Dokumentenverwaltung
■ AGENDA BENUTZER ■ Zugangskontrolle zum Programm und zu
Programmfunktionen
■ AGENDA CRM ■ Automatischer Abgleich der Kunden- Adressen mit CRM
■ AGENDA KALENDER ■ Automatische Anlage von Wiedervorlage-
Terminen aus dem Beleg heraus
■ AGENDA UPDATE ■ Komfortable Installation der Updates per
Internet für alle AGENDA-Anwendungen gleichzeitig in einem Arbeitsschritt
Allgemeine Schnittstellen■ TAPI-Schnittstelle für eine automatische Wähl-
verbindung über Ihre Telefonanlage■ Outlook-Schnittstelle zur Übergabe der E-Mail-
Adressen■ Internet-Browser-Schnittstelle für den Aufruf
von Websites■ KlickTel-Telefonnummern-Suche
Neue Funktionen ab 2012■ Datanorm■ Einkauf und Lager
Kunden- und Lieferantenmanagement
1
S o f t w a r eCRM
1
Inhaltsverzeichnis
Leistungsbeschreibung ............................................. Seite 01
Integration von CRM in das AGENDA-System .. Seite 02
Programm-Highlights:
Schnelle und einfache Ersteinrichtung ........... Seite 03
Zentrales Kontakterfassungsfenster ................. Seite 05
Leistungsbeschreibung
CRM ist eine branchenunabhängige Lösung für
das Kunden- und Lieferantenmanagement.
AGENDA CRM – Kundenmanagement mit SystemZielgerichtete Kundenansprache gewinnt immer
mehr an Bedeutung. Mit dem Programm „CRM“
(Customer-Relationship-Management) bietet
AGENDA zu diesem aktuellen Thema gewohnt
praktische und professionelle Software-Unter-
stützung. Mit CRM haben Sie und Ihre Mitarbei-
ter die Kunden- und Lieferantendaten mit allen
Kontakten sofort im Zugriff. Der Kunde fühlt sich
gut betreut, Ihre Reaktions- und Liefergeschwin-
digkeit steigt, die Kundenzufriedenheit wächst.
Sie können Kunden nach defi nierten Kriterien
selektieren und anschreiben. AGENDA CRM ent-
hält viele Funktionen, für die Sie sonst mehrere
Programme unterschiedlicher Hersteller benöti-
gen, ganz schlank in einer Anwendung.
Da Sie Informationen systematisch erfassen,
wächst der Wert Ihrer Kunden-Datenbank täglich.
Sie strukturieren und analysieren Zahlen, Daten
und Fakten und gewinnen damit neue Erkennt-
nisse über Ihren Kundenstamm. So können Sie
zum Beispiel Auftragseingänge mit verschiedenen
Kundeneigenschaften in Beziehung setzen, Be-
standskunden durch maßgeschneiderte Angebote
begeistern und Marketingaktionen zielgruppen-
spezifi sch ausrichten.
CRM fügt sich nahtlos in das AGENDA-System ein
und arbeitet integriert mit den anderen AGENDA-
Anwendungen zusammen. Wichtige Informati-
onen, wie Rechnungen aus FAKTURA, Dokumente
aus DMS (Dokumenten-Management-System),
OP-Konten aus der FIBU und Termine aus dem
KALENDER, werden zentral in CRM angezeigt.
Selektionen für Adressen und Kontakte .......... Seite 06
Integrierte Wissensdatenbank ........................... Seite 07
Auswertungen ........................................................ Seite 08
Funktionsübersicht .................................................... Seite 10
Infopaket anfordern .................................................. Seite 13
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Integration von CRM in das AGENDA-System
CRM Kunden- und Lieferantenmanagement
FIBUFinanzbuchführung
CRM
Kunden- und Lieferantenmanagement
Aktuelle Adressenvon Kunden undLieferanten
DMSDokumenten-
Management-System
BENUTZERBenutzerverwaltung
OP-Konten von Debitoren und Kreditoren
Rechteeinschränkung für Mitarbeiter
FAKTURAAuftragsverwaltungund Fakturierung
Alle erstellten Belege
Adressselektionen fürSerienbriefe und -E-Mails
Dokumentvorlagen mit Platzhaltern
Termine
CRM fügt sich nahtlos in das AGENDA-System ein, bezieht Daten von anderen Anwendungen und stellt Daten zur Verfügung.
CRM ist voll in das AGENDA-Gesamtsystem inte-
griert. In der Kombination mit anderen AGENDA-
Programmen profi tieren Sie von einer konsisten-
ten und fl üssigen Datenhaltung.
KALENDERZentrale
TerminverwaltungAbgleich Adressdaten
To-do-Liste
Durch die Integration ins Gesamtsystem profi tie-
ren Sie von wichtigen Vorteilen:
■ Alle Programme aus einer Hand■ Durchgängige Benutzeroberfl äche■ Einheitliche Programmlogik■ Einheitliche Systemvoraussetzungen■ Eine Installation■ Ein Ansprechpartner■ Ein Preis / Eine Rechnung
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S o f t w a r e
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Individuelle Registerkarte anlegen
Über eine individuelle Registerkarte können Sie
verschiedene Infos über Ihre Kunden sammeln.
Das folgende Beispiel veranschaulicht Ihnen, wie
schnell und einfach Sie CRM maßgeschneidert für
Ihr Unternehmen einrichten - und das ganz ohne
externen Berater.
Beispiel:
Die Musterfi rma L+L GmbH für Kälte- und
Klimatechnik möchte pro Kunde wissen, welche
Geräte aktuell eingesetzt werden und wann der
jeweils nächste Servicetermin ist.
Die L+L GmbH beschriftet ihre individuelle
Registerkarte mit dem Namen „Infos Kälte-/
Klimatechnik“ .
Als individuelles Datumsfeld erfasst sie den
„Nächsten Servicetermin“ und als individuelles
Listenauswahlfeld legt sie das Feld „Infos
Klimatechnik“ an. Für das Listenauswahlfeld
gibt die L+L GmbH schon entsprechende
Antwortmöglichkeiten (z. B. Deckengeräte,
Kassettengeräte, usw.) vor, die der Mitarbeiter
bei einem Kontakt mit dem Kunden nur noch
auswählen muss . Durch diese einfache
Ersteinrichtung kann der Bearbeiter die Daten
direkt beim Telefonat erfassen.
Schnelle und einfache Ersteinrichtung
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S o f t w a r e
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Individuelle Kontaktarten ganz einfach selbst konfi gurieren
Sie können fünf unterschiedliche Kontaktarten
anlegen und diese individuell beschriften. Jede
Kontaktart können Sie sich mit jeweils fünf un-
terschiedlichen Text-/Zahlenfeldern bzw. Listen-
auswahlfeldern anzeigen lassen.
Beispiel:
Die L+L GmbH hat sich für die fünf Kontaktarten
„Angebotsanfrage, Rechnungsanfrage, Liefe-
rungsanfrage, Reklamation und Sonstiges“ ent-
schieden. Die dazugehörigen Text-/Zahlenfelder
bzw. Listenauswahlfelder mit Antworten sollen
beispielsweise so aussehen:
Kontaktart Text-/Zahlenfeld Listenauswahlfeld
Angebotsanfrage Nächster Servicetermin Art der Klimageräte
Möglicher Umsatz in Euro Art der Kältegeräte
Geplante Dauer in h Nutzung
Wunschtermin Ergebnis des Gesprächs
Rechnungsanfrage Rechnungsnummer Korrekturrechnung nötig
Gewährter Rabatt in % Stimmung des Kunden
Lieferungsanfrage 1. Geplantes Lieferdatum Lieferungsart
2. Geplantes Lieferdatum Stimmung des Kunden
3. Geplantes Lieferdatum
Reklamation Grund der Beschwerde Vereinbarte Maßnahme
Stimmung des Kunden
Sonstiges
1 2
1 2
Kontakterfassungsfenster
„Angebotsanfrage“ mit
den jeweils vier individuell
festgelegten Feldern.
Je nach Kontaktart erfasst der Bearbeiter direkt beim Telefonat mit dem Kunden die Text-/Zahlenfelder und
wählt die korrekte Antwort bei den Listenauswahlfeldern aus.
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Zentrales Kontakterfassungsfenster
Das Kontakterfassungsfenster in AGENDA CRM
ermöglicht Ihnen die komplette Bearbeitung eines
Kontaktes. Sie haben alle möglichen Funktionen
im direkten Zugriff. Das spart Ihnen viel Zeit und
In den Adress-Stammdaten sehen Sie alle
Daten zu Ihrem Kunden inklusive Ihrer indi-
viduellen Registerkarte. Sie fi nden alle Doku-
mente aus DMS, alle Rechnungen aus
FAKTURA, das OP-Konto aus FIBU und natür-
lich alle Adressdaten.
Über die TAPI-Schnittstelle zwischen PC und
Telefon können Sie den Kunden direkt aus
dem Programm anrufen.
Das E-Mail-Programm startet sofort und
hinterlegt schon die korrekte E-Mail-Adresse.
Sie können den Kontakt an den zuständigen
Sachbearbeiter weiterleiten. Das optimiert den
Workfl ow in Ihrem Unternehmen erheblich.
Sie können sofort ein Dokument (Brief oder
E-Mail) mit schon vorbelegten Platzhaltern für
den Kunden erstellen. So haben Sie beispiels-
weise eine Vorlage für Serviceaufträge, die Sie
bei Anfrage sofort an den Kunden schicken
können.
Sie können sich alle Kontakte eines Kunden
anzeigen lassen. So wissen Sie gleich, was
der Kunde mit anderen Kollegen schon
vereinbart hat.
Über die Wissensdatenbank können Sie alle
Antworten zu häufi gen Fragen fi nden. So
sind alle Mitarbeiter auf dem aktuellen und
gleichen Wissensstand.
Sie können sofort Termine beispielsweise für
Kunden dienste planen und vermeiden dadurch
Terminüberschneidungen.
erhöht die Kundenzufriedenheit durch schnelle
Reaktionszeiten.
Die folgende Abbildung zeigt Ihnen, was alles
möglich ist:
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1
2
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4
5
67
8
2
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5
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In CRM ist das Tool zum Erstellen von Selektionen
direkt integriert. Sie können Selektionen sowohl
über den Adressbestand, als auch über alle erfass-
ten Kontakte durchführen. Und das Beste ist: Sie
können diese Selektionen miteinander verknüpfen.
Ihr Direktmarketing erlebt dadurch einen echten
Aufschwung, da Sie Ihre Kunden nicht nur
personalisiert ansprechen, sondern auch Detail-
informationen berücksichtigen können.
Beispiel:
Die L+L GmbH möchte ein Briefmailing an ihre
Kunden schicken, weil sie eine neue, verbesserte
Klimaanlage im Angebot hat. Diese eignet sich
besonders gut für Gastronomiebetriebe. Da die
L+L GmbH aber nicht so große Kapazitäten im
Außendienst hat, möchte sie das Mailing erst
einmal nur an Kunden in München versenden.
Außerdem ist ihr wichtig, dass Kunden, die aktu-
ell schon in Verhandlungen sind und dadurch
einen offenen Kontakt besitzen, nicht ange-
schrieben werden.
Selektionen für Adressen und Kontakte
1. Adress-Selektion: 2. Kontakt-Selektion: 3. Verknüpfung:
Alle Kunden-Adressen Alle Kunden mit offenen Durch die Selektions-Verknüpfung
aus München, die im Kontakten. (Davon sind werden von der Adress-Selektion
Feld Wirtschaftszweig 20 Kunden auch in der die Kunden aus der Kontakt-
“Gastronomie" stehen Selektion 1 enthalten.) Selektion abgezogen, die einen
haben. offenen Kontakt besitzen.
Beispiel der Ergebnisliste: Beispiel der Ergebnisliste: Beispiel der Ergebnisliste:
500 Kunden 50 Kunden 480 Kunden
Wenn Sie die gewünschte Ergebnisliste erstellt
haben, können Sie damit unterschiedlich
vorgehen:
■ Entweder übergeben Sie diese Selektion an
das Programm DMS und erstellen dort selbst
Ihr Anschreiben zum Brief- oder E-Mailing. ■ Sie können die Ergebnisliste als CSV-Datei
speichern und an eine Druckerei weitergeben,
um das komplette Brief-Mailing personalisiert
drucken zu lassen oder das E-Mailing persona-
lisiert versenden zu lassen.■ Sie können Etiketten für genau diese
selektierten Adressen drucken.
1
1
23
2 3
In diesem Beispiel werden die
20 Kunden der Selektion 2 mit
einem offenen Kontakt von
der Selektion 1 abgezogen.
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Sie brauchen kein Extra-Tool für eine Wissensda-
tenbank erwerben. In CRM ist dieses Tool gleich
mit integriert.
Die Vorteile einer zentralen Wissendatensbank
liegen auf der Hand:
■ Alle Mitarbeiter beantworten die Fragen von
Kunden auf Basis der gleichen Informationen.■ Alle Mitarbeiter sind immer auf einem
aktuellen Wissensstand.■ Alle Informationen zu Produkten werden
zentral gespeichert und verwaltet.
Sie können jeder Frage einen Titel geben und
anschließend einer Gruppe und Untergruppe zu-
ordnen. Neben dem Titel können Sie auch noch
weitere Suchbegriffe erfassen, unter denen eine
bestimmte Antwort gefunden werden soll.
Zusätzlich zu einer Antwort haben Sie die Mög-
lichkeit, zugehörige Dateien zu importieren und
zu speichern.
Integrierte Wissensdatenbank
Beispiel für eine Frage mit Antwort und Dateianlage in der Wissensdatenbank.
S o f t w a r eCRMKunden- und Lieferantenmanagement
8Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG | Oberaustraße 14 | 83026 Rosenheim
Telefon 08031 2561-0 | Telefax 08031 2561-90 | E-Mail [email protected] | Internet www.agenda-software.de
Auswertungen
Freie Kontaktauswertung
Über die freie Kontaktauswertung können Sie jede
beliebige Auswertung erstellen. Sie wählen selbst,
welche Spalten überhaupt angezeigt werden sol-
len. Die Gruppierung der Kontakte legen Sie auch
ganz einfach fest, in dem Sie die gewünschten
Spalten per Drag & Drop nach oben ziehen.
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Zeitliche Entwicklung der Kontakte
Vorjahresvergleich
Sie können in den folgenden Auswertungen
selbst wählen, ob Sie die Anzahl der Kontakte
pro Kontaktart, pro Bearbeiter oder für die Ein-/
Ausgangsarten erstellen möchten. Die Auswer-
tungen stehen Ihnen jeweils entweder als Zahlen-
Darstellung oder als Diagramm zur Verfügung.
Im Bereich der Auswahl-Werte können Sie noch
defi nieren, ob die Anzahl oder die Dauer der Kon-
takte in Minuten dargestellt werden soll.
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S o f t w a r e
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Funktionsübersicht
Allgemein■ Mehrmandantenfähig, z. B. Verwaltung Ihres
Unternehmens mit allen Tochtergesellschaften
■ Komfortabler Assistent zur Ersteinrichtung des
Programms
■ MS Offi ce-Integration
■ Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung mit
Passwortschutz auf Programmebene
Adressverwaltung■ Verwaltung von Kunden, Lieferanten und son-
stigen Adressen
■ Komfort-Volltext-Suche
■ Automatische Vergabe der Kunden- und
Lieferantennummer
■ Kunden- Lieferantennummer numerisch oder
alphanumerisch
■ Notizfunktion
■ Automatischer Datenabgleich zwischen Kun-
den- und Lieferantenadressen
■ Beliebig viele Ansprechpartner mit Kontakt-
daten
■ Abweichende Lieferanschrift mit Kontaktdaten
■ Automatische Straßen- / Postfachanschrift
für Privat- und Firmenadressen oder manuelle
Briefanschrift
■ Integrierte KlickTel-Telefonnummern-Suche
■ Anzeige der OP-Konten aus AGENDA FIBU
■ Individuelle Konfi guration eines eigenen Regis-
ters mit eigenen Text-, Zahlen-, Datums- und
Listenauswahlfeldern
■ Erfassung der Herkunft (Quelle) einer Adresse
zur Beurteilung der Adressqualität
■ Umfangreiche Eingabehilfen und Feldprüfungen
zur Reduzierung von Erfassungsfehlern, z. B.
Postleitzahl, Ort, Anrede, Vorname, E-Mail-
Adresse, Bankverbindung usw.
■ Schnellaufruf zur Verwaltung großer Adressbe-
stände
■ Aktivkennung von Kunden-, Lieferanten- und
Adressdaten
■ Dublettenprüfung bei Neuanlage
■ Verlaufsliste der zehn zuletzt geöffneten
Adressen
Marketing■ Vielfältige Funktionen zur Sammlung und Klas-
sifi zierung der Adressen
■ Zuordnung Wirtschaftszweig mit Unterebene
■ Aufteilung der Adressen in Kundensegmente
■ Adressqualifi kation mit Historie zur Abbildung
des Kundenlebenszyklus
■ Zuordnung beliebig vieler eigener Kunden-
merkmale
■ Eintragung von Mailing-Sperren (Differenziert
nach Brief, Fax, E-Mail) mit Begründung
■ Erstellung eines konfi gurierbaren Registers mit
individuell gestaltbaren Text-, Zahlen- und
Listauswahlfeldern
■ Defi nition von Mussfeldern mit individuellen
Meldungstexten
■ Diverse Auswertungsfunktionen der
individuellen Felder
Kontaktverwaltung■ Konfi gurierbare Kontakterfassung (eigene Kon-
taktarten, Erfassungsfelder und Schaltfl ächen,
individuelle Text-, Zahlen und Listauswahl-
felder; auswertbar)
■ Kontakterfassung und -auswertung zu Kunden,
Lieferanten und sonstige Adressen
■ Komfortable Kontaktverwaltung mit Historie
■ Automatische Wählverbindung – Schnittstelle
zur Telefonanlage
■ Automatische Protokollierung der Kontakte und
Zuordnung zu Adressen, Ansprechpartnern und
Bearbeitern
■ Direkte Anlage eines Termins in der Kontakter-
fassung in AGENDA KALENDER
■ Offen / Erledigt-Status mit Workfl ow-Funktion
und Weiterleitung des Kontakts an nachfol-
gende Bearbeiter
■ Persönlicher Postkorb offener Kontakte mit
Wiedervorlagefunktion
■ Farbliche Kategorisierung der Kontakte
■ Historie der zuletzt bearbeiteten Kontakte
■ Integrierte Stoppuhr im Hintergrund zur
Auswertung der Bearbeitungsdauer nach
unterschiedlichen Kriterien (z. B. je Kunde, je
Bearbeiter, je Kontaktart)
■ Erstellung von Anlagen in MS Word-Anlagen in
der Kontakterfassung
■ Direkte Erstellung von Dokumenten (Briefen
oder E-Mails) in AGENDA DMS
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Mailing■ Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten für
verschiedene Zielgruppen
■ Filterkriterien für alle Erfassungsfelder in
Adressen und Kontakten
■ Und / Oder-Verknüpfungen von Filterkriterien
und Ergebnismengen
■ Zufallsauswahl aus Ergebnismengen
■ Manuelle Nachbearbeitung der Ergebnis-
mengen – Hinzufügen und Entfernen von
Adressen
■ Speichern beliebig vieler Ergebnismengen
■ Import von Selektionen aus MS Excel
■ Mailing-Sperrliste verhindert zuverlässig die
Werbung nach Widerspruch durch den
Empfänger
■ Postleitzahl-Leitregionen-Liste für die Post bei
umfangreichen Brief-Mailings
■ Auswertung der Erreichbarkeit von Adressen
einer selektierten Ergebnismenge (als Entschei-
dungshilfe für den Kommunikationsweg Fax
oder E-Mail)
■ Erstellen und Druck von Serien-Briefen (in
Verbindung mit AGENDA DMS)
■ Erstellen und Versand von personalisierten Se-
rien-E-Mails (in Verbindung mit AGENDA DMS)
■ Druck von Etiketten – optional mit lfd. Numme-
rierung für Teilleistungsverträge mit der Post
■ Exportfunktionen für Brief-Anschriften, Fax
oder E-Mail-Adressen
Wissensdatenbank■ Filterfunktionen und Volltextsuche über alle
Einträge
■ Strukturierte Klassifi zierung der Einträge über
selbstdefi nierbare Gruppen und Untergruppen
■ Defi nition von Suchwörtern
■ Beliebig viele Dateianlagen in beliebigen Datei-
formaten zu jedem Eintrag
Auswertungen■ Adressliste
■ Telefonliste
■ Stammdatenblatt
■ Geburtstagsliste (Mitarbeiter, Ansprechpartner
von Kunden, Lieferanten, sonstige Adressen)
■ Liste der individuellen Felder
■ Listendesigner zur Gestaltung eigener Auswer-
tungen und Datenexports
■ Freie Adress- und Kontaktauswertung zur Kunden-
analyse mit Speicherfunktion der Suchkriterien
■ Vorjahresvergleich und Entwicklung von
Kontakten nach verschiedenen Kriterien (incl.
grafi scher Darstellung)
■ Überwachung der Fälligkeiten der Kontakte zur
Steuerung der Mitarbeiter-Auslastung
■ Etikettendruck (Einzeletiketten, Etikettenbogen,
manuelle Etiketten)
Daten-Export■ Exportformate: CSV, MS Word, MS Excel, PDF,
html
■ Adressen mit allen zugehörigen Datenfeldern
■ Telefonnummern (z. B. für Telefonanlage)
■ Kunden- und Lieferanten-Adressen für AGENDA
FIBU und Fremdprogramme
■ Kontakte mit Kontakteigenschaften
■ Automatische Verschlüsselung der exportierten
Datei mit Passwort
■ Protokollierung aller Datenexporte
Daten-Import■ Debitoren und Kreditoren aus AGENDA FIBU
■ Adressen (Debitoren, Kreditoren, sonstige
Adressen) aus Fremdprogrammen im CSV-
Format
■ Updatemöglichkeit für Adressen mithilfe ein-
deutiger Schlüssel-Nummen (z. B. EBI-Nummer
(= European Business Identifi cation)
■ Protokollierung aller Datenimporte
Gestaltung der Benutzeroberfl äche■ Tabellenfenster sind hinsichtlich Spaltenanzei-
ge, Anordnung, Sortierung und Gruppierung je
Benutzer konfi gurierbar
■ Konfi gurierbares Register in den Kunden- und
Adressstammdaten (individuelle Text-, Zahlen-
und Listauswahlfelder; auswertbar)
■ Konfi gurierbare Kontakterfassung (eigene Kon-
taktarten, Erfassungsfelder und Schaltfl ächen,
individuelle Text-, Zahlen und Listauswahl-
felder; auswertbar)
■ Schaltfl ächen im Hauptmenü für häufi g ge-
nutzte Funktionen sind je Benutzer konfi gurier-
bar
■ Anzeige der Register in den Kunden-, Liefe-
ranten- und Adressstammdaten individuell
steuerbar (ein- und ausblenden)
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AGENDA Systemintegration■ AGENDA FIBU
■ Automatischer Abgleich der Adressdaten von
Debitoren und Kreditoren
■ Anzeige der OP-Konten aus FIBU
■ AGENDA DMS
■ Integration von AGENDA DMS – Kunden- und
kontaktbezogene Dokumentenverwaltung
■ Erstellung von Einzel- oder Serien-Briefen
und -E-Mails
■ Postkorbfunktion für Dokumente
■ AGENDA BENUTZER ■ Zugangskontrolle zum Programm ■ AGENDA FAKTURA ■ Automatischer Abgleich der Kunden-Adressen
mit FAKTURA ■ Anzeige der in FAKTURA erzeugten Belege
(Angebote, Rechnungen usw.)
■ AGENDA KALENDER
■ Anlage und Verwaltung von Terminen direkt
im Kontakt
■ Benutzerbezogene Auswertung der Fällig-
keitstermine – Steuerung der Mitarbeiteraus-
lastung■ AGENDA UPDATE ■ Komfortable Installation der Updates per
Internet für alle AGENDA-Anwendungen
gleichzeitig in einem Arbeitsschritt
Allgemeine Schnittstellen■ TAPI-Schnittstelle für eine automatische Wähl-
verbindung über Ihre Telefonanlage■ Outlook-Schnittstelle zur Übergabe der E-Mail-
Adressen■ Internet-Browser-Schnittstelle für den Aufruf
von Websites■ KlickTel-Telefonnummern-Suche
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