GRAS SAVOYE | ASSURANCES DE PERSONNES

EXTRANET RH

Guide

Utilisateur

Avril 2015

2

SO

MM

AIR

E

PAGE D’ACCUEIL

Tableau de bord

Communication ciblée

MENU SALARIES

Rechercher un salarié

Fiche salarié

Demande de promotion

Demande de mutation

Demande de mutation hors

périmètre

Demande de radiation

Edition d’un certificat d’affiliation

Affiliation / radiation d’un ayant

droit

Accès aux courriers

MENU COTISATIONS

Déclarer

Valider

Historique

MENU OUTILS RH

Demande de pré-affiliation

Demande d’affiliation

Déclarer un sinistre

Suivi des sinistres

Courriers Prévoyance

Demande de mutations en masse

Demande de radiations en masse

Mes saisies en cours

MENU DOCUMENTS

COORDONNEES

INFORMATIONS PRATIQQUES

PAGE D’ACCUEIL

4

PRESENTATION DE LA PAGE D’ACCUEIL

Menu de

navigation du

site

Zone d’aide basculant sur la FAQ

Accès rapides

aux principales

fonctionnalités

Accès direct

aux nouveaux

documents

Menu de

navigation du

site

Zone de

communication

dédiée à votre

entreprise ou

votre périmètre

d’action

5

TABLEAU DE BORD & COMMUNICATION CIBLEE

Le tableau de bord de la page d’accueil vous permet de visualiser en un coup

d’œil le nombre d’actions en cours sur les grandes thématiques (affiliations,

mutations, radiations, sinistres) que vous avez initiées ou réalisées sur le site.

Les alertes vous permettent d’identifier instantanément les actions que vous

avez à réaliser pour faire avancer ou clôturer un dossier. Une pastille rouge

indique qu’une action de votre part est attendue.

Une zone de communication nous permet de mettre à votre disposition une

information ciblée sur votre entreprise ou sur le périmètre auquel vous avez

accès.

Ces actions de communication se font à la demande du Client et/ou à notre

initiative lorsqu’une information impactant votre entreprise doit être diffusée.

MENU SALARIES

7

• Si la recherche n’identifie aucun salarié, une nouvelle zone s’affiche dans la page :

• S’il s’agit d’un nouveau salarié :

• Vous pouvez alors le pré-affilier ou l’affilier (voir rubriques concernées)

• Si ce salarié est en poste et devrait normalement figurer dans nos fichiers :

• Relancez la recherche en l’élargissant à tous les établissements,

• Contactez votre équipe dédiée pour les en informer.

RECHERCHER UN SALARIE

Sélectionnez un établissement,

Indiquez le nom du salarié et/ou son numéro de

Sécurité sociale,

Cliquez sur « rechercher ».

8

RECHERCHER UN SALARIE

Si la recherche identifie bien des salariés correspondants à votre recherche, une liste de salariés

s’affiche :

En cliquant sur la ligne de l’assuré qui vous intéresse, vous accédez au détail d’adhésion de la personne (voir

chapitre « fiche salarié ».

9

RECHERCHER UN SALARIE

En bas de page, un bouton vous permet de télécharger la liste des assurés :

Sélectionnez le statut (actif, radiés), l’établissement, le format du fichier d’arrivée et le domaine (santé ou

prévoyance) et cliquez sur « télécharger » :

Une pop-up s’ouvre et vous permet de télécharger le fichier.

INFO+ : Si vous nous communiquez votre numéro d’identifiant salarié interne, nous pouvons l’intégrer à nos

données pour vous permettre de croiser nos fichiers avec vos fichiers paye.

10

FICHE SALARIE Détail de la page

Accès aux

détails

d’adhésion

(cf. écrans

suivants)

Indications des

dossiers en

cours pour le

salarié consulté

Coordonnées

postales avec

possibilité de mise

à jour

Accès aux

éditions de

certificats

Rappel du nom du

salarié consulté

Accès aux demandes de

mouvement

11

FICHE SALARIE Mise à jour des coordonnées

Le salarié peut faire son changement d’adresse directement sur son extranet assuré. Si l’un de vos salarié

n’est pas en mesure de procéder lui-même à ce changement, vous avez la possibilité de le faire pour lui via

cet écran.

Cliquez sur « mise à jour des coordonnées »,

Remplissez les zones et cliquez sur « valider les modifications ».

12

FICHE SALARIE Demande de promotion

Si l’un de vos salariés est promu d’un collège à un autre, impliquant un changement de régime, vous pouvez

procéder à ces modifications en cliquant sur « demande de promotion ».

Indiquez le contrat d’arrivée et l’alternative d’adhésion d’arrivée,

Sélectionnez les critères d’adhésion et la date d’effet puis cliquez sur « valider ».

13

FICHE SALARIE Demande de mutation

Si l’un de vos salariés est muté dans un établissement de votre périmètre, vous pouvez procéder à ce

changement en cliquant sur « demande de mutation ».

Indiquez l’établissement d’arrivée, le contrat et l’alternative d’adhésion d’arrivée,

Sélectionnez les critères d’adhésion et la date d’effet puis cliquez sur « valider ».

14

FICHE SALARIE Demande de mutation hors périmètre

Si l’un de vos salariés est muté dans un

établissement que vous ne gérez pas (hors

périmètre), vous pouvez procéder à ce

changement en cliquant sur « demande de

mutation hors périmètre ».

Indiquez la date d’effet et précisez dans la zone de

commentaires sur quel établissement doit être

rattaché le salarié et cliquez sur « valider ».

Un gestionnaire Gras Savoye procèdera à la

mutation sous 72 heures.

15

FICHE SALARIE Demande de radiation

Après avoir cliqué sur « demande de radiation », un

écran vous rappelle le nom du salarié, son établissement

d’origine et vous demande de préciser le contrat

concerné.

Une fois le contrat sélectionné, le bas de votre écran se

déroule.

Vous pouvez alors préciser :

Le type de radiation (avec ou sans maintien ou

portabilité des droits),

Le motif de la radiation,

La date d’effet.

Vous pouvez également joindre les justificatifs utiles.

Cliquez ensuite sur « valider ».

16

FICHE SALARIE Edition d’un certificat d’affiliation

Sur l’extranet assuré, les salariés peuvent demander l’édition de certificats d’affiliation. Cependant, vous avez

également la possibilité de le faire pour eux.

Sélectionnez la personne concernée (adhérent et/ou bénéficiaires), la date de référence souhaitée et cliquez

sur « demande de certificat ».

Le certificat sera adressé directement au salarié par voie postale. Il précisera la période d’adhésion annuelle

correspondant à la date de référence indiquée.

17

FICHE SALARIE Affiliation / Radiation d’un ayant droit

Pour affilier ou radier un ayant droit, cliquez sur

« demande modification des ayants droit » dans la

zone « Informations » de la fiche du salarié

consulté.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre et reprend :

Le nom du salarié consulté

La liste des ayants droit et des actions

possibles.

Pour radier un ayant droit :

Sélectionnez l’ayant droit,

Indiquez la date d’effet et

Cliquez sur « radier ».

Pour affilier un ayant droit :

Cliquez sur « ajouter un ayant droit.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre.

18

FICHE SALARIE Affiliation / Radiation d’un ayant droit

Renseignez :

Le lien familial,

L’identité de la personne,

La période d’assurance souhaitée (si pas de

date de fin, ne renseignez pas la zone).

Indiquez les informations relatives au régime

obligatoire et joignez les pièces utiles.

Un gestionnaire traite votre demande sous 72

heures.

Les justificatifs communiqués sont contrôlés et

peuvent faire l’objet d’une demande

complémentaire si besoin.

19

FICHE SALARIE Accès aux courriers

La zone « informations » vous permet enfin d’accéder

directement aux courriers Prévoyance du menu « outils

RH ».

Choisissez la période de référence du courrier

recherché ou indiquez le numéro du sinistre associé et

cliquez sur « rechercher ».

La liste des courriers correspondants apparaît en-

dessous. Il vous suffit de cliquer sur l’icône « pdf »

pour afficher le courrier souhaité.

Vous pouvez alors l’imprimer ou l’enregistrer.

MENU COTISATIONS

21

COTISATIONS Déclarer

Sélectionnez un établissement et

cliquez sur « rechercher ».

Les bordereaux correspondants à cet

établissement s’affichent en-dessous et

précisent :

Le risque couvert,

La référence,

La période concernée,

Le montant et

Le statut.

En cliquant sur la ligne du bordereau

souhaité, vous accédez au détail de

celui-ci.

22

COTISATIONS Déclarer : détail du bordereau

La zone « entête du bordereau » récapitule tous

les éléments d’identification du bordereau.

La deuxième partie du tableau vous permet de

déclarer, par dossier, la valeur de l’assiette de

cotisation et les montants correspondants.

Vous pouvez ensuite :

« Enregistrer » : cette action vous permet

d’enregistrer les modifications sans les

envoyer afin de vous permettre de revenir

plus tard à cette étape si vous n’avez pas la

possibilité ou ne souhaitez pas finaliser cette

étape tout de suite.

« Terminer » : cette action vous permet de

valider vos modifications et de nous

transmettre vos déclarations de bordereaux

de cotisations.

23

COTISATIONS Valider

Sélectionnez un établissement et cliquez

sur « rechercher ».

La liste des bordereaux à valider pour

l’établissement sélectionné s’affiche en-

dessous.

Sélectionnez le ou les bordereaux que

vous souhaitez valider en cochant les

cases correspondantes par lignes,

Cochez la case certifiant l’exactitude des

informations transmises,

Précisez le numéro du chèque

correspondant servant au paiement,

Ou la date du virement effectué,

Cliquez sur « transmettre ».

A réception de ces éléments, un contrôle

est effectué par le service flux financiers.

24

COTISATIONS Historique

Pour connaître le statut de paiement de vos cotisations, utilisez la rubrique « historique ».

En sélectionnant l’établissement souhaité, vous accédez à la liste des cotisations correspondantes et leur état

de paiement.

MENU OUTILS RH

26

OUTILS RH Demande de pré-affiliation

Si vous disposez d’une partie seulement

des éléments nécessaires à l’affiliation

d’un salarié, vous pouvez toutefois

procéder à sa pré-affiliation afin qu’il soit

reconnu par nos systèmes d’information.

Renseignez les informations

d’identification du salarié,

Indiquez éventuellement le numéro de

matricule du salarié (cette donnée qui

vous est propre peut servir à croiser

nos fichiers avec vos fichiers paye),

Sélectionnez l’établissement et le

contrat de rattachement du salarié.

N’hésitez pas à utiliser la zone

« commentaire » pour apporter des

précisions à votre pré-affiliation.

Cliquez ensuite sur « valider ».

Ces informations seront ensuite traitées

par un gestionnaire, sous 72 heures.

27

OUTILS RH Demande d’affiliation

Vous pouvez affilier un salarié directement en

ligne en utilisant cette rubrique.

Renseignez les informations d’identification

du salarié,

Indiquez éventuellement le numéro de

matricule du salarié (cette donnée qui vous

est propre peut servir à croiser nos fichiers

avec vos fichiers paye),

Renseignez l’adresse et le pays

(voir page suivante)

28

OUTILS RH Demande d’affiliation (suite)

Précisez l’organisme d’affiliation du régime obligatoire,

Indiquez la date de début d’adhésion et éventuellement celle de fin si elle est déjà connue,

Précisez l’établissement, le contrat et l’alternative d’adhésion de rattachement et

Renseignez les critères d’adhésion.

IMPORTANT

Pour permettre l’enregistrement complet de l’adhésion et permettre, en fonction de vos garanties, la mise en place de la noémisation, l’édition de la carte de tiers-payant ou l’enregistrement des bénéficiaires le cas échéant, vous devez impérativement joindre les justificatifs correspondants.

Vous pouvez également « enregistrer » l’affiliation afin de pouvoir revenir dessus ultérieurement ou « envoyer » celle-ci si elle est complète.

Ces informations sont automatiquement enregistrées dans notre système d’information et un contrôle est effectué par un gestionnaire sur les documents joints.

29

OUTILS RH Déclarer un sinistre : Etape 1

Cet écran vous permet de déclarer les sinistres

Prévoyance de vos salariés :

Incapacité de travail,

Invalidité,

Décès

ainsi que les reprises d’activité.

Indiquez :

Le nom et/ou numéro de Sécurité sociale

d’un salarié, sa situation de famille,

Les références contractuelles, date d’entrée

dans l’entreprise, CSP,

Les montants de primes,

30

OUTILS RH Déclarer un sinistre : Etape 2

Sinistre : Spécifiez :

La date d’arrêt de travail initial

La garantie concernée,

La période concernée

Indiquez une éventuelle reprise d’activité,

Liste des salaires : Spécifiez :

Les périodes concernées,

Les éléments de salaires,

La date de début d’adhésion,

31

OUTILS RH Déclarer un sinistre : Etape 3

Enfin, vous pouvez laisser un commentaire ou des annotations qui serviront au gestionnaire qui instruira le

dossier.

Joignez également les justificatifs nécessaires à l’instruction et/ou au règlement du dossier.

32

OUTILS RH Suivi des sinistres

Vous pouvez recherche un sinistre pour connaître

son état de traitement.

La recherche se fait par le nom du salarié et/ou son

numéro de Sécurité sociale ou par le numéro de

sinistre.

Sélectionnez une période de référence pour cibler

au + près votre recherche et cliquez sur

« rechercher ».

Une liste de sinistres s’affiche et vous indique le

statut de traitement des sinistres.

En cliquant sur la ligne du sinistre qui vous

intéresse, vous accédez au détail de celui-ci.

Vous pouvez également télécharger la liste des

sinistres.

33

OUTILS RH Suivi des sinistres : détail des sinistres

La zone « informations salarié » reprend

l’identité de l’adhérent concerné par le

sinistre.

La zone « informations du sinistre » détaille

la nature de celui-ci.

Un bouton vous permet d’accéder aux

courriers qui vous ont été adressé à propos

de ce sinistre.

La zone « pièces justificatives » vous

donne un état des échanges concernant ce

sinistre.

La zone « règlements » précise les

montants réglés par périodes et dates.

34

OUTILS RH Courriers Prévoyance

Choisissez la période de référence du courrier recherché ou indiquez le numéro du sinistre associé et cliquez

sur « rechercher ».

La liste des courriers correspondants apparaît en-dessous. Il vous suffit de cliquer sur l’icône « pdf » pour

afficher le courrier souhaité.

Vous pouvez alors l’imprimer ou l’enregistrer.

35

OUTILS RH Demande de mutation en masse

Vous pouvez nous informer de la mutation de

plusieurs salariés simultanément.

Pour cela :

Sélectionnez l’établissement concerné,

Indiquez la date d’effet,

L’établissement d’arrivée et le contrat et

alternative correspondant,

Précisez les critères d’adhésion.

Dans la deuxième partie de l’écran :

Sélectionnez les salariés concernés par

cette mutation en cochant la case de

sélection sur chaque ligne,

Cliquez sur « enregistrer » pour mémoriser

vos actions sans les valider,

Cliquez sur « envoyer » pour nous les

adresser.

Ces informations sont automatiquement prises

en compte dans notre système d’information.

36

OUTILS RH Demande de radiation en masse

Vous pouvez nous informer de la radiation de

plusieurs salariés de façon simultanée.

Pour cela :

Sélectionnez l’établissement concerné,

Sélectionnez les salariés concernés par

cette mutation en cochant la case de

sélection sur chaque ligne,

Indiquez pour chacun le motif de radiation et

la date d’effet.

Cliquez sur « enregistrer » pour mémoriser

vos actions sans les valider,

Cliquez sur « envoyer » pour nous les

adresser.

Ces informations sont automatiquement prises

en compte dans notre système d’information

37

OUTILS RH Mes saisies en cours

Cet écran est une synthèse de toutes vos actions réalisées en ligne.

Vous y trouvez :

Le type de la demande,

La date,

Le statut de la demande.

MENU DOCUMENTS

39

DOCUMENTS Recherche de document

Vous disposez d’une bibliothèque de tous vos documents Client (contrats, BIA, Notices, Livrets, …). Si vous

souhaitez ajouter des documents, rapprochez vous de votre Chargé de Clientèle.

Cet écran vous permet de visualiser, par établissement, les documents disponibles en ligne :

Pour les populations RH, sur l’extranet RH,

Pour les salariés, sur l’extranet Assuré.

Vous pouvez ainsi contrôler les documents accessibles par vos salariés.

MENU COORDONNEES

41

Contact

Les coordonnées de vos contacts dédiés sont disponibles sur cette page.

Vous pouvez également adresser un email via le formulaire de contact, en précisant la nature de l’objet

« type » et en joignant les pièces utiles à votre envoi (2 pièces jointes maximum par envoi).

MENU INFORMATIONS PRATIQUES

43

QUESTIONS / REPONSES

Vous disposez d’une aide en ligne, format FAQ, accessible par la zone de recherche en haut d’écran ou via le

menu « informations pratiques ».

GRAS SAVOYE, société de courtage d’assurance et de réassurance

Siège Social : Immeuble Quai 33. 33/34 quai de Dion Bouton. CS 70001. 92 814 Puteaux Cedex. Tél : 01 41 43 50 00. Télécopie : 01 41 43 55 55. http://www.grassavoye.com.

Société par actions simplifiée au capital de 1 432 600 euros. 311 248 637 RCS Nanterre. N° FR 61311248637.

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Gras Savoye est soumis au contrôle de l'ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution). 61 rue Taitbout. 75436 Paris Cedex 9

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Lise ROUSSEAU | 01 41 43 60 42 | lise.rousseau@grassavoye.com