Executive Assistants o Chief Communication Officers?
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MACSE Italia
MANAGER ASSISTANT
Carriera Sviluppo Evoluzionewww.macseitalia.it
Executive Assistantso
Chief Communication Officers?
Comunicare bene per lavorare meglio
Team Leader: Mariachiara Novati
Alessandra Bellani, Giovanna Bucci, Maria Elena Leone
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MACSE ItaliaIndice
1. La posizione dell’Assistente nell’organigramma2. Trovarsi vicino a chi ha potere3. Gli standard di un’Assistente4. Gestire gli archivi5. Controllare le esecuzioni per conto del capo6. Ciò che il proprio capo assolutamente non vuole7. Gestire le comunicazioni del capo8. Gestire iI rapporto con le prime linee ed i colleghi9. Responsabilità e giustificazioni10. Sviluppare la propria efficienza
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MACSE ItaliaL’assistente nell’organigramma
Direzione
Affari legali Ricerca & Sviluppo
Acquisti Produzione Vendite
Voi siete qui
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MACSE ItaliaL’assistente nell’organigramma
La Manager Assistant ha l’onere e l’onore di osservare da vicino i processi decisionali. Per eccellere nel ruolo occorre: Discrezione
Un’assistente discreta e capace di gestire informazioni sensibili guadagna
sul campo la stima di manager e collaboratori. Approccio collaborativo
La priorità spetta alle esigenze del capo ma, se possibile, è bene alleggerire il team da attività collaterali per renderlo più concentrato… e più grato! Valore aggiunto
Un’assistente è insostituibile quando è creatrice di valore. Ecco perché è importante mettersi in gioco ed agire per cambiare, migliorando noi stesse e l’ambiente di lavoro.
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MACSE ItaliaL’assistente nell’organigramma
Essere assistente in ItaliaCosa fare per migliorare: Vincere pregiudizi obsoleti e sessisti Investire in percorsi formativi ad hoc Diffondere una nuova cultura
professionale
Essere assistente all’esteroGli aspetti vincenti: Il network L’abilità di valorizzare la professione La capacità di intuire l’evoluzione
del ruolo
MACSE Italia
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2. Trovarsi vicino a chi ha potere
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MACSE ItaliaL’ascolto attivo
Mettersi nei panni dell’altroquale è il suo punto di vista?
Sospendere i giudizi di valore ha ragione, ha torto
Ascoltare con attenzioneil silenzio aiuta a capire
Verificare la comprensione dei contenutiparafrasando e ripetendo con parole proprie ciò che si è appena ascoltato
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MACSE ItaliaBenessere sistemico
1. Esercizio
…per rilassare corpo e mente
2. Alimentazione
…per portarti fino alla fine
della giornata
3. Riposo
…per mantenere il proprio equilibrio
emotivo
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MACSE ItaliaStandard di un’Assistente
Limiti di azione e condivisione obiettivi
Attitudini e competenze
Gli standard di un’Assistente rispecchiano modelli personali ed aziendali volti a garantire un omogeneo livello di qualità tecnico-professionale, ovvero:
Metodi e procedure Regole Condotta e comunicazione (scritta
ed orale)
da adottare con il proprio Manager e nella propria realtà aziendale.
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MACSE ItaliaQuali standard?
Attitudini personali«soft skills»
Competenze professionali«hard skills»
Curiosità e ricerca di informazioni Ascolto attivo Intelligenza emotiva Discrezione Flessibilità Proattività Organizzazione e precisione
Computer Skills / Technology Expert Time management / Project
Management Accountability Comunicazione (verbale e scritta) Capacità / abilità specifiche
dell’ambito professionale / settore di appartenenza
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MACSE ItaliaQuali standard?
Livello di prestazione Limiti
Definire livello quali-quantitativo Rispettare le aspettative Essere costanti Aggiornarsi
Stabilire / individuare i confini delle proprie azioni e dei propri compiti
Definire / condividere le attività da svolgere per conto del Manager
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MACSE ItaliaGestione dell’archivio
L’archiviazione è un ottimo indice di qualità e professionalità dell’Assistente.
È un’opportunità!
per sviluppare un sistema riconosciuto e condiviso
per organizzare al meglio il nostro lavoro
per facilitare e ridurre le inefficienze
per creare un canale informativo con il capo, i colleghi e la struttura aziendale che sia costante, il più possibile aggiornato e strutturato
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MACSE ItaliaArchivio digitale vs. analogico
Archivio elettronico (c.d. digitale)Gestione in sede
Gestione in co-sourcingGestione in outsourcing
Servizi di cloud
Archivio cartaceo (c.d. analogico)Gestione in sede
Gestione in co-sourcingGestione in outsourcing
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MACSE ItaliaControllare le esecuzioni per conto del capo
Impariamo a comunicare bene per vincere le resistenze dei colleghi.
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MACSE ItaliaControllare le esecuzioni per conto del capo
Come fare per essere efficaci? Adottare un comportamento
autorevole lasciando da parte atteggiamenti autoritari.
Focalizzare l’attenzione su ciò che dobbiamo/vogliamo ottenere, e non su ciò che dobbiamo/vogliamo dire.
Valutare la relazione: simmetria o asimmetria?
Attenzione! Ricordarsi che: I limiti non vanno MAI oltrepassati. L’autonomia si guadagna con fatica
e si perde in un istante. Le peculiarità dell’ambiente di
lavoro suggeriscono il giusto approccio.
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MACSE ItaliaControllare le esecuzioni per conto del capo
Cosa fare per vincere lo stress?
Adottare un approccio proattivo
Indispensabile per governare qualunque incombenza. Elaborare una strategia ed un piano d’azione dettagliato
Identificare gli obbiettivi da raggiungere e definire con cura ogni step eviterà dimenticanze e leggerezze. Individuare le priorità
Spesso ciò che sembra molto importante non è in realtà prioritario per il capo. Cambiare prospettiva per adottare il suo punto di vista.
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MACSE ItaliaCiò che il capo non vuole assolutamente
Gossip Errore Bugia Problema
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Il tempo è una risorsa limitata… e costosa! La buona pratica?Riconoscere le priorità per evitare perdite di tempo. Ecco come fare:
MACSE ItaliaCiò che il capo non vuole assolutamente
Urgente ed importante?
Eseguire subito!
Importante ma non urgente?
Pianificare!
Urgente ma non
importante?Si può delegare!
Non urgente e non
importante?Perdita di tempo!
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MACSE ItaliaCiò che il capo non vuole assolutamente
Il problema si comunica insieme ad una soluzione.
Ciò che non merita l’attenzione del
capo si affronta in autonomia.
Le comunicazioni devono essere chiare, concise,
precise.
Le domande si fanno al momento
opportuno.
Rispettare sempre le priorità assegnate.
MACSE Italia
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7. Gestire le comunicazioni del Capo
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MACSE ItaliaGestire le comunicazioni del Capo
Definire il registro da utilizzare e verificare la simmetria relazionale
Chiarire con il Manager quali/quante informazioni possiamo fornire
Agire con discrezione e riservatezza
Riportare con trasparenza il feed-back al Manager
MACSE Italia
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8. Gestire il rapporto con le Prime Linee e con i Colleghi
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MACSE ItaliaGestire i rapporti con le prime linee e con i colleghi
Essere facilitatriciDobbiamo incoraggiare la creazione di in ambiente positivo, nonché l’equilibrio all’interno del team.
Intercettare le situazioni criticheIn queste circostanze dobbiamo agire da mediatrici e agevolare la soluzione di conflitti e dissapori.
Adottare un atteggiamento empaticoEssere in grado di «mettersi nei panni dell'altro».
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MACSE ItaliaResponsabilità e giustificazioni
«Chi non lavora non sbaglia»
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MACSE ItaliaTips
Ho sbagliato… e ora?
Come comunicarlo?
Problem Solving
Assumersi sempre le proprie responsabilità
Essere oneste e trasparenti Comunicazione chiara e calma
Cercare di rimediare o limitare l’errore commesso Aiutare e supportare colleghe/i in difficoltà
MACSE Italia
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10. Sviluppare la propria efficienza
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FormazioneInformazione
On the job (mentoring)Associazioni di categoriaPiattaforme e-learning
BlogForumRiviste
Investimento
TempoRisorse
MACSE ItaliaSviluppare la propria efficienza
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AA. VV., Efficienza ed efficacia: significato e differenze, www.mypersonaltrainer.it, 23 aprile 2015
AA. VV., Il rapporto tra capo ed assistente, www.macseitalia.it, sezione Documenti/Articoli e riviste
AA. VV., Livelli della comunicazione aziendale interna, www.macseitalia.it, sezione Documenti/Articoli e riviste
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MACSE ItaliaBibliografia
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MACSE ItaliaBibliografia
