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Sesin 20. Formato condicional

20.1. Buenos resultados

Tenemos una lista para de ventas diarias y queremos que el programa nos avise

cuando obtenemos buenos resultados. Vamos a hacer esto usando un formato

condicional: cuando los beneficios un da superen una determinada cantidad, vamos a a

hacer que cambie el color de la letra, de modo que sea ms visible.

1. Abra Excel y escriba los siguientes datos.

2. Haga lo necesario para calcular los beneficios diarios.

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20.2. Cambiar el formato

Ahora vamos a aplicar el formato condicional.

1. Seleccione las celdas desde la D2 a la D16.

2. Haga clic en el men Formato | Formato condicional.

3. En la ventana de formato condicional puede elegir entre varias condiciones. Haga

clic en la lista para elegir el intervalo.

4. Haga clic en la opcin mayor que.

5. Ahora escriba 1000 en el cuadro para que solo se marquen con un formato especial

aquellas celdas cuyo valor sea mayor de 1000.

6. Haga clic en el botn Formato.

7. Se abre la ventana de formato donde puede especificar algunas opciones de

formato. En nuestro caso vamos a cambiar el fondo de la celda, as que haga clic en

la pestaa Tramas.

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8. Haga clic sobre un color en el cuadro de seleccin de color.

9. Haga clic en el botn Aceptar.

10. Haga clic de nuevo en el botn Aceptar para aplicar el formato condicional.

11. Observe como solo las celdas que tienen un nmero mayor o igual que 1000 tienen

el fondo del color seleccionado.

Ejercicio. Haga lo necesario para sealar con un color distinto aquellos

trabajadores que realizan horas extra en el ejercicio de la sesin anterior.

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20.3. Validacin de datos

Los seres humanos nos equivocamos: Excel nos permite darnos cuenta de ello

usando la validacin de datos. Cuando Excel valida los datos, comprueba que cumplen

unas determinadas condiciones y, si no es as, nos avisa de ello.

1. Abra Excel y escriba los siguientes datos.

2. Estamos haciendo una hoja para apuntar los cumpleaos de nuestros amigos para

que no se nos olviden. Vamos a hacer que Excel compruebe que estamos

introduciendo fechas y que adems, estas fechas sean posteriores al ao 2004.

Seleccione las celdas desde la B2 hasta la B9.

3. Haga clic en el men Datos | Validacin.

4. En el men de validacin, despliegue la lista Permitir.

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5. Seleccione la opcin Fecha.

6. En la lista Datos seleccione la opcin menor que.

7. Como fecha final, escriba la fecha de hoy. De este modo no podremos tener amigos

que no hayan nacido an.

8. Ahora haga clic en la pestaa Mensaje entrante.

9. Escriba como ttulo Fecha de nacimiento y como mensaje de entrada Introduzca una

fecha anterior a la actual.

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10. Haga clic en la pestaa Mensaje de error.

11. Escriba en el Ttulo Error de fecha y en el mensaje de errorIntroduzca una fecha que

sea anterior al da de hoy.

12. Haga clic en el botn Aceptar.

13. Ahora haga clic en la celda B2.

14. Observe como se muestran los datos que hemos escrito en la pestaa Mensaje

entrante en el cuadro amarillo de informacin.

15. Escriba la siguiente fecha y pulse Intro.

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16. Como la fecha es posterior a la fecha que escribimos en la ventana de validacin, se

muestra una ventana de error.

17. Haga clic en el botn Cancelar para no aceptar este dato.

18. Ahora escriba la palabra hola y pulse Intro.

19. Nos vuelve a salir el mismo mensaje de error. Haga clic en el botn Cancelar.

20. Ahora escriba una fecha anterior a la fecha de hoy y observe como este dato si se

mantiene.

Validacin de datos: lista

Muchas veces necesitamos escribir muchas veces los mismos datos y perdemos el

tiempo si los tenemos que escribir. Vamos a hacer que, al colocarnos en una celda, se

despliegue una lista para que no tengamos que escribir el dato en la celda, sino que se

rellene automticamente al seleccionarlo.

1. Abra Excel

2. Introduzca los siguientes datos.

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3. Seleccione las celdas desde la A2 hasta la A16.

4. Haga clic en el men Datos|Validacin.

5. En la lista Permitir, seleccione la opcin Lista.

6. Para seleccionar la lista, haga clic en el botn para ir a la hoja del campo Origen.

7. Seleccione las celdas que tienen los nombres de los artculos, esto es, desde la F2

hasta la F8.

8. Haga clic en el botn para volver la ventana de Validacin.

9. Haga clic en el botn Aceptar.

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