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Cinco claves para optimizar

el cálculo de los costos de la investigación

en países de ingreso mediano y bajo

ESSENCE Serie de documentos sobre buenas prácticas

2017

Cinco claves para optimizar el cálculo de los costos

de la investigación en países de ingreso

mediano y bajo

ESSENCE Serie de documentos sobre buenas prácticas

2017

Sueca de Cooperación para el Desarrollo Internacional (Sida: Swedish Development Co-operation Agency); la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación del Departamento Federal de Asuntos Exteriores (SDC/DEZA: Swiss Agency for Development and Cooperation Federal Department of Foreign Affairs); el Consejo de Investigación de Noruega, la Iniciativa de Fortalecimiento de la Capacidad en África de la Real Sociedad-DFID; Ministerio Alemán de Desarrollo y Cooperación (BMZ/GIZ: German Ministry of Development Co-operation); el Programa Especial de Investigaciones y Enseñanzas sobre Enfermedades Tropicales (TDR: The Special Programme for Research and Training in Tropical Diseases); el Programa Especial para la Investigación, el Desarrollo y Entrenamiento en Reproducción Humana (HRP: The Special Programme for Research, Development and Research Training in Human Reproduction); Fundación UBS Optimus; el Departamento para el Desarrollo Internacional del Reino Unido (DFID: UK Department for International Development); Colaboración en Ciencias del Desarrollo del Reino Unido (UKCDS: UK Collaborative on Development Sciences); el Centro Internacional Fogarty de los Institutos Nacionales de Salud de EE.UU. (FIC /NIH); la Agencia de EE.UU para el Desarrollo Internacional (USAID: US Agency for International Development); el Departamento de Salud del Reino Unido y el Wellcome Trust.

Para mayor información sobre este documento y la iniciativa ESSENCE, por favor contacte a:

Co-presidentes de ESSENCE: Profesor Hannah Akuffo, Agencia Sueca de Cooperación para el Desarrollo Internacional (Sida). al correo [email protected] y a Linda Kupfer del Centro Internacional Fogarty de los Institutos Nacionales de Salud de EE.UU al correo [email protected]

Coordinador del Secretariado de ESSENCE: Dr. Garry Aslanyan, Programa Especial de Investigaciones y Enseñanzas sobre Enfermedades Tropicales, TDR, ejecutado por la Organización Mundial de la Salud (OMS) y co-patrocinado por la UNICEF, el PNUD, el Banco Mundial y la OMS: [email protected]

Acerca de ESSENCE y de este documento sobre buenas prácticas

ESSENCE de la Investigación en Salud1 es una iniciativa de varios organismos de financiación para optimizar la coordinación y armonización de las inversiones en capacidad para la investigación.Los miembros de ESSENCE adoptan los principios de la armonización de los donantes con los alineamientos de país expresados en la Declaración de París sobre la eficacia de la ayuda del año 2005 y en La Agenda de Acción de Accra del 2008. De acuerdo con estos principios, los donantes se esfuerzan para alinear y armonizar sus actividades y procedimientos con las prioridades de los países en los cuales trabajan.

Para alcanzar este objetivo, los miembros de ESSENCE acordaron desarrollar y producir, en conjunto, documentos sobre buenas prácticas que incorporen los conocimientos actuales y las mejores prácticas en temas de investigación en salud y desarrollo. La versión en español de este documento se basa en el segundo documento en las series2. El objetivo de este documento es utilizar todo el conocimiento sobre el costeo de la investigación para crear un conjunto de buenas prácticas que pueden ayudar a los formuladores de políticas, comisionados de evaluación, evaluadores, investigadores universitarios y de gobierno, y otros actores, particularmente en América Latina. A pesar de que el grupo ESSENCE está actualmente enfocado en la salud, nosotros esperamos que este documento tenga un alcance más amplio y que pueda ser usado en todos los campos de investigación.

Agradecimientos

ESSENCE agradece a todas las organizaciones e individuos quienes proveyeron los ejemplos y casos para este documento. ESSENCE está particularmente agradecido con el Centro Internacional de Entrenamiento e Investigaciones Médicas (CIDEIM)3 por coordinar el proceso de traducción, adaptación y desarrollo de los ejemplos y casos.

Agradecimiento especial a aquellos quienes revisaron el documento en varias etapas, incluyendo a Andrés Jaramillo, Luis Enrique Vacaflor, Nancy Saravia, Jorge Cano, Luis Gabriel Cuervo, Luis Alejandro Salicrup, Fabio Zicker y Gabriel Carrasquilla.

Los miembros de ESSENCE son reconocidos por su participación y apoyo al proyecto. Se agradece a los miembros del Comité Directivo de ESSENCE por su liderazgo y dedicación.

Miembros de ESSENCE

El Banco Africano de Desarrollo (AfDB:African Development Bank); la Asociación de Universidades de la Commonwealth (ACU: Association of Commonwealth Universities); la Agencia Australiana para el Desarrollo (ADA: Australian Development Agency); la Fundación Bill & Melinda Gates (BMGF: Belinda & Melinda Gates Foundation); la Corporación Carnegie de Nueva York; el Instituto Canadiense de Investigación en Salud (CIHR: Canadian Institutes of Health Research); el Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo de Canadá (IDRC); la Fundación Doris Duke (DDCF: Doris Duke Foundation); Departamento de Ciencia y Tecnología-Sudáfrica, Programa de cooperación sobre ensayos clínicos entre Europa y los países en desarrollo (EDCTP: European and Developing Countries Clinical Trials Partnership); Comisión Europea (EC: European Commission); Fundación Mérieux; FIOCRUZ Brasil; Irlanda - Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación; Instituto de Salud Carlos III; Instituto Pasteur, Francia; el Consejo de Investigación Médica del Reino Unido; la Comunidad de Desarrollo de África Austral (SADC: Southern African Development Community); el Consejo de Investigación Médica de Sudáfrica; el Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar, Japón; la Organización Holandesa para la Investigación Científica (NWO/WOTRO:Netherlands Organisation for Scientific Research); la Nueva Alianza para el Desarrollo de África (NEPAD: New Partnership Africa’s Development); la Agencia Noruega para el Desarrollo Cooperativo la Agencia Noruega de Cooperación para el Desarrollo (Norad: Norwegian Agency for Development Cooperation); la Fundación Rockefeller; la Agencia

Cinco claves para optimizar el cálculo de los costos de investigación en países de ingreso

mediano y bajo (versión en español 2017), desarrollado por ESSENCE en la Investigación en Salud, está autorizado por el IDRC de Canadá bajo una licencia de Creative Commons Atribución – No comercial – Compartir bajo la misma licencia 3.0. Licencia Unported.

Basado en un trabajo disponible en: http://www.who.int/tdr/publications/five_keys/en/Para usos no comerciales y académicos exclusivamente; esta publicación puede copiarse y redistribuirse siempre y cuando se otorgue el crédito debido y se mencione la referencia a ESSENCE on Health Research como fuente original de la publicación.Para cualquier uso comercial de esta publicación, se requiere el permiso del IDRC. La mención de cualquier nombre registrado en la publicación no constituye el respaldo del producto y se da exclusivamente para información.

1. Para mayor información sobre ESSENCE y sus miembros, por favor visite http://www.who.int/tdr/partnerships/essence/en/

2. Cinco claves para optimizar el cálculo de los costos de investigación en países de ingreso mediano y bajo versión 2012 disponible em: http://www.who.int/tdr/publications/five_keys/en

3. Para mayor información sobre CIDEIM por favor visite: http://www.cideim.org.co/cideim/

TDR/ESSENCE/17.1

http://www.who.int/tdr/publications/five_keys/en/

3CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

Introducción ................................................................................................................................................................................................................. 4

CLAVE 1 Definición y categorización de los costos directos e indirectos ...................................... 8 Casos de estudio sobre la categorización de costos directos e indirectos ..........10

CLAVE 2 Determinación de las tasas de costos indirectos ..........................................................................12 Casos de estudio sobre el desarrollo de un modelo de costos totales .....................14

CLAVE 3 Gestión institucional de subvenciones de investigación...................................................... 17 Casos de estudio sobre la aplicación de gestión de subvenciones

de investigación ..................................................................................................................................................................... 20

CLAVE 4 Desarrollo de habilidades y competencias relevantes ............................................................ 22 Un caso de estudio sobre el desarrollo de habilidades ............................................................24

CLAVE 5 Reducción de las brechas entre financiadores e instituciones de investigación .................................................................................................................................................................... 26

Casos de estudio sobre las relaciones entre financiadores e instituciones de investigación ...............................................................................................................................28

El camino a seguir ............................................................................................................................................................................................... 31

Un foro para el aprendizaje compartido .................................................................................................................................. 32

Abreviaturas ............................................................................................................................................................................................................. 32

Contenido

4 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

Introducción

Las instituciones de investigación en los países de ingreso mediano y bajo (PIMB) son fundamentales en la búsqueda de agendas de investigación que representen los intereses de los países. Es esencial que dichas instituciones desarrollen y sostengan sus ámbitos de investigación para continuar con la investigación de alta calidad. El acceso a una financiación adecuada es primordial. Si bien el acceso a los fondos constituye un gran reto para las instituciones de investigación en todo el mundo, es aún más crítica en los PIMB cuyos gobiernos a menudo no están en condiciones de dar prioridad y de financiar la investigación. Sin duda, gran parte de la financiación para la investigación en salud que se realiza en los PIMB se deriva de fuentes extranjeras1. Existen múltiples fuentes de financiación en los ámbitos de investigación sostenibles, como son los gobiernos, los ayuntamientos, los financiadores y los filántropos. En el actual contexto mundial, donde la competencia por el acceso a un número finito de oportunidades de financiamiento de la investigación va en aumento, la optimización de dicho acceso adquiere cada vez mayor importancia tanto para los PIMB, como para los financiadores que deseen apoyarlos.

Un aspecto ampliamente aceptado es que, en la mayoría de los proyectos de investigación, los costos totales incluyen tanto los costos directos como los indirectos. Por tanto, queda claro que la capacidad de las instituciones para determinar con precisión los costos y recuperarlos, para luego reinvertirlos de manera estratégica depende, en gran medida, de la disponibilidad de las estructuras institucionales de apoyo que cuenten con las competencias estratégicas y operativas pertinentes. Por otra parte, también es que la investigación relacionada con la salud conlleva un elevado nivel de complejidad en términos de partidas que requieren financiamiento (incluyen desde los comités de ética y el uso, la construcción o el equipamiento de las clínicas, hasta la atención al paciente y los paquetes informáticos de análisis estadístico, entre otras).

Una de las estrategias que las instituciones de los países más ricos utilizan para garantizar la financiación necesaria, es asegurar que la totalidad de los costos de sus actividades de investigación sea identificada y entendida con precisión. Lo anterior significa que pueden evaluar en qué medida se sufragan sus costos con los fondos que obtienen. Sin esta información, las instituciones corren el riesgo de subestimar los costos de investigación, de operar los proyectos con pérdidas y de no tener capacidad para sostener sus entornos de investigación2.

En la mayoría de los proyectos de investigación, los costos directos rara vez constituyen un problema. Por su parte, los costos indirectos presentan muchas dificultades en cuanto a la forma en que se definen, al hecho de si son adecuados para financiamiento y a la manera como se calculan. Algunas de las razones que explican lo anterior son que:

A menudo las instituciones dedicadas a la investigación no calculan con precisión, o de manera consistente, los costos indirectos.

Los financiadores tienen políticas y prácticas diversas relacionadas con el reembolso de los costos indirectos.

La gestión de subvenciones destinadas a la investigación está poco desarrollada en las instituciones de investigación, lo que da lugar a múltiples ineficiencias y puede contribuir a pérdidas evitables.

El diálogo entre los financiadores y las instituciones es inadecuado.

A partir de una encuesta llevada a cabo por miembros de ESSENCE –contestada mayormente por organizaciones con sede en países del África subsahariana–, se encontró que las tasas de costo indirecto establecidas por las instituciones de investigación en los PIMB cubrieron un intervalo de 8% a 35%, y que el promedio fue de 15%. Independientemente de cómo se determinan estas tasas, resultan muy inferiores a las establecidas por las instituciones de otras partes del mundo. Por ejemplo, en los EE.UU. el promedio nacional asciende a 51% de los sueldos y salarios; en Suecia correponde al 50% de los costos directos, y en el Reino Unido la tasa es de 60% de los sueldos y salarios. Sin embargo cabe destacar que, entre los financiadores que trabajan en PIMB y que participaron en la encuesta de ESSENCE, la tasa de costo indirecto que habitualmente cubren se ubica tan sólo entre 8% y 13%.

Cómo evolucionaron las cinco claves

La discusión en la conferencia de la Red Internacional de Sociedades de Gestión de la Investigación (INORMS: International Network of Research Management Societies), celebrada en 2010, puso en evidencia muchos de los retos relacionados con el cálculo de los costos de investigación. Quedó claro que los objetivos de ESSENCE colocaban a esta iniciativa en una posición ideal para facilitar el diálogo entre los financiadores internacionales y las instituciones de investigación en los PIMB. Así entonces, ESSENCE inició un estudio para examinar las prácticas del cálculo de los costos de investigación tanto de financiadores como

5CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJOCINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

de receptores de financiamiento, al igual que para establecer un canal que permitiera a estas organizaciones establecer compromisos mutuos, centrándose particularmente en la cuestión de los costos indirectos.

Si bien se reconoce que el rol de los gobiernos en el apoyo sostenible a la investigación en salud es crucial, el estudio se enfocó a las prácticas del cálculo de los costos de investigación de las organizaciones financiadoras y de las instituciones de investigación en los PIMB. Se aplicaron encuestas tanto a los financiadores como a los receptores de financiamiento3. Los datos resultantes se complementaron con discusiones de seguimiento tanto con los encuestados como con otras personas igualmente relevantes, a través del correo electrónico, por vía telefónica y en conversaciones cara a cara. Además, se desarrollaron una serie de casos de estudio y y se enviaron a los encuestados para identificar y confirmar las buenas prácticas.

A partir de este proceso, se señalaron las principales barreras para calcular efectivamente los costos de investigación y se desarrollaron las cinco claves, con el objeto de ayudar a salvar esas barreras. Aunque la gran mayoría de las respuestas (94%) provino de instituciones ubicadas en el África subsahariana, se espera que las cinco claves sean transferibles a otras regiones que se enfrentan a problemas similares, y que se fomente la realimentación en este sentido.

El estudio dio lugar a la publicación de dos documentos que, si bien están vinculados entre sí, tienen diferentes propósitos. El primero, titulado Research Costing Practices: Bridging the Gap in the Funding of Health Research in Low– and Middle-Income Countries, aporta más información sobre los antecedentes del estudio llevado a cabo por ESSENCE, además de que ofrece estudios y ejemplos de casos adicionales. El documento está disponible en línea en: http://www.who.int/tdr/partnerships/essence/en. El segundo documento es el que usted está leyendo. Está diseñado como un recurso conciso y práctico destinado a las instituciones de investigación, a los administradores de investigación y a las organizaciones financiadoras. Esperamos que le resulte de utilidad y agradeceremos sus comentarios sobre los temas tratados. Con el objeto de fomentar el diálogo y el aprendizaje compartido, se ha creado un foro para el aprendizaje compartido con un repositorio de casos de estudio y experiencias de aprendizaje. Si usted está interesado en compartir sus comentarios, publicar algún caso de estudio o bien cualquier otra información a este respecto, por

favor diríjase a la siguiente dirección electrónica: http://www.who.int/tdr/partnerships/essence/en.

Utilización de las claves

En las siguientes páginas se hace una descripción más detallada de las claves. El propósito es ofrecer a las instituciones de investigación y a los financiadores indicaciones y orientación sobre los procesos genéricos que intervienen en el cálculo, la gestión y la recuperación de los costos de investigación.

Sin embargo, el objetivo no busca imponer un proceso específico en cualquier tipo de organización, sino más bien establecer lo que hoy en día se ha aceptado como principios de buenas prácticas, con la intención de crear oportunidades para que las organizaciones financiadoras y las instituciones de investigación entablen un diálogo sobre estos temas, aprendan de las experiencias mutuas y empiecen a salvar las brechas que existen entre ellas. Junto a la descripción de cada clave, se presentan casos de estudio breves que reflejan algunas de las experiencias de las organizaciones que actualmente lidian con estos problemas en la práctica.

1. Véase COHRED Health Research Web. Financing and partnership. Disponible en: https://healthresearchweb.org/en/finance_for_research_for_health.

2. Vale la pena destacar que, en los países donde las instituciones han implementado modelos de costeo total (o que están en proceso de hacerlo), siempre ha existido una razón fundamental. Así por ejemplo, la Comisión Europea, a través del programa FP7, fue uno de los factores clave que motivaron a todas las instituciones europeas a avanzar hacia el costeo total. (Véase European Commission Directorate-General for Research. (2009). Diversified Funding Streams for University-Based Research: Impact of External Project-Based Research Funding on Financial Management in Universities. Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities. Disponible en: http://ec.europa.eu/invest-in-research/pdf/download_en/external_funding_final_report.pdf. Véase también Estermann, T. and Bennetot Pruvot, E. (2011). Financially Sustainable Universities II – European Universities Diversifying Income Streams. Brussels: European University Association. Disponible en: http://www.eua.be/Libraries/publications-homepage-list/Financially_Sustainable_Universities_II_-_European_universities_diversifying_income_streams.pdf?sfvrsn=2).

3. Las copias de los cuestionarios del estudio están disponibles en: http://www.magnetmail.net/forms/display_form.cfm?uid=AGHF&fid=28427&rtype=nonmm y en http://www.surveymonkey.com/s.aspx?sm=2RUAIqAkTNIR9_2blipblsJw_3d_3d. Un total de 15 organizaciones de financiación respondieron, y se recibieron 128 respuestas de personas pertenecientes a 96 instituciones de 47 países. De éstas, 54% trabajaban en alguna universidad, y 35% en instituciones de investigación. El restante 11% de las respuestas provino de departamentos gubernamentales, comités nacionales de ética y asociaciones profesionales.

https://healthresearchweb.org/en/finance_for_research_for_health

http://ec.europa.eu/invest-in-research/pdf/download_en/external_funding_final_report.pdf

http://www.magnetmail.net/forms/display_form.cfm?uid=AGHF&fid=28427&rtype=nonmm

https://www.surveymonkey.com/r/?sm=2RUAIqAkTNIR9%2blipblsJw%3d%3d

http://www.who.int/tdr/partnerships/essence/en/

http://www.eua.be/Libraries/publications-homepage-list/Financially_Sustainable_Universities_II_-_European_universities_diversifying_income_streams


Las cinco claves

En un intento por ayudar a las instituciones de investigación y a los financiadores a abordar estas cuestiones, tanto al interior de sus organizaciones como en diálogo con otras, se desarrollaron las siguientes cinco claves para el cálculo del costo de investigación.

Clave 1: Definición y categorización de los costos directos e indirectos

Las definiciones y las categorías de los costos son la base del cálculo del costo de investigación, aunque varían tanto al interior como entre las instituciones de investigación y financiación. Esta clave ofrece lo que parecen ser definiciones y prácticas ampliamente aceptadas, mientras que los casos de estudio que la acompañan revelan algunos de los factores que pueden influir en el proceso de categorización.

Clave 2: Determinación de las tasas de costos indirectos

Muchas instituciones de los PIMB basan sus tasas de costos indirectos en estimaciones, o simplemente utilizan las tasas fijadas por los financiadores, en lugar de calcular los costos precisos o de negociar las tasas apropiadas con los financiadores. A este respecto, se ofrecen diversas orientaciones y enfoques como parte de esta clave para la determinación de tasas de costos indirectos.

Clave 3: Gestión institucional de subvenciones externas de investigación

Los sistemas de gestión de investigación y recursos humanos están menos establecidos en los PIMB que en los países más ricos. Esta clave destaca el papel de la gestión de las subvenciones en las instituciones, y proporciona orientación para el establecimiento de las estructuras y los sistemas pertinentes.

Clave 4: Desarrollo de habilidades y competencias relevantes

Tanto la gestión estratégica como la operativa son cruciales si las instituciones están dispuestas a desarrollar y mantener entornos de investigación competitivos, capaces de responder a la creciente complejidad del mundo de la investigación. Esta clave se centra en las funciones que las instituciones deben llevar a cabo con el fin de gestionar eficientemente las subvenciones para la investigación. Asimismo, se enfoca en las habilidades relacionadas con la administración de investigación que tienen que fortalecer.

Clave 5: Reducción de las brechas entre financiadores e instituciones de investigación

Por un lado, las políticas y prácticas entre los financiadores o, en algunos casos, incluso al interior de las organizaciones de financiamiento, difieren enormemente en lo que respecta a la financiación de los costos indirectos de investigación. Por el otro lado, las necesidades de las instituciones de investigación con sede en PIMB son muy específicas y podrían beneficiarse de manera significativa si fueran más exitosas en cuanto a la recuperación de los costos indirectos relacionados con los proyectos de investigación. La Clave 5 pone de manifiesto ciertas demandas y preocupaciones institucionales, así como parte de los desafíos que enfrentan los financiadores en la adjudicación de fondos a instituciones en los PIMB. Los casos de estudio reflejan la diversidad de experiencias relacionadas con el tema.


Los siguientes pasos

Las cinco claves poseen el potencial para desempeñar un sólido rol de catalizador en:

Fomentar la concientización acerca de la importancia de contabilizar de manera precisa los costos indirectos.

Orientar a las instituciones de investigación y financiación hacia un costeo más preciso.

Mejorar los sistemas de gestión y rendición de cuentas.

La capacidad de las instituciones para determinar los costos de investigación con mayor precisión tiene mucho que ver con aspectos técnicos de la contabilidad, pero la generación de capacidades debe centrarse en el desarrollo tanto de las habilidades estratégicas (la comprensión de la dimensión de los costos indirectos reales y el valor de la recuperación de estos costos), como de las herramientas operativas para la gestión de subvenciones. La falta de compromiso con este problema puede afectar la percepción de los financiadores con respecto a las instituciones de investigación.

Para los financiadores la necesidad de armonizar sus políticas y prácticas de reembolso de las tasas indirectas es importante, al igual que el proceso de aplicación de subvenciones en general, donde la estandarización de las plantillas, los procedimientos de reporte y los requisitos financieros podrían disminuir sustancialmente la demanda en los administradores institucionales. Además, sin el compromiso por parte de los financiadores para apoyar los costos indirectos que están debidamente calculados y justificados, el cálculo preciso de costos en la investigación será un ejercicio costoso, laborioso y, en última instancia, inútil para las instituciones de investigación.

En última instancia el punto de interés sigue siendo la optimización de la coordinación y el impacto de la investigación. Existe la necesidad de un diálogo permanente entre las instituciones y los financiadores para aclarar cuestiones relativas al cálculo de los costos en la investigación y para trabajar a fin de lograr un entendimiento común acerca de las distintas maneras de salvar las barreras involucradas. Esperamos que el tema también se incluya con frecuencia en las agendas de reuniones internas y entre financiadores e instituciones de investigación.


Esta guía aborda, en particular, la cuestión de los costos indirectos, a diferencia de los costos directos, y pretende ayudar al lector en la definición, comprensión y preparación de estos costos para el máximo beneficio de la institución y del proyecto. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que para la elaboración de presupuestos y administración financiera de los proyectos de investigación, cada financiador puede tener requisitos distintos, incluso dentro de sus propios programas y su gama de proyectos. Términos tales como costos variables y fijos, gastos de capital y capital de inversión, constituyen otras áreas de atención por parte de los planificadores de programas y proyectos de investigación.

El punto de partida es que las organizaciones identifiquen y lleguen a un consenso con respecto a la amplia categorización de los costos directos e indirectos. Por un lado, esto permitirá a las instituciones de investigación costear sus actividades de investigación con mayor precisión, mientras que por otro lado ayudará a los financiadores a armonizar sus prácticas y esfuerzos.

CLAVE 1 Definición y categorización de los costos directos e indirectos

Definiciones

Las siguientes definiciones parecen ser las más ampliamente aceptadas y viables, y proporcionan un punto de partida útil para la discusión al interior y entre las organizaciones de investigación y los financiadores.

Los costos directos son partidas de gasto que pueden ser identificadas con un proyecto o actividad específica.

Los costos indirectos, gastos generales o costos de las instalaciones y administración, son términos que suelen usarse indistintamente. Se refieren a los costos relacionados con varios objetivos o proyectos, y que no pueden ser fácilmente identificados como si hubiera incurrido en ellos únicamente como resultado de un solo proyecto o actividad en particular.

El costeo económico completo (también conocido como el costeo total), es la metodología contable para identificar y calcular los costos totales (directos e indirectos) incurridos en la realización de un proyecto o actividad.

Una tasa de costo indirecto es el porcentaje de los costos indirectos de la institución en relación con sus costos directos. En las organizaciones a menudo se utiliza la tasa de costos indirectos como un método para asignar el costo que cada proyecto/programa debe asumir de los costos indirectos totales de la organización.

Ejemplos de costos directosCostos de personal Los sueldos de los investigadores, técnicos, visitadores de salud, médicos,

enfermeras, estudiantes de pregrado y posgrado. La cifra puede determinarse empleando la tasa de salario actual, pero los proyectos plurianuales deben permitir un porcentaje de incremento salarial (por ejemplo, 3% por año).

Beneficios adicionales Pueden incluir una indemnización por lesiones o enfermedades profesionales, seguros de desempleo, jubilación, vida, dental y de salud, así como el reembolso de la matrícula. En el caso de las subvenciones, se suelen estimar estos beneficios como un porcentaje promedio de los sueldos y salarios. Las tasas institucionales utilizadas para calcular los beneficios complementarios pueden cambiar cada año. Los proyectos plurianuales tendrán que hacer una provisión para bonos y aumentos inflacionarios (por ejemplo, 1% por año).

Equipamiento El costo para adquirir un equipo necesario para llevar a cabo un proyecto. Lo anterior puede incluir actualizaciones de equipos ya existentes, computadoras e impresoras, así como software relacionado con el proyecto.

Materiales y suministros Todos los materiales necesarios para un proyecto específico (por ejemplo: reactivos, componentes electrónicos, consumibles).

Viajes Transporte de pacientes y consultores (puede incluir costos de transporte, de inscripción a conferencias, gastos de alojamiento, viáticos, etcétera).


Ejemplos de costos directosComunicaciones Telecomunicaciones y gastos de envío relacionados con el proyecto.

Subcontratistas y consultores Los costos de los servicios subcontratados a organizaciones o consultores externos.

Instalaciones Nuevas instalaciones adquiridas para un proyecto específico, como una clínica de campo, un laboratorio, etcétera.

Reformas y renovaciones Cuando el espacio tiene que ser modificado o renovado para un proyecto/actividad específica.

Otros costos Impresiones y otros costos de publicación; protección de la propiedad intelectual. Costos de atención al paciente, incluyendo seguros de responsabilidad civil en los ensayos clínicos y el monitoreo clínico. Animales y gastos para el cuidado de animales. Costos de actividades (tales como los costos de laboratorio y tarifas, incentivos para los participantes, manejo de datos y análisis estadístico, tarifas de dispensación, cargos hospitalarios). Los materiales de referencia, incluyendo libros y suscripciones a publicaciones de investigación. Capacitación o desarrollo profesional. Auditorías requeridas por los financiadores.

Ejemplos de costos indirectosEdificios y equipamiento La depreciación, el mantenimiento y la operación de edificios y equipo

pesado. Gastos de funcionamiento del espacio construido que pueden incluir elementos tales como calefacción, refrigeración, electricidad, agua, limpieza, jardinería y seguros.

Administración Puede incluir servicios de adquisiciones, contabilidad general, contabilidad de subvenciones, gestión financiera, auditorías internas, gestión de la investigación, los servicios de apoyo, gestión de la propiedad intelectual, los servicios de información y comunicación, servicios legales, servicios de recursos humanos, servicios de biblioteca, servicios de registro de los estudiantes y de apoyo secretarial.

Otros Los honorarios de auditoría, servicios de seguridad, seguros de responsabilidad civil, aseguramiento de calidad, mercadeo y construcción de marca.

Una vez que se ha categorizado los costos como pertenecientes al mismo tipo y que se producen en circunstancias similares, deben asignarse consistentemente de la misma manera. Asimismo es útil tener en cuenta que algunos financiadores están dispuestos a financiar ciertos costos indirectos, pero también a excluir otros.

Recursos recomendados

Oficina de Administración de Investigación de la Universidad de Stanford (n.d.). ABCs of Federal Cost Principles (incluye un video taller en línea y diversos recursos publicados). Disponible en: http://ora.stanford.edu/how2/ncura/ncura0311.html/

Oficina de Programas Patrocinados, Virginia Tech (n.d.). Understanding Direct & Indirect costs. Disponible en: http://osp.vt.edu/resources/rates.html

http://osp.vt.edu/resources/rates.html


Los ejemplos de una institución de investigación en salud, dos universidades privadas y un financiador, resaltan las similitudes y variaciones en la forma como diferentes organizaciones definen y categorizan sus costos.

Categorización de los costos directos e indirectos

Universidad de los Andes, Colombia

La Universidad de los Andes es una institución privada, con acreditación de alta calidad, ubicada en la ciudad de Bogotá, Colombia. La investigación que se lleva a cabo allí está financiada tanto con recursos propios, como por entidades externas tales como COLCIENCIAS; la Fundación para la Promoción de la Investigación y la Tecnología; el Banco Interamericano de Desarrollo, la Fundación Ford, Open Society Fundation entre otras.

El Centro de Servicios Compartidos – CSC - de la Universidad presta un servicio de apoyo para la gestión administrativa de los proyectos ejecutados a todas las Facultades y Centros de la institución, que tiene en cuenta las siguientes definiciones para la ejecución de los mismos.

Los costos directos hacen referencia a los recursos que se requieren durante la ejecución de un proyecto y que son de destinación exclusiva del proyecto.

En cuanto a costos indirectos, el Comité Directivo de la Universidad de los Andes ha establecido una tasa del 33% para cubrir los gastos administrativos en los que incurren los convenios, contratos de investigación, consultoría o prestación de servicios técnicos profesionales.

El porcentaje del 33% se calcula sobre los ingresos recibidos y registrados en el sistema financiero y administrativo de la Universidad de los Andes por concepto de los convenios, contratos de investigación, consultoría o prestación de servicios técnicos profesionales

La contribución con gastos generales equivale a lo que las firmas consultoras en la gestión de proyectos denominan gastos indirectos. Los que en la Universidad de los Andes corresponden a los servicios que brinda la administración central para garantizar el cabal cumplimiento de las responsabilidades adquiridas por la institución cuando celebra convenios, contratos de investigación, consultoría o prestación de servicios técnicos profesionales.

En la Universidad de los Andes esta contribución con los gastos generales no se discrimina en cuanto a porcentajes y costos por ser un valor global, expresado en el porcentaje que representan los gastos administrativos.

A disposición de los proyectos que se ejecutan se aportan entre otros los siguientes recursos:1. Dirección Jurídica.2. Dirección de Gestión Humana.3. Utilización de hardware y software para la gestión del proyecto. Datacenter propio para

la administración de todos los sistemas que apoyan la gestión administrativa de la Universidad y cuenta con un robusto sistema financiero y administrativo (SAP) para la administración de los ingresos y egresos del proyecto.

4. Acceso a los desarrollos en SAP, BPC y SAP 80 para la gestión y seguimiento presupuestal y financiero de los proyectos.

5. Dirección Financiera.6. Hardware y software especializado para la ejecución del proyecto. Software ofimático

de Microsoft licenciado a la Universidad, software de alto procesamiento como: ArcGIS, para Información geoespacial, y SPSS y STATA para análisis cuantitativo y estadístico.

7. Dirección de Servicios de Tecnología e información. 8. Gerencia del Campus.9. Utilización del Sistema de bibliotecas, bases de datos como de colección de libros y

revistas.

Con lo anterior se evidencia la cantidad y calidad de los recursos que la Universidad de los Andes despliega para la ejecución de sus proyectos.


Pontificia Universidad Católica del Ecuador-PUCE

La Pontificia Universidad Católica del Ecuador (PUCE) es una universidad privada con enfoque investigativo, cuya sede principal está ubicada en la ciudad de Quito, Ecuador. En su mayoría, la investigación está financiada por fondos propios pero también cuenta con financiamineto de varias instituciones nacionales y extranjeras como: la Universidad de Ohio; la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación; el Instituo de Medicina Tropical de Amberes; la Universidad de Yale; el Instituto Smithsoniano de Investigaciónes Tropicales (STRI Smithonian Tropical Research Institute); la Universidad de Illinois; el National Institutes of Health, la Organización Mundial de la Salud (OMS), entre otras.

Los investigadores, en colaboración con la Universidad, determinan los costos directos de cada proyecto, entre los que se encuentran:

Recursos humanos directamente involucrados en la investigación.

Adquisición de insumos. Viajes y transporte a las zonas de

investigación. Adquisición de equipos (en caso

de requerirse).

Financiador

El Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo de Canadá (IDRC), apoya la investigación aplicada en países en vía de desarrollo, enfocada a reducir la pobreza y a crear un acceso equitativo a los recursos y los servicios. Su objetivo es promover el crecimiento y el desarrollo mediante la financiación de la investigación.

El IDRC identifica los costos indirectos como los costos administrativos que no están directamente relacionados con un proyecto de investigación, si bien sólo se cubren los siguientes rubros:

Salarios y beneficios para el personal de apoyo y administración del proyecto, como secretarias, oficinistas, contadores, etcétera.

Papelería y otros suministros de oficina.

Telecomunicaciones (a menos que el proyecto en sí justifique una partida presupuestaria para tal fin).

Equipos de cómputo utilizados para la administración o la contabilidad de los desembolsos de las subvenciones.

Cualquier otro gasto general no está sujeto a financiación a través de las subvenciones del IDRC. Sin embargo, las instituciones de investigación que tienen una política de recuperación de costos indirectos a través de la aplicación de un impuesto como porcentaje del total de los costos pueden aplicarlo, siempre que el IDRC o sus auditores estén de acuerdo en que el monto es justo y razonable, y que la tasa no rebase 13% del total de la subvención (excluyendo los equipos y los rubros mencionados anteriormente como costos indirectos permisibles).

CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO12 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

Eje de Salud Pública, Fundación Santa Fe de Bogotá, Colombia

La Fundación Santa Fe de Bogotá (FSFB), ubicada en Bogotá, Colombia, es una entidad privada de carácter social, que trabaja para liderar e influir positivamente en el sector de salud, así como para contribuir al bienestar de los individuos y las comunidades. La fusión del Centro de Estudios e Investigación en Salud (CEIS) y la Unidad de Salud Comunitaria, permitió la creación del Eje de Salud Pública. Este eje recibe financiación de diferentes entidades públicas y privadas, como por ejemplo: la Organización Panamericana de la Salud (OPS); el Programa de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF); los Institutos Nacionales de Salud de los Estados Unidos (NIH); el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación, Colombia-COLCIENCIAS; el Ministerio de Salud y Protección Social; la Fundación Éxito, Sanofi Pasteur y Baxter, entre otras.

La categorización de los costos totales por parte del Eje de Salud Pública es la siguiente:

Costos directos: son todos los costos asociados con el desarrollo directo del proyecto y los recursos humanos del Eje de Salud Pública involucrados en el mismo, de acuerdo con su porcentaje de dedicación, por ejemplo:

Recursos humanos. Materiales. Equipos. Viajes. Servicios técnicos. Comunicaciones y publicaciones.

Costos indirectos: Unidad Administrativa. Overhead institucional para la Fundación:

costo de la participación del Eje de Salud Pública en el proyecto. Este ingreso se reinvierte en el Eje para cubrir, por ejemplo, el costo del tiempo que los investigadores destinan a la elaboración de propuestas.

Impuestos. Imprevistos. Otros costos indirectos establecidos

con base en el costo para la FSFB de la participación del Eje de Salud Pública en los proyectos.

13CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJOCINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJOCINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

Indicadores

No existe un enfoque uniforme para determinar los costos indirectos relacionados con la investigación, así como tampoco un modelo que sea adecuado a cualquier situación. Es necesario considerar los detalles de cada institución y el objetivo debe consistir en determinar los costos de la manera más precisa posible.

De manera ideal, los costos indirectos siempre deben poder identificarse en los estados financieros de la institución con sus diferentes centros de costos, y la determinación de los costos debe estar basada en estados financieros auditados.

Las instituciones de investigación en los EE.UU, Europa y Australia que han implementado modelos de costeo completo, han encontrado que la coordinación en el desarrollo de enfoques y metodologías de costeo (con el gobierno y en colaboración con asociaciones y redes de investigación nacionales o regionales, por ejemplo) produce resultados más rápidos, es más costo efectiva, proporciona oportunidades para la evaluación comparativa, y tiene mayor influencia, en comparación con lo que sucede cuando las instituciones intentan derivar las tasas de costos de manera aislada.

Cuando se ha convenido en utilizar una metodología, es un requisito fundamental contar con los sistemas contables adecuados para calcular y aplicar con precisión las tasas de costos indirectos. En la medida de lo posible, la metodología seleccionada debe ser compatible con los sistemas contables y de información con que cuenta la institución. En la práctica, los métodos contables que emplean las instituciones de investigación también pueden tener un impacto en la forma como se aplican las tasas de costos indirectos. Por un lado, donde los sistemas de contabilidad permiten el uso de la denominada metodología analítica, las instituciones de investigación deben ser capaces de llevar a cabo asignaciones detalladas de los costos hasta el nivel de, por ejemplo, cada departamento, centro de costo o individuo miembro del equipo. Por el otro lado, cuando los sistemas de contabilidad permiten a las instituciones determinar los costos indirectos únicamente a nivel de entidad, es necesario establecer una tasa institucional general.

Las tasas de costos indirectos deben determinarse periódicamente para garantizar que el cálculo de los costos de la institución continúe siendo lo más preciso posible.

Las tasas para la investigación que se lleva a cabo fuera de las instalaciones deben calcularse por separado, dado que los niveles de apoyo administrativo tienden a ser diferentes para los proyectos de investigación realizados en el sitio y fuera del mismo (es decir, en las instalaciones que no son propiedad de la institución o que son alquiladas). En general, las tasas de costos fuera de las instalaciones son entre 20% y 30% más bajas a la tasa interna.

Enfoques para la determinación de las tasas indirectas

Los costos indirectos tienden a ser expresados como un porcentaje de los costos directos de alguna de las siguientes cuatro maneras, es decir, como una proporción de: costos directos totales; costos directos totales modificados (MTDC: modified total direct costs), es decir, un conjunto específico de los costos; costos de remuneración únicamente, y separando los costos de las instalaciones de los costos indirectos.

Utilización de los costos totales directos

Divida los costos indirectos entre los costos directos totales para determinar la tasa de costos indirectos.

Aplique la tasa de costos indirectos a los costos totales directos en un proyecto de investigación.

Utilización de los costos directos totales modificados como base de los costos directos

Determine los costos indirectos.

Determine los costos directos totales.

Determine los costos específicos que deben tenerse en cuenta (a menudo esto significa excluir del total de los costos directos las inversiones de capital en equipos, los gastos de atención a los pacientes, los costos de alquiler de instalaciones fuera del sitio, las becas y pasantías, más una parte de los subcontratos sobre un cierto valor).

Establezca la tasa de costo indirecto dividiendo los costos indirectos entre los costos directos modificados.

CLAVE 2 Determinación de las tasas de costos indirectos


Utilización de la remuneración exclusivamente como la base de costos directos

Determine el total de los salarios y sueldos de todo el personal, ya sea de trabajo directo o indirecto en el proyecto (también considere la posibilidad de incluir o excluir beneficios complementarios).

Determine los costos indirectos.

Determine la base de la remuneración (restando la remuneración incluida en los costos indirectos de los costos totales de remuneración).

Establezca la tasa de costo indirecto dividiendo los costos indirectos entre la base de la remuneración, y aplíquela a los sueldos y salarios de un proyecto de investigación.

Exclusión de los costos de instalaciones de los costos indirectos

En ciertas situaciones, las instituciones prefieren excluir los costos de las instalaciones (tales como el mantenimiento de los edificios, la adquisición de publicaciones para la biblioteca, y el costo de los servicios municipales tales como la luz y el agua), de la tasa de costos indirectos. En este caso, los costos de las instalaciones pueden separarse de otros costos indirectos. Luego entonces, debe determinarse el costo por metro cuadrado para el uso de las instalaciones. Esta opción es especialmente útil cuando los ensayos clínicos se llevan a cabo por fuera de las instalaciones, ya que permiten excluir los costos de las instalaciones. En los ensayos clínicos donde se utilizan instalaciones tanto institucionales como externas, se puede aplicar la tasa de costo indirecto a la base apropiada y los costos de las instalaciones se pueden asignar por separado.

Una vez calculada, la tasa de costo indirecto se utiliza para distribuir los costos indirectos entre los programas y proyectos de investigación. En muchos casos, las instituciones identifican un factor generador de costo para asignar los costos indirectos a los diferentes proyectos y actividades. Los factores generadores de costos pueden basarse en el personal como porcentaje de los gastos de personal, una tasa fija por hora, o una cantidad por metro cuadrado de espacio ocupado.


Flood, H. and Phelps, R. (2003). Understanding Indirect Costs: They may be hard to figure and even harder to recover but they should never be overlooked. Los Angeles, CA: Grantsmanship Center. Disponible en: https://www.tgci.com/sites/default/files/pdf/Understanding%20Indirect%20Costs_1.pdf

Euresearch Zurich. (n.d.). Cost Model: Simplified Method. Disponible en: https://www.euresearch.ch/en/

Harvard University. (2008). Figure It Out: How to Calculate Indirect Costs. Disponible en: http://www.fas.harvard.edu/~research/training/documents/FIO%20documents/FIGURE%20IT%20OUT%20How%20to%20Calculate%20Indirect%20Costs.pdf

https://www.tgci.com/sites/default/files/pdf/Understanding%20Indirect%20Costs_1.pdf

https://www.euresearch.ch/en/


Los ejemplos de dos centros de investigación y una universidad muestran distintas maneras en las que estas instituciones calculan la tasa de costos indirectos.

Pontificia Universidad Católica de Ecuador-PUCE

La Pontificia Universidad Católica de Ecuador (PUCE) establece los gastos indirectos como un porcentaje del ingreso de cada proyecto. Aunque la Universidad carece de una metodología propia para el cálculo de la tasa institucional, sí tiene establecido que sea el 15% del total de los costos directos del proyecto. Algunos financiadores tienen una tasa establecida que se calcula usando los costos directos y que difiere a la definida por la PUCE.

Centro Internacional de Entrenamiento e Investigaciones Médicas - CIDEIM, Colombia

El Centro Internacional de Entrenamiento e Investigaciones Médicas (CIDEIM), es una entidad sin ánimo de lucro ubicada en Cali, Colombia; su objetivo es mejorar la calidad de vida de las poblaciones más vulnerables, mediante la disminución del impacto de las enfermedades infecciosas en estas comunidades. Sus principales financiadores son: COLCIENCIAS; el Fogarty Internacional Center y el National Institute of Allergy and Infectious Diseases (NIAD) de los Institutos Nacionales de Salud de Estados Unidos (NIH), y el Programa de Investigaciones sobre Enfermedades Tropicales de la Organización Mundial de la Salud (TDR/OMS), entre otras instancias.

La tasa institucional de costos indirectos del CIDEIM oscila entre 30% y 36%. La variación depende del cambio en los ingresos de la institución y se calcula de la siguiente manera:

Costos indirectos totales del año anterior________________________________________

* 100 =Tasa institucional de costos indirectos Ingresos totales del año anterior

Mediante este método, el CIDEIM obtiene una aproximación del monto de los costos indirectos por cada peso que ingresa a la institución, así como un estimado de los gastos por año.

Debido a que los costos indirectos reconocidos por los financiadores son inferiores a la tasa institucional de 36%, (8% para el caso del COLCIENCIAS y de los NIH), el CIDEIM recupera estos costos de dos maneras:1. Si en la subvención aprobada no se especifica otra cosa, los costos recuperados se

destinan directamente a la remuneración del personal administrativo.2. En caso de que el destino de los costos esté especificado en la propuesta aprobada,

éstos deberán cubrir los rubros establecidos.

Casos de estudio sobre el desarrollo de un modelo de costos totales


Centro de Estudios en Protección Social y Economía de la Salud- PROESA, Colombia

El Centro de Estudios en Protección Social y Economía de la Salud (PROESA), es una institución de investigación de la Universidad ICESI, apoyada por la Fundación Clínica Valle del Lili, ambas ubicadas en Cali, Colombia. Su misión consiste en llevar a cabo investigación de alta calidad que respalde la elaboración de políticas económicas y de protección social, basadas en la evidencia, para el cuidado de la salud.

Para calcular el costo de los proyectos de investigación, PROESA cuenta con un proceso basado en el tipo de estudio por realizar. Una vez definidos los entregables del proyecto, PROESA estima los costos directos e indirectos, los recursos humanos y un margen de utilidad.

Para calcular la tasa institucional de costos indirectos, PROESA utiliza los costos fijos del año anterior, así como los gastos presupuestados para el año que está en curso. Para el caso de proyectos que se extiendan hasta el año siguiente, utiliza el pronóstico del Índice de Precios del Consumidor (IPC) para actualizar los cálculos. La fórmula empleada por PROESA para estimar esta tasa es la siguiente:

Costos indirectos_________________________________________________

* 100(Costos directos totales-Algunos costos directos)


Indicadores

El establecimiento de criterios claros para la elección de oportunidades de subvención a las cuales se aspira, puede ayudar a las instituciones en la toma de decisiones estratégicas. Estos criterios también pueden ayudar a: asegurar que los proyectos estén alineados con la dirección estratégica de la institución; lograr una coordinación eficaz en la preparación y la presentación de propuestas de alta calidad; obtener la recuperación adecuada de los costos del proyecto; disponer de la capacidad institucional necesaria (incluyendo espacio de oficina, espacio de laboratorios y la clínica, el personal, etc.) y, finalmente, que los proyectos solicitados tengan el potencial de beneficiar a la institución en su conjunto.

Una gestión y coordinación eficientes de las subvenciones ofrece un portal a través del cual los investigadores pueden acceder a información, apoyo y servicios. Asimismo, pone a la disposición de los financiadores un punto de contacto dentro de las instituciones y viceversa.

La gestión y coordinación institucional de las subvenciones de investigación implica la elaboración y aplicación de políticas, directrices, procedimientos de operación estandarizados y herramientas de apoyo (como las plantillas presupuestarias, una sección de preguntas frecuentes y los talleres institucionales) relevantes para el desarrollo de propuestas y la administración de subvenciones una vez que son otorgadas.

Cuando una institución implementa por primera vez el costeo de la investigación, es posible que se tengan que adaptar los sistemas de contabilidad institucionales a fin de garantizar una contabilidad exacta, y que sea necesario proporcionar a los investigadores las herramientas y la formación necesarias para que el sistema funcione sin problemas.

Establecimiento de una función o estructura de gestión de subvenciones

De acuerdo con el tamaño de una institución de investigación, la gestión de las subvenciones se realiza, generalmente, a través de la creación de una estructura específica o de una función dentro de una estructura existente, tal como el nombramiento de un funcionario o bien el establecimiento de una oficina de investigación, y/o el nombramiento de un funcionario o bien la creación de una oficina de gestión de subvenciones.

Al establecer una estructura de gestión de subvenciones, o al designar a una persona encargada de llevar a cabo esta función se requiere, desde el inicio, del compromiso y la aceptación por parte de los administradores, tanto estratégicos como operativos, en todos los niveles de la organización.

Lograr el objetivo tomará tiempo e implicará el esfuerzo continuo de la persona nombrada o de la estructura adoptada.

Asimismo dependerá de las manifestaciones continuas del valor que agreguen a la organización; de hecho, la recuperación eficiente de los costos indirectos es un elemento esencial para financiar y desarrollar la función de gestión subvenciones.

Es de vital importancia que la función encaje en el marco institucional, y que tenga funciones claramente definidas: generalmente separada, pero estrechamente vinculada a otras estructuras institucionales, tales como finanzas, adquisiciones y recursos humanos.

El compromiso y el apoyo de la dirección son esenciales cuando se aplica por primera vez un enfoque de costeo completo (en especial en las instituciones donde ya existe un sistema de gestión de las subvenciones). En este sentido, los elementos clave son dar a conocer los beneficios del costeo preciso en la investigación, así como desarrollar un entendimiento común sobre cómo se recuperan y se redistribuyen.

La gestión de subvenciones en general, y la recuperación de los costos de investigación en particular, requieren de alguna base de datos que permitirá el seguimiento eficiente del tipo y número de proyectos; de lo que cuestan; de los ingresos que van a generar; del porcentaje de costos indirectos que se puede recuperar, y de cómo se redistribuirán éstos dentro de la institución.

CLAVE 3 Gestión institucional de las subvenciones de investigación


Los financiadores pueden influir en el establecimiento de estructuras y funciones para la gestión de subvenciones solicitando, por ejemplo, que todas las aplicaciones de subvención sean firmadas y presentadas a través de la autoridad designada de la institución.

El responsable o la oficina de gestión de subvenciones debe revisar y aprobar todas las propuestas de proyectos antes de presentarla a un financiador. Lo anterior garantiza presupuestos más precisos y un mayor compromiso institucional con el proyecto; también facilita la actualización de la(s) base de datos institucional(es) que, a su vez, apoya(n) el seguimiento de los proyectos y sus presupuestos.

La creación de directrices, políticas y procedimientos para la gestión de las subvenciones

Las políticas y directrices institucionales deben quedar por escrito y estar documentadas y aprobadas institucionalmente. Además, deben actualizarse a medida que crecen las instituciones y que el entorno externo produce cambios.

Las políticas deben revisarse para asegurar la armonización interna con otras políticas institucionales (como las relacionadas con finanzas, compras, viajes, recursos humanos, ética de investigación, etc.), así como la armonización de las políticas nacionales y las prioridades de investigación.

Las políticas y directrices deben facilitar la colaboración y la comunicación clara entre las diferentes estructuras o funciones involucradas en los diferentes aspectos de la solicitud de subvenciones de investigación y en el seguimiento de los gastos, una vez otorgadas.

Las directrices normalmente describen las funciones y responsabilidades de los actores institucionales, así como los procedimientos para la elaboración de la propuesta, la aprobación y firma. Se deben establecer las medidas necesarias involucradas en la creación, la gestión y el cierre de una subvención. En relación con los presupuestos de los proyectos, las directrices deben precisar las categorías de costos directos e indirectos, cómo aplicar la tasa estándar de costes indirectos de la institución, así como los procedimientos para la exención de dicha tasa.

Aquellas instituciones que han logrado una negociación exitosa de los costes indirectos con los financiadores, atribuyen ese hecho a que cuentan con los sistemas adecuados de auditoría y a una buena comprensión de sus propias estructuras de finanzas y costos, así como a medidas de persistencia en el proceso de negociación y a la capacidad para demostrar a los financiadores que sus tasas son razonables.

La recuperación y distribución de los costos indirectos recuperados

La transparencia en el desembolso interno de los costos recuperados es uno de los aspectos más importantes para promover los beneficios del costeo de la investigación y obtener apoyo para recuperar los costos indirectos. Para facilitar lo anterior, las instituciones requieren de mecanismos para calcular los costos recuperados, además de una política clara sobre cómo serán distribuidos los fondos recuperados. Una vez que los investigadores se dan cuenta de la forma en que tanto ellos como sus entornos directos de investigación se beneficiarán de los costos indirectos recuperados, rápidamente se desarrolla una conciencia de los costos de la investigación y de los servicios compartidos que apoyan los programas de investigación de la institución.

Cuando los financiadores no permiten el reembolso de los costos indirectos, algunas veces se pueden recuperar con éxito mediante la categorización de costos indirectos vinculados a un proyecto específico, como costos directos.

En general, los costos recuperados se distribuyen entre diversos departamentos de la institución como la administración, el entorno donde se está llevando a cabo la investigación y, en algunos casos, se utilizan para incentivar a los investigadores y apoyar el desarrollo de nuevas investigaciones. En otras palabras, los costos recuperados se aplican a:

• Cubrir gastos de administración y/o adquirir, reparar o renovar los edificios o equipos utilizados para la investigación.

• Proporcionar a los departamentos/unidades de investigación fondos discrecionales para sus propios proyectos de investigación o para mejorar su capacidad de investigación (incluyendo a estudiantes de posgrado adicionales o la creación de iniciativas de tutoría para el personal existente).


• Incentivar a los investigadores a desarrollar nuevos proyectos de investigación y para solicitar financiamiento externo adicional.

• Algunos financiadores tienen políticas para recuperar los costes administrativos asociados con la financiación de consorcios. En este caso, los costos recuperados tienden a ser utilizados para:• Subvencionar y apoyar la administración

financiera (incluyendo las evaluaciones de riesgos institucionales, contratación y asesoramiento jurídico sobre acuerdos de proyectos, los costos de adquisición, administración de fondos externos, cuentas por pagar, las auditorías, las comisiones bancarias internacionales, etcétera).

• Gestión de la información (costos de permisos para que los investigadores accedan a bases de datos, bases bibliográficas, servicios de referencia bibliográfica y bibliotecas digitales; mantenimiento de registros y retención de documentos, apoyo de las TIC),

• Difusión del conocimiento (a través de eventos públicos, publicaciones, etcétera).

• Supervisión de proyectos (desarrollo del consorcio y mantenimiento; la planificación de proyectos, seguimiento y evaluación, gestión del reporte financiero y de recursos humanos).

Cuando se obtiene la aprobación para ejecutar proyectos de investigación con pérdidas (y sin recuperar todos los costos), otros beneficios (como la posibilidad de un proyecto para, por ejemplo, involucrar a muchos estudiantes de posgrado, acceso al estado del arte, equipos u otros conocimientos de investigación adicionales a través de colaboraciones institucionales, etc.) deben ser claros. En este caso es necesario disponer de un proceso institucional para aprobar el proyecto y garantizar que la sostenibilidad institucional no está en peligro.


Aboud, M. (2010). Research Administration Capacity Building in an Established Institution. Trabajo presentado en la conferencia de la Asociación de Administradores de Investigación en África, Kampala, Uganda. Disponible en: http://araafrica.org/about/meeting-reports/araa-2nd-annual-meeting-report/

Brough, R. and Kakaire, T. (2010). Developing an Office of Research Administration in a New Institution: Grants Management experience at the Infectious Diseases Institute (IDI). Trabajo presentado en la conferencia de la Asociación de Administradores de Investigación en África, Kampala, Uganda. Disponible en: http://araafrica.org/about/meeting-reports/araa-2nd-annual-meeting-report/

http://araafrica.org/about/meeting-reports/araa-2nd-annual-meeting-report/

http://araafrica.org/about/meeting-reports/araa-2nd-annual-meeting-report/


Casos de estudio sobre la aplicación de gestión de subvenciones de investigación

A continuación se presentarán tres casos de diferentes instituciones en América Latina, dos centros de investigación y una universidad privada, explicando los procesos que realizan para la obtención de nuevas subvenciones y para administrarlas una vez estas han sido aprobadas.

Instituto Israelita de Ensino e Pesquisa Albert Einstein (IIEPAE)- Hospital Israelita Albert Einstein (HIAE), Brasil

La Oficina de Apoyo a la Investigación organiza las actividades, procesos y herramientas para asistir a todos los investigadores en la planeación y ejecución de los proyectos de investigación que se llevan a cabo en el Instituto Israelita de Ensino e Pesquisa Albert Einstein (IIEPAE), o en el Hospital Israelita Albert Einstein (HIAE), ubicados ambos en Sao Paulo, Brasil. Entre estas actividades se encuentran la consultoría estadística para un muestreo adecuado, la recolección y almacenamiento de datos, los análisis estadísticos y el apoyo en el informe de los resultados obtenidos.

Entre los servicios más demandados de la Oficina están el apoyo a los investigadores en la postulación de propuestas a las agencias de financiación (proceso previo a la adjudicación); el manejo contable y la realización de adquisiciones de todos los proyectos aprobados, y el acompañamiento en los procedimientos necesarios para el cierre del proyecto (proceso posterior a la adjudicación). Como parte de este último, la Oficina busca nuevas convocatorias de las entidades financiadoras e informa a los investigadores al respecto.

Funciones en la fase de aplicación (previa a la adjudicación): Asiste en la búsqueda e identificación de las convocatorias

más adecuadas para el proyecto e identifica las políticas de los financiadores para la postulación de propuestas.

Se encarga de la preparación de formatos, formularios, descripciones de currículos y otros documentos, incluyendo la firma del administrador responsable.

Funciones una vez lograda la aprobación del proyecto (posterior a la adjudicación):

Se encarga de comprar materiales, equipos y servicios requeridos por el proyecto.

Es responsable de crear las cuentas del proyecto, del almacenamiento y del control de documentos de impuestos. Garantiza el cumplimiento de las obligaciones tributarias requeridas por las entidades financiadoras.

Para apoyar la gestión de la investigación, el personal de la Oficina utiliza en todos los proyectos la base de datos I.Search™, propiedad de la institución desde 2005. Este sistema permite un control simultáneo de documentos, procesos, costos, recursos y de producción científica de la investigación que se lleva a cabo.

Además de manejar los costos directos de cada proyeto, I.Search™ puede emplearse como una herramienta para compartir un costo indirecto importante: el personal de la Oficina de Apoyo a la Investigación. Todos los gastos de los empleados (salarios, impuestos, prestaciones, etc.) de la Oficina, están concentrados en un mismo “centro de costo”. El valor de este costo se comparte con todos los centros de costos de la institución que llevan a cabo proyectos. Cada proyecto registrado en I.Search™ está vinculado a un “centro de costo”, que usualmente es del investigador principal. Aunque este método no provee a la Oficina datos acerca del tiempo y dinero dedicados a cada proyecto, sí proporciona una dimensión de la dedicación de la Oficina para cada departamento del Hospital.


Universidad de los Andes

Para la aplicación y el manejo de subvenciones, la Universidad de los Andes ha definido un proceso de tres fases y cinco etapas en las Facultades y Centros. El CSC, la Vicerrectoría de Investigaciones y la Dirección Jurídica proveen apoyo a los investigadores.

Fase de aplicación:• Etapa 1: Identificación de oportunidades: Funciona

en doble vía. Los investigadores informan a la Vicerrectoría de investigaciones las oportunidades o la Vicerrectoría de Investigaciones comunica a las Facultades, Centros e Investigadores las oportunidades que se reciben de manera institucional.

• Etapa 2: Elaboración de propuestas: el Centro de Servicios Compartidos revisa los términos de la oportunidad (convocatoria, invitación, licitación etc), informa a las Facultades, Centros e investigadores los requisitos mínimos de participación (incluyendo fechas para aprobaciones de los comités Institucionales tales como Ética, Comité Institucional para el Cuidado y Uso de animales de Laboratorio, Comité Directivo y permisos legales requeridos) y apoya al profesor en la elaboración de la propuesta financiera, realizando una verificación del cumplimiento de las políticas institucionales.

La Vicerrectoría de Investigaciones apoya en la revisión de la coherencia de la propuesta técnica y coordina la presentación de las propuestas a los Comités. Adicionalmente, gestiona el aval Institucional con la Dirección Jurídica y el Representante Legal.

Fase de Ejecución• Etapa 3: Legalización de la Financiación y Planeación

de la Ejecución: el CSC realiza la legalización de la financiación en coordinación con la Dirección Jurídica y proporciona acompañamiento en los posibles reajustes al presupuesto aprobado por el financiador

• Etapa 4: Implementación del proyecto: el CSC apoya la ejecución del proyecto así como la elaboración de informes financieros. Los informes técnicos son elaborados por el investigador.

Fase de Cierre del proyecto: • Etapa 5: El CSC valida con el investigador el

cumplimiento contractual y los objetivos y su cumplimiento, y realiza el cierre legal y financiero del proyecto con apoyo de la Dirección Jurídica.


Unidad de Investigación Científica, Facultad de Ciencias Médicas, Universidad Nacional Autónoma de Honduras

La Unidad de Investigación Científica (UIC) de la Facultad de Ciencias Médicas de la Universidad Nacional Autónoma de Honduras (UNAH), ubicada en Tegucigalpa, busca contribuir al desarrollo de la investigación en salud en el país, fomentando la capacidad en investigación, entrenamiento, gestión de la investigación y del conocimiento de la Facultad. Entre sus principales financiadores están: la UNAH; el Programa de Investigaciones sobre Enfermedades Tropicales de la Organización Mundial de la Salud (TDR/OMS); la Organización Panamericana de la Salud (OPS/OMS); The Global Health Network y la Medical Library Association en Estados Unidos.

Cuando el investigador o el co-investigador principal identifican una oportunidad de proyecto/subvención, lo informa a la Unidad en las reuniones que se realizan semanalmente. Una vez revisada la propuesta, el líder de la Unidad y el Decano de la Facultad envían dos cartas de apoyo acordes con las instrucciones del financiador.

Actualmente la UNAH carece de una política de subvenciones, de tal manera que para administrar las que son otorgadas, la Facultad de Ciencias Médicas recibe apoyo de otras instituciones como el Instituto de Enfermedades Infecciosas y Parasitología Antonio Vidal (IAV), siempre y cuando el financiador apruebe esta modalidad.

Instituto de Enfermedades Infecciosas y Parasitología Antonio Vidal (IAV), Honduras

El Instituto de Enfermedades Infecciosas y Parasitología Antonio Vidal (IAV), es un organismo privado sin fines de lucro, que funciona de manera virtual en Honduras. Entre sus funciones están realizar actividades de investigación, capacitación y consultoría sobre enfermedades infecciosas y en el campo de la parasitología en general; y asistir a las instituciones gubernamentales y universitarias en sus operaciones asistenciales, administrativas y docentes. Algunos de los financiadores del IAV son Fundación para la Conservación en Guatemala (FCG); la Fundación ANESVAD, Bilbao, España; la Universidad de Tulane (USA), New Orleans, Estados Unidos de América; y el Wellcome Trust, del Reino Unido, entre otras.

Para la aprobación de propuestas internas en el Instituto de Enfermedades Infecciosas y Parasitología Antonio Vidal (IAV), el investigador principal debe presentarla ante la junta de la institución. Si esta es aprobada, hay una revisión y apoyo por parte de tesorería y la administración en donde se realiza la estimación de costos.

El IAV no tiene una política de subvenciones como tal, pero sí unas directrices administrativas y financieras para gestionar los ingresos por proyectos. Una de estas es la distribución de los costos indirectos recuperados, los cuales se destinan a la institución, si el proyecto cubre los salarios del personal administrativo. Cuando no, el 50% de los ingresos se destinan para cubrir el personal administrativo y otro 50% para la institución. El fondo institucional es usado para comprar utensilios de oficina, internet y otros insumos que no se pueden obtener mediante los proyectos.


Indicadores

La credibilidad de los gerentes y administradores de investigación depende, en gran medida, de su competencia, esto es, de su habilidad para crear ambientes propicios para los investigadores. Lo anterior implica reducir, en lo posible, las tareas administrativas de los investigadores y ampliar el alcance del trabajo de investigación de la institución.

Los gerentes y administradores de investigación poseen la capacidad necesaria para desarrollar una visión excepcionalmente amplia de las actividades e iniciativas de la institución. Sin embargo, lo anterior puede resultar útil a una institución únicamente si tanto los gerentes como los administradores gozan de un amplio respeto por parte de la mayoría de los involucrados.

Varios financiadores y organizaciones profesionales en todo el mundo ofrecen oportunidades a gerentes y administradores de subvenciones para que se unan a redes; organizan intercambios de personal o ponen a su disposición tutorías para que puedan ampliar sus conocimientos y su experiencia. Algunas de estas organizaciones en África y América Latina son: The Southern African Research and Innovation Management Association (http://www.sarima. co.za); The West African Research and Innovation Management Association (http://www.warima.co); The Central African Research and Innovation Management Association (http://www.carima.org/); The Eastern Africa Research and Innovation Management Association (http://earima.com); The Association of Research Administrators in Africa (http://araafrica.org/); the Brazilian Association of Research Managers (https://brama41.wildapricot. org/) y The Consortium for Advanced Research Training in Africa (http://www.cartafrica. org). Organizaciones similares existen en el resto del mundo.

Un marco de competencias para todo el personal de gestión de la investigación (tanto estratégicas como operativas), permite a los profesionales lograr que sus habilidades cumplan con los requisitos establecidos en el marco. Las brechas que surgen facilitan al personal buscar intervenciones de formación específicas y trazarse trayectorias profesionales claras. Las responsabilidades y competencias que se mencionan en las siguientes dos secciones, podrían formar parte de un marco de competencias de este tipo.

Responsabilidades generales de quienes trabajan en la gestión de subvenciones institucionales

Cuando se asignan funciones y responsabilidades institucionalmente, la relación entre los investigadores y el personal de gestión de subvenciones, así como la que existe entre la gestión de subvenciones y otros departamentos de apoyo, deben ser consideradas con todo cuidado a fin de evitar confusiones en cuanto a la asignación de responsabilidades; el objetivo general del personal de gestión de subvenciones debe ser la facilitación de los aspectos administrativos de la gestión de investigación y la reducción de la carga de trabajo administrativo de los investigadores.

Éstas incluyen:

Desarrollar y actualizar las políticas y procedimientos de gestión de subvenciones y comunicarlos a los investigadores y demás personal involucrado.

Desarrollar y actualizar procesos y sistemas que apoyen las políticas, y facilitar el acceso a todas las herramientas necesarias, como por ejemplo las bases de datos y los programas informáticos.

Asegurar la implementación y el cumplimiento de las políticas.

Proporcionar capacitación al interior de la institución y/o identificar oportunidades de capacitación de habilidades para investigadores y personal administrativo.

Para trabajar en red, construir buenas relaciones y proporcionar un servicio excelente a los investigadores, los departamentos administrativos y los financiadores.

Realizar o supervisar la gestión de subvenciones en la fase previa a la adjudicación, incluyendo:• Seleccionar las bases de datos para la búsqueda

de subvenciones y, posteriormente, poner dicha selección a la disposición de los departamentos pertinentes o de los investigadores.

• Investigar los requisitos que se solicitan en las oportunidades de financiación relevantes.

• Circular peticiones de propuestas y hacer seguimiento cuando sea necesario.

• “Traducir” las reglas y los requisitos de los financiadores para los solicitantes.

Proporcionar apoyo administrativo para el desarrollo de propuestas y el diseño de los ensayos clínicos, tales como: • Elaborar y actualizar información corporativa

estándar para su reutilización.• Ayudar a calcular los presupuestos y las tasas de

recuperación de costos.

CLAVE 4 Desarrollo de habilidades y competencias relevantes

http://www.carima.org/


• Comprobarlaadecuacióndeladotacióndepersonal,infraestructuraycapacidadgeneralparacumplirconlosobjetivosdelproyecto.

• Administrareldesarrollodepropuestas,incluyendolosplazosinternosparalasetapasdedesarrollodelapropuesta,ygarantizarlaclaridaddelasfuncionesdondecontribuyenvariossociosdeinvestigaciónounconsorcio.

• Facilitaroasegurarlapresentacióndepropuestasalcomitédeéticayaotroscomitésderevisión.

• Revisarlacalidadgeneraldelaspropuestasyqueesténcompletas.

• Operarcomoenlaceconelfinanciadorymanejarelprocesodesometimiento.

• Hacerseguimientoalprocesodeevaluacionyadjudicacióndelfinanciador.

Realizarosupervisarlagestióndesubvencionesensufaseposterioralaadjudicación,incluyendo:• Negociarloscontratosylastasasdecostos

indirectosconlosfinanciadoresysocios.• Arranquedelproyecto(apoyoalosarreglos

financieros).• Proporcionarsupervisiónadministrativadelos

proyectosactivos.• Mantenerlascuentasylosregistrosde

investigación.• Aprobarlosprincipalescargosalospresupuestos

delosproyectos,ymantenercontroldelpresupuestogeneral.

• Monitorearelcumplimientofinancieroyprogramáticodeacuerdoconlostérminosdereferenciadelassubvencionesyloscontratosparacadasubvenciónyfinanciador.

• Gestionarlacalidad,oportunidadycoherenciadelosinformesfinancierosyprogramáticosalosfinanciadores.

• Gestionarelcierre,lasextensionesy/oprórrogasdelosproyectos,ycoordinarlasauditoríasdelassubvenciones.

Habilidades y conocimientos requeridos por los administradores de subvenciones

Unentendimientogeneraldelprocesodetrabajoydelasprioridadesdelainstitución.

Unbuenentendimientodelprocesodeinvestigaciónyapreciacióndeloquemotivaalosinvestigadores.

Lahabilidadparaformularpolíticasydiseñareimplementarflujosdeprocesosyprocedimientosefectivos.

Lacapacidadparasupervisaryaplicarlasregulacionesinstitucionales,asícomodelosfinanciadores.

Lahabilidadparacoordinarydocumentarlaaprobacióninstitucionaldepropuestas.

Elconocimientoylaexperienciaentécnicasyherramientasparalabúsquedadesubvenciones.

Unprofundoentendimientodelaformaenquesedefinen,componen,asignanycarganloscostosdirectoseindirectos.

Lahabilidadparaevaluarlospresupuestosdelosproyectosyundominiodelacontabilidad,lafacturaciónylashabilidadesdegestiónfinancieracorrespondientes.

Sólidashabilidadesorganizacionales,analíticasydegestióndeproyectos.

Buenashabilidadesinterpersonalesydenegociación,máslahabilidadparafomentarunambientequereconozcayrespetelasdiferenciasculturaleseindividuales.

Lacapacidaddecomunicardetallestécnicos,presupuestariosyprogramáticos.

Lahabilidadparallevaracabovariastareas,prestandoatenciónalosdetallesyalosplazos.


Daley,R.(2010).Building Bridges on Shifting Sands: The Challenges Facing Research Managers and Administrators in Supporting Researchers.IssuesinResearchManagementandAdministration,VitaeOccasionalPaperNo5,pp.29-34.Disponibleen:https://www.vitae.ac.uk/policy/issues-in-research-management-and-administration.pdf/view

Kulanga,A.(2010).Professional Development.TrabajopresentadoenlaAsociacióndeAdministradoresdeInvestigaciónenÁfrica.Kampala,Uganda.Disponibleen:http://araafrica.org/about/meeting-reports/araa-2nd-annual-meeting-report/

Langley,D.andGreen,J.(2009).Professionalising Research Management.ResearchGlobal,Issue22,pp.6–7.

Sienaert,M.(2008).Developing Professional Research Administrators and Managers - Perspectives from a South African University.ResearchGlobal,Issue19,pp.12–13.


Casos de estudio sobre el desarrollo de habilidades

A continuación se presentan dos casos de estudio en donde se muestra cómo una universidad y un centro de investigación capacitan a sus profesionales encargados de la gestión de la investigación. También, está el caso de una asociación en Brasil la cual busca fomentar las habilidades y el profesionalismo de los administradores de la investigación en dicho país.

Centro Internacional de Entrenamiento e Investigaciones Médicas-CIDEIM

Como centro de investigación y formación, el CIDEIM desarrolla y participa constantemente en actividades de fortalecimiento de capacidad. En el caso de la gestión de la investigación, implementa las siguientes estrategias:

Programas colaborativos: desde hace algunos años, el CIDEIM recibe apoyo de la Universidad de Yale para mejorar las competencias en gestión de la investigación, que son clave para cumplir con los requisitos federales regulatorios de los Estados Unidos. Esta actividad se ha realizado en el marco del programa colaborativo Global Infectious Diseases (GID), financiado por el Centro Internacional Fogarty de los Institutos Nacionales de Salud de Estados Unidos (NIH).

Entrenamiento institucional en CIDEIM: el personal de investigación en el CIDEIM recibe capacitación en materia de competencias de planeación de proyectos y de presupuesto, mediante el curso “Planeación y evaluación efectivas de proyectos” (PEEP) desarrollado por el Programa de Investigaciones sobre Enfermedades Tropicales (TDR) y que ha colaborado con OPS/OMS e instituciones de investigación en las Américas para consolidar una red de entidades con equipos de capacitadores competentes en PEEP, y un cuadro de capacitadores a nivel regional para expandir estas competencias en forma sostenible en las Americas. Este curso ayuda a que los equipos de investigación puedan aclarar los objetivos, las actividades y el presupuesto de las propuestas de proyectos para el sometimiento a subvenciones.

Entrenamiento individual: los responsables de la gestión de la investigación en la institución han participado en diferentes seminarios nacionales e internacionales sobre este tema. Así por ejemplo, asistieron al entrenamiento en Políticas y Manejo de Subvenciones organizado por el National Institute of Allergy and Infectious Diseases (NIAID/NIH) y los NIH, en Panamá.


Unidad de Investigación Científica, Facultad de Ciencias Médicas, Universidad Nacional Autónoma de Honduras

La Unidad de Investigación Científica (UIC) de la Facultad de Ciencias Médicas de la Universidad Nacional Autónoma de Honduras (UNAH) promociona cursos, programas y colaboraciones para el fortalecimiento de capacidades que contribuyen indirectamente al desarrollo de habilidades en materia de gestión de la investigación. Así por ejemplo, desde 2007 la UIC capacita a su personal en habilidades de planeación y evaluación de proyectos, con la colaboración del CIDEIM, en Cali, Colombia. Lo anterior forma parte de la iniciativa “Planeando para el Éxito” dirigida a los miembros del Programa Regional de Entrenamiento en América Latina, financiado por el Programa de Investigaciones Sobre Enfermedades Tropicales de la Organización Mundial de la Salud (TDR-OMS).

Sociedad Brasileña de Administradores de la Investigación (Brazilian Society of Research Administrators - BRAMA; Associação Brasileira de Gestores de Pesquisa - ABGEPq)

Fundada en 2013, la Sociedad Brasileña de Administradores de la Investigación (BRAMA) tiene como propósitos principales:

1. Incrementar el profesionalismo de los administradores de la investigación entre las universidades brasileñas, centros de investigación, entidades financiadoras y otras instituciones que practican la administración de la ciencia, la tecnología y la investigación.

2. Promover la capacitación en la gestión de la investigación, mediante la realización de actividades en áreas específicas como: administración financiera; ética e integridad; avance interdisciplinario; calidad de los proyectos de investigación; instrumentos y procedimientos para la evaluación de la calidad de investigación; procesos de desarrollo; propiedad intelectual/transferencia de tecnología y, relaciones interpersonales.

Como sociedad emergente, BRAMA define acciones de comunicación para incrementar el número de asociados en Brasil e identificar, con ellos, temas de interés para estructurar acciones de desarrollo de capacidad en estos profesionales, como cursos en línea, simposios y otro tipo de reuniones.


Indicadores

Existe una necesidad de diálogo entre las instituciones de investigación y los financiadores para aclarar conceptos erróneos y avanzar hacia un entendimiento común de los costos en la investigación. Los financiadores y las instituciones de investigación también deben estar comprometidos con la causa - las instituciones deben entender cómo calcular y recuperar las tasas indirectas, y los financiadores deben comprender y aceptar los principios involucrados y la necesidad que tienen las instituciones de recuperar los costos indirectos cuando están debidamente calculados y justificados.

Los financiadores deben reconocer las variaciones en la capacidad de las instituciones para costear con precisión la investigación, y ayudar a mejorar estas habilidades a fin de garantizar una buena inversión en las instituciones en los PIMB. Los programas de formación dirigidos al desarrollo de la capacidad de investigación (incluyendo los cursos para administradores de subvenciones e investigación), son esenciales para mantener los entornos de investigación en los PIMB.

La transición hacia el costeo adecuado de la investigación requiere de apoyo e incentivos; idealmente lo anterior debe derivarse de las alianzas entre el gobierno correspondiente y los organismos de financiación (nacionales).

Las instituciones (facilitadas por una red adecuada) podrían seguir el ejemplo sueco1 y calcular los costos totales de una serie de proyectos financiados por diferentes financiadores, de tal manera de que se adquiera más conciencia con respecto a los costos indirectos involucrados. Lo anterior podría proporcionar a los financiadores una visión más clara de lo que realmente cuesta realizar investigación en salud en los PIMB, y hacer más evidente la necesidad de que sean ellos quienes financien estos costos.

Los financiadores podrían convertir la aplicación y gestión de las subvenciones en un asunto que resultara más fácil y costo efectivo para las instituciones de investigación, al estandarizar ciertos procesos, y al desarrollar plantillas genéricas para la aplicación y la generación de informes.

Las instituciones de investigación deben invertir tiempo y energía en la construcción de estructuras y sistemas adecuados y eficientes para la gestión tanto de la investigación, como de las subvenciones.

Las necesidades y preocupaciones de las instituciones de investigación

La investigación en los PIMB generalmente carece de un financiamiento suficiente por parte de los gobiernos. Por lo tanto, el desarrollo y la conservación de la infraestructura de gestión de la investigación dependen, a menudo, de fondos procedentes de otras fuentes, tales como la aplicación de las tasas de costos indirectos.

Las principales deficiencias en la financiación (en términos de los costos cubiertos por las subvenciones relativas a los gastos), tienden a ubicarse en las categorías de la remuneración del personal y el apoyo a los estudiantes de posgrado:• Gastos de personal: conservar al personal

calificado y capacitado significa un gran desafío en los PIMB y contribuye a la carencia general de capacidad entre médicos, enfermeras, técnicos de laboratorio, etcétera. Así entonces, la experiencia que se adquiere con el ejercicio de la profesión a menudo tiene que adquirirse a un precio alto; sin embargo, los financiadores usualmente ponen límites a los costos de personal, lo cual crea un déficit que debe asumir la institución. En promedio se espera que las instituciones asuman 60% de los gastos de personal, y dado que éstos son los costos directos principales en la mayoría de los proyectos, resulta que la carga sobre las instituciones es muy pesada.

• Los gastos de matrícula y de investigación de postgrado: si bien esto se considera como algo crucial para el futuro crecimiento, existe poco apoyo nacional o institucional para ello y rara vez es cubierto por las subvenciones.

Existe una percepción general de que los financiadores no están dispuestos a negociar las tasas de costos indirectos debido a sus propias políticas. Lo anterior, junto con la ausencia de apoyo por parte del gobierno o de otras fuentes, contribuye a la falta de incentivos para muchas instituciones de los PIMB para invertir esfuerzos y recursos en el cálculo, con mayor precisión, de los costos indirectos.

Algunos investigadores se resisten a presupuestar tasas indirectas debido a los niveles de competencia que implica la obtención de financiamiento externo y a la percepción de que los presupuestos modestos tienen más oportunidades de ser aprobados.

En general, las instituciones de investigación carecen de la experiencia necesaria para competir en la obtención de financiamiento; no obstante, con el tiempo aumenta la necesidad

CLAVE 5 Reducción de las brechas entre financiadores e instituciones de investigación


de complementar sus fondos base con subvenciones adicionales. Por lo tanto, cada vez es más importante contar con personal que esté familiarizado con las habilidades y los mecanismos indispensables para atraer y gestionar fondos de una variedad de fuentes.

En la medida en que la buena reputación de las instituciones de investigación crece y que reciben financiación de una amplia gama de financiadores, puede resultar cada vez más difícil mantenerse al día con todas las normas, plantillas y requisitos de información relacionados con la aplicación y gestión de subvenciones que exigen los diferentes financiadores.

La co-financiación institucional se está convirtiendo en un requisito para atraer fondos externos a la investigación. Esto, combinado con poco o ningún reembolso de los costos indirectos, exige demandas excesivas sobre los recursos institucionales.

La capacitación que brindan los financiadores sobre la gestión previa y posterior a la adjudicación de la subvención se considera como una fuente importante de apoyo a la institución, pero el costo del traslado de personal a los EE.UU., o a Europa, para adquirir este tipo de formación resulta inaccesible para las organizaciones de investigación. Resultaría más eficaz si esta formación se diera en los PIMB.

Con respecto a la investigación de desarrollo de productos, los financiadores generalmente no cubren el costo de los medicamentos, lo que obliga a las instituciones a buscar patrocinio. El proceso para, primero, asegurar la financiación del proyecto y, luego, para adquirir los medicamentos, puede retrasar los ensayos clínicos y tener un impacto en los plazos acordados.

Desafíos que enfrentan los financiadores de instituciones en países de ingreso mediano y bajo

Deficiencias en el informe financiero y en la gestión de proyectos relacionados con la coordinación institucional de gestión de subvenciones y el cálculo de costos de investigación por parte de las instituciones de investigación.

Las políticas institucionales sobre los costos de investigación no se aplican consistentemente.

Algunas instituciones carecen de procedimientos operativos estándar para la aplicacion o gestión

de subvenciones. Si bien los financiadores no los requieren, estos procedimientos claramente establecidos resultan en beneficio de todas las partes.

Los financiadores son, a menudo, poco claros acerca de cómo se utilizan los costos indirectos para desarrollar o mantener la infraestructura necesaria y los servicios de apoyo.

Las organizaciones de investigación parecen tener un entendimiento limitado acerca de cómo presupuestar los costos reales de investigación.


European Commission Expert Group. (2008). Diversified funding streams for university-based research: Impact of external project-based research funding on financial management in universities. Disponible en: http://ec.europa.eu/invest-in-research/pdf/download_en/external_funding_final_ report.pdf.

1. En el año 2000, cuando el gobierno sueco presentó el principio de cobertura de costo total, la Asociación Sueca de Educación Superior (SUHF: Association of Swedish Higher Education) llegó a un acuerdo con varios financiadores, incluyendo la totalidad de los consejos de investigación financiados por el gobierno y las fundaciones, para aceptar los costos indirectos no especificados a una tasa de 35% de los costos directos. Cerca de la mitad de esta cifra estaba destinada a cubrir los costos de las instalaciones. Los financiadores, sin embargo, no aceptaron este acuerdo. Las universidades consideraron que 35% era insuficiente y varios estudios realizados demostraron que los costos indirectos (incluyendo las instalaciones) tienden a estar por encima de 50% de los costos directos. En 2006, la SUHF invitó a los financiadores a nombrar auditores y a otros especialistas para unirse a un grupo de expertos universitarios, con el objeto de desarrollar un nuevo modelo común para el cálculo de los costos indirectos. El modelo desarrollado se puede aplicar tanto al cálculo de los costos totales de un proyecto de investigación planificado, como en la presentación de las cuentas una vez finalizado el proyecto. Se ha previsto que la implementación se lleve a cabo de manera coordinada.

http://ec.europa.eu/invest-in-research/pdf/download_en/external_funding_final_report.pdf


Casos de estudio sobre las relaciones entre los financiadores y las instituciones de investigación

Los siguientes casos de estudio resaltan algunos de los retos institucionales relacionados con la financiación de la investigación en general, y con el reembolso de los costos indirectos en particular. El último caso resume las políticas de costos indirectos de varios financiadores.

Eje de Salud Pública de la Fundación Santa Fe de Bogotá

Los gastos administrativos y el overhead son los costos más comunes que el Eje de Salud Pública negocia, en su mayoría, con entidades públicas (distintas a COLCIENCIAS), instituciones privadas y la industria farmacéutica.

Cuando los financiadores solicitan una reducción de la tasa indirecta, la institución considera la pertinencia académica y de reputación del proyecto y con estos dos parámetros, la institución puede determinar cuándo y en qué proporción de dinero, puede reducir de la tasa indirecta establecida, para ajustarla a los requisitos del financiador.

Centro Internacional de Entrenamiento e Investigaciones Médicas-CIDEIM

Uno de los mayores desafíos del CIDEIM radica en que ninguno de los financiadores públicos nacionales o internacionales reconoce la totalidad de los costos indirectos, los cuales han sido calculados en 36%. Aunque la institución ha intentado negociar con entidades como COLCIENCIAS o los Institutos Nacionales de Salud de los Estados Unidos (US NIH), las tasas establecidas han sido inflexibles. No obstante, se destaca la recepción que tiene el Wellcome Trust para considerar costos indirectos justificados, con lo cual la institución logró sustentar dichos costos por un 20% para gastos de administración, instalaciones y uso de equipos. Adicionalmente, como política de esta entidad financiadora, se incluye un presupuesto para imprevistos (Flexible Funding Allowance) y para la inflación (Inflation Allowance).

Asimismo, el CIDEIM revisa de manera constante las políticas de los financiadores, ya que existen algunos costos indirectos que son permitidos y reconocidos como directos, de acuerdo con los términos de referencia de cada agencia financiadora.


Como se señaló en un estudio de caso anterior, el Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo (IDRC) de Canadá, permite la inclusión de ciertos costos indirectos en los presupuestos de los proyectos. La tasa de costo indirecto puede abarcar únicamente: salarios y prestaciones del personal que apoyan de manera directa y administran el proyecto (como secretarias, oficinistas, contadores, etc.); papelería y otros suministros de oficina; costos de las tecnologías de la información (a menos que la naturaleza del proyecto haya merecido una partida presupuestaria específica para tal fin), y equipo de cómputo utilizado por la administración o la contabilidad de los desembolsos de subvenciones. Las instituciones con una política de recuperación de costos indirectos a través de la aplicación de un porcentaje, pueden llevarla acabo siempre y cuando el IDRC o sus auditores estén de acuerdo en que la tasa es justa y razonable y que ascienda a 13% o menos de la subvención total (excluyendo los equipos y costos indirectos).

Los Institutos Nacionales de Salud de los EE.UU. (NIH) aceptan una tasa indirecta limitada de 8% del total de los costos directos, menos equipo. Dicho porcentaje se asigna de forma automática y no tiene que ser negociado con los NIH, aunque los fondos involucrados tienen que asignarse exclusivamente para apoyar los costos en cumplimiento con los requisitos de los NIH. Los ejemplos de estos requisito son: la protección de las personas que participan voluntariamente como sujetos de alguna investigación (incluyendo la formación necesaria en materia de protección a las personas que participan en los ensayos clínicos); el bienestar animal; la elaboración de informes, etcétera. Esos aspectos que habitualmente son considerados más bien como costos indirectos y que son relevantes para un proyecto en particular (como el alquiler, los costos de las tecnologías de la información, etc.), pueden incluirse como costos directos en el presupuesto del proyecto.

La Organización Holandesa para la Investigación Científica (NWO) generalmente no cubre los costos indirectos; a cambio, todas las partidas presupuestarias deben estar vinculadas al proyecto como costos directos. Sin embargo, en su Política Global de Salud y Programa de Sistemas de Salud, los costos indirectos (espacio de oficina, servicios básicos, gastos generales y los costos de depreciación) están permitidos en hasta 8% del total del presupuesto sólo para partes específicas de los proyectos que se desarrollen en los PIMB.

Desde 2008, la Asociación para Ensayos Clínicos de Países Europeos y en Desarrollo (EDCTP) ha permitido una tasa de costos/gastos indirectos de 10% que se calcula automáticamente dentro de su plantilla de presupuesto en todos los costos elegibles. Los gastos generales incluyen costos de transporte, gastos por espacio de laboratorio, de alquiler de oficinas y otros cargos internos. Antes de 2008, la tasa de gastos generales era de 20%. En la sección de preguntas frecuentes en el sitio EDCTP en Internet, se explica que el cambio se debió a que "algunos becarios indicaron que 20% del valor de la subvención destinado a gastos generales no les resultaba conveniente dado que había pocos beneficios en cuanto a los gastos generales respaldados por la institución, lo que significaba que, efectivamente, la subvención se llevaba a cabo con 20% menos de financiación. Ahora, el solicitante puede detallar hasta otro 10% y sólo el 10% se aplica como gastos generales, lo que garantiza que el becario se beneficie plenamente de la subvención.” Cabe señalar que los computadores y portátiles estaban formalmente cubiertos con la tasa de 20%, pero éstos ahora se incluyen como partidas directas en el presupuesto del proyecto, así como el teléfono, el fax, Internet y los costos de mensajería. Los beneficiarios pueden solicitar que se aplique una tasa de gastos generales más baja a cambio de costos directos adicionales; justo hasta 0%, si fuera necesario.

Algunos enfoques de los financiadores a las tasas indirectas


El camino a seguir

Ahora que usted ha leído esta guía, ¿cuál es el camino a seguir?

Esta guía podría resultar útil en diversos niveles. Si bien no se ofrece como un artículo original para el cálculo de los costos en investigación, el uso de Las cinco claves para optimizar el cálculo de los costos de investigación en países de ingreso mediano y bajo como guía o herramienta en su propia institución es importante y potencialmente ofrece un gran beneficio.

En general esta Guía de Buenas Prácticas de ESSENCE establece lo que actualmente se ha aceptado como principios de buenas prácticas. Su institución puede emplearla para crear conciencia en todos los niveles de la institución acerca del costo real que implica hacer investigación.

Además, se puede utilizar para promover una conversación acerca de su propia comprensión y sus prácticas institucionales. El empleo los principios y el aprendizaje de las experiencias ajenas pueden ayudarle a identificar debilidades y vacíos institucionales actuales.

La guía Cinco claves proporcionará, además, orientación para el desarrollo o la mejora de la gestión institucional de subvenciones de investigación, la politica institucional para el cálculo de costos de investigación, las directrices y los procedimientos, así como las habilidades y competencias institucionales que se requieren.

Factores institucionales específicos predicen el enfoque y el uso eventual de los costos indirectos recuperados. Por otra parte, las instituciones se encuentran en diferentes niveles de comprensión o de desarrollo e implementación de enfoques para el cálculo de costos en la investigación: no existe "una solución única".

Esta guía contiene elementos que pueden aplicarse, en mayor o menor medida, a una variedad de entornos institucionales. En consecuencia, las instituciones seleccionarán y utilizarán los principios rectores que les permitan propulsarse desde el punto en que se encuentren actualmente, hasta el momento en que puedan calcular con mayor precisión y de forma sostenible el costo de la investigación futura.

Finalmente, puede ayudar a su institución a comprometerse con financiadores internacionales y nacionales con respecto al cálculo del costo de su investigación para garantizar una auténtica colaboración con la mutua comprensión de necesidades y requerimientos. Las cinco claves para el cálculo de los costos en la investigación en países de ingreso mediano y bajo. Guía de Buenas Prácticas, también ayudará a los financiadores internacionales y nacionales de todo tipo a evaluar sus prácticas y políticas de cara al futuro.


Un foro para el aprendizaje compartido

ESSENCE está idealmente posicionada para avanzar el diálogo que comenzó con este estudio entre los financiadores e instituciones de investigación en salud. Los miembros de ESSENCE están comprometidos a armonizar sus propias políticas y prácticas en la medida de lo posible, y a tratar de entender mejor las necesidades de las instituciones de investigación en los PIMB en relación con el establecimiento de entornos de investigación sostenibles.

En este documento sobre buenas prácticas, los casos de estudio están vinculados principalmente a las experiencias de las instituciones de investigación en América Latina. El siguiente paso consiste en sondear las opiniones en instituciones de otros PIMB, donde los problemas similares son relevantes para ellos y averiguar si tienen otras buenas prácticas por compartir.

Para mantener vivo el diálogo entre los financiadores de investigación en salud y las instituciones en PIMB, y sobre todo para tener un foro destinado al aprendizaje compartido, ESSENCE ha creado un repositorio de casos de estudio y experiencias accesibles a través de la página web de ESSENCE, donde las personas, las instituciones, las redes o los cuerpos profesionales pueden abordar sus desafíos y compartir experiencias sobre el tema del cálculo de costos de investigación. El repositorio ha sido creado sobre todo para las instituciones de investigación, a fin de ayudarles a identificar los desafíos comunes y a aprender de sus éxitos y fracasos. Los miembros de ESSENCE también utilizarán retos y demandas específicas procedentes de las publicaciones para ayudar a informar acerca de la futura armonización de sus propias prácticas en relación con las necesidades de financiación de los beneficiarios.


Abreviaturas

ADB Banco Africano de Desarrollo

BMZ / GIZ Ministerio Alemán de Desarrollo y Cooperación

BRAMA Sociedad Brasileña de Administradores de la Investigación

DFID Departamento para el Desarrollo Internacional del Reino Unido

EC Comisión Europea

EDCTP Programa de cooperación sobre ensayos clínicos entre Europa y los países en desarrollo

ESSENCE Mejorando el Apoyo al Fortalecimiento de la Efectividad de los Esfuerzos de Capacidad Nacional

FIC Centro Internacional Fogarty

IDRC Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo de Canadá

INORMS Red Internacional de Sociedades de Gestión de la Investigación

MTDC Costos Directos Totales Modificados

NIH Institutos Nacionales de Salud de los Estados Unidos

NORAD Agencia Noruega para el Desarrollo Cooperativo la Agencia Noruega de Cooperación para el Desarrollo

NWO Organización Holandesa para la Investigación Científica

OMS Organización Mundial de la Salud

PIMB Países de ingresos medianos y bajos

Sida Agencia Sueca de Cooperación para el Desarrollo Internacional

SUHF Asociación Sueca de Educación Superior

TDR Programa Especial de Investigaciones y Enseñanzas sobre Enfermedades Tropicales

TDR/World Health Organization

20, Avenue Appia

1211 Geneva 27

Switzerland

Fax: (+41) 22 791-4854

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www.who.int/tdr

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