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Encuentro Jurídico Santa Rosa

SII, Circular única y otros aspectos

Agosto 10 y 11 de 2017

Temario

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Modelo funcional de un Sistema de Registro

Servicios virtuales

El horizonte

Condiciones del sistema de información

El SII

Ajustes al formulario

Ajustes Circular Única – SII

Ajustes Circular Única - RUES

Gestión Documental

Para donde vamos

Modelo funcional de los

Registros públicos

ver

http://www.rues.org.co/

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Modelo funcional

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Servicios virtuales

Matrícula de PNAT y EST

Mutaciones

Renovaciones

Certificados

…...

Aceptaciones

PQRs

Correcciones

Constituciones

Reformas y nombramientos

Compraventas

Medidas cautelares, embargos

Otros documentos

Recursos de reposición

Libros comercio, físicos y electrónicos

y sus anotaciones

Expedientes y noticia

Radicados (Códigos de barras)

Liquidación y transacciones

Consulta virtual de expedientes

(Documentos)

Matrícula de PNAT y EST

• Identificación de usuarios (Registro)• Pagos no presenciales• Validación de identidad como equivalente funcional al

SIPREF presencial cuando a ello haya lugar• Alertas y notificaciones

• Documentación en pdf

• Integración con registraduría (Evidencias biométricas y ANI)• Integración con alcaldías • Integración con RUES• Integración con Policía*• Integración con DIAN• Cumplimiento de la Ley general de archivo y del protocolo de

digitalización

Cancelaciones

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El horizonte

1. El cliente debe poder realizar (elaborar) los documentos (cualquier documento cuyo origen sea el cliente) a través del sistema de información y poder radicarlo en forma no presencial. Esto implica el cumplimiento de todos los aspectos legales a que haya lugar.

2. Construcción o adopción de herramientas tecnológicas que permitan ser más proactivos en la comunicación con los clientes con el objeto de mejorar la relación con ellos. Incluye APPs, IVRs, SMS, portales, para generar, información en línea de interés, alertas, etc.

3.- Servicios nacionales en forma virtual(*)

4.- Integración de toda la cadena de formalización del trámite (incluyendo entidades externas) (*)

5.- Elecciones de junta directiva (no presencial) (**)

6.- Más trámites virtuales y certificados electrónicos

7.- Directorio consolidado de servicios(***)

7

Requerimientos del sistema de información

Completo

Moderno

Fácil mantenimiento

Altamente adaptable

Bajo coste de propiedad

Integrable

Seguro

Fácilmente enseñable. Curva de aprendizaje corta

El SII

ver


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!!! IMPORTANTE !!!

Es un nuevo sistema de información que

requiere de surtir los procesos de madurez

necesarios para garantizar su estabilidad, por ello

se hace estrictamente necesario que comience a

ser utilizado en todas las actividades registrales y

por todas las C.C.

Recordemos que son más de 600 funcionalidades

y más de 500 trámites que pueden ser radicados y

gestionados a través del SII

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!!! IMPORTANTE !!!

Si el certificado se expide correctamente 100%

desde el SII, se garantiza la calidad de la data.

De aquí la importancia de realizar el control de

calidad de los mismos.

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Aspectos técnicos y de arquitectura

Herramientas

Uso de las herramientas web y los lenguajes open source y

herramientas de códigos abierto como PHP, JAVA, JAVASCRIPT,

Herramientas de código abierto (TCPDF, OpenSSL, PhpExcel,

DHTMLX, etc.), Herramientas de movilidad. Esto requiere de

pruebas exhaustivas y mucha comunicación.

Base de datos MYSQL/AURORA/MARIADB (probadas). Bases de

datos de código abierto y muy dinámicas.

Migración de la data de ADABAS al SII. De suma importancia para

garantizar que la data pase correctamente.

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Desmonte de ADABAS

Adabas ha cumplido su ciclo (2002 al 2016)

Muy compleja la integración SII (PHP) –

Apache – Entirex – RPCs -- Natural – Adabas

Problemas de encoding y caracteres

especiales.

Problemas de integración cuando el

intercambio de información implica datos de

gran tamaño

Complejidad en la extracción de información

Problemas de concurrencia.

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Búsqueda de alternativas – híbrida – Que permitan implementar

nuevos modelos de datos (Complejos – Json – Xmls, etc.)

Alta disponibilidad, replicación y computación distribuida

Aprovechar la plataforma de Amazon sin perder compatibilidad para

las plataformas propias de las C.C.

Mantener bajo el costo de propiedad

Facilidad de manejo con seguridad

Apertura para la integración con otros sistemas de información.

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Actualmente se ha migrado al SII (MYSQL / AURORA / MARIADB) el

100% de las tablas ADABAS con una compatibilidad del 100%

Fundamental para la construcción de los cambios de la circular única.

Fundamental para la construcción de las bases de datos históricas

que permitirán la generación de comparativos anuales (construcción

de cubos y de una bodega de datos – MONGO DB) – Proyecto para el

2017.

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Virtualización de servicios

Virtualización del 100% de los trámites registrales y anexo de soportes digitales

(Se requiere una alta parametrización y entender el nuevo modelo de

control y seguimiento) – Radicador Virtual

Se involucra el concepto de transacción.

Toda transacción luego de parametrizada y probada debe habilitarse al

público. Esto permitirá cumplir al 100% con las instrucciones de la SIC.

Toda transacción tiene 4 partes de parametrización:o Servicios que se liquidan y sus condiciones,

o Actos que se generan y sus condiciones,

o Documentos o anexos que deben complementar el trámite y,

o Para quien aplica

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Motor de liquidación

Construcción de un nuevo motor de liquidación y de flujo

documental – Todos los trámites generan códigos de barras y

radicado.

Construcción de un nuevo módulo de caja - Importante entender

que se generará una nueva secuencia de recibos de caja.

RXXXX se cambia por SXXXXX (Normales)

GXXXX se cambia por HXXXXX (Gastos administrativos)

NXXXX se cambia por MXXXXX (Notas de reversión)

Siempre se generará código de barras (radicado).

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Módulo RUES

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Módulo de digitación.

Que permite dependiendo del tipo de acto que se registra

habilitar funcionalidades de digitación específicos. – Se

requiere parametrización adicional.

Se está construyendo un módulo de captura de textos en

formato continuo (wysiwyg) que mejorará sustancialmente el

rendimiento de las áreas de digitación.

Integración con ANI. Verificación de nombramientos. Se han

tenido inconvenientes con la Registraduría por intermitencia del

servicio. Su liberación no ha sido oficial.

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Módulo de Estudio y registro.

Construcción de un nuevo módulo de estudio y registro

Apoyado en la parametrización de la transacción le sugiere al

abogado los actos que deben ser registrados.

Integra gestión de devoluciones

Integra manejo de requerimientos (En desarrollo) – mejora

generada a partir de la circular única.

Gestión de “solicitudes de asesoría”

Bandeja para gestionar las solicitudes de asesoría en trámites

registrales.

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Consultas y extracciones

Mejoramiento del proceso de consultas

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Consultas y extracciones

Set de extracciones ágil y completo

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Certificación

Nuevo modelo de certificados

Presentación mejorada

Información más completa

Facilidad en la adaptabilidad de la certificación

Cumplimiento de la normatividad

Unificación de certificados para las diferentes Cámaras

PDF/A

Códigos de verificación y mecanismo para su verificación

Potencialización del certificado

Firma digital de los certificados (P12 o Certitoken)

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Dispositivos móviles

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API de integración sistemas externos.

Mecanismo que expone a través de servicios web tipo RESTFULL

métodos que permiten interactuar con el sistema SII

Se tiene construidos más de 30 métodos: Desde consultas de

expedientes hasta registro de pagos y expedición de certificados.

Facilita el acceso a la información de los registros públicos.

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Scoreboard

Permite representar gráficamente la información de los registros

públicos.

Evolucionará hacia una herramienta histórica.

Necesitamos su ayuda para mejorarlo.

Se integrará mongoDB como motor de almacenamiento.

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Integración con entidades externas

Integración con PSE – Directo

Integración con Bancos: Occidente, BBVA, Bogotá, etc.

Integración con Gateways de Pago: AVISOR, Zona Virtual, P2P,

Pagos Inteligentes, TuCompra, etc.

Integración con Corresponsales: ATH

Integración con Recaudadores: GANA, Aportar, Baloto, etc.

Integración con Registraduría: Biometría y ANI*

Integración SGDs

Integración con DIAN (Muisca)

Integración Alcaldías (más de 50 alcaldías interconectadas)

Integración con Compite360

Integración con REE

Ajustes en el formulario

ver


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La meta del Ministerio y la SIC con el proyecto VUE es que sea el único

formulario para crear y formar una empresa. Esto condicionó el contenido

del formulario y de hecho ocasionó gran parte de la tardanza en laliberación del formato final.

Reglamentado en la circular 004 de 2017.

Incluyendo el instructivo (Primera vez)

Cambio completo de forma (páginas 1 y 2 )

Anexo nuevo para ESADL

Se incluye información para Organizaciones Solidarias, DIAN, Seguridad Social,

Junta Central de contadores, fue un proceso de concertación orquestado por la

SIC


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Hoja 1 y 2


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Hoja 1 y 2


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Hoja 1 y 2


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Hoja 1 y 2


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Hoja 1 y 2


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Hoja 1 y 2


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Hoja 1 y 2


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Hoja 1 y 2


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Hoja 1 y 2


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Hoja 1 y 2


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Hoja 1 y 2


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Anexo Establecimientos


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Anexo Entidades sin Animo de Lucro


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Anexo Proponentes


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Anexo Proponentes

Instructivo de diligenciamiento

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Ahora contamos con

un instructivo de

diligenciamiento

incluido en la

normatividad vigente…

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Se elimina la data de notificación para establecimientos de comercio

Data de ubicación: Zona (rural o urbana)

Data de ubicación : Código postal,

Data de ubicación: Código del país, etc.

Data de ubicación: Teléfonos a 10 dígitos

Seguridad Social: Aportante y tipo de aportante

Actividad económica: Descripción resumida de la actividad económica.Obligatoriedad para personas naturales que sean afiliados.

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Actividad económica: Fecha de inicio de actividad principal y

secundaria

Información financiera: Grupo NIIF

Información financiera: Se cambian algunos nombres

Cambio en el nombre del campo “Gastos Financieros” por “Gastos porIntereses” para proponentes.

Grupo NIIF en formulario de proponentes.

Nuevo anexo para ESADL y Economía solidaria.

Ajustes circular única

SII

ver


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Radicador virtual de la totalidad de los trámites. Se requiere terminar

la parametrización con los servicios que hagan falta (trabajo local)

Radicador Semi-Electrónico – Recepción de peticiones por correo

electrónico. Implica la habilitación de un mecanismo que permita hacer

seguimiento y controlar este tipo de peticiones y recursos.

Sistema de PQRs – Incluye la solicitud de información en formavirtual. Atender lo estipulado en el decreto 1166 de 2016

No solicitar en los trámites documentos que ya reposen en los

expedientes. Esto debe analizarse a la luz de PGD y el protocolo de

digitalización

Implementar mecanismos de revisión previa

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Consulta virtual de expedientes(*)

Cambios en el formulario (más de 55 datos nuevos)

Modelo de certificación (mejora en la presentación y el contenido)

Gestión de devoluciones (una única devolución) y la ampliación de

tiempos para decretar desistimientos.

Solicitud de autorización para inscripción parcial.

Se eliminan cobros adicionales a los establecidos en la Ley(*)

Procedimiento manejo de libros electrónicos y sus anotaciones (*)

Aclara el manejo de los tiempos de estudio, devolución y manejo de

reingresos

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SIPREF – Alerta preventiva de acceso a los expedientes

SIPREF – Notificación de alertas a los dos últimos emails y

celulares. Almacenamiento de históricos.

Emails obligatorios (!!!)

Nit obligatorio en la renovación

Implementar mecanismos de reactivación en forma virtual (*).

Integración de ANI en los procesos de backoffice(*)

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Reglamenta el concepto de “Cierre del establecimiento” y “pérdida

de calidad de comerciante”

Devolución de dineros si se cancela antes del 31 de marzo y se ha

renovado en los últimos 10 días hábiles.

Implementar mecanismos expeditos para la devolución de dineros

– Solicitara información al radicar para consignar en caso de

devoluciones de plano.

Envío de imágenes RUES máximo al día siguiente hábil (***)

Matrícula (PNAT + EST) y renovación entendidas desde el

momento del pago.

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Reglamenta claramente el cambio de domicilio – proceso.

No se puede detener la certificación bajo ninguna circunstancia. Si

hay radicados en trámite se debe certificar este hecho.

Los depósitos de estados financieros forman parte del

expediente(*)

Aclara el proceso a seguir para la gestión de los recursos y los

recursos por queja

Proponentes – Se deben publicar en RUES todos los actos.

(Inclusive las cesaciones de efectos – Duda sobre Contratos,

Multas y Sanciones).

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Proponentes - Se cambia el reporte de Contratos Multas y Sanciones

para incluir las sanciones que generan inhabilidad expedidas por

FonVivienda en desarrollo de proyectos de VIS.

Proponentes – Cambio de domicilio. Impacto alto a nivel procedimental y

en el cobro de tarifas. Exige la implementación de un mecanismo técnico

ágil de intercambio de información.

Gestión de recursos (24 horas). Control del rechazo y la negación.

Notificaciones como parte del expediente. Aquí debemos definir en

compañía la SIC si es obligatorio o no la generación de los pdfs donde

consten los envíos realizados.

Ajustes circular única

RUES

ver


Ajustes Circular Única

Debe garantizarse la sincronización del RUES.

RUES proveerá herramientas para verificar la integridad de la

información.

Importante la implementación el RR41N (*).

Importante la sincronización de la relación propietario

establecimiento. Proyectos de servicios nacionales.

Importante definir un mecanismo para la consulta ágil y por

múltiples criterios de Representantes Legales …

Implementar mecanismo ágiles de enlace para cada registro

(RegMer, RegPro, RegEsadl, RegEconSoli, RegApuJueAzar,

RegVee, RegOngsExt, Runeol, RNT.

Implementar un índice general que permita conocer, por nit o

razón social, en que registros está inscrito una persona natural o

jurídica

Ajustes Circular Única – RUES

Imágenes deben ser enviadas a la responsable máximo al día

siguiente hábil

Implementar el intercambio de imágenes en formato PDF/A

Implementar el uso de S3 como mecanismo de intercambio de

imágenes RUES. (Técnico)

Aclara el proceso de cambio de domicilio y urge la creación de un

mecanismo automático de intercambio de información

Opción nueva que facilite el control de homonimia y que tenga encuenta solo los registros que atañen a la misma separándola de la

consulta general.

Implementar un mecanismo para la devolución ágil de dineros. En lo

posible para que lo haga directamente la responsable por consignacióno medios electrónicos sin que intervenga la receptora y sin afectar la

compensación.

Ajustes Circular Única - RUES

Implementar un mecanismo que se puedan radicar recursos

de reposición con destino a cualquier C.C.

Ajustes en el liquidador y radicador del RUES para el manejo

de la ley 1780 y los beneficios de la misma.

Mecanismo que desde el RUES permita re-dirigir al sistema de

gestión documental de la CC para la consulta documental de

expedientes. – Intercambio fácil de información documental.

Construir los enlaces con RUNEOL y RNT para que todo

cambio que se surta en los registros públicos locales sea

actualizado en forma automática en RNT y RUNEOL sin

necesidad de intervención por parte del cliente.

Gestión documental

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Gestión Documental

Definido el Protocolo de Digitalización.

En definición el “procedimiento de sustitución”

Digitalización con fines de consulta – Solo control de calidad.

No permite la sustitución.

Digitalización con fines archivísticos – Solo control de calidad.

No permite la sustitución.

Digitalización con fines probatorios – Digitación certificada –

Control de calidad y firmado digital – permite la sustitución

Estándar PDF/A

Gestión Documental

Se requiere adicionar metadata a los documentos

digitalizados. La metadata permite clasificar el documento sin

necesidad de ningún sistema de gestión documental para

interpretarlo.

Unificación de los tipos documentales.

La información se organiza en las TRD por proceso y las

series y subseries documentales se ajustan a dicha

clasificación.

Para el almacenamiento en forma digital de los documentos

deben contemplarse las definiciones establecidas en la Ley

594 de 2000 y decreto 2364 de 2012 – Trámites 100%

virtuales.

Gestión Documental

El sistema de gestión documental y la infraestructura que se

utilice para almacenar las imágenes debe garantizar entre

otras cosas:

La inalterabilidad de las imágenes

Su conservación

Versionamiento

Su consulta

Se recomienda la implementación de ”ensobramiento” en

formato PDF/A. (Analizar con los proveedores de software)

Múltiples firmas digitales

Asocia todos los tipos documentales en un solo archivo

Conservación en el tiempo

Unicidad

Gestión Documental

1. Radicación

2. Digitalización

3. Estudio

4. Inscripción

5. Metadata6. Control de calidad

7. Certificar la digitalización

8. Conservación digital

9. Entrega del físico al cliente

1. Radicación

2. Digitalización

3. Control de calidad

4. Certificar la digitalización

5.Conservación digital

7. Estudio8. Inscripción

9. Metadata

6. Entrega del físico al cliente

Verificación de Identidad

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Los trámites registrales que se realicen en forma electrónica

DEBEN SER SEGUROS. – Evitar la suplantación.

El nivel de seguridad de cada transacción puede variar de

acuerdo con el nivel de riesgo de la misma (Esta fue nuestra

falla en el 2016). No todas las transacciones requieren

verificación de identidad.

Debemos estabilizar la integración con los proveedores de

verificación. En este caso Certicámara y proveedores de

mensajería SMS. Exigir ciertos niveles de servicio.

Implementar procesos al interior de la CC para que los

usuarios puedan ser verificados en forma presencial. (Explicar).

Cuando no sea posible la verificación virtual.


De cara al 2018 y dado el cumplimiento de requisitos de la

renovación de comerciantes beneficiarios de la Ley 1780 se

debe revisar el esquema de renovación.

Tener en cuenta que para renovar se deben:

Anexar certificaciones del representante legal,

Lista de empleados y

Lista de socios que permiten el acceso al beneficio.

Formulario firmado

Debe existir verificación de identidad – Usuarios verificados


De cara al 2018 para los trámites de Proponentes también

se debe habilitar el servicio con verificación de identidad para

poder presentar virtualmente los trámites.


GRACIAS

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