Elektronisk meldingsutvekslingHvordan sikre drift og organisere meldingsovervåkningen

FUNNKe Sandnessjøen 29.05.2013

Guri Selnes, rådgiver Helse- og Omsorg Bodø kommune

Bodø kommune• 10 sykehjem

– Fra 8 – 60 senger• Langtidsplasser – 7 institusjoner• Korttidsplasser – 2 institusjoner• Rehabiliteringsplasser – 1 institusjon

• Hjemmebaserte tjenester – 9 virksomheter – Fra 40 – 600 brukere – Totalt ca 1900 brukere

• Rehabiliteringssenter• Tildelingskontor2

Kort historikk

• Oppstartsmøte med leverandør, leger, IKT og representanter fra PLO i mai 2011

• Tekniske forberedelser / Installasjoner/ Test før sommerferien

• Opplæring 3 dager - oktober 2011• Prosjektperiode – (kort) • Drift 28.nov. 2011 • I dag er alle virksomhetene «på lufta»

Status pr i dag:

• Mottar og sender meldinger til 9 legekontor – 41 leger

(4 legekontor gjenstår)

• Mottar meldinger fra NLSH– Epikriser– Labsvar

• Sender elektronisk vederlagstrekk til NAV

• I test med UNN og NLSH på PLO-meldinger– Inn/utskriving

4

Fagprogram

Pleie-og omsorg •Gerica

Legekontor•WinMed•WinMed 3•Visjon

NLSH•Dips

5

Daglig drift og rutiner

• Meldingstyper PLO/Fastlege– Forespørsel / Svar på forespørsel– Helseopplysninger til lege– Medisinske opplysninger– Avviksmelding

• Meldingstyper NLSH/PLO– Epikriser– Svarrapport(labsvar)

• Vederlagstrekk til NAV

6

Daglig drift og rutiner

• Tjenestebasert adressering– Sykepleietjenesten– Rehabiliteringstjenesten– Legetjenesten– Saksbehandlertjenesten.

• Meldingene som kommer inn i Gerica knyttes direkte til pasienten:

7

Daglig drift og rutiner

• Tilgangene rollestyres – Tilgang til bruker– Tilgang til eLink – Meldingstyper og tjenesteområder

• Ansatte med høgskole kan sende/behandle meldinger• Den som sender melding har ansvaret for å sjekke at

meldingen de sender kommer frem og at de får svar.• Hjelpepl/omsorgsarb. har lesetilgang til meldingene

8

Daglig drift og rutiner

• Overordnet rutinebeskrivelse – hvordan gjør vi dette i Bodø kommune

• Interne rutiner i den enkelte virksomheten– Ulike rutiner i sykehjem og hjemmetjeneste.

• Rutiner og ansvarsavklaringer mellom PLO og IKT

• Startet med gjennomgang av dagens rutiner for inn/utskriving i sykehuset

9

Avtaler med legekontorene

• Lager avtale med legekontorene– Forutsetninger på begge sider– Responstid

• Snarest og senest innen 3 virkedager.

• Erfaringen tilsier at man respondere raskere.

• Ved ø.hjelp må man ringe i tillegg

– Teknisk støtte– Avvik

• Kontaktpersoner på legekontorene• Gode rutiner også på legekontorene10

Overvåking

• Meldingsansvarlige er definert i hver virksomhet. Det skal være en meldingsansvarlig på hver dagvakt og i helger.

• Meldingsansvarlig har det overordnede ansvar for alle «dagens» meldinger i virksomheten.– Sjekke at meldingene er kommet frem– Sjekke at meldinger blir behandlet innen

fristen– Melde fra ved feil

11

Overvåking

I tillegg til de definerte meldingsansvarlige i virksomhetene:

•overvåkes meldingstrafikken av:– systemansvarlig for Gerica– en person på IKT

12

•Vedlikehold/oppdatering av all informasjon i Gerica•Oppfølging av rutiner i virksomhetene

– Korrekt bruk av meldingstyper– Oppfølging av ubehandlede meldinger

•Opplæring og support

13

Utfordringer

Utfordringer

• Jobber med at vår driftsleverandør skal overvåke meldingstrafikken.

• Må ha gode rutiner for formidling av feil:– Systemansvarlig

– Analysere og melde videre til legekontor eller Tieto

• Ser behov for en teknisk systemansvarlig på IKT i tillegg til systemansvarlig på Gerica– Ulike oppgaver innen drift/overvåking

– Tekniske og organisatoriske utfordringer

• Avhengig av stabil drift

14

Utfordringer

• Samarbeidspartnere må også følge opp og gjøre det de skal.– F.eks ved oppgraderinger må de huske på å sjekke at

vi fortsatt ligger inne som kom-partnere

• Inn/ut-meldinger av leger• God og tett dialog om felles rutiner

15

Statistikk

• Meldingstrafikk i 2012

16

Statistikk

• Meldingstrafikk 2013

17

Takk for oppmerksomheten