Elaborazione Testi - Word

I word processor, o programmi per l’elaborazione dei testi, sono le applicazioni per PC più diffuse. La maggio parte dei documenti, infatti, oggi sono prodotti mediante programmi computerizzati.

Nel corso degli anni i Word processor si sono arricchiti di funzioni e strumenti che permettono di realizzare in modo sempre più agevole documenti articolati nei contenuti e sofisticati nell’impaginazione.

Con il succedersi della varie versioni del programma l’interfaccia di Word è diventata sempre più friendly e intuitiva, ma la visualizzazione di un foglio in formato elettronico rimane comunque molto diversa da quella di una foglio tradizionale. Uno degli elementi con cui è più difficile confrontarsi all’inizio della propria esperienza con il computer è proprio questo diverso modo di vedere il foglio e di scriverci sopra, sempre con la sensazione che esso possa chiudersi, essere nascosto da qualche finestra o addirittura scomparire.

Per questo incominciamo a presentare il layout di base dello schermo e gli strumenti di navigazione all’interno del documento, così da prendere confidenza con la rappresentazione dei fogli e delle pagine sullo schermo.

Quando si esegue il programma, Word visualizza immediatamente un nuovo documento vuoto sul quale è possibile iniziare il proprio lavoro. Il foglio di carta è rappresentato da un’ampia area bianca all’interno della finestra di lavoro.

I righelli posti sui lati sinistro e superiore della finestra di lavoro indicano in centimetri le dimensioni del foglio elettronico e permettono di metterlo in relazione con le dimensioni del foglio di stampa.

Sul lato inferiore e su quello destro della finestra sono posizionate le barre di scorrimento, che consentono di “scorrere” il foglio o la sequenza di fogli in direzione verticale o orizzontale: le pagine di un documento elettronico non si possono “sfogliare”, infatti, ma soltanto visualizzare nello spazio bidimensionale dello schermo.

Per visionare le pagine successive bisogna utilizzare la barra di scorrimento verticale: facendo clic sul triangolo posto sul lato inferiore della barra (il pulsante di scorrimento) e facendo clic, si scorre all’interno della pagina di riga in riga; il triangolo sul lato superiore, invece, serve per risalire a piccoli passi all’interno della pagina.

Barra di scorrimento

Pulsanti di scorrimento

Trova/Vai a precedente

Seleziona oggetto da sfogliare

Trova/Vai a successivo

Il doppio triangolino (o il pulsante di scorrimento rapido) permette si scorrere il documento scendendo o salendo da una pagina all’altra, con grande rapidità.

Per spostarsi si può anche trascinare con il mouse la casella di scorrimento: apparirà una piccola finestra che mostra il numero e l’eventuale titolo della pagina che si sta sfogliando. Nella barra di scorrimento si trova anche un altro strumento che può risultare utile per sfogliare documenti che hanno una struttura complessa: si tratta del pulsante Seleziona oggetto da sfogliare, rappresentato sulla barra da un pallino.

Attraverso questo pulsante è possibile spostarsi tra le pagine in modo selettivo, scegliendo, per esempio, soltanto le parti che contengono immagini, tabelle o parole specifiche. Quando si fa clic su questo pulsante, infatti, compare una finestra in cui si può scegliere l’elemento in base al quale si vuole sfogliare il documento.

Word permette di vedere la pagina in modi diversi che risultano più o meno utili a seconda delle operazioni che si stanno compiendo, attraverso le opzioni presenti nel menu Visualizza.

La visualizzazione Normale, in cui appare soltanto il righello orizzontale, è quella predefinita per la maggior parte delle operazioni di elaborazione del testo.

Per vedere il file suddiviso in pagine secondo le impostazioni che avrà una volta stampato si deve utilizzare la modalità di visualizzazione Layout di stampa.

Un’altra opzione del menu Visualizza è Layout Web, introdotta con Office 2000. Questa modalità di visualizzazione permette di vedere il documento come se fosse visualizzato da un browser web., ovvero dal programma per la navigazione in Internet: è l’opzione da utilizzare quando si vuole trasferire un documento scritto con Word in una pagina Web, perché mostra come apparirà il testo “tradotto” nel linguaggio HTML , il formato tipico del Web.

La modalità di visualizzazione Struttura, infine, offre una mappa del documento che mostra l’organizzazione del testo in titoli di diverso

livello e in paragrafi. È un’opzione utile per esaminare e modificare la struttura del file e può essere d’aiuto per meglio organizzare il contenuto del documento.

Normale

È possibile cambiare modalità di visualizzazione non solo dal È possibile cambiare modalità di visualizzazione non solo dal menu menu VisualizzaVisualizza ma anche utilizzando i pulsanti posti sul lato ma anche utilizzando i pulsanti posti sul lato sinistro della barra di scorrimento orizzontale: quando si sceglie sinistro della barra di scorrimento orizzontale: quando si sceglie una modalità di visualizzazione del documento, il pulsante una modalità di visualizzazione del documento, il pulsante relativo viene attivato e appare “premuto” rispetto agli altri.relativo viene attivato e appare “premuto” rispetto agli altri.

Struttura

Per inserire nuovo testo o modificare quello già scritto è sufficiente posizionarsi con il cursore del mouse nel punto desiderato e fare clic : il puntatore abbandona la forma a freccia e si trasforma in un trattino verticale lampeggiante per segnalare il punto di inserimento dei testi, in cui è possibile iniziare a scrivere digitando i caratteri sulla tastiera, incollare parti di testo o compiere altre operazioni.

NB : Il punto d’inserimento dei testi, indicato da un trattino verticale lampeggiante, è il punto in cui appare il testo quando si inizia a digitare.

Per spostare il punto di inserimento dei testi, spostare il puntatore del mouse nella posizione che desiderate a fate clic. Potendo utilizzare anche la tastiera: i tasti con le frecce permettono di spostare il punto di inserimento su e giù di una riga di testo alla volta o avanti e indietro di un carattere per volta. Il tasto HOME sposta il cursore all’inizio della riga corrente, il tasto FINE alla fine della riga corrente.

Con il tasto INVIO, invece, si può andare a capo in una riga successiva e iniziare un nuovo capoverso.

Mentre si scrive può essere necessario modificare la composizione per migliorare la leggibilità del testo: si possono spostare degli elementi, copiare delle parti e inserirle in altri punti o semplicemente cancellare porzioni di testo.

Per cancellare le parole lettere per lettere bisogna posizionarsi con il puntatore alla fine della parola e premere il tasto BACKSPACE oppure fare clic davanti alla parola e utilizzare il tasto CANC.

Con la combinazione di tasti CTRL+CANC è possibile cancellare il testo procedendo di parola in parola.

Se invece si vogliono eliminare porzioni più ampie di testo bisogna prima di tutto selezionarle: il modo più semplice per farlo consiste nel posizionarsi con il puntatore davanti al primo carattere e poi trascinare il mouse fino alla fine del blocco. Dopo avere selezionato il testo, è possibile cancellarlo con una sola operazione premendo il tasto CANC

Le funzioni taglia e incolla permettono di manipolare con estrema facilità le parti del testo, in modo del tutto simile agli altri applicativi di Windows.

Per spostare o copiare un testo, selezionatelo e scegliete l’azione appropriata dal menu Modifica: Taglia o

Copia. Poi fate clic in cui volete inserire il testo e scegliete Incolla.

In alternativa, dopo aver selezionato il testo, potete seguire altre procedure:

Usate il puntatore destro del mouse per svolgere le operazioni che preferite sul testo, senza passare dal menu Modifica.

Utilizzate la tecnica del drag and drop: per spostare il testo in questo modo posizionate il puntatore del mouse in un punto qualsiasi del testo selezionatelo, trascinate il testo nella nuova posizione e rilasciate il pulsante del mouse. Durante il trascinamento apparirà una quadratino tratteggiato che indica lo spostamento del testo.

Per spostare il testo fate la stessa cosa ma tenendo premuto il tasto CTRL (il pulsante del mouse deve essere rilasciato prima del tasto CTRL). Durante il trascinamento il puntatore visualizza insieme al quadratino un segno +, per indicare che si sta facendo una copia del testo selezionato.

Per rendere più veloci queste operazioni usate le combinazioni di tasti corrispondenti: CTRL+C per copiare qualcosa, CTRL+V per incollare, CTRL+X per tagliare i testi da spostare in qualche altra parte.

Mentre le versioni precedenti di Word permettevano di mantenere in memoria soltanto una selezione di testo per volta, ed era quindi necessario incollare il pezzo, tagliato o copiato, prima di compiere una nuova selezione, Word 2003 permette di conservare negli Appunti ben dodici selezioni di testo, così da poter manipolare il testo in modo articolato, effettuando più spostamenti, tagli e modifiche tra le parti

Quando si taglia o si copia un elemento senza aver prima incollato il precedente, Word apre una finestra degli Appunti che visualizza le selezioni precedentemente tagliate o copiate durante la sessione di

Lavoro. È possibile verificare il contenuto di tali “stralci” di testo passando il puntatore del mouse su ogni singolo appunto: per ciascuna icona Word visualizza una piccola finestra in cui è possibile leggere l’inizio del testo in modo da farsi un’idea del suo contenuto.

Una volta individuato il segmento che si vuole incollare basta fare clic si di esso e Word lo inserisce all’interno del testo in corrispondenza della posizione del puntatore.

Si può mantenere aperta la finestra degli Appunti mentre si scrive per lavorare in modo articolato sulla redisposizione del testo.

Quando il magazzino di appunti diviene troppo pieno è possibile svuotarlo selezionando il pulsante Cancella appunti, posizionato sul lato destro della finestra . In questo modo tutte le selezioni effettuate in precedenza e inserite in memoria per essere incollate in altre posizioni vengono eliminate.

NB : Se avete cancellato o spostato una porzione di testo e vi siete subito pentiti, niente paura il pulsante Annulla, quello che rappresenta una piccola freccia rivolta in senso antiorario, vi offre un’ancora di salvataggio,annullando l’operazione e facendo finta che non sia successo nulla.

C’è una seconda possibilità anche per i più indecisi: quando annullate qualcosa potete ristabilirla facendo clic sul pulsante Ripristina (è simmetrico ad Annulla e rappresenta una freccia in senso orario). Se fate clic sul triangolo nero che appare a lato dei due pulsanti potete visualizzare un elenco delle ultime operazioni compiute sulle quali è ancora lecito cambiare idea.

Word predispone di una serie di strumenti avanzati per compiere ricerche all’interno del testo e sostituire in modo automatico gli elementi trovati con altri giudicati più appropriati.

La funzione di ricerca e sostituzione permette di compiere in modo automatico le revisioni sul testo, senza che sia necessario leggere tutto il documento.

Per attivare la funzione di ricerca selezionate il menu Modifica e scegliete la voce Trova. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono presenti tre schede: trova, Sostituisci e Vai a.

La scheda Trova permette di cercare parole all’interno del testo. Se si seleziona questa opzione compare una cesella di testo nella quale bisogna scrivere la parola ricercata e premere il pulsante Trova Successivo: Word setaccia l’intero documento evidenziandolo in sequenza gli elementi che corrispondono al termine ricercato.

Per visualizzare meglio le operazioni di ricerca è utile ridurre al minimo la finestra di dialogo Trova, in modo d’avere una visione complessiva del testo.

Si può andare avanti nella ricerca premendo più volte il pulsante Trova successivo: il programma continua a evidenziare i termini trovati fino ad arrivare alla fine del documento.

La seconda scheda della finestra Trova è la scheda Sostituisci. Se si seleziona questa opzione appaiono due caselle: nella prima è possibile specificare il termine che si viole cercare mentre la seconda consente di sostituire la parola trovata con un nuovo termine.

Si può decidere di vagliare caso per caso la sostituzione del termine cercato con un’altra parola utilizzando il pulsante Sostituisci, oppure sostituire in un’unica operazione tutte le occorrenze della parola cercata selezionando il pulsante Sostituisci tutti.

NB : Le opzioni Trova e Sostituisci sono utilissime per correggere un errore che si ripete in tutto il documento. Se avete sempre sbagliato a digitare un termine, per esempio, potete correggere tutti gli errori con una sola operazione: scrivete nella casella Trova il nome sbagliato e nella casella Sostituisci con il nome corretto, quindi fate clic sul pulsante Sostituisci tutto. Il termine sarà modificato in tutto il documento.

La terza scheda della finestra Trova, infine, contiene la voce vai a, che permette non solo di visualizzare determinati elementi all’interno del documento ma anche di spostarsi direttamente alla posizione nel testo dove è presente l’elemento.

Nella parte a sinistra della finestra si trova un menu in cui sono indicati tutti gli elementi che è possibile cercare (pagine, titoli, paragrafi, ecc.) e, nella parte destra, una casella in cui vanno inseriti altri criteri di ricerca, per esempio il numero della pagina che si vuole cercare o il livello di titolo.

Una volta impostati i criteri di ricerca basta selezionare il pulsante Vai e Word si posiziona direttamente nell’area del documento che corrisponde al criterio di ricerca.

Quando si inizia a scrivere con Word, il programma mostra un’impostazione e un carattere predefiniti. Si tratta però di impostazioni che possono essere ridefinite in base alle esigenze e ai gusti dell’utente, che può così personalizzare l’impostazione del documento.

Impaginare un documento con Word significa impostare tutti gli elementi che caratterizzano le pagine del documento. Innanzitutto, la delimitazione dei margini, che permette di stabilire quanto spazio deve occupare il testo scritto rispetto all’area del foglio.

In secondo luogo, la definizione del paragrafo, attraverso la quale si stabilisce, per esempio, quale distanza deve esserci tra una riga e l’altra del testo e se devono essere presenti dei rientri di riga all’inizio di un nuovo paragrafo.

Poi, scendendo sempre più nel dettaglio, si può passare a definire lo stile del testo scritto, il tipo di carattere utilizzato, la grandezza, ecc.

Se si definiscono i criteri di impaginazione prima di iniziare a scrivere, le impostazioni si attivano per tutto il testo, se invece si è già cominciato a scrivere ma si vuole cambiare qualcosa nell’impostazione grafica, è necessario selezionare l’area all’interno della quale apportare le modifiche e poi introdurre i nuovi canoni di impaginazione. Solo in questo modo, infatti, le modifiche vengono applicate anche al testo già scritto.

Per stabilire i margini del testo rispetto al foglio è necessario selezionare il menu File e scegliere la voce Imposta pagina, Word apre una finestra nella quale sono definiti i diversi parametri di impaginazione.

La prima scheda della finestra, Margini, permette di definire quanto spazio si vuole lasciare ai bordi del testo .

La finestra presenta cinque campi: i primi quattro, Superiore, Inferire, Destro e Sinistro, forniscono le dimensioni di ciascun margine secondo l’impaginazione predefinita.

Il quinto parametro è dedicato alla rilegatura. In alcuni casi, infatti, per esempio nelle tesi di laurea o negli appunti, i fogli stampati saranno uniti attraverso spirali o cuciture ed è quindi utile lasciare uno

spazio aggiuntivo sul lato interno o superiore del foglio, per far si che possa essere rilegato.

Il campo Rilegatura serve per aumentare lo spazio di un margine senza modificare la simmetria del testo rispetto alla pagina: se si aumenta il valore di un margine rispetto agli altri, infatti, la pagina viene centrata secondo valori asimmetrici e può risultare spostata verso destra o verso sinistra.

I menu si compongono man mano che se ne serve.

Office 2003 tiene conto del numero di volte che l’utente richiama un certo comando e “personalizza” i menu in modo che i comandi d’uso più frequente si trovino nell’area sempre visibile, e quindi facilmente a portata di mano, e quelli meno utilizzati siano spostati tra le voci da richiamare con il pulsante Altri comandi.

Meglio quindi impostare lo spazio per la rilegatura, che permette di lasciare inalterata la centratura del testo.

Nella scheda Margini si trova anche un riquadro, Distanza dal bordo, che permette di definire la distanza dal bordo della pagina di Intestazioni e Piè di pagina, spazi predefiniti che si trovano nella parte superiore o inferiore della pagina dove vengono inseriti elementi standard del documento, quali titoli del capitolo, il logo dell’azienda, ecc..

Una volta definiti i margini e gli altri criteri di impaginazione, è possibile decidere se applicare la formattazione impostata all’intero documento o solo a una parte definita del testo.

Nella finestra Imposta pagina, infatti, è presente per tutte le schede il menu a discesa Applica a, che permette di scegliere se applicare l’impostazione a tutto il documento oppure soltanto dal punto in cui ci si trova in poi. Se in precedenza è stata selezionata una parte di testo compare anche l’opzione Applica alla parte selezionata.

La seconda scheda della finestra Imposta pagina, Dimensioni, permette di definire le dimensioni e l’orientamento del foglio di stampa.

La cella Dimensione foglio presenta un menu a discesa dove sono visualizzati i formati di carta più diffusi a seconda della funzione e della nazione di utilizzo (in Italia di solito è A4). Se il tipo di foglio che si vuole

utilizzare per la stampa non è presente nell’elenco è possibile personalizzare le dimensioni utilizzando i pulsanti di incremento e decremento presenti nella finestra per definire esattamente la larghezza e la lunghezza del foglio. Attenzione alla stampante, però: il formato definito in Word deve corrispondere ai fogli di carta che verranno inseriti nel cassetto della stampante.

L’ultima opzione presente nella scheda, Orientamento, permette di stabilire l’orientamento del foglio. Attraverso i pulsanti di selezione esclusiva è possibile stabilire se esso dovrà essere posizionato in senso verticale o orizzontale.

NB : Di utilizza il termine landscape (paesaggio) per indicare l’orientamento orizzontale del foglio e porttrait (ritratto) per definire l’orientamento verticale.

NB : Nella scheda Layout della finestra Imposta pagina si trovano opzioni sofisticate per impostazioni delle pagine, per esempio la possibilità di inserire numeri di riga o impaginare il documento con dei bori: selezionando i relativi pulsanti si apriranno le finestre di dialogo che permettono di specificare i parametri per queste impostazioni

Buona parte della formattazione, cioè dell’aspetto attribuito al testo, avviene a livello di paragrafo: rientro del paragrafo, spaziatura tra le righe, tabulazioni, allineamento dei testi e così via.

Per impostare questi elementi fate clic sulla voce Paragrafo del menu Formato: Word apre una finestra di dialogo nelle quale sino visualizzate due schede. Rientri e spaziatura e Dimensione testo.

La scheda Rientri e Spaziatura permette di definire lo spazio tra le lettere e tra le righe del paragrafo, rientro di paragrafo e l’allineamento del testo.

La casella Allineamento contiene un menu a discesa dal quale è possibile scegliere l’allineamento a sinistra, a destra, centrato o giustificato. Di solito l’opzione più utilizzata è la giustificazione

del testo, che permette di ordinare il testo in modo che sia perfettamente allineato con i margini sinistro e destro del foglio.

Quando si seleziona questa funzione Word calcola per ogni riga lo spazio tra i caratteri presenti e li redispone in modo che le righe siano tutte della stessa larghezza.

NB : Dopo aver selezionato il testo è possibile scegliere l’allineamento preferito semplicemente facendo clic su uno dei pulsanti che si trovano nella barra degli strumenti Formattazione.

La casella Livello struttura, invece, permette di scegliere, da un menu a discesa, i livelli di testo da assegnare ai paragrafi del documento. I livelli non hanno rilievo grafico: si tratta di strumenti che permettono di ordinare e gestire in modo gerarchico i contenuti del testo.

La prima area della finestra chiamata Rientri, contiene diverse caselle per stabilire un margine di rientro, per la prima riga di ciascun paragrafo. Per introdurre il rientro basta fare clic sui pulsanti di incremento e decremento di ciascuna casella e continuare fino a quando si raggiunge il livello di rientro desiderato: di solito si usa non superare il mezzo centimetro. Il rientro più importante è quello del margine sinistro, ma è anche possibile applicare dei rientri a destra, o dei rientri sporgenti, utili quando si creano elenchi o bibliografie.

I rientri sporgenti permettono di creare una gerarchia ancora più articolata tra le parti del testo e di organizzare maggiormente la struttura visiva del documento. Per applicare un rientro sporgente è necessario selezionare la casella Speciale e scegliere dal menu a discesa la voce Sporgente.

La seconda area della finestra è chiamata Spaziatura e permette di introdurre degli spazi tra i diversi paragrafi e tra le righe all’interno di ciascun paragrafo.

Infatti, se nelle relazioni e nei documenti lunghi è maggiormente utilizzato il rientro di paragrafo per evidenziare i paragrafi, nelle lettere formali e nei documenti brevi si usa spaziare con una riga vuota i diversi paragrafi del testo. È possibile impostare questa opzione per l’intero documento modificando i valori delle caselle Prima e Dopo all’interno dell’area spaziatura: la casella Prima indica lo spazio da lasciare sopra ciascun paragrafo selezionato, mentre la casella Dopo imposta lo spazio tra un paragrafo e quello successivo.

La casella Interlinea, invece, non modifica solo la distanza tra i diversi paragrafi, ma si applica a tutte le righe del documento. Diversi tipi di documento richiedono impostazioni di interlinea differenti: se si vuole dare maggiore leggerezza al testo per facilitare la lettura di documenti lunghi, per esempio di relazioni, è utile aumentare il valore della spaziatura da quello di interlinea singola, che è il valore predefinito, a un valore superiore, per esempio interlinea 1,5 righe o addirittura interlinea doppia, cioè uno spazio di due righe vuote tra ciascuna riga di scrittura.

La terza area della finestra, infine, è l’Anteprima, che permette di avere una visione del testo formattato secondo i parametri inseriti.

Rientro Speciale

prima riga

Spaziatura prima 6pt

Interlinea Doppia

La seconda scheda della finestra Formato paragrafo, Distribuzione testo, serve per distribuire il modo razionale all’interno della pagina le righe dei paragrafi.

La caselle d’opzione Controlla righe isolate, per esempio, impedisce che l’ultima riga di un paragrafo venga stampata in una nuova pagina vuota, o che la prima riga di un paragrafo nuovo sia disposta alla fine della pagina.

La casella d’opzione Mantieni assieme le righe e Mantieni con il successivo permettono di impedire che il programma inserisca interruzioni di pagina all’interno di uno stesso paragrafo o tra due paragrafi selezionati, in modo da evitare che due paragrafi collegati così come un paragrafo e il suo titolo si vengano a trovare su due pagine differenti.

Un’ultima opzione da segnalare nella finestra Formato paragrafo è il pulsante Tabulazioni, che compare in basso su entrambe le schede della finestra.

Le tabulazioni sono posizioni predefinite all’interno del documento che aiutano ad allineare il testo.

Stabilire dei punti di tabulazione, quindi, consente di allineare e disporre in modo più preciso il testo sulla pagina.

Quando si fa clic su questo pulsante Word apre una finestra di dialogo che permette di gestire le tabulazioni, la stessa finestra che si può aprire selezionando la voce Tabulazioni del menu Formato. All’interno della finestra sono presenti comandi che permettono di specificare la misura della tabulazione e la distanza fra una tabulazione e all’atra.

Una volta impostate tutte le misure di tabulazione basta premere OK e all’interno del paragrafo selezionato sono inserire le tabulazioni impostate: ciò significa che è possibile posizionare il cursore di Word su ciascun punto di tabulazione il sequenza premendo di volta in volta il tasto TAB.

È possibile inserire e modificare le tabulazioni anche dalla finestra di lavoro, utilizzando il righello orizzontale. In questo caso bisogna fare clic sul pulsante di tabulazione posto a sinistra della Barra del righello; con un clic consecutivo è possibile scegliere il tipo di tabulazione che si vuole inserire, centrata, allineata a destra o a sinistra, oppure decimale.

Una volta scelto il tipo di tabulazione, per inserirla bisogna fare clic sul righello del punto in cui si vuole venga posizionata.

A questo punto la tabulazione è inserita ed è possibile vederne l’indicazione sul righello. Per togliere un’indicazione di tabulazione dal righello basta selezionarla con il mouse e trascinarla verso il bordo sinistro della pagina di Word.

NB : È possibile visualizzare il testo secondo la suddivisione in paragrafi selezionando il pulsante Mostra/Nascondi paragrafo nella barra degli strumenti. In questo modo Word evidenza gli spazi tra le singole lettere con un punto e gli spazi tra un paragrafo e l’altro con il segno di paragrafo. Quando si attiva questa opzione, inoltre, sono messi in evidenza tutti i segni di formattazione del documento.

L’aspetto del testo è determinato dal formato del carattere. È possibile scegliere il tipo di carattere (font), rendere più grandi o più piccoli le lettere, trasformarle in grassetto, corsivo o sottolineato.

NB : Si chiama Font l’insieme di lettere, numeri e simboli che formano un particolare carattere tipografico. I termini font e carattere tipografico sono utilizzati con lo stesso significato.

Di solito il font predefinito di Word è il Times New Roman, un carattere classico simile a quello utilizzato da molte riviste nei giornali.

Per modificarlo si possono scegliere due strade. La prima consiste nel selezionare il menu Formato dalla barra dei menu e fare clic sulla voce Carattere: Word

Apre una finestra per la modifica approfondita, completa di tutte le opzioni per rappresentare i caratteri. L’altro metodo, più veloce ma meno ricco d’opzioni, consiste nel lavorare direttamente sulla barra degli strumenti Formattazione, modificando il tipo di carattere nella casella Tipo di carattere e scegliendo la sua dimensione nella casella Dimensione carattere.

In questo caso è sufficiente selezionare il pulsante freccia posto a lato del menu a discesa a fare clic: compare la lista di tutti i tipi di caratteri, e ciascuna voce è visualizzata secondo l’impostazione grafica del carattere corrispondente, in modo da dare un’idea dell’effetto grafico prodotto dal carattere.

Una volta scelto il tipo di carattere che si vuole utilizzare, si deve selezionarlo: a questo punto si potrà scrivere del nuovo testo secondo il carattere scelto, o anche modificare l’impostazione di una porzione di testo precedentemente selezionato.

Se si apre la finestra Formato Carattere, invece, si può lavorare con tre schede: Tipo, Spaziatura e posizione ed Effetti testo.

La scheda Tipo permette di definire stili, dimensioni e caratteristiche del carattere.

Al suo interno sono presenti i menu a discesa per Tipo carattere, Stile e Dimensione, gli stessi disponibili nella barra degli strumenti Formattazione.

Selezionando il menu a discesa Tipo di carattere e scegliendo una delle voci elencate è

possibile vedere l’effetto grafico del carattere scelto nella finestra di anteprima.

Per mettere in evidenza determinate parole si può formattarle con il grassetto, il corsivo e il sottolineato, selezionando l’opzione nella casella Stile.

NB : Per modificare lo stile del testo risulta più comodo utilizzare i pulsanti Grassetto, Corsivo e Sottolineato posti sulla barra degli strumenti Formattazione: di solito, infatti, la formattazione in grassetto, corsivo o sottolineato riguarda brevi porzioni di testo, deve essere variata spesso e richiede pertanto un accesso rapido e agevola ai comandi.

Volendo è possibile anche utilizzare la combinazione di tasti CTRL+G (grassetto), CTRL+I (corsivo) oppure CTRL+S (sottolineato).

Nella finestra Tipo carattere è possibile modificare le dimensioni del carattere, colorare porzioni di testo, inserire sottolineature particolari per le singole parole o per intere porzioni di testo.

Inoltre, un lunga lista di caselle di opzioni permette di aggiungere effetti al testo, quali il rilievo o l’ombreggiatura.

NB : La dimensione o corpo dei caratteri è espressa in punti tipografici. La dimensione standard per una lettera commerciale è 12 punti. I testi di un quotidiano hanno in genere un corpo di 8-9 punti, mentre i titoli principali possono essere di 72 punti o più.

Spaziatura e posizione è la seconda scheda della finestra Formato carattere e permette di variare lo spazio tra i caratteri e la loro posizione rispetto alla riga immaginaria di scrittura

In particolare la casella Proporzioni consente di dilatare o restringere le proporzioni del testo rispetto alla grandezza normale.

La casella Spaziatura, invece, permette di introdurre maggiore o minore spazio tra i caratteri rispetto a quello previsto dal tipo di carattere usato.

Introducendo un diverso valore di spaziatura è quindi possibile modificare la distanza tra le singole lettere del testo.

Attraverso la casella Posizione, invece, è possibile variare la posizione della scrittura da quella normale dove essa è posta al centro della linea di scrittura, a quella di apice o pedice, dove invece i caratteri sono posti rispettivamente sopra o sotto tale riga.

Sia per la spaziatura sia la posizione dei caratteri Word propone comunque una valore predefinito, che è possibile modificare utilizzando i pulsanti d’incremento e decremento.

L’ultima scheda della finestra Formato carattere riguarda

Alcuni “effetti speciali” che è possibile attribuire al testo (Coriandoli, Luci di Las Vegas, Sfondo lampeggiante …) ma che non sono trasportabili sulla pagina stampata e saranno stampati come caratteri sottolineati o in corsivo.

Queste impostazioni grafiche possono servire per evidenziare in modo originale delle parti di testo che aiutino il lavoro di scrittura, o per costruire rudimentali prototipi di presentazioni multimediali o di pagine Web.

NB : Immaginate di avere un blocco di testo perfettamente formattato nel carattere, nelle dimensioni del carattere, nel tipo di stile e così via. Per creare un altro blocco di testo con lo stesso aspetto non è necessario ripetere tutta la procedura di formattazione: si può utilizzare il pulsante Copia formato (quello a forma di pennello che si trova a destra dell’icona Incolla) che si trova sulla barra degli strumenti Formattazione. Selezionando un blocco di testo che contiene la formattazione da utilizzare su un altro blocco di testo e fate clic sul pulsante Copia formato, il cursore del mouse si trasforma in un cursore a barra con un pennello a sinistra. Selezionate il testo che volete formattare: quando rilasciate il pulsante del mouse, Word attribuisce al testo le stesse caratteristiche di formattazione del primo blocco di testo.

Oltre a variare il carattere e grandezza, è possibile intervenire anche sul colore dei caratteri adattandolo ai propri gusti.

Per modificare il colore di una porzione di testo selezionatela con il mouse e utilizzate il pulsante Colora carattere, posizionato sulla barra degli strumenti Formattazione. Se si fa clic direttamente sul pulsante si applica il colore che appare nella sottolineatura della lettera A (l’ultimo colore utilizzato); per selezionare un carattere diverso fate clic sulla piccola freccia nera a lato del pulsante e scegliete il colore preferito dalla finestra di opzioni.

È anche possibile mettere in evidenza frasi e parole con un evidenziatore colorato, proprio come si fa quando si scrive o si legge un documento su carta. Per evidenziare il testo fate clic sul pulsante Evidenzia e poi selezionate con il mouse (il cui puntatore nel frattempo si è

Trasformato in un pennello) la parte di testo interessata. Per disattivare l’evidenziazione è sufficiente selezionare il testo e fare clic sulla casella Non presente che si trova tra le opzioni colori.

L’evidenziazione di parti di documento risulta molto utile quando si deve “passare” il documento ad altri utenti incaricati di correggerlo o controllarlo.

Per evidenziare parti di documento da stampare con una stampante monocromatica è consigliabile utilizzare un colore chiaro. Per modificare il colore dell’evidenziazione fate clic sulla freccia accanto al pulsante Evidenzia e selezionate il colore preferito.

È possibile visualizzare o nascondere l’evidenziazione, ma non il testo evidenziato, sullo schermo e nella stampa del documento scegliendo la voce Opzioni del menu Strumenti e selezionando o deselezionando la casella di controllo Testo evidenziato nella scheda Visualizza.

Gli elenchi sono un ottimo sistema per rappresentare in modo ordinato un insieme di elementi o per indicare una serie di passi da compiere in sequenza. Inoltre, sono molto semplici da realizzare.

Sulla barra degli strumenti Formattazione di Word, infatti, si trovano due pulsanti specifici che permettono di definire elenchi puntati(in cui un punto viene posto all’inizio di ogni voce) e numeri (in cui ogni voce è introdotta da un numero).

NB : Gli elenchi possono essere numerati o contrassegnati da marchiature grafiche, come puntini o motivi geometrici: Word offre una vasta gamma di indicatori per personalizzare il tipo di elenco che si vuole utilizzare. Per vedere i tipi di elenco a disposizione selezionare il menu Formato e fate clic sulla voce Elenchi puntati e numerati: Word apre una finestra dove

sono presentate le diverse soluzioni grafiche per risolvere l’impaginazione di elenchi e sottoelenchi in forma numerata o grafica.

La funzione Elenchi, oltre a permettere un’impaginazione più ordinata, consente l’aggiornamento automatico di un elenco numerato. Quando si aggiunge un nuovo elemento alla lista, infatti, non è necessario rinumerare tutte le voci: è sufficiente posizionarsi con il puntatore nel punto dove si vuole aggiungere l’elemento e inserirlo. Word aggiorna da solo tutto l’elenco secondo la nuova numerazione.

Se dopo aver creato un elenco volete tornare al testo normale, selezionatelo e fate di nuovo clic sul pulsante Elenco che avete utilizzato per realizzarlo: gli indicatori di elenco saranno cancellati.

Le intestazioni a piè di pagina e le note di pagina rappresentano elementi molto utili nell’impaginazione dei documenti formali, perché permettono di fornire al documento una “cornice” informativa che caratterizza ogni pagina.

Le intestazione, che possono contenere testo o immagini, sono poste sopra il margine superiore della pagina, mentre i piè di pagina occupano la spazio del margine inferiore.

Nelle intestazioni e nei piè di pagina si possono inserire diverse informazioni: per esempio, si può immettere la data del documento, il titolo del capitolo, il nome dell’autore o il logo dell’azienda che ha redatto.

Una volta inserite, le intestazioni e i piè di pagina si ripetono per tutte le pagine del documento. È però possibile scegliere di fare comparire elementi solo sulla prima pagina, come “copertina” di presentazione di tutto il testo, oppure, come spesso accade, su tutte le pagine ad eccezione della copertina. È anche possibile inserire intestazioni e piè di pagina diversi per le pagine pari e le pagine dispari, in caso di documenti affiancati, oppure differenziare l’intestazione da una sezione all’altra di uno stesso documento.

Per inserire questi elementi selezionate la voce Intestazione e piè di pagina del menu Visualizza. Word inserisce all’esterno dei margini superiori e inferiore della pagina due aree tratteggiate, nelle quali è possibile digitare il testo; inoltre, compare una barra di lavoro che permette di inserire elementi standard e numerazioni di pagine e di spostarsi tra le diverse intestazioni.

Inserisci numero di pagina

Inserisci numero di pagine

Formato pagine numeri

Inserisci dataInserisci ora

Imposta paginaAlterna intestazione a piè di pagina

Mostra precedente

Mostra successivo

Il pulsante Inserisci numero di pagina, per esempio, permette di inserire automaticamente nel piè di pagina o nell’intestazione il numero della pagina corrente, il secondo pulsante, invece, inserisce il numero di pagina relativo, indicando la posizione della pagina rispetto all’intero documento: per esempio, pagina 3 di 24.

I pulsanti Inserisci data e Inserisci ora inseriscono rispettivamente data e ora del documento. Gli altri pulsanti servono per definire lo stile di intestazione e piè di pagina, inserire dei bordi, variare l’intestazione in alcune parti del documento o spostarsi tra diversi elementi.

Word fornisce anche un glossario di elementi standard, a cui è possibile attingere nelle creazione delle proprie intestazioni e piè di pagina. Per visualizzarlo è sufficiente fare clic sul pulsante Inserisci voce di glossario.

Molto spesso, soprattutto nei documenti di tipo letterario e di studio, p necessario accompagnare alcune parti del documento con commenti, approfondimenti o riferimenti bibliografici. In questi casi, per non appesantire il testo o spezzare il discorso con impegnative divagazioni, si utilizzano le note a piè di pagina: si inseriscono a lato degli elementi che si vogliono approfondire dei segni di rimando e, alla fine della pagina o del documento, si può leggere il contenuto della nota alla quale il segno di rimando fa riferimento.

Per inserire una nota a piè di pagina selezionate la parola che volete commentare, aprite il menu Inserisci e fate clic su Note a piè di pagina . Word apre una finestra di dialogo che permette di scegliere il tipo di nota da utilizzare e anche il segno da inserire come rimando di nota (se fate clic sul pulsante Simbolo trovate una rassegna dei segni disponibili). Dopo aver scelto come impostare la nota, fate clic sul pulsante OK.

All’interno del documento apparirà un campo di testo in cui digitare il contenuto della nota.

Le note a piè i pagina sono ordinate in modo progressivo e si aggiornano automaticamente con il variare del testo: se, per esempio, si sposta una parte del testo contenente un rimando di nota in un’altra pagina, anche la nota viene spostata nella nuova posizione.

Per eliminare una nota a piè di pagina selezionate il corrispondente segno di rimando e cancellatelo. In questo modo il campo della nota è eliminato e, se necessario, viene aggiornato automaticamente la numerazione.

NB : A volte è necessario introdurre interruzioni tra una parte e l’altra del documento in modo da creare all’interno dello stesso file arre caratterizzate da layout distinti, per esempio con margini, stili, titoli, intestazioni e piè di pagina differenti.

Per introdurre un’interruzione selezionate il menu Inserisci e fate clic sulla voce Interruzione. Word apre una finestra di dialogo nella quale indicate il tipo d’interruzione desiderata: l’interruzione di pagina permette di lasciare delle righe vuote nella pagina e andare direttamente alla pagina successiva; le interruzioni di sezione, invece, memorizzano gli elementi di formattazione, quali margini, grandezza del carattere o rientri, e permettono di cambiare parametri di impaginazione all’interno dello stesso documento.

Sono disponibili quattro tipi d’Interruzione di sezione: all’interno della stessa pagina (l’opzione da scegliere è Continua), coincidenti con l’inizio di una nuova pagina (opzione Pagina successiva), oppure con la successiva pagina pari o dispari del documento (opzioni Pagina pari e Pagina dispari).

In alcune situazioni, per esempio nell’elaborazione di giornali o brochure, è necessario disporre il testo su più colonne.

Per sistemare il testo su più colonne bisogna selezionare la parte che si vuole modificare; se volete modificare tutto il documento aprite il menu Modifica e fate clic sulla voce Seleziona tutto.

Per impostare le colonne fate clic sul pulsante Colonne posto sulla barra degli strumenti e trascinate il mouse sulla finestra per definire il numero di colonne che volete creare, che va da un minimo di una a un massimo di quattro per pagina.

A questo punto il testo è stato suddiviso in colonne ed è possibile vedere i margini di ciascuna colonna sul righello orizzontale della videata. Le aree bianche del righello indicano gli spazi occupati dalle colonne, mentre le aree grigie rappresentano i margini di pagina, sia esterni sia tra le diverse colonne. I margini tra le diverse colonne si chiamano indicatori di colonna.

È possibile modificare i margini posizionando il mouse sul righello al confine tra l’area grigia e quella bianca: quando il cursore assume la forma di una freccia a doppia punta si devono trascinare gli indicatori di colonna per ingrandire o rimpicciolire la larghezza di ciascuna area.

Per applicare una formattazione più precisa aprite il menu Formato e scegliete l’opzione Colonne: Word apre una finestra dove è possibile decidere se variare in modo proporzionale la grandezza delle colonne, o

creare delle colonne più piccole delle altre per mettere in evidenza alcuni elementi della pagina.

Dalla finestra Formato colonne, inoltre, si può inserire una linea separatrice tra le diverse colonne della pagina.

Nell’impaginazione dei giornali di solito le unità di contenuto non sono disposte in modo compatto all’interno delle pagine, ma si articolano in maniera frammentata andando a formare un collage visivo su più pagine: così un brano che inizia in prima pagina prosegue in quarta e lascia spazio sulla pagina principale ad altri argomenti e notizie.

Word permette di realizzare in modo semplice impaginazioni di questo tipo utilizzando le caselle di testo.

Per prima cosa dovete costruire le caselle nelle pagine in cui volete sviluppare il testo. Immaginiamo, per esempio, l’articolo di una rivista scientifica che inizi in prima pagina, continui in terza e poi si concluda in ultima pagina con riferimenti bibliografici. In questo caso occorre creare tre caselle di testo nelle pagine indicate. Per creare caselle di testo selezionate il pulsante Casella di testo, posto sulla barra

di Disegno, oppure scegliete la voce Casella di testo del menu Inserisci: per disegnare la casella è sufficiente fare clic nel punto in cui si vuole inserire e trascinare il mouse fino a raggiungere la dimensione desiderata.

Una volta create le tre caselle di testo, è necessario “agganciarle” l’una con l’altra in modo che un testo che inizia nella prima possa poi continuare nella seconda e nella terza casella.

Per collegare le tre parti tra loro utilizzate il pulsante Collega caselle di testo, posto nella barra Casella degli strumenti.

Per collegare una casella di testo all’altra dovete fare clic sulla prima casella di testo e selezionare il pulsante Collega: il cursore del mouse si trasforma in una brocca che è possibile portare nella casella di testo da collegare; facendo clic sulla seconda casella, infatti, la brocca si riversa, indicando così che è stato creato un collegamento tra la prima e la seconda area, dove verrà riversato il contenuto testuale.

Per collegare la seconda alla terza casella si procede in modo analogo: fate clic sulla seconda casella in modo da selezionarla, e poi, dalla barra degli strumenti Casella, premete il pulsante Collega, quindi spostatevi sulla terza casella e fate di nuovo clic.

Con questo procedimento le tre caselle sono state collegate tra loro: se si copia un procedimento abbastanza lungo nella prima casella, si può osservare che esso continua anche nella seconda e nella terza, distribuendosi secondo le diverse caselle di testo indipendentemente dalle pagine in cui sono state collegate. Naturalmente questo sistema funziona solo all’interno dello stesso documento e tra caselle vuote.

Le caselle di testo presentano quasi tutte le caratteristiche delle cornici e offrono alcuni vantaggi supplementari. Oltre a permettere che il testo formi un brano continuo in punti diversi in un documento, infatti, le caselle di testo presentano altre funzionalità.

Per esempio è possibile formattarle con gli strumenti della barra del disegno, applicando effetti 3D, ombreggiature, stili e colori del bordo, riempimenti e sfondi. Oppure modificando l’orientamento del testo.

Word offre molti strumenti grafici per trasformare un semplice documento testuale in una composizione visiva articolata, ricca di testi, immagini e collegamenti ipertestuali ad altri documenti.

In un documento Word è possibile inserire due tipi di grafica: i disegni, che rappresentano oggetti interni a Word che possono essere costruiti e modificati con gli strumenti della barra di Disegno, e le immagini. Cioè file grafici esterni, creati con programmi di grafica.

Selezionando il menu Inserisci e scegliendo la voce Immagini è possibile consultare un elenco completo di tutti i tipi di file grafici inseribili in un documento Word: dalle scritte in WordArt ai grafici, dalle immagini ClipArt alle fotografie digitalizzate con lo scanner

Se la barra degli strumenti Disegno non appare nella finestra di lavoro di Word aprite il menu Visualizza, selezionate l’opzione Barra degli strumenti e fate clic sulla voce Disegno.

Una volta che gli strumenti di disegno sono disponibili nella finestra di Word, è possibile disegnare un’immagine.

Word permette sia di disegnare a “mano libera” sia di utilizzare strumenti per tracciare figure e forme predefinite, per costruire disegni più regolari.

Seleziona Oggetti

Ruota per gradi

Linea

Freccia

Rettangolo

Ovale

Casella di testo

WordArt

Inserisci ClipArt

Colore riempimento

Colore linea

Colore carattere

Stile linea

Stile tratteggio

Stile freccia

Ombreggiatura

3D

Selezionando la voce Forme, all’interno della barra Disegno, si apre un menu a discesa dove sono elencati i diversi tipi di forme disponibili.

Il pulsante Linee, per esempio, permette di tracciare linee e figure a mano libera; il pulsante Forme, invece, permette di aggiungere forme già predefinite al documento. Con i pulsanti Freccia è possibile disegnare frecce dalle forme più diverse, mentre lo strumento Collout costruisce delle cornici di testo, come nei fumetti, per commentare illustrazioni o introdurre commenti e note.

Il menu Forme presenta anche la voce Diagrammi di flusso, che permette di costruire diagrammi e mappe concettuali, utili nei testi di spiegazione e nelle presentazioni aziendali.ogni voce del menu Forme, poi, presenta a sua volta un sottomenu di opzioni.

Una volta scelto il tipo di forma che volete inserire, fate clic sulla corrispondente voce di menu: il cursore del mouse si trasforma in crocetta, indicando che in quel punto è possibile iniziare a disegnare una figura.

Per disegnare figure predefinite, per esempio, tenete premuto il pulsante sinistro e trascinate il cursore finché la figura non ha acquisito la dimensione desiderata: a quel punto rilasciate il pulsante del mouse e la forma risulta inserita nel testo.

Le linee a mano libera, invece, possiedono ciascuna una propria “tecnica di disegno”.

Per le linee e le frecce, per esempio, fate clic sul documento e iniziate a disegnare: una volta che si rilascia il puntatore la figura è conclusa e diviene un oggetto “chiuso”.

Per le linee curve, invece, è possibile definire con una serie di clic consecutivi i punti di curvatura della linea, per poi chiuderla con un doppio clic nel punto desiderato.

In ogni caso fare qualche prova è il modo migliore per comprendere rapidamente come utilizzare lo strumento di disegno selezionato.

Dopo aver costruito un disegno, è possibile spostarlo, cancellarlo o copiarlo selezionandolo con un clic del mouse. Facendo clic su di esso, infatti, Word evidenzia i contorni del disegno: significa che può essere cancellato premendo il tasto CANC, trascinato con il mouse in un’altra posizione del testo oppure modificato.

Per individuare in modo più semplice le aree di grafica rispetto a quelle di testo è possibile utilizzare il pulsante Seleziona oggetti. Questo strumento trasforma il puntatore in una freccia di selezione che consente di selezionare gli oggetti della finestra attiva. Per selezionare un solo oggetto è sufficiente fare clic sull’oggetto desiderato, mentre per selezionare più oggetti è necessario trascinare la freccia sugli oggetti.

Per modificare le dimensioni di un oggetto selezionato, posizionate il puntatore del mouse su uno dei vertici dell’immagine, che appaiono evidenziati: le cosiddette “maniglie”. A questo punto il puntatore cambia forma ed è possibile agire sul disegno trascinando il mouse per ingrandirlo, rimpicciolirlo o deformarlo. Di solito tenere premuto il tasto SHIFT mentre si effettuano operazioni di selezione sulle maniglie di un oggetto permette di ingrandire o rimpicciolire l’oggetto in maniera proporzionale evitando deformazioni indesiderate.

È anche possibile colorare il contorno dell’immagine e riempirne la sagoma con sfondi e colori.

Per colorare il contorno del disegno, una volta selezionata l’immagine, fate clic sul pulsante Colora linea.

Word apre una tavolozza di colori dalla quale è possibile scegliere la tonalità che si vuole utilizzare per i bordi.

Allo steso modo, facendo clic sul pulsante Colore riempimento, è possibile riempire con un colore o con dei sfondi particolari l’interno dell’oggetto grafico. Il pulsante Ombreggiatura, invece, permette di aggiungere un effetto ombreggiato all’immagine, mente il pulsante 3D costruisce una proiezione tridimensionale dell’oggetto.

NB : Quando s’inserisce un oggetto, esso viene posto “sopra” il testo e può coprirne delle parti.È possibile però spostare l’oggetto “sotto” la superficie del testo, in modo che compaia come sfondo del documento.Per farlo, selezionate l’oggetto disegnatelo e fate clic sul pulsante Disegno, posto sulla barra di disegno.

Word apre un menu di opzioni che permettono di modificare il disegno, per esempio ruotandolo, capovolgendolo o modificandone il livello di profondità del documento.

La voce Ordine, per esempio, permette di portare il disegno in primo piano o mandarlo in secondo piano, sia rispetto ad altri oggetti sia rispetto il testo del documento. All’interno di ogni sagoma disegnata, inoltre, è possibile aggiungere del testo. Per farlo selezionate l’immagine e fate clic con il pulsante destro del mouse: Word apre un menu di scelta rapida. Selezionate la voce Aggiungi testo compare all’interno dell’immagine un’area di testo nella quale è possibile iniziare a scrivere.

WordArt è un’applicazione che permette di inserire all’interno del documento Word elementi testuali trattati come grafica.

WordArt combina forme, colori e caratteri in un unico oggetto. Per inserire un elemento WordArt posizionatevi con il pulsante nell’area desiderata e fate clic sull’icona WordArt, situata sulla barra di disegno.

Il programma apre una finestra di dialogo in cui si trova una griglia di opzioni grafiche. Si possono realizzare, per esempio, testi ondulati, tridimensionali o disposti in senso verticale.

Se selezionate una delle opzioni e fate clic su OK il programma apre la finestra Modifica testo WordArt, che permette di inserire il testo al quale si vuole applicare la grafica WordArt, nonché il tipo e le dimensioni di carattere che si vogliono adottare.

Una volta immessi tutti i parametri necessari fate clic su OK e Word inserisce la Word art nel punto selezionato.

NB : Il testo in WordArt è trattabile come un qualsiasi elemento di scrittura: per modificare il testo selezionato il pulsante Modifica testo sulla barra degli strumenti WordArt e digitate il nuovo testo nella apposita finestra

La WordArt è a tutti gli effetti un’immagine: per selezionarla posizionatevi con il puntatore sull’elemento in modo che la freccia si trasformi in croce e fate clic; per spostarla all’interno della pagina trascinatele con il mouse; per modificare il formato grafico, invece, fate clic (o doppio clic) sull’area interessata e aprite in tal modo la barra degli strumenti WordArt.

Selezionando il pulsante Formato WordArt, per esempio, potete modificare i colori di riempimento del carattere, oppure potete variare forma e ondulatoria del testo attraverso il pulsante Forma del testo.

Per ruotare il testo, invece, è sufficiente fare clic sul pulsante Ruota per gradi e trascinare un angolo dell’elemento nella direzione in cui di desidera ruotarlo.

come per le altre immagini inserite in Word, è possibile ingrandire o deformare l’oggetto posizionandosi sui quadratini bianchi del contorno e trascinandolo nella direzione desiderata.

Se, per esempio, ci si posiziona sul quadratino del lato inferiore dell’immagine e lo si trascina verso il basso, l’immagine viene deformata in lunghezza secondo la direttrice del movimento.

Se selezionatela voce Immagini del menu Inserisci (oppure premete il pulsante Inserisci immagine sulla barra di disegno) e fate clic sulla voce ClipArt, si apre la finestra ClipArt, da cui è possibile consultare un archivio di immagini, e nelle ultime versioni di Word anche di suoni e filmati, da aggiungere al testo.

Word 2003 ha migliorato le funzionalità ClipArt in modo da rendere più comoda la gestione e la ricerca delle immagini e da introdurre possibilità di scambio con il Web, attingendo risorse da siti Internet.

NB : Le immagini contenute nell’archivio ClipArt possono essere di tipo bitmap (per esempio .bmp, .gif, .jpg) o in formato metafile di Windows (.wmf).Le immagini bitmap, sono formate da una serie di punti che compongono forme e linee. Sono create utilizzando programmi di disegno, per esempio Microsoft Paint, oppure acquisendo un’immagine per mezzo di uno scanner. Le immagini bitmap non possono essere convertite in oggetti di disegno, ma è possibile modificarne le dimensioni e il colore o ritagliarle utilizzando i pulsanti della barra degli strumenti Immagine.

Il formato metafile di Windows, invece, indica che le immagini inserite nel testo possono essere trattate come disegni e modificate direttamente con gli strumenti di disegno di Word: è possibile, per esempio, scomporre tali immagini in più parti per spostarne alcuni pezzi o colorarli in modo diverso.

La scheda Immagini contiene disegni e fotografie nei formati grafici più diffusi (.bmp, .wmf, .jpg, .gif ecc.).

Le scheda Suoni raggruppa file audio in formato .wav , .mid o .au .

La scheda filmati, invece, può contenere sia video e animazioni, in forma .avi .mpeg e .mov, sia immagini gif animate, cioè le piccole animazioni che si vedono sulle pagine Web.

Per visionare tutte le categorie presenti basta cercare con la barra di scorrimento verticale all’interno della finestra: le diverse icone poste in sequenza rappresentano cartelle di immagini organizzate secondo i temi più disparati, quali animali, persone, divertimento, ecc..

È inoltre possibile aggiungere nuove categorie facendo clic sulla prima icona della lista, chiamata Nuova categoria: in questo modo si possono creare nuove cartelle dove inserire le immagini che non rientrano nelle categorie precedenti, o catalogare secondo personali criteri di ricerca le immagini già contenute.

Inseriamo come chiave di ricerca ad esempio: “Computer”

Facciamo click su vai o premiamo Invio da tastiera

Scegliamo la clipart dai risultati proposti, una volta scelta per inserirla possiamo: fare click con il sinistro sul riquadro della clipart o fare un click sulla freccia blu e da menu scegliere Inserisci

NB : Inserire immagini di un documento è molto utile e migliora l’aspetto della composizione: attenzione però a non appesantire con immagini troppo grandi il file in modo da renderlo poco gestibile e “pesante” in termini di memoria.

Se, per esempio, si deve lavorare per molto tempo su un documento, è preferibile aggiungere le immagini solo in fase finale, in modo da poter lavorare tranquillamente e scorrere il documento senza gli inevitabili rallentamenti dovuti alla presenza di oggetti nel testo.

Posizionandosi con il mouse su ciascuna icona è possibile visualizzare una breve descrizione dell’immagine e verificarne quanto “pesa” in termini di memoria.

Se fate clic sull’immagine, invece, si apre la barra dei pulsanti ClipArt, attraverso la quale è possibile inserire l’immagine all’interno del testo (con il pulsante Inserisci ClipArt), spostarla in un’altra cartella tematica o vederne un’anteprima.

Se fate clic sul pulsante Visualizza anteprima potete dare un’occhiata al file selezionato dall’archivio. Questa funzione permette di vedere un’immagine nelle dimensioni reali con le quali sarà inserita, ma è utile soprattutto nel caso di suoni e animazioni: in questi casi, infatti, Word lancia l’applicazione per far ascoltare l’audio o vedere il filmato video e permette di avere un’idea più completa del file che si vuole inserire.

Una volta finito di scrivere il documento e di impaginarlo secondo le proprie esigenza, dovete salvarlo in modo da poterlo riaprire e utilizzare nuovamente.

Per salvare un documento per la prima volta selezionate il menu File e fate clic sulla voce Salva. Word apre una finestra di dialogo nella quale si devono inserire tutte le indicazioni per l’archiviazione.

La barra dei percorsi permette di inserire il file nella cartella più utilizzate dagli applicativi Windows, per esempio la cartella Documenti o Preferiti. Se invece volete salvare il file in una cartella non contenuta nella barra dei percorsi, selezionate la casella Salva in e sfogliate le risorse del computer e la cartelle fino ad arrivare a quella desiderata.

NB : È possibile “forzare” Word ad aprire o a salvare un file in una cartella personale, anziché in Documenti, che è la cartella di default, cioè predefinita. Aprite il menu Strumenti, selezionate la voce Opzioni e fate clic sulla scheda Directory predefinite. Nella sezione Tipo di file selezionate la riga Documenti e fate clic su Modifica. Si aprirà una nuova finestra dove potete individuare e selezionare la vostra cartella. Da quel momento Word la utilizzerà automaticamente ogni volta che deve aprire o salvare un file.

Nel campo Nome è necessario digitare il nome che si vuole dare al documento: se si lascia vuoto questo campo Word inserisce automaticamente come nome la prima parola che compare nel documento. Nel campo Tipo file dovete specificare il tipo di formato da attribuire al documento: nel menu a discesa sono elencati tutti i tipi di formato testo sia per la versioni precedenti di Word, sia per programmi di scrittura diversi da Word.

Nella casella Tipo file è quindi necessario fare attenzione a selezionare la versione di Word nella quale si vuole salvare il documento: in questo modo si evita il rischio di non riuscire ad aprire il documento con una versione di Word meno recente.

Word utilizza particolari file, detti “convertitori” che permettono di convertire file creati con un’applicazione in file di formato diversi .

È possibile visionare una lista di tutti i convertitori disponibili aprendo la finestra Salva con nome del menu File. I convertitori installati con il programma, infatti, sono elencati nella casella Tipo file (HTML, Wodperfect per MS-DOS e Windows, Word per Macintosh, Rich Text Format, solo testo…).

NB : È possibile aggiungere nuovi convertitori per permettere al proprio programma di leggere altri tipi di file. Per chi utilizza la versione Word 6.0 e Word 97, per esempio, è possibile ottenere gratuitamente il convertitore Word 2003, che consente di leggere i documenti scritti con la nuova versione del programma.

Per ottenere il convertitore Word 2003 e altri tipi di convertitori gratuitamente bisogna selezionare il menu “?” e fare clic sulla voce Office sul Web. Una volta connessi ad Internet, si accede al sito Microsoft Update; alla voce Microsoft Software Library è possibile trovare un elenco dei convertitori che si possono importare per migliorare le funzionalità di scambio del proprio programma.

Dopo aver completato un documento, il passo successivo e stamparlo. Ciò che appare sullo schermo di word, corrisponde a quello che ottenete in fase di stampa: di solito, però, mentre operate con il programma potete vedere soltanto una parte della pagina. Per vedere una pagina intera selezionate Anteprima di stampa dal menu File oppure fate clic sull’omonimo pulsante nella barra degli strumenti standard. L’Anteprima di stampa è molto utile per verificare l’aspetto di un documento prima di stamparlo, per esempio per controllare se i margini sono allineati nel modo corretto e si i numeri di pagina appaiono al punto giusto.

Una volta aperta l’Anteprima Word mostrerà il vostro documento in piccolo e visualizzerà il cursore sottoforma di lente

d’ingrandimento. Posizionate la lente sul documento e fate clic per visualizzare il documento nelle sue dimensioni reali. Per chiudere l’Anteprima fate clic su Chiudi.

Per stampare il documento utilizzate il comando Stampa del menu File oppure premete la combinazione di tasti CTRL+MAIUSC+F12.

Word aprirà la finestra di dialogo Stampa, che vi permette di scegliere la stampante a cui collegarvi, le pagine da stampare, il numero di copie e eventuali altre opzioni, per esempio la stampa dei commenti aggiunti al documento.

Per fare più in fetta potete fare clic direttamente sul pulsante Stampa nella barra degli strumenti Standard, ma in questo caso Word inizia a stampare immediatamente il documento, saltando la finestra di dialogo Stampa, e quindi non potete selezionare pagine specifiche e o un determinato numero di copie da stampare.

Una volta che si è finito di scrivere il proprio testo è necessario rileggerlo per verificare se ci sono imprecisioni, parole ripetute o refusi, ovvero errori di digitazione.

Word offre una serie di strumenti che aiutano a controllare l’ortografia e la grammatica del testo e a correggere gli errori sia in fase di stesura sia successivamente, durante la revisione del documento.

Mentre si scrive il testo, infatti, Word sottolinea le parole che presentano dei problemi ortografici con una linea ondulata rossa e segna con una linea verde le imprecisioni grammaticali.

Non sempre questi strumenti sono graditi a chi scrive, soprattutto perché possono disturbare la leggibilità del testo e confondere

l’utente. È possibile iniziare a scrivere e attivare i correttori solo in fase finale, quando si rilegge il tutto per correggerlo. Per attivare o disattivare gli strumenti di correzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Opzioni.

Word apre una finestra che permette di personalizzare le funzioni di correzione del testo o la presenza di suggerimenti in linea. Dalla finestra Opzioni selezionate la scheda Ortografia e grammatica e scegliete le caselle d’opzione che desiderate attivare.

Se si mette un segno di spunta nella casella Controllo ortografico durante la digitazione, Ignora parole maiuscole, Ignora parole con numeri, Ignora percorsi Internet e percorsi file, per esempio, si attiva il correttore automatico durante la digitazione, ma si escludono dalla correzione di alcune categorie di parole (le parole con i numeri, le parole maiuscole, gli indirizzi Internet o di file).

Gli errori individuati dal correttore possono essere rivisti “a mano”, oppure si può ricorrere ai suggerimenti di Word. Per utilizzare gli strumenti di correzione di Word selezionate la parole o la frase sottolineata dal correttore e fate clic con il pulsante destro del mouse.

Il programma apre una finestra di dialogo a lato della parole, in cui sono presentati i suggerimenti di Word ed eventuali sinonimi con i quali è possibile sostituire la parola.

È possibile anche sostituire direttamente l’elemento sbagliato con una delle opzioni suggerite da Word: per farlo, selezionate dalla finestra di dialogo il suggerimento che si volete accogliere e fate clic: il testo è corretto secondo l’indicazione scelta.

NB : È possibile attivare una correzione automatica del testo, in modo che Word modifichi automaticamente durante la battitura i termini che presenteranno anomalie grammaticali.

L’affidabilità di questo sistema non è ancora completa: a volte, infatti, vengono “corrette” parole esatte, ma che il computer non è in grado di comprendere o riconoscere. Spesso, comunque, la correzione si rivela un risparmio di tempo.

Per attivare questa funzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Correzione automatica. Word apre una finestra dalla quale è possibile attivare la funzione di correzione durante la digitazione e anche inserire una lista di errori che si compiono di frequente e che si vogliono correggere in modo automatico.

Se selezionate la casella di controllo Sostituisci il testo durante la digitazione, infatti, si attivano in basso i campi Sostituisci e Con. È così possibile inserire nel campo Sostituisci le voci che si sbagliano più frequentemente e nel campo Con i termini sostitutivi degli errori.

Correggere durante la fase di scrittura aiuta a tenere sotto controllo il testo, ma può anche risultare dispersivo e frammentare il processo creativo.

Molti preferiscono tenere separati il momento della scrittura da quello della correzione, ed effettuare le revisioni tutte insieme nella fase finale.

Word, permette anche di effettuare una lettura selettiva del documento, fermandosi solo sulle parti ambigue dal punto di vista grammaticale o ortografico.

Per “saltare” da un errore all’altro selezionate un elemento segnalato dal correttore e fate doppio clic sul pulsante Stato di ortografia e grammatica, posto sulla barra di stato: con un primo doppio clic Word apre una finestra di dialogo nella quale si visualizzano i suggerimenti ortografici, grammaticali o stilistici elaborati dal programma per quelle parole; con un secondo doppio clic si passa all’elemento successivo, “saltando” in un’altra parte del documento.

Dalla finestra di dialogo si può decidere di ignorare il suggerimento (selezionando l’opzione Ignora frase), o di accettarlo: in questo caso si deve fare clic su una delle opzioni con cui Word consiglia di sostituire l’errore.

Le stesi funzioni del pulsante Stato ortografia e grammatica sono accessibili dal menu Strumenti. Se selezionate la voce Controllo ortografia e grammatica, infatti, Word inizia a perlustrare il documento alla ricerca di errori. Quando incontra una parola sottolineata dal correttore, il programma apre una finestra di dialogo, analoga alla precedente ma con funzioni estese, dalla quale è possibile visualizzare i suggerimenti, accettarli o anche decidere di ignorare tutte le occorrenze di quest’errore all’interno del documento.

Anche gli strumenti di sillabazione permettono di rendere più accurata l’impaginazione del testo. Se in un testo giustificato la parola che non entra del tutto in una riga viene spostata in quella successiva lasciando larghi spazio vuoti, con la sillabazione le righe giustificate risultano omogenee e tutte uguali, migliorando l’aspetto della pagina.

Per attivare le funzioni di sillabazione aprite il menu Strumenti, fate clic sulla voce Lingua e selezionate l’opzione Sillabazione.

Word apre una finestra di dialogo nella quale è possibile decidere la parte del testo che si vuole sillabare, lo spazio massimo che si può lasciare tra la fine dell’ultima parola e il margine destro, e il limite massimo di “a capo” consecutivi che si possono effettuare nel testo.

Maggiore è lo spazio che si lascia tra il testo e il margine e minore sarà il numero di sillabazioni presente nel documento.

Se si lascia poco spazio dal margine, infatti, Word è costretto a “tagliare” un numero maggiore di parola che non rientrano nei limiti ma il testo risulta più allineato.

Oltre a scrivere testi ben impaginati e piacevoli dal punto di vista grafico, Word offre la possibilità di migliorare il processo di scrittura, semplificando alcune procedure e rendendo automaticamente le operazioni più ripetitive.

Gli stili definiscono l’aspetto dei vari elementi di testo di un documento, per esempio titoli, didascalie e corpo del testo.

Attraverso le funzioni di impostazione degli stili è possibile creare dei formati già preconfezionati: in questo modo non è necessario compiere ogni volta tutte le operazioni di impaginazione ma basta selezionare uno stile specifico e con un solo comando il programma attribuisce al testo l’insieme di caratteristiche desiderate.

NB: Uno stile è un insieme di caratteristiche di formattazione che possono essere applicate al testo di un documento per modificare rapidamente l’aspetto.

Se si desidera formattare il titolo di una relazione in modo da evidenziarlo, per esempio, invece di eseguire tre operazioni per formattare il titolo a 16 punti, con il carattere Arial e centrato, è possibile ottenere lo stesso risultato in un sol passaggio applicando lo stile Titolo.

Quando si comincia a scrivere un nuovo documento, esso risulta formattato secondo lo stile Normale, che rappresenta uno stile predefinito: questo stile prevede, per esempio, un tipo di carattere Times New Roman , una dimensione di 12 punti, un’interlinea singola e nessun rientro di paragrafo.

È possibile modificare uno stile utilizzando l’elenco Stile che si trova sulla barra degli strumenti Formattazione. Se fate clic sul pulsante freccia Word mostra un elenco degli stili che è possibile applicare al testo.

Molto utile, per esempio, è l’utilizzo degli stili per titoli: Word prevede ben nove stili differenti per titoli di livello diverso. Quando si costruiscono gerarchie di titoli molto articolate non è quindi necessario ricordarsi ogni volta la formattazione per il titolo di livello 4, ma basta selezionare questa voce tra gli stili disponibili perché il testo selezionato assuma tutte le caratteristiche previste per quel tipo di titolo.

L’elenco Stile visualizza gli stili principali. Nella finestra di dialogo Stile, che si apre scegliendo il comando Stile dal menu Formato, potete vedere tutti gli stili disponibili: dagli stili per gli elenchi alle didascalie, dagli indirizzi Web ad altri elementi speciali del testo.

Per applicare velocemente uno stile,selezionate le parole o il paragrafo che volete modificare e scegliete uno stile nell’elenco Stile.

È possibile modificare le impostazioni di uno stile o crearne uno nuovo, che utilizza caratteristiche proprie. Per modificare uno stile predefinito selezionatelo nella finestra Stili e fate clic sul pulsante Modifica: Word apre la finestra Modifica stile, dalla quale è possibile cambiare le caratteristiche dello stile selezionato.

Per modificare gli attributi dello stile, per esempio il tipo di carattere o la numerazione, fate clic sul pulsante Formato, selezionate l’attributo da cambiare e poi fate clic su OK per attivare le nuove impostazioni.

Per utilizzare lo stile modificato con i nuovi documenti basati sullo stesso modello, bisogna selezionare la casella di controllo Aggiungi al modello. Lo stile modificato verrà aggiunto al modello applicato al documento attivo. È inoltre possibile creare dei nuovi stili da applicare al testo: per esempio, si può creare uno stile specifico da utilizzare per le lettere private, un altro per le note e i commenti ecc.: in tal caso si crea un archivio di stili preconfezionati che possibile “indossare” nelle diverse occasioni di scrittura.

Per creare un nuovo stile fate clic sul pulsante Nuovo della finestra Stile. Word apre una finestra, simile a quella per la modifica degli stili, attraverso la quale si possono introdurre opzioni necessarie per definire il formato del paragrafo,

l’allineamento del testo e tutti gli altri parametri relativi al nuovo stile creato.

NB : Per copiare rapidamente gli stili di caratteri e paragrafi è possibile utilizzare lo strumento Copia formato. Selezionate il testo con la formattazione che desiderate copiare, fate clic sul pulsante Copia formato e quindi selezionate il testo a cui volete applicare la formattazione. Per copiare in diversi punti la formattazione selezionata, fate doppio clic sul pulsante Copia formato. Al termine dell’operazione fate nuovamente clic sul pulsante o premete ESC.

Quando si fa clic sul comando Nuovo del menu File per creare un nuovo documento, Word chiede se si vuole utilizzare un foglio “bianco” oppure un modello preconfezionato, cioè un documento che contiene già dei parametri definiti di impaginazione.

L’uso di modelli risulta utile soprattutto nella scrittura di documenti formali, non solo perché rende le operazioni di impaginazione più rapide, ma anche perché fornisce suggerimenti di scrittura e formule di presentazione dei contenuti che non sempre si conoscono.

I modelli sono ordinati in una serie di cartelle a seconda del “genere” a cui appartengono. La cartella Generale, per esempio, permette di creare nuovi documenti sia come file di Word sia come pagine Web o messaggi di posta elettronica. La cartella

Pubblicazioni, invece contiene alcuni tipi di documenti , come pieghevoli, manuali o tesi di laurea, di solito destinati alla stampa e alla distribuzione.

La cartella Lettere e Fax raggruppa vari modelli per la composizione di lettere, buste e fax secondo diversi stili di scrittura.

NB : Word individua tre stili differenti: elegante, contemporaneo e professionale. Potete scegliere lo stile a voi più congeniale e variarlo a secondo le vostre esigenza. Lo stile elegante, per esempio, fornisce nell’impostazione di lettere e fax una grafica ariosa e dei caratteri leggeri, mentre lo stile contemporaneo presenta una maggiore aggressività grafica e tipografica, intesa a raggiungere un effetto comunicativo più diretto.

I modelli di documento, quindi, possiedono delle indicazioni su come devono essere strutturati i paragrafi (o le parti) del testo.

Il modello Curriculum, per esempio, è organizzato secondo una lista di voci standard che costituiscono l’elenco delle attività dell’utente, mentre il modello Tesi di laurea si struttura in aree diverse a seconda della funzione: un’area per la presentazione, una per il testo, un’area per la bibliografia, gli indici e i sommari.

Scegliendo la voce Microsoft sul Web dal menu “?” e facendo clic su software gratuito si ha accesso alla pagine on line della guida in cui è possibile trovare nuovi modelli di documenti resi disponibili da Microsoft.

Per creare un documento secondo un modello esistente fate doppio clic sull’icona corrispondente. Una volta aperto un modello e possibile iniziare a scrivere il testo seguendo le impostazioni fornite dal programma: sarà Word a dirvi che cosa digitare e in quale punto della pagina. Per comporre il documento posizionatevi con il cursore su ogni area della pagina, fate clic e seguite le istruzioni.

NB : Anche i modelli sono file di Word, e hanno estensione .DOT se si salva un documento in questo formato si crea un nuovo modello di documento che è possibile utilizzare successivamente.

Quando si lavora su documenti lunghi e articolati, è necessario organizzare il testo in modo gerarchico, suddividendolo in capitoli, paragrafi e sottoparagrafi, così da facilitare sia la scrittura e la lettura e comprensione del testo.

Word permette di controllare la struttura del testo attraverso lo strumento Visualizza struttura del menu Visualizza.

Se all’interno di un documento sono stati creati dei titoli di livelli differenti utilizzando gli stili di Titolo. Per esempio, attraverso la struttura Word permette di visualizzare questa gerarchia separando i titoli dal corpo del testo. La visualizzazione Struttura permette di controllare che l’organizzazione degli argomenti sia armonica e venga rispettata la gerarchia tra argomenti principali e secondari.

Quando si utilizza questa modalità di visualizzazione, inoltre, compare una barra degli strumenti che permette di navigare nella struttura del testo e, se necessario, di modificarla.

Alza di livello

Abbassa di livello

Abbassa a livello di corpo del testo

Sposta in altoSposta in basso

Comprimi

Espandi

Mostra titolo n°Visualizzazione

documento masterComprimi documenti secondari

Crea documento secondarioRimuovi documento secondario

Inserisci documento secondarioUnisci documento secondario

Dividi documento secondarioProteggi documento

Mostra tutti i titoliMostra formattazione

La serie di numeri posta sulla barra, per esempio, permette di visualizzare i diversi livelli di titolo: se selezionate il numero 1 potete osservare solo il titoli di primo livello, mentre se selezionate il numero 2 compaiono anche quelli di secondo livello e così via.

I titoli compaiono con un segno + a lato: questo significa che sono “espandibili” e che contengono al loro interno altri tutoli o testo. Facendo doppio clic sul titolo espandibile, si può osservare il testo del paragrafo o eventuali sottotitoli di livello inferiore.

Per “richiudere” il testo e tornare a visualizzarne solo lo scheletro è necessario fare di nuovo doppio clic sul titolo corrispondente.

Per espandere e comprimere il testo secondo i diversi livelli è possibile anche utilizzare i pulsanti + e – della barra degli strumenti. Il gruppo di pulsanti contrassegnato da frecce, invece, permette di modificare la struttura del testo. La freccia a sinistra “alza” il titolo di un livello, portandolo, per esempio, da titolo 2 a titolo 1, mentre la freccia s destra “abbassa” il livello dell’elemento. La doppia freccia porta invece l’elemento selezionato a livello del testo modificando i livelli del titolo, Word provvederà automaticamente a modificare lo stile dei titoli corrispondenti.

È anche possibile spostare un titolo e tutti gli elementi da esso dipendenti in un’altra posizione all’interno del testo: per farlo basta selezionare il titolo e trascinarlo all’interno della struttura fin nella posizione desiderata. La frecce su e giù, invece, permettono di spostare le unità base del testo, i paragrafi.

Nella visualizzazione struttura, infatti, ciascun paragrafo è contrassegnato da un quadratino a lato: selezionando un paragrafo e facendo clic sulla freccia su, per esempio, si sposta il paragrafo in alto di un unità. Selezionando il quadratino di un paragrafo e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, inoltre è possibile trascinare il paragrafo in un’altra posizione all’interno del testo, effettuando un taglia e incolla automatico. Una volta che si è finito di scrivere un testo molto articolato, è buona regola visualizzarne la struttura e controllare il ruolo degli elementi nel testo.

Le tabelle vi permettono di organizzare le informazioni in righe e colonne e possono esservi d’aiuto nella presentazione di dati o per disporre in modo ordinato immagini e testo.

I programmi di videoscrittura, infatti, possiedono minori funzionalità dei programmi di grafica e non permettono di posizionare immagini e testo dove si vuole, ma devono servirsi di griglie grafiche per sistemare gli elementi della pagina in modo flessibile. Le tabelle possono essere utili per migliorare l’impaginazione di documenti, soprattutto nel caso di pagine da pubblicare su Internet, e permettere l’allineamento di immagini e testo in modo da ottenere un layout regolare e uniforme.

Riga

Colonna

Le tabelle sono costituite da una serie di celle (o caselle) orizzontali e verticali: ogni fila di celle orizzontali forma un riga, mentre una serie di celle verticali costituisce una colonna.

Si possono disegnare

Tabella standard, dove la grandezza di righe e colonne mantiene un valore costante, e tabelle personalizzate, in cui alcune righe sono più grandi di altre, per mettere in maggiore risalto i contenuti.

Per costruire una tabella semplice aprite il menu Tabella e fate clic sulla voce Inserisci tabella: Word apre una finestra di dialogo nella quale è possibile specificare il numero di righe e di colonne che volete inserire; i bottoni si selezione esclusiva permettono di decidere se impostare una grandezza fissa per tutte le caselle oppure stabilire una grandezza variabile a seconda dei dati contenuti al loro interno.

Il pulsante Adatta alla pagina, invece, è specifico per i documenti che devono essere utilizzati sul Web: esso, infatti, permette di variare le dimensioni della tabella adattandole alla finestra del browser.

Con il pulsante Formattazione automatica potete scegliere diversi formati per le tabelle. Quando si seleziona questa opzione si apre un menu a discesa nel quale sono presentati diversi modelli e colori da utilizzare per migliorare l’aspetto della propria composizione.

Una volta impostati tutti i parametri

Desiderati, fate clic sul pulsante OK e la tabella sarà inserita nel punto in cui si trova il cursore. Per scrivere, inserire immagini o altri elementi in una cella è sufficiente posizionarsi con il puntatore all’interno di una cella e fare clic. Per spostarvi da una cella utilizzate i tasti freccia. Potete anche premere il tasto TAB per spostarvi di cella in cella sulla stessa riga e i tasti MAIUSC+TAB per spostarvi indietro (a sinistra) della riga.

Una volta costruita la tabella è facilmente modificabile e adattabile a diverse esigenze. È possibile, per esempio, modificare la grandezza delle celle: posizionatevi sui bordi della cella in modo che il cursore assuma la forma di una doppia freccia, fate clic, e tenendo premuto il pulsante del mouse, spostate il margine aumentando o diminuendo la grandezza di righe e colonne.

Se invece vi posizionate sul lato orizzontale o verticale di una cella il cursore assume la forma di una freccia nera: facendo clic con il pulsante destro del mouse si seleziona l’elemento e compare un menu a discesa. Attraverso le opzioni contenute nel menu è possibile compiere sull’elemento una serie d operazioni: si può tagliare la cella o suddividerla in più parti, oppure raggruppare più celle tra di loro. È anche possibile modificare la grafica dell’elemento, definendo un bordo o uno sfondo colorato, o disponendo il testo secondo un orientamento verticale.

Per spostare o ridimensionare l’intera tabella, invece, posizionatevi con il puntatore sulla freccia fino a quando con compaiono agli angoli i quadratini per la modifica.

Il quadratino di spostamento, è contrassegnato da una freccia a croce , permette di selezionare l’intera tabella per sostarla, tagliarla o cancellarla dal documento.

Il quadratino di ridimensionamento, invece, posto sul lato destro della tabella, permette di ridimensionare la tabella allo stesso modo di un’immagine o di un disegno.

Potete anche aggiungere o eliminare righe, colonne e celle, utilizzando le opzioni che si trovano nel menu Tabella.

Attraverso questi strumenti è quindi possibile variare gli elementi della tabella e personalizzarli secondo le proprie esigenze.

Nel caso di tabelle irregolari (cioè con righe e colonne di grandezza differenti) potreste però trovare più comodo utilizzare gli strumenti di disegno a mano libera.

Se selezionate la voce Disegna tabella del menu Tabella oppure fate clic sull’icona della tabella presente nella barra degli strumenti Standard, si apre la barra degli strumenti Tabelle e bordi, che permette di

Disegnare direttamente con il mouse righe e colonne di grandezza diversa. Per iniziare a disegnare utilizzate il tasto Disegna tabella, contrassegnato da una matita: il puntatore del mouse si trasforma in una matita.

Trascinando il mouse potete definire l’altezza e la larghezza delle tabelle. Dopo aver definito la “cornice”, passate all’interno: trascinate il mouse nel punto in cui volete tracciare una riga o una colonna e disegnatela.

Disegna tabellaGomma

Stile lineaSpessore riga

Colore bordoBordo esterno

Colore sfondo

Inserisci tabellaUnisci celle

Dividi celleAllinea

Ripartisci uniformemente righe

Somma automaticaOrdinamento decrescenteOrdinamento crescente

Modifica orientamento testo

Formattazione automatica tabellaRipartisci uniformemente colonne

Ripetete queste operazioni per un numero di volte necessario. Quando avete finito di disegnare le righe e le colonne premete ESC.il puntatore del mouse riprende la solita forma di I maiuscola: significa che potete fare clic all’interno di una cella e iniziare a digitare il testo.

Oltre a migliorare le prestazione dell tabelle, Word 2003 offre nuovi strumenti d’impaginazione per migliorare la loro disposizione nel foglio e integrarle meglio nella pagina.

È possibile sistemare la tabella in modo armonico con il testo del documento, posizionandola al centro della pagina in modo che sia incorniciata dal testo. Per farlo selezionate la tabella, premete il pulsante destro del mouse e fate clic sulla voce proprietà tabella.

Word apre una finestra di dialogo contenente diverse schede per la formattazione avanzata.

Scegliendo la scheda Tabella è possibile osservare le impostazioni di allineamento rispetto al testo e modificarle: se si utilizza la disposizione nel testo Ravvicinato è possibile posizionare il testo in modo contiguo rispetto alla tabella.

Se la tabella non vi serve più, potete disfarvene in due modi: eliminando solo il contenuto, lasciando le celle vuote e la formattazione inalterata, oppure cancellando l’intera tabella, contenuto compreso. Per eliminate solo il contenuto fate clic con il mouse in un punto qualsiasi della tabella, aprite il menu Tabella e fate clic su Seleziona/Tabella, quindi premete CANC. Per cancellare sia la tabella sia il suo contenuto, invece, fate clic con il mouse in un punto qualsiasi della tabella, aprite il menu Tabella e selezionate Elimina/Tabella. La tabella scomparirà.

Se avete scritto un documento di molte pagine che dovrà essere pubblicato, potrebbe essere risultare utile inserire indici e sommari, per fornire al lettore una mappa degli argomenti trattati e facilitare il reperimento delle informazioni.

Gli indici analitici consentono di organizzare il testo in base alle unità concettuali contenute al suo interno. Attraverso questi strumenti il lettore può sfogliare un elenco alfabetico di tutti gli argomenti affrontati e andare direttamente alla pagine in cui è trattato il tema che gli interessa.

Il sommario, invece, ordina gli argomenti in base alla loro successione nel documento e rappresenta un indice sequenziale delle pagine e dei diversi argomenti trattati.

Per costruire un indice analitico è necessario individuare nel testo le parole chiave che si vogliono far diventare voci dell’elenco. Per prima cosa, quindi, dovete leggere il testo alla ricerca delle parole che possono diventare rappresentative di un argomento o di una classe di argomenti..

Una volta individuata una parola chiave selezionatela e premete la combinazione di tasti ALT+MAIUSC+X: Word apre una finestra di dialogo per l’inserimento del termine come voce dell’indice.

È possibile introdurre la parole come voce principale e associare a essa come voce secondaria uno o più termini che trattano lo stesso argomento.

Attraverso l’opzione Riferimento incrociato presente nella finestra, inoltre, è possibile creare un

Rimando da una voce a un’altra all’interno dello stesso indice: nell’indice analitico si ottiene la voce Vedi, o Vedi anche, e si crea un collegamento a un altro argomento dell’indice. È una soluzione utile per evitare la creazione di voci ridondanti e riportare parole simili all’interno della stessa tematica.

Una volta conclusa l’individuazione della parola chiave, potete creare l’indice analitico: posizionatevi nel punto in cui volete inserirlo, aprite il menu Inserisci e selezionate la voce Indici e sommario.

Word apre una finestra di dialogo nella quale sono contenute le schede per la creazione di indici, sommari e indici delle figure.

Se selezionate la scheda Indici accedete alla finestra di creazione dell’indice e avete la possibilità di personalizzare l’impaginazione dell’elenco secondo le vostre esigenze.

Una volta definite le vostra impostazioni è sufficiente fare clic su OK e Word inserisce nel punto prefissato l’indice analitico delle voci.

Per costruire un sommario, invece , è necessario strutturare il testo in titoli e organizzare tutti gli elementi individuati in modo gerarchico. A questo scopo potete utilizzare l’elenco degli Stili sulla barra degli strumenti Formattazione. Oltre a stabilire uno stile coerente per ciascun tipo di titolo e aiutare l’utente a comporre una grafica ordinata, l’individuazione dei titoli, infatti, serve in fase finale alla costruzione del sommario.

Quando siete all’inizio di una relazione, per esempio, potete inserire un titolo e contrassegnarlo con l’indicazione Titolo 1; quindi organizzare i paragrafi successivi su di un livello gerarchico inferiore e formattarli con l’indicazione Titolo 2 e così via.

Conclusa la stesura del documento, potete costruire il sommario in cui sono indicati tutti i titoli dei capitoli, dei paragrafi e le ulteriori sottodivisioni del testo. Aprite il menu Inserisci, fate clic sulla voce Indici e Sommario e selezionate la scheda Sommario dalla finestra di dialogo.

La scheda permette di scegliere il tipo di impaginazione e lo stile che volete attribuire al vostro sommario. Una volta inseriti tutti i parametri desiderati fate clic sul pulsante OK.

In base all’indicazione

Dei titoli fornita dall’utente Word inserisce un sommario degli argomenti in cui a ogni voce è assegnato il numero di pagina corrispondente.

Questa modalità di costruzione del sommario è molto utile soprattutto per la sua possibilità di aggiornamento automatico: se si ritocca la struttura del testo aggiungendo o eliminando delle parti non è necessario modificare tutte le indicazioni di pagina nel sommario, perché esse saranno aggiornate dal computer.

NB : Una volta inserite le indicazioni di stile per ogni titolo del documento, è possibile ottenere, oltre al sommario automatico, anche una mappa del documento, che ne evidenzia la struttura. Questo strumento permette di visualizzare, sul alato destro della finestra di lavoro, uno schema riassuntivo del documento, in cui è presentata l’organizzazione dei titoli.

La struttura della mappa è simile a quella del sommario, con la differenza che la mappa è uno strumento dinamico attraverso il quale è possibile navigare all’interno del testo. Ogni voce, infatti, è un collegamento ipertestuale: facendo clic su di esso si può passare rapidamente a visualizzare, nella finestra di lavoro, la parte di testo corrispondente al titolo. Per aprire la mappa del documento selezionate il menu visualizza e fate clic sulla voce Mappa documento: Word mostra la mappa attiva, che è possibile ridimensionare a piacere. Per chiudere la finestra posizionatevi con il cursore sulla cornice fra le due finestre e fate doppio clic.

Avete una parola sulla punta della lingua ma non riuscite a ricordarvela? Provate a utilizzare il Thesaurus, il dizionario dei sinonimi e dei contrari fornito da Word. È uno strumento che può esservi di grande aiuto per scrivere con proprietà e ricchezza lessicale.

Nelle ultime versioni di Word le voci del Thesaurus sono notevolmente aumentate, fino a costituire uno strumento abbastanza completo per controllare il significato dei termini, confrontarlo con altri termini simili e, se necessario, sostituirlo con un sinonimo che appare più appropriato.

Le voci del Thesaurus, inoltre, sono ordinate in base alla diverse eccezioni che uno stesso termine può avere e permettono di verificare l’utilizzo più appropriato in base al

contesto.

Per attivare le funzioni del Thesaurus fate clic in un punto qualsiasi all’interno della parola che volete controllare e fate clic sulla voce Lingua/Thesaurus dal menu Strumenti.

Word apre la finestra di dialogo del Thesaurus: nel pannello di sinistra sono indicate la aree semantiche coperte dal termine selezionato, mentre nel pannello di destra si trovano i rispettivi

Sinonimi. Se selezionate uno di questi e fate clic su Cerca potete ottenere altri sinonimi.

Con il pulsante Sostituisci, invece, è possibile sostituire automaticamente il vecchio termine con il sinonimo selezionato.

NB : È possibile richiamare il Thesaurus anche con il menu di scelta rapida: selezionando la parola da controllare e fate clic con il pulsante destro. Word apre un menu d discesa in cui dovete scegliere la voce sinonimi: il menu si allargherà per includere tutti i sinonimi trovati per quella parola. Se non siete soddisfatti potete approfondire la ricerca selezionando l’ultima voce della finestra, Thesaurus, e e accedere alla finestra di dialogo del dizionario.

Se durante l’installazione sono stati caricati anche i dizionario di altre lingue, è possibile impostare il Thesaurus per cercare sinonimi e contrari in inglese, francese, o nella altre lingue utilizzate. In questo modo Thesaurus può diventare uno strumento prezioso non solo per arricchire a variare il testo in lingua madre, ma anche per verificare la correttezza nell’uso di parole straniere e per controllare i diversi significati e le sfumature racchiuse nella parole di altre lingue.

Word offre la possibilità di inserire note e commenti al testo, di evidenziare parti controverse e conservare sulla pagina i segni delle modifiche, in modo che altri utenti possano vedere ed esprimere il proprio parere.

Gli strumenti di revisione, contenuti in un’apposita barra degli strumenti, permettono di corredare il testo con gli interventi di più collaboratori che lavorano allo stesso documento.

Per aprire la barra degli strumenti Revisioni selezionate il menu Visualizza e fate clic su Barra degli strumenti/revisioni. Word visualizza una serie di pulsanti che permettono di inserire commenti e modificare testo ai commenti altrui.

Inserisci commento

Modifica commento

Commento precedente

Commento successivo

Elimina commentoRevisioni Modifica

precedente Modifica successiva

Accetta modifica

Rifiuta modifica Evidenzia

Crea attività Outlook

Salva revisione

Avvia destinatario

posta

Per inserire in un testo delle spiegazioni utili a chi dovrà revisionarlo, selezionate una parola o una frase a fate clic sul pulsante Inserisci commento. La parola si colorerà di giallo e si aprirà una finestra sulla parte bassa dello schermo: digitate lì le vostre indicazioni e fate clic sul pulsante Chiudi. Quando si passa con il mouse sopra la parole verrà visualizzato il commento con il nome dell’autore.

NB : Per aggiungere o modificare il nome o le iniziali inserite nei commenti fate clic su Opzioni nel menu Strumenti e selezionate la scheda Inf.Utente, quindi digitate il nome e le iniziali.

I commenti rappresentano un po’ delle note a margine, simili alle chiose dei commentatori medioevali: essi, infatti, rimangono ai margini del documento, senza influenzare la struttura complessiva del testo.

Altre revisioni, che lavorano sul documento, possono modificare i commenti inseriti o aggiungerne a loro volta. Attraverso il pulsante Modifica commento è possibile intervenire su una nota già scritta digitando il proprio testo in successione rispetto al commento precedente. Se si fa clic in un punto qualsiasi della parola commentata e si seleziona il pulsante Elimina commento, invece, si può cancellare un commento che non si ritiene più significativo.

Altri strumenti permettono di metter in evidenza le modifiche apportate in modo che i collaboratori possano vederle ed esprimere il proprio

giudizio. Si aprite il menu Strumenti e fate clic su Revisioni/Mostra revisioni, Word apre una finestra in cui sono presenti le diverse opzioni per visualizzare le revisioni. Selezionando la casella di controllo Tieni traccia delle revisioni è possibile modificare le visualizzazione del testo in modo da evidenziare le modifiche apportate al documento corrente e il nome del revisore. Se si cancella una parola, per esempio, essa non scompare dal foglio ma rimane barrata in rosso, in modo da essere visibile per ripensamenti o commenti di altri revisori.

NB : Per specificare il modo in cui volete contrassegnare il testo inserito, eliminatelo o modificato, scegliete Opzioni dal menu Strumenti, fate clic sulla scheda revisioni e selezionate le opzioni che preferite.

Per eliminare i segni di revisione, posizionatevi con il mouse sopra il segno, fate clic sul pulsante destro del mouse e selezionate Accetta modifica (o su Rifiuta modifica, se non si è d’accordo) dal menu di scelta rapida: i segni di revisioni scompaiono e il testo viene ripulito da ogni traccia di modifica.

I commenti possono essere stampati con il documento o separatamente. Nel primo caso selezionate File/Stampa, fate clic sul pulsante Opzioni nella finestra di dialogo e abilitate la casella Commenti. Per stampare i commenti a parte, invece, selezionate la voce Commenti dall’elenco Stampa di… Che si trova sempre nella finestra di dialogo Stampa.

Il lavoro collaborativo è utile in molte situazioni, ma ci sono anche casi in cui può essere necessario impedire che altri utenti leggano o modifichino i propri documenti.

È quindi necessario saper proteggere il proprio lavoro in modo che nessun altro possa vederlo.

Queste precauzioni sono particolarmente consigliate quando si scrivono documenti utilizzando computer pubblici, o anche sul luogo di lavoro. In questi casi l’utilizzo del computer da parte di molti utenti può esporre inavvertitamente il documento a sguardi indiscreti o a modifiche.

Per proteggere un documento elencate il menu File, scegliete Salva con Nome e fate clic sulla voce Strumenti/Opzioni generali… nel menu della

finestra di dialogo. Word

Apre un’altra finestra di dialogo nelle quale è possibile stabilire diverse opzioni per il salvataggio e la condivisione del file.

Nella casella Password di apertura e Password di modifica potete inserire delle password che identificano il documento.

In questo modo ogni volta che si vuole aprire il file comparirà una finestra di dialogo in cui è necessario inserire la password di apertura. Se poi si vogliono apportare delle modifiche al file, si dovrà superare un’altra protezione, l’inserimento della password di modifica.

Nell’utilizzare le password, però, bisogna fare molta attenzione a non perderle ed annotarle in qualche luogo sicuro.

Senza password, infatti, non è possibile, neanche per l’autore, recuperare un file protetto.

Le nuove funzionalità della versione 2003 hanno trasformato Word in un vero e proprio editor visuale di HTML, cioè un programma per la creazione di pagine Web che non richiede la conoscenza del misterioso HyperText Markup Language. Un’opportunità che può rilevarsi utile, vista la crescente diffusione di spazio libero sul Web offerto insieme con abbonamenti a Internet.

NB : Le pagine Web sono create utilizzando il linguaggio HTML 8HyperText Markup Language). È un linguaggio multipiattaforma (può essere utilizzato tra computer e sistemi operativi diversi) che permette d’integrare in un unico documento testi, immagini, suoni e collegarli attraverso collegamenti ipertestuali, i cosiddetti link. le unità minime di formattazione nel linguaggio HTML sono dette tag (marcature), si trovano tra un segno di minore e un segno di maggiore e servono a specificare le caratteristiche di formattazione da assegnare alle parole o alle lettere inserite tra i tag. Se, per esempio, si vuole associare alla parola titolo un effetto in grassetto (bold in inglese), si deve aprire il tag corrispondente prima della parola (il questo caso <B>) e, alla fine della parole, chiudere il tag ripetendolo con la barra verticale: la sequenza HTML è <B>titolo</B>

Per creare una pagina Web è possibile scegliere diverse procedure: si può utilizzare la modalità di creazione guidata, creare una pagina Web basata su un modello oppure salvare come pagine Web un documento di Word.

Quest’ultima è l’opzione più semplice: dopo aver aperto il documento di Word che volete convertire in una pagina Web selezionate il comando File/Salva come pagina Web. Apparirà la finestra di dialogo Salva con nome: a questo punto è sufficiente digitare un nome per il file nella casella Nome file e fare clic su Salva.

NB : Se create un documento Word da zero è consigliabile salvare il documento in formato .doc prima di salvarlo come pagina Web e assegnarli un nome diverso. In questo modo non rischiate di confondervi quando dovrete aprire l’uno o l’altra e, se volete condividere la vostra pagina con altri, potrete farlo sia con una versione Word sia con una versione Web.

Con la creazione guidata Pagina Web potete creare in modo semplice e rapido pagine Web anche molto elaborate, e perfino un sito completo. Scegliete il comando File/Nuovo, fate clic sulla scheda Pagine Web e selezionate l’icona Creazione guidata Pagine Web.

Vedrete apparire la finestra di dialogo Creazione guidata che, in cinque passaggi, fornisce tutte le indicazioni per costruire le pagine.

Dopo aver specificato il nome da assegnate al sito e il luogo in cui salvarlo, nel secondo passaggio vi sarà chiesto se utilizzare i frame, cioè le cornici in cui inserire il sommario con i collegamenti alle altre pagine, e quale disposizione devono avere sulle pagine (orizzontale o verticale).

La terza schermata permette di scegliere pagine Web già formattate con modelli visualizzabili in anteprima oppure pagine Web vuote da completare in seguito, ma anche inserire file esistenti, non necessariamente HTML. Se fate un errore in questa fase potete rimediare con la funzione Rimuovi file. Dopo aver deciso la composizione in pagine del sito, nel quarto messaggio potete rinominare le pagine inserite e modificarne l’ordine. L’ultimo passaggio permette di impostare l’aspetto grafico, scegliendo un tema che dia omogeneità agli elementi della pagina, un elemento di comunicazione molto importante troppo spesso ancora trascurato. Al termine facendo clic sul pulsante Fine si avvia la costruzione delle pagine predefinite.

Per creare una pagina Web attraverso un modello, invece, potete scegliere Pagina Web della scheda Generale delle finestra Nuovo per aprire una pagina Web vuota oppure fare clic sul modello su cui volete basare la vostra pagina nella scheda Pagine Web.

Queste sono le indicazioni generali. Proviamo a fare un esempio concreto: utilizzare Word per realizzare una pagina suddivisa in due cornici (frame), secondo uno dei layout più diffusi in rete, che contenga nel frame si sinistra un sommario indicativo delle sezioni in cui è organizzato il sito e in quella di destra un’immagine con del testo introduttivo di presentazione.

Aprite una nuova pagina Web vuota e visualizzate tutti gli strumenti per il Web offerti da Word selezionando Visualizza/barra degli strumenti/Web, Visualizza/barra degli strumenti/ Strumenti Web e Visualizza/Barra degli strumenti/Frame.

Quindi selezionate Nuovo Frame a sinistra dalla barra degli strumenti Frame. Al pagina apparirà suddivisa in due tramite un linea verticale che si visualizza al centro.

Fate clic con il mouse sulla linea e spostatela verso sinistra, in modo che il frame destro risulti più ampio. Nella parte sinistra potrete inserire un sommario, cioè un elenco di parole chiave alle quali sono associati del collegamenti che permettono di richiamare le pagine sulla destra, modificando la visualizzazione all’interno del frame destro.

Nella parte destra potete inserire un’immagine, preferibilmente in formato Gif o Jpeg, con il comando Inserisci Immagine. Facendo clic su questo comando si attiverà anche la barra degli strumenti per elaborare l’immagine, con gli strumenti utili per regolarne la luminosità e il contrasto, decidere la disposizione dell’eventuale testo attorno all’immagine e così via.

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Ricerca sul Web

Mostra solo barra degli strumenti Web

Modalità progettazioneProprietà

Microsoft Script Editor

Pulsante di opzioniArea testo

Casella di controlloCasella di testo

Reimposta Suono

Nascosto

Testo a scorrimentoPassword

Invia

FilmatoInvia con immagineCasella di riepilogo

Casella di riepilogo a discesa

I collegamenti ipertestuali, o link, sono gli elementi più caratteristici delle pagine Web. Quando fate clic su un collegamento nella finestra appare una parte diversa della stessa pagina Web o una pagina Web completamente nuova. I link possono essere testuali o grafici e il di solito appaiono di colore diverso rispetto al resto del testo e della grafica.

NB : Si definisce collegamento ipertestuale, o link, la connessione tra due parti di una pagina Web o tra due pagine Web. A volte i link sono chiamati “hyperlink” o “hotlink”

Con Word è possibile creare collegamenti sia interni sia esterni. Un collegamento interno permette al lettore di saltare da un punto all’altro della pagina Web, per esempio dall’inizio della pagina a un paragrafo che si trova alla fine. Per creare un collegamento interno dovete prima creare un segnalibro che dica al collegamento ipertestuale dove andare. Evidenziate il testo (o l’immagine) a cui si vuole che si arrivi facendo clic clic sul collegamento. Se volete che il collegamento porti porti in fondo alla pagina Web, per esempio, selezionate il testo (da una singola lettera a una parola) in fondo alla pagina. Selezionate Inserisci/Segnalibro, digitate il nome del vostro segnalibro nella figura di dialogo che appare e fate clic su Aggiungi.

Selezionate il testo o l’immagine grafica che volete trasformare in un collegamento

ipertestuale e quindi fate clic sul comando Inserisci/Collegamento ipertestuale o sull’analogo strumento che si trova sulla barra degli strumenti (in alternativa potete premere ALT+K).

Word apre la finestra di dialogo Inserisci collegamento ipertestuale: se fate clic sul pulsante Segnalibro vedrete apparire un’altra finestra, Seleziona posizione nel documento, che mostra la struttura del documento e i segnalibri inseriti. Fate clic sul nome del segnalibro che volete collegare e avrete creato un collegamento interno.

NB : Quando lavorate su una pagina Web utilizzate il layout Web, che si trova nel menu Visualizza: questo vi consentirà di non essere distratti dalla formattazione propria dei documenti Word, come le interruzioni di pagina, l’impostazione dei margini di stampa o altro e vedere la vostra pagina così come apparirebbe da Internet.

Se volete creare un collegamento esterno, cioè un collegamento che porta a un altro documento, file o pagina Web, dovete selezionare il testo da convertire in un collegamento e fare clic su Inserisci/Collegamento ipertestuale ( o sul pulsante relativo). Se il file a cui volete collegarvi è già esistente fate clic su file esistente o pagina Web nella casella Collega a e quindi individuate e selezionate il file con cui stabilire il collegamento.

Se invece volete creare un collegamento a una pagina che non è ancora stata realizzata, fate clic su Crea nuovo documento nella casella di gruppo Collega a e digitate

Il nome del nuovo file. È inoltre possibile specificare il percorso per il nuovo file e scegliere se aprirlo e modificarlo subito o in un secondo momento.

Se volete che al passaggio del mouse sul collegamento ipertestuale sia visualizzata una breve descrizione del collegamento, fate clic su Descrizione, quindi digitate il testo desiderato. Quando non si specifica una descrizione viene utilizzato come descrizione il percorso o l’indirizzo del file.

I collegamenti ipertestuali che non si vogliono più utilizzare possono essere cancellati facilmente: selezionate il collegamento , scegliete Inserisci/Collegamento ipertestuale e fate clic sul pulsante Rimuovi collegamento della finestra di dialogo Modifica collegamento ipertestuale. In alternativa potete fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Collegamenti ipertestuale/Rimuovi collegamento ipertestuale dal menu di scelta rapida.

NB : Se volete controllare la vostra pagina Web, selezionate Visualizza/HTML e vedrete la codifica HTML che definisce l’aspetto della pagina.

NB : Dopo aver creato le vostre pagine Web dovete caricarle su un server Web perché possano essere visualizzate nel Word Wide Web. Per ottenere le informazioni necessarie all’inserimento della vostra pagina nel Web dovete consultare il service che utilizzate per accedere a Internet.

Da Word, come dagli altri applicativi di Office, è possibile inviare direttamente il documento su cui si è lavorato tramite un e-mail, lo strumento di comunicazione più diffuso in Internet.

Se avete installato un programma per la posta elettronica, quale Microsoft Outlook, nella barra degli strumenti standard Word, in alto a sinistra, potete trovare un’icona che raffigura un biglietto e una busta aperta: è lo strumento Posta elettronica, che permette di inviare il contenuto del documento come testo del messaggio di posta.

Se fate clic su questa icona compare un’intestazione di posta elettronica, che permette di impostare le opzioni per la posta e inviare il documento: il documento viene inviato come allegato, ma diventa il corpo del messaggio di e-mail.

digitate l’indirizzo del destinatario e fate clic su Invia una copia. Da Word sarà inviata una copia del documento e l’intestazione di posta elettronica verrà chiusa. Nel frattempo sarà stato creato un e-mail nella cartella Posta in uscita del vostro programma di posta elettronica e l’invio del messaggio diventerà effettivo non appena vi collegherete a Internet. Il documento originale, tuttavia, resterà aperto, consentendovi di proseguire il lavoro.

NB : Date che Word invia il documento nel formato “universale” HTML, non occorre che il destinatario disponga di un apposito programma software per visualizzare il documento, ma soltanto di un programma di posta elettronica in grado di leggere i messaggi nel formato HTML, come Outlook, Netscape Communicator, Eudora ecc.. Inoltre il destinatario può facilmente intervenire sul documento via posta elettronica, modificando direttamente senza dover aprire un allegato.

Stampare un documento è una procedura molto semplice: se volete cimentarvi in operazioni più sofisticate provate a eseguire la stampa unione.

Si tratta di una funzionalità di Word che permette di creare modelli di stampa predefiniti, per esempio, lettere circolari, da completare ogni volta con dei dati specifici, per esempio indirizzi di singoli destinatari.

Nella stampa unione si unisce un documento Word, che contiene le informazioni destinate a restare invariate in tutte le stampe ( il documento principale) con un altro documento, definito origine dati, che contiene l’archivio con i dati specifici da utilizzare per ogni singola stampa. In questo modo si possono creare automaticamente serie di lettere, buste, etichette nelle quali variano solo le informazioni utilizzate come origine dati.

Se immaginiamo di realizzare una lettera commerciale da inviare a più destinatari contemporaneamente, per esempio, il documento principale sarebbe costituito dal corpo della lettera, mentre l’origine dei dati potrebbe essere rappresentata da una tabella di Word in cui sono raccolti i dati (nomi e indirizzi) dei destinatari.

Come documento origine dati è possibile utilizzare anche un database, un foglio elettronico, un elenco contatti di Microsoft Outlook. Si tratta di elementi più complessi, che permettono di archiviare maggiori quantità di informazioni e compiere anche ricerche specifiche sui dati inseriti.

Per utilizzare le funzioni di stampa unione, è necessario per prima cosa creare con Word il documento principale, per esempio una lettera, da utilizzare come modello di stampa.

Dopo aver preparato il documento, scegliete il comando Stampa unione dal menu Strumenti. Si aprirà la finestra di dialogo Prepara stampa unione: nella sezione Documento principale fate clic sul pulsante Crea, quindi su Lettere tipo e poi sul pulsante Finestra attiva.

Il documento attivo sarà convertito in documento principale per la stampa unione.

In questo modo è possibile passare al secondo punto della stampa unione e definire il documento che si vuole utilizzare come origine dati: selezionando il pulsante Dati nella finestra di dialogo, infatti, potete aprire il menu relativo e scegliere se creare una nuova origine dati oppure se utilizzare un file di origine dati già esistente.

Se scegliete la prima opzione sarete guidati nella creazione di una tabella di Word in cui si possono memorizzare nomi, indirizzi o altri dati. Nella finestra Nuova origine dati è presente una lista di campi standard da inserire nella tabella: potete eliminare i campi predefiniti, selezionandoli e premendo il pulsante Rimuovi, o aggiungere campi diversi, digitando il nome nella casella Nomi campo e premendo poi il pulsante Aggiungi.

Dopo aver specificato i campi desiderati per l’origine dati, fate clic su OK e salvate il documento creato.

Word aprirà una finestra di dialogo per avvertire che i campi della tabella creata sono vuoti: per compilare la tabella con i dati selezionate l’opzione Modifica origine dati. In questo modo potete riempire i campi della tabella creata con i dati che volete utilizzare per la stampa unione. Nella finestra Modulo dati, infatti, potete riempire i campi con le informazioni relative, compilando ogni campo della tabella e passando a quello successivo mediante il pulsante Nuovo. Dopo aver immesso i dati, potete visualizzare il documento creato facendo clic sul pulsante Origine, oppure salvarlo direttamente facendo clic su OK.

Se l’archivio da cui prelevate i dati è già disponibile, invece, dovete fare clic su Apri origine dati. Dopo averlo selezionato e aperto il file alla successiva richiesta di Word fate clic su modifica documento principale.

Il passaggio successivo alla preparazione del documento di origine dati, infatti, consiste nella modifica del documento principale, in modo che siano inseriti i campi unione, ovvero le aree all’interno del documento in cui andranno immesse le informazioni variabili prelevate dal database, per esempio nome e indirizzi.

NB : Un campo unione è un segnaposto, per esempio “Nome” o “Città”, per informazioni che saranno unite nel documento principale dell’origine dati. Il campo unione “Città”, per esempio, potrebbe diventare “Parigi”.

Per inserire un campo unione posizionatevi con il puntatore nel punto desiderato e fate clic, quindi selezionate il pulsante Inserisci campo unione nella barra degli strumenti Stampa unione; nel menu a discesa troverete elencati tutti i campi presenti nella tabella Word o nel documento scelto come origine dati: fate clic sul campo che volete inserire.

Una volta scelto il tipo di campo unione che si vuole inserire, per esempio Cognome, all’interno del documento viene inserita un’area

attiva: quest’area è in grado di prelevare le informazioni dal documento di origine dati e immetterle all’interno del documento principale: in questo modo ogni documento potrà contenere un Cognome di destinatario diverso.

Per evidenziare le informazioni unite è possibile formattare i campi unione, per esempio formattare in grassetto un indirizzo o utilizzare un tipo di carattere diverso per il nome e il cognome. Per formattare i campi uniti dovete formattare i campi uniti nel documento principale.

NB : Non formattate i dati direttamente nell’origine dati, in quanto la formattazione non verrà mantenuta dopo l’unione dei dati nel documento.

Selezionando il campo unione che corrisponde ai dati che volete formattare nel documento principale, scegliete Carattere dal menu Formato e quindi selezionate le opzioni desiderate.

NB : Se i campi unione vengono visualizzati tra parentesi graffe, per esempio {MERGEFIELD Città}, significa che al posto dei risultati dei campi vengono visualizzati i codici del campo. Non spaventatevi: il tipo di visualizzazione non influisce sul modo in cui dati saranno uniti al documento principale. Se tuttavia desiderate visualizzare i risultati dei campi unione, fate clic con il pulsante destro del mouse sul codice del campo unione, quindi scegliete Mostra/Nascondi codice campo dal menu di scelta rapida.

Dopo aver completato il documento principale con l’inserimento di tutti i campi unione, scegliere Salva con nome dal menu File. assegnate, un nome al file e fate clic su Salva.

NB : È possibile vedere l’effetto ottenuto dal documento principale unito ai dati del documento origine selezionando il pulsante Visualizza dati uniti, che si trova sulla barra degli strumenti Stampa unione. Al posto dei campi unione verranno visualizzate le informazioni contenute nel primo record dati. Per visualizzare le informazioni contenute in altri record fate clic sui pulsanti freccia sulla barra degli strumenti Stampa unione oppure digitate il numero di record nella casella Record specificato e premete INVIO.

Una volta definiti i campi unione nel documento principale, è possibile iniziare a produrre i documenti, unendo il modello creato con il file di origine dati: per unire i dati scegliete di nuovo il comando Stampa unione nel menu Strumenti e, nella finestra di dialogo Prepara stampa unione, fate clic sul pulsante Unisci in Unisci i dati al documento.

Word produce un nuovo documento, che assembla il documento principale ai dati relativi ai campi unione, prelevati dall’origine dati: le diverse pagine del documento contengono, infatti, ciascuna il modello di lettera definito, compilato con le informazioni provenienti da ciascun record, per esempio i nomi e gli indirizzi dei destinatari.

Per inviare le lettere personalizzate direttamente alla stampante scegliete Stampante dalla casella Unisci a, quindi fate clic su Unisci.

NB : La funzionalità di stampa unione permettono anche di ordinare i record di dati da inserire nel documento principale oppure selezionare soltanto insiemi specifici di dati da unire. Dopo aver impostato un documento principale, selezionato un’origine dati e inserito i campi unione nel documento principale, scegliete Stampa unione dal menu Strumenti. In Unisci i dati al documento, scegliete Opzioni query, quindi fate clic sulla scheda Ordina i record e selezionate almeno un campo di dati e quindi un tipo di ordinamento.

Il tipo d’ordinamento verrà memorizzato automaticamente nel documento principale con i criteri di selezione dei record.

Ogni volta che si apre il documento principale, i record di dati saranno recuperati e ordinati automaticamente in base alle opzioni specificate per la query.

Se invece volete selezionare record di dati specifici da un’origine dati, in Unisci i dati al documento dovete scegliere Opzioni query, quindi fare clic sulla scheda Filtra i record. Selezionando un campo di dati nella casella Campo e quindi un’espressione di confronto nella casella Criterio. Nella casella Valore digitate il testo o il numero con cui si desidera confrontare il contenuto del campo di dati.

Se, per esempio, volete selezionare esclusivamente i record di dati relativi a persone residenti a Milano, selezionate Città dalla casella Campo, scegliete Uguale a nella casella Criterio, quindi digitate Milano nella casella Valore. Per specificare più criteri di selezione, selezionate E oppure O per collegare i criteri desiderati e ripetere il passaggio precedente, dalla selezione del campo dati.

Le macro sono sequenze di operazioni che vengono “impacchettate” in un unico comando: con questo sistema è possibile procedere in modo più rapido nel lavoro, automatizzando le sequenze di comandi più ripetitive e quelle utilizzate più frequentemente.

Quando si registra una macro si crea un nuovo comando che racchiude una sequenza di azioni: se, per esempio, utilizzate spesso nei vostri documenti tabelle di dimensione e formato è possibile costruirle una volta sola e salvarle come una macro.

Ogni volta che vi servono le tabelle basterà richiamare le macro e Word 2003 la introdurrà automaticamente.

Per registrare una macro selezionate il menu Strumenti, fate clic sulla voce Macro e scegliete l’opzione Registra nuova macro.

Word apre una finestra di dialogo nella quale è possibile specificare i diversi parametri per la registrazione della macro.

Nella casella Nome macro digitate il nome da assegnare al comando (ricordatevi che non si possono utilizzare spazi bianchi, e il nome non deve contenere più di 90 caratteri). La casella Memorizza macro, invece, permette di assegnare la macro a uno

o più modelli di documento: in questo modo è possibile associare il nuovo comando solo ai tipi di documento in cui esso risulta veramente utile. Bella casella Descrizione, infine, inserite una descrizione della macro, che compare sulla barra di stato quando si passa con il mouse sul comando.

L’area Assegna macro a permette di scegliere un modo di attivazione rapida della nuova sequenza di comandi appena registrata: come pulsante in una barra degli strumenti, oppure associata a una combinazione di tasti.

Se si fa clic sull’opzione Barra degli strumenti il programma apre una finestra di dialogo con cui è possibile personalizzare i pulsanti di tutte le barre Word. Nell’area Comandi compare il nuovo pulsante per la macro creata: per posizionarlo su una delle barre selezionatelo e trascinatelo nel punto d’inserimento desiderato. In questo modo la macro sarà disponibile direttamente dalla finestra di lavoro.

Se invece si sceglie l’opzione Tastiera è possibile associare alla macro una combinazione di tasti: anche in questo caso Word apre la finestra per la personalizzazione dei comandi della tastiera.

Nella casella Comandi inserite la macro da associare ai tasti, mentre nella casella Nuova combinazione digitate la combinazione di tasti che volete utilizzare.

Se non si sceglie nessuna delle due opzioni, pulsanti e tastiera, la macro viene registrata all’interno del menu e sarà disponibile all’interno del menu Strumenti/Macro. Una volta stabiliti il nome e la descrizione della macro, nonché la sua collocazione, fate partire la registrazione selezionando il pulsante Chiudi.

Durante la fase di registrazione il cursore si trasforma in un registratore e Word visualizza la barra degli strumenti Interruzione Registrazione, con i pulsanti di pausa e fine registrazione.

Pausa Fine

registrazione

A questo punto dovete compiere le operazioni da includere nella macro: per esempio aprire una tabella, impostare il numero di righe e colonne e decidere il formato delle celle.

Concluse tutte le operazioni, fermate la registrazione premendo il pulsante Interrompi registrazione. Se nella sequenza ci sono operazioni che non volete includere nella macro potete sospendere la registrazione con il pulsante Pausa di registrazione e quindi riavviatela, quando lo desiderate, con il pulsante Riprendi registrazione.

Conclusa la registrazione la macro è pronta per essere utilizzata e sarà disponibile in tutti i modelli di documento in cui è stata registrata. Per eseguirla premete la combinazione di tasti o selezionate lo strumento a cui l’avete associata.

Per eliminare una macro esistente aprite il menu Strumenti e fate clic su Macro. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono presenti tutte le macro attive per quel tipo di documento; nella casella Macro in, inoltre è possibile visualizzare le macro che sono state registrate per altri tipi di documento.

Selezionate la macro che volete cancellare e fate clic sul pulsante Elimina: la macro non sarà più disponibile.

NB : Registrare una macro è un po’ come girare un piccolo film: non ci si possono permettere passaggi sbagliati.

Se durante la registrazione si effettuano degli errori e dei passaggi inutili, essi saranno inclusi nella macro e, di conseguenza, rallenteranno tutto lo svolgimento dell’operazione. È quindi consigliabile annotarsi un piccolo copione della sequenza di operazioni e delle finestre che si devono aprire, in modo da procedere a passo sicuro nella registrazione.

Se si registrano delle macro da utilizzare per interi modelli di documenti, bisogna fare attenzione a non includere tra le operazioni elementi specifici di un singolo documento, per esempio, delle immagini particolari o dei moduli di ricerca specifici.

Word permette anche di effettuare rilievi statistici sui propri documenti, monitorando, per esempio, il numero di parole scritte o il numero di battute.

Per effettuare un conteggio rapido selezionate il menu Strumenti e fate clic su Conteggio parole Word apre una finestra che fornisce il riepilogo del numero di pagine, di parole, di caratteri, di paragrafi e di righe scritte nel documento, o in una parte di esso precedentemente selezionata.

Questa funzione risulta molto utile quando si devono comporre documenti che non superino una certa lunghezza standard, per esempio articoli di giornale, per i quali vengono di solito fornite indicazioni precise sulla lunghezza.

Attraverso il conteggio dei caratteri è possibile tenere sotto controllo le dimensioni del proprio documento per calibrarne direttamente le dimensioni in fase di scrittura, senza che siano necessarie revisioni successive.

Per ottenere una panoramica più approfondita sulle statistiche del testo è possibile selezionare il menu File, fare clic sulla voce Proprietà e scegliere la scheda Statistiche.

In questo modo si visualizzano anche il numero di revisioni compiute sul documento e il tempo complessivi di apertura del file, dati che possono servire per capire la quantità di lavoro effettuata e per programmare il lavoro successivo.

FINE