Efficiënt vergaderen met ICT tools

Gene Vangampelaere – Howest @vangampelaere

Ingrediënten• SharePoint• Outlook• OneNote• Lync

Welke ICT tools zijn er nodig om op een efficiënte manier te vergaderen?

Voorbereiding• Opzetten van de SharePoint

vergaderwerkruimte.• Agendapunten verzamelen.•Werkdocumenten beschikbaar

maken.• Notities klaarzetten.• Vergaderverzoek versturen.

Stappen die je moet ondernemen voor de start van de vergadering.

Voorbereiding• 1 ruimte voor alle vergaderingen.• Agendapunten.• Aankondigingen (waarschuwing).• Documentbibliotheek• Notities

• demo

Opzetten van de SharePoint vergaderwerkruimte.

Eenma

lig

Voorbereiding• Aankondiging plaatsen.• Deelnemers agendapunten laten

ingeven.• Nummeren.• Status aanpassen.

• demo

Agendapunten verzamelen

Voorbereiding• Documenten opladen• Voorbereidende stukken• Bijkomende informatie• …

Werkdocumenten beschikbaar maken.

Voorbereiding• OneNote• Office 2010

• 1 notitieblok voor alle vergaderingen.• Nieuwe sectie voor elke

vergadering.• Nieuwe pagina per agendapunt.

• demo

Notities klaarzetten.

Voorbereiding• Link naar vergaderwerkruimte.• Link naar notities.

• demo

Vergaderverzoek versturen.

Bereiding

Bereiding• Notities nemen• Agendapunten verwerken

Stappen die je moet ondernemen tijdens de vergadering.

Bereiding• OneNote• Rich Text Editor

• demo

Notities nemen

Bereiding• Afhandelen• Verdagen

Agendapunten verwerken

AfwerkingStappen die je moet ondernemen na de vergadering.

0

Wat hebben we vandaag geleerd?

Wat hebben we vandaag geleerd?

• Eenmalig je werkomgeving klaarzetten.

1

Wat hebben we vandaag geleerd?

• Eenmalig je werkomgeving klaarzetten.• Agendapunten en documenten

verzamelen

2

Wat hebben we vandaag geleerd?

• Eenmalig je werkomgeving klaarzetten.• Agendapunten en documenten

verzamelen.• Notities nemen tijdens

vergadering.3