eContractorGovernança e compliance na cadeia de terceiros/fornecedores

O cenário atualComo é feita a gestão de terceiros na sua empresa? Essa pergunta não costuma ser respondida de forma satisfatória em boa parte do ambiente corporativo brasileiro. Um olhar mais atento pode revelar que, na verdade, muitas empresas não têm um controle efetivo de seus fornecedores – e, ao mesmo tempo, a continuidade de seus negócios depende de um número cada vez maior de terceiros.

Dentre as informações que precisam ser controladas, pode-se elencar a quantidade de fornecedores contratados; existência e vigência dos contratos; localidade, tipo e condições dos serviços prestados; áreas envolvidas no ciclo da contratação, gestão e renovação do serviço; aplicabilidade da IN 971 e a consequente retenção do INSS na cessão de mão de obra; responsabilidade solidária e/ou subsidiária etc.

Nesse cenário, também é possível notar a falta de obrigação acessória que reporte informações detalhadas relativas aos fornecedores de serviços. Para que ela esteja completa, é preciso acompanhar, ainda, números de notas fiscais, valor do serviço, base de cálculo, deduções legais e/ou contratuais, valores de retenção e recolhimento de INSS.

Controlar esse volume de dados já era uma tarefa essencial para a gestão dos negócios, mas talvez não tenha sido o foco de controle e gestão por esta tarefa não ter sido alvo de fiscalizações intensas no passado. Algumas empresas tomadoras de serviços concluíram que o custo para se realizar tal controle era muito alto diante da baixa assiduidade das fiscalizações ou do baixo volume de processos judiciais trabalhistas movidos por empregados terceirizados, arguindo responsabilidade solidária e/ou subsidiária do tomador de serviços.

Agora, com a implementação do eSocial, a criação de obrigação acessória específica para controlar essa informação e o aumento de fiscalização, inicia-se uma grande movimentação de conformidade, que também colocará em questão tópicos como a legalidade de terceirização e seu impacto, desempenho, governança, sustentabilidade, mitigação de riscos, e a necessidade de controlar e otimizar custos.

Como se preparar para essa realidade nova, urgente e complexa?

“Controlar esse volume de dados já era uma tarefa essencial para a gestão dos negócios. Agora, com a criação de obrigação acessória específica para controlar essa informação e o aumento de fiscalização, inicia-se uma grande movimentação de conformidade.”

O tamanho do desafio

Há 14,3 milhões de trabalhadores terceirizados no Brasil, representando 32,5% do total de profissionais com carteira assinada no País.(*)

790 mil empresas de serviços terceirizados são responsáveis pelo recolhimento anual de R$ 17,4 bilhõesde FGTS e R$ 43 bilhões de INSS. (*)

Anualmente, existem pouco mais de 300 mil processos recebidos no TST; desse montante, temos que aproximadamente 6% (ou pouco mais de 18 mil processos) referem-se a terceirização.(**)

Em 2014, o volume pago aos reclamantes foi da ordem de R$ 13 bilhões; o que, levando em consideração os dados de processos, pode indicar um desembolso de quase R$ 800 milhões relacionados a empregados terceirizados. (**)

R$ 10 bilhões é o quanto deve somar, entre aumento de arrecadação e corte de gastos, o pacote que o Governo Federal prepara envolvendo programas trabalhistas neste ano. Desse montante, R$ 2,6 bilhões viriam da formalização de 500 mil trabalhadores.(***)

Fontes: (*)Sindeprestem, (**)TST e (***)MTE.

Quais são os benefícios?Além de estar em conformidade, saiba o que a sua empresa ganha ao monitorar o compliance da mão de obra terceirizada e tornar o gerenciamento de terceiros mais efetivo.

• Mitigação e diminuição de passivo

• Responsabilidade subsidiária trabalhista

• Responsabilidade solidária previdenciária

• Compliance de obrigações acessórias

• Geração de indicadores para tomada de decisões (extensão de escopo, prazo etc.)

• Negociação e renegociação com fornecedores com base em performance

• Visibilidade sobre os tipos de fornecedores qualificados

• Garantia de cumprimento dos prazos e cláusulas contratuais

• Maior governança e controle interno sobre os serviços prestados por terceiros

• Controle de custos e eficiência, com possibilidade de reduções financeiras

• Gestão de desempenho das áreas envolvidas no ciclo de contratação de fornecedores

• Práticas de governança e sustentabilidade

O processo de adaptação a essa realidade de gestão efetiva de fornecedores inclui muitos desafios. O primeiro é romper com o processo manual e descentralizado usado por muitas empresas para coletar dados de terceiros – o que atrasa o processo e aumenta a chance de erros.

Para ajudar na gestão dessas informações, a EY desenvolveu a ferramenta eContractor. Customizável à realidade de cada empresa, a ferramenta possibilita o gerenciamento dos documentos e dos dados que cada fornecedor precisa enviar periodicamente ao contratante. O objetivo é evitar problemas futuros e mitigar a responsabilidade caso o terceiro venha a realizar infrações, mediante avaliação mensal de conformidade e envio de alertas sobre os potenciais riscos trabalhistas e previdenciários na gestão de fornecedores.

Como o eContractor atende às suas necessidadesPor meio do eContractor, o fornecedor selecionado no escopo de trabalho receberá, mensalmente, um e-mail para fazer o upload da sua documentação trabalhista e previdenciária.

Após o recebimento de todos os documentos e a consequente análise dos dados, os resultados são disponibilizados na ferramenta. É possível ter uma visão gerencial e estratégica da carteira de terceiros por meio de dashboards com indicadores de compliance e performance.

A EY pode ajudar

Carlos Antonaglia | Sócio carlos.a.antonaglia@br.ey.com +55 11 2573 4495

Tatiana Carmona | Diretora executiva tatiana.carmona@br.ey.com +55 11 2573 4495

Marcelo Godinho | Gerente sênior executivo marcelo.godinho@br.ey.com +55 11 2573 3491

Frederico H. God | Sócio-líderfrederico.h.god@br.ey.com+55 11 2573 4495

Adriana Lacombe | Diretora executiva adriana.lacombe@br.ey.com +55 11 2573 4495

Leonardo Biar | Gerente sênior executivo leonardo.biar@br.ey.com +55 21 3263 7255

Nossos contatos para Labor & Social Security:

Um processo efetivo para a gestão de terceirosResumidamente, conheça o plano de ação elaborado pela EY, etapa a etapa, para aprimorar a gestão de fornecedores na sua empresa.

Ajuste• Redefinir/Ajustar políticas,

normas e procedimentos para a gestão trabalhista e previdenciária de terceiros

Capacitação• Capacitar as áreas e os fornecedores

Gestão• Direcionar e monitorar o impacto

da nova política nos departamentos/ áreas envolvidas e nos fornecedores

• Analisar, validar e corrigir eventuais áreas e/ou fornecedores que não estejam de acordo com o novo padrão

• Formalizar os resultados e avaliar as informações em processos de tomada de decisão

Mapeamento• Mapear o número e o perfil de fornecedores

• Mapear o ciclo e a política de contratação, manutenção e renovação do serviço/contrato

Análise preliminar(fotografia da situação atual)• Homologação/Habilitação de fornecedores

EY Auditoria | Impostos | Transações Corporativas | Consultoria

Sobre a EY

A EY é líder global em serviços de Auditoria, Impostos, Transações Corporativas e Consultoria. Nossos insights e os serviços de qualidade que prestamos ajudam a criar confiança nos mercados de capitais e nas economias ao redor do mundo. Desenvolvemos líderes excepcionais que trabalham em equipe para cumprir nossos compromissos perante todas as partes interessadas. Com isso, desempenhamos papel fundamental na construção de um mundo de negócios melhor para nossas pessoas, nossos clientes e nossas comunidades.

No Brasil, a EY é a mais completa empresa de Auditoria, Impostos, Transações Corporativas e Consultoria, com 5.000 profissionais que dão suporte e atendimento a mais de 3.400 clientes de pequeno, médio e grande portes.

A EY Brasil é Apoiadora Oficial dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio 2016 e fornecedora exclusiva de serviços de Consultoria para o Comitê Organizador. O alinhamento dos valores do Movimento Olímpico e da EY foi decisivo nessa iniciativa.

EY refere-se à organização global e pode referir-se também a uma ou mais firmas-membro da Ernst & Young Global Limited (EYG), cada uma das quais é uma entidade legal independente. A Ernst & Young Global Limited, companhia privada constituída no Reino Unido e limitada por garantia, não presta serviços a clientes.

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