SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

CASTILLA LA MANCHA

Qué es DigitalClm

DigitalClm   es   una   empresa   castellano-­‐manchega   con   sede   en   Ciudad   Real   cuya  

finalidad   es   dar   servicios   de   consultoría   documental   a   las   dis9ntas   empresas,  

asociaciones  y  administraciones  de  Cas9lla  La  Mancha.  

A   través   de   los   diagnós9cos   de  DigitalClm   asesoramos   a   nuestros   clientes   sobre  

como   afrontar   tanto   proyectos   de   digitalización   de   documentación   (facturas,  

expedientes,   informes,   etc)   como   su   posterior   implementación   de   un   soGware   de    

ges$ón  documental  para  agilizar  su  trabajo  diario.

Razones

Disponer   de   un   elevado   número   de   documentos,   la   dificultad   en   su   consulta   y   el  

deterioro   producido   por   su   manipulación,   son   algunas   de   las   razones   que   hacen  

recomendable   la  digitalización   de   archivos,   además   de   la   seguridad,   reducción  de  

espacio,  economía  y  movilidad  de  la  información.

Desde  DigitalClm  consideramos  como  principales  razones  las  siguientes:  

1.Incrementar  el  acceso,  con  lo  que  ello  conlleva  en  ahorro  de  $empo  y  recursos.

2.Mejorar   la   infraestructura   técnica   información   puede   ser   compar9da   por   varias  

personas  a  la  vez  sin  tener  que  generar  costosos  duplicados,  además  del  incremento  

del  conocimiento  que  se  genera  en  la  empresa.  

3.Reducir   la   manipulación   y   el   uso   de   materiales   originales   frágiles   o   u9lizados  

intensivamente  y  crear  una  “copia  de  seguridad”  para  el  material  deteriorado  como  

libros  o  documentos  quebradizos.

Servicios

DigitalClm  apuesta  por  un  toda  una  serie  de  servicios  de  calidad  que  engloben  todos  

los   pasos   de   un  proyecto   de   digitalización   y   de   integración   en  sistemas   de   ges9ón  

documental,  Por  ello DigitalClm  ofrece  los  siguientes  servicios:

1.Servicios  de  Diagnós$co  Inicial.

2.Servicios  de  Digitalización  Cer$ficada  masiva  de  documentación  (digitalización  por  

medio  de  soGware  cer9ficado  por  AEAT)

3.Integración  de  la  documentación  en  sistemas  de  Ges$ón  Documental.

4.Custodia  y  destrucción  cer$ficada  de  documentación.

Diagnóstico Inicial

DigitalClm   antes   de   afrontar   cualquier   proyecto,   ofrece   un   servicio   de  

prediagnos9co   inicial,   en   el   cual   los   técnicos   de   DigitalClm de   forma   gratuita,  

valoran  los  dis9ntos  pasos  a  tomar  para  el  desarrollo  de  un  proyecto  de  digitalización  

documental  y  su  posible  integración  en  sistemas  de  ges$ón  documental.

Tras   este   diagnos9co   inicial,   DigitalClm   elabora   un   informe   donde   se   indican   las  

medidas   a   llevar  para  la  mejora  de   la  ges9ón  documental  diaria  de  su  empresa  y   la  

desconges9ón  de  sus  archivos.

Servicios de Digitalización Documental

Tras  el  diagnos9co  inicial,  DigitalClm  ofrece  el  servicio  de  Digitalización  masiva  de  la  

documentación  de  su  empresa  o  ins9tución.  

Por  medio    de  soDware  cer$ficado  por   la  AEAT   (Agencia  Tributaria)   y  escáneres  de  

digitalización  masiva,     conver9mos   toda   la   documentación  de   su   trabajo   día   a  día  

(albaranes,   presupuestos,   facturas,   expedientes,   etc)   en   ficheros   digitales   para    

facilitar  su  búsqueda  y  consulta.  

Esta  documentación  contable  digitalizada  se  puede  (según  soGware  disponible  por  su  

empresa)   integrar   con   sus     programas   de  ges9ón  empresarial  o   integrar   dentro  de  

sistemas  de  ges9ón  documental  que  agilizarán  el  trabajo  diario  de  su  empresa.

Software de Gestión

Documental

DigitalClm  ofrece  servicios  y  soGware  de  ges$ón  documental.  Estos  servicios  son  recomendables  

ante  las  siguientes  situaciones:

• ¿No  9enes  control  sobre  los  documentos?

• ¿Tienes  o  recibes  más  documentos  de  los  que  puedes  manejar?

• ¿Tienes  iden9ficados  los  9pos  de  documentos  y  todos  9enen  procedimientos  similares?

• ¿Pierdes  9empo  y  dinero  buscando  documentos?

• ¿Tienes   que   estar   pendiente   de   los   documentos   (fechas   de   expiración,   carpetas   donde   se  

ubican,  usuarios  que  pueden  acceder)?

• ¿Sabes  que  centralizando  los  procesos  y  el  almacén  de  la  información  mejorarías  tu  negocio?

• ¿Dedicas  9empo  a  la  realizar  acciones  sobre  los  documentos  que  son  siempre  las  mismas?

• ¿Necesitas  auditar  los  pasos  por  los  que  pasa  un  documento?

Si   la   repuesta   a   varias   de   estas   preguntas   es   afirma9va,   no   dudes,   contacta   con  DigitalClm   sin  

compromiso  y  estudiaremos  la  viabilidad  de  implementar  un  sistema  de  ges9ón  documental.

 

Custodia Documental

DigitalClm   ofrece   servicios   de   custodia   documental   y   destrucción   cer$ficada   de   su  

documentación.

Los  servicios  de  custodia  documental,  le  repercu9rán  en  su  empresa  de  la  siguiente  forma:

 

1-­‐Un  importante  ahorro  de  espacio  sin  perder  la  facilidad  de  consulta  de  su  información.

2-­‐Una   adecuada   conservación   de   sus   documentos   con   los   máximos   criterios   de   seguridad   y  

confidencialidad.

3-­‐Un  mayor  conocimiento  y  control  de  su  archivo.

Por   su   parte   con   los   servicios   de   destrucción   cer$ficada   podrá   destruir   de   una   manera   fiable  

cumpliendo  la  norma9va  de  la  Ley  de  protección  de  datos,  toda  aquella  documentación  que  ya  no  

es   necesaria  para  su  empresa  o   ins9tución,   liberando   igualmente   sus   archivos   de   documentación  

obsoleta.

SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

CASTILLA LA MANCHA

Teléfono: 926 100 356 / 650 959 395

Dirección: C/Camino Sancho Rey, 18, Bq 1, Esc 2, 1ºD

Email: hola@digitalclm.es