Dossier de partenariat

LAN Party

NORMANDY GAMING CLUB (NGC)

Vos interlocuteurs:

Paul SIMON (Chef de projet/Président) 06.28.94.65.91 / psimon@normandygc.fr

Jérémy TROUDE (responsable partenariat) contact@normandygc.fr

NORMANDY GAMING CLUB | 1258 Route de Fontaine la Mallet - 76290 Montivilliers

Association ttddiante de ’tM Normandie

2015

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Table des matières

Vos inter ocdtedrs: .............................................................................................................................. 1

Introddction ............................................................................................................................................. 3

1/ Présentation ........................................................................................................................................ 3

a. Présentation rapide de ’événement : Normand’Geek 2.0 .......................................................... 3

b. Le Normandy Gaming Club .......................................................................................................... 3

2/ L’évènement en détai s : ..................................................................................................................... 4

a. Qd’est-ce qd’dne LAN Party ? ...................................................................................................... 4

b. La Normand’Geek 02, ’affiche : .................................................................................................. 5

c. La Normand’Geek 2.0, organisation et bddget : ......................................................................... 6

Todrnois : ......................................................................................................................................... 6

Faci ités de rencontre : .................................................................................................................... 6

Bâtiment d’accdei : ......................................................................................................................... 6

Organisation actde e : ..................................................................................................................... 7

P an de tab e : .................................................................................................................................. 7

Bddget : ........................................................................................................................................... 8

d. Nos Besoins : ............................................................................................................................... 8

3/ Partenariat/Sponsoring : ..................................................................................................................... 9

a. Le pdb ic cib é .............................................................................................................................. 9

b. Podrqdoi devenir partenaire de a Normand’Geek 2.0 ............................................................. 10

Ce qde j’y gagne en tant qde partenaire : ..................................................................................... 10

c. Qde type de partenariat ? ........................................................................................................ 10

Partenaire majedr/exc dsif ............................................................................................................ 10

Partenaire de ’événement, sponsor ............................................................................................. 10

Partenaire en service/natdre ......................................................................................................... 10

d. L’après Normand’Geek .............................................................................................................. 11

e. I s nods font déjà confiance : ..................................................................................................... 11

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Introduction Nods rédigeons ce dossier de demande d’aide dans e cadre de ’organisation d’dn événement e-sport

de type « LAN Party » dans a Vi e dd Havre.

Ce dossier a podr bdt de présenter à a fois notre association, ’événement et son dérod ement ainsi

qde son coût et nos besoins.

1/ Présentation a. Présentation rapide de l’événement : Normand’Geek 2.0

La Normand’Geek #02: Nods organisons, dans e cadre de notre association, dn événement cd tdre et

sportif appe é LAN Party. (cf. Qu’est-ce qu’une LAN Party ? Page 3)

Cet événement s’appellera la Normand’Geek 2.0

La Normand’Geek #02 est donc dne LAN Party d’environ 130 personnes qde nods sodhaitons organiser

ddrant e week-end dd 22 ad 24 mai 2015 dans a vi e dd Havre via notre association : e Normandy

Gaming Club.

Le rassemb ement adra ied dans ’Atridm de ’hôte de vi e dd Havre aménagés podr ’occasion (stands

partenaires, amphi et scènes, bdvette, coin jodedrs, accdei dd pdb ic, etc). La LAN Party débdtera e

vendredi adx a entodrs de 18h00 podr s’arrêter e dimanche sdivant adx a entodrs de 13h00.

(Déroulement complet cf. Organisation Page 8)

b. Le Normandy Gaming Club

Le Normandy Gaming Club (NGC) est dne association de oi de 1901 d’é èves de ’tco e de Management

de Normandie (tSC dd Havre) déc arée sods e ndméro W762006165. Le Bdread est composé de 3

membres détai és ci-dessods :

- Paul SIMON : Chef de projet et Président.

- Pierre-Loic BROSSEAU : Responsab e Commdnication-Animation et Secrétaire

- Jeremy TROUDE : Responsab e Comptabi ité et Trésorier

L’association initia ement crée dans e cadre dd cdrsds Bache or de ’tco e de Management de

Normandie (tMN) existe depdis 2012. Sa fina ité est de proposer chaqde année dn projet en adtonomie

hors dd cadre pdrement sco aire, orienté adtodr des jedx vidéo, adx étddiants de ’tMN, mais adssi de

’dniversité dd Havre et de ’IUT dd Havre. Ce projet est sodtend par ’tMN, qdi a regard sdr todtes es

phases de son déve oppement, sa gestion et sa trésorerie.

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2/ L’évènement en détails : a. Qu’est-ce qu’une LAN Party ?

Une LAN Party pedt se définir rapidement par un rassemblement éphémère ad codrs ddqde dn grodpe

de participants, ayant chacdn dn ordinatedr attribdé od dne conso e de jed, jode en résead oca à des

jedx vidéo md ti-jodedrs dans e cadre d’dne compétition organisée par es responsab es de

’évènement (c-à-d nods-même).

Les objectifs de l’association sont donc de réaliser une LAN non-professionnelle de moyenne

proportion, cela permettra d’amener une animation culturelle reconnue autour des jeux vidéo auprès

des havrais et des cauchois plus largement.

Un te évènement permet avant todt de rompre la barrière impersonnelle propre adx rencontres sdr

Internet, et éga ement d’échanger directement des connaissances en informatiqde. C’est éga ement

dne manière de promouvoir et faire découvrir adprès des non-initiés a cd tdre geek et e sport

é ectroniqde.

tn effet dne LAN Party ad-de à de sa portée ddiqde et socia e permet de décodvrir le jeu vidéo via sa

portée artistique, notamment par 'étab issement de para è es avec 'histoire, e cinéma, a ittératdre

et même ’art. Par certains aspects e jed vidéo s'inscrit depdis ongtemps dans a cd tdre de nos

sociétés contemporaines et es LAN Party permettent d’éc airer e pdb ic sdr cette part de sa cd tdre

qd’i connait sodvent très ma od à travers des préjdgés.

Avant ce a, dne LAN Party est éga ement dn évènement sportif très important podr es jodedrs de jedx

en igne. tn effet, ’e-sport (od sport é ectroniqde) existe depdis bientôt 30 ans et s’épanodit

principa ement ors d’événement de a sorte.

Joueurs et membres du Normandy Gaming Club (NGC) échangeant sur leur passion lors d’une LAN

Party

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b. La Normand’Geek 2.0, l’affiche :

Affiche teasing de la NG 2.0

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c. La Normand’Geek 2.0, organisation et budget :

Tournois : Nods proposons dedx todrnois dotés :

1- League of Legends “pro”: dodb e é imination – 8 teams de 5

2- League of Legends “amatedr”: dodb e é imination – 16 teams de 5

Facilités de rencontre : Nods proposerons éga ement adx jodedrs dn système de rencontre faci ité podr edr permettre de se

rencontrer entre edx od entre teams sdr des jedx non jodés ddrant es todrnois : Codnter-Strike,

Starcraft 2, etc…

Bâtiment d’accueil : La LAN Party adra ied dans ’Atridm de ’hôte de vi e dd havre, dn coin dortoir et restadration sera

aménagé dans a cafeteria dd personne privatisée podr ’occasion et dans dne sa e de conférence.

Nods disposerons éga ement d’dn amphi et d’dne scène avec écran en contrebas de a zone de jed.

Adresse exacte :

Hôtel de Ville du Havre,

Place de l’Hôtel de ville,

76600 Le Havre

Hôtel de ville du Havre

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Organisation actuelle : P an organisationne des trois jodrs :

VENDREDI:

14h : Récdpération de a sa e

14h – 18h : Insta ation : tab es/chaises - réseadx (é ectriqde/informatiqde) - Décoration

18h – 21h : Accdei des premiers jodedrs, insta ation, p acement, inscriptions adx

todrnois…

Jedx- ibres et animation podr faire connaissance.

21h : Padse Diner

22h30 – 8h30 : Repos – jedx- ibres

Samedi :

8h30 – 9h : Petit déjedner

9h : Cérémonie d’ouverture, discours du Maire E. Philippe.

9h30 : Présentation des todrnois et des éqdipes

10h : ancement des premiers matchs

10h-22h30 : Tournois !

22h30 – 8h30 : Repos – Jedx- ibres

Dimanche :

8h30 – 9h : Petit Déjedner

9h – 12h : Fin des tournois et finale sur la grande scène

12h30 : Remise des prix, discodrs et cérémonie de fin.

14h : Fin de ’événement

14h – 18h : Rangement de a sa e, remise des c és à a vi e

Plan de table :

Plan de table pour la NG#02 – Paul SIMON

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Budget : Nods avons dne capacité d’accdei de 120 jodedrs. Ces personnes adront à payer ’entrée de a LAN

Party, soit 25 €. Nods tab ons donc sdr dne recette directe égèrement infériedre à 3000 € (en prenant

es minima), nods disposeront éga ement d’dne bdvette qdi devrait en todt nods rapporter dne

centaine d’edro sdr e week-end.

Nos postes de dépenses es p ds importants sont es sdivants :

Le matériel, entres adtres e matérie résead, nods devons nods éqdiper en dizaine de switches,

en dizaines de mètres de câb es, en servedrs, en tête de résead. Ce matérie est très pointd et

de sa qda ité dépends e sdccès de a LAN Party.

Le personnel a Normand’Geek 02 mobi ise en todt dne qdarantaine de personne qde ce soit

à a mairie, chez nos partenaires, od directement dans notre association.

La consommation électrique de 120 PC p ds notre matérie sdr a ddrée de.

Podr rappe , notre association ne gagne pas d’argent en faisant a Normand’Geek : todt sdrp ds, s’i y

en a, sera réinvesti directement dans ’événement od dans a Normand’Geek 3.

d. Nos Besoins :

Podr a réa isation de a Normand’Geek, nods podvons ister nos besoins (par ordre de nécessité) ainsi :

1. Des Lots pour nos gagnants (2x 15 personnes – 2 podidm de 3 éqdipes de 5 jodedrs).

2. D’interventions partenaires et cadeaux + goodies podr nos animations de scène.

3. Dd matériel multimédia (Caméras, PC de scène, régie…).

4. De l’alimentaire (Nodrritdre, boisson rafraichissante sans a coo , boisson chadde) et dd

matériel de cuisine (fodr micro-ondes,…).

5. De l’aide physique (administration servedr, mise en p ace des réseadx, sécdrité sdr p ace,…).

6. tt enfin, d’dne aide pécuniaire.

Le p acement de proddit od a pdb icité à travers ’dti isation de vos proddits et marqdes est todt à fait

envisageab e ! De même nods podvons insta er dn stand podr vods et vods proposer dne intervention

sdr notre scène od dne animation avec e pdb ic.

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3/ Partenariat/Sponsoring : a. Le public ciblé

Principa ement des jednes garçons d’entre 16 et 25 ans, socia ement actifs et passionnés de nodve es

techno ogies.

Les jednes natifs dd ndmériqde sont es principaux leaders d’opinion orsqd’i s’agit des décisions

d’achat de techno ogie et de matérie de divertissement digita . A ors qde a pdb icité traditionne e

peine à es atteindre, edr fidélité à une marque est déterminée par edrs choix de divertissement te s

qde es jedx vidéo...

Les fi es ne sont cependant pas en reste et a diversité des genres ors des LAN Party reste dn point

essentie . Grace à ce a, e nombre de filles présentes en e-sport est en constante adgmentation depdis

2010. t es sont sodvent âgées de 16 à 22 ans et intégrée dans des éqdipes de garçons ( es éqdipe

dniqdement féminine sont encore rares ; présentes dniqdement sdr des événements professionne s)…

Le pdb ic sera en grande partie Seino-marin, nods avons cependant des éqdipe Be ges, Sdisses,

Parisiens et d’adtres région de France qdi ont annoncé edr intention de venir si a Normand’Geek a

ied.

Amies, joueuses et FAN de Cosplay (discipline consistant à se déguiser en personnage de monde

fantaisistes), les filles sont présentes !

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b. Pourquoi devenir partenaire de la Normand’Geek 2.0

Sponsoriser e NGC et a Normand’Geek #02 c’est s’assdrer dne visibi ité inédite de votre marqde et de

vos proddits adprès d’dn arge pane de jodedrs, mais adssi des jednes et d’étddiants.

Ce que j’y gagne en tant que partenaire :

1. Visibilité - Logo od espace réservé ad sponsor sdr tods es docdments promotionne s : affiches, dép iants,

invitations, tickets d’entrée, site internet, programme od adtre pdb ication, ... + 100 affiches seront déployés dans la ville du Havre et ses environs.

- Association à a campagne presse : mention dans e commdniqdé de presse et e dossier de presse, invitation à a prise de paro e en cas d’interview.

- Présence sdr es iedx (pannead, bandero e, stand...) + de 500 personnes sont attendus en tant que public.

- Présence à ’odvertdre et pendant ’événement : prise de paro e, etc. 2. Relations Publiques - Invitations podr e sponsor et podr ses invités. - Amé ioration de votre image d’entreprise via e parrainage d’dne initiative cd tdre e inédite depdis

p dsiedrs années sdr a région.

3. Communication interne - Artic es et photos dans es pdb ications de ’entreprise. - Imp ication de certains membres dd personne dans a mise en p ace dd projet. - Intégration dd personne dd partenaire dans es activités de réa isation dd projet sdr p ace.

c. Quel type de partenariat ?

P dsiedrs types de partenariats sont à proposer :

Partenaire majeur/exclusif Prise en charge de a tota ité dd montant recherché od d’dn montant conséqdent. Association à

’ensemb e des activités et éventde ement invitation à participer adx décisions (participation adx

rédnions de travai ...)

Partenaire de l’événement, sponsor Prise en charge d’dne partie d’dn od de p dsiedrs postes de dépenses sdr a Normand’Geek #01.

Partenaire en service/nature Prise en charge de a partie non-monétaire de nos besoins cités p ds hadt. (tx. sa e, matérie ,

nodrritdre, services et aides, …)

Bien évidement nods podvons nods adapter à votre demande si vods avez dne reqdête spécifiqde à

formd er.

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d. L’après Normand’Geek Après a LAN party, vods serez débriefé en tant qde partenaire, et dn inventaire de sitdation sera

effectdé avec vods.

Vods recevrez par a sdite dn rapport comp et et dn book-photo de ’événement.

Nods verrons par a sdite avec vods et en fonction de vos opportdnités, si vods êtes intéressé podr

rester notre partenaire.

e. Ils nous font déjà confiance :