Dokumentenlenkung Problem und Lösung Fred Schachtl Projektleiter St. Wolfganger Krankenhaustage16....

Dokumentenlenkung

Problem und Lösung

Fred SchachtlProjektleiter

St. Wolfganger Krankenhaustage 16. und 17. Juni 2011

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WiMa-Dokumentenlenkung

Wieder was zu verkaufen?

Natürlich, aber das ist nicht der Punkt!

Wir stellen uns konsequent

allen Herausforderungen an

moderne Unternehmensführung und lösen hocheffizient die

Problemstellungen unserer Kunden

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Entwicklungsansatz

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Problemstellung

• Immense PapierflutVerteilung der Information auf allen Abteilungen

• Teure ÄnderungenVorversion vernichten, neue Version drucken und verteilen

• Keine Garantie der richtigen VersionPapier ist geduldig

• Schlechte AuffindbarkeitUnterschiedliche Ablagen

• Nicht nachvollziehbar, ob die Information auch gelesen wurdeUnbekannte Dienstanweisungen etc.

• Bestätigungen zu Rundschreiben sind oft lange unterwegs... wenn sie überhaupt zurückkommen

• Keine garantierten Verteilungswege und Aufbewahrungsorteim Ordner, im Schrank, im Schreibtisch...

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Anforderungen Dokumentenlenkung

• Beliebiger Ersteller• Freigabe vor Veröffentlichung• Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe• Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar• Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten• Auffindbarkeit der Dokumente• Sicherstellung der Kenntnisnahme bei wichtigen Dokumenten• Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version• Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern• Reaktivierung von Vorversionen

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Die Probleme dabei


•Beliebiger Ersteller = beliebige Information

•Korrekte Freigabe nicht sichergestellt

•Aktualität und Richtigkeit der Information nicht sichergestellt

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Die Probleme dabei


•Dokumentation über Änderungen fehlt

•Verteilung nur gültiger Dokumente gefährdet

•Definition der Ablage nicht durchgängig

•In Papierform oft ungültige Versionen in Verwendung

•Nur wer den Verteiler kennt, weiß wo eine Information zu finden ist

•Sicherstellung der aktuellen Version

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Die Probleme dabei


•Kenntnisnahme nicht garantiert

•Laufzettel oft zu lange unterwegs

•Zugriff macht Originaldokument veränderbar

•Veraltete Versionen zwangsläufig

•Reaktivierung von Vorversionen in Papierform nicht möglich

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Die Problemlösung


•Beliebiger Ersteller und definierte Freigabe

•Korrekte Freigabe durch Definition der Freigabe sichergestellt

•Aktualität und Richtigkeit der Information durch Freigabe sichergestellt

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Die Problemlösung


•Dokumentation über Änderungen im System

•Verteilung nur gültiger Dokumente gewährleistet

•Definition der Ablage systemkundig

•In Papierform oft ungültige Versionen in Verwendung Hinweis auf Gültigkeit

•Der Verteiler ist am Dokument verankert

•Sicherstellung der aktuellen Version

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Die Problemlösung


•Kenntnisnahme über Lesebestätigung

•Mahnung für säumige Leser

•Zugriff auf PDF-Format, Originaldokument nur durch Freigabe veränderbar

•Veraltete Versionen nur in Papierform möglich

•Reaktivierung von Vorversionen möglich

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Das Produkt

WiMa-Dokumentenlenkung• Erstellt in enger Zusammenarbeit mit Kunden• Unter Beachtung der DIN ISO Konformität• All-in-one

– Erstellung– Freigabe– Versionsverwaltung– Ablage– Lesebestätigung– Präsentation

• Die Lösung - nicht nur für QMBs

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• Jeder Berechtigte kann Dokumente erstellen und (vorab) einbinden

• Nur definierte Personen können freigeben• Bei der Freigabe Ablage der Information in bearbeitbarer

Form (für Berechtigte) und in unveränderbarer Form (PDF) für die Verteilung

• Bestimmung der Verteilung• Versionsverwaltung mit Reaktivierungsmöglichkeit• Lesebestätigung mit Ankündigung per email, Erinnerung

und Mahnwesen• Statistiken und Historie

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• Dokumente– Erstellen der Dokumente durch Verfasser– Kontrolle und Freigabe des Dokuments durch

Freigabeverantwortlichen– Vidierer hat die Pflicht zur Lesebestätigung– Freigegebene Dokumente werden unveränderbar als PDF

gespeichert– Übersicht über den Stand der Vidierung pro Dokument

(Postausgang)– Änderung von Dokumenten mit Versionsübersicht– Nur gültige Dokumente (freigegebene) stehen den Mitarbeitern

zur Verfügung

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Benachrichtigungen / Mahnungen• Aufforderung zum Einsehen per Email • Automatische Mahnung per Email • Manuelle Mahnung möglich

Benutzer• Verwaltung der Zugriffsrechte• Definition von

o Verfassero Freigabeverantwortlicheno Vidierer

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Übersichten• Übersicht über alle gültigen Dokumente• Eigene Übersicht über nicht gültige/veraltete Dokumente

(Historytabelle) • Möglichkeit zur schnellen Konvertierung externer

Dokumente, die bisher nicht in die Dokumentenlenkung eingebunden waren

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Statistik• Übersicht aller Dokumente mit aktivierter

Dokumentenlenkungo Dokumentennameo Verfassero Freigabeverantwortlichero Freigabestatuso Erstelldatum

• Übersicht über alle Empfänger und deren Aufrufstatistiko Anzahl der vidierten/ nicht vidierten Dokumente pro Benutzer

• Aufrufstatistik pro Dokument– Wie oft wurde das Dokument bereits aufgerufen?

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WiMa-Dokumentenlenkung Ein weiteres Modul zu WiMa, dem Wissens- und

Contentmanagementsystem der uhb consulting AG

Bisherige WiMa-Lösungen:• Intranetsystem – einfachste Verbreitung von Informationen

• Online-Erfassung – Information da erfassen, wo sie entsteht

• ProWatch – Projekte im Griff

• Elektronisches Verbandbuch – hieb- und stichfest

• Dokumentenüberwachung – ist auch alles aktuell?

• Helpdesk – Leistungsanforderung beliebiger Art

• Umfragetool – selbstgebaute Umfragen mit Auswertungen

• Permanente Befragungen – wie z.B. Patientenbefragung

und die Entwicklung geht weiter ...

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Sollten Sie Fragen haben, wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung – jetzt oder auch zu einem späteren Zeitpunkt

Ihr Problem - unsere Herausforderung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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