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DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA DE COSTEO ESTÁNDAR EN EXCEL PARA UNA FABRICA DE PINTURAS

CATERINE LARA CARRANZA GINA CAROLINA MUÑOZ ALFONSO

JEIMMY OVIEDO ROBAYO MANUEL AUGUSTO NÚÑEZ TOLEDO

COMPENSAR UNIPANAMERICANA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA. FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CONTADURÍA PÚBLICA BOGOTÁ D.C

2011

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DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA DE COSTEO ESTÁNDAR EN EXCEL PARA UNA FABRICA DE PINTURAS

CATERINE LARA CARRANZA GINA CAROLINA MUÑOZ ALFONSO

JEIMMY OVIEDO ROBAYO MANUEL AUGUSTO NÚÑEZ TOLEDO

Trabajo presentado para optar el titulo de Contador Publico

Asesor

Contador: BENEDICTO GODOY

COMPENSAR UNIPANAMERICANA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA. FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CONTADURÍA PÚBLICA BOGOTÁ D.C

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2011

Nota de aceptación:

Firma del Presidente del Jurado

Firma del Jurado

Firma del Jurado

Bogotá, D.C., Mayo 25 de 2011

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Los autores certifican que el trabajo presentado es de su autoría, para su elaboración se han respetado las normas de citación de fuentes y ninguna copia textual supera las 400 palabras. Por lo tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por identidad. Los autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones emitidas.

Se autoriza a los interesados, a consultar y reproducir parcialmente el contenido del trabajo de investigación titulado DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA DE COSTEO ESTÁNDAR EN EXCEL PARA UNA FABRICA DE PINTURAS, dirigido por el Contador Benedicto Godoy, realizado por: Caterine Lara Carranza, Gina Carolina Muñoz Alfonso, Jeimmy Oviedo Robayo, Manuel Augusto Núñez Toledo. Siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que de crédito al trabajo y a sus autores, según normas Icontec.

CATERINE LARA CARRANZA 52975122

GINA CAROLINA MUÑOZ 52988263

JEIMMY OVIEDO ROBAYO 52324440

MANUEL AUGUSTO NÚÑEZ TOLEDO 80880053

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DEDICATORIA

Les dedicamos este trabajo de grado, ante todo, a Dios por la fortaleza y sabiduría; a nuestros padres por ser ejemplares y ayudarnos a salir adelante para ver realizados nuestros sueños; a nuestros buenos docentes por ser nuestra guía y a nuestros compañeros por la unión, el esfuerzo, el sacrificio y la compañía.

Por el apoyo incondicional que nos brindaron, por todas las palabras de aliento y por la comprensión al entender y aceptar con amor el tiempo sacrificado en el alcance de esta meta en pro de la consolidación de nuestros proyectos de vida.

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AGRADECIMIENTOS Este trabajo de grado, si bien ha requerido de esfuerzo y mucha dedicación por parte del grupo de trabajo y su director de proyecto Contador Benedicto Godoy, no hubiese sido posible su finalización sin la cooperación desinteresada de cada una de las personas que a continuación citaremos. Dios, por llenar nuestra vida de grandes bendiciones y por permitirnos llegar hasta este punto de nuestra vida. A nuestros padres y hermanos que con su apoyo, hemos continuado con nuestro proyecto de vida, estando en los momentos más difíciles de este camino de enseñanza y dedicación los cuales nos han aportado un enriquecimiento satisfactorio para nuestro futuro. Los docentes de la Fundación Universitaria Panamericana de Compensar que nos enseñaron a crecer como personas y a llenar nuestra vida de metas e ilusiones para obtener todo lo deseado. A Benedicto Godoy Mayorga que nos aportó su sabiduría para la realización de nuestro proyecto de grado, para así poder obtener nuestro título de Contadores Públicos. Al profesor Luis Alberto Sanabria y a la profesora Maritza Reyes Matiz, del Departamento de Investigación por sus comentarios y recomendaciones en la parte metodológica del documento A todas las personas que intervinieron en este trabajo de grado, a la gerencia y equipo humano de la empresa que nos condiciono todos los datos necesarios para la realización de la herramienta de costos estándar, por la disposición que en todo momento tuvieron para colaborarnos y guiarnos.

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CONTENIDO

GLOSARIO .............................................................................................................. 9

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 15

1. MARCO REFERENCIAL.................................................................................... 19

1.1 MARCO HISTÓRICO ....................................................................................... 19

1.2 MARCO LEGAL ............................................................................................... 21

1.2.1Decreto 2649 de 1993 ................................................................................... 21

1.2.2 Ley 43 de 1990 ............................................................................................. 22

2.2 MARCO CONCEPTUAL .................................................................................. 22

3. DISEÑO METODOLOGICO ............................................................................... 24

3.2 POBLACION Y MUESTRA .............................................................................. 24

3.3 INSTRUMENTOS ............................................................................................ 24

3.5 CONSIDERACIONES ETICAS ........................................................................ 25

5. CONCLUSIONES .............................................................................................. 28

RECOMENDACIONES .......................................................................................... 29

REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍAS ......................................................................... 31

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ANEXOS

Anexo A Proceso de Fabricación- Levantamiento de Información......................... 33

Anexo B Proceso de Fabricación- Levantamiento de Información......................... 35

Anexo C Proceso de Fabricación- Levantamiento de Información ........................ 37

Anexo D Proceso de Compra – Levantamiento de Información ............................ 39

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GLOSARIO

COSTOS: el costo se define como la medición, en términos monetarios, de la cantidad de recursos usados para algún propósito u objetivo, tal como un producto comercial ofrecido para la venta general o un proyecto de construcción. Los recursos incluyen materias primas, horas de mano de obra trabajada, prestaciones, personal de apoyo asalariado, suministros, servicios comprados y capital atado en inventarios, terrenos, edificios y equipos.

COSTO ESTÁNDAR: Constituye la técnica más avanzada de los costos predeterminados. Para su establecimiento se requiere una rigurosa base normativa en los aspectos metodológicos y organizativos, así como una confiabilidad y exactitud en los datos que se utilicen para su cálculo.

El costo estándar presupone la utilización de parámetros de medición que permitan determinar si las desviaciones con respecto al costo planificado son debidas, fundamentalmente, a problemas tecnológicos, de organización o auténticos despilfarros de recursos.

Representa el "costo objetivo" de la empresa, es decir lo que debe costar un producto o grupo homogéneo de productos, por lo que permite el análisis preciso de la eficiencia alcanzada en la actividad productiva.

COSTO DE PRODUCCIÓN: Inversión financiera para fabricar los productos. Es la suma de los costos de materia prima utilizada, mano de obra directa y los G. I. F. del período.

COSTO TOTAL: Inversión total para producir y vender los productos. Es la suma de los costos de producción, de distribución y otros costos.

OTROS COSTOS: Son costos no relacionados con las actividades principales, si se ejercen forman parte del costo total.

COSTOS VARIABLES: Son aquellos en los que el costo total cambia en proporción directa a los cambios en el volumen, en tanto que el costo unitario permanece constante.

COSTOS FIJOS: Son aquellos en los que el costo fijo total permanece constante mientras que el costo fijo unitario varía con la producción.

COSTOS DIRECTOS: Son aquellos que la gerencia es capaz de asociar con los artículos o áreas específicos. Los materiales y la mano de obra directa son los ejemplos más claros.

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COSTOS INDIRECTOS: Son aquellos comunes a muchos artículos y por tanto no son directamente asociables a ningún artículo o área. Usualmente, los costos indirectos se cargan a los artículos o áreas con base en técnicas de asignación.

COSTOS DEL PRODUCTO: Son los que se identifican directa e indirectamente con el producto. Estos costos no suministran ningún beneficio hasta que se venda el producto y por consiguiente se inventarían hasta la terminación del producto. Cuando se venden los productos, sus costos totales se registran como un gasto denominado costo de los bienes vendidos.

COSTOS DEL PERIODO: Estos no están directa ni indirectamente relacionados con el producto. Los costos del periodo se cancelan inmediatamente, puesto que no puede determinarse ninguna relación entre el costo y el ingreso.

COSTOS DE ADMINISTRACIÓN: Son los generados en las áreas administrativas de la empresa. Se denominan Gastos.

COSTOS DE FINANCIAMIENTO: Son los que se generan por el uso de recursos de capital.

COSTO REAL: Está constituido por el conjunto de gastos efectivamente incurridos por la empresa o unidad organizativa en determinado período de tiempo, asociados a la producción.

COSTOS ESTIMADOS: Son costos que se calculan sobre bases de conocimiento y experiencia, antes de iniciarse el proceso productivo. Mediante el costo estimado se obtienen aproximaciones de lo que se debe gastar.

CENTRO DE COSTO: Es una unidad o subdivisión mínima en el proceso de registro contable en la cual se acumulan los gastos en la actividad productiva de la empresa a los fines de facilitar la medición de los recursos utilizados y los resultados económicos obtenidos. La determinación de los centros de costo debe hacerse centrando la atención en los objetivos a lograr con la información que ellos proporcionan, como base para la toma de decisiones, por lo cual debe tratarse siempre que sea posible que se correspondan con un área de responsabilidad claramente delimitada.

ELEMENTOS DEL GASTO: Es un concepto económico asociado al gasto que permite la cuantificación de los recursos materiales, laborales y monetarios en los cuales se expresan los gastos de trabajo vivo y pretérito para un período en el conjunto de la actividad empresarial. Los elementos indican los conceptos de los gastos según su naturaleza.

ESTUDIO DE TIEMPOS: actividad que implica la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la

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medición del contenido del trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y los retrasos inevitables.

ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCIÓN DE LOS ARTÍCULOS VENDIDOS: Es el documento donde se informa del costo de ventas, en una empresa industrial.

GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN: Conjunto de gastos que intervienen en forma indirecta en el proceso, integrados en tres conceptos genéricos, materia prima indirecta, mano de obra indirecta y gastos complementarios (energía eléctrica, depreciaciones, reparaciones, mantenimientos, de los bienes de la fábrica, entre otros gastos.)

MATERIA PRIMA: Insumo transformable. Es materia prima directa la que se identifica y cuantifica en una unidad producida. Es materia prima indirecta la que se distribuye en la producción por el método de prorrateo, es difícil su identificación y cuantificación en la unidad producida.

MANO DE OBRA DIRECTA: la mano de obra es el esfuerzo físico o mental que se emplea en la elaboración de un producto. El costo de mano de obra es el valor que se cancela en la utilización del recurso humano.

MANO DE OBRA INDIRECTA: es aquella involucrada en la fabricación de un producto que no se considera mano de obra directa.

MATERIALES DIRECTOS: los materiales son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman en productos terminados con la adición de mano de obra y costos indirectos de fabricación.

MATERIALES INDIRECTOS: son aquellos involucrados en la fabricación de un producto, los cuales son difíciles de identificar en el costo total de fabricación.

MATERIA PRIMA UTILIZADA: El costo total de la materia prima que intervino en el proceso de producción.

PRESUPUESTO DE GASTOS: Un presupuesto de gastos es un estado que muestra una información estimada de los resultados de un programa o un plan de operación y representa una proyección de condiciones y sucesos futuros, expresados desde un punto de vista monetario y constituye el pronóstico, objetivos y metas a alcanzar por los jefes y trabajadores de un colectivo laboral (área de responsabilidad).

PROCESO DE PRODUCCIÓN: Proceso físico donde se transforman o modifican los insumos productivos primarios y se obtiene un producto nuevo.

TIEMPO TRABAJADO: Que a la vez se subdivide en trabajo productivo y trabajo no productivo.

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TIEMPO NO TRABAJADO: Que se subdivide en tiempo justificado y tiempo no justificado estos tiempos de trabajo consisten en Tiempo Total (TT): es el tiempo total incluido dentro del período considerado.

SISTEMA DE COSTO: es un conjunto de normas, procedimientos y técnicas que indican la forma en que los costos se cargan al producto, el control de los inventarios y cómo se pueden determinar los valores de la producción.

VOLUMEN DE PRODUCCIÓN: Es el número total de unidades producidas en un determinado período.

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RESUMEN Y PALABRAS CLAVES

Debido al crecimiento del sector de pinturas, se ha generado la necesidad de contar con herramientas de gestión y sistemas de información que se adapten a las expectativas específicas de dichas empresas, dichas herramientas son imperativos para que estas se conviertan en competitivas, a nivel nacional. Estas empresas requieren conocer el costo de cada uno de sus productos vendidos para tomar decisiones, sin embargo sólo conocen una aproximación del mismo dado que no poseen un sistema de costeo; o es deficiente el que existe. Como toda empresa este sector quiere crecer, incrementar sus utilidades, y poder ser competitiva; para lograr estos objetivos la empresa tendrá que realizar una distribución eficiente de sus recursos tanto humanos como financieros; basados en la información de los costos totales por línea de producto, logrando ser una empresa competitiva con sus precios y prevalecer en el tiempo así mismo poder contar con una herramienta precisa, oportuna y útil. En este sentido, el Sistema de Costos Estándar permitirá el apoyo a directivos generando estudios y diagnósticos de la distribución de los costos, que faciliten diseñar métodos de ahorro, mejoras en la planificación y el manejo de los recursos que actualmente se tienen. PALABRAS CLAVES:

Herramienta, Costos, Estándar, Sistema, Precios, Control, Rentabilidad.

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SUMMARY AND KEYWORDS Due to the growth of the paint industry, has been generated the need to rely on

for management tools and information systems that adapt to the specific

expectations of the above mentioned companies, these tools are imperative in

order that these turn in competitive nationally.

These companies need to know the cost of each one of its products sold to make

decisions, nevertheless only know an approximation of it because they do not

have a costing system, or is deficient the one that exist.

Like any company this sector wants to grow, to increase utilities, and can be

competitive, to achieve these objectives, the company have to make an efficient

distribution of its resources so much human and financial, based on the total cost

information by product line, managing to be a competitive company with their

prices and prevail in the time, likewise to have a tool precise, timely and useful.

In this sense, the standard cost system will allow the support to the directive giving

studies and diagnostic of the distribution of the costs, that facilitate design savings

methods, improved planning and management of the resources currently have.

KEYWORDS:

Tools, Costs, Standard, System, Pricing, Control, Profitability.

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad existe gran variedad de sistemas de costeo, los cuales deben ser adaptados a las características y necesidades particulares de las empresas, dichas características se dan desde el tipo de proceso productivo, pasando por el tipo y momento de requerimiento de la información recolectada, hasta la estructura de la organización. Esta adaptación es justificada por la complejidad de procesos y productos ofrecidos por las organizaciones que complica la adopción de un sistema de costeo estándar. La contabilidad de costos, es una herramienta, que recopila la información del producto la cual es vital para determinar tanto el precio de venta como la utilidad que se desea obtener.

Realizar un sistema de costos estándar nace de la necesidad de las empresas para determinar con anterioridad el costo de los inventarios de productos fabricados, tanto unitarios como globales, determinar el costo de los productos vendidos, con el fin de calcular la utilidad o perdida en el periodo respectivo, dotar a la gerencia de una herramienta útil para la planeación y control de los costos de producción, servir de fuente de información de costos para estudios económicos y decisiones especiales relacionadas principalmente con inversiones de capital.

¿Como desarrollar el modelo de costos estándar en una fábrica de Pinturas?

Según investigaciones anteriores a la presentación de este trabajo se puede constatar que no existe ningún trabajo que logre consolidar, la implementación de un sistema de costos estándar en una fábrica de pinturas, debido a la necesidad que tienen actualmente las PYMES, de determinar con anterioridad el costo de sus productos, y la rentabilidad que estos tienen en el mercado se quiere crear una herramienta que sea útil a la gerencia para la toma de decisiones.

Conocer con anterioridad investigaciones relacionadas con los costos estándar en algunas empresas fabricantes de pinturas, para así crear un sistema que les pueda facilitar las operaciones vinculadas a los costos del producto una estructura y modelo de costos, lo cual nunca se ha realizado en este tipo de compañías, para

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reflejar los procesos de fabricación, obteniendo el control de los costos de producción y ofreciendo al cliente el precio optimo con la posibilidad competir en el mercado.

La motivación para realizar este proyecto es brindar una herramienta a la empresa que contribuya al mejoramiento de sus procesos y proyecciones futuras.

El desarrollo de la herramienta de costos estándar en Pinturas, es importante porque se obtendrá la información de manera más rápida, oportuna, veraz y económica, contribuyendo así a fijar los costos de producción, precios de venta, rentabilidad del producto y elaboración del presupuesto.

Teniendo en cuenta lo anterior, nuestro objetivo principal será:

Desarrollar un sistema de costos estándar en una Fábrica de Pinturas, bajo la herramienta de Microsoft Excel. Para cumplir con este propósito nos trazamos los siguientes objetivos específicos, con el fin de cubrir las necesidades requeridas: Conocer el proceso de producción en una fábrica de Pinturas.

Analizar los elementos que conforman el costo de fabricación en una

empresa de pinturas, en cuanto a materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.

Identificar los componentes del costo de acuerdo a cada producto fabricado

en la empresa de Pinturas.

Evaluar tiempos y movimientos del proceso productivo.

Verificar los formatos establecidos para el proceso productivo.

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Evaluar el proceso productivo por línea de producto.

Elaborar formatos y macros bajo la herramienta de Excel, de acuerdo a la estructura de producción.

Evaluar la herramienta diseñada en Excel para los costos estándar.

El proceso para desarrollar el modelo de costos estándar en la empresa, inicia con la recopilación de información, posteriormente se analizan las variables como: mano de obra, materia prima y costos indirectos de fabricación y luego se elabora el diseño de formatos en la herramienta de Excel, para los procesos de fabricación.

Al desarrollar este proyecto se proporcionará mejoramiento a las áreas de producción, tesorería y ventas, simplificando y aportando a sus procesos actuales y generando mayor eficiencia en estas áreas.

La fábrica de pinturas dispone de la estructura para sostener su producción y cuenta con los recursos físicos, económicos y humanos para utilizar, sostener y adaptar a futuro la herramienta proporcionada.

La empresa constantemente se encuentra incursionando en nuevos negocios, pero no cuenta con un análisis profundo esto genera que se omitan o incluyan costos innecesarios que hace que los nuevos negocios no sean rentables.

Al diseñar esta herramienta de costos estándar para la fábrica de pinturas, será el apoyo para la gerencia en la parte administrativa y financiera, con el fin de otorgar la información confiable en la toma de decisiones asertivas; teniendo un control en el manejo de sus inventarios tanto de materias primas como de producto terminado, contando con controles de calidad y seguridad en el manejo de la información, las siguientes son las directrices que se implementaran en el desarrollo de este sistema:

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Diseñar y ejecutar una aplicación basada en los costos estardar.

Aplicar la normatividad vigente nacional e internacional relacionada a los costos de una empresa y las respectivas entidades de control.

Caracterizar a los usuarios con el fin de establecer una seguridad apropiada para los accesos al sistema.

Realizar la aplicación a través de Excel permitiendo entrelazar los distintos componentes como bases de datos, seguridad de usuarios y operaciones.

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1. MARCO REFERENCIAL

Es importante para cualquier empresa en el desarrollo de su actividad comercial tener un adecuado manejo de los costos en los cuales se incurre para la elaboración de sus productos. En la actualidad no hay estudios realizados sobre implementación de los costos estándar ni del manejo de estos mismos en empresas del sector de elaboración de pinturas. Existen varios estudios que hablan sobre costos pero ninguno especifico en el sector mencionado ni en costos estándar, por lo anterior este proyecto aporta una novedad para este sector económico y se pretender aportar con mayor claridad la aplicación del modelo del sistema de costos estándar en las empresas de pinturas que deseen este aplicativo, adicional a esto los conocimientos adquiridos son importantes en el desarrollo de nuestra profesión como Contadores.

1.1 MARCO HISTÓRICO

Contabilidad de costo es generalmente, sinónimo de contabilidad de empresas de manufactura. Fueron justamente este tipo de empresas las que primero sintieron la necesidad de conocer los costos de sus productos para ejercer un control sobre los costos de producción y poder contribuir con la determinación del precio de venta y tener un mayor control de sus operaciones para la toma de decisiones.

Durante los años 1485 y 1509, crean sistema de costos rudimentarios implementados en fábricas de lanas, estas teorías fueron expuestos por el monje Luca Pacciolo en 1494. (Sinisterra Valencia, 2006).

“En 1776 el surgimiento de la revolucion industrial trajo las grandes fábricas. Se pasó de la producción artesanal a una producción industrial, creando la necesidad de ejercer un mejor control sobre los dos elementos-materiales y mano de obra, y sobre el nuevo elemento del costo que las onerosas maquinarias y equipos originaban”. (Sinisterra Valencia, 2006)

El ingles Thompson realizo una descripcion de costos de produccion y su objetivo era mostrar el costo del producto terminado, esto se dio en el año 1777, seguidamente Roberto Hamilton recomiendo utilizar cuentas auxuliares como

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salarios, materiales y tiempo. para el año 1800 en la industria quimica aparece el concepto de costos conjunto. (Sinisterra Valencia, 2006)

A finales del siglo XIX, se publico un libro resaltando la importancia del control y cumplimiento de los horarios de trabajo, el autor de esta obra fue el señor Carlos Babbgue, seguidamente se publica el primer libro costos de manufactura del autor

Henry Metcalfe, siendo un gran aporte para la industria de la epoca.

Para el siglo XX, aparece los costos estandar en la empresa acero Bethlehem Steel Co, realizado por el norteamericano Federico Taylor. (Valencia, 2006)

Hasta 1980 la informacion historica de los costos en la compañía se consideraba como secreto industrial.Esto se tradujo en un estacamiento para la contabilidad de costos con relación a otras ramas de la contabilidad.

En la actualidad existen reservas de informacion con respectos a los costos de las compañias, para evitar la competencia desleal, aunque existen acuerdo entre sectores industriales para estandarizar sus costos y proteger los gremios. (Sinisterra Valencia, 2006)

“Microsoft Excel, es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables, La versión actual para la plataforma Windows es Excel 14, también denominada Microsoft Office Excel 2010. Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia de las hojas de cálculo, también introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que ha sido modificada, se actualizan al instante. Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar la combinación de correspondencia”. (Wikipedia la enciclopedia libre)

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1.2 MARCO LEGAL Normatividad Contable y de costos. El marco jurídico de la contabilidad en Colombia está conformado por la ley 145 de 1960, en los artículos que aún siguen vigentes. Por la ley 43 de 1990, por el decreto 2649 de 1993 y por el Código de comercio.

1.2.1Decreto 2649 de 1993 a. Artículo 3o objetivos básicos: La informacion contable permite conocer y demostrar los recursos controlados por el ente económico, y los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período. Ademas apoya a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios y a travez de ella se ejerce control sobre las operaciones del ente económico.

b. Artículo 4o. cualidades de la información contable.

La información contable debe ser comprensible es decir clara y fácil de entender; para ser útil debe ser pertinente y confiable; para que sea pertinente debe poseer valor de realimentación, valor de predicción y ser oportuna; Y para que sea confiable debe ser neutral, verificable y representar fielmente los hechos económicos. Toda la información recopilada debe ser comparable es decir que ha sido preparada sobre bases uniformes. c. Artículo 10. Valuación o medición. Existen de acuerdo a las normas técnicas, criterios de medición, los cuales son : Valor o costo histórico que para este caso es el valor por el cual se registra la materia prima. Valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar

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una obligación, en el momento actual, como el inventario como se encuentra y su valor en el mercado.

d. Artículo 13. Asociación. Consiste en asociar con los ingresos los costos y gastos incurridos para producir los bienes. e. Artículo 27. Estados de costo. Este se prepara para conocer en detalle la erogaciones y cargos realizados para producir los bienes de la empresa asociado con sus ingresos. f. Artículo 39. Costos. Representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la producción de los bienes, de los cuales la empresa obtuvo sus ingresos. (actualicese.com) Se observa que la normatividad colombiana ha incluido en su legislación el término de los costos entendidos como elemento fundamental de los estados financieros al hacer parte importante de la operación de la empresa y por tanto estos siempre influirán en la situación económica del ente.

1.2.2 Ley 43 de 1990

a. Artículo 6. “DE LOS PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. Se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente, sobre asuntos y actividades de personas naturales”, estos seran base a tener en cuenta para aplicar en la informacion contable obtenida al implementar el sistema de costeo bajo la herramienta de excel. (actualicese.com).

2.2 MARCO CONCEPTUAL

Se considera de mucha importancia para cualquier compañía en el desarrollo de su actividad comercial tener el conocimiento y manejo adecuado de los costos incurridos en la fabricación de sus productos, en la actualidad no existen proyectos

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relacionados con una herramienta que ayude a las empresas a calcular los costos estándar especialmente en empresas del sector de pinturas. Existen varios estudios realizados a los costos pero ninguno especifico a este tema en particular. Por lo tanto este proyecto es novedad para el sector que estamos estudiando y se pretende realizar con claridad la aplicación de los costos estándar por actividades en las fabricas de pinturas, adicional a esto los conocimientos que adquirimos a través del desarrollo de este proyecto son importantes en el desarrollo de nuestra profesión como Contadores Públicos .

“El fin primordial de un sistema de contabilidad de costos es reunir datos relacionados al costo de producir cada unidad de fabricación. Al obtener estos datos la gerencia y personal de apoyo distribuyen los recursos de la empresa para cumplir con las metas organizacionales, puesto que los recursos son limitados deben basarse en datos de costos al decidir las acciones que proporcionarían rendimientos óptimos para la empresa”. (monografias.com)

“El control de los costos de producción permite a la gerencia obtener información necesaria y tomar acciones con el fin de reducir costos, por ejemplo: usando material sustituto, proponiendo un nuevo diseño del producto sin disminuir la calidad, pero si la cantidad de material empleado, modificando los sistemas de salarios para disminuir la mano de obra ociosa y los costos de la misma, instalar maquinaria para aumentar la producción o reemplazar maquinaria obsoleta, controlando adecuadamente las compras y salidas de materiales y suministros para reducir desperdicios”. (monografias.com)

“El sistema de costeo por órdenes de trabajo es aplicable a aquellas empresas manufactureras que producen de acuerdo a especificaciones del cliente. Las empresas que normalmente utilizan el sistema de costeo por órdenes de trabajo son: constructoras, productoras de videos publicitarios, mueblerías, imprentas, cartoneras, plásticos, maquila, zapatería, entre otros. En este sistema es importante llevar un estricto control de las órdenes que se someten a proceso a través de numeración asignada a cada una de ellas y controlar el costo primo (MD y MOD) por medio de remisiones de bodega al departamento de producción y boleta de trabajo para cada orden de producción“. (monografias.com).

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3. DISEÑO METODOLOGICO

3.1 TIPO DE ESTUDIO

El tipo de estudio empleado fue exploratorio y cuantitativo, por lo cual este pretende describir causas y variables de los costos en las cuales incurren las fábricas de pinturas. Durante este proyecto se tuvo en cuenta un tiempo definido.

3.2 POBLACION Y MUESTRA El objeto de Estudio fue una microempresa con 10 empleados, con una trayectoria en el mercado de 10 años y una sede única en la ciudad de Bogotá donde se encuentra el punto de venta, oficinas administrativas, bodega y fabrica. La muestra sujeta de estudio fue la persona que interviene en el proceso productivo de pinturas y lacas.

3.3 INSTRUMENTOS

Para iniciar con el desarrollo de este proyecto se tuvo en cuenta las herramientas principales que conducirían a la elaboración del sistema para el cálculo de costos estándar en una fábrica de pintura en la ciudad de Bogotá, para llevar a cabo estos estándares se realizaron diferentes visitas a la compañía en donde se levantó toda la información requerida por medio de algunos formatos elaborados.

3.4 PROCEDIMIENTO Con el objetivo de hacer real este proyecto se elaboró algunos formatos en los cuales se levantamiento la información requerida para la parametrización del sistema, estos hicieron parte de la muestra establecida; dichos formatos se

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acompañaron por unos procedimientos los cuales explicaban como era el correspondiente diligenciamiento. Se realizaron algunas visitas a las instalaciones de la fábrica para obtener la información requerida, con la ayuda de la persona encargada del departamento de costos. Cuando se tuvo la información iniciamos con la elaboración de la herramienta. Vale aclarar que por razones de confidencialidad de la fábrica de pinturas que nos suministró los datos requeridos se cambiaron algunas cifras.

3.5 CONSIDERACIONES ETICAS La investigación posee valor ético ya que con el diseño de una herramienta de costeo estándar en Excel para una fábrica de pinturas se plantea una solución a corto plazo en el manejo de los costos, igualmente propone una mejora en la gestión empresarial dada por el uso responsable de los recursos utilizados en la venta de los productos, a futuro de este estudio aquellos que por su actividad comercial sea igual al sujeto que se estudió podrían beneficiarse de manera positiva con la implementación de la herramienta de costos estándar; la reserva en el manejo de la información bajo las reglas de confidencialidad, y se reconoce la contribución de la fábrica de pinturas de nuestra investigación informándole en cada etapa sobre los resultados de nuestro trabajo.

En el desarrollo del presente proyecto tuvimos en cuenta estos principios éticos los cuales, nos permitieron actuar de manera idónea.

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4. RESULTADOS

Lo primero que se analizó fue la ingeniería del producto, en donde se observó la cantidad consumida, la unidad de medida de producto a elaborar las cuales se resumen en tres líneas, látex vinílico, pinturas para techos y esmaltes multiusos. Después de tener la información anterior se hizo el análisis de cada producto generado por la línea correspondiente de producción, en esta información se tuvo en cuenta, el artículo, los materiales a consumir en su elaboración, la cantidad requerida, la unidad de medida, la cantidad a fabricar, en que presentación y por último se hace un comparativo en las presentaciones que se elabora el producto (galón, litro y cuñete). Con el levantamiento de los datos para determinar los precios de compra se tuvo en cuenta los materiales a consumir, la unidad de medida con sus precios correspondientes y por último se observó el precio por gramos Para mano de obra directa se recogió los datos correspondientes a actividades y operaciones y el recurso humano, analizando el valor de la hora laborada por cada operario Por último se identificó cada uno de los costos indirectos de fabricación, partiendo de la base de aplicación, las tasas presupuestadas luego se separaron los costos fijos de los costos variables, para determinar el valor unitario correspondiente En la elaboración de la herramienta (ver desarrollo) se aplica el diseño de un sistema de costos estándar el cual se toma como base el flujo físico de producción, como se muestra en el siguiente gráfico.

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ALMACEUUU

FUENTE CONTABILIDAD DE COSTOS, FIGURA 1,5 PAG 31

PROVEEDOR ALMACEN DE

MATERIALES

UTILIZACIÓN

DE PLANTA

COSTOS

INDIRECTOS PRODUCCION

BODEGA

PRODUCTOS

TERMINADO

S

MERCADO

LABORAL

NOMINA DE

FÁBRICA CLIENTES

SUMINISTRA

MATERIAS

PRIMAS

MATERIALES

DIRECTOS

COSTOS

GENERALES

DE

FABICACION

COSTOS

INDIRECTOS

MATERIALES

DIRECTOS

MANO DE

OBRA

INDIRECTA

APORTA

MANO DE

OBRA

MANO DE

OBRA

INDIRECTA

TERMINACIÓN

DE

PRODUCTOS

VENTA DE

PRODUCTOS

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5. CONCLUSIONES

Las microempresas cada día están buscando mejorar sus procesos, con visión de extenderse por todo el país y cuenta con la estructura básica para hacerlo, nuestro compromiso es brindarle una herramienta para facilitar el cumplimiento de esta meta y así asegurar cada paso que dé hacia sus objetivos.

La contabilidad de costos es fundamental para el desarrollo de las compañías, en este caso las empresas de pinturas, debido a que ella proporciona información vital para el sostenimiento y proyección de la empresa.

Para implementar la contabilidad de costos debe aplicarse un sistema de costeo, luego de haber analizado la información de la empresa, su producto y su ciclo de producción concluimos que para una empresa de pinturas el sistema de costo estándar por órdenes de producción es el adecuado.

En este periodo de planeación y ejecución hemos proyectado el desarrollo de una herramienta de costos Estándar para pinturas, analizando cada paso y realizando el cronograma para ello, el cual se llevara a cabo durante el primer semestre de 2011.

Al desarrollar la herramienta del sistema de costos permitirá el acceso, organización, manipulación y análisis de información de costos de manera centralizada, con el fin de que cada investigador o usuario acceda a la información sin perder tiempo tratando de identificar los valores por producto y le dará la ruta más fácil y rápida para dar a los clientes y la gerencia datos precisos y exactos en el valor real de cada uno de los productos; convirtiéndose en una herramienta útil tanto a nivel gerencial para la toma de decisiones como a nivel del cliente que tendrá la información de una manera ágil y precisa.

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RECOMENDACIONES

De la experiencia recogida con este proyecto relacionado con el diseño de una herramienta de costeo estándar en Excel para una fábrica de pinturas; se pone de manifiesto la dificultad de este tipo de estudios a nivel territorial dado que requieren de la colaboración de entidades involucradas en la obtención de una gran cantidad de datos, que muchas empresas no están dispuestas a entregar ya que para ellos se podría representar en un competidor a futuro. Sin embargo a nuestro entender la rentabilidad potencial de este tipo de estudios es alta ya que apuntan directamente hacia la reducción y manejo de los costos; evitando caer en costos innecesarios o sobrecostos, mejorando la productividad y la calidad de los productos.

Las principales recomendaciones sugeridas se relacionan a continuación:

En este proyecto se ha analizado una sola fábrica de pinturas ubicada en el la ciudad de Bogotá, es conveniente desarrollar este tipo de estudio a nivel nacional para los restantes departamentos o ciudades del país. Ello permitirá ampliar la muestra de costos por producto, logrando unificar los materiales requeridos y unificando los costos totales en que se incurre para obtener el producto final. Aplicar metodologías más avanzadas de análisis de costos para comparar los resultados. Estas metodologías incorporan parámetros básicos de producción de pinturas para su estudio. Las principales recomendaciones referentes a la herramienta tecnológica que se utilizo hacen referencia a los datos. Realmente se trata de estar atentos a la evolución de los sistemas de información e incorporar las mejoras de software y equipos que permitan un tratamiento más amigable de la información y su exportación para ser utilizada en otros entornos. Las principales recomendaciones relacionadas con la herramienta tecnológica se relacionan a continuación: Mantenerse a la vanguardia en los últimos desarrollos de los SIG para adoptar sistemas más amigables y potentes. Actualizar equipos y plataformas amigables y seguras.

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Los datos es lo más valioso para un estudio de costos. Es imprescindible actualizar la información, por tal razón es muy importante proveer sistemas de actualización automática y capacitar al personal de la importancia de tener unos datos reales no manipulables de cualquier usuario. Dotar a la fábrica de pinturas una estructura que permita el análisis a nivel nacional, este aspecto es particularmente muy importante cuando se quieren incorporar aspectos referentes a las líneas de costeo por producto producido. Es importante que la empresa empiece a manejar la asignación de los costos por cada línea de producción de acuerdo con los costos incurridos en cada una de ellas, esto evitara que alguna línea este tomando a beneficio propio costos que son comunes entre ellas, o que no sea factible su producción.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍAS

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ANEXOS

Anexo A Proceso de Fabricación- Levantamiento de Información

PROCEDIMIENTO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO RI-001

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento a seguir para diligenciar el formato RI-001.

2. ALCANCE

Jefe de Producción, y personal que intervenga en el proceso de fabricación,

3. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de los investigadores verificar que este procedimiento se cumpla.

4. DEFINICION

El articulo, es el producto el cual se va a fabricar, y que la compañía le asignado un nombre para su identificación.

La cantidad, es el número de unidades que se va a fabricar.

La Unidad de medida se debe especificar como se va medir la cantidad a producir, por ejemplo: en unidades, kilogramos, barriles, metros, entre otras.

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Durante la fabricación de un producto, se necesita materias primas, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.

La materia prima son los elementos que se transforman y se incorporan en la elaboración de un producto, en este caso las pinturas.

La mano de obra directa son los salarios pagados correspondientes al tiempo utilizado para la elaboración del producto y que se puede determinar de forma razonable.

Los costos indirectos de fabricación son los materiales indirectos, mano de obra indirecta y demás costos utilizados en la producción, que no son razonablemente identificados en el producto.

5. PROCEDIMIENTO:

De acuerdo a la orden de producción, se debe especificar en cada rubro la información solicitada.

En los Materiales y los costos indirectos de fabricación se debe especificar el nombre de los materiales, la cantidad consumida y la unidad de medida utilizada.

En la mano de obra directa se debe detallar la siguiente información: hora de comienzo y finalización de la labor, el numero de personas que intervinieron directamente en la fabricación y el cargo que desempeña.

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Anexo B Proceso de Fabricación- Levantamiento de Información

PROCEDIMIENTO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO RI-002

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento a seguir para diligenciar el formato RI-002.

2. ALCANCE

Jefe de compras, recursos humanos y demás personas que intervenga en el proceso de fabricación y compra,

3. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de los investigadores verificar que este procedimiento se cumpla.

4. DEFINICION

Durante la fabricación de un producto, se necesita materias primas, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.

La materia prima son los elementos que se transforman y se incorporan en la elaboración de un producto, en este formato se llamaran materiales y hace referencia a los productos utilizados en el formato RI-001 (materiales).

La mano de obra directa son los salarios pagados correspondientes al tiempo utilizado para la elaboración del producto y que se puede determinar de forma razonable.

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Los costos indirectos de fabricación son los materiales indirectos, mano de obra indirecta y demás costos utilizados en la producción, que no son razonablemente identificados en el producto.

5. PROCEDIMIENTO:

De acuerdo a la orden de producción, se especificar en cada rubro la información solicitada.

En los Materiales y los costos indirectos de fabricación se debe especificar el nombre de los materiales descritos en el formato RI-001 (materiales y costos indirectos de fabricación), el valor de compra y la unidad de medida utilizada.

En la mano de obra directa se debe detallar el cargo, salario Mensual y las horas trabajadas, del personal que interviene en el proceso de producción.

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Anexo C Proceso de Fabricación- Levantamiento de Información

DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTEO ESTÁNDAR PARA UNA EMPRESA DE PINTURAS EN BOGOTA

Formato No RI-001

ARTICULO

Unid. Medida

CANTIDAD

Materiales Cantidad

Consumida Unidad Medida

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MANO DE OBRA DIRECTA

CARGO No

PERSONAS HORA

COMIENZO HORA

TERMINO

Costos Indirectos de Fabricación Cantidad

Consumida Unidad Medida

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Anexo D Proceso de Compra – Levantamiento de Información

DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTEO ESTÁNDAR PARA UNA EMPRESA DE PINTURAS EN BOGOTA

Formato No RI-002

Proceso de Compra

Articulo cantidad Unid Medida Precio

MANO DE OBRA DIRECTA

Cargo Salario

Mensual Horas

trabajadas/mes

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COSTO INDIRECTOS FABRICACIÓN

Concepto cantidad Unid Medida Precio