(DINALOG-UA-AL-002-05 Entrega de Bienes del Plan Logístico...

CODIGO: DINALOG-UA/AL-002-05

VERSION: PRIMERA

AREA:

DIRECCION NACIONAL DE OPERACIONES

UNIDAD DE ABASTECIMIMIENTO / ALMACEN GENERAL

TITULO:

ENTREGA DE BIENES DEL PLAN LOGISTICO

A LOS COMITES DE DEFENSA CIVIL

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por:

Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Aprobado por: Dirección Nacional de Logística

VºBº OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL-002-05 PAG

Sede Central ENTREGA DE BIENES DEL PLAN LOGISTICO A LOS COMITES DE DEFENSA CIVIL FECHA: 01/07/2005 2/24

1. OBJETIVO

Autorizar a los Comités de Defensa Civil la entrega de los bienes del Plan Logístico para la Atención y Prevención de Desastres, sean bienes de distribución gratuita o bienes en afectación en uso, para la rápida atención de las necesidades de la población que ha sido afectada por una emergencia o un desastre.

2. ALCANCE

Involucra a las Direcciones Regionales de Defensa Civil, a la Dirección Nacional de Logística, a la Dirección Nacional de Operaciones, así como los Comités de Defensa Civil en sus diferentes niveles.

Se inicia con la solicitud para la entrega de los Bienes del Plan Logístico o la entrega del Informe de Justificación por parte de la Autoridad Regional o Local en calidad de Presidente del Comité de Defensa Civil a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, hasta la renovación del convenio de afectación en uso entre la Dirección Regional de Defensa Civil y la Autoridad Local, incluye la entrega de los bienes de distribución gratuita a la población afectada o damnificada por parte del Comité de Defensa Civil ó la entrega de bienes en afectación en uso a las brigadas o brigadistas.

3. BASE LEGAL

3.1. Decreto Ley Nº 19338, aprueba Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil, y sus modificatorias aprobadas mediante Decretos Legislativos Nº 442, 735 y 905. y Ley 25414.

3.2. Decreto Supremo Nº 005-88-SGMD, que aprueba el Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil.

3.3. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI, artículo Nº 67.

3.4. Resolución Jefatural Nº 201-2002-INDECI, que aprueba la Directiva Nº 016-2002-INDECI/DNL/12.0 “Instalación de Almacenes Adelantados y Empleo de los Bienes del Plan de 72 horas”.

3.5. Decreto Supremo Nº 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades (EDAN) formulada por el Comité de Defensa Civil, detallando los daños de la zona afectada y el requerimiento para la entrega de los Bienes del Plan Logístico por parte de la Autoridad Regional o Local en calidad de Presidente del Comité de Defensa Civil a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente para la atención de la emergencia.

4.2. Informe de Justificación presentada por la Autoridad Regional o Local en calidad de Presidente el Comité de Defensa Civil a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, solicitando la entrega de bienes del Plan Logístico en calidad de afectación en uso para equipar a las brigadas y/o brigadistas.



5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. Dirección Nacional de Operaciones.

5.2. Centro de Operaciones de Emergencia Nacional-COEN.

5.3. Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente.

5.4. Almacén General de la Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística.

5.5. Area de Donaciones de la Unidad de Control Patrimonial de Dirección Nacional de Logística.

5.6. Comités de Defensa Civil, en sus diferentes niveles.

6. CONSIDERACIONES

6.1. Los bienes del Plan Logístico para Atención y Prevención de Desastres pueden clasificarse en bienes de distribución gratuita; bienes para las brigadas y brigadistas; Maquinaria y Equipos.

6.2. Las Direcciones Regionales y los Comités de Defensa Civil que reciban bienes del Plan Logístico, son responsables de la integridad física, custodia y tenencia de dichos bienes del Estado.

6.3. La entrega de los bienes del Plan Logístico para Atención y Prevención de Desastres puede realizarse: en calidad de donación, en calidad de afectación en uso, para las brigadas y para los brigadistas.

6.4. La entrega de los bienes, sea en calidad de donación ó en calidad de afectación en uso, será realizada mediante la formulación del documento correspondiente como es el Pedido Comprobante de Salida (PECOSA), que contendrá el Acta de Compromiso, mediante el cual, los Comités de Defensa Civil se comprometen a remitir las planillas de entrega de ayuda a los damnificados a la Dirección Regional de Defensa Civil, para que ésta a su vez la remita a la Dirección Nacional de Logística y la Dirección Nacional de Operaciones. En caso de que no pueda remitir las planillas, el Alcalde de la localidad remitirá una Declaración Jurada a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, especificando los motivos por los cuales no puede enviar dichas planillas.

6.5. Las Direcciones Regionales, recomendarán los bienes complementarios que deben ser adicionados al Plan Logístico Anual para su jurisdicción, sobre la base de las condiciones geográficas, climatológicas, costumbres y usos. Informarán además a la Dirección Nacional de Logística, respecto a la aplicación, calidad y utilidad de los bienes donados.

6.6. La entrega de los bienes realizada por los Comités de Defensa Civil a las personas afectadas o damnificadas, debe realizarse mediante el uso de planillas de entrega, donde se registra el nombre, DNI o huella digital de la persona que está recibiendo el bien.

6.7. Los datos de la Planilla de Entrega, Acta de Recepción de Donación y el PECOSA, deben coincidir entre sí. Copia de dichos documentos serán remitidos por los Comités de Defensa civil a la Dirección Regional de Defensa Civil, en el plazo de tres (03) días.



6.8. Los Comités de Defensa Civil si requieren entregar bienes en calidad de afectación de uso, deben presentar un Informe de Justificación a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, firmando el convenio respectivo.

6.9. Los bienes del Plan Logístico en Afectación en Uso, se destinan únicamente para: a. Satisfacer las necesidades de la población damnificada o afectada por

desastres de toda índole. b. En actividades de prevención debidamente sustentadas y evaluadas por la

Unidad de Prevención. c. Queda prohibido su uso para otros fines.

6.10. Podrán firmarse Convenios de Afectación en Uso de materiales del Plan Logístico en casos de emergencias, para simulacros y/o para capacitación de brigadas y brigadistas; y el plazo máximo es de seis (06) meses, pudiendo ser renovado por única vez por un período igual.

6.11. La Unidad de Control Patrimonial de la DINALOG del INDECI, llevará un registro de los bienes afectados en uso, anotando cronológicamente la fecha de afectación y la devolución del bien.

6.12. Los Bienes Maquinarias y Equipos (Bienes MYE) deberán ser entregados por las Direcciones Regionales de Defensa Civil en forma eventual a los Comités de Defensa Civil, para el apoyo en actividades de atención a damnificados, firmando el Convenio de Afectación en Uso respectivo, para que dichos bienes MYE regresen a los almacenes de las Direcciones Regionales de Defensa Civil.

6.13. La resolución del convenio podrá darse por decisión unilateral de una de las partes, comunicando ésta a la otra parte a través de una carta, hasta 7 días antes de la resolución. Así mismo se resolverá el convenio, si una de las partes incumple lo estipulado en el convenio firmado.

6.14. La mayor cantidad de brigadas se encuentra distribuida en los departamentos de Piura, Loreto, Arequipa, La Libertad, Lima-Callao.

6.15. El material entregado a cada brigadista es asignado anualmente, y no requiere ser devuelto a la Dirección Regional de Defensa Civil.

6.16. Los materiales asignados a cada una de las brigadas por los Comités de Defensa Civil deberá retornar al almacén adelantado al término de su empleo.

6.17. En los casos de destrucción, pérdida o sustracción de un bien patrimonial del Plan Logístico, se deberá comunicar el hecho a la DINALOG con atención a la Unidad de Control Patrimonial por la vía que corresponda y dentro de tres días hábiles de producido, adjuntando la documentación sustentatoria: a. Copia certificada de la denuncia policial efectuada por el Director y/o

Administrador de la Dirección Regional de Defensa Civil o por el Presidente del Comité de Defensa Civil que tiene a cargo el Almacén Adelantado.

b. Copia de la manifestación del servidor responsable del Almacén, y de ser el caso, de los responsables de la custodia de éste.

c. Informe a la DINALOG del Director Regional, y/o Presidente del Comité de Defensa Civil, según corresponda sobre las acciones realizadas, medidas adoptadas y recomendaciones que se consideren necesarias, sin perjuicio de iniciar las acciones administrativas y/o legales que corresponda.



7. SIGLAS

7.1. AA: Almacén Adelantado.

7.2. AL: Almacén General.

7.3. BDG: Bienes de Distribución Gratuita.

7.4. CDC: Comité de Defensa Civil.

7.5. COEN: Centro de Operaciones de Emergencia Nacional.

7.6. DINALOG: Dirección Nacional de Logística.

7.7. DNO: Dirección Nacional de Operaciones.

7.8. DON: Area de Donaciones de la UCP.

7.9. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil.

7.10. EDAN: Evaluación de Daños y Necesidades.

7.11. GGLL: Gobiernos Locales.

7.12. GGRR: Gobiernos Regionales.

7.13. NEA: Nota de Entrada al Almacén.

7.14. MBD: Materiales para las Brigadas.

7.15. MBT: Materiales para los Brigadistas.

7.16. MYE: Bienes de Maquinaria y Equipos.

7.17. PECOSA: Pedido Comprobante-Salida.

7.18. SIGAO: Sistema Integral para la Gestión Administrativa y de Operaciones.

7.19. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.

7.20. UA: Unidad de Abastecimiento de la DINALOG.

7.21. UCP: Unidad de Control Patrimonial de la DINALOG.

7.22. UL: Unidad de Logística de la DRDC.

8. DEFINICIONES

8.1. Adenda: Extensión del Convenio o Contrato suscrito por el INDECI con otra Institución o Entidad Pública, estando de acuerdo ambas partes, por un período similar al que fue considerado en el Convenio o Contrato inicial.

8.2. Convenio de Afectación en Uso de bienes del Plan Logístico: Convenio firmado entre las Direcciones Regionales de Defensa Civil y los Comités de Defensa Civil o el personal que integra las diferentes brigadas de Defensa Civil, mediante el cual se le hace entrega de los bienes contemplados en el Plan Logístico destinados a labores de salvamento, apoyo y rescate. Una vez que el plazo estipulado en el convenio se venza (6 meses), se podrá renovar por una sola vez (6 meses más), luego del cual los bienes entregados tendrán que ser devueltos a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente.

8.3. Sistema Integral para la Gestión Administrativa y de Operaciones (SIGAO): Software para el registro y seguimiento de los ingresos y salidas de



recursos en los almacenes adelantados y regionales (a nivel nacional), determinando el nivel de stock de cada uno de ellos.

9. GLOSARIO DE TERMINOS

9.1. Afectado: Persona, animal, territorio, o infraestructura que sufre perturbación en su medio ambiente por efectos de un fenómeno. Puede requerir de apoyo inmediato para eliminar o reducir las causas de la perturbación para la continuación de la actividad normal.

9.2. Almacén Adelantado: Espacio físico que reúne las condiciones para almacenar los recursos materiales del Plan Logístico, los que son entregados en custodia por el INDECI a los Gobiernos Regionales o a las Municipalidades Provinciales y Distritales, según corresponda, situados en lugares alejados y/o de difícil acceso.

9.3. Atención de una Emergencia: Acción de asistir a las personas que se encuentran en una situación de peligro inminente o que hayan sobrevivido a los efectos devastadores de un fenómeno natural o inducido por el hombre. Básicamente consiste en la asistencia de techo, abrigo o alimento, así como la recuperación provisional (rehabilitación) de los servicios públicos esenciales.

9.4. Bienes de Distribución Gratuita (BDG): Por su naturaleza física constituyen artículos para uso familiar, comunal y/o de grupos, que deben ser entregados por las Direcciones Regionales de Defensa Civil, mediante PECOSA a los Comités de Defensa Civil (Oficina de Defensa Civil y secretarías Técnicas) para su distribución gratuita a la población afectada y/o damnificada. Se tienen por ejemplo: Frazada de 1 ½ plaza o Colcha de 1 ½ plaza, cama plegable, hamaca, mosquitero o colchón de espuma, cocina de mesa de dos hornillas, bobina de plástico, entre otros.

9.5. Bienes de Maquinaria y Equipos (Bienes MYE): Por su naturaleza constituyen artículos que deben ser entregados eventualmente por las Direcciones Regionales de Defensa Civil, bajo Convenio de Afectación en Uso a los Comités de Defensa Civil (Oficina de defensa Civil y secretarías Técnicas) para apoyo en las actividades de atención a los afectados y/o damnificados, los cuales por su condición de bienes duraderos deben ser recuperados por la Dirección Regional de Defensa Civil al término de su empleo. Se tiene: Grupos electrógenos, motobombas, torres de iluminación, entre otros.

9.6. Convenio: Instrumento contractual celebrado por escrito entre el INDECI a través de sus órganos Desconcentrados con una entidad pública, mediante el cual las partes se obligan a la observancia de acuerdos relacionados con la Defensa Civil.

9.7. Damnificado: Persona afectada parcial o totalmente por una emergencia o desastre y que ha sufrido daño o perjuicio en sus bienes, en cuyo caso generalmente ha quedado sin alojamiento o vivienda en forma total o parcial, permanente o temporalmente por lo que recibe refugio y ayuda humanitaria temporales. No tiene capacidad propia para recuperar el estado de sus bienes y patrimonio.

9.8. Evaluación de Daños y Necesidades (EDAN): Localización, identificación y registro cuantitativo y cualitativo de los daños que ha ocasionado un evento adverso o un desastre en la comunidad, y la identificación de los recursos



necesarios para atender dicho evento o desastre. Su finalidad es la de tener la información necesaria para determinar las necesidades y tomar decisiones rápidas y oportunas para atender a la población.

9.9. Plan Logístico: Norma de gestión del INDECI que contempla la provisión de los bienes para ser entregados en forma gratuita e inmediata a la población damnificada y/o afectada; de los materiales asignados a las brigadas y a los brigadistas, así como de la maquinaria y equipos para apoyo mientras se recupera los servicios básicos o líneas vitales, durante las primeras horas de ocurrido un desastre.

9.10. Materiales para Brigadas y Brigadistas: Constituidos por los artículos para labores de apoyo, rescate y salvamento, los cuales deben ser entregados por las Direcciones Regionales de Defensa Civil con PECOSA a las brigadas o Brigadistas del INDECI.

9.11. Materiales para las Brigadas (MBD): Artículos que deben ser recuperados por la Dirección Regional de Defensa Civil al término de su empleo. Se tiene: Arnés de rescate, anteojos panorámicos, binoculares, botiquín de primeros auxilios, entre otros.

9.12. Materiales para los Brigadistas (MBT): Artículos que anualmente son asignados a los Brigadistas del INDECI, por lo que no es necesario su devolución. Se tiene: Chaleco tela color naranja, Gorro de Defensa Civil y Polo de Defensa Civil.

10. ANEXO

ANEXO 1: Convenio de Afectación en Uso de Bienes del Plan Logístico. ANEXO 2: Acta de Compromiso (formato del Proceso de Entrega de Ayuda

Humanitaria a los CDC desde el CALA).



11. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ORGANICA

RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Ocurre una Emergencia o Desastre

CDC Presidente

1. Solicita a la Dirección Regional de Defensa Civil los bienes del Plan Logístico para la atención de la emergencia, acompañando dicha solicitud con el EDAN.

DNO COEN Ocurrida la emergencia o desastre se ejecuta el subproceso “Obtención del EDAN”.

Director

Recibe solicitud y determina: No es entrega de bienes para distribución gratuita Ir al condicional “Entrega bienes para afectación en uso”, antes de la actividad 32. Es entrega de bienes para distribución gratuita 2. Revisa y deriva la solicitud a la Unidad de

Operaciones para evaluar entrega de bienes del Plan Logístico.

Unidad de Operaciones

3. Evalúa solicitud en base al EDAN y a la información remitida por el CDC, determinando la cantidad y el tipo de bienes del Plan Logístico para distribución gratuita. Coordina con la Unidad de Logística desde donde serán entregados los bienes solicitados, desde el Almacén Central de la Dirección Regional o el Almacén Adelantado más cercano a la zona afectada. Presentan al Director Regional los resultados de lo solicitado por el CDC.

DRDC

Director

4. Autoriza la entrega de bienes del Plan Logístico de acuerdo a la evaluación realizada por la Unidad de Operaciones y la Unidad de Logística. Ir al condicional “Está abastecido”, antes de la actividad 5.

En el caso de no estar abastecido el Almacén Adelantado más cercano a la zona de emergencia, se autoriza la entrega de bienes del Plan Logístico desde el Almacén Central de la DRDC o desde otro Almacén Adelantado de la jurisdicción, luego ir a la actividad 6.



Almacén Adelantado

cercano a zona de emergencia/ Almacenero

Está abastecido Ir a la actividad 11. No está abastecido, 5. Comunica desabastecimiento al Director

Regional, vía telefónica o por radio. Volver a la actividad 2.

Almacén Central/

Otro Almacén Adelantado/ Almacenero

6. Recibe indicación del Director Regional para abastecer al Almacén Adelantado.

Entrega de bienes al CDC Ir a la actividad 11. No es entrega de bienes al CDC Desde el Almacén Central de la Dirección Regional o desde otro Almacén Adelantado de la jurisdicción se procede al abastecimiento del Almacén Adelantado más cercano a la zona de emergencia. 7. Coordinan con el Almacenero del Almacén

Adelantado más cercano a la zona de emergencia la entrega de bienes del Plan Logístico.

8. Formula y firma PECOSA y Acta de Transferencia de Bienes del Plan Logístico con el Almacenero del Almacén Adelantado más cercano a la zona de emergencia, de acuerdo a la autorización del Director Regional.

DRDC

Almacén Adelantado

cercano a zona de emergencia/ Almacenero

9. Traslada bienes con apoyo del Comité de Defensa Civil para abastecer al Almacén Adelantado más cercano a la zona afectada.

10. Genera NEA por los bienes recepcionados. 11. Formula y firma PECOSA, Acta de

Recepción de Donación y planillas de entregas para que el CDC efectúe la distribución de los bienes a la población afectada y/o damnificada, de acuerdo al Acta de Evaluación de Daños. Ir a la actividad 15.

CDC Presidente/ Secretario Técnico

12. Revisa y firma PECOSA y Acta de Recepción de Donación.

13. Traslada los bienes a la zona afectada para efectuar su distribución a la población. Inicia el proceso de “Entrega de Apoyo Logístico con Padrones a Pobladores Afectados o Damnificados”, empleando las Planillas de Entregas, para el registro del nombre, DNI o huella digital de las personas que reciben apoyo.

DRDC Unidad de Logística/ Responsable

14. Supervisa la entrega de los bienes a los damnificados.



DRDC

Almacén Adelantado/ Almacenero

Unidad de Logística/

Responsable

15. Actualiza en el SIGAO el saldo de Stock de los bienes del Plan Logístico del Almacén Adelantado, luego ir a la actividad 18. De no tener sistema, la información se remitirá, vía correo electrónico, desde el Almacén Central de la Dirección Regional, la que remitirá quincenalmente a la DINALOG y al Módulo de Logística del COEN dicha información.

DINALOG/UA

DNO/COEN

Almacén General/Jefe

Operador

del Módulo de Logística

16. Realiza el monitoreo de las acciones para la atención de la emergencia que viene realizando el Comité de Defensa Civil y de los saldos de Stock, bajo la supervisión de la Dirección Regional de Defensa Civil. Coordina y revisa con el Almacén General de la DINALOG el nivel de Stock a mantener. Espera 15 días hasta la llegada de las copias de los PECOSAS y planillas para corroborar información del monitoreo, luego ir a la actividad 27.


17. Remitirá al Director Regional de Defensa Civil, correspondiente, copias del Acta de Recepción de Donación y Planillas de Entrega (o Declaración Jurada en su defecto), en un plazo máximo de 3 días de haber recibido los bienes donados. Ir a la actividad 21.

Almacén Adelantado cercano

a zona de emergencia/ Almacenero

18. Remitirá a la Unidad de Logística de la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, copias de NEAS y PECOSAS que sustenten los movimientos del Almacén Adelantado.

Unidad de Logística/ Responsable

19. Revisa los documentos NEAS y PECOSAS del apoyo logístico realizado.

20. Elabora mensualmente memorándum dirigido a la DINALOG y a la DNO con el Resumen Mensual del Movimiento de Almacén de la Dirección Regional de Defensa Civil, adjunta los documentos de sustento y entrega al Director Regional.

DRDC

Director

21. Revisa, firma y envía documentos (Acta de Recepción de Donación y Planillas de Entrega, NEAS y PECOSAS) a la DINALOG y a la DNO (copias).

SGII Secretaría General

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de los documentos a la DINALOG y a la DNO.



DINALOG/UCP/DON

DINALOG/UA/AL Responsable

22. Recibe, registra y revisa documentos. 23. Archiva documentos. En el caso del Area

de Donaciones de la Unidad de Control Patrimonial de la DINALOG corresponde las Actas de Recepción de Donación y las Planillas de Entregas. En el caso del Almacén General de la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG corresponde las NEAS y PECOSAS.

Secretaria 24. Recibe, registra y entrega documentos al Director.

Director 25. Revisa y asigna responsable para la atención de documentos. DNO

Secretaria 26. Registra y deriva documentos al personal

designado, le solicita firma en el cuaderno de cargo.

DNO/COEN Operador del Módulo de Logística

27. Toma conocimiento, y corrobora información.


Después de siete (7) días de efectuada la distribución de los bienes en las zonas afectadas, se revisa si quedaron bienes del Plan Logístico sin distribuir.

No quedaron bienes sin ser distribuidos Se da por finalizado el proceso. Quedaron bienes sin ser distribuidos 28. Entrega los bienes sobrantes al

Almacén Adelantado para ser registrados y de conocimiento del Almacén Central de la Dirección Regional, deriva al encargado del Almacén Adelantado.


29. Elabora y firma Acta de Bienes Sobrantes con el Presidente del Comité de Defensa Civil, y se señalan las razones por las cuales se devuelve los bienes. El Acta será suscrita además por otros 2 miembros del Comité de Defensa Civil.

30. Formula y firma NEA para el ingreso de los Bienes al Almacén Adelantado. Envía a la Unidad de Logística memorándum adjuntando Acta de Bienes Sobrantes y NEA.

DRDC

Unidad de Logística/ Almacén Central/

Almacenero

31. Revisa NEA y Acta de Bienes Sobrantes. Entrega los documentos al Director Regional de Defensa Civil correspondiente para su conocimiento. Ir a la actividad 15.



CDC Presidente

No entrega de bienes para Afectación en Uso Fin del proceso. Entrega de bienes para Afectación en Uso 32. Presenta Informe de Justificación a la

Dirección Regional de Defensa Civil, para equipar a las brigadas y brigadistas de su jurisdicción con los materiales por cada tipo de desastre en calidad de afectación en uso. Asimismo, puede solicitar en calidad de afectación en uso maquinaria y equipos de apoyo comunitario, elaborando el Informe de Justificación correspondiente, en el cual se indica el periodo, el empleo que se le dará, la comunidad, personal a cargo, entre otros.

Director 33. Recibe y deriva solicitud a la Unidad de

Prevención para evaluación del Informe de Justificación.

Jefe de la Unidad de Prevención

34. Evalúa Informe de Justificación y emite opinión técnica al Director Regional de Defensa Civil. DRDC

Director

No procede 35. Solicita al Comité de Defensa Civil

reformular Informe de Justificación. Devuelve al Presidente del Comité de Defensa Civil.

CDC Presidente 36. Reformula el Informe de Justificación, luego ir a la actividad 32.

DRDC Director

Procede 37. Autoriza la firma del convenio y la

entrega de bienes en afectación en uso a los Comités de Defensa Civil.

38. Suscribe convenio o adenda para Afectación en Uso de Bienes del Plan Logístico con las Autoridades del Gobierno Regional o Local en calidad de Presidente del Comité de Defensa Civil, se firma el convenio en 3 ejemplares.

39. Registra y archiva convenio o adenda. 40. Remite ejemplar del convenio o

adenda adjuntando el Informe de Justificación a la Dirección Nacional de Logística con atención a la Unidad de Control Patrimonial, una copia autenticada a la Secretaría General para su archivo y una copia a la Unidad de Logística de la Dirección Regional. Ir a la actividad 42.




Se inicia el proceso de “Administración del Proceso Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de los documentos en la DINALOG y su archivo en la Secretaría General.

DINALOG/UCP Responsable

41. Recibe y registra el convenio de Afectación en Uso de los Bienes del Plan Logístico o la addenda, considerando la fecha de afectación en uso y la fecha en que se devolvió el bien o que debe ser devuelto, archiva los documentos.

Unidad de Logística/ Almacén Central/

Encargado


42. Formula y firman PECOSA para la salida de bienes para las brigadas (MBD) o Bienes, Maquinaria y Equipos (MYE) de acuerdo al convenio suscrito, y coordina entrega con el Almacenero del Almacén Adelantado.

43. Traslada Bienes en Afectación de Uso al Almacén Adelantado.

DRDC


44. Genera NEA para los Bienes en Afectación de Uso que ingresan al Almacén Adelantado.

45. Formula y firma PECOSA con los bienes en Afectación en Uso que van para las brigadas y/o brigadistas. Entrega al Presidente del Comité de Defensa Civil para su distribución a las brigadas o brigadistas, en caso de maquinaria y equipos para el uso en la comunidad, con fines de rehabilitación y/o reconstrucción.

Vigencia del convenio está por culminar y se solicita su renovación

DRDC Director

46. Evalúa en coordinación con la Unidad de Prevención la necesidad de renovación del convenio.

No procede la renovación del convenio Ir a la actividad 51. Procede la renovación del convenio 47. Coordina con el Presidente del

Comité de Defensa Civil y prepara memorándum dirigido a la Dirección Nacional de Logística solicitando la renovación del convenio de afectación en uso, se adjunta opinión técnica de la Unidad de Prevención.




Se inicia el Proceso de “Administración del Proceso Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción de los documentos en la DINALOG.

DINALOG/UCP Responsable

48. Recibe y revisa informe Justificatorio. 49. Emite opinión sobre renovación,

dentro de los 10 días de recepcionada la solicitud.

Opinión favorable para la renovación del convenio Ir a la actividad 38. Opinión desfavorable para la renovación del convenio 50. Comunica a la Dirección Regional de

Defensa Civil sobre la no renovación del convenio, dentro de 10 días como máximo.

DRDC Director

51. Solicita al Presidente del Comité de Defensa Civil la devolución de los bienes en afectación en uso al almacén central de la Dirección Regional de Defensa Civil, dentro de los 30 días siguientes de haber recibido la negativa de renovación del convenio.

CDC Presidente 52. Revisa solicitud de devolución de

bienes, coordina con el Almacenero del almacén adelantado.


53. Informa a la DRDC y trasladan lo bienes de afectación en uso al Almacén Central de la Dirección Regional.

54. En coordinación con el Presidente del CDC realiza la devolución de bienes de afectación en uso al Almacén Central. En caso de no cumplir con el plazo establecido (30 días) para la devolución, la Dirección Regional de Defensa Civil iniciará los procedimientos administrativos, civiles o penales correspondientes.

Director/

Almacén Central/ Almacenero

55. Reciben bienes y genera el Acta de Devolución de Bienes, la cual es firmada por el Presidente del CDC o su representante.

DRDC

Almacén Central/ Almacenero

56. Genera y firma NEA de ingreso al Almacén Central de la Dirección Regional de Defensa Civil, firma Acta de Devolución y archiva. Ir a la actividad 15. Se da por finalizado el proceso.

12. DIAGRAMA DE FLUJO

6Recibe comunicación

ENTREGA DE BIENES DEL PLAN LOGISTICO A LOS CDC

GGRR/GGLLDINALOG

INDECI

Almacenero

COENMODULO DE

OPERACIONES

DNO

1Solicita a DRDC los

bienes del plan logístico,adjunta EDAN

Inicio

DirectorCDC

Ocurre una Emergenciao Desastre

Bienespara distribución

gratuita?

No

Si

DRDC

ALMACEN ADELANTADOCERCANO A ZONA DE

EMERGENCIA

OTRO ALMACENADELANTADO

Almacenero

2Recibe y deriva solicitud

3Evalúa solicitud, cantidad

y tipo de bienes

3Coordina desdedonde entregar

4Autoriza salida de bienes y

de acuerdo al Acta deEvaluación de la Unidad de

Operaciones y Logística

Estáabastecido

?

a

5Comunica

desabastecimiento aDirector

6Recibe comunicación

Entregade bienes al

CDC?

7Coordina entrega de

bienes

7Coordina recojo de bienes

Salida debienes paradistribución

?

7Coordina entrega

de bienes

8Formula y firma PECOSAy Acta de Transferencia8

Firma PECOSA y Acta deTransferencia

8Formula y firma PECOSAy Acta de Transferencia

9Trasladan bienes al AA

más cercano a la zona deemergencia

9Trasladan bienes al AA

más cercano a la zona deemergencia

10Genera NEA de los

bienes

Obtención delEDAN

UNIDAD DEOPERACIONES

UNIDAD DELOGISTICA

Responsable Responsable

ALMACEN CENTRAL

Almacenero

d

MODULO DELOGISTICA

UCP UA

c

b

Si

No

dNo

Si

α

Operador

c

Si

No

DONACIONESALMACENGENERAL


GGRR/GGLLDINALOG

INDECI

Almacenero

COEN

DNO

DirectorCDC

DRDCALMACEN ADELANTADO

CERCANO A ZONA DEEMERGENCIA

UNIDAD DEOPERACIONES

UNIDAD DELOGISTICA


ALMACENCENTRAL

AlmaceneroMODULO DELOGISTICA

UCP UA

α

Entrega de ApoyoLogístico con Padrones

a PobladoresAfectados o

Damnificados

Secretaria

DAMNIFICADOS

Entrega de ApoyoLogístico con Padrones

a PobladoresAfectados o

Damnificados

17Envía planillas de entregade la distribución y acta

de recepción de donación

15Actualiza saldo destock en el SIGAO

11Formula y firma PECOSAy Acta de Recepción deDonación, planillas de

entrega para distribución

12Revisa y firma

PECOSA y Acta

11Formula y firma

PECOSA y Acta deRecepción de

Donación, planillas deentrega paradistribución

11Formula y firma PECOSAy Acta de Recepción deDonación, planillas de

entrega para distribución

13Trasladan bienes a zonaafectada para distribución

dd

b

f

18Envía PECOSAS y NEAS a

la UL con memorándum

15Actualiza saldo destock en el SIGAO

fe

19Revisa documentos del

Apoyo Logístico

16Revisa saldos de stock y

coordina con AA parasolicitud de bienes

16Realiza monitoreo a

acciones realizadas porDRDC y revisa saldo

de stock encoordinación con AL

15 días

20Mensualmente elabora y

envía para firmarmemoranda, adjunta

documentos y resumenmensual del movimientodel almacén de la DRDC

21Revisa, firma y envía

documentos a laDINALOG y la DNO

7 días de efectuadala distribución

Quedaron bienes para

distribuir?

No

Si

28CDC entrega bienes

sobrantes alAlmacenero del AA

22Recibe, registra y revisa

documentos

β

Administracióndel Proceso de

TrámiteDocumentario

SGII

SECRETARIAGENERAL

24Recibe, registra y

entrega documentos alDirector

22Recibe, registra y revisa

documentos

Director

25Asigna atención de

documentos

26Registra, distribuye apersonal designado

27Toma conocimento

Fin

29Elabora y firma acta de

bienes sobrantes para elingreso al Almacén

Adelantado

30Genera NEA y firma,

envía a Unidad deLogística

31Recibe acta de

bienes sobrantes

31Revisa bieens sobrantesy documentos, genera

NEA y entregadocuemntos al Director

Es paraafectación en

uso?

a

32Remite informe de

justificación a DRDC

33Recibe y deriva

solicitud

No

Si

Fin

e

f

f

g

......

DONACIONES ALMACENGENERAL

29Firma acta de bienes

sobrantes

14Supervisa entrega

de bienes

23

PECOSAS,NEAS

23

Acta yPlanillas

β

34Evalúa informe de

justificación y entregaopinión técnica


GGRR/GGLLDINALOG

INDECI

Almacenero

COEN

DNO

DirectorCDC

DRDCALMACEN ADELANTADO

CERCANO A ZONA DEEMERGENCIA

UNIDAD DEPREVENCION

UNIDAD DELOGISTICA

Jefe Responsable

ALMACENCENTRAL


UCP UADAMNIFICADOS

SGII

SECRETARIAGENERAL

Director

Procede?

No

Si

35Solicita reformular

informe dejustificación

36Reformula informe de

justificación

37Autoriza la

suscripción deconvenio

38Firma convenio o

adenda

39Registra y archivaconvenio o adenda

40Remite original aDINALOG y copia

a SGII y a UL

38Firma convenio o

adenda

42Revisa convenio, formula

y firma PECOSA deacuerdo al conveniosuscrito, coordina y

entrega



41Recibe, registra yarchiva convenio o

adenda42

Coordina recojo debienes en afectación

43Traslada bienes en

afectación al almacénadelantado más cercano

44Genera NEA

44Formula PECOSA y

recibe planilla

45Formula firma PECOSAy planilla para afectación

y entrega

43Traslada bienes en

afectación al almacénadelantado más cercano

Vigencia de convenio estápor culminar

46Evalúa renovación

46Evalúa renovación

Renovaciónde convenio

?

No

Si

47Coordina y solicita

renovación deconvenio

47Coordina renovación de

convenio

10 días

h



48Recibe y revisa

documentos

χ

i

DONACIONES ALMACENGENERAL

Convenio

g

χ

49Emite opinión sobre

renovación


GGRR/GGLLDINALOG

INDECI

Almacenero

COEN

DNO

DirectorCDC

DRDC

ALMACEN ADELANTADOCERCANO A ZONA DE

EMERGENCIA

UNIDAD DEPREVENCION

UNIDAD DELOGISTICA


ALMACENCENTRAL


UCP UA

Secretaria

DAMNIFICADOS

SGII

SECRETARIAGENERAL Director

Opiniónfavorable

?

No

Si

50Comunica la no

renovación

30 días

i

51Solicita la devolución

de bienes

30 días

52Revisa solicitud de

devolción y coordina

52Coordina devolución

53Toma conocimiento trasladode bienes de afectación en

uso

53Informa al DRDC

traslado de bienes deafectación en uso

53Informa al DRDC traslado debienes de afectación en uso

54Realiza devolución de bienes

a DRDC caso contrarioDRDC iniciara procedimiento

administrativos, civiles openales que corresponden

54Realiza devolución de bienes

a DRDC

55Recibe bienes, firmaacta de devolución

de bienes enafectación y archiva

55Firma documentos

55Firma acta de

devolución de bienes

56Genera NEA y

archiva

Fin

e

h

DONACIONESALMACENGENERAL

ANEXOS

ANEXO 1

CONVENIO DE AFECTACION EN USO DE BIENES DEL PLAN LOGISTICO

CEU N° ...........-200...-INDECI/... Conste por el presente documento, el Convenio de Afectación en Uso de Bienes del Plan Logístico; que suscriben de una parte el Instituto Nacional de Defensa Civil-INDECI, por intermedio de la ___ Dirección Regional de Defensa Civil de ___________, debidamente representada por el Sr. __________________, (Cargo) _______________, designado por Resolución Jefatural N° ________ identificado con DNI N° __________, con domicilio legal en ________________, a quien en adelante se denominará LA DIRECCION; y por la otra parte el Gobierno Regional o Local (Municipalidad u otra institución) de __________, representado por el (Presidente del Gobierno Regional, o Alcalde u otro representante debidamente autorizado para suscribir el Convenio), Sr. _______________, (Cargo) _____________, identificado con DNI N° __________, Provincia de ______________, Departamento de _________________, a quien en adelante se denominará EL USUARIO, en los términos y condiciones siguientes:

CLAUSULA PRIMERA: DE LOS ANTECEDENTES El Perú por su ubicación geográfica, está expuesto a la acción de fenómenos naturales, que por su magnitud e intensidad pueden originar desastres que atentan contra la vida, el patrimonio y el medio ambiente, así mismo está propenso a sufrir otros tipos de desastres ocasionados o inducidos por el hombre. Esta situación obliga a la Entidades a unir esfuerzos para adoptar las acciones necesarias que permitan desarrollar acciones de prevención y proporcionar la ayuda necesaria a la población afectada y/o damnificada inmediatamente después de producido un desastre, resultando por ello imperativo contar con los recursos materiales indispensables.

CLAUSULA SEGUNDA: DE LAS PARTES EL INDECI, conforme a su normatividad contenida en el Decreto Ley N° 19338 y Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, es una Entidad Pública dependiente de la Presidencia del Consejo de Ministros y constituye el órgano central, conductor y rector del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), encargado del planeamiento, dirección, coordinación, asesoramiento, supervisión y control de las actividades relacionadas con Defensa Civil a nivel nacional. LA DIRECCION, es el Organo Desconcentrado del INDECI, responsable de coordinar las actividades que ejecutan los Comités de Defensa Civil, Sectores e Instituciones Públicas, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, en beneficio de la población afectada y/o propensa a desastres en el ámbito de su jurisdicción. EL USUARIO, de conformidad con el Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil aprobado mediante Decreto Supremo N° 005-88-SGMD, es la Entidad que preside el Comité de Defensa Civil de su jurisdicción y tiene a cargo la ejecución de las acciones de prevención y rehabilitación en casos de desastres, en coordinación con los Sectores Públicos y población involucrada en la problemática creada por la emergencia.

CLAUSULA TERCERA: DEL OBJETIVO Es objetivo del presente Convenio, en el marco de la intención y fines comunes, establecer un vínculo formal que permita afianzar las acciones de reciprocidad y cooperación interinstitucional, entre LA DIRECCION y EL USUARIO, a fin de desarrollar actividades comunes en las tareas de Defensa Civil, garantizando la asistencia y socorro en forma inmediata y oportuna a los damnificados y/o afectados por desastres, así como en la ejecución de programas de prevención y rehabilitación.

CLAUSULA CUARTA: DEL COMPROMISO Y OBLIGACIONES DE LA DIRECCION Corresponde a la Dirección: 4.1. Capacitar a los brigadistas de su jurisdicción para el apoyo en la recuperación de

los servicios básicos y/o las líneas vitales para la población damnificada, ejecutando acciones de instrucción del personal brigadistas, quienes utilizan los bienes necesarios en labores de rescate y salvamento de la población damnificada.

4.2. Entregar en calidad de Cesión de Uso a EL USUARIO y en óptimas condiciones

los siguientes bienes: Marcar con x

ITEM MATERIALES CANT. BIEN MBD

BIEN MBT

01 02 03 04 05

MBD Material para Brigadas MBT Material para Brigadistas

ITEM MAQUINARIA Y EQUIPO MARCA MODELO N° SERIE

N° INVENTARIO

01 02 03

4.3. Constatar en cualquier momento el estado de conservación, mantenimiento y uso

de los bienes cedidos a EL USUARIO. 4.4. Dirigir las acciones de rehabilitación de los efectos de los desastres, en

coordinación con los Sectores Públicos y la población involucrada en la problemática creada por la emergencia.

CLAUSULA QUINTA: DEL COMPROMISO Y OBLIGACIONES DEL USUARIO Comprende a EL USUARIO: 5.1. Utilizar los bienes materia del Convenio, para brindar el servicio específico de

_____________, no pudiendo reasignarlos, ni destinarlos a otro fin del establecido.

5.2. Organizar a los brigadistas de su jurisdicción para el apoyo en la recuperación de

servicios básicos y/o las líneas vitales para la población damnificada. 5.3. Asumir todos los costos y gastos que irrogue el uso, conservación y

mantenimiento de los bienes que se le cede, comprometiéndose a devolver a LA DIRECCION los bienes en buenas condiciones de operatividad, salvo el deterioro normal producto de su utilización.

5.4. Devolver a LA DIRECCION los bienes afectos, al vencer la vigencia del presente

Convenio o cuando LA DIRECCION lo solicite, formulando un Acta de Devolución. El incumplimiento de la devolución de los bienes cedidos dentro del plazo establecido, faculta a LA DIRECCION para la instauración de los procesos administrativos, civiles o penales a que hubiera lugar.

CLAUSULA SEXTA: VIGENCIA El presente convenio entra en vigencia a partir de la firma de las partes y tendrá una duración de _________ meses.

CLAUSULA SEPTIMA: DE LA RESOLUCION Es causal de Resolución al presente Convenio la decisión unilateral de una de las partes, para lo cual bastará que ésta lo comunique a la otra mediante carta simple, con una anticipación mínima de siete (07) días calendarios. De la misma manera, el Convenio quedará resuelto en el caso de que EL USUARIO incumpla las cláusulas establecidas.

CLAUSULA OCTAVA: DISPOSICIONES GENERALES 8.1. Las partes podrán revisar cuando lo estimen necesario, los alcances del presente

Convenio y asimismo, efectuar los ajustes y modificaciones que crean convenientes, debiendo constar estos en una adenda.

8.2. Los asuntos no previstos en el presente Convenio, así como las controversias que se deriven de su ejecución, se solucionarán de común acuerdo entre las partes. De persistir el conflicto se recurrirá a la Conciliación Extrajudicial, de acuerdo a las normas pertinentes.

8.3. Toda comunicación entre las partes, se realizará en los domicilios consignados en la introducción del presente documento.

Concluida la lectura del presente documento, en señal de conformidad, las partes proceden a suscribirlo en tres ejemplares, en _________________, a los ______días del mes de _______ del año 200__. LA AUTORIDAD LA DIRECCION Presidente del Gobierno Regional Director Regional de Defensa Civil (o Alcalde Provincial o Distrital según corresponda)

ANEXO 2

ACTA DE COMPROMISO

Conste por el presente documento, el compromiso suscrito por el

Presidente del Comité de Defensa Civil __________________ , en su calidad de

Alcalde, y el INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL – INDECI1, para la

distribución de ayuda humanitaria a damnificados de la Comunidad de

__________________________, a través de planillones de distribución de ayuda

humanitaria, los que serán remitidos a la Dirección Regional de Defensa

Civil_________________ mediante el Gobierno Regional de________________,

dentro de los 60 días de realizada la distribución de los bienes recepcionados de

acuerdo a la PECOSA N° _____que forma parte del presente documento.

Habiéndose verificado físicamente los bienes materia de la ayuda humanitaria,

firman la presente en señal de conformidad bajo responsabilidad civil y penal, a los

___ días del mes de ________ del año 200___, en el Departamento de

__________, Provincia de ________, Distrito de ________.

.............................................................. ..........................................................

SR. SR.

DNI: DNI:

REPRESENTANTE – ENTREGUE RESPONSABLE – RECIBI

Instituto Nacional de Defensa Civil/ Comité de Defensa Civil

(Comité de Defensa Civil)

NOTA: El Acta de Compromiso debe estar exenta de errores y enmendaduras.

1 En lugar de INDECI puede ser suscrito con otro Presidente del Comité de Defensa Civil, en

su calidad de Alcalde.

(DINALOG-UA-AL-002-05 Entrega de Bienes del Plan Logístico...

Documents

Transcript of (DINALOG-UA-AL-002-05 Entrega de Bienes del Plan Logístico...