Digitale transformatie van de werkplek is een teamsportBouwen aan een succesvolle veranderstrategie

InhoudsopgaveInleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Hoofdstuk 1 Het speelplan opstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Hoofdstuk 2 De belangrijkste spelers bepalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

HoofdStuk 3 Het spel op de wagen zetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

HoofdStuk 4 Samenwerken om te winnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

InleidingDe meeste bedrijven weten dat digitale transformatie noodzakelijk is om mee te kunnen blijven doen op de markt, maar er zijn er maar weinig die het ook echt door weten te voeren. Waarom? Niet tijd of geld is het grootste obstakel, maar cultuur. Elke afdeling binnen een bedrijf speelt zijn eigen rol en kan een transformatie bevorderen of beperken. Het is daarom belangrijk dat elke afdeling vanaf dag 1 wordt betrokken bij het traject. Transformatie van de werkplek doe je samen, het is een teamsport.

Dit eBook helpt je met de transformatie van je werkplek via de volgende stappen:

Maak een plan Betrek je team

Laat je team bedrijfsbreed meespelen

Geef je team de juiste technologie waarmee ze hun doelen kunnen

bereiken

Heb je een toegewijd team dat met enthousiasme en energie wil werken aan transformatie van de werkplek, dan zal je dat veel opleveren. Bedrijven die een transformatie hebben doorgevoerd geven aan dat ze lagere kosten hebben, efficiënter, productiever en klantgerichter zijn en sneller belangrijke managementbeslissingen kunnen nemen.

De tijd is aangebroken om de transformatie door te voeren die je bedrijf nodig heeft. Dat begint met het bouwen van een bedrijfsbreed team dat klaar is voor de overwinning.

Zo begin je

2| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Hoofdstuk 1

Het speelplan opstellenDigitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Voordat je een team samenstelt, is het goed om eerst stil te staan bij wat je wilt bereiken. Wat is het ultieme bedrijfsdoel dat je voor ogen hebt met deze transformatie?

Net zoals een playbook (of speelplan), is elke digitale ambitie van een onderneming uniek en toegespitst

heldere en overtuigende digitale bedrijfsvisie zijn waarmee jij, je team en de rest van het bedrijf op elkaar worden afgestemd om zo stap voor stap de digitale transformatie te voltooien.

Om te beginnen is het goed om jezelf af te vragen of het doel van je digitalisatie is om je bedrijfsprocessen te optimaliseren, te transformeren, of beide.

Moet je bedrijf de bestaande benaderingen en processen verbeteren? Dan doe je er waarschijnlijk goed aan om een pad uit te tekenen richting het verbeteren van je klantervaring en verhogen van je omzet. Is er een volledige omslag nodig binnen je bedrijf? Dan is het slim om je te richten op het transformeren van je bedrijfsmodel.

• Waarom wil (of moet) je organisatie eenwerkplektransformatie doorvoeren?

• Welke factoren hebben in het verleden gezorgd voorsucces en waarom zullen we ook in de toekomstsuccesvol zijn met onze digitale bedrijfsactiviteiten?

• Welke mogelijkheden liggen er voor een nieuwe visieop onze sector?

• Welke bedrijfsresultaten zijn van belang?

• Wat zijn de grootste belemmeringen om eentransformatie door te voeren?

• Op welke gebieden kunnen we hulp gebruiken?

• Waar vinden we die ondersteuning?

3| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Wat is de ambitie van je organisatie?1

Hoe kunnen wie die ambitie in de praktijk brengen?

Dat zouden bijvoorbeeld deze punten kunnen zijn:

Digitale bedrijfsstrategie

Digitale bedrijfsoptimalisatie

Verbeterde productiviteit en

bestaande inkomsten

Nadat je een heldere en overtuigende visie hebt vastgelegd, is de volgende stap het opstellen van een lijst met digitale projecten waarmee je die visie kunt bereiken .

Netto nieuwe omzet, producten

en services

Betere klantervaring Nieuwe bedrijfsmodellen

Digitale bedrijfstransformatie

Manieren om werknemers te inspireren om creatief, innovatief en en productief te zijn

Hoe kan technologie je helpen bij het behalen van maximale resultaten?

Strategische argumenten waarmee je bepaalde initiatieven kunt verbinden aan je algehele plan (digitale ambitie)

Afbeelding 1

4| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

SuccesverhalenMicrosoft heeft met de implementatie van Microsoft Surface en Microsoft 365 veel bedrijven geholpen bij het transformeren van hun werkomgeving. Deze succesverhalen kunnen een inspiratiebron zijn voor je eigen plannen.

Nieuwe technologie voor een nieuw hoofdkantoorFortum - grote onderneminghttps://www.youtube.com/watch?v=ET5rwb7BubA Fortum is een wereldwijde energieleverancier gevestigd in Finland. Toen het bedrijf verhuisde naar een andere hoofdvestiging besloten ze deze overstap optimaal te benutten door hun werkomgeving aan te passen aan de moderne tijd. Dit zorgde voor een aanzienlijke verbetering van de bedrijfscultuur. Met behulp van verschillende high-tec voorzieningen kunnen medewerkers nu veel gemakkelijker met elkaar samenwerken.

Met de hulp van Microsoft Surface Hub en Skype for Business Online ontwikkelde Fortum een harmonieuze werkomgeving voor alle medewerkers op 200 verschillende locaties. Het opstarten van vergaderingen duurt nu geen 15 minuten meer, maar is in enkele seconden gebeurd. Door videogesprekken kunnen medewerkers uit verschillende landen en tijdszones gemakkelijk met elkaar communiceren. Mensen kunnen in realtime producten ontwerpen op digitale whiteboards. Met Microsoft heeft het management van Fortum hun kantoor omgetoverd in een werkplek waar ze trots op zijn.

De klantervaring transformerenSports Clips - grote onderneminghttps://www.youtube.com/watch?v=sCdDFBtPHNw

Sports Clips is een bedrijf voor haarverzorging binnen de sportsector dat zich richt op mannen en jongens. Toen het bedrijf groeide, merkte het management dat er een toenemende vraag ontstond bij klanten naar digitale ervaringen. Met de hulp van Microsoft-technologie hebben ze hun klantenservice getransformeerd.

Sport Clips gebruikt nu Surface-tablets in hun winkels met een planningssysteem dat is gekoppeld aan een app. Dit zorgt voor een probleemloze digitale ervaring en het bedrijf kan bovendien voldoen aan de verwachtingen van hun klanten. En met Azure-ondersteuning hebben ze alle apparaten aan elkaar kunnen koppelen, wat resulteert in

de back-end- als de front-endactiviteiten enorm verbeterd.

Transformeren bij het verkooppuntCosium - klein tot middelgroot bedrijfhttps://www.youtube.com/watch?v=lY5t1CQXGAs

Cosium levert bedrijfsoplossingen aan de zorgbranche en aan opticiens. Het wilde verkopers in brillenzaken op een andere manier laten communiceren met klanten. Daarvoor hebben ze een tool ontwikkeld waarmee vanaf één apparaat passen, verkopen en beheren mogelijk is. Hierdoor kunnen medewerkers zich vrij bewegen door de winkel en service verlenen voor brillen die niet op voorraad zijn.

Met behulp van krachtige Surface-apparaten met haarscherp beeld en een hoogwaardige webcam, heeft Cosium een systeem met augmented reality ontwikkeld waarmee klanten virtueel hun bril kunnen passen. Andere oplossingen bieden een meting van de gezichtsafstand op het scherm en geïntegreerde verkoop- en beheerfuncties, allemaal op een enkel mobiel apparaat.

5| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Nu je een strijdplan hebt, is het tijd om een team samen te stellen waarmee je de ideeën voor je transformatie kunt gaan uitvoeren. Hoewel je bij de keuze voor je teamleden specifiek rekening zult houden met je bedrijfsdoelen, is het belangrijk om verder te kijken dan alleen je IT-afdeling. Volgens sommigen is IT de aangewezen afdeling om de transformatie van de werkplek uit te voeren, maar je kunt je afvragen of dit slim is. Door de verantwoordelijkheid van de digitale transformatie van het hele bedrijf in handen te leggen van één afdeling, kan je de groei en ingebruikname beperken. Want elke afdeling binnen een organisatie heeft unieke pijnpunten die samen bepalend zijn voor de transformatieaanpak. Door een team te formeren waarin alle afdelingen zijn vertegenwoordigd kun je ook alle pijnpunten goed in kaart brengen en bovendien een bedrijfscultuur stimuleren waarin goed met elkaar wordt gecommuniceerd. Dit zal de kansen op digitaal succes binnen je organisatie vergroten. Natuurlijk moet IT deel uitmaken van dit team, maar niet alleen puur als uitvoerders van het plan. Eerder als strategisch partners op de weg naar transformatie. Let er bij de samenstelling van je team op dat de mensen die je kiest de perspectieven van de verschillende afdelingen kunnen uitdragen, maar ook dat je mensen opneemt met bepaalde unieke vaardigheden. Als je bijvoorbeeld een IT-manager toevoegt aan je team, kies dan ook voor iemand die is gespecialiseerd in klantrelaties. Een uitgebalanceerd team, waarin alle invalshoeken voor innovatie zijn vertegenwoordigd en waarbij het belang van marktimpact voorop staat, zal ervoor zorgen dat je bedrijf op het juiste pad blijft om je bedrijfsdoelen te behalen.

Hoe tegengesteld de invalkshoeken soms ook zijn, het gaat erom dat je een team samenstelt dat bereid is om samen richting hetzelfde doel te werken. Wanneer je bezig bent met het selecteren van teamleden, kun je via een assessment bepalen hoe iemand aankijkt tegen transformatie van de werkomgeving.

Wat is het huidige ambitieniveau van de organisatie?Deze manier van vragen heeft twee voordelen:

1. Je zorgt ervoor dat je kernteam toegewijd is of in iedergeval een betrokken houding ontwikkelt ten opzichtevan werkplektransformatie. Dit zal helpen wanneerje team binnen de organisatie steun zoekt voor dedigitale plannen en activiteiten, waarbij de valkuilenvan de oude bedrijfscultuur moeten worden ontwekenom zo de toekomstige groei niet te laten ontsporen.

2. Je zult binnen de verschillende afdelingen in aanrakingkomen met collega´s die meewerken en aangevenwaar hun actuele behoeften liggen, maar je zult ookop weerstand stuitten. Als je hier in een vroeg stadiumvan op de hoogte bent, kun je een strategische aanpakontwikkelen waarmee je ergernissen en frustratiesin de kiem kunt smoren, voordat ze uitgroeien totdaadwerkelijke problemen.

Het volgende werkblad biedt een kader voor het uitvoeren van deze eerste inventarisatie. Voeg naar wens vragen toe die passend zijn voor je organisatie.

Hoofdstuk 2

Belangrijkste spelers bepalenDigitale transformatie van de werkplek is een teamsport

6| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Selecteer bij elke vraag (rij) in de kolom het antwoord dat het beste overeenkomt met de reactie van de persoon. Om te weten wat de gemiddelde digitale mindset is van de persoon die je beoordeelt, deel je de totaalscore door 4. Een gemiddelde mindset van 3,5 of hoger betekent datjullie digitale ambities goed op elkaar zijn afgestemd. Isde score lager dan 3,5, probeer dan te ontdekken waar deweerstand zit en of het bespreken ervan kan helpen omde onvrede weg te nemen. Als je denkt dat de obstakelsonoverkomelijk zijn, zoek dan een teamlid dat geschikteris. Probeer scherp te krijgen waar de weerstand precieszit, want wellicht ben je een bredere trend binnen jeorganisatie op het spoor gekomen.

Nadat je alle teamleden hebt geselecteerd, kun je hun betrokkenheid en enthousiasme vergroten door duidelijk te maken wat zij te winnen hebben bij een geslaagde transformatie. Laat zien hoe transformatie ervoor kan zorgen dat afdelingen pijnpunten kunnen overwinnen en hoe het meerwaarde kan opleveren voor het bedrijf in zijn geheel.

Als je deze pitch goed wilt uitvoeren, moet je allereerst in kaart brengen wat de wensen, behoeften en frustraties zijn die leven binnen de verschillende afdelingen. Voer de volgende analyse uit binnen je afdelingen en verstevig daarmee de basis.

Wat is het huidige ambitieniveau van je organisatie?2

Afbeelding 2

7| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Pijnpunt• Blijven voldoen aan de alsmaar veranderende

beveiligingsbehoeften

• Installatietijd en kosten voor het toevoegen van nieuwegebruikers

• Meerdere machines moeten gebruiken om problemenop te lossen

• Slecht of onzeker rendement op technologie-investeringen

Hoe een transformatie kan helpen• Geavanceerde tools kunnen dreigingen voorkomen,

voordat ze echt een probleem worden

• Eenvoudigere installatieprocessen

• Vertrouwde en betrouwbare apparaten en softwareverminderen het aantal ondersteuningstelefoontjesen besparen tijd

• Duidelijk gecommuniceerde investeringsvoordelen

De IT-afdeling zal een centrale rol spelen in de transformatie van je werkplek . Leidinggevenden hebben de kennis en de bevoegdheid om alle prestatieverhogende functies te valideren en te implementeren . Maar pas op dat de CIO en IT geen pure serviceverleners worden voor je bedrijf . Benut hun kennis en geef ze de rol van adviseur en trainer zodat ze de rest van het bedrijf kunnen voorbereiden op de nieuwe digitale processen .

In deze rol kan IT beslissers binnen de organisatie helpen om de impact en de beperkingen van technologie beter te begrijpen, wat zorgt voor minder fouten in de communicatie en minder gemiste kansen die transformatie kunnen dwarsbomen .

Ook kunnen IT-teams op zoek gaan naar manieren om huidige IT-doelen aan te passen en budgetten opnieuw toe te wijzen, zodat ze beter aansluiten bij de digitale doelen van je organisatie .

Informatietechnologie De IT-afdeling is het meest direct betrokken bij de platforms die de transformatie ondersteunen . Voor veel IT-teams hangt het slagen van een werkplektransformatie samen met het vermijden of oplossen van de volgende pijnpunten .

“Gartner voorspelt dat in 2020 60% van de digitale bedrijven te kampen heeft met grote servicefouten, omdat IT-beveiligingsteams niet in staat zijn om de digitale risico's afdoende te beheren”3

Wat hebben ze te winnen:Flexibiliteit en controle, met een workflow die teams in staat stelt om verandering op grote schaal te faci-literen en erop te anticiperen .

Wat ze toevoegen:Validatie op expertniveau

8| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Pijnpunt• Beperkte beschikbaarheid van actuele data

• Te veel tijd kwijt aan het opstellen en uitvoeren vanprobleemoplossingen

• Onpraktisch middelen- en apparatuurbeheer

• Voldoen aan veranderende compliance- enbeveiligingsstandaarden

• Fysieke werkruimten die digitale werkzaamheden nietkunnen ondersteunen

Hoe een transformatie kan helpen• Geavanceerde analytics-tools voor een totaaloverzicht

van alle bedrijfsactiviteiten

• bedrijfsprocessen waarmee je productieplanning, bedrijfsprocessen en kostenbeheer kunt optimaliseren

• Predictive analytics ondersteunt betere strategischebeslissingen met een uniform overzicht van voorraad,magazijn, productie, service en logistiek

• Betere zichtbaarheid en communicatiesystemen stellenmanagers in staat sneller te reageren op veranderingen

• Intuïtieve apparaten en software met elkaarcombineren om multifunctionele ruimten te creëren diewerkzaamheden ondersteunen, waar ze ook wordenuitgevoerd

Zichtbaarheid is belangrijk met zoveel producten en onderdelen die worden verplaatst van de toeleveringsketen naar de verschillende afdelingen. Slimme, dynamische digitale systemen produceren en analyseren data met een snelheid die noodzakelijk is voldoen aan de bedrijfsbehoeften.

Het gevolg hiervan is dat een digitale werkplek maar heel weinig fsyieke ruimte inneemt binnen

binnen de toelevering, en teams nieuwe producten sneller op de markt kunnen brengen. Dit resulteert in rendabeler gebruik van faciliteiten en voorzieningen, terwijl tegelijkertijd compliance en beveiliging worden verbeterd.

Productie/toeleveringsketen, onroerend goed en faciliteiten Facilitair managers en beheerders binnen de toeleveringsketen vervullen een belangrijke functie binnen je digitale bedrijfsteam. Ze moeten ervoor zorgen dat hun afdelingen kunnen draaien op de nieuwe dig-itale snelheid, gebruikmakend van de juiste technologie en processen en het juiste talent. De volgende gedeelde pijnpunten kunnen worden opgelost met een geslaagde werkplektransformatie.

Uit een onderzoek uit 2017 van McKinsey bleek dat bedrijven die hun toeleveringsketen drastisch hadden gedigitaliseerd, een jaarlijkse omzetgroei (vóór rente en belasting) doormaakten van 3,2 procent. In geen enkel ander bedrijfsonderdeel zorgde digitalisering voor meer groei.4

Wat hebben ze te winnen:Maak servicefuncties belangrijker en geef ze een strategische rol binnen je bedrijf

Wat ze toevoegen:Zichtbaarheid om obstakels of kwetsbaarheden te kunnen ontdekken in het digitale transformatieplan

9| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Pijnpunt• Gescheiden, incompatibele systemen

• Gebrek aan realtime overzichtsrapportages beperken de financiële planning

• Te weinig nieuw talent

Hoe een transformatie kan helpen• Betrouwbare, verbonden apparaten en systemen

bieden zekerheid

• Geavanceerde analytics-tools bieden een totaaloverzicht van alle bedrijfsactiviteiten

• Moderne technologie en processen maken het bedrijf aantrekkelijker voor werkzoekenden

Vooral bij ondernemingen met weinig digitale ervaring zullen budgetteringsmethoden en -processen moeten veranderen . De nieuwe aanpak moet ervoor zorgen dat er snel budget kan worden toegewezen aan agile digitale initiatieven, zodat er geen interne beperkingen ontstaan die het transformatieproces in de weg zitten . In het doorvoeren van deze verandering speelt de afdeling financiën een cruciale rol.

Het goede nieuws is dat financiële teams flexibeler kunnen worden juist door de digitale transformatie te omarmen . Alleen betere toegang tot realtime data kan bijvoorbeeld al leiden tot inzichten waarmee je financiële afdeling plannen kan maken voor de toekomst, maar het plan ook kan wijzigen als en wanneer de omstandigheden veranderen . Dit proces zal worden versneld met elke stap die wordt gezet richting het digitaliseren van de financiële waardeketen.

Financiën Je financiële afdeling houdt de inkomsten nauwgezet in de gaten en is daarom een zeer waardevolle bondgenoot bij het nastreven van je digitale initiatieven . Transformatie kan de volgende veelvoorkomende pijnpunten voor je financiële team wegnemen:

Uit een recent onderzoek blijkt dat 82 procent van de CFO's een meetbare toename ziet in het rendement op investeringen in digitale financiële oplossingen . En bijna een derde geeft aan dat de investeringen een grote invloed hebben op het bedrijf in het algemeen .5

Wat hebben ze te winnen:Agile systemen die algemene bedrijfsbeslissingen mogelijk maken, aangestuurd door rapportage in realtime

Wat ze toevoegen:Het vermogen om budgetten af te stemmen op transformatiesucces

10| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Pijnpunt• Ontoereikende systemen die leverings-

en factuurbetalingen vertragen

• Te veel tijd kwijt aan transacties

Hoe een transformatie kan helpen• Dynamische systemen en apparaten die zorgen voor

een snelle omlooptijd

• een boost

• Eén systeem, compatibel tussen afdelingen, voor het beheer van leveranciers en het inkoopproces

Met de juiste tools kunnen inkoopafdelingen hun transactiegerichte werkwijze veranderen in een strategische aanpak. Waar je eerst afhankelijk was van grote, traag opererende leveranciers, stellen getransformeerde systemen je in staat om directer te

strategie kan de inkoopafdeling meer agile worden, vooral binnen nieuwe markten.

Inkoop Naarmate bedrijfsprocessen meer gedigitaliseerd worden, zullen relaties met leveranciers veranderen. Of deze verschuiving ook daadwerkelijk plaatsvindt, hangt af van het vermogen van inkoopteams om de volgende pijnpunten op te lossen:

Wat hebben ze te winnen:Moderne processen die meer strategische besluitvorming mogelijk maken en minder gericht zijn op transactionele werkzaamheden

Wat ze toevoegen:

huidige partnerschappen en nieuwe markten

11| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Pijnpunt• Beperkte communicatie tussen marketing en sales

belemmert de afstemming en samenwerking

• Oude of onjuiste data staat agile planning in de weg - marktdata, veranderende verkoopmogelijkheden

• Moeilijk om sales en marketinginspanningen binnen meerdere teams te volgen

Hoe een transformatie kan helpen• Geavanceerde technologie en samenwerkingssoftware

stimuleren de communicatie

• Toegang tot actuele data zorgt voor meer innovatie en creatieve probleemoplossing

• Geavanceerde analytics-tools voor een totaaloverzicht van alle bedrijfsactiviteiten

• Geavanceerde analytics-tools bieden een totaaloverzicht van het bedrijf zodat teams op elkaar worden afgestemd en dubbel werk wordt vermeden, aquisitiekosten omlaag gaan en levenslange klantwaarde wordt gerealiseerd .

Veel salesteams hebben technologieën omarmd zoals CRM en automatisering van het verkooppersoneel, maar gebruiken dit nog niet optimaal . Dit is een ideale moment om met IT en marketing een digitaal ecosysteem te creëren.

Zowel sales- als marketingmanagers kunnen met de werkplektransformatie grip krijgen op de markt . Digitale bedrijfsprocessen verbinden de onderneming met de online en mobiele wereld . Hierdoor kunnen marketeers zich veel makkelijker richten op de juiste doelgroepen en verkopers om zo hun klanten te bereiken binnen de juiste context . Het resultaat? Meer omzet .

Social mediadata, statistische modellering en machine learning bieden kansen om potentiële klanten te ontdekken en te leren kennen . Deze inzichten komen zowel de sales- als marketingactiviteiten ten goede, doordat er een consistente klantervaring kan worden gemaakt op alle kanalen .

Marketing en sales Marketing en sales speelt in een belangrijke rol bij je digitale initiatieven: de teams moeten ervoor zorgen dat je bedrijf een stevige voet aan de grond krijgt in het nieuwe digitale tijdperk om zo de omzet te laten groeien. Effectieve werkplektransformatie kan helpen bij het oplossen van de volgende gemeenschappelijke pijnpunten, waar beide teams tegenaan lopen:

Wat hebben ze te winnen:Verbeterde door data gestuurde inzichten om klantervaringen te bouwen en omzet te laten groeien

Wat ze toevoegen:Kennis van klantbehoeften en marktimpact

89 procent van de CMO's is het erover eens dat veilige, schaalbare en digitale platforms essentieel zijn voor een marketingstrategie . Meer dan driekwart zal in 2018 investeren in dit doel .6

12| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Pijnpunt• Flinke uitdagingen om talent binnen te halen, tevreden

te stellen en te behouden

• gebied van recruiting en personeelsbehoud te meten

• Te veel tijd moeten besteden aan terugkerende processen

• Werknemersbestanden zijn verspreid binnen verschillende systemen

Hoe een transformatie kan helpen• Nieuwe apparaten en technologie maken het bedrijf

interessanter voor nieuw talent

• Business analytics-tools bieden een totaaloverzicht van je bedrijf, inclusief recruiting en personeelsbehoud

• Gecentraliseerde data en moderne tools kunnen tijdverspillende werkzaamheden automatiseren

• Een geïntegreerd systeem vervangt alle systemen en maakt een einde aan onduidelijkheden

De moderne digitale omgeving vraagt om modern digitaal talent, maar HR-teams zullen er niet in slagen om de benodigde teams op het juiste kwaliteitsniveau te houden wanneer ze alleen maar nieuw talent binnenhalen. Ze hebben op bedrijfsbreed niveau apparaat- en systeemondersteuning nodig, alleen zo kunnen nieuwe werknemers slagen binnen hun werk. Behoud van waardevolle medewerkers bevordert het individuele succes en verhoogt de algehele waarde voor de organisatie.

Hoe sneller de innovatie wordt doorgevoerd, des te hoger worden de verwachtingen van nieuwe medewerkers. HR-managers moeten bij het werven van personeel in deze digitale omgeving ook een nieuwe manier van werken aannemen en anders gaan denken over prikkels en werkverdeling. Met next gen-technologie en realtime wervingsdata kunnen teams alledaagse processen stroomlijnen en snel reageren op ontwrichtende veranderingen in de omgeving.

Human resources HR-leiders houden de bedrijfscultuur scherp in de gaten. Hun perspectief is daarom van grote

werkplektransformatie kan helpen bij het oplossen van de volgende pijnpunten voor HR-afdelingen:

Wat hebben ze te winnen:Verbeterd vermogen om talent binnen te halen en te behouden

Wat ze toevoegen:Inzicht op gebied van talentwerving en -behoud binnen de organisatie

56 procent van de onderzochte bedrijven is bezig zijn HR-programma's opnieuw te ontwerpen om meer gebruik te kunnen maken van digitale en mobiele tools.7

13| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Je hebt een plan en een team. Nu is het tijd om aan de slag te gaan en het transformatieverhaal binnen het hele bedrijf uit te dragen.

Voor alle bedrijven, groot en klein, zijn veranderingen een uitdaging. De bedrijfscultuur vormt vaak het grootste obstakel bij het doorvoeren van nieuwe plannen. De beste manier om de weerstand te overwinnen is om een krachtige bondgenoot toe te voegen aan het team, bijvoorbeeld de CEO, de voorzitter van de Raad van Bestuur of de eigenaar.

Hoe krijg je de CEO aan boord? Begin met het presenteren van een spannende, overtuigende digitale visie die aansluit bij zijn of haar eigen visie op bedrijfsgroei.

Voorbereiden, oefenen, presenterenMet het enthousiaste, goed uitgebalanceerde team dat je hebt samengesteld, maak je een boeiend verhaal over een geslaagde transformatie. Bereid het plan samen voor, daag elkaar uit en bedenk op elke mogelijke vraag of elk bezwaar een antwoord.

Gebruik als beginpunt de vragen die je hebt gebruikt om je plan op te stellen en schrijf de antwoorden op. Sommige antwoorden kunnen anders of verbeterd zijn door de input van het team.

• Waarom wil (of moet) je organisatie eenwerkplektransformatie doorvoeren?

• Welke factoren hebben in het verleden gezorgd voorsucces en waarom zullen we ook in de toekomstsuccesvol zijn met onze digitale bedrijfsactiviteiten?

• Welke mogelijkheden liggen er voor een nieuwe visieop onze sector?

• Welke bedrijfsresultaten zijn van belang? Willenwe de processen in het bedrijf transformeren ofoptimaliseren?

• Wat zijn de grootste belemmeringen om eentransformatie door te voeren?

• Op welke gebieden kunnen we hulp gebruiken?Waar vinden we die ondersteuning?

Hoofdstuk 3

Het spel op de wagen zettenDigitale transformatie van de werkplek is een teamsport

van de CEO's hun bedrijfsmodel niet heeft veranderd, ondanks

aanzienlijke investeringen in digitale bedrijfsvoering... ”8

van de respondenten plaats dit in de top 5 van hun prioriteitenlijstje.”9

“Uit het onderzoek van Gartner uit 2017 blijkt dat CEO's groei als topprioriteit zien.

80%

58%

“Het probleem is dat

14| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Gebruik je playbook om een goed verhaal over de transformatie te maken, waarbij je steeds aangeeft wat de zakelijke impact kan zijn van de verschillende stappen die worden gezet. Moedig elk teamlid aan om zijn of haar eigen perspectief weer te geven en hoe vanuit daar de koppeling gemaakt kan worden met je digitale totaalvisie. Gebruik als het kan videomateriaal of live demonstraties om mensen enthousiast te maken.

Nadat de CEO of een ander persoon met aanzien heeft toegezegd om het team te leiden wat jij hebt samengesteld, is het tijd om de volgende stappen te presenteren aan het bedrijf.

Een goede manier om hiermee te beginnen is een eendaagse workshop. Liefst op een externe locatie, waar je de plannen kunt bespreken met alle teams zodat iedereen weet wat de digitale ambitie is van het bedrijf. Wil je het productief houden, nodig dan maximaal 25 mensen uit. Zorg er wel voor dat bij deze workshop de bedrijfsleider aanwezig is en de mensen met wie hij direct samenwerkt.

Je bedrijfsleider kan de workshop leiden, maar de agenda wordt bepaald door het werk dat jullie tot nu toe hebben verzet. Je doel is om aan de overige sterkhouders duidelijk te maken wat van hen wordt verwacht bij de transformatie, hoe hun afdelingen ervan gebaat is bij deze nieuwe koers.

Organiseer de workshop rondom een aantal kernvragen waar je goed mee kunt werken en waarmee je de afstemming kunt sturen. Gebruik het transformatie-playbook om ideeën los te maken en een discussie op gang te brengen.

Zodra je antwoorden op deze vragen hebt verzameld vraag je aan een kleine groep, waarbinnen alle functies zijn vertegenwoordigd, om de antwoorden om te zetten in verschillende roadmaps met actiepunten die zijn

hierbij zal zijn om plannen op te stellen die relevant zijn voor zowel elk team als voor de grotere bedrijfsdoelen.

Transformatieworkshop

15| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

De volgende vragen zou je kunnen gebruiken voor je workshop:

Vraag

Wat is digitale bedrijfsvoering en waarom is het zo belangrijk?

Wat houdt digitale bedrijfsvoering in voor onze organisatie?

Wat zijn onze digitale principes?

Wat zijn enkele eerste ideeën voor onze roadmap?

Hoe gaan we verder?

Doel

Geef een overzicht van digitale bedrijfsvoering, kom met voorbeelden, bijvoorbeeld wat concurrenten hebben gedaan en geef de belangrijkste trends weer die van invloed zijn op je onderneming .

Overeenstemming over waar de belangrijkste focus ligt bij de transformatie: nauwer contact met de klant, optimalisering van bedrijfsprocessen of productinnovatie . Verbind dit focusgebied met de langetermijnvisie van het bedrijf . Voer een open en eerlijke discussie over de impact .

Bepaal een set van een tot drie principes die een leidraad zijn voor de digitale transformatie .

Ga van start met een aantal brainstormsessies op basis van de onderwerpen en ideeën die tijdens de dag voorbij zijn gekomen . Moedig het delen van ideeën en het aanwijzen van risicogebieden aan .

Bespreek de volgende stappen in het transformatieproces voor de werkomgeving .

Resultaten

De groep weet wat de mogelijkheden zijn van digitale bedrijfsvoering en zit op dezelfde lijn .

De groep heeft een duidelijk beeld van de bedrijfsvisie, inclusief de benodigde functionaliteit, mensen, processen en technologie .

Deze principes helpen bij het bepalen welke investeringen moeten worden gedaan om de transformatie mogelijk te maken .

De groep creëert een aantal ideeën voor het transformatieontwerp, waardoor ze zich meer betrokken zullen voelen bij het hele proces .

De workshopleider sluit de workshop af en geeft aan wat de volgende stappen zijn .

16| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Zelfs de sterkste teams zijn voor hun succes afhankelijk van de middelen die ze tot hun beschikking hebben. De juiste technologie zal de springplank zijn naar een bedrijfsbrede verandering.

De beste tools en apparaten helpen je bij het uitrollen van de transformatie binnen het gehele bedrijf. Maar je wilt er wel zeker van zijn dat de investeringen zorgen voor de resultaten die je bedrijf nodig heeft. Zoek naar bewezen oplossingen die binnen de sector stabiele, betrouwbare rendementen hebben opgeleverd.

Uit een recente studie uitgevoerd door Forrester Consulting, in opdracht van Microsoft, bleek bijvoorbeeld dat investeren in Microsoft 365 Enterprise ondersteund met Surface-apparaten het volgende opleverde:

112%Gemiddeld investeringsrendement van 112 procent met een terugverdientijd van 16 maanden voor investeringen in Microsoft 365 Enterprise uitgevoerd op Surface-apparaten10

$ 11,3 mlnEen gemiddelde netto huidige waarde (NVP) van 11,3 miljoen dollar over een periode van drie jaar11

+5 uurWekelijks bijna vijf uur productiviteitswinst door

en bedrijfsprocessen. Dat is meer dan 12 procent van een gemiddelde werkweek en omgerekend 9,6 miljoen dollar in drie jaar12

In de volgende scenario's krijg je een beeld van hoe Microsoft 365 Enterprise en Surface je kunnen helpen bij de transformatie van je werkomgeving.

Hogere werknemertevredenheid door mogelijkheden om vanaf elke plek samen te werken en creatief te zijn

Medewerkers inspirerenMet transformatieve technologie kunnen mensen samen nieuwe wegen ontdekken en innoveren waardoor ze optimaal kunnen presteren.

Met Surface-apparaten kunnen mensen bijvoorbeeld werken zoals ze dat zelf willen. Deze apparaten reageren op aanraking en spraak en digitale pen en hebben Dial-functionaliteit ingebouwd, zodat medewerkers kunnen bouwen aan ideeën op de manier die het beste werkt voor hen. Het zijn lichte en draagbare apparaten met een lange accuduur, waarmee je ook onderweg productief kunt zijn.

Hoofdstuk 4

Spelen om te winnenDigitale transformatie van de werkplek is een teamsport

van de respondenten geeft aan dat Microsoft 365 met Surface zorgt voor meer creativiteit bij werknemers13

80%

17| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

76% gaf aan dat Microsoft 365 met Surface zorgt voor meer werknemertevredenheid en verbeterd personeelsbehoud en de organisatie erg aantrekkelijk maakt om voor te werken14

Door ingebouwde functies en de hoogwaardige camera's en beeldschermen van Surface-apparaten komen tools voor videovergaderen en PowerPoint 3D het beste tot hun recht, met Wi-Fi, Bluetooth en Miracast voor draadloze connectiviteit .

Medewerkers die veel onderweg zijn moeten vanaf elke plek gemakkelijk contact kunnen maken met collega's, klanten en leveranciers . Dat kan door e-mail via Outlook te combineren met Skype-chat en -videovergaderingen . Zo blijft iedereen verbonden met elkaar .

Met tools zoals OneNote en Teams kun je efficiënter vergaderen doordat teams in realtime ideeën kunnen delen en kunnen samenwerken . Je kunt projecten bewerken en delen vanaf elke plek en op elke apparaat via services in de cloud zoals OneDrive en Azure .

Maak plannen voor de toekomst met een uitgebreid datagestuurd overzicht van je bedrijf

Klaar voor morgenMicrosoft 365 en Surface-apparaten zijn ontworpen voor de moderne werkplek . Ze ondersteunen nu én in de toekomst de manier waarop je team graag wil werken .

Kijk met vertrouwen naar de toekomst, in de wetenschap dat Surface-apparaten zijn ontwikkeld om opkomende technologieën te ondersteunen, zoals door Microsoft AI ondersteunde datavisualisatie, Cortana en groeiende innovaties op het gebied van toegankelijkheid . Zo kun jij je personeel de middelen bieden waarmee ze direct gebruik kunnen maken van de nieuwste bedrijfstechnologie . Bovendien wordt toepassen, beveiligen en beheren met Surface een stuk gemakkelijker door vereenvoudigde implementaties, installaties, mogelijkheden om apparaten op afstand te wissen en slimme integraties met de bestaande software van je organisatie .

Minder problemen met IT-workloads en beveiliging met hardware en software die is ontwikkeld om samen te werken

Het beste van MicrosoftGestroomlijnde installatie en provisioning bespaart IT-teams tijd, terwijl ingebouwde beveiligingsfuncties helpen om je bedrijfsdata te beveiligen op pc's, telefoons en tablets .

Configureren en provisioning van apparaten met Windows Autopilot zorgt voor razendsnelle installatietijd voor een standaardapparaat: geen 25 minuten, maar slechts enkele seconden .

IT-afdelingen die de Surface Enterprise Management Mode gebruiken, geven aan dat ze per apparaat twee en een half uur minder tijd kwijt zijn met het configureren van hardware-instellingen voor Wi-Fi, Bluetooth, camera's, microfoons en andere functies15

Bedrijven die Surface-apparaten gebruiken met Microsoft 365 rapporten 50% minder jaarlijkse beveiligingsinbreuken en 80% lagere herstelkosten16

Beveiligings- en selfservice-mogelijkheden worden geleverd via Windows 10, System Center Configuration Manager, Microsoft Intune en de Windows Store for Business . Deze tools zorgen er gezamenlijk voor dat gebruikers de juiste versies van de juiste applicaties installeren en gebruiken voor hun rol, team en afdeling .

Microsoft Enterprise Mobility + Security ondersteunt IT bij de provisioning van groepen en gebruikers voor duizenden applicaties . Met Azure Active Directory kunnen beheerders per beveiligingsgroep snel applicatiebevoegdheden toewijzen en beheren .

van de ondervraagde bedrijven die Microsoft Surface gebruiken, geeft aan dat IT minder tijd en energie kwijt is aan het configureren en implementeren van apparaten en aan het beheren en updaten van Microsoft 36517

78%

18| Digitale transformatie van de werkplek is een teamsport

Klaar voor morgenDit is nog maar het begin. Microsoft heeft een hele reeks oplossingen beschikbaar waarmee bedrijven zoals die van jou een geslaagde transformatie van de werkplek kunnen uitvoeren.

Geef ons de kans om bij je team aan te sluiten. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Misschien ben je ook geïnteresseerd in het volgende informatiemateriaal dat we hebben ontwikkeld om teams zoals die van jou te helpen bij een traject op weg naar werkplektransformatie.

1. Gartner, Propose a Digital Ambition Workshop to Jump-Start Your Digital Journey. Scheibenreif, Don en Tomas Nielsen (analisten).27 februari 2018. https://www.gartner.com/doc/3862764/propose-digital-ambition-workshop-jumpstart

2. Gartner, Propose a Digital Ambition Workshop to Jump-Start Your Digital Journey. Scheibenreif, Don en Tomas Nielsen (analisten).27 februari 2018. https://www.gartner.com/doc/3862764/propose-digital-ambition-workshop-jumpstart

3. Gartner, Market Trends: Digital platforms will drive full life cycle API management growth. Bhullar, Bindi, Fabrizio Biscotti, Paolo Malinverno

en Mark O’Neill (analisten). 23 januari 2018. https://www.gartner.com/doc/3847476/market-trends-digital-platforms-drive

4. Bughin, Jacques, Laura LaBerge en Anette Mellbye. “The case for digital reinvention.” McKinsey Quarterly. McKinsey. Februari 2017.https://www.mckinsey.com/business-functions/digital-mckinsey/our-insights/the-case-for-digital-reinvention

5-6. Axon, David A. J. CFOs Are the New Digital Apostles. Accenture. 2017. https://www.accenture.com/us-en/insight-cfo-new-digital-apostles

7. Volini, Erica, Pascal Occean, Michael Stephan en Brett Walsh. “Digital HR: Platforms, people, and work.” 2017 Global Human Capital Trends.Deloitte. 28 februari 2017. https://www2.deloitte.com/insights/us/en/focus/human-capital-trends/2017/digital-transformation-in-hr.html

8-9. Gartner, Use business models to guide digital business transformation, Geschickter, Chet, Jorge Lopez, Patrick Meehan en Kristin R. Moyer(analisten). 30 januari 2018. https://www.gartner.com/doc/3849963/use-business-models-guide-digital

10-17. Schlegel, Adam (projectleider).Maximizing Your ROI From Microsoft 365 Enterprise With Microsoft Surface.Forrester Consulting. Mei 2018.https://info.microsoft.com/ww-landing-Forrester-TEI-Surface-M365-Full-Report-Whitepaper.html?lcid=en

Meer informatie