DIGI-PLU Procesgericht digitaliseren en elektronische overheid Paul van der Eerden.

DIGI-PLUProcesgericht digitaliseren en elektronische overheid

Paul van der Eerden

Programma

• Aanpak• Voorbeeld Kapvergunning

Opmerkingen vooraf

• Nieuwbouw Stadskantoor• Project “Het Nieuwe Kantoor Leven”• Ambitieuze voortrekkers• Committent ambtelijke top (en bestuur)• Grote investering in capaciteit en hardware• Weer als gemeente “het wiel uitvinden”

Ambities Gemeente ‘s-Hertogenbosch

De Gemeente ‘s-Hertogenbosch wil met

gerichte inzet van informatie- en communicatie-

technologie de producten dienstverlening

verbeteren door:

• De kwaliteit te verhogen• De snelheid en de flexibiliteit te verhogen• De kosten te verlagen


Producten en diensten

• Dienstverlening vanuit één-loket-gedachte, gebaseerd op vraagpatronen(overheidsloket 2000)

• Optimale bereikbaarheid: overal, voor iedereen en altijd(7 dagen per week, 24 uur per dag)


Bedrijfsprocessen en Organisatie

• Flexibiliteit in bedrijfsprocessen• Open en transparante organisatie• Papierarme communicatie• Niet-persoonsgebonden flexibele werkplekken

(tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken)• Van functionele organisatie naar

procesgerichte organisatie (‘kanteling’)

Het concept van de digi-plu

De term digi-plu is een afkorting voor

digitaliserings-paraplu.

Met digitalisering wordt aangegevenwaarvoor

de digi-plu kan worden ingezet.

Met paraplu wordt de positionering van de

digi-plu aangegeven (horizontale applicaties).


De digi-plu is een middel om de in de ICT-visiegeformuleerde doelstellingen en ambities te kunnen realiseren.

Met het concept van de digi-plu wordt hetdigitaliseren van bedrijfsprocessen op eenverantwoorde en gestructureerde manier mogelijkgemaakt. Deze procesgerichte aanpak geeftdaarbij automatisch vorm en inhoud aan het begripElektronische Overheid.


De digi-plu (digitaliserings-paraplu) bestaat uit drie

geïntegreerde systemen:

• proces management systeem (PMS)

• document management systeem (DMS)

• workflow management systeem (WMS)

Proces Management Systeem

• modelleren, analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen (simulatie)

• gebruikmakend van drie modellen: proces-, organisatie- en datamodel

• inrichten kwaliteitshandboeken, kwaliteitszorg• management informatie over processen (portal)• publicatie in- en extern via web-technologie (portal)• basis voor het aanbieden van producten en diensten

via het web (link naar OL2000) (portal) • basis voor de inrichting van DMS en WMS

Document Management Systeem

• documenten kunnen bestaan uit tekst, data, beeld, geluid, tekeningen e.d.

• documenten worden, voorzien van indexgegevens, digitaal opgeslagen

• functies van een DMS: beheren, ontsluiten, bewerken, bewaren, distribueren en archiveren van documenten

• belangrijkste toetsingscriteria voor inzet DMS: opvraagfrequentie, verspreidingsgraad, fysieke ruimtebesparing

Workflow Management Systeem

• besturen van bedrijfsprocessen (real-time)• automatiseren van handmatige handelingen in

processen zodat de effectiviteit en efficiëntie wordt verhoogd

• functies van een WfM: beheer van electronische werkbakken, distributie van cases (flow), termijnbewaking en rappellering

• belangrijkste toetsingscriteria voor inzet WMS: volume, complexiteit procesgang, wettelijke verplichtingen, benodigde mate van inzicht in management info over proces

Samenhang digi-plu systemen

A A A

Ejjgfjf ajfgajgfasjdfajsdajfgajgfa PMS

DMS

WMS

Overzicht digi-plu systeemconcept

GS

A

koppeling

FileNETContent Services

FileNETeProcess

CMOffice XP NAW

GH

+

koppeling

FIS

4A

LL

koppeling

etc.

BWise Cubed

Waar staan we nu met de digi-plu?

• Processen (=> deelprojecten) benoemd die voor 1 januari 2003 worden opgeleverd:– Verlenen Kapvergunningen– Periodieke Hercontrole AmSZ– Aanvragen Zorg (incl. WVG) AmSZ– Digitalisering Facturen– Digitalisering Besluitvorming– Archief Bouwvergunningen– Bezwaren Belastingen– Conversie Behandelen WOZ-bezwaarschriften– Algemene inrichting DMS– Postregistratie & Distributie

Demo proces Verlenen Kapvergunning

1. Aanvraag kapvergunning via Internetburger portal publieke gedeelte; PMS)

2. Beschrijving van het werkproces Verlenenkapvergunning (medewerker portal via Intranet; PMS)

3. Afhandeling van het werkproces Verlenen kapvergunning in de back-office (DMS/WMS)

4. Management informatie (manager portal via Intranet; PMS/WMS)

5. Status- en voortgangsinformatie voor de aanvrager (burger portal persoonlijke gedeelte;PMS/DMS/WMS)

Aanvraag kapvergunning via Internet

Burger portal (publieke gedeelte)

Doelgroep: alle klanten van gemeente ‘s-Hertogenbosch

Medium: Internet (www.s-hertogenbosch.nl)

Naam: “PDC”

Content: producten dienstinformatie incl.aanvraagformulieren

http://www.s-hertogenbosch.nl/

Beschrijving van het werkproces

Medewerker portal

Doelgroep: alle medewerkers van gemeente ‘s-Hertogenbosch

Medium: Intranet

Naam: proces informatie

Content: procesbeschrijvingen, werkinstructies, documenten, kwaliteitszorg, producten dienstencatalogus

Afhandeling in de back-office

(1) Registratie Een binnengekomen aanvraag via de reguliere post wordt centraal gescand en van kenmerken voorzien; vervolgens wordt automatisch een zaak gestart van het bijbehorende digiplu-proces (WMS).

(2) BehandelingIn de werkbak van de medewerker (WMS) wordt het aanvraagformulier beschikbaar gesteld om de bijbehorende taak uit te kunnen voeren en wordt het digitale dossier automatisch opgebouwd (DMS).

Management informatie

Manager portal

Doelgroep: alle medewerkers van gemeente ‘s-Hertogenbosch

Medium: Intranet

Naam: management informatie

Content: grafische weergave prestatienormen (KPI’s) afgezet tegen werkelijkheid voor gedigitaliseerde processen

Status- en voortgangsinformatie

Burger portal (persoonlijke gedeelte)

Doelgroep: alle klanten van gemeente ‘s-Hertogenbosch

Medium: Internet (www.s-hertogenbosch.nl)

Naam: “persoonlijke pagina”

Content: status- en voortgangsinformatie overlopende en recent afgeronde aanvragen

incl. inzage in dossier

http://www.s-hertogenbosch.nl/

DIGI-PLU Procesgericht digitaliseren en elektronische overheid Paul van der Eerden.

Documents

Transcript of DIGI-PLU Procesgericht digitaliseren en elektronische overheid Paul van der Eerden.