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Die E-Rechnung –eine 360°-Analyse aus Compliance-Sicht

Stefan GroßSteuerberaterCISA (Certified Information Systems Auditor)

Neckarsulm, 10. Mai 20176. FIS FORUM

Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 22


Der Prozess im Zentrum


Produktion Einkauf Lager ReWe

Bedarfs-ermittlung Bestellung Waren-

eingangRechnungs-

eingang Beschaffung

Die E-Rechnung als Prozessbeschleuniger


Fokus: Rechnungseingangsverarbeitung!

ManuelleDateneingabe

Scan + manuell

Scan + OCR

PDF + OCR

PDF + manuell

E-Rechnungbeim Sender

AutomatischeDatenextraktionScannen Manuelle

Bearbeitung

1

2

3

5

4

6

OCR

Scanner Validieren

Validieren

Rechnungseingangsbuch/ W

orkflow

OCR


Besteller

DienstleisterBestelldaten

Rechnungsprüfunggegen Bestellungggf. Mapping

Wichtig: Wechselspiel Bestellung – Rechnung

BestelldatenLieferant

Anreicherung Rechnungsdaten Rechnungsnummer Rechnungsdatum Steuersatz Bankverbindung


Ziel: Medienbruchfreie Prozess-Architektur

XML

aPrüfung

Eingang

Aufbewahrung

ZUGFeRD


… Anforderungen sind zunehmend heterogen

nur Papier

per E-Mail

PDF + XML

per E-Mail

meinIndustrie-Format

per x.400

meinIndustrie-Format

per AS/2

nur PDF

EDIFACT

OFTP


Mobiles Scannen – Neue Prozesse sind im Kommen


VAT-Compliance


RechnungRechnungs-aussteller

Rechnungs-empfänger

Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse

Papier EDV

alternativ

§ 14 UStG gibt den Takt vor …

12

Integrität Authentizität

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Digital

QES/EDI

Papier


GoBD-Compliance


E-Rechnung

GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme

Die GoBD als Framework


Maschinelle Auswertbarkeit

Mathematisch technischeAuswertungen Volltextsuche Prüfung im weitesten

Sinne

Maschinelle Auswertbarkeit

„IDEA-Auswertbarkeit“ E-Mails / DMS Bildschirmabfragen etc.

Bisher originär elektronisch


Archiv-Compliance


Aufbewahrung – Grundsatz

evtl.Konvertierungen

„OriginäresFormat“

Papieraufbewahrung

Originalkann digitalisiertwerden GoBD

elektronischeAufbewahrung

Papierrechnung

E-Rechnung


Aus aktuellem Anlass – Aufbewahrung im Ausland

EU-Ausland

Antrag nach § 146 Abs. 2a AOGrundsatz: Inland

E-Rechnung § 146 Abs. 2a AO

Drittland

§ 14b UStGOnline-Zugriff


Verschiedene Regelungen bzgl. der Aufbewahrungsfrist:

5 Jahre (z. B. Griechenland),

6 Jahre (z. B. Zypern, Malta, Vereinigtes Königreich),

7 Jahre (z. B. Österreich, Belgien, Niederlande),

8 Jahre (z. B. Ungarn),

10 Jahre (z. B. Tschechische Republik, Frankreich, Deutschland, Italien,Niederlande [für Immobilien], Polen, Portugal, Rumänien, Slowenien,Spanien, Schweden*, Schweiz),

11 Jahre (z. B. Kroatien),

15 Jahre (z. B. Belgien [für Kapitalgüter]),

20 Jahre (z. B. Slowenien [für Immobilien])

Archivierung von Rechnungen – Aufbewahrungsfrist

* unter bestimmten Bedingungen


Scan-Compliance


Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabemit dem Original bildlich übereinstimmt

Bildliche Übereinstimmung bei Lesbarmachung

Weitere Bearbeitung mit elektronischem Dokument(alternativ: erneutes Scannen)

Besonderheit (1): Datenzugriff

Besonderheit (2): OCR-Verarbeitung

Vernichtung der Papierrechnung grundsätzlich zulässig

Erfassungs- und Archivierungsverfahren entsprechen den GoBD

Digitalisierung von Papierrechnungen


Erfüllen bspw. Scanner-Apps die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug?

Wie wird sichergestellt, dass:

Ausschließlich der Mitarbeiter Zugriff auf das mobile Endgerät undBerechtigung zum Scannen hat?

Die abgelichteten Belege vollständig und unverändert an das Unternehmenübermittelt werden?

Die mobil erfassten Belege einer ordnungsgemäßen und zeitgerechtenBelegsicherung zugeführt werden?

Die Unverlierbarkeit mobil erfasster Belege gegeben ist?

Die Leistung für das Unternehmen bezogen wurde (IKS!)

22

Neu: Mobiles Scannen


Dokumentations-Compliance


Der E-Rechnungsprozess ist zu dokumentieren

Fachliche Beschreibung der Lösung

Relevante weitere Rechtsgrundlagen (außer HGB/AO/UStG) Aktenpläne, Dokumentenarten, Verarbeitungsregeln,

Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsregelungen Belegbearbeitung, Belegfluss Prozessdokumentation

Einsatzgebiet und Aufgabenstellung

Aufbau- und Ablauf-Organisation der beteiligten Bereiche Fachliche Aufgabenstellung Mitarbeiterqualifikation

Technische Beschreibung der Lösung

Standorte des IT-Systems Hard- und Softwarekomponenten Datenbankmodelle Parameter-Einstellungen der Programme Technische Verarbeitungsregeln (Datenflüsse, Protokollierungen,

Ablaufpläne etc.) Vorgehensweise Datensicherung Benutzerverwaltung, Berechtigungskonzept Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen, Betriebsbedingungen,

Wartung) Vorbereitung Datenzugriff der Finanzverwaltung

Organisations- und Arbeitsanweisungen

Fachliche Prozesse/Standardbetrieb Administrative Prozesse Prozesse für Notfallserien (Restart, Recovery) Change-Management, Test und Abnahme inkl. Aktualisierung der

Verfahrensdokumentation

Kontrollmechanismus/IKS

Übergreifende Konzeption des Internen Kontrollsystems Verantwortlichkeiten, Eskalationswege Verfahren zur Sicherstellung der Identität von Verfahrensdokumentation

und gelebter Praxis Verweise auf einzelne organisatorische und technische Kontrollen

Anhänge

Steuerrelevante IT-Anwendungen Steuerrelevante Daten und elektronische Dokumente


„VeR-Template“

Sicherstellung GoBD-ComplianceSicherstellung GoBD-Compliance

Sachlogischer Prozess

Anforderungen GoBD Kontrollumfeld

Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle !


Format-Compliance


Willkommen im Formatdschungel …

ebxml

EDIFACT

EDIFURN

EDITRANS

EDIWHEEL

EDITEX

RINET

ETIS

EDIPAP EDIGAS

EDIFICEEANCOM

ODETTE

EDI@ENERGY

ZUGFeRD

EDILEKTRO

XÖV

CEFIC

VDA 4938

CEN PC434

Cross IndustryInvoice

Papier

AS2

(S)FTP

HTTPS

EMail

RFC

ENX

OFTPII

X400

OFTP

SOAP


Lesbarkeit

Papier

sinnvoll: geeigneter Viewer

u. E. auch möglich:

Darstellung der Inhalte

Darstellung der Pflichtfelder

Listenform genügt

elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, …)

elektronisch, strukturierte Daten


ZUGFeRD-Format

29

PDF XML

ZUGFeRD


PapierPapier

systemischunstrukturiert

Bild-Datei(PDF)

Bild-Datei(PDF)

systemischunstrukturiert

! ?! ?

systemischstrukturiert

EDIEDI

bilateralstrukturiert

ZUGFeRD als gemeinsamer „Nenner“


ZUGFeRD und Tax-Compliance

110101110001010110101110001010

Rechnungsaussteller

PDFPDF

XMLXML

Rechnungsempfänger

PDFPDF

XMLXML

Beleg Beleg

Buchungs-hilfe

Buchungs-hilfe

= =


Provider-Compliance


IKS des Dienstleisters als Qualitätsmerkmal

IKS des auslagernden Unternehmens

Dienstleistungs-bezogenes IKSdes Dienstleisters

Nicht dienstleistungs-bezogenes IKS desDienstleisters


Rechtliches Framework

Dienstleister

Rechtlich:VollmachtBefreiung § 181 BGBUntervollmacht

Rechtlich:VollmachtBefreiung § 181 BGBUntervollmacht

Rechtlich:Vollmacht

Rechnungs-aussteller

Rechnungs-empfänger

Dienstleister


Sphärenübergang

Rechnungseingang Konvertierung! Digitalisierung! Archivierung!

SphäreRechnungs-aussteller

SphäreRechnungs-empfänger

Dienstleister


Aktuell im Fokus …EU-Compliance


Rechnungsvorgaben

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Digitalisierung von Papierrechnungen

Aufbewahrung!

…

Fragestellungen


EU-Compliance

38

www.psp.eu/umsatzsteuer/eu-compendium_e-invoicing_and_retention/


Plädoyerfür Veränderung …


Mehrwertsteuer in der EU

40

€ MwSt auf der Rechnung

€MwSt-Pflicht gegenüber

Finanzbehörden

VerkäuferVerkäufer

Transaktion

FinanzbehördenFinanzbehörden

KäuferKäufer

€Erstattung der

MwSt


Mehrwertsteuer in der EU

41

Reverse-Charge

VerkäuferVerkäufer

Transaktion

FinanzbehördenFinanzbehörden

KäuferKäufer

€Erstattung der

MwSt


Die „Blockchain-Idee“ – Mehrwertsteuer 2.0

0

1

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Rechnung

100+19119

B

B

GutschriftVorsteuer

Leistender Fiskus Leistungsempfänger

+19-19

+19


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Peters, Schönberger & PartnerRechtsanwälte Wirtschaftsprüfer SteuerberaterSchackstraße 280539 MünchenTel.: +49 89 3 81 72 - 0Fax: +49 89 3 81 72 - 204E-Mail: [email protected]: www.psp.eu

Stefan Groß[email protected]

Referent

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