Barranquilla.

Apreciados proveedores y contratistas.

Nos complace informarles que hemos implementado el software SAP en la empresa, para el manejo de nuestros procesos administrativos, contables y financieros.

El software entró en productivo en septiembre del 2014, por lo que a partir de esa fecha usted debe tener en cuenta una serie de requisitos al momento de presentar sus facturas, que anexamos a esta comunicación.

Las facturas seguirán radicándose en la ventanilla de la Dirección de Tesorería, ubicada en la carrera 58 # 67-09, Triple A sede Prado.

Con la implementación de SAP continuamos en nuestro proceso de transformación organizacional, buscando siempre la satisfacción de ustedes, nuestros proveedores y contratistas.

Atentamente,

DIANA DONADO CARO FERNANDO ESCOLARDirectora de Tesorería Jefe de Compras

Requisitos para presentar una factura

1. Si usted presta sus servicios a través de un contrato, debe indicar en el contenido de la factura el Área Funcional, el cual corresponde al número del contrato actual que usted tiene con nuestra empresa. Si es orden de pedido, colocar el número de este documento. Este dato lo encuentra en la cabecera del pedido.

2. Especificar el servicio prestado y el número del documento referencia que genera SAP, el cual corresponde al recibido conforme del servicio o aprobación de cuota que le da el comprador cuando le entrega el servicio. Requisito indispensable para radicar la factura.

3. Colocar el período de facturación y el número de la cuota correspondiente a su contrato.

4. Para tener en cuenta que su pedido será enviado al correo electrónico que usted actualizó en el formato de proveedores. Este pedido debe imprimirse, firmarse y presentarse junto con la factura original.

5. Detallar el valor del servicio y/o compra y el valor del IVA.

6. Anexar el acta aprobada por el interventor del contrato o de la remisión en caso de compras.

Tenga en cuenta para presentar su factura

¿Cuando? Días: De Lunes a Viernes. Hora: De 8.00 a.m.- 11.00 a.m.Periodo: Desde el primer día hábil de cada mes hasta el 25 del mismo mes o día hábil anterior.

¿Donde?Dirección de TesoreríaCarrera 58 No. 67-09Sede PradoBarranquilla 25

¿como se presenta? • Original de la factura indicando el número de la resolución 041 como gran contribuyente de fecha 30/01/2014• Pedido, documento enviado por correo el cual deben imprimir para la presentación de la factura• Planilla y documento del pago al Sistema General de Seguridad Social (personas naturales).• Formulario físico o electrónico establecido por el Ministerio de Salud y Protección Social. Debe contener el valor, honorarios, tiempo, modo, lugar y clase de riesgo al que pertenece. Para las personas naturales Decreto 0723 del 2013.• Fotocopia del recibo de agua al día.• Debe indicar el número del Área Funcional (número del contrato actual) en su factura y el periodo de facturación. • Si su servicio o venta corresponde a un contrato solamente preséntelo por una (1) vez con su factura, no es necesario que lo traiga cada vez que radica una factura.• Solicite a su interventor la aprobación de su cuota junto con la aprobación y firma del acta cuando se trata de un contrato o el recibido conforme del pedido, previa a la presentación en ventanilla.

Es importante que conserve copia de todos estos documentos, con el número de radicado y la fecha de pago.

¿Que debe contener una factura?

• En la factura se deben encontrar los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.• Indicar el régimen al que pertenece, actividad económica y la calidad de Gran Contribuyente, según resolución 041 del 31/01/2014.• Detalle del IVA.• Fecha de expedición de la factura.• Demás requisitos establecido en el art. 617 E.T.• Actualización Decreto 1070 del 2013, art. 3º.

Su factura cumple lo establecido en el Estatuto Tributario en su articulo No. 617, y es el soporte contable del servicio o venta que usted realizó.La factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio. Además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.Se la considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador).