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DGUV Fachgespräch – “Arbeitsschutzmanagement – Mit System sicher zum Erfolg”

Fremdfirmenmanagement als Compliance-Herausforderung

Köln, 28.9.2016

Dr. Carsten Schucht

/ Inhalt

1 Ausgewählte Fragestellungen zum Fremdfirmenmanagement

2 Lessons learned

/ A. Ausgewählte Fragestellungen zum Fremdfirmenmanagement

/ A. Dreiecksbeziehung beim Fremdfirmeneinsatz

Betriebsinhaber (Auftraggeber)

Dienstleister (Auftragnehmer)

Beschäftigte

Werk-/Dienstvertrag

Daneben können gar keine vertraglichen Beziehungen zwischen den Arbeitgebern besehen (z.B. Weiterdelegation einzelner Arbeiten an Unterauftragnehmer durch Generalunternehmer auf Baustellen).

/ A. Risiken und Rechtsfolgen bei fehlender Compliance

Arbeitsunfälle und damit (Regress-)Ansprüche auf Schadensersatz

Staatsanwaltschaftliche Ermittlungen

Maßnahmen der Arbeitsschutzbehörden

Reputationsschäden bei Öffentlichkeitswirksamkeit

intern: ggf. Hinweis auf Organisationsversagen (unklare Zuständigkeiten oder fehlende Überwachung)

Ziel daher null Unfälle

/ A. Herausforderungen

Fremdfirmen-management

Umsetzung in der Praxis

Ermittlung des Rechtsrahmens

„Denken vom Ende her“ – Konsequenzen bei

fehlender Compliance

Abgrenzung zu anderen

Phänomenen Schutz der Fremdfirmen-beschäftigten

Organisation und Abstimmung

Auswahl und Beauftragung

Vertragsgestaltung (z.B. Subunternehmen)

/ A. Herausforderungen

Ermittlung des Rechtsrahmens

Wichtig: Gesetzesüberwachung (Monitoring)

Organisation und Abstimmung

Kommunikation mit den jeweiligen Fremdfirmen (ggf. auch Sicherheitsrisiko)

Umsetzung

Vermeidung von Reibungsverlusten (ggf. Erschwernis für innerbetriebliche Aufgabenerfüllung)

Vermeidung negativer Publizität bei Unfällen und Betriebsstörungen

Mission statement?

Berücksichtigung der Bedeutung von verhaltens- und organisationsbedingten Mängeln

/ A. Herausforderungen – Beispiel Monitoring

/ A. Herausforderungen – Beispiel Monitoring

§ 13 BetrSichV regelt die Zusammenarbeit verschiedener Arbeitgeber

gilt seit dem 1.6.2015 („neue“ Betriebssicherheitsverordnung)

„Beabsichtigt der Arbeitgeber, in seinem Betrieb Arbeiten durch eine betriebsfremde Person (Auftragnehmer) durchführen zu lassen, so darf er dafür nur solche Auftragnehmer heranziehen, die über die für die geplanten Arbeiten erforderliche Fachkunde verfügen. Der Arbeitgeber als Auftraggeber hat die Auftragnehmer, die ihrerseits Arbeitgeber sind, über die von seinen Arbeitsmitteln ausgehenden Gefährdungen und über spezifische Verhaltensregeln zu informieren. (…)“ (Abs. 1)

Zusammenwirken bei der Gefährdungsbeurteilung durch alle betroffenen Arbeitgeber und Abstimmung der Schutzmaßnahmen (Abs. 2)

Bestellung eines Koordinators zur Abstimmung der jeweils erforderlichen Schutzmaßnahmen, wenn bei der Verwendung von Arbeitsmitteln eine erhöhte Gefährdung von Beschäftigten anderer Arbeitgeber besteht (Abs. 3)

/ A. Instrumente zur Zielerreichung

Ziel ist Sicherheit und Gesundheitsschutz der Fremdfirmenbeschäftigten mindestens im Rahmen des gesetzlichen Rahmens (und damit keine Arbeitsunfälle)

Identifizierung und Fortschreibung von best practices (im Unterschied zur Branchenüblichkeit)

hohe Performance im Arbeits- und Gesundheitsschutz (gleichrangiges Ziel neben Produktivität, Qualität und Innovationskraft); wirksame Sicherheitskultur

„Wir behandeln Fremde wie Eigene.“ [Leitsätze und Prinzipien eines Energiekonzerns]

Unterstützung der Ziele durch technische, organisatorische und finanzielle Ressourcen

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A. Zivilrechtliche Haftung

Grundsatz

Vertragliche Haftung (Bsp. Werkvertrag)

Auftraggeber Auftragnehmer

§§ 280, 634 BGB

§§ 631 BGB

Auftraggeber Auftragnehmer

§§ 280, 634 BGB

§§ 631 BGB

Subunternehmer

Pflichtverletzung § 278 BGB

/ A. Phasen des Fremdfirmenmanagements

Auswahl 1

Beauftragung 2

Wechselseitige Information, Einweisung und Anweisungskontrolle 3

Ausführung (als organisatorische Herausforderung) 4

Abnahme und Abschluss 5

/ A. Auswahl und Beauftragung

Einkauf vs. Arbeitsschutz

Wichtig: Wert legen auf Nachweis arbeitsschutzrechtlicher Expertise und Compliance

geprüfte Arbeitsschutzmanagementsysteme

Auftragnehmererklärungen klären die Verantwortlichkeiten bis hin zu Sub-/Subunternehmen

arbeitsschutzrechtlich bedenkliche Zustände beim Auftragnehmer signalisieren gravierende Mängel im Arbeitsschutzmanagement des Auftraggebers

Vertragliche Vereinbarungen in Bezug auf die Verletzung von Arbeitsschutzregeln

Korrektur

Verweis vom Betriebsgelände

Auftragskündigung

Streichung aus der Vergabeliste für Fremdaufträge

zudem Vereinbarung dazu, dass die Fremdfirmenbeschäftigten den Arbeitsschutzanweisungen der betrieblichen Aufsichtsorgane zu folgen haben

Achtung: Sonderregeln beachten (z.B. Pflicht zur sorgfältigen Auswahl der Fremdfirma im Gefahrstoffrecht)

/ A. Wechselseitige Information und Koordination

§ 8 ArbSchG regelt die Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber, wenn Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig sind

vertragliche Verbindung wird nicht vorausgesetzt

bestimmte Mindestdauer des Arbeitseinsatzes wird nicht vorausgesetzt

Statuierung genuiner Informationspflichten

zwischen den Arbeitgebern

zwischen Arbeitgeber und seinen Beschäftigten

gilt auch für den Arbeitgeber von Leiharbeitnehmern

Dokumentation nicht vergessen

Kontrolle der Wirksamkeit der wechselseitigen Information

/ A. Wechselseitige Information und Koordination

Beachtung spezieller Abstimmungs- und Organisationspflichten

Gefahrstoffrecht (§ 15 GefStoffV)

Baustellenrecht (§§ 2 ff. BaustellV)

Betriebssicherheitsrecht (§ 13 BetrSichV)

insbesondere: Bestellung von Koordinatoren

/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht I

Einweisung ist von der Unterweisung zu unterscheiden

Unterweisung ist Aufgabe des Arbeitgebers der Fremdfirmenbeschäftigten

erforderlich ist indes eine Einweisung z.B. über die örtlichen Verhältnisse auf dem fremden Betriebsgelände

„Einweisung am Werkstor“

vor der Ausführung ist zudem die sog. Anweisungskontrollpflicht zu beachten

§ 8 Abs. 2 ArbSchG lautet wie folgt:

„Der Arbeitgeber muss sich je nach Art der Tätigkeit vergewissern, dass die Beschäftigten anderer Arbeitgeber, die in seine Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben.“

die Anweisungskontrollpflicht kann schon im Vertrag aufgegriffen werden

z.B. regelmäßige Berichtspflichten

Wichtig: Gegenstand der Kontrollpflicht sind Belehrungen über mögliche Gefahren und über die einzuhaltenden Schutzmaßnahmen

/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht II

Praxisprobleme

nicht deutsch sprechende Fremdfirmenbeschäftigte

Beschränkung der Informationsübermittlung auf wenige (geeignete) Fremdfirmenbeschäftigte bzw. verantwortliche Ansprechpartner

Anforderungen an die Dokumentation als Nachweis

Wechsel der Beschäftigten

spätere Kontrolle

/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht III

nicht deutsch sprechende Fremdfirmenbeschäftigte

wenn offensichtlich ist, dass die Einweisung nicht verstanden wird, ist die bestehende Verkehrssicherungspflicht nicht erfüllt!

hilft eine Unterschrift, dass der Fremdfirmenbeschäftigte die Einweisung erhalten und verstanden hat?

◦ nein, wenn er sich tatsächlich nicht verstanden hat (kann im Prozess zu unerfreulichen Überraschungen führen)

dann muss seitens des Unternehmens bzw. Betriebs dafür gesorgt werden, dass die Informationen empfangsfähig sind (z.B. mittels Dolmetscher, Broschüren in Fremdsprachen etc.

/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht IV

Beschränkung der Informationsübermittlung auf wenige (geeignete) Fremdfirmenbeschäftigte bzw. verantwortliche Ansprechpartner

grundsätzlich ohne Weiteres möglich (ja angezeigt bei größeren Aufträgen und wechselndem Personal)

sachgerechte Auswahl geeigneter Personen

Kontrolle, ob Informationen weitergegeben werden

sachgerechte Stichprobenkontrolle (+ Dokumentation)

ggf. bereits im Vorfeld vertragliche Vereinbarungen treffen

/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht V

Anforderungen an die Dokumentation als Nachweis

Existenz von nachweisenden Dokumenten ist wichtig (wird im Schadensfall geprüft)

entscheidend ist aber, dass die Dokumentenlage auch mit der Lebenswirklichkeit übereinstimmt

zu dokumentieren sind die Beteiligten an der Informationsübermittlung (Einweisung, Anweisungskontrollpflicht), Ort und Zeit

/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht VI

Wechsel der Beschäftigten

die Anweisungskontrollpflicht bezieht sich auf jeden Fremdfirmenbeschäftigten

insbesondere auch Problem bei Sub- bzw. Sub-Sub-Unternehmen

daher dynamische Pflicht

Sicherstellung, dass Wechsel erfasst werden

◦ vertragliche Meldepflichten

◦ Stichprobenkontrollen

◦ im Übrigen: Ausweispflichten, Einlasskontrollen etc., um unkontrollierte Anwesenheit zu verhindern

/ A. Einweisung und Anweisungskontrollpflicht VII

spätere Kontrolle

zur Reduzierung von Rechtsrisiken

Hauptzweck ist Prüfung, ob Einweisung verstanden wurde und Anweisungen des Fremdarbeitgebers erhalten wurden

daneben Prüfung, ob Personalwechsel stattgefunden haben

zudem Stichprobenkontrolle bei vorheriger Beschränkung auf verantwortliche Ansprechpartner beim Auftragnehmer

/ A. Mission statement

Mission statement bzw. Unternehmensleitbild formulieren („tone from the top“; Leitsatz und Grundsätze)

klares Management-Comittment und aktive Beteiligung aller Führungsebenen am Prozess

Sensibilisierung aller Beschäftigten für die Thematik des Fremdfirmenmanagements

Klarstellung, dass rechtmäßiges Handel condition sine qua non für den unternehmerischen Erfolg ist

Klarstellung, dass Rechtsverstöße die Reputation des Unternehmens in Mitleidenschaft ziehen

Hinweis auf mögliche Bußgelder und Schadensersatzzahlungen

Aufgabe der Leitungsebene, mission statement zu formulieren

/ A. Perspektive des Auftragnehmers

Einstandspflicht für Sicherheit im Fremdbetrieb

Beschaffungspflicht in Bezug auf die für die Gefährdungsbeurteilung erforderlichen Informationen

Problem: Schutzpflicht reicht in Bereiche hinein, die dem unmittelbaren Einfluss des Arbeitgebers entzogen sind

Verletzung der Arbeitsschutzpflichten, wenn die Umsetzung von (technischen, organisatorischen oder personenbezogenen) Schutzmaßnahmen im Fremdbetrieb nicht gewährleistet werden kann

Vorsicht vor dem Abschluss von Verträgen, die aus arbeitsschutzrechtlichen Gründen nicht zu erfüllen sind

Geltendmachung der vertraglichen Rechte, um einen arbeitsschutzkonformen Zustand zu erreichen

/ B. Lessons learned

/ B. Fazit

Kenntnis vom Rechtsrahmen

Vertragliche Regelungen

Compliance in allen Phasen des

Fremdfirmenmanagements

Einweisung und Anweisungskontrol

le

(Stichproben-)Kontrolle und

Dokumentation

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