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Der Prüfungsausschuss Best Practices einer effizienten Überwachung

3., überarbeitete Auflage

Der Prüfungsausschuss Vorwort

Vorwort

Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser,

die dritte, überarbeitete Auflage unserer Publikation Der Prüfungsausschuss wird von dem kürzlich verabschiedeten Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz dominiert. Die zentrale Neuerung aus Sicht der Aufsichtsräte besteht in einer Bestimmung zu den potenziellen Aufgaben eines Prüfungsausschusses. Diese Regelung ist für die Aufsichtsratspraxis in mehrfacher Hinsicht bedeutsam.

So wird die Bedeutung der Überwachung des internen Kontroll-, des Risiko-management- und des internen Revisionssystems durch den Aufsichtsrat betont. Diese Aufgabe kann auf den Prüfungsausschuss übertragen werden. Entscheidet sich der Aufsichtsrat gegen eine Delegation, muss er die Systeme selbst überwachen. Dabei versteht der Gesetzgeber die Systemüberwachung weit. Sie beschränkt sich nicht auf den rechnungslegungsbezogenen Teil des jeweiligen Systems. Interessant ist: Gerade in der Überwachung der Systeme sehen die Aufsichtsräte selbst deutlichen Verbesserungsbedarf. Dies ergab eine Umfrage von PricewaterhouseCoopers (PwC) zum Bild der Aufsichtsräte in der Öffentlichkeit, an der 100 Aufsichtsratsmitglieder großer kapitalmarkt-orientierter Unternehmen teilgenommen haben.

Die neue aktienrechtliche Bestimmung ist auch unter einem weiteren Gesichts-punkt bemerkenswert: Sie richtet sich nicht nur an Aufsichtsräte von Unter-nehmen mit Wertpapieren am Kapitalmarkt. Vielmehr verdeutlicht die Regelung, dass die Aufsichtsräte aller Unternehmen die in der Vorschrift genannten Systeme kontrollieren müssen. Auch die Aufsichtsräte von Unternehmen ohne Kapitalmarktorientierung können hierzu einen Prüfungsausschuss bilden. Nach-dem sich der Prüfungsausschuss bei den kapitalmarktorientierten Unternehmen durchgesetzt hat, ist er nun also auch bei nicht kapitalmarktorientierten Unter-nehmen auf dem Vormarsch.

Erwähnenswert ist auch, dass der Gesetzgeber, den europäischen Vorgaben folgend, das Thema Unabhängigkeit und Qualifikation aufgegriffen hat. So muss in den Prüfungsausschüssen kapitalmarktorientierter Unternehmen nun-mehr mindestens ein unabhängiges Mitglied mit (besonderem) Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung vertreten sein. Unabhängigkeit und Sachverstand müssen also in derselben Person vorliegen. Dieses Thema kann in Hauptversammlungen brisant werden: Denn bei der Wahl neuer Aufsichtsratsmitglieder werden die Unternehmen zu erkennen geben müssen, wie sie die Bestimmung umgesetzt haben.

Die dritte Auflage dieser Publikation richtet sich wiederum an Aufsichtsratsmit-glieder, insbesondere an die Mitglieder von Prüfungsausschüssen kapitalmarkt-orientierter und anderer großer Unternehmen. Auch ist sie für Finanzvorstände und andere Personen von Interesse, die sich mit der Tätigkeit des Prüfungs-ausschusses befassen.

Frankfurt am Main, Juli 2009

Prof. Dr. Georg Kämpfer Prof. Dr. Norbert Winkeljohann Vorstandsmitglieder und Verantwortliche für den Bereich Markets der PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

3

Der Prüfungsausschuss Danksagung

Danksagung

Besonderer Dank gilt folgenden Persönlichkeiten, deren Anmerkungen und Hinweise diese Publikation bereichert haben:

Prof. Dr. h. c. Roland Berger Vorsitzender des Aufsichtsrats der Prime Office AG, Vorsitzender des Prüfungs-ausschusses der Fresenius SE sowie Independent Director der Fiat S.p.A. und der Telecom Italia S.p.A.

Hero Brahms Vorsitzender des Prüfungsausschusses der Deutschen Post AG und der Wincor Nixdorf AG sowie Mitglied des Aufsichtsrats der Georgsmarienhütte Holding GmbH

Dr. Hans Michael Gaul Vorsitzender des Prüfungsausschusses der Siemens AG, Mitglied des Prüfungsausschusses der IVG Immobilien AG und der Volkswagen AG sowie Mitglied des Aufsichtsrats der Evonik Industries AG

Dr. h. c. Martin Kohlhaussen Vorsitzender des Aufsichtsrats und Mitglied des Prüfungsausschusses der Hochtief AG, ehemaliger Vorsitzender des Aufsichtsrats der Commerzbank AG sowie Vorsitzender des Prüfungsausschusses der ThyssenKrupp AG

Dr. Dietmar Kuhnt Vorsitzender des Prüfungsausschusses der GEA Group AG und der TUI AG

Prof. Dr. h. c. Ferdinand K. Piëch Vorsitzender des Aufsichtsrats der MAN SE und der Volkswagen AG sowie Mitglied des Aufsichtsrats der Audi AG und der Porsche SE

Dr. Manfred Schneider Vorsitzender des Aufsichtsrats und Mitglied des Prüfungsausschusses der Bayer AG und der Linde AG, Vorsitzender des Aufsichtsrats der RWE AG, Mitglied des Prüfungsausschusses der TUI AG sowie Mitglied des Aufsichtsrats der Daimler AG

Prof. Dr. Dr. h. c. mult. Horst Wildemann Vorsitzender des Aufsichtsrats der Iwis GmbH und der Pinta GmbH, Vor-sitzender des Beirats der Großhaus GmbH, Mitglied des Prüfungsausschusses der Interroll AG und der Zeppelin GmbH sowie Mitglied des Aufsichtsrats der Sick AG

4

Der Prüfungsausschuss Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Vorwort .................................................................................................................3

Danksagung .........................................................................................................4

Abkürzungsverzeichnis ........................................................................................7

A Hintergrund...................................................................................................11

B Aufgaben ......................................................................................................19

1 Rechnungslegung und Rechnungslegungsprozess ....................................23

2 Internes Kontrollsystem ...............................................................................31

3 Risikomanagementsystem...........................................................................35

4 Compliance ..................................................................................................41

5 Internes Revisionssystem............................................................................47

6 Interaktion mit dem Abschlussprüfer............................................................51

C Geschäftsordnung ........................................................................................57

D Besetzung.....................................................................................................59

E Qualifikation..................................................................................................63

F Sitzungen......................................................................................................67

G Information....................................................................................................73

H Haftung .........................................................................................................77

I Effizienzprüfung............................................................................................81

J Kapitalmarktkommunikation .........................................................................85

5

Der Prüfungsausschuss Inhaltsverzeichnis

Anhänge.............................................................................................................88

Unabhängigkeitskriterien....................................................................................88

.....................................................................................91 Risikofaktoren für Fraud

Stichwortverzeichnis ..........................................................................................92

Literaturverzeichnis ............................................................................................95

................................................................................98 Autor und Ansprechpartner

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Der Prüfungsausschuss Abkürzungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

ABl. Amtsblatt

Abs. Absatz

AG Aktiengesellschaft

AG Die Aktiengesellschaft (Zeitschrift)

AktG Aktiengesetz

Art. Artikel

Aufl. Auflage

BB Betriebs-Berater (Zeitschrift)

BDI Bundesverband der Deutschen Industrie e. V.

Begr. Begründung

BGB Bürgerliches Gesetzbuch

BGBl. Bundesgesetzblatt

BGH Bundesgerichtshof

BGHZ Bundesgerichtshof Entscheidungssammlung in Zivilsachen

BilMoG Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz

BS Berufssatzung

BT-Drucks. Bundestags-Drucksache

CFO Chief Financial Officer

Dax Deutscher Aktienindex

DB Der Betrieb (Zeitschrift)

DCGK Deutscher Corporate Governance Kodex

DPR Deutsche Prüfstelle für Rechnungslegung e. V.

DRS Deutscher Rechnungslegungs Standard

D&O Directors and Officers

EG Europäische Gemeinschaft

EU Europäische Union

e. V. eingetragener Verein

7


EWG Europäische Wirtschaftsgemeinschaft

f. folgende

ff. fortfolgende

FN Fachnachrichten (Zeitschrift)

GmbH Gesellschaft mit beschränkter Haftung

HGB Handelsgesetzbuch

Hrsg. Herausgeber

IAS International Accounting Standard(s)

IDW Institut der Wirtschaftsprüfer

IFRS International Financial Reporting Standard(s)

IIR Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

IKS internes Kontrollsystem

IT Information Technology

KGaA Kommanditgesellschaft auf Aktien

MDax Mid-Cap-Dax

No. Number

Nr. Nummer

NYSE New York Stock Exchange

NZG Neue Zeitschrift für Gesellschaftsrecht

OLG Oberlandesgericht

PS Prüfungsstandard

PwC PricewaterhouseCoopers

RA Rechtsanwalt

RegE Regierungsentwurf

Rn. Randnummer

S. Seite

SE Societas Europaea

SEAG SE-Ausführungsgesetz

SEBG SE-Beteiligungsgesetz

8


Sec. Section

SEC Securities and Exchange Commission

SOA Sarbanes-Oxley Act of 2002

S.p.A. Società per azioni (italienische Aktiengesellschaft)

StB Steuerberater

S&P Standard & Poor�s

TUG Transparenzrichtlinie-Umsetzungsgesetz

UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts

US-GAAP US Generally Accepted Accounting Principles

vBP vereidigter Buchprüfer

vgl. vergleiche

VO Verordnung

VorstAG Gesetz zur Angemessenheit der Vorstandsvergütung

WP Wirtschaftsprüfer

WPG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

WPg Die Wirtschaftsprüfung (Zeitschrift)

WpHG Wertpapierhandelsgesetz

WPO Wirtschaftsprüferordnung

Ziff. Ziffer(n)

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Ein Prüfungsausschuss sollte eingerichtet werden, wenn dadurch die Effizienz der Aufsichtsratsarbeit gesteigert wird. Aufgaben und inhaltliche Ausgestaltung des Prüfungsausschusses sollten den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Gesetzliche Pflichten, die nicht auf einen Prüfungsausschuss übertragen werden, sind vom Aufsichtsratsplenum oder von anderen Ausschüssen wahrzunehmen. Entspricht das Ihrer Praxis?

Der Prüfungsausschuss Hintergrund

A

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Hintergrund

�Der Prüfungsausschuss ist aus der Praxis moderner Unternehmensüberwachung nicht mehr hinwegzudenken.� Dr. Manfred Schneider

Die weitreichende Fortentwicklung der Corporate Governance deutscher Unter-nehmen hat dazu geführt, dass bei immer mehr Unternehmen ein Prüfungsaus-schuss gebildet wird. Dabei sind die Bildung und Ausgestaltung des Prüfungs-ausschusses alleinige Aufgabe des Aufsichtsrats. Der Hauptversammlung ist nicht gestattet, mittels Satzungsregelung in diese ausschließliche Zuständigkeit einzugreifen.1

Die Bedeutung von Prüfungsausschüssen hat durch das Bilanzrechts-modernisierungsgesetz (BilMoG) vom 25. Mai 2009 nochmals einen Schub erhalten.2 In Umsetzung von Art. 41 der Neufassung der 8. Gesellschafts-rechtlichen Richtlinie der EU3 wurde mit dem Gesetz in § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG eine Regelung zu den potenziellen Aufgaben des Prüfungsausschusses geschaffen. Danach kann der Aufsichtsrat einem Prüfungsausschuss insbesondere die Überwachung folgender Sachgebiete übertragen:

Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz

Rechnungslegungsprozess

Wirksamkeit des internen Kontrollsystems (IKS)

Wirksamkeit des Risikomanagementsystems

Wirksamkeit des internen Revisionssystems

Abschlussprüfung, insbesondere Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und die von ihm zusätzlich erbrachten Leistungen

§ 107 Abs. 3 Satz 2 AktG ist auf Unternehmen mit und ohne Wertpapiere am Kapitalmarkt anwendbar. Eine Pflicht zur Einrichtung eines Prüfungsaus-schusses ist mit der Bestimmung nicht verbunden. Wird kein Prüfungsaus-schuss gebildet oder werden diesem lediglich einzelne der genannten Aufgaben übertragen, so sind die (übrigen) Aufgabengebiete vom Aufsichtsrat selbst wahrzunehmen.4 Der Gesetzgeber hat dies zwar nicht explizit geregelt. Dies war aber auch nicht notwendig, weil die Kontrolle wichtiger organisatorischer Maßnahmen ohnehin von der allgemeinen, in § 111 Abs. 1 AktG niedergelegten Aufgabe umfasst ist, die Geschäftsführung zu überwachen.5

Die Aufzählung der Aufgaben, die auf den Prüfungsausschuss übertragen werden können, ist nicht abschließend. Vielmehr kann der Aufsichtsrat auch zusätzliche Aufgabenfelder delegieren.

1 BGHZ 83, 106 (115). 2 BGBl. I 2009, S. 1102 ff. 3 Art. 41 der Richtlinie 2006/43/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 17. Mai 2006 über

Abschlussprüfungen von Jahresabschlüssen und konsolidierten Abschlüssen, zur Änderung der Richtlinie 78/660/EWG und 83/349/EWG und zur Aufhebung der Richtlinie 84/253/EWG des Rates, ABl. EG Nr. L 157 vom 9. Juni 2006, S. 87 ff.

4 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 102. 5 Vgl. Hopt/Roth, in: Hopt/Wiedemann (Hrsg.), AktG Großkommentar, 4. Aufl. 2005, § 111 Rn. 210 ff.

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Eine Verpflichtung, die in der Vorschrift genannten Systeme zu etablieren, beinhaltet § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG nicht. Allerdings können die Unternehmen aufgrund anderer Spezialvorschriften oder aufgrund allgemeiner Organisations-pflichten entsprechende Systeme einzurichten haben. So hat der Vorstand einer Aktiengesellschaft beispielsweise ein Risikofrüherkennungssystem zu implementieren (§ 91 Abs. 2 AktG). Ist eines der in § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG genannten Systeme nicht eingerichtet, muss der Aufsichtsrat oder der Prüfungsausschuss sich mit der Frage befassen, ob die entsprechenden organisatorischen Vorkehrungen tatsächlich nicht erforderlich sind.6 Sollte das Kontrollgremium abweichend von der Geschäftsleitung zur Auffassung gelangen, das System sei notwendig, wäre die Einrichtung des Systems wiederum zu überwachen.

Auch Aufsichtsräte von Gesellschaften mit Aktien, die zum Handel an einer Börse zugelassen sind (börsennotierte Gesellschaften), sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, einen Prüfungsausschuss zu bilden. Allerdings empfiehlt die Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK) ihnen, einen Prüfungsausschuss einzurichten.7 Zur Umsetzung dieser Empfehlung haben sich Vorstand und Aufsichtsrat jährlich zu erklären (§ 161 AktG). Wird kein Prüfungsausschuss gebildet, muss die Abweichung von der Empfehlung begründet werden.

Börsennotierte Unternehmen

Große börsennotierte Unternehmen setzen diese Empfehlung regelmäßig um. Laut Kodex-Report 2009 gibt es im Dax und im MDax kein Unternehmen ohne einen Prüfungsausschuss. Kleinere Aktiengesellschaften weisen eine geringere Akzeptanz der Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex auf. Insgesamt verfügen aber über zwei Drittel aller börsennotierten Aktien-gesellschaften mittlerweile über einen Prüfungsausschuss.8 Dabei wird das Gremium manchmal auch als Bilanzausschuss, Bilanz- und Prüfungsaus-schuss, Bilanzprüfungsausschuss oder nach seinem amerikanischen Pendant als Audit Committee bezeichnet.

Allein Gesellschaften, deren Wertpapiere (Eigenkapital- oder Schuldtitel) an einer Börse gehandelt werden (kapitalmarktorientierte Unternehmen) und die keinen Aufsichts- oder Verwaltungsrat haben, sind verpflichtet, einen Prüfungs-ausschuss zu bilden (§ 324 Abs. 1 Satz 1 HGB). Die Verpflichtung wurde eben-falls in Umsetzung der 8. Gesellschaftsrechtlichen Richtlinie der EU mit dem BilMoG in deutsches Recht eingeführt. Von dieser Regelung können Emittenten von Schuldtiteln, etwa mitbestimmungsfreie GmbHs, betroffen sein.

Kapitalmarktorientierte Unternehmen ohne Aufsichtsrat

Von der Verpflichtung zur Bildung eines Prüfungsausschusses nach § 324 HGB ausgenommen sind aber:

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Emittenten von Asset Backed Securities (mit Darlegung im Anhang, warum kein Prüfungsausschuss eingerichtet wurde)

Kreditinstitute, die ausschließlich Schuldtitel mit einem Nominalwert von bis zu 100 Millionen Euro ausgegeben haben

Die Prüfungsausschussmitglieder der kapitalmarktorientierten Unternehmen ohne Aufsichtsrat werden von den Gesellschaftern gewählt (§ 324 Abs. 2 HGB). Sie haben dabei darauf zu achten, dass mindestens ein Mitglied unabhängig

6 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 103. 7 Auch die Aufsichtsräte der Unternehmen, an denen der Bund oder bestimmte Bundesländer beteiligt sind,

sollen einen Prüfungsausschuss bilden (vgl. Ziff. 5.1.7 Public Corporate Governance Kodex des Bundes, Ziff. 5.3.2 Corporate Governance Kodex für die Beteiligungen des Landes Brandenburg an privatrechtlichen Unternehmen und Anlage 7 IV.4. der Hinweise für Beteiligungen des Landes Berlin an Unternehmen).

8 Vgl. von Werder/Talaulicar, in: DB 2009, S. 689 (693).

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sein und über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Ab-schlussprüfung verfügen muss. Auch darf der Vorsitzende des Prüfungsaus-schusses nicht mit der Geschäftsführung betraut sein. Beide Bestimmungen können von einer Person erfüllt werden. Die Funktion des Prüfungsaus-schusses darf nicht von der Gesellschafterversammlung ausgeübt werden.9

§ 324 HGB verweist auf einige Bestimmungen des Aktienrechts. So entsprechen die Aufgaben des Prüfungsausschusses im Sinne von § 324 HGB grundsätzlich denen, die der Aufsichtrat einer Aktiengesellschaft auf einen Prüfungsausschuss übertragen kann. Auch ist die Wahl des Abschlussprüfers durch die Gesellschafterversammlung auf eine Empfehlung des Prüfungsaus-schusses zu stützen. Weiterhin wird die Regelung des Aktienrechts zur Sitzungsteilnahme und Berichtspflicht des Abschlussprüfers für anwendbar erklärt.

Aus der Bezugnahme auf die gesetzliche Abschlussprüfung wird deutlich, dass der Prüfungsausschuss kapitalmarktorientierter Unternehmen ohne Aufsichtsrat sich auch mit dem Jahres- und dem Konzernabschluss sowie den zugehörigen Lageberichten befassen muss. Mangels Verweisung auf § 172 AktG dürfte er dagegen nicht zur Feststellung beziehungsweise Billigung der Rechnungs-legung berechtigt sein. Diese obliegt weiterhin der Gesellschafterversammlung, die sich aber auf die Berichterstattung und einen Beschlussvorschlag des Prüfungsausschusses stützen kann. Eine Befassung mit der unterjährigen Berichterstattung ist wie bei der börsennotierten Aktiengesellschaft nicht zwingend. Weiterhin sollte sich der Prüfungsausschuss kapitalmarktorientierter Unternehmen ohne Aufsichtsrat auch mit dem Thema Compliance befassen. Zwar ist diese Überwachungsaufgabe nicht explizit vom Aufgabenspektrum des Prüfungsausschusses im Sinne von § 324 HGB umfasst. Die Einhaltung regulatorischer Bestimmungen ist jedoch Bestandteil des zu überwachenden internen Kontrollsystems im weiten Sinn. Gleichzeitig können Gesetzesverstöße Risiken darstellen, die vom Risikomanagementsystem zu erfassen sind.

Nähere Regelungen sollen im Gesellschaftsvertrag niedergelegt werden, insbesondere:

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zur Wahl der Ausschussmitglieder

zur Dauer der Mitgliedschaft und zu den Möglichkeiten ihrer vorzeitigen Beendigung

zu den Informations- und sonstigen Rechten und Pflichten

Im Übrigen sollen die aktienrechtlichen Regeln entsprechend angewandt werden. Dies gilt etwa für die Haftung der Ausschussmitglieder.10

Als Alternative zur Aktiengesellschaft gewinnt die Rechtsform der Societas Europaea (SE) zunehmend an praktischer Bedeutung. Grundlage der SE ist eine EU-Verordnung (SE-VO)11 aus dem Jahre 2001, die unmittelbar (also ohne Umsetzung in nationales Recht) anwendbar ist.

Societas Europaea

9 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 94. 10 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 94. 11 Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 des Rates vom 8. Oktober 2001 über das Statut der Europäischen

Gesellschaft (SE), ABl. Nr. L 294 vom 10. November 2001, S. 1 ff.

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Darüber hinaus gelten in den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten verschiedene ergänzende Gesetze. In Deutschland sind dies:

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das SE-Ausführungsgesetz (SEAG)

das SE-Beteiligungsgesetz (SEBG)

das AktG, wenn SEAG und SEBG keine spezielleren Regelungen enthalten

Die SE eröffnet die Möglichkeit, zwischen zwei Formen der Unternehmens-verfassung zu wählen. So können sich die Anteilseigner dafür entscheiden, die Leitungs- und die Überwachungsfunktion von zwei verschiedenen Gesellschafts-organen wahrnehmen zu lassen. Mit diesem dualistischen System entspricht die SE der Aktiengesellschaft mit ihren Organen Vorstand und Aufsichtsrat. Es kann aber auch das monistische System gewählt werden. Bei diesem sind Leitungs- und Überwachungsaufgaben in einem Gremium, dem Verwaltungsrat, vereint. Das anzuwendende System wird in der Satzung festgelegt.

Wurde das dualistische System gewählt, unterliegt der Aufsichtsrat der SE dem Aktienrecht (Art. 9 Abs. 1 Buchstabe c) ii) SE-VO). Damit kann das Kontroll-organ wie der Aufsichtsrat der AG einen Prüfungsausschuss einrichten.

Auch der Verwaltungsrat einer SE mit monistischem System kann einen Prüfungsausschuss bilden, dem insbesondere die Aufgaben nach § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG übertragen werden können (§ 34 Abs. 4 Satz 4 SEAG). Der Aus-schuss muss mehrheitlich mit nicht geschäftsführenden Direktoren besetzt werden (§ 34 Abs. 4 Satz 5 SEAG). Ist die SE kapitalmarktorientiert, darf der Ausschussvorsitzende kein geschäftsführender Direktor sein.

Der DCGK richtet sich auch an deutsche börsennotierte Gesellschaften in Form der SE. Unabhängig von deren Unternehmensverfassung haben auch diese etwaige Abweichungen von Empfehlungen (wie der zur Einrichtung eines Prüfungsausschusses) zu erklären und zu begründen.

Die Bildung eines Prüfungsausschusses dient der Spezialisierung innerhalb des Aufsichtsrats. Die Ausschussbildung macht es möglich, im Aufsichtsratsplenum vertretene Experten in einem kleineren Gremium zu konzentrieren und einzelne Gegenstände der Aufsichtsratsarbeit gezielt und effizient abzuarbeiten. Die Verlagerung einzelner Aufgaben in den Prüfungsausschuss hat folgende Vorteile:12

Vor- und Nachteile

Entlastung des Gesamtgremiums

zeitnähere, zielorientiertere und intensivere Diskussion der jeweiligen Themen

Bündelung von Spezialwissen

Das Informationsgefälle zwischen Vorstand und Aufsichtsrat wird so vermindert.

Andererseits steigert die Bildung von Ausschüssen die Komplexität der Arbeit des Aufsichtsrats. Zudem besteht die Gefahr, dass die übrigen Aufsichtsrats-mitglieder nicht hinreichend über die Tätigkeitsfelder des Ausschusses informiert sind.13

12 Vgl. auch Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 102. 13 Zu den Vor- und Nachteilen der Bildung eines Prüfungsausschusses vgl. schon Baums (Hrsg.), Bericht der

Regierungskommission Corporate Governance, 2001, Rn. 313, und Arbeitskreis Externe und Interne Über-wachung der Unternehmung der Schmalenbach-Gesellschaft e. V., in: DB 2000, S. 2281 (2282 f.).

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Gute und erfolgreiche Corporate Governance zeichnet sich nicht zuletzt da-durch aus, dass die Struktur der Leitungsorgane den jeweiligen unternehmens-spezifischen Besonderheiten angepasst ist. Einen für alle Unternehmen gleichermaßen nutzbaren Prüfungsausschuss �von der Stange� gibt es nicht. Bei der Ausgestaltung des Ausschusses stellen sich etwa folgende Fragen:

Ausgestaltung

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Welche Aufgaben, welche Kompetenzen sollte der Prüfungsausschuss haben?

Was ist bei der personellen Besetzung des Prüfungsausschusses zu beachten?

Wie häufig sind Sitzungen des Prüfungsausschusses abzuhalten?

Wie können sie effektiv gestaltet werden?

Welche Informationskanäle stehen dem Ausschuss offen?

Hinzu kommt, dass die den Prüfungsausschuss betreffenden Regelungen laufend auf ihre Aktualität hin überprüft werden müssen. Organisation und Arbeitsweise sind den sich fortentwickelnden Best Practices anzupassen.

Deutsche Prüfungsausschüsse ähneln stark den US-amerikanischen Audit Committees.14 Daher lohnt sich zumeist auch ein Blick auf deren Ausgestaltung. In den USA müssen kapitalmarktorientierte Unternehmen über ein Audit Committee verfügen. Die dortige Entwicklung nahm bereits in den 40er-Jahren des 20. Jahrhunderts ihren Anfang. Die Securities and Exchange Commission (SEC) hat sich erstmals 1972 in der Verlautbarung �Standing Audit Committees Composed of Outside Directors� für die Einrichtung von Audit Committees ausgesprochen.15

Audit Committees in den USA

Bei dem Blick in die USA ist stets zu berücksichtigen, dass die Führungsstruktur einer US Corporation bedeutsame Unterschiede zu der einer deutschen börsennotierten Gesellschaft aufweist. Hierzu zählen insbesondere:

Beim US-amerikanischen monistischen Führungsmodell sind im Board Geschäftsleitung und Kontrolle miteinander verwoben. Im deutschen dualistischen System der Aktiengesellschaft wird strikt zwischen Leitungs- und Überwachungsorgan getrennt. Dieses System dominiert in der Praxis auch bei den deutschen SE.

Aus den genannten strukturellen Differenzen resultieren unterschiedliche Schwerpunkte. In den USA kommt der Sicherung der Unabhängigkeit der für die Überwachung der Geschäftsleitung zuständigen Board-Mitglieder größere Bedeutung zu. In Deutschland liegt ein Fokus auf der Informationsversorgung des Aufsichtsrats und damit auch des Prüfungsausschusses.

Das Audit Committee weist im Vergleich zum Prüfungsausschuss größere Eigenständigkeit auf.

In den USA wird die individuelle Verantwortung der Mitglieder des Board betont. In Deutschland steht die Gesamtverantwortung im Vordergrund.

Ausrichtung der Publikation Die meisten Prüfungsausschüsse wurden von den Aufsichtsräten börsen-notierter Gesellschaften eingerichtet. Sie unterliegen auch den höchsten regulatorischen Anforderungen und haben das breiteste Aufgabenspektrum. Dementsprechend wird in der Publikation auf die Best Practices der Bildung und der Tätigkeit der Prüfungsausschüsse börsennotierter Unternehmen ein-

14 Zur dortigen Entwicklung vgl. PricewaterhouseCoopers, 2006 Current developments for audit committees,

2005. 15 Accounting Series Release No. 123, Securities Act Release No. 5237 vom 23. März 1972.

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gegangen. Mittlerweile richten allerdings auch viele Aufsichtsräte von Unter-nehmen, die nicht börsennotiert sind, Prüfungsausschüsse ein. Für diese gelten die Ausführungen dieser Publikation weitestgehend ebenso. Soweit einzelne Vorschriften auf ihren Prüfungsausschuss nicht anwendbar sind, wird dies verdeutlicht.

Die nachfolgenden Ausführungen knüpfen weiterhin zwar an die Rechtsform einer Aktiengesellschaft an, dennoch sind die dargestellten Best Practices auch für Unternehmen anderer Rechtsformen (z. B. SE oder GmbH) relevant. Allerdings ist zu prüfen, ob die genannten aktienrechtlichen Normen auch auf die jeweilige andere Rechtsform anwendbar sind.

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Der Prüfungsausschuss leitet seine Kompetenzen vom Aufsichtsrat ab. Er sollte sich zumindest mit folgenden Themen befassen: � Rechnungslegung (inklusive der Zwischenberichterstattung) � Rechnungslegungsprozess � internes Kontrollsystem � Risikomanagementsystem � Compliance � internes Revisionssystem � Abschlussprüfung (inklusive der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers) Unter Berücksichtigung der im Prüfungsausschuss vertretenen Expertise und dessen zeitlicher und personeller Kapazitäten kann der Aufsichtsrat dem Gremium auch Aufgaben übertragen, die über den Inhalt des Aktiengesetzes und die Empfehlungen des DCGK hinausgehen. Es sollte eindeutig geregelt sein, ob der Ausschuss die Themen vorbereitend oder in den Grenzen des Aktienrechts abschließend für den Aufsichtsrat behandelt. Entspricht das Ihrer Praxis?

Der Prüfungsausschuss Aufgaben

B Aufgaben

�Der Prüfungsausschuss muss den Erwartungen des Kapitalmarkts an Sachkunde und Qualität seiner Arbeit gerecht werden.� Dr. Dietmar Kuhnt

Es ist Aufgabe des Vorstands, die Gesellschaft �unter eigener Verantwortung zu leiten� (§ 76 Abs. 1 AktG). Der Aufsichtsrat hingegen �hat die Geschäftsführung zu überwachen� (§ 111 Abs. 1 AktG). Er kontrolliert also die Leitungsmaß-nahmen und damit die Führungsentscheidungen des Vorstands. Eine Über-wachung im Detail ist damit nicht verbunden. Der Aufsichtsrat kann aber auch Einzelmaßnahmen des Vorstands überprüfen, wenn diese von wesentlicher Bedeutung sind.16

Die Funktionsverteilung bringt es mit sich, dass der Vorstand regelmäßig einen deutlichen Wissensvorsprung vor dem Aufsichtsrat hat. Konsequenterweise ergibt sich hieraus eine informatorische Bringschuld des Vorstands gegenüber dem Aufsichtsrat und damit auch gegenüber dem Prüfungsausschuss.

Der Prüfungsausschuss leitet seine Zuständigkeiten von denjenigen des Auf-sichtsrats ab, es sei denn, es handelt sich ausnahmsweise um einen Prüfungs-ausschuss im Sinne von § 324 HGB. Dem Prüfungsausschuss können daher nur solche Aufgaben übertragen werden, die in das originäre Aufgaben-spektrum des Aufsichtsrats fallen.17 Insbesondere gilt die für den Aufsichtsrat bestehende Beschränkung, nicht die Geschäftsführung an sich zu ziehen, auch für den Prüfungsausschuss.

Aufgabenspektrum

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die typischen Überwachungs-aufgaben des Prüfungsausschusses:

Aufgabengebiet Norm

Rechnungslegung Ziff. 5.3.2 Satz 1 DCGK

Rechnungslegungsprozess § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG

Wirksamkeit des internen Kontrollsystems § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG

Wirksamkeit des Risikomanagementsystems § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG, Ziff. 5.3.2 Satz 1 DCGK

Wirksamkeit des internen Revisionssystems § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG

Compliance Ziff. 5.3.2 Satz 1 DCGK

Abschlussprüfung § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG, Ziff. 5.3.2 Satz 1 DCGK

Weder das Aktiengesetz noch der DCGK enthalten eine abschließende Auf-zählung der Tätigkeitsfelder. Unter Berücksichtigung der im Prüfungsausschuss vertretenen Expertise können dem Prüfungsausschuss auch Aufgaben über-tragen werden, die über die genannten Themenfelder hinausgehen. Umgekehrt ist der Aufsichtsrat nicht dazu verpflichtet, dem Prüfungsausschuss sämtliche im Aktiengesetz oder im DCGK aufgezählten Aufgaben zu übertragen.18 Für 16 Vgl. Hüffer, AktG, 8. Aufl. 2008, § 111 Rn. 3. 17 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 102. 18 Zum Aufgabenfeld des Prüfungsausschusses kapitalmarktorientierter Gesellschaften ohne Aufsichtsrat vgl.

S. 13.

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eine beschränkte Aufgabenübertragung können sowohl inhaltliche Gesichts-punkte als auch die zeitliche Belastung der einzelnen Ausschussmitglieder sprechen. Werden einzelne Aufgaben nicht auf den Prüfungsausschuss über-tragen, sind sie vom Aufsichtsratsplenum oder anderen Ausschüssen abzu-arbeiten.19

Dem Prüfungsausschuss können Aufgaben entweder zur Vorbereitung oder zur selbstständigen Entscheidung übertragen werden. Soweit der Ausschuss Entscheidungskompetenzen wahrnehmen soll, sind die Grenzen von § 107 Abs. 3 Satz 3 AktG zu beachten. Danach können dem Prüfungsausschuss nicht die Prüfung und Feststellung des Jahresabschlusses, die Prüfung und Billigung des Konzernabschlusses oder die Prüfung und die Erklärung zu einem Ab-hängigkeitsbericht übertragen werden.

Vorbereitung oder selbstständige Entscheidung

Die Tätigkeit des Prüfungsausschusses kann Berührungspunkte mit der Arbeit anderer Aufsichtsratsausschüsse haben. So erscheint es sinnvoll, dass der Prüfungsausschuss in die Entscheidung über die Besetzung der Position des Finanzvorstands durch den dafür zuständigen Ausschuss einbezogen wird. Hat der Aufsichtsrat auch einen Risikoausschuss, ist die Tätigkeit beider Aus-schüsse klar voneinander abzugrenzen und der Austausch von Informationen sicherzustellen. Dies gilt erst recht, wenn auch die Befassung mit dem Risiko-management und die mit der Compliance auf unterschiedliche Ausschüsse delegiert werden, weil beide Themenbereiche eng miteinander verknüpft sind. Denn aus Gesetzesverstößen können wesentliche Risiken resultieren, die wiederum vom Risikomanagement erfasst sein sollten.

Zusammenarbeit mit anderen Ausschüssen

Dem Prüfungsausschuss können auch Aufgabengebiete übertragen werden, die über die im Aktiengesetz und im DCGK genannten Themenbereiche hinaus-gehen. So könnte der Prüfungsausschuss kapitalmarktorientierter Unternehmen in Ergänzung zur Überwachung der Rechnungslegung auch damit betraut werden, weitere Informationen zu überwachen, die das Unternehmen dem Kapitalmarkt zur Verfügung stellt. Insofern könnte an die US-amerikanische Praxis angeknüpft werden. Dort hat das Audit Committee auch die Presse-mitteilungen zum Unternehmensergebnis sowie die Ergebnisberichterstattung gegenüber Analysten und Ratingagenturen zu überwachen. Hinreichend ist es dabei allerdings, dass sich das Audit Committee mit den Grundsätzen der Berichterstattung befasst. Es muss nicht jede Einzelmeldung zum Gegenstand seiner Tätigkeit machen.20

Aufgabenerweiterung

Weiterhin ist zu erwägen, ob sich der Prüfungsausschuss auch mit der Nach-haltigkeitsberichterstattung befassen soll. Hierfür spricht nicht nur, dass die Nachhaltigkeitsberichte zunehmend an Bedeutung gewinnen, und zwar auch für Investmententscheidungen. Vielmehr wird die Nachhaltigkeitsberichterstattung in der Praxis immer enger mit der Finanzberichterstattung verknüpft. So werden die Veröffentlichungszeitpunkte beider Berichtsarten zunehmend harmonisiert. Auch wird die Nachhaltigkeitsberichterstattung mit einem Berichtsprozess hinterlegt, dessen Elemente mit denen des Rechnungslegungsprozesses vergleichbar sind. Schließlich gibt es sogar Unternehmen, bei denen der Nachhaltigkeitsbericht mit der Finanzberichterstattung im Geschäftsbericht zusammengeführt wird.

19 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 102. 20 Vgl. Ziff. 7. (c) (iii) (3) der Sec. 303A Corporate Governance Rules der NYSE und Burke/Guy/Tatum, Audit

Committees: A Guide for Directors, Management, and Consultants, 5. Aufl. 2008, 10.25.

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22

Der Prüfungsausschuss überwacht sowohl die Recht- als auch die Zweckmäßigkeit der Rechnungslegung und des Rechnungslegungsprozesses. Die Kompetenz zur Prüfung und Feststellung des Jahresabschlusses und zur Billigung des Konzernabschlusses kann nicht vom Aufsichtsrat auf den Prüfungsausschuss übertragen werden. Der Prüfungsausschuss wird allein vorbereitend tätig. Die Prüfung der Rechnungslegung sollte auch die Kontrolle des Gewinnverwendungs-vorschlags umfassen. Hat der Vorstand einen Abhängigkeitsbericht aufzustellen, sollte der Prüfungs-ausschuss auch diesen kontrollieren. Die Prüfung des Abhängigkeitsberichts kann vom Aufsichtsrat nicht zur abschließenden Erledigung auf den Prüfungsausschuss delegiert werden. Der Ausschuss wird allein vorbereitend tätig. Der Prüfungsausschuss sollte die Halbjahres- und gegebenenfalls die Quartalsfinanz-berichte vor ihrer Veröffentlichung mit dem Vorstand erörtern. Der Prüfungsausschuss sollte sich vom Unternehmen die wesentlichen Bestandteile des Rechnungslegungsprozesses regelmäßig darlegen lassen, um sich ein Bild vom Rechnungslegungsprozess zu verschaffen. Wesentliche Änderungen sollten dem Kontrollorgan vorgelegt werden. Die Kontrolle des Rechnungslegungsprozesses sollte eng mit der Überwachung des rechnungslegungsbezogenen Teils des internen Kontrollsystems verknüpft sein. Bei der Überwachung des Jahres- und des Konzernabschlusses, des Rechnungs-legungsprozesses sowie des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems und gegebenenfalls des Abhängigkeitsberichts kann sich der Prüfungsausschuss in hohem Maße auf die Prüfung durch den gesetzlichen Abschlussprüfer stützen. Der Prüfungsausschuss sollte den Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlungvorbereiten, soweit er seine Tätigkeit betrifft. Entspricht das Ihrer Praxis?


1 Rechnungslegung und Rechnungslegungs-prozess

Einen Schwerpunkt der Kontrolltätigkeit des Prüfungsausschusses stellt die Überwachung der Rechnungslegung der Gesellschaft dar. Geprüft werden in diesem Zusammenhang regelmäßig folgende Unterlagen:

23

●

●

●

Jahresabschluss und Lagebericht

Konzernabschluss und Konzernlagebericht

Zwischenberichte

Vor ihrer Offenlegung sind der Jahres- beziehungsweise der Konzernabschluss nebst (Konzern-)Lagebericht sowohl extern als auch intern zu prüfen. Den typischen Ablauf von der Aufstellung bis zur Veröffentlichung des Abschlusses unter Einbeziehung der jeweiligen Zuständigkeit verdeutlicht die folgende Übersicht:

Jahres- und Konzernabschluss

Verfahrensschritt Zuständigkeit

Aufstellung des Abschlusses Vorstand

Externe Prüfung Abschlussprüfer

Vorbereitende interne Prüfung Prüfungsausschuss

Interne Prüfung und Feststellung beziehungsweise Billigung Aufsichtsrat

Veröffentlichung und gesetzliche Offenlegung Vorstand

1.

2.

3.

4.

5.

Bevor der Aufsichtsrat den Jahresabschluss feststellt beziehungsweise den Konzernabschluss billigt, hat er den Abschluss zu prüfen (§ 171 Abs. 1 Satz 1 AktG). Dabei kann sich der Aufsichtsrat auf die Ergebnisse der Abschluss-prüfung stützen. Gleichwohl obliegt ihm eine selbstständige Prüfung und Urteilsbildung.21 Gegenstand der Prüfung durch den Aufsichtsrat ist zum einen die Frage, ob der Abschluss den gesetzlichen Vorgaben, den einschlägigen Satzungsbestimmungen und den anzuwendenden Bilanzierungsstandards entspricht (Prüfung der Rechtmäßigkeit). Zum anderen hat der Aufsichtsrat einzuschätzen, ob die vom Vorstand getroffenen Bilanzierungsentscheidungen zweckmäßig sind (Prüfung der Zweckmäßigkeit).22 Insgesamt soll das Gremium die Verlässlichkeit und Vollständigkeit der von der Gesellschaft vorgelegten Finanzinformationen überprüfen. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der Kontrolle von Relevanz und Kontinuität der von der Gesellschaft angewandten Rechnungslegungsmethoden. Die Intensität der Prüfung sollte sich an dem Risiko einer Fehlbilanzierung und deren Wesentlichkeit orientieren.

Der Abschluss hat folgende Bestandteile:

●

●

●

Bilanz

Gewinn-und-Verlust-Rechnung

Anhang/Notes

21 Hüffer, AktG, 8. Aufl. 2008, § 171 Rn. 5. 22 Zur generellen Pflicht des Aufsichtsrats, die Recht- (, Ordnungs-) und Zweckmäßigkeit der Geschäftsführung

zu überwachen, vgl. Hüffer, AktG, 8. Aufl. 2008, § 111 Rn 6.


Bei Konzernabschlüssen treten folgende Elemente hinzu:

●

●

●

●

●

●

Kapitalflussrechnung

Eigenkapitalspiegel

Segmentberichterstattung

Jahresabschlüsse enthalten die letztgenannten Bestandteile regelmäßig nicht. Allerdings müssen kapitalmarktorientierte Unternehmen, die keinen Konzern-abschluss aufstellen, ihren Jahresabschluss um eine Kapitalflussrechnung und einen Eigenkapitalspiegel erweitern. Sie können den Jahresabschluss außer-dem um eine Segmentberichterstattung ergänzen.

Die Konzernabschlüsse kapitalmarktorientierter Unternehmen sind unter Beachtung der International Financial Reporting Standards (IFRS) aufzustellen. Hat das Mutterunternehmen keine Wertpapiere emittiert, ist deutsches Handels-recht anwendbar. Für die Aufstellung der für die Gewinnverwendung maß-geblichen Jahresabschlüsse gilt dies immer. Allerdings steht es den Unter-nehmen frei, zusätzlich einen Einzelabschluss zu erstellen, der unter Beachtung der IFRS aufgestellt wurde. Von dieser Möglichkeit wird in der Praxis jedoch kaum Gebrauch gemacht.

Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat den nach deutschem Recht zu erstellenden (Konzern-)Lagebericht zu würdigen.

Die Prüfung des Jahres- und des Konzernabschlusses nebst (Konzern-)Lage-bericht durch den Aufsichtsrat kann dem Prüfungsausschuss nicht zur ab-schließenden Erledigung übertragen werden. Vielmehr bereitet der Prüfungs-ausschuss die Entscheidung des Aufsichtsrats über die Feststellung des Jahres-abschlusses beziehungsweise über die Billigung des Konzernabschlusses lediglich vor. Hierzu sollte er seine Würdigung in Form einer Empfehlung an den Aufsichtsrat zusammenfassen. Nach Abschluss der vorbereitenden Prüfung durch den Ausschuss berichtet dessen Vorsitzender in der Bilanzsitzung des Aufsichtsratsplenums über das Ergebnis. Der Aufsichtsrat muss dabei in einer Tiefe informiert werden, die ihm die Bildung eines eigenen Urteils ermöglicht.

Vorbereitende Prüfung

Sowohl dem Aufsichtsrat als auch dem Prüfungsausschuss dienen die Prüfungsberichte des Abschlussprüfers als zentrale Informationsgrundlage. Gleichwohl ist eine selbstständige Prüfung und Urteilsbildung erforderlich.23

Bei der Prüfung sollte auf die Konsistenz des Abschlusses und des Lage-berichts in sich geachtet und gegebenenfalls die Übereinstimmung mit anderen verfügbaren Informationen überprüft werden. Schwerpunkte der Prüfung durch den Ausschuss können insbesondere sein:

Schwerpunkte der Prüfung

Risiken für die Entwicklung und den Bestand der Gesellschaft

Risikoberichterstattung im Lagebericht

wesentliche Grundlagen der Bilanzierung von Vermögensgegenständen oder Schulden wie

� immaterielle Vermögensgegenstände

� Allokationen von Kaufpreisen für Sachgesamtheiten

� latente Steuern

� angemessene Abgrenzung der Cash Generating Units

23 Hüffer, AktG, 8. Aufl. 2008, § 171 Rn. 5.

24


●

●

●

●

●

●

●

Ausübung von Bilanzierungs- und Bewertungswahlrechten wie

� Aktivierung von Entwicklungskosten

� Bewertung von Wertpapierbeständen

Ausnutzung von Ermessensspielräumen wie

� Wertberichtigung auf Forderungen

� (Pensions-)Rückstellungen

� Abschreibung (Impairment) von Geschäfts- und Firmenwerten

� Prognosen der Geschäftsentwicklung inklusive der Risikoberichterstattung

sachverhaltsgestaltende Maßnahmen wie

� Konsolidierung von Zweckgesellschaften

� Sale-and-Lease-Back-Geschäfte

� Sale-and-Buy-Back-Geschäfte

� Verkauf von Forderungsbeständen

� Sicherungsgeschäfte

� Geschäfte mit nahestehenden Personen

besondere weitere Transaktionen wie

� Unternehmenserwerbe

� Restrukturierungen

� Eigenkapitalmaßnahmen

Periodenabgrenzung wie

� zeitgerechte Umsatz- und Ertragsrealisation bei Großprojekten oder Massengeschäften

Kapitalflussrechnung

Umsetzung neuer/geänderter Rechnungslegungsbestimmungen24

Da der Prüfungsausschuss die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung des Unternehmens überwacht, ist er vom Vorstand auch über eine Überprüfung des Jahres- oder des Konzernabschlusses im Rahmen des Enforcement-Verfahrens zu unterrichten. Weiterhin sollte er in zentrale Entscheidungen wie etwa die Akzeptanz einer Fehlerfeststellung der Deutschen Prüfstelle für Rechnungs-legung eingebunden werden.

Nach § 170 Abs. 2 Satz 1 AktG legt der Vorstand dem Aufsichtsrat den Vor-schlag vor, den er der Hauptversammlung für die Verwendung des im Jahres-abschluss ausgewiesenen Bilanzgewinns machen will. Dieser ist vom Aufsichts-rat auf seine Recht- und Zweckmäßigkeit hin zu prüfen. Da der Vorschlag eng mit dem Jahresabschluss verknüpft ist, sollte der Prüfungsausschuss zusätzlich zum Jahresabschluss den Gewinnverwendungsvorschlag prüfen und hierüber dem Aufsichtsrat Bericht erstatten. Auf dieser Grundlage kann der Aufsichtsrat dann seine Entscheidung über den Vorschlag treffen.

Prüfung des Gewinnverwendungsvorschlags

Der Vorstand einer Aktiengesellschaft, auf die ein anderes Unternehmen, etwa weil es die Mehrheit der Aktien besitzt, einen beherrschenden Einfluss ausübt, hat einen sogenannten Abhängigkeitsbericht aufzustellen; es sei denn, es

Abhängigkeitsbericht

24 Zu denkbaren Fragen vgl. auch PricewaterhouseCoopers, Audit Committees, 2. Aufl. 2003, S. 31 f.

25


besteht ein Beherrschungs- oder Gewinnabführungsvertrag (§ 312 Abs. 1 Satz 1 AktG).

In diesem Bericht sind nach § 312 Abs. 1 Satz 2 AktG folgende Punkte aufzuführen:

●

●

●

●

●

●

alle Rechtsgeschäfte, die die Gesellschaft im vergangenen Geschäftsjahr mit dem herrschenden Unternehmen, einem mit ihm verbundenen Unternehmen sowie auf Veranlassung oder im Interesse dieser Unternehmen vor-genommen hat

alle anderen Maßnahmen, die sie auf Veranlassung oder im Interesse dieser Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr getroffen oder unterlassen hat

Bei Rechtsgeschäften sind Leistung und Gegenleistung, bei Maßnahmen deren Gründe sowie Vor- und Nachteile für die Gesellschaft anzugeben (§ 312 Abs. 1 Satz 3 AktG). Der Abhängigkeitsbericht dient dem Schutz von Minderheits-aktionären und Gesellschaftsgläubigern vor einer ungerechtfertigten Vermögensverschiebung zugunsten der herrschenden Gesellschaft.

Der Bericht ist vom Abschlussprüfer und danach vom Aufsichtsrat zu prüfen (§§ 313 f. AktG). Zwar kann der Prüfungsausschuss die Prüfung nicht für den Aufsichtsrat abschließend übernehmen. Dennoch ist es sinnvoll, dass er sich mit dem Abhängigkeitsbericht vorbereitend befasst. Denn der Ausschuss kann die Erkenntnisse aus der Kontrolle des Jahres- und Konzernabschlusses in die Prüfung einfließen lassen. Entsprechend der Aufgabenstellung des Aufsichts-rats sollte sich die Kontrolle durch den Prüfungsausschuss auf die Voll-ständigkeit und Richtigkeit des Berichts erstrecken.

Folgende Punkte sind zu behandeln:

Abgrenzung des Kreises verbundener Unternehmen

Vollständigkeit der berichteten Geschäfte und Maßnahmen

Richtigkeit der Angaben

etwaige Nachteiligkeit der angegebenen Rechtsgeschäfte oder Maßnahmen

In seine Prüfung hat der Aufsichtsrat und damit sinnvollerweise auch der Prüfungsausschuss den Bericht des Abschlussprüfers über die externe Prüfung des Abhängigkeitsberichts einzubeziehen (§ 314 Abs. 2 Satz 2 AktG). Auf diesen kann er sich in hohem Maße stützen. Allerdings ist zu beachten, dass die Vollständigkeit des Abhängigkeitsberichts nicht Gegenstand der externen Prüfung ist.25

Darüber hinaus sollte der Prüfungsausschuss gegenüber dem Aufsichtsrat eine Empfehlung abgeben, ob dieser Einwendungen gegen die Schlusserklärung des Vorstands im Abhängigkeitsbericht (§ 312 Abs. 3 Satz 1 AktG) erheben soll oder nicht (§ 314 Abs. 3 AktG).

Der Aufsichtsrat muss der Hauptversammlung über seine Kontrolltätigkeit Bericht erstatten (§ 171 Abs. 2 Satz 1 und 2 AktG). In den Bericht fließt das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses sowie des Vorschlags zur Gewinnverwendung ein. Des Weiteren müssen darin gegebenenfalls Angaben über die Prüfung des Abhängigkeitsberichts gemacht werden (§ 314 Abs. 2 Satz 1 AktG). Der Prüfungsausschuss sollte den Bericht des Aufsichtsrats so weit vorbereiten.

Vorbereitung des Aufsichtsratsberichts

25 Hüffer, AktG, 8. Aufl. 2008, § 313 Rn. 5.

26


Mit dem Transparenzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (TUG), das am 20. Januar 2007 in Kraft getreten ist,26 sind die gesetzlichen Anforderungen an die Zwischenberichterstattung neu gefasst und erweitert worden. Mittlerweile müssen alle Aktienemittenten und auch nahezu alle Emittenten der verschiedenen Schuldtitelformen Halbjahresfinanzberichte veröffentlichen. Aktienemittenten haben zusätzlich innerhalb des ersten und zweiten Quartals Zwischenmitteilungen der Geschäftsführung zu erstellen. Diese Pflicht entfällt, wenn sie in Parallele zu den Halbjahresfinanzberichten zum Ende des ersten und des dritten Quartals Quartalsfinanzberichte veröffentlichen.

Zwischenberichterstattung

Der Halbjahresfinanzbericht enthält mindestens folgende Bestandteile (§ 37w Abs. 2 WpHG):

Halbjahresfinanzbericht

●

●

●

verkürzter Abschluss

Zwischenlagebericht

Versicherung zum verkürzten Abschluss und zum Zwischenlagebericht (�Bilanzeid�)

Veröffentlicht das Unternehmen einen Konzernabschluss, bezieht sich der Halbjahresfinanzbericht ebenfalls auf den Konzern (§ 37y WpHG). Wie für den Konzernabschluss kapitalmarktorientierter Unternehmen auch sind bei der Er-stellung des verkürzten Abschlusses die IFRS maßgeblich. Die Besonderheiten der unterjährigen Berichterstattung regelt IAS 34. Danach hat der verkürzte Abschluss grundsätzlich alle Bestandteile eines Konzernabschlusses nach IFRS zu enthalten, allerdings jeweils in verkürzter Form.

Soweit das Unternehmen keinen Konzernabschluss zu erstellen hat, sind auf den verkürzten Abschluss die Rechnungslegungsnormen des Jahresab-schlusses anwendbar, also regelmäßig die Vorgaben des HGB. Weitere Vor-gaben enthalten die Transparenzrichtlinie-Durchführungsverordnung und der DRS 16.

Im Zwischenlagebericht sind zumindest die wichtigen Ereignisse des Berichts-zeitraums und ihre Auswirkungen auf den verkürzten Abschluss anzugeben sowie die wesentlichen Chancen und Risiken für die dem Berichtszeitraum folgenden sechs Monate zu beschreiben. Ferner sind die wesentlichen Geschäfte des Unternehmens mit nahestehenden Personen anzugeben (§ 37w Abs. 4 WpHG). DRS 16 konkretisiert diese Vorgaben.

Der verkürzte Abschluss und der Zwischenlagebericht des Halbjahresfinanz-berichts können der prüferischen Durchsicht durch einen Abschlussprüfer unter-zogen werden (§ 37w Abs. 5 WpHG). Auch könnte eine vollumfängliche Ab-schlussprüfung durchgeführt werden. Das Ergebnis der prüferischen Durchsicht oder der Bestätigungsvermerk beziehungsweise der Vermerk über dessen Versagung sind mit dem Halbjahresfinanzbericht zu veröffentlichen. Werden weder eine prüferische Durchsicht noch eine Abschlussprüfung durchgeführt, so ist dies im Halbjahresfinanzbericht anzugeben.

Ungeachtet der Durchführung einer externen Prüfung unterliegen der verkürzte Abschluss und der Zwischenlagebericht des Halbjahresfinanzberichts der Enforcement-Befugnis der DPR. Sie ist allerdings auf anlassbezogene Prüfungen beschränkt (§ 342b Abs. 2 Satz 4 2. Halbsatz HGB). Die Halbjahresfinanz-

26 Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2004/109/EG des europäischen Parlaments und des Rates vom

15. Dezember 2004 zur Harmonisierung der Transparenzanforderungen in Bezug auf Informationen über Emittenten, deren Wertpapiere zum Handel auf einem geregelten Markt zugelassen sind, und zur Änderung der Richtlinie 2001/34/EG (Transparenzrichtlinie-Umsetzungsgesetz � TUG) vom 5. Januar 2007, BGBl. I, S. 10 ff.

27


berichte werden also nicht im Zuge von Stichproben durch die DPR überprüft. Dennoch kann die DPR � und in der Praxis tut sie dies üblicherweise � bei der Stichprobenprüfung von Jahres- und Konzernabschlüssen auch den nach dem letzten Stichtag veröffentlichten Halbjahresfinanzbericht zu Informations-zwecken anfordern.

Zusätzlich zur Halbjahresfinanzberichterstattung haben Aktienemittenten in einem Zeitraum zwischen zehn Wochen nach Beginn und sechs Wochen vor Ende der ersten und zweiten Hälfte des Geschäftsjahrs Zwischenmitteilungen der Geschäftsführung zu veröffentlichen (§ 37x Abs. 1 Satz 1 WpHG). Diese haben die Beurteilung zu ermöglichen, wie sich die Geschäftstätigkeit des Emittenten im Mitteilungszeitraum entwickelt hat. Die wesentlichen Ereignisse und Geschäfte des Mitteilungszeitraums im Unternehmen des Emittenten und ihre Auswirkungen auf die Finanzlage sind zu erläutern sowie die Finanzlage und das Geschäftsergebnis zu beschreiben (§ 37x Abs. 2 WpHG). Auch diese Berichterstattungsform wird in einigen Punkten durch DRS 16 konkretisiert.

Zwischenmitteilungen der Geschäfts-führung und Quartalsfinanzberichte

Die Pflicht zur Veröffentlichung von Zwischenmitteilungen entfällt, sofern der Emittent einen Quartalsfinanzbericht erstellt und veröffentlicht. Voraussetzung ist, dass der Quartalsfinanzbericht in entsprechender Anwendung der Bestimmungen zum Halbjahresfinanzbericht einen verkürzten Abschluss und einen Zwischenlagebericht enthält (§ 37x Abs. 3 Satz 1 WpHG). Ein Bilanzeid muss nicht abgegeben werden.

Die Aktienemittenten werden durch das WpHG nicht verpflichtet, Quartals-finanzberichte zu erstellen. Allerdings sieht § 66 Abs. 1 der Börsenordnung für die Frankfurter Wertpapierbörse (Stand: 6. Juli 2009) vor, dass Emittenten mit Notierung im Prime Standard der Frankfurter Wertpapierbörse Quartalsfinanzberichte veröffentlichen müssen.

Im Gegensatz zum Halbjahresfinanzbericht unterliegen Zwischenmitteilungen der Geschäftsführung und Quartalsfinanzberichte nicht dem Enforcement durch die DPR.

Der steigenden Bedeutung der Zwischenberichterstattung hat auch die Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex Rechnung getragen und auf ihrer Sitzung am 6. Juni 2008 eine Empfehlung in das Regel-werk aufgenommen, wonach der Aufsichtsrat oder der Prüfungsausschuss die Halbjahres- und etwaigen Quartalsfinanzberichte vor ihrer Veröffentlichung mit dem Vorstand erörtern soll (Ziff. 7.1.2 DCGK). Diese wird bereits von fast 77 Prozent aller börsennotierten Unternehmen umgesetzt.27

Überwachung der Zwischenbericht-erstattung

Der Formulierung der Empfehlung ist zu entnehmen, dass der Tätigkeitsumfang des Prüfungsausschusses hinter einer Prüfung zurückbleiben kann. Vielmehr genügt es, wenn die Prüfungsausschussmitglieder die Zwischenberichte auf ihre Plausibilität hin kontrollieren. Darüber hinaus sollten sie außerordentliche Entwicklungen hinterfragen. Auch sollten die verkürzten Abschlüsse und die Zwischenlageberichte auf risikobehaftete Bilanzierungssachverhalte hin über-prüft werden. Bei der unterjährigen Berichterstattung kommt weiterhin der Auf-wands- und Ertragsabgrenzung eine besondere Bedeutung zu. Schließlich müssen die Prüfungsausschüsse der börsennotierten Gesellschaften eine Sitzung anberaumen, auf der sie den jeweiligen Zwischenbericht mit dem Vor-stand besprechen. Die Besprechung kann auch als Telefonkonferenz ab-gehalten werden. Soweit die einzelnen Rechnungslegungsunterlagen einer prüferischen Durchsicht oder gar einer Abschlussprüfung durch einen Ab-

27 Von Werder/Talaulicar, in: DB 2009, S. 689 (694).

28


schlussprüfer unterzogen worden sind, kann sich der Prüfungsausschuss auf deren Ergebnis stützen.

Ausweislich des Wortlauts der Bestimmung des DCGK bezieht sich die Empfehlung nur auf die Überwachung des Halbjahresfinanzberichts und �etwaiger Quartalsfinanzberichte�. Sie erstreckt sich also nicht auf die Zwischenmitteilungen der Geschäftsführung. Dennoch sollten die Unter-nehmen, die lediglich Zwischenmitteilungen der Geschäftsführung veröffentlichen, diese ihren Prüfungsausschussmitgliedern vor ihrer Veröffentlichung übersenden. Die Ausschussmitglieder sollten die Zwischen-mitteilungen auf unerwartete, insbesondere risikobehaftete Entwicklungen hin überprüfen. Unerwartete Entwicklungen sollten im Ausschuss � gegebenenfalls nach Einberufung einer Ad-hoc-Sitzung � beraten werden.

Hinsichtlich der Kontrolle der Zwischenberichterstattung wird der Prüfungs-ausschuss in der Regel abschließend tätig. Zwingend ist dies jedoch nicht. Vielmehr kann das Gremium auch insoweit lediglich vorbereitend für den Aufsichtsrat tätig werden.

Die Überwachungsfunktion des Aufsichtsrats und damit die des Prüfungsaus-schusses umfasst nicht nur die Finanzberichte, sondern auch den Rechnungs-legungsprozess (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG). Unter dem Rechnungslegungs-prozess können alle Verfahren und Funktionen verstanden werden, die der zeitnahen Erfassung rechnungslegungsrelevanter Ereignisse, der Aufstellung, der Verabschiedung und der Veröffentlichung von Abschlüssen und Lage-berichten dienen.28 Der Rechnungslegungsprozess kann in mehrere Teil-prozesse zerlegt werden. Hierzu zählen etwa die Anlagenbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung, das Konsolidierungsverfahren oder der Prozess zur Zusammenstellung der Anhangangaben. Auch die in der Buchhaltung ein-gesetzte Datenverarbeitungstechnik gehört zum Rechnungslegungsprozess.

Rechnungslegungsprozess

Der Rechnungslegungsprozess ist nicht mit dem rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystem (IKS) identisch. Dies ist auch § 289 Abs. 5 HGB zu entnehmen, wonach kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften im Lage-bericht die wesentlichen Merkmale des internen Kontroll- und des Risiko-managementsystems �im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess� zu beschreiben haben. Der Rechnungslegungsprozess und das rechnungs-legungsbezogene IKS sind jedoch eng miteinander verknüpft. Denn das rechnungslegungsbezogene IKS ist in den Rechnungslegungsprozess integriert mit dem Ziel, eine ordnungsgemäße Rechnungslegung sicherzustellen. Auf-grund dieser engen Verzahnung erscheint es allein sinnvoll, dass der Prüfungs-ausschuss die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses und die des rechnungslegungsbezogenen IKS in der Praxis zusammenfasst.

Der Prüfungsausschuss hat die Recht- und Zweckmäßigkeit des Rechnungs-legungsprozesses zu überwachen. Hierzu sollte er sich die wesentlichen Elemente des (konzernweiten) Rechnungslegungsprozesses in sinnvollen zeitlichen Abständen darlegen lassen. Auch wesentliche Änderungen des Prozesses wie beispielsweise die Umstellung der Buchhaltung auf eine neue Datenverarbeitungstechnik sollte er sich berichten lassen. Bei seiner Über-wachung kann sich der Prüfungsausschuss in großem Maße auf die Arbeit des Abschlussprüfers stützen, da dieser sich im Zuge der gesetzlichen Abschluss-prüfung auch mit dem Rechnungslegungsprozess auseinandersetzt. Zur Über-wachung des rechnungslegungsbezogenen IKS vergleiche das Folgekapitel.

28 Vgl. Scheffler, in: AG 2008, S. R 244 (R 246).

29


Der Prüfungsausschuss überwacht die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems. Die Überwachungsaufgabe ist umfassend zu verstehen, das heißt, die Überwachung bezieht sich auf das gesamte interne Kontrollsystem. Denkbar ist auch, dem Prüfungs-ausschuss nur die Überwachung des rechnungslegungsbezogenen Teils des internen Kontrollsystems zu übertragen. Jedenfalls sollte das Aufgabenfeld des Prüfungsaus-schusses klar definiert sein. Die Kontrolle des rechnungslegungsbezogenen Teils des internen Kontrollsystems sollte eng mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses verknüpft sein. Der Prüfungsausschuss sollte sich vom Unternehmen die wesentlichen Elemente des internen Kontrollsystems regelmäßig darlegen lassen, um sich ein Bild von der Wirksamkeit des Systems zu verschaffen. Wesentliche Änderungen des Systems sollten dem Kontrollorgan vorgestellt werden. Entspricht das Ihrer Praxis?

30


2

Internes Kontrollsystem

Mit Erlass des US-amerikanischen Sarbanes-Oxley Act of 2002 (SOA) ist das IKS in den Blickpunkt gerückt. Denn auf der Grundlage von Sec. 404 SOA haben sich hohe Anforderungen an die Formalisierung und Dokumentation des IKS von Unternehmen entwickelt, die an einer US-amerikanischen Börse gelistet sind. Das Management muss die Funktionsfähigkeit des Systems bestätigen. Zusätzlich hat der Abschlussprüfer diese zu prüfen und zu testieren. Die hohen Anforderungen gelten auch für Unternehmen mit Sitz außerhalb der USA. Sie waren Anlass für viele der sogenannten Foreign Private Issuers, sich von der US-amerikanischen Börse zurückzuziehen.

Mittlerweile ist das IKS auch in Deutschland Gegenstand der Regulierung geworden. So ist die Überwachung des IKS eine der im Aktiengesetz genannten Aufgaben, die der Aufsichtsrat auf den Prüfungsausschuss über-tragen kann (§ 107 Abs. 3 Satz 2 AktG). Die Überwachung des IKS durch den Aufsichtsrat darf sich dabei nicht nur auf dessen rechnungslegungsbezogenen Teil beschränken. Vielmehr ist die Überwachung umfassend angelegt.29 Dem Wortlaut nach bezieht sich die Überwachung nur auf die �Wirksamkeit� des Systems. Da die Bestimmung allerdings an die allgemeine Überwachungspflicht des Aufsichtsrats anknüpft, sollte der Prüfungsausschuss nicht nur die Wirksamkeit des Systems, sondern auch dessen Zweckmäßigkeit kontrollieren. Leitet das überwachte Unternehmen einen Konzern, erstreckt sich die Kontrolle der Geschäftsführung der Konzernmutter durch deren Aufsichtsrat auch auf die Konzernleitung durch den Vorstand. Dementsprechend ist auch die Über-wachung des IKS konzernweit angelegt.

Weiterhin haben kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften im Lagebericht die wesentlichen Merkmale des internen Kontroll- und des Risikomanagement-systems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess zu beschreiben (§ 289 Abs. 5 HGB). Hierbei ist keine Aussage zur Funktionsfähigkeit des Systems gefordert.

Mit dem BilMoG hat das IKS damit weiter an Bedeutung gewonnen. Von einer mit dem SOA vergleichbaren Regulierungstiefe hat sowohl der europäische als auch der deutsche Gesetzgeber jedoch bewusst abgesehen.

29 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 102 f.

31


Einen Überblick über die Bestandteile eines internen Kontrollsystems gibt die folgende Abbildung:30

Bestandteile eines IKS

Kontrollumfeld

Information und Kommunikation

Kontrollaktivitäten

Komponenten

UnternehmenRisikobeurteilung

Überwachung des internen Kontrollsystems

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Ziele

Der Umfang des Systems und seine Ausgestaltung hängen stark von der Größe des Unternehmens und seinen Geschäftsfeldern ab. Der Prüfungsausschuss sollte sich das (unternehmensindividuelle) IKS vorstellen lassen, um sich ein Bild über die Funktionsfähigkeit des Systems und von dessen Angemessenheit zu verschaffen. Er sollte sich mit allen � in der obigen Abbildung dargestellten � Elementen eines IKS befassen. Dabei hat der Prüfungsausschuss hinreichende Sicherheit dafür zu gewinnen, dass das System auch tatsächlich wirksam ist. Hierbei ist zu bedenken, dass es zunächst Aufgabe des Vorstands ist, die Wirksamkeit sicherzustellen. Über eine transparente Dokumentation und Kommunikation des Systems hinaus kann sich der Vorstand etwa auf Selbst-einschätzungen von Mitarbeitern, auf Prüfungen der internen Revision oder von externen Dritten stützen. Über die ergriffenen Maßnahmen zur Sicherung der Wirksamkeit des Systems sollte sich der Prüfungsausschuss informieren lassen. Nur wenn er an der Zuverlässigkeit der ihm vorgetragenen Ein-schätzungen zweifelt, ist er verpflichtet, eigene Untersuchungen in Auftrag zu geben. Sollte der Prüfungsausschuss feststellen, dass das System verbesserungsbedürftig ist, sollte er auf die Fortentwicklung des Systems hinwirken und sie überwachen.

Aspekte der Überwachung

Die Befassung mit dem Gesamtsystem sollte in gewissen zeitlichen Abständen wiederholt werden. Der zeitliche Abstand hängt dabei von der Dynamik ab, mit der die Prozesse im Unternehmen verändert werden (müssen). Werden wesentliche Elemente des IKS geändert, sollte sich das Gremium die Änderungen zeitnah vorstellen lassen.

30 IDW PS 261, Rn. 34, in: WPg 2006, S. 1433 (1439).

32


Bei der Überwachung stellen sich etwa folgende Fragen:

33

●

●

●

●

●

●

●

●

Erstreckt sich das IKS auf alle wesentlichen Geschäftsprozesse?

Welchen Einfluss haben das Werteverständnis und die Kultur im Unter-nehmen sowie der Führungsstil auf das IKS?

Welche zentralen Steuerungsaufgaben werden mit dem IKS verfolgt?

Welches sind die wesentlichen Risiken, denen das IKS entgegenwirken muss?

Welche wesentlichen Kontrollen umfasst das IKS? Sind diese effektiv und effizient?

Wird das IKS den Mitarbeitern verständlich kommuniziert?

Ist das IKS hinreichend mit dem Risikomanagement, den Maßnahmen zur Sicherung der Compliance und dem internen Revisionssystem verzahnt?

Wie ist sichergestellt, dass das IKS tatsächlich wirksam ist?

Bei der Überwachung des rechnungslegungsbezogenen Teils des IKS stützt sich der Prüfungsausschuss in großem Umfang auf die Arbeit des Abschluss-prüfers. Denn dieser hat sich im Zuge der Abschlussprüfung mit dem IKS zu befassen.31 Darüber hinaus prüft der Abschlussprüfer den Lagebericht und damit auch die Beschreibung der wesentlichen Merkmale des IKS im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess. Aus der Erteilung eines uneingeschränkten Testats zum Jahres- bzw. Konzernabschluss kann der Prüfungsausschuss allerdings nicht generell auf die Wirksamkeit des rechnungslegungsbezogenen IKS schließen. So kann der Abschlussprüfer auf die Wirksamkeitsprüfung des IKS verzichtet haben. Etwa weil er auf effizienterem Wege die Ordnungs-mäßigkeit der Rechnungslegung überprüft hat oder weil das IKS schon bei Auf-nahme seines Aufbaus wesentliche Schwächen aufwies, die seine Wirksamkeit in Frage stellten. Mit dem BilMoG wurde jedoch auch klargestellt, dass der Abschlussprüfer dem Kontrollorgan in der Bilanzsitzung über wesentliche, bei der Prüfung festgestellte Schwächen des IKS bezogen auf den Rechnungs-legungsprozess berichten muss (§ 171 Abs. 1 Satz 2 AktG). Die Teilbereiche des IKS ohne Rechnungslegungsbezug sind regelmäßig allenfalls ausschnitts-weise, nicht aber insgesamt Gegenstand der Abschlussprüfung.

IKS und Abschlussprüfung

Die große Wirkungsbreite des IKS zeigt auch, dass das System viele Berührungspunkte mit dem Risikomanagementsystem, dem Compliance-Management-System und dem internen Revisionssystem hat. Der Prüfungs-ausschuss sollte sich darlegen lassen, dass die verschiedenen Systeme auf einem einheitlichen Ansatz basieren und dass sie miteinander abgestimmt sind. An die Überwachung des Zusammenspiels der Systeme sollte auch dann gedacht werden, wenn sich der Aufsichtsrat dafür entscheidet, dem Prüfungs-ausschuss nur die Überwachung des rechnungslegungsbezogenen Teils der Systeme insgesamt oder einzelner Systeme zu übertragen, im Übrigen hin-gegen der Aufsichtsrat insgesamt zuständig bleibt.

Einheitlicher Systemansatz

31 Vgl. IDW PS 261, in: WPg 2006, S. 1433 ff.


34

Der Prüfungsausschuss überwacht die Wirksamkeit des Risikomanagementsystems, insbesondere des Risikofrüherkennungssystems im Sinne von § 91 Abs. 2 AktG. Der Prüfungsausschuss sollte sich vom Unternehmen die wesentlichen Elemente des Risikomanagements regelmäßig darlegen lassen, um sich ein Bild von der Wirksamkeit des Systems zu verschaffen. Wesentliche Änderungen des Systems sollten dem Kontrollorgan vorgestellt werden. Bei börsennotierten Gesellschaften kann sich der Prüfungsausschuss bei seiner Arbeit auch auf die Berichterstattung des Abschlussprüfers zum Risikofrüherkennungssystemstützen. Die Überwachung des Risikomanagementsystems bezieht sich auch auf Fraud-Risiken. Zu diesem Zweck ist es erforderlich, ein Verständnis für Fraud-Risiken zu entwickeln � sowohl generell als auch unternehmensspezifisch. Entspricht das Ihrer Praxis?


3

●

Risikomanagementsystem

Schon in der ersten Fassung des DCGK aus dem Jahr 2002 wurde börsen-notierten Aktiengesellschaften empfohlen, einen Prüfungsausschuss ein-zurichten, der sich mit Fragen des Risikomanagements befasst. Diese Bestimmung gilt bis heute unverändert fort.

Mit dem BilMoG ist die Bedeutung der Überwachung des Risikomanagements betont worden. Danach kann dem Prüfungsausschuss auch die Überwachung der Wirksamkeit des Risikomanagementsystems übertragen werden (§ 107 Abs. 3 Satz 2 AktG). Diese Bestimmung ist auch auf Gesellschaften anwend-bar, deren Aktien nicht zum Handel an der Börse zugelassen sind.

Unter dem Begriff Risikomanagement wird die Gesamtheit aller organisatorischen Regelungen und Maßnahmen zur Erkennung und zum Umgang mit den Risiken unternehmerischer Betätigung verstanden.32 Zentraler Bestandteil des Risikomanagements ist das System zur frühzeitigen Erkennung bestandsgefährdender Risiken im Sinne von § 91 Abs. 2 AktG (Risikofrüh-erkennungssystem).33

Bestandteile eines Risiko-managementsystems

Ein Risikomanagementsystem umfasst Maßnahmen zur:

●

●

●

●

Risikoidentifikation

Risikoanalyse und -bewertung

Risikosteuerung

Risikokommunikation

Überwachung der Einhaltung des Systems

Das Management von Risiken und die Einrichtung und Unterhaltung eines dazu geeigneten Systems sind Aufgaben des Vorstands. Der Prüfungsausschuss hat die Erfüllung dieser Aufgaben zu überwachen. Zu diesem Zweck berichtet der Vorstand regelmäßig, zeitnah und umfassend über Fragen der Risikolage und des Risikomanagements (vgl. Ziff. 3.4 Abs. 2 DCGK).

Wie beim IKS ist die Überwachung umfassend angelegt, das heißt, sie beschränkt sich nicht nur auf das für die Rechnungslegung relevante System.34 Der Prüfungsausschuss sollte sich regelmäßig über das unternehmenseigene (konzernweite) Risikomanagementsystem und etwaige Fortentwicklungen berichten lassen. Die Überwachung sollte sich auf alle oben genannten Maß-nahmen und somit auch auf diejenigen erstrecken, die der Vorstand zur Sicherung der Wirksamkeit des Risikomanagementsystems ergriffen hat. Bestandsgefährdende Risiken bedürfen dabei einer besonderen Aufmerksamkeit. Stellt der Aufsichtsrat fest, dass das System verbesserungsbedürftig ist, hat er auch auf die Fortentwicklung des Systems hinzuwirken und sie zu überwachen.


Neben der gesonderten Risikoberichterstattung kann der Prüfungsausschuss auch aus dem (Konzern-)Lagebericht Informationen zum Risikomanagement entnehmen. Denn im Lagebericht sind die wesentlichen Risiken der zukünftigen Geschäftsentwicklung zu beschreiben. Des Weiteren kann sich der Prüfungs-ausschuss die Lageberichtsangaben zu den Risiken aus der Verwendung von Finanzinstrumenten zunutze machen. Außerdem haben kapitalmarktorientierte

32 IDW PS 340, Rn. 4, in: WPg 1999, S. 658. 33 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 102. 34 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 102.

35


Unternehmen im Lagebericht die wesentlichen Merkmale des Risiko-managementsystems zu beschreiben. Die Berichtspflicht bezieht sich allerdings nur auf das Risikomanagementsystem �im Hinblick auf den Rechnungslegungs-prozess� (§ 289 Abs. 5 HGB beziehungsweise § 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB). Sie beschränkt sich dabei in erster Linie auf den Systemteil, mit dem die in der Rechnungslegung abzubildenden Bewertungseinheiten überwacht und gesteuert werden. Wie beim IKS ist es nicht erforderlich, dass der Vorstand die Funktionsfähigkeit des Systems im Lagebericht bestätigt. Auf die Pflicht zur Überwachung der Funktionsfähigkeit und Angemessenheit des Risiko-managementsystems durch den Prüfungsausschuss hat dies jedoch keinen Einfluss.

Zu den wichtigsten Kontrollfragen zählen hierbei:

●

●

●

●

●

●

Worin bestehen die wesentlichen gegenwärtigen und zukünftigen Geschäfts-risiken des Unternehmens?

Welche Risikoneigung erscheint für das Unternehmen (auch in Anbetracht dessen Eigenkapitals) angemessen?

Entspricht die tatsächliche Risikosituation der gewählten Risikostrategie?

Hat der Vorstand ein funktionsfähiges und angemessenes Risiko-managementsystem implementiert, und wie hat er sichergestellt, dass das System tatsächlich wirksam ist?

Erscheint die vorliegende Ausformung der einzelnen Bausteine zweckmäßig?

Wie ist das Risikomanagement in die Steuerung des Unternehmens eingebettet?

Hat sich ein Risiko verwirklicht, das vom bestehenden Risikomanagement bisher nicht erfasst war, kann dies Anlass zur Überprüfung der Effektivität des Risikomanagements geben. Insofern ist allerdings zu berücksichtigen, dass die Beurteilung theoretisch aus einer Ex-ante-Sicht erfolgen müsste, tatsächlich aber im Nachhinein vorgenommen wird. Die Schwierigkeit besteht also darin, all jene Kenntnisse außer Acht zu lassen, die nach der Prognoseentscheidung erworben wurden.

Gelegentlich bilden Aufsichtsräte � etwa von Kreditinstituten oder Pharmaunter-nehmen � auch ein gesondertes Risk Committee. In diesem Fall muss der Auf-sichtsrat die Rollen beider Ausschüsse klar definieren. Hierbei sollte sich der Risikoausschuss regelmäßig mit den operativen Risiken befassen, und zwar unabhängig davon, ob und wie diese in der Rechnungslegung des Unter-nehmens abzubilden sind. Der Prüfungsausschuss legt sein Hauptaugenmerk dann hingegen auf das Risiko einer Fehlbilanzierung sowie auf die bilanzielle Abbildung und die Darstellung von Risiken im Lagebericht. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Risiko- und Prüfungsausschuss ist zweckmäßig. In der Praxis wird diese häufig dadurch gewährleistet, dass Mitglieder des Risiko-ausschusses gleichzeitig dem Prüfungsausschuss angehören.

Risikoausschuss

Ein Risiko besonderer Art ist seit einiger Zeit stärker in den Fokus der Auf-merksamkeit gerückt: Fraud Risk. Damit sind bewusste Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften gemeint. Es geht insbesondere um Straftaten wie Unterschlagung, Betrug, Bestechung, Industriespionage oder Produktpiraterie. Diese Straftaten werden in der Folge häufig durch bewusste Verstöße gegen Rechnungslegungsgrundsätze verdeckt. Die Gefahr bewusster Missachtung von Rechnungslegungsnormen ist aber auch dann als Fraud Risk einzustufen, wenn das Delikt ohne Vortat der Fälschung von Angaben im Abschluss oder Lagebericht dient. Dabei handelt es sich um Fehlausweise, beispielsweise in

Fraud

36


Form unterlassener Buchungen, bewussten Vorziehens der Gewinnrealisation oder um Ausweise nicht existenter Vermögensgegenstände.

Laut einer 2007 von PwC veröffentlichten Studie sind zwischen Frühjahr 2005 und Frühjahr 2007 49 Prozent aller deutschen Unternehmen Opfer wirtschafts-krimineller Handlungen geworden.35 Der durch Wirtschaftsdelikte verursachte durchschnittliche Schaden betrug bei Unternehmen mit mehr als 5.000 Mit-arbeitern im Erhebungszeitraum 6,7 Millionen Euro. In rund der Hälfte der Fälle handelte es sich bei den Tätern um Mitarbeiter des Unternehmens. 20 Prozent der Täter kamen aus dem gehobenen Management.

Wie bei den übrigen Risiken ist es Aufgabe des Vorstands, geeignete Maß-nahmen zum Schutz des Unternehmens vor Straftaten zu ergreifen (vgl. auch das nachfolgende Kapitel zu Compliance). Auch hat er auf die Aufarbeitung von Verdachtsfällen hinzuwirken. Diese Tätigkeit ist vom Aufsichtsrat zu über-wachen. Dieser delegiert die Überwachung des Risikomanagements (und der Compliance) regelmäßig auf den Prüfungsausschuss, ohne sie auf rechnungs-legungsrelevante Delikte zu beschränken. Demnach hat der Prüfungsaus-schuss auch die Maßnahmen zur Verhinderung von Delikten ohne Rechnungs-legungsbezug und die Aufarbeitung entsprechender Verdachtsfälle zu über-wachen.

Mit folgenden Punkten sollte sich der Prüfungsausschuss bei der Überwachung präventiver Maßnahmen befassen:

●

●

●

●

●

●

●

Fraud-Gefahren allgemein

wichtigste unternehmensspezifische Fraud-Risiken

vom Management ergriffene Kontrollmaßnahmen

Berichtsweg für gravierende Fraud-Fälle bis zum Prüfungsausschuss

Fraud-Fälle sind nur schwer zu identifizieren. Gleichwohl hat sich gezeigt, dass eine Reihe von Umständen Anhaltspunkte für eine erhöhte Fraud-Wahr-scheinlichkeit liefern kann. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie kumulativ auftreten. Der Prüfungsausschuss sollte deshalb die entsprechenden Merkmale im Auge behalten. Bei der Überwachung der Maßnahmen zur Verhinderung von Wirtschaftskriminalität und der Aufarbeitung aufgetretener Fraud-Verdachtsfälle ist auch zu berücksichtigen, dass eine besondere Gefahr von Manipulationen auf höchster Managementebene ausgehen kann. Denn alle Systeme zur Verhinderung gesetzeswidrigen Verhaltens sind besonders anfällig für Um-gehungen durch das Topmanagement.

Die Risikofaktoren für Fraud-Fälle lassen sich zu drei Gruppen zusammenfassen:

Anreiz/Motiv für Fehlverhalten

Gelegenheit zu Fehlverhalten (�Gelegenheit macht Diebe�)

Einstellung/Neigung zu Fehlverhalten

Beispiele aus den vorgenannten Kategorien, bezogen auf die beiden zentralen Fraud-Risiken (betrügerische Falschangaben über die wirtschaftlichen

35 PricewaterhouseCoopers, Wirtschaftskriminalität 2007, S. 10.

37


Verhältnisse der Gesellschaft sowie Veruntreuung von Vermögenswerten), finden Sie im Anhang Risikofaktoren für Fraud.36

Bei börsennotierten Aktiengesellschaften kann sich der Prüfungsausschuss bei der Überwachung des Risikomanagements insofern auf die Ergebnisse der Prüfung des Abschlussprüfers stützen, als dieser sich nach § 317 Abs. 4 HGB mit dem Risikofrüherkennungssystem zu befassen hat. Dieses System ist Teil des Risikomanagements, jedoch nicht mit diesem identisch. Insbesondere bezieht sich das Risikofrüherkennungssystem nur auf bestandsgefährdende Risiken. Weiterhin hat der Abschlussprüfer die Risikoausführungen im Lagebericht zu prüfen.

Risikomanagement und Abschlussprüfung

Zu berücksichtigen ist, dass die Abschlussprüfung nicht auf die Aufdeckung aller Arten von Fraud-Fällen ausgerichtet ist. Ziel der Abschlussprüfung ist vielmehr, mit hinreichender Sicherheit Unrichtigkeiten und Verstöße gegen Gesetz oder Satzung aufzudecken, die sich wesentlich auf die Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage auswirken. Die Aufdeckung vorsätzlicher Vermögensschädigungen erfordert einen anderen Prüfungsansatz. Dennoch hat der Berufsstand der Wirtschaftsprüfer durch eine Konkretisierung seiner Prüfungsanforderungen dafür gesorgt, auch in der Abschlussprüfung der hohen Bedeutung von Fraud-Risiken gerecht zu werden.37

38

36 Vgl. auch Burke/Guy/Tatum, Audit Committees: A Guide for Directors, Management, and Consultants, 5. Aufl.

2008, App. 31 ff. und IDW PS 210, Rn. 35, in: WPg 2006, S. 1422 (1428). 37 IDW PS 210, in: WPg 2006, S. 1422 ff.


Der Prüfungsausschuss überwacht die Maßnahmen zur Sicherung der Compliance. Der Prüfungsausschuss sollte sich die wesentlichen Maßnahmen zur Sicherung der Compliance regelmäßig darlegen lassen, um sich ein Bild von der Wirksamkeit des Systems zu verschaffen. Wesentliche Änderungen des Systems sollten dem Kontroll-organ vorgestellt werden. Die Berichterstattung wesentlicher Verdachtsfälle beziehungsweise schwerwiegender Verstöße an den Aufsichtsrat ist elementarer Bestandteil eines Compliance-Management-Systems. Der Prüfungsausschuss sollte sich regelmäßig vergewissern, dass der Vorstand aufgetretene Verdachtsfälle aufarbeitet sowie Verstöße sanktioniert und abstellt. Entspricht das Ihrer Praxis?

40


4 Compliance

Unternehmen haben komplexe regulatorische Rahmenbedingungen zu beachten. Dies gilt insbesondere für international tätige, börsennotierte Gesellschaften. Dabei setzen staatliche Einrichtungen und Aktionäre die Ein-haltung der regulatorischen Vorgaben mit steigender Intensität durch. Auch fordern Aktionäre zunehmend häufiger Schadensersatz von Unternehmen und deren Management. So sehen die Finanzvorstände deutscher Großunter-nehmen in Schadensersatzforderungen gegen das Unternehmen und in straf- und zivilrechtlichen Verfahren gegen Organmitglieder denn auch die zwei wichtigsten Folgen eines Compliance-Verstoßes.38

Auf die steigende Bedeutung der Compliance hat die Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex im Juni 2007 reagiert, indem sie im Kodex an folgenden drei Stellen zu dem Thema Stellung genommen hat:

Regelung des DCGK Ziffer

Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unter-nehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance).

4.1.3

Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Fragen [...] der Compliance.

3.4

Der Aufsichtsrat soll einen Prüfungsausschuss (Audit Committee) einrichten, der sich insbesondere mit Fragen [...] der Compliance [...] befasst.

5.3.2

Bemerkenswert ist dabei, dass die ersten beiden Regelungen lediglich die Gesetzeslage wiedergeben. Dies beruht darauf, dass die wesentlichen Vor-kehrungen gegen Compliance-Verstöße als bedeutsame Geschäftsführungs-maßnahmen ohnehin der Überwachung durch den Aufsichtsrat unterliegen. Lediglich bei der Zuweisung der Überwachungsaufgabe zum Prüfungs-ausschuss handelt es sich um eine Empfehlung, deren Umsetzung in der Entsprechenserklärung im Sinne von § 161 AktG offenzulegen ist. In der Praxis kommt der Aufsichtsrat börsennotierter Unternehmen der Empfehlung regelmäßig nach. Dabei haben sich einige Aufsichtsräte allerdings dafür entschieden, einen eigenständigen Compliance-Ausschuss zu bilden. Dadurch kann dem Thema eine besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Wird ein eigenständiger Compliance-Ausschuss gebildet, sollte darauf geachtet werden, dass die Informationen des Compliance-Ausschusses, die für die Rechnungs-legung und das Risikomanagement relevant sind, auch dem Prüfungsaus-schuss zur Verfügung stehen. Dies kann insbesondere durch eine personelle Verflechtung erreicht werden.

Die Überwachung der Compliance ist nicht explizit in § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG als Aufgabe genannt, die auf den Prüfungsausschuss übertragen werden kann. Allerdings ist die dortige Aufzählung nicht abschließend, sodass der Aufsichts-rat auf den Prüfungsausschuss auch zusätzliche Aufgaben delegieren kann. Darüber hinaus ist zu bedenken, dass Compliance-Management-Systeme Bestandteile des IKS im weiten Sinn sind,39 das explizit in § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG als Überwachungsaufgabe genannt wird. Weiterhin sollte das Risiko-managementsystem auch Compliance-Risiken erfassen. Dementsprechend regt denn auch die (unverbindliche) EU-Empfehlung zu den Aufgaben von Aufsichtsratsmitgliedern an, dass sich die Überprüfung der internen Kontroll- und Risikomanagementsysteme durch den Prüfungsausschuss auch auf die 38 PricewaterhouseCoopers, CFO Survey, 2007, S. 10 f. 39 Vgl. Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 77.

41


angemessene Steuerung und Offenlegung von Risiken aus Verstößen gegen �Rechts- und Verwaltungsvorschriften� beziehen soll.40

Unter einem Compliance-Management-System kann die Gesamtheit an Strukturen und Prozessen verstanden werden, die die Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen regulatorischen und sonstigen Bestimmungen sicherstellen sollen.41

Bestandteile eines Compliance-Management-Systems

Die einzuhaltenden Bestimmungen lassen sich grundsätzlich wie folgt einteilen:

●

●

●

●

●

●

regulatorische Anforderungen wie etwa Korruptionsverbot oder Kartellrecht

vertragliche Anforderungen

freiwillige Anforderungen wie etwa unternehmensinterne Richtlinien (vgl. Ziff. 4.1.3. DCGK) oder Standards zu gesellschaftlichen, sozialen und ökologischen Themen

Das Compliance-Management-System sollte so gestaltet sein, dass

die wesentlichen bestehenden Anforderungen bekannt sind und neue erkannt werden,

die Einhaltung dieser Anforderungen angemessen und effizient sichergestellt wird und

die Geschäftsleitung und der Aufsichtsrat jederzeit angemessen informiert sind.

Viele Unternehmen haben mittlerweile einen Compliance-Beauftragten benannt, der von der operativen Geschäftstätigkeit unabhängig ist. In einigen Fällen ist ein Vorstandsmitglied unmittelbar für die Sicherung der Compliance des Unter-nehmens zuständig.

40 Ziff. 4.2 Nr. 1 des Anhangs I der Empfehlung der Kommission vom 15. Februar 2005 zu den Aufgaben von

nicht geschäftsführenden Direktoren/Aufsichtsratsmitgliedern börsennotierter Gesellschaften sowie zu den Ausschüssen des Verwaltungs-/Aufsichtsrats, ABl. EG Nr. L 52 vom 25. Februar 2005, S. 51 (61).

41 Vgl. Menzies (Hrsg.), Sarbanes-Oxley und Corporate Compliance, 2006, S. 2.

42


Im Jahr 2007 hat PwC 45 Finanzvorstände der größten Unternehmen Deutsch-lands zu der Bedeutung verschiedener Maßnahmen zur Sicherung der Compliance befragt. Es ergab sich folgendes Bild:42

4

2

2

4

2

15%

17%

15%

2

9%

36%

48%

40%

31%

33%

20%

58%

56%

33%

51%

92%

60%

49%

58%

64%

65%

80%

26%

27%

51%

47%

Steuerung der Compliance-Aktivitäten durch eine operativ

unabhängige Stabsabteilung

Steigerung der Effizienz vorstehender Maßnahmen durch IT-Unterstützung

Einrichtung eines Beschwerde-managementsystems

Identifikation von Schlüsselpositionen und deren Besetzung mit integren

und kompetenten MitarbeiternFestlegung in das operative

Geschäft eingebetteter effektiver und effizienter interner Kontrollen

Festlegung klarer Berichtswege für Compliance-Verstöße

regelmäßige Analyse des Risikos von Verstößen gegen regulatorische Anforderungen

regelmäßige Kontrolle der Compliance-Aktivitäten

regelmäßige Schulung der Mitarbeiter

Formulierung eines unternehmens-bezogenen Ethikverständnisses,

Kommunikation an die Mitarbeitergeordnete unternehmensinterne

Berichterstattung über Compliance-Risiken

∅ 5,47

∅ 4,98

∅ 4,71

∅ 4,64

∅ 4,51

∅ 4,49

∅ 4,47

∅ 4,31

∅ 4,16

∅ 3,69

∅ 3,67

1 2 3 4 5 6

1 = keine Bedeutung, 6 = sehr große Bedeutung

Der Prüfungsausschuss sollte sich regelmäßig über das unternehmenseigene (konzernweite) Compliance-Management-System und etwaige Fortentwicklungen berichten lassen. Hierbei kann er an die zuvor genannten Elemente eines Compliance-Management-Systems anknüpfen. Stellt der Aufsichtsrat fest, dass das System nicht funktionsfähig oder nicht angemessen ist, hat er auch auf die Fortentwicklung des Systems hinzuwirken und sie zu überwachen.


Es muss sichergestellt sein, dass wesentliche Compliance-Verstöße oder Verdachtsfälle an den Prüfungsausschuss berichtet werden. Die Aufklärung der Verdachtsfälle durch den Vorstand ist zu überwachen. Ist zu befürchten, dass Vorstandsmitglieder in die Gesetzesverstöße verstrickt sind, kann der Prüfungs-ausschuss zu eigenen Maßnahmen zur Aufklärung und Schadensbegrenzung verpflichtet sein. Schließlich sollte der Prüfungsausschuss auch überwachen, dass wesentliche Compliance-Verstöße sanktioniert und dass aufgetretene Schwächen des Compliance-Management-Systems behoben werden.

42 PricewaterhouseCoopers, CFO Survey, 2007, S. 12.

43


Bei der Überwachung können sich beispielsweise folgende Fragen stellen:

44

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

Welches sind unter Berücksichtigung der Unternehmensstrategie die wesentlichen regulatorischen Anforderungen, deren Einhaltung sichergestellt werden muss?

Welche Risiken sind mit einem Verstoß gegen diese Anforderungen verbunden?

Mit welcher Organisationsstruktur wird die Umsetzung der Compliance im Konzern sichergestellt?

Sind die für die Compliance wichtigen Schlüsselpositionen im Unternehmen identifiziert worden und ist deren Besetzung mit integren Mitarbeitern sichergestellt?

Sind in das operative Geschäft effektive und effiziente Kontrollen eingebettet?

Wie werden die einzuhaltenden Anforderungen und die Wichtigkeit ihrer Ein-haltung intern und extern kommuniziert?

Wie wird sichergestellt, dass Verdachtsmomenten für Verstöße nach-gegangen wird und die entsprechenden Sachverhalte aufgeklärt werden?

Welche Berichtswege zum Vorstand und zum Prüfungsausschuss gibt es für die Anzeige von Compliance-Verstößen?

Welche Konsequenzen haben Verstöße?

Werden die Funktionsfähigkeit und die Einhaltung des Systems überwacht?


Der Prüfungsausschuss überwacht die Wirksamkeit des internen Revisionssystems. Der Prüfungsausschuss sollte sich vom Unternehmen die wesentlichen Elemente des internen Revisionssystems regelmäßig darlegen lassen, um sich ein Bild von der Wirksamkeit des Systems zu verschaffen. Wesentliche Änderungen des Systems sollten dem Kontrollorgan vorgestellt werden. Auch sollte sich der Prüfungsausschuss bereits im Vorfeld mit der Prüfungsplanung der internen Revision befassen. Wesentliche Ergebnisse der Prüfungen der internen Revision sollten dem Prüfungs-ausschuss zur Kenntnis gebracht werden. Entspricht das Ihrer Praxis?

46


5

●

Internes Revisionssystem

Die meisten Prüfungsausschüsse großer börsennotierter Unternehmen befassen sich in der Praxis schon seit einiger Zeit mit der internen Revision. So stellte die interne Revision bereits im Jahr 2003 bei 71 Prozent der Dax-Unter-nehmen und bei 57 Prozent der MDax-Unternehmen einen Arbeitsschwerpunkt der Prüfungsausschüsse dar.43 Im Mittelpunkt standen dabei die Bericht-erstattung der internen Revision und die Befassung mit deren Jahresprüfungs-programm.

Die Bedeutung dieser Überwachungsfunktion wurde mit dem BilMoG betont. Denn § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG stellt unabhängig von einer Kapitalmarkt-orientierung klar, dass der Aufsichtsrat dem Prüfungsausschuss auch die Überwachung der Wirksamkeit des internen Revisionssystems übertragen kann.

Bei der internen Revision handelt es sich um eine unternehmenseigene prozessunabhängige organisatorische Einheit, die unmittelbar der Geschäfts-leitung unterstellt ist. Die Einrichtung einer internen Revision ist in großen Unternehmen gängige Praxis. Umfang, Ausstattung und Arbeitsweise hängen von der Größe und Struktur des Unternehmens ab. Die Aufgaben, Pflichten und Rechte der internen Revision werden regelmäßig in einer Geschäftsordnung niedergelegt.

Bestandteile eines internen Revisionssystems

Auf folgenden Feldern wird die interne Revision tätig:44

●

●

●

Prüfung der Finanz- und Vermögenslage sowie der Zuverlässigkeit des Rechnungswesens und daraus abgeleiteter Informationen (Financial Auditing)

Prüfungen der Qualität, Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Funktionalität der Strukturen, Prozesse und Systeme inklusive des IKS, des Risikomanagements und der Compliance-Maßnahmen (Operational Auditing)

Prüfung der Managementleistungen im Hinblick auf die Strategie und Ziel-setzung der Organisation und die Umsetzung der geschäftspolitischen Vor-gaben (Management Auditing)

Begutachtung von Projekten, Strukturen und Prozessen und damit verbundene Beratung der Organisation (Internal Consulting)

Die Prüfungsprojekte der internen Revision werden regelmäßig in einer Programmplanung zusammengefasst. Diese kann sich über ein oder gar über mehrere Jahre erstrecken. Um ihre Aufgaben erfüllen zu können, muss der internen Revision ein uneingeschränktes Informationsrecht eingeräumt werden.

Ebenso wie die Überwachung des internen Kontroll- und des Risiko-managementsystems ist auch die Überwachung des internen Revisionssystems umfassend und konzernweit angelegt. Zwar könnte die Aufgabe des Prüfungs-ausschusses zumindest theoretisch auf die Überwachung des rechnungs-legungsbezogenen Teils des internen Revisionssystems beschränkt werden. Im Übrigen verbliebe die Überwachung der internen Revision dann aber beim Aufsichtsrat.45


43 Peemöller/Warncke, in: DB 2005, S. 401 (403). 44 IIR Revisionsstandard Nr. 3, Ziff. 3.2. 45 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 102.

47


Der Prüfungsausschuss sollte sich regelmäßig über das interne Revisions-system und etwaige Fortentwicklungen berichten lassen. Hierbei hat er sich mit den Maßnahmen des Vorstands zur Sicherung der Wirksamkeit der internen Revision zu befassen. Stellt er fest, dass das System nicht funktionsfähig oder nicht angemessen ist, hat er auch auf die Fortentwicklung des Systems hinzu-wirken und sie zu überwachen. Auch sollte sich der Prüfungsausschuss über die Arbeitsergebnisse der internen Revision berichten lassen. Bei einer steigenden Zahl von Unternehmen führt der Prüfungsausschuss beziehungs-weise der Prüfungsausschussvorsitzende dabei auch Einzelgespräche mit dem Leiter der internen Revision. Schließlich sollte sich das Gremium mit ihrem Jahresprüfungsprogramm auseinandersetzen. Damit der Prüfungsausschuss notwendigenfalls eigene Prüfungsschwerpunkte setzen kann, sollte er das Jahresprüfungsprogramm dabei nicht nur nachträglich zur Kenntnis erhalten. In der Praxis haben einige Unternehmen sogar festgelegt, dass das Jahres-prüfungsprogramm der Zustimmung des Prüfungsausschusses bedarf. Dabei ist zu bedenken, dass unerwartete Ereignisse es notwendig machen können, dass das abgestimmte Programm verändert wird oder dass die interne Revision � auf Anweisung des Vorstands oder gar auf Veranlassung des Prüfungs-ausschusses � Sonderprüfungen durchführt.

Folgende Fragen können sich beispielsweise bei der Überwachung der internen Revision stellen:

●

●

●

●

●

●

●

●

Umfasst die Tätigkeit der internen Revision alle Aktivitäten des Unter-nehmens?

Verfügt die interne Revision über hinreichende Ressourcen und genügend qualifizierte Mitarbeiter, um ihre Regelaufgaben erfüllen und notwendigenfalls kurzfristig außerplanmäßige Sonderuntersuchungen durchführen zu können?

Besteht ein standardisierter, risikoorientierter Planungsprozess und ist dieser angemessen?

Sind die Berichte der internen Revision an den Grundsätzen der Voll-ständigkeit, Wahrheit, Klarheit und Objektivität ausgerichtet?

Tauschen sich die interne Revision und der Abschlussprüfer hinreichend untereinander aus?

Welchen Stellenwert hat die Arbeit der internen Revision im Unternehmen?

Werden von der internen Revision erkannte Schwachstellen abgestellt? Wie wird die Verbesserung überwacht?

Wie ist sichergestellt, dass das interne Revisionssystem wirksam ist?

Internationaler Praxis und Regulierung folgend stellt sich auch in Deutschland die Frage, ob der Prüfungsausschuss an der Besetzung der Position des Leiters der internen Revision beteiligt werden soll. Hintergrund ist insbesondere die US-amerikanische Praxis, nach der das Audit Committee an der Besetzung mitwirkt.46 Eine ähnlich weitgehende Definition der Überwachungsaufgabe des Prüfungsausschusses im Hinblick auf die interne Revision enthält die EU-Empfehlung zu den Aufgaben von Aufsichtsratsmitgliedern.47 Eine diesem Vorbild folgende Intensivierung der Überwachung der internen Revision durch deutsche Prüfungsausschüsse hat allerdings die aufgrund der Eigen-verantwortlichkeit des Vorstands gezogenen Zuständigkeitsgrenzen zu beachten.

Mitsprache bei Auswahl des Leiters der internen Revision

46 Burke/Guy/Tatum, Audit Committees: A Guide for Directors, Management, and Consultants, 5. Aufl. 2008,

13.20 f. 47 Empfehlung der Kommission vom 15. Februar 2005, S. 51 (61), vgl. Fußnote 40.

48


50

Bei Erfüllung seiner Überwachungsaufgaben greift der Prüfungsausschuss auf die Arbeitsergebnisse des Abschlussprüfers, insbesondere dessen Berichte, zurück. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Prüfungsausschuss und Abschlussprüfer. Hierzu gehören immer häufiger auch Einzelgespräche des Prüfungsausschussvorsitzenden mit dem Abschlussprüfer. Der Prüfungsausschuss befasst sich mit: � Auswahl und Vorbereitung der Wahl des Abschlussprüfers durch die

Hauptversammlung � Beauftragung des Abschlussprüfers inklusive der Vereinbarung des Honorars � Unabhängigkeit des Abschlussprüfers sowie seinen zusätzlich erbrachten Leistungen� Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten � Auswertung der Prüfungsergebnisse, insbesondere des Prüfungsberichts Der Abschlussprüfer nimmt an den Sitzungen des Prüfungsausschusses teil, in denen die Konzern- und Jahresabschlüsse behandelt werden. Er sollte auch zu den übrigen Sitzungen des Prüfungsausschusses hinzugezogen werden, um die erforderliche enge Zusammenarbeit zwischen Prüfungsausschuss und Abschlussprüfer zu gewährleisten. Entspricht das Ihrer Praxis?


6

Interaktion mit dem Abschlussprüfer

In zentralen Bereichen seiner Tätigkeit wie etwa der Systemüberwachung nutzt der Prüfungsausschuss die Ergebnisse der Arbeit des Abschlussprüfers. Dies erfordert eine intensive Zusammenarbeit. Weitere Aufgaben kommen dem Prüfungsausschuss in Bezug auf die gesetzliche Abschlussprüfung an sich zu.

So sieht § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG vor, dass auch die Überwachung der Ab-schlussprüfung, insbesondere der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und der vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen, an den Ausschuss delegiert werden kann.

Für börsennotierte Gesellschaften gibt der DCGK weitere Empfehlungen zur Interaktion des Prüfungsausschusses mit dem Abschlussprüfer. Laut Ziff. 5.3.2 Satz 1 DCGK soll sich der Prüfungsausschuss einer börsennotierten Gesellschaft mit der erforderlichen Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung befassen.

Der Inhalt der Abschlussprüfung ist gesetzlich definiert. �Die Prüfung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses hat sich darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften und sie ergänzende Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung beachtet worden sind. Die Prüfung ist so anzulegen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße gegen die [...] aufgeführten Bestimmungen, die sich auf die Darstellung des [...] Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens wesentlich auswirken, bei gewissenhafter Berufsausübung erkannt werden� (§ 317 Abs. 1 Satz 2 und 3 HGB). Lage- und Konzernlagebericht sind darauf zu prüfen, ob sie mit dem Jahres- beziehungsweise Konzernabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang stehen und ob sie eine zutreffende Vorstellung von der Lage des Unternehmens oder des Konzerns vermitteln (§ 317 Abs. 2 Satz 1 HGB).

Umfang und Ziel der Abschlussprüfung

Der gesetzliche Prüfer des Jahres- und Konzernabschlusses wird bei Aktien-gesellschaften von der Hauptversammlung gewählt (§ 119 Abs. 1 Nr. 4 AktG).48 Für den entsprechenden Beschluss hat der Aufsichtsrat einen Vorschlag zu machen (§ 124 Abs. 3 Satz 1 AktG). Bei kapitalmarktorientierten Unternehmen ist dieser auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses zu stützen, sofern ein solcher eingerichtet ist (§ 124 Abs. 3 Satz 2 AktG). Um diese Empfehlung aus-sprechen zu können, muss der Prüfungsausschuss in das Verfahren zur Aus-wahl des Abschlussprüfers eingebunden sein.

Auswahl des Abschlussprüfers

Anders als sein US-amerikanisches Pendant ist der deutsche Prüfungsaus-schuss nicht berechtigt, eigenständig über die Auswahl des Abschlussprüfers zu entscheiden.

Nach der Wahl hat der Aufsichtsrat dem gewählten Abschlussprüfer un-verzüglich den Prüfungsauftrag zu erteilen (§ 318 Abs. 1 Satz 4 HGB, § 111 Abs. 2 Satz 3 AktG). Auch diese Aufgabe wird in der Praxis regelmäßig dem Prüfungsausschuss übertragen. Im Zuge der Beauftragung wird auch das Honorar vereinbart. Dabei achtet der Ausschuss auf ein angemessenes Verhältnis zwischen Honorar und Prüfungsleistung.

Beauftragung

48 In seltenen Fällen werden unterschiedliche Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zum Abschlussprüfer des

Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses bestellt.

51


Darüber hinaus soll er mit dem Abschlussprüfer Prüfungsschwerpunkte verein-baren (vgl. Ziff. 5.3.2 Satz 1 DCGK), die über die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestanforderungen der Abschlussprüfung hinausgehen. Hierfür kann es sinnvoll sein, in Abstimmung mit dem Abschlussprüfer einen mehrjährigen Plan zur gleichmäßigen Abdeckung identifizierter Prüfungsschwerpunkte zu entwickeln.

Die gesetzlichen Abschlussprüfungen müssen unabhängig sein. Die An-forderungen an die Unabhängigkeit sind bei Prüfungen kapitalmarktorientierter Unternehmen besonders streng.49 Die Einhaltung dieser Anforderungen wird vom Abschlussprüfer sichergestellt. Aufgrund der hohen Bedeutung der Un-abhängigkeit des Abschlussprüfers hat sich auch der Prüfungsausschuss mit dieser zu befassen. Dies gilt unabhängig davon, ob Wertpapiere des Unter-nehmens zum Handel am Kapitalmarkt zugelassen sind oder nicht.

Unabhängigkeit des Abschlussprüfers

Diese Überwachungsaufgabe wird durch folgende Berichtspflichten des Abschlussprüfers gesichert:

Berichtspflicht Betroffener Quelle

In einem besonderen Abschnitt des Prüfungsberichts hat der Abschlussprüfer schriftlich seine Unabhängigkeit zu erklären.

alle Unternehmen

§ 321 Abs. 4a HGB

Der Abschlussprüfer informiert den Aufsichtsrat oder Prüfungsausschuss über Umstände, die seine Befangenheit besorgen lassen, und über Leistungen, die er zusätzlich zu den Abschlussprüfungsleistungen erbracht hat.

Unternehmen mit Aufsichtsrat50

§ 171 Abs. 1 Satz 3 AktG

Vor Unterbreitung des Wahlvorschlags an die Haupt-versammlung soll vom vorgesehenen Abschlussprüfer eine Unabhängigkeitserklärung eingeholt werden, die sich auch auf den Umfang der prüfungsfremden Leistungen erstrecken soll.

börsennotierte Gesellschaften

Ziff. 7.2.1 Abs. 1 DCGK

Im Prüfungsauftrag soll vereinbart werden, dass der Vor-sitzende des Aufsichtsrats beziehungsweise des Prüfungs-ausschusses unverzüglich über während der Prüfung auf-tretende mögliche Ausschluss- und Befangenheitsgründe unterrichtet wird.

börsennotierte Gesellschaften

Ziff. 7.2.1 Abs. 2 DCGK

Im Auftrag zur Prüfung börsennotierter Gesellschaften wird regelmäßig vereinbart, dass der Abschlussprüfer den Aufsichtsrat beziehungsweise den Prüfungsausschuss über alle für die Erfüllung der Kontrollaufgabe wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse unverzüglich unterrichtet (Ziff. 7.2.3 Abs. 1 DCGK). Hierzu gehören etwa unerwartet hohe Verluste, wesentliche Betrugs-fälle oder grundlegende Meinungsverschiedenheiten zwischen Abschlussprüfer und Vorstand.

Während der Prüfung

Zentrales Element der Berichterstattung des Abschlussprüfers an den Prüfungsausschuss ist der Prüfungsbericht (vgl. § 321 HGB). Dieser geht jedem Aufsichtsratsmitglied zu. Allerdings kann der Aufsichtsrat beschließen, die Verteilung auf die Mitglieder des Prüfungsausschusses zu begrenzen. Die übrigen Mitglieder haben in diesem Fall Anspruch auf Einsichtnahme (§ 170 Abs. 3 AktG).

Prüfungsergebnis

Darüber hinaus nimmt der Abschlussprüfer an den Bilanzsitzungen des Prüfungsausschusses teil (§ 171 Abs. 1 Satz 2 AktG). Dabei bietet sich die 49 §§ 319, 319a, 319b HGB, §§ 43, 49 WPO und §§ 2, 20 ff. Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer/vereidigte

Buchprüfer � BS WP/vBP. 50 Es sei denn, es handelt sich um eine GmbH mit fakultativem Aufsichtsrat, bei der § 171 AktG abbedungen

wurde (vgl. § 52 Abs. 1 GmbHG).

52


Gelegenheit, nach Durchsicht des Prüfberichts offen gebliebene Fragen zu klären und wichtige Aspekte vertieft zu diskutieren. Anlässlich seiner Sitzungs-teilnahme berichtet der Abschlussprüfer über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung, insbesondere über wesentliche Schwächen des internen Kontroll- und des Risikomanagementsystems bezogen auf den Rechnungs-legungsprozess.

Zusätzlich geht er auf folgende Punkte ein:51

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●

●

●

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Darstellung des Prüfungsauftrags

Grundsätze der Prüfung

rechtliche und wirtschaftliche Besonderheiten des Geschäftsjahrs

wirtschaftliche Lage der Gesellschaft/des Konzerns

wesentliche Prüfungsaussagen in Bezug auf:

� Rechnungslegung

� Risikofrüherkennungssystem

� sonstige bedeutsame Feststellungen

Auch wird der Prüfungsausschuss vom Abschlussprüfer über Umstände, die dessen Befangenheit besorgen lassen, und über Leistungen informiert, die dieser zusätzlich zu den Abschlussprüferleistungen erbracht hat (§ 171 Abs. 1 Satz 3 AktG).

Viele Prüfungsausschussvorsitzende führen mittlerweile � zur Vorbereitung, im Laufe und/oder nach Beendigung der Prüfung � auch Einzelgespräche mit dem Abschlussprüfer, um eine ständige enge Abstimmung zu gewährleisten.

Zwischenberichterstattung Viele kapitalmarktorientierte Unternehmen lassen ihre Zwischenbericht-erstattung einer prüferischen Durchsicht unterziehen (vgl. § 37w Abs. 5 und § 37x Abs. 3 WpHG). Die prüferische Durchsicht stellt keine vollumfängliche Abschlussprüfung dar. Das Prüfungsergebnis ist im Gegensatz zu dem der Jahresabschlussprüfung negativ formuliert. Dabei stellt der Prüfer fest, ob ihm Sachverhalte bekannt geworden sind oder nicht, die ihn zur Annahme veranlassen, dass der Abschluss in wesentlichen Belangen nicht in Überein-stimmung mit den jeweiligen Rechnungslegungsstandards aufgestellt worden ist. Diese im Vergleich zur Abschlussprüfung begrenzte Aussage geht auf die geringere Prüfungsintensität zurück.

Das Verfahren zur Bestellung des Abschlussprüfers zur prüferischen Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts eines Halbjahres-finanzberichts entspricht dem der Bestellung des gesetzlichen Abschlussprüfers des Jahresabschlusses. Das Prüfungsergebnis ist mit dem Halbjahresfinanz-bericht zu veröffentlichen. Wird keine prüferische Durchsicht durchgeführt, muss dies im Halbjahresfinanzbericht angegeben werden.

Auf die prüferische Durchsicht von Quartalsfinanzberichten ist das Bestellungs-verfahren der Jahresfinanzberichterstattung nicht entsprechend anwendbar. Insoweit genügt die Beauftragung des Abschlussprüfers. Sofern diese Beauf-tragung als Annex der Kompetenz aus § 111 Abs. 2 Satz 3 AktG betrachtet wird, den gesetzlichen Abschlussprüfer des Jahres- und Konzernabschlusses zu beauftragen, könnte der Prüfungsausschuss den Abschlussprüfer mit der prüferischen Durchsicht beauftragen. Andererseits fehlt es an einer § 111

51 Vgl. IDW PS 470, in: WPg 2003, S. 608 ff.

53


Abs. 2 Satz 3 AktG entsprechenden Regelung, sodass auch der Vorstand für die Beauftragung der prüferischen Durchsicht als zuständig erachtet werden kann.52

In vielen börsennotierten Großunternehmen ist es mittlerweile üblich, dass der Abschlussprüfer an allen Sitzungen des Prüfungsausschusses teilnimmt. Er kann den Ausschuss dabei mit seinen Kenntnissen aus der Abschlussprüfung bei der Erfüllung seiner Überwachungsaufgaben unterstützen. Dies gilt jeden-falls für die Sitzungen, in denen Zwischenberichte, gesonderte Rechnungs-legungsthemen, der Rechnungslegungsprozess oder das rechnungslegungs-bezogene IKS besprochen werden. Hat der Abschlussprüfer die Zwischen-berichterstattung einer prüferischen Durchsicht unterzogen, erscheint seine Sitzungsteilnahme notwendig.

Sitzungsteilnahme

52 Hauptfachausschuss des IDW, IDW-FN 2007, S. 262 (263).

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56

Aussagen zu den Aufgaben, der Besetzung und der inneren Ordnung des Prüfungs-ausschusses sind in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats und/oder in einer gesonderten Geschäftsordnung für den Prüfungsausschuss enthalten. Die Geschäftsordnung des Prüfungsausschusses kann vom Aufsichtsrat oder � soweit sie in Einklang mit der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats steht � vom Ausschuss selbst erlassen werden. Der Aufgabenbeschreibung muss jeweils entnommen werden können, ob der Prüfungsausschuss vorbereitend oder abschließend tätig wird. Die Geschäftsordnung des Prüfungsausschusses sollte regelmäßig inhaltlich überprüft und bei Bedarf überarbeitet werden. Entspricht das Ihrer Praxis?

Der Prüfungsausschuss Geschäftsordnung

C

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Geschäftsordnung

�The audit committee must have a written charter ...� Corporate Governance Rules der NYSE53

Die Aufgaben, die Besetzung und die innere Ordnung des Prüfungsaus-schusses werden regelmäßig in einer Geschäftsordnung festgelegt. Dabei können die Regeln in die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats integriert werden. Alternativ kann eine eigene Geschäftsordnung für den Prüfungsausschuss erlassen werden, die � in der Praxis in unterschiedlichem Umfang � auf die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats verweist. Soweit es lediglich um die innere Ordnung des Prüfungsausschusses geht, kann dieser eigenständig den Inhalt seiner Geschäftsordnung bestimmen. Grundsätzlich erscheint es jedoch sinn-voll, dass der Aufsichtsrat insgesamt über die Geschäftsordnung des Prüfungs-ausschusses entscheidet, um eine hohe Akzeptanz der Organisation und der Arbeitsweise des Ausschusses zu gewährleisten.

Der Beschluss über die Geschäftsordnung beziehungsweise über ihre Änderung wird mit einfacher Mehrheit gefasst. Die Geschäftsordnung sollte außerdem regelmäßig überprüft und bei Bedarf unter Berücksichtigung aktueller Entwicklungen angepasst werden.

Neben der Geschäftsordnung für den Prüfungsausschuss haben dessen Mit-glieder die höherrangige des Aufsichtsrats, die darüber stehende Satzung und schließlich einschlägige Gesetzesnormen zu beachten.

Der Umfang und die Aussagekraft der Geschäftsordnungen von Prüfungs-ausschüssen variieren deutlich. Unter Berücksichtigung der zu beobachtenden Praxis erscheinen Bestimmungen zu folgenden Punkten sinnvoll:

Inhalt der Geschäftsordnung

Definition der Aufgaben

Informationsquellen und -beschaffung

Berichterstattung gegenüber dem Aufsichtsrat

Wesentliches zur Sitzungsvorbereitung

Beschlussfassung

Die Aufgabenbeschreibung muss definieren, inwieweit der Prüfungsausschuss allein vorbereitend tätig wird und in welchen Fällen er abschließend für den Aufsichtsrat handelt.

53 Corporate Governance Rules der NYSE, Ziff. 7. (c) Sec. 303A.

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Der Prüfungsausschuss Geschäftsordnung

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Die Anzahl der Ausschussmitglieder liegt unter Berücksichtigung der jeweiligen Größe von Unternehmen und Aufsichtsrat in aller Regel zwischen drei und sechs. Bei der Besetzung des Ausschusses ist sein konkretes Aufgabenspektrum zu berücksichtigen. Es ist darauf zu achten, dass für die Tätigkeit im Prüfungsausschuss ausreichend Zeit zur Verfügung steht. Bei kapitalmarktorientierten Unternehmen muss im Prüfungsausschuss ein unabhängiges Ausschussmitglied mit Sachverstand auf den Gebieten Rechnungs-legung oder Abschlussprüfung vertreten sein. Börsennotierte Unternehmen setzen darüber hinaus regelmäßig die Unabhängigkeitsempfehlungen des DCGK um. Entspricht das Ihrer Praxis?

Der Prüfungsausschuss Besetzung

D

Besetzung

�Having the right directors on the audit committee � those with the requisite knowledge, judgment, independence, available time, and level of commitment � is key to ensuring the committee�s responsibilities are carried out effectively.� PricewaterhouseCoopers54

Mitglieder des Prüfungsausschusses können nur Aufsichtsratsmitglieder sein. Sie werden vom Aufsichtsrat mit einfacher Mehrheit gewählt. Die Anzahl der Prüfungsausschussmitglieder hängt von der Größe des Unternehmens und des Aufsichtsrats ab. Die Prüfungsausschüsse der Dax- und MDax-Unternehmen haben zwischen drei und sechs Mitglieder.55 Der Ausschussvorsitzende wird entweder vom Aufsichtsrat oder durch den Prüfungsausschuss selbst bestimmt.

Jedes Aufsichtsratsmitglied hat darauf zu achten, dass für die Wahrnehmung seines Aufsichtsratsmandats genügend Zeit bleibt. Dies gilt insbesondere für Prüfungsausschussmitglieder, da sie aufgrund ihrer Ausschusszugehörigkeit zeitlich stärker belastet sind als Aufsichtsratsmitglieder ohne Vorsitzaufgabe oder Ausschusszugehörigkeit. Es gibt verschiedene Ansätze zur Beschränkung der maximal erlaubten Zahl von Aufsichtsratsmandaten, die auch für den Prüfungsausschuss von Interesse sein können.

Mandatszahl

Zur Sicherstellung einer angemessenen zeitlichen Verfügbarkeit begrenzt etwa § 100 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AktG die zulässige Höchstzahl von Mitgliedschaften in Aufsichtsräten von Handelsgesellschaften auf zehn. Darüber hinaus enthält Ziff. 5.4.5 Satz 2 DCGK nunmehr die Empfehlung, dass Vorstandsmitglieder von börsennotierten Gesellschaften nicht mehr als drei Aufsichtsratsmandate in konzernexternen börsennotierten Gesellschaften innehaben sollen. Die Kodex-kommission ist damit einer Empfehlung des Arbeitskreises Externe und Interne Überwachung der Unternehmung der Schmalenbach-Gesellschaft gefolgt.56

Für Unternehmen des Finanz- und Versicherungssektors hat der Gesetzgeber als Reaktion auf die Finanzkrise eine grundsätzliche Höchstzahl von fünf Mandaten bei unter der Aufsicht der BaFin stehenden Unternehmen eingeführt.57

Der mit der Ausschusstätigkeit verbundene Aufwand erfordert eine an-gemessene Vergütung. Dies entspricht der Empfehlung in Ziff. 5.4.6 Abs. 1 Satz 3 DCGK, wonach der Vorsitz und die Mitgliedschaft in Ausschüssen bei

Vergütung

54 PricewaterhouseCoopers, Audit Committee Effectiveness, 3. Aufl. 2005, S. 67. 55 Ergebnis einer PwC-Untersuchung der zum Stichtag 30. April 2009 gültigen Geschäftsberichte der Dax- und

MDax-Unternehmen. Damit wird der Empfehlung des Arbeitskreises Externe und Interne Überwachung der Unternehmung der Schmalenbach-Gesellschaft e.V. regelmäßig entsprochen, wonach ein Prüfungsausschuss in Abhängigkeit von der Größe der Gesellschaft drei bis sechs Mitglieder haben soll, vgl. DB 2000, S. 2281 (2284).

56 Arbeitskreis Externe und Interne Überwachung der Unternehmung der Schmalenbach-Gesellschaft für Betriebswirtschaft e.V., in: DB 2006, S. 1625 (1626).

57 Beschlussempfehlung und Bericht des Finanzausschusses zum Entwurf eines Gesetzes zur Stärkung der Finanzmarkt- und Versicherungsaufsicht, BT-Drucks. 16/13684 vom 1. Juli 2009, S. 11, 18. Das Gesetz wurde am 2. Juli 2009 vom Bundestag verabschiedet.

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der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder börsennotierter Gesellschaften gesondert berücksichtigt werden sollen. Dieser Empfehlung kommen gut 96 Prozent der im Dax, 97 Prozent der im MDax gelisteten und 70 Prozent aller betroffenen Unternehmen nach.58

Weiterhin empfiehlt die Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex börsennotierten Gesellschaften, den Mitgliedern des Auf-sichtsrats neben einer festen eine erfolgsorientierte Vergütungskomponente zu gewähren (Ziff. 5.4.6 Abs. 2 Satz 1 DCGK). Fraglich ist dabei allerdings, ob die Kontrollfunktion des Aufsichtsrats beziehungsweise des Prüfungsausschusses mit einer Vergütung vereinbar ist, die an den im Jahres- beziehungsweise Konzernabschluss ausgewiesenen Erfolg des Unternehmens anknüpft. Viel-mehr könnte sich eine leistungsbezogene, das heißt am jeweiligen Aufwand ausgerichtete, Vergütung empfehlen.59 Denkbar ist auch, die Vergütung am langfristigen Erfolg des Unternehmens zu orientieren (vgl. Ziff. 5.4.6 Abs. 2 Satz 2 DCGK). Diese Variante wird allerdings relativ selten gewählt. Nur 14 Unternehmen aus Dax und MDax haben entsprechende Vergütungs-bestandteile aufgenommen. Dabei knüpft die langfristige erfolgsabhängige Vergütung häufig an das Konzernergebnis je Aktie in einem Zeitraum von drei Jahren an.60

International wurde in den letzten Jahren verstärkt über die Unabhängigkeit der Mitglieder des Audit Committee diskutiert. Diese Diskussion ist in den anglo-amerikanischen Ländern aufgrund der personellen Verflechtung von Manage-ment und Kontrollorgan im monistisch strukturierten Board-System besonders bedeutsam. Auch in Europa wurden Regelungen zur Unabhängigkeit der Auf-sichtsratsmitglieder erlassen.61 So sieht die 8. Gesellschaftsrechtliche Richtlinie der EU vor, dass mindestens ein Mitglied des Prüfungsausschusses von Unter-nehmen von öffentlichem Interesse unabhängig sein muss.62

Unabhängigkeit

Diese Regelung wurde mit dem BilMoG in nationales Recht umgesetzt. Danach muss zumindest ein Mitglied des Prüfungsausschusses eines kapitalmarkt-orientierten Unternehmens unabhängig sein (§ 107 Abs. 4 AktG in Verbindung mit § 100 Abs. 5 AktG). Das Gesetz definiert den Begriff �unabhängig� nicht.

In der Gesetzesbegründung verweist der Gesetzgeber allerdings zum einen auf den DCGK. Dieser empfiehlt, dass dem Aufsichtsrat börsennotierter Gesell-schaften eine nach seiner Einschätzung ausreichende Anzahl unabhängiger Mitglieder angehören soll. Der Begriff der Unabhängigkeit wird wie folgt definiert (Ziff. 5.4.2 DCGK): �Ein Aufsichtsratsmitglied ist als unabhängig anzusehen, wenn es in keiner geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zu der Gesell-schaft oder deren Vorstand steht, die einen Interessenkonflikt begründet.� Und weiter heißt es: �Dem Aufsichtsrat sollen nicht mehr als zwei ehemalige Mit-glieder des Vorstands angehören. Aufsichtsratsmitglieder sollen keine Organ-funktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unter-nehmens ausüben.�

Zur weiteren Konkretisierung nimmt der Gesetzgeber zum anderen auf die Empfehlung der EU-Kommission zu den Aufgaben von Aufsichtsratsmitgliedern 58 Vgl. von Werder/Talaulicar, in: DB 2009, S. 689 (693). 59 Arbeitskreis Externe und Interne Überwachung der Unternehmung der Schmalenbach-Gesellschaft für

Betriebswirtschaft e.V., in: DB 2006, S. 1625 (1629). 60 Ergebnis einer PwC-Studie der im Internet zuletzt veröffentlichten Geschäftsberichte von insgesamt

78 deutschen Unternehmen, die am 30. April 2009 Mitglied des Dax (30) oder des MDax (48) waren; vgl. 404 � PwC für Aufsichtsräte, Ausgabe Juni 2009.

61 Vgl. schon die Ausführungen in Ziff. 4, 5 und 13, Empfehlung der Kommission vom 15. Februar 2005, vgl. Fußnote 40 und Anhang �Unabhängigkeitskriterien�.

62 Art. 41 Abs. 1 Satz 3 8. Gesellschaftsrechtliche Richtlinie, vgl. Fußnote 3.

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Bezug, die eine nicht abschließende Auflistung von Aspekten liefert, die ein Risiko für die Unabhängigkeit begründen können.63 Der Gesetzgeber weist in diesem Zusammenhang ausdrücklich darauf hin, dass der Aufsichtsrat selbst ein Verständnis erarbeiten muss, was er unter Unabhängigkeit versteht. Dabei sollen inhaltliche Aspekte Vorrang vor formalen Kriterien haben.64

Hinsichtlich des Prüfungsausschusses regt der DCGK in Ziff. 5.2 Abs. 2 Satz 2 für börsennotierte Gesellschaften an: �Den Vorsitz im Prüfungsausschuss sollte er [der Aufsichtsratsvorsitzende] nicht innehaben.� Diese Anregung wird von gut 77 Prozent der betroffenen Unternehmen befolgt.65

Weiterhin sollte der Prüfungsausschussvorsitzende gemäß Ziff. 5.3.2 Satz 3 DCGK kein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft sein. Diese Anregung wird von rund 78 Prozent der Gesellschaften eingehalten.66 Sie wurde unlängst dahingehend ergänzt, dass der Prüfungsausschussvorsitzende jedenfalls dann kein ehemaliges Vorstandsmitglied sein sollte, wenn seine Bestellung vor weniger als zwei Jahren endete. Damit reagierte die Kodex-kommission auf die durch das VorstAG eingeführte Regelung, nach der bei börsennotierten Unternehmen ehemalige Vorstandsmitglieder grundsätzlich zwei Jahre lang nicht in den Aufsichtsrat wechseln dürfen (§ 100 Abs. 2 Nr. 4 AktG).67

Die Unabhängigkeitskriterien der EU-Kommission sowie zum Vergleich die der NYSE finden sich im Anhang �Unabhängigkeitskriterien�.

Interessenkollisionen können von Gesetzes wegen zu einem Stimmverbot führen. Sind sie dauerhafter Natur, kann sich sogar eine Pflicht zur Nieder-legung des Mandats ergeben.68 Für börsennotierte Gesellschaften enthält der Kodex außerdem unter Ziff. 5.5 Empfehlungen zur Vermeidung beziehungs-weise zur Offenlegung von Interessenkonflikten bei Mitgliedern des Aufsichts-rats. Diese Regelungen sind auch bei der Tätigkeit im Prüfungsausschuss zu beachten, soweit ihre Umsetzung erklärt wurde.

Interessenkonflikte

Der Aufsichtsrat entscheidet grundsätzlich autonom über die Besetzung des Prüfungsausschusses. Es besteht keine Verpflichtung, die mitbestimmungs-rechtliche Besetzung des Aufsichtsrats im Prüfungsausschuss zu spiegeln. Allerdings ist eine sachwidrige Differenzierung nach Gruppenzugehörigkeit unzulässig.69 In der Praxis waren im Jahr 2003 insgesamt 60 Prozent der Prüfungsausschüsse von Dax-Unternehmen paritätisch, 33 Prozent mit mindestens einem Arbeitnehmervertreter besetzt.70

Arbeitnehmervertreter

63 Anhang II der Empfehlung der Kommission vom 15. Februar 2005, vgl. Fußnote 40 und Anhang

�Unabhängigkeitskriterien�. 64 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 101 f. 65 Vgl. von Werder/Talaulicar, in: DB 2009, S. 689 (695). 66 Vgl. von Werder/Talaulicar, in: DB 2009, S. 689 (695). 67 Beschlussempfehlung und Bericht des Rechtsausschusses, BT-Drucks. 16/13433 vom 17. Juni 2009, S. 7.

Das Gesetz wurde am 18. Juni 2009 vom Bundestag verabschiedet. 68 Vgl. dazu Hopt/Roth, in: Hopt/Wiedemann (Hrsg.), AktG Großkommentar, 4. Aufl. 2005, § 100 Rn. 131 ff. 69 Hüffer, AktG, 8. Aufl. 2008, § 107 Rn. 21; vgl. auch BGHZ 122, 342, zur Situation in beschließenden Personal-

ausschüssen. 70 Peemöller/Warncke, in: DB 2005, S. 401 (402).

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62

Alle Prüfungsausschussmitglieder müssen die zu ihrer Aufgabenerfüllung notwendigen Grundkenntnisse besitzen. Bei kapitalmarktorientierten Unternehmen muss mindestens ein unabhängiges Prüfungsausschussmitglied über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses börsennotierter Gesellschaften soll über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungs-grundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügen. Ausschussmitglieder sollten sich laufend fortbilden. Neuen Mitgliedern sollten für die Einarbeitung hinreichende Informationen zur Verfügung gestellt werden. Entspricht das Ihrer Praxis?

Der Prüfungsausschuss Qualifikation

E

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Qualifikation

�Die Anforderungen an die Mitglieder des Aufsichtsrats haben sich deutlich erhöht.� Dr. Clemens Börsig71

Ein Gegenstand der Corporate-Governance-Diskussion sind die An-forderungen, die an die Qualifikation der Prüfungsausschussmitglieder zu stellen sind. Die Besetzung des Prüfungsausschusses mit persönlich und fachlich qualifizierten Mitgliedern ist Kernvoraussetzung einer erfolgreichen Überwachungstätigkeit.

Bereits für die Erfüllung der jedem Aufsichtsratsmitglied gesetzlich obliegenden Sorgfaltspflichten ist ein gewisses Grundverständnis aller normalerweise an-fallenden Geschäftsvorgänge notwendig.72 Für Unternehmen des Finanz- und Versicherungssektors wurde außerdem ausdrücklich geregelt, dass Aufsichts-ratsmitglieder die erforderliche Sachkunde (und Zuverlässigkeit) besitzen müssen.73 Bei Prüfungsausschussmitgliedern sollte also insbesondere darauf geachtet werden, dass sie die Grundzüge der jeweils angewandten Bilanzierungsvorschriften und -standards, des IKS, des Risikomanagements, der Compliance, der internen Revision sowie der Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer verstehen.74 Ziff. 5.3.1 Satz 1 DCGK empfiehlt Aufsichtsräten börsennotierter Gesellschaften generell, in Abhängigkeit von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse einzurichten.

Qualifikation der Prüfungsausschussmitglieder

Eine weitergehende Anforderung ist durch das BilMoG in das Aktienrecht implementiert worden. Danach muss im Prüfungsausschuss kapitalmarkt-orientierter Unternehmen mindestens ein unabhängiges Mitglied mit Sach-verstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung vertreten sein (§ 107 Abs. 4 und § 100 Abs. 5 AktG). Darüber hinaus fordert etwa der Arbeitskreis Externe und Interne Überwachung der Unternehmung der Schmalenbach-Gesellschaft, dass mindestens die Hälfte der Prüfungsaus-schussmitglieder über entsprechenden Sachverstand verfügt.75

Ausweislich der Begründung zum BilMoG liegt der vom Aktiengesetz geforderte Sachverstand vor, wenn das Prüfungsausschussmitglied beruflich mit Rechnungslegung und/oder Abschlussprüfung befasst war oder ist. Solches Fachwissen ist anzunehmen bei ehemaligen oder gegenwärtigen:76

Finanzvorständen

fachkundigen Angestellten aus den Bereichen Rechnungswesen und Controlling

Analysten

71 Börsig, in: Cromme (Hrsg.), Corporate Governance Report 2006, S. 8. 72 BGHZ 85, 293 (295 f.). 73 Beschlussempfehlung und Bericht des Finanzausschusses zum Entwurf eines Gesetzes zur Stärkung der

Finanzmarkt- und Versicherungsaufsicht, BT-Drucks. 16/13684 vom 1. Juli 2009, S. 10, 17 f. Das Gesetz wurde am 2. Juli 2009 vom Bundestag verabschiedet.

74 Vgl. Hopt/Roth, in: Hopt/Wiedemann (Hrsg.), AktG Großkommentar, 4. Aufl. 2005, § 100 Rn. 31. 75 Arbeitskreis Externe und Interne Überwachung der Unternehmung der Schmalenbach-Gesellschaft für

Betriebswirtschaft e.V., in: DB 2007, S. 2129 (2130). 76 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 102.

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langjährigen Mitgliedern von Prüfungssausschüssen

einschlägig geschulten Betriebsräten

Wirtschaftsprüfern

Steuerberatern

Qualifikation des Ausschussvorsitzenden

Darüber hinaus enthält der DCGK für den Prüfungsausschuss börsennotierter Gesellschaften die Empfehlung, dass der Vorsitzende über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrund-sätzen und internen Kontrollverfahren verfügen soll (Ziff. 5.3.2 Satz 2 DCGK). Diese Empfehlung wird heute von rund 83 Prozent der Unternehmen befolgt.77

Die Anforderungen an deutsche Prüfungsausschussmitglieder lehnen sich in ihren heutigen Ausmaßen stark an die in den USA seit Langem gängige Praxis an. Dort wird gefordert, dass alle Mitglieder des Audit Committee �financially literate� sind. An der NYSE gelistete Unternehmen sind aufgefordert, selbst zu definieren, was hierunter im Einzelnen zu verstehen ist.

Qualifikationsanforderungen im Audit Committee

Darüber hinaus soll mindestens ein Audit-Committee-Mitglied �accounting expertise� oder �financial expertise� aufweisen. Nach den Vorgaben der SEC zeichnen einen �financial expert� fünf Eigenschaften aus:

Verständnis der US-GAAP und der Unternehmensabschlüsse

Fähigkeit zur Beurteilung der Anwendung von US-GAAP auf Bewertungen, Rückstellungen und Rücklagen

Erfahrungen mit der Erstellung, Prüfung, Analyse oder Beurteilung von Unternehmensabschlüssen

Verständnis des internen Finanzcontrollings

Kenntnis der Aufgaben und Funktionen eines Audit Committee

Die Expertise muss anhand bestimmter beruflicher Tätigkeiten belegt werden. Ob das Audit Committee einen �financial expert� hat, ist offenzulegen.78 Inzwischen sind mehr als die Hälfte aller Audit-Committee-Mitglieder im S&P 500 �financial experts�.79

Angesichts der Komplexität und Dynamik der im Prüfungsausschuss zu behandelnden Themen (Beispiel: Internationalisierung von Rechnungslegungs-standards) ist eine laufende Weiterbildung seiner Mitglieder erforderlich. In der Praxis US-amerikanischer Unternehmen nahmen beispielsweise im Jahr 2005 insgesamt 59 Prozent der Vorsitzenden von Audit Committees an drei bis vier Tagen im Jahr an Trainingsmaßnahmen teil.80

Weiterbildung

Auch in Deutschland bilden sich die Mitglieder von Prüfungsausschüssen vermehrt weiter. So wird in einigen Unternehmen eine Sitzung pro Jahr zur Erörterung neuer Entwicklungen genutzt. Andere Ausschüsse lassen sich anlassbezogen, etwa bei Gesetzesinitiativen, im Rahmen der planmäßigen Sitzungen auf den neuesten Stand bringen. Häufig werden zu diesen Maß-nahmen externe Experten als Referenten hinzugezogen.

77 Vgl. von Werder/Talaulicar, in: DB 2009, S. 689 (693). 78 Zu den Qualifikationsanforderungen in den USA vgl. Burke/Guy/Tatum, Audit Committees: A Guide for

Directors, Management, and Consultants, 5. Aufl. 2008, 8.08 ff., mit weiteren Nachweisen. 79 Spencer Stuart, 2007 Board Index, 2007, S. 21. 80 PricewaterhouseCoopers, Audit Committee Effectiveness, 3. Aufl. 2005, S. 83.


Neben Rechnungslegung, Abschlussprüfung, IKS, Risikomanagement, Compliance und interner Revision kommen im weiteren Sinne branchen-bezogene Themen und Corporate Governance sowie andere regulatorische Entwicklungen als Gegenstand der Weiterbildung in Betracht. Die Ergebnisse einer Selbstevaluation des Ausschusses können gegebenenfalls zur Planung der Weiterbildungsthemen herangezogen werden.

Die rasche Einarbeitung neuer Mitglieder ist für die fortdauernde Effizienz des Prüfungsausschusses von besonderer Bedeutung. Zu ihrer Information kommt etwa die Überlassung folgender Unterlagen in Betracht:

Neue Mitglieder

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allgemeine Brancheninformationen

Satzung und Geschäftsordnung des Aufsichtsrats sowie gegebenenfalls des Prüfungsausschusses

letzter Geschäftsbericht

Zwischenberichte der letzten vier Quartale

Protokolle der Sitzungen des Prüfungsausschusses aus dem letzten Jahr

schriftliche Unterlagen über die geplanten Aktivitäten und Sitzungstermine des Prüfungsausschusses

Kopien der wesentlichen Berichte des Vorstands, des Abschlussprüfers sowie der internen Revision an den Prüfungsausschuss aus dem letzten Jahr

Prüfungsplanung der internen Revision des laufenden Jahres

Ergebnisse der letzten Selbstevaluierung des Prüfungsausschusses

Nach erstmaliger Berufung in einen Aufsichtsrat sollte sich das neue Mitglied zunächst über die mit der neuen Funktion verbundenen Rechte und Pflichten sowie die Arbeitsweise des Aufsichtsrats informieren. Des Weiteren muss der Betreffende sich einen Überblick über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens und von dessen Aufbau verschaffen. Darüber hinaus kann im Hinblick auf eine Mitgliedschaft im Prüfungsausschuss eine spezielle Vorbereitung sinnvoll sein. Viele Unternehmen bieten neuen Ausschussmitgliedern daher die Unter-stützung unternehmensinterner und -externer Experten an. Vielleicht kann auch dieser PwC-Praxisleitfaden die Einarbeitung in die neue Aufgabe erleichtern.

65


66

Anzahl und Dauer der Prüfungsausschusssitzungen müssen eine hinreichende Behandlung aller anstehenden Themen ermöglichen. In Krisenzeiten erfordert die not-wendige Intensivierung der Überwachung regelmäßig eine Erhöhung der Sitzungszahl und/oder eine Verlängerung der Sitzungsdauer. Sitzungsunterlagen sollen vom Umfang her angemessen sein und so rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden, dass sie vor einer Sitzung durchgearbeitet und etwaige Rückfragen gestellt werden können. Absehbare Sitzungstermine sollten für ein Jahr im Voraus geplant werden. An den Sitzungen des Prüfungsausschusses nehmen regelmäßig der Finanzvorstand sowie gegebenenfalls weitere Mitglieder des Vorstands teil. Der Prüfungsausschuss sollte regelmäßig oder zumindest bei Bedarf ohne die Anwesenheit von Vorstands-mitgliedern tagen. Wertvolle Informationen können auch von leitenden Mitarbeitern gewonnen werden, etwa vom Leiter der internen Revision. Diese werden über den Vorstand geladen. Der Prüfungsausschussvorsitzende sollte für eine offene Diskussionskultur sorgen. Alle Teilnehmer sollten die Möglichkeit haben, sich jederzeit einzubringen. Über die Sitzungen des Prüfungsausschusses ist ein aussagekräftiges Protokoll an-zufertigen. Über die wesentlichen Ergebnisse einer Ausschusssitzung ist der Aufsichtsrat in seinerunmittelbar folgenden Sitzung zu informieren. Entspricht das Ihrer Praxis?

Der Prüfungsausschuss Sitzungen

F

Sitzungen

�Ohne professionelle Sitzungsvorbereitung sind effiziente Ausschusssitzungen nicht mehr möglich.� Prof. Dr. h. c. Roland Berger

Die Sitzungen des Prüfungsausschusses sind für seine Arbeit von zentraler Bedeutung: Hier werden Informationen ausgetauscht, Entscheidungen diskutiert und getroffen. Der effizienten Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen ist daher besondere Aufmerksamkeit zu widmen.

Eine gute Vorbereitung trägt zur effizienten Gestaltung einer Sitzung bei. Zu diesem Zweck müssen den Ausschussmitgliedern alle sitzungsrelevanten Unterlagen rechtzeitig übermittelt werden. Eine frühzeitige Einladung ermöglicht es, selbst umfangreiche Unterlagen vorab zur Kenntnis zu nehmen (vgl. Ziff. 3.4 Abs. 3 Satz 3 DCGK) und gegebenenfalls Rückfragen zu stellen. Bei Versendung der Unterlagen ist die Vertraulichkeit der Informationen durch geeignete Maßnahmen zu sichern. Dies gilt insbesondere für die elektronische Versendung.

Sitzungsvorbereitung

Außerdem spielt die Terminabstimmung unter den Ausschussmitgliedern sowie mit eventuellen externen Sitzungsteilnehmern eine wichtige Rolle. Für die Vor-bereitung trägt namentlich der Vorsitzende des Prüfungsausschusses Sorge.

Die vor- und nachbereitenden Arbeiten werden bei den Großunternehmen mittlerweile von Spezialisten für die Organisation des Vorstands, des Aufsichts-rats und der Hauptversammlung erledigt. Damit entwickelt sich in Deutschland ein Berufsbild, das mit dem des angloamerikanischen Corporate Secretary vergleichbar ist.

Der Ausschussvorsitzende lädt zu den Sitzungen des Prüfungsausschusses ein. Die Einladung bezeichnet Ort und Zeitpunkt der Sitzung. Die Zuleitung der vorgesehenen Tagesordnung und grundsätzlich auch der zugehörigen Unter-lagen erfolgt gemeinsam mit der Versendung der Einladung an die Ausschuss-mitglieder.81

Einladung

Form und Frist der Einladung ergeben sich aus der Geschäftsordnung des Prüfungsausschusses oder aus derjenigen des Aufsichtsrats. Regelmäßig erfolgt die Einladung schriftlich und unter Wahrung einer Mindestfrist von 14 Tagen. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Materialien � soweit möglich � alle entscheidungserheblichen Tatsachen enthalten und gegebenen-falls durch eine Zusammenfassung eingeleitet werden.

Um möglichst allen Ausschussmitgliedern die Teilnahme zu ermöglichen, sollten die ordentlichen Sitzungstermine für ein Jahr im Voraus festgelegt werden. Die Planung kann sicherstellen, dass alle wesentlichen Themen über das Jahr verteilt behandelt werden. Treten neue Umstände auf, ist die Jahres-planung gegebenenfalls anzupassen. Bei Bedarf sollten sich die Vertreter der

81 Gittermann, in: Semler/von Schenck, Arbeitshandbuch für Aufsichtsratsmitglieder, 3. Aufl. 2008, § 6 Rn. 174.

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Aktionäre und der Arbeitnehmer getrennt auf die Sitzungen des Prüfungsaus-schusses vorbereiten (vgl. Ziff. 3.6 Abs. 1 DCGK).

In der Praxis werden die Sitzungstermine des Prüfungsausschusses, auf denen die Finanzberichte besprochen werden, kurz vor der Veröffentlichung der Finanzinformationen anberaumt. Besonders knapp ist der Zeitraum zwischen der Erstellung und der Veröffentlichung der Zwischenberichte. Die Schwierigkeit liegt dabei darin, dass der Prüfungssausschuss die Berichte so rechtzeitig erhalten muss, dass er gegebenenfalls noch Einfluss auf diese nehmen kann. Andererseits genügt es nicht, dass dem Prüfungsausschuss lediglich Entwurfs-fassungen vorgelegt werden, ohne dass ihm wesentliche Ergänzungen kurz vor Veröffentlichung der Informationen zur Kenntnis gebracht werden.

Die Sitzungsfrequenz für den Prüfungsausschuss ist weder im Gesetz noch im DCGK geregelt. Es entspricht der Praxis vieler Unternehmen, die Bilanzsitzung des Aufsichtsratsplenums in einer im zeitlichen Zusammenhang damit an-beraumten Sitzung des Prüfungsausschusses vorzubereiten.

Sitzungsfrequenz

Die durchschnittliche Anzahl der Sitzungen ist bei den Dax-Unternehmen von knapp vier im Jahr 200382 auf 5,2 im Jahr 200883 gestiegen. Bei MDax-Unter-nehmen stieg die durchschnittliche Sitzungszahl im selben Zeitraum von 2,284 auf 4,285. Die Sitzungsfrequenz der Audit Committees der S&P-500-Unter-nehmen lag mit durchschnittlich 9,1 Sitzungen im Jahr 2008 zwar immer noch deutlich über der hierzulande üblichen,86 allerdings ist hierbei zu beachten, dass deutsche Prüfungsausschüsse vermehrt (zusätzliche) Telefon- und Video-konferenzen abhalten, ohne diese immer in der externen Berichterstattung als Sitzung zu qualifizieren. Darüber hinaus ist die Praxis bei Kreditinstituten zu berücksichtigen. Diese haben in der Regel zusätzlich einen Risikoausschuss eingerichtet, dessen Aufgaben in den USA durch das Audit Committee erfüllt werden.

Auch kann aus der Sitzungshäufigkeit allein nur bedingt auf die Intensität der Ausschussarbeit geschlossen werden. Wichtiger als die bloße Anzahl jährlicher Sitzungen erscheint, dass für die vom Prüfungsausschuss zu bewältigenden Aufgaben ausreichend Zeit zur Verfügung steht. Denn nur so können die für die Ausschussarbeit relevanten Themen in der erforderlichen Breite und Tiefe diskutiert und behandelt werden. Oftmals wird es ausreichen, Telefon-konferenzen durchzuführen. Andere Themen hingegen können längere persönliche Treffen erfordern.

In Zeiten, in denen das Unternehmen vor besonderen Herausforderungen steht, etwa wegen einer bestandsgefährdenden wirtschaftlichen Entwicklung, ist die Intensität der Überwachung durch den Aufsichtsrat regelmäßig zu steigern. Demgemäß ist es dann zumeist auch erforderlich, dass der Prüfungsausschuss seine Sitzungsfrequenz erhöht und/oder die Dauer seiner Sitzungen verlängert. So ist denn auch für das Jahr 2009 ein weiterer Anstieg der Sitzungsfrequenz zu erwarten.

Grundsätzlich werden die übrigen Aufsichtsratsmitglieder in den Sitzungen des Aufsichtsrats vom Vorsitzenden des Prüfungsausschusses über Inhalt und Ergebnisse der Ausschussarbeit informiert. Ihrer Teilnahme an den Ausschuss-sitzungen bedarf es daher nicht. Nach § 109 Abs. 2 AktG haben sie aber gleich-

Sitzungsteilnahme von Aufsichtsrats- und Vorstandsmitgliedern

82 Peemöller/Warncke, in: DB 2005, S. 401 (402). 83 Ergebnis einer PwC-Untersuchung, vgl. Fußnote 55. 84 Peemöller/Warncke, in: DB 2005, S. 401 (402). 85 Ergebnis einer PwC-Untersuchung, vgl. Fußnote 55. 86 Spencer Stuart, 2008 Board Index, 2008, S. 26.

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wohl das Recht, an den Ausschusssitzungen teilzunehmen, sofern der Auf-sichtsratsvorsitzende nicht etwas anderes bestimmt hat.

Regelmäßig nimmt der Finanzvorstand und häufig auch der Vorstandsvor-sitzende beziehungsweise Vorstandssprecher an den Sitzungen des Prüfungs-ausschusses teil. So wurde schon 2003 der Finanzvorstand bei Dax-Unter-nehmen regelmäßig zu allen Prüfungsausschusssitzungen hinzugezogen, während der Vorstandsvorsitzende/-sprecher in der weit überwiegenden Mehr-zahl der Fälle an den Sitzungen teilnahm.87 Weitere Vorstandsmitglieder können eingeladen werden. Gerade in dem relativ kleinen Ausschuss können diese die Sachverhalte ausführlicher darstellen und intensiver mit den Aus-schussmitgliedern diskutieren, als dies im Plenum des Aufsichtsrats möglich wäre. Auch einzelne Projekte sowie schwierige Themen können so intensiver erörtert werden.

Bei Bedarf sollte der Ausschuss aber wie das Aufsichtsratsplenum auch ohne den Vorstand tagen (vgl. Ziff. 3.6 Abs. 2 DCGK). In den USA enthält die Muster-geschäftsordnung der NYSE für Audit Committees den Vorschlag, sich mindestens einmal im Jahr im Beisein des Abschlussprüfers, aber unter Aus-schluss weiterer Teilnehmer zu treffen. Sitzungen ohne den Vorstand finden dort also nicht nur bei Bedarf, sondern regelmäßig statt. Dies hat sich mittler-weile auch bei einigen deutschen Unternehmen eingebürgert.

Grundsätzlich sollen Personen, die weder Mitglied des Aufsichtsrats noch des Vorstands sind, nicht an den Sitzungen des Prüfungsausschusses teilnehmen (§ 109 Abs. 1 Satz 1 AktG). Es bleibt dem Prüfungsausschuss jedoch un-benommen, Mitarbeiter des Unternehmens um Auskunft zu einzelnen Frage-stellungen zu bitten. Folgende Personen kommen dabei vornehmlich in Betracht:

Sitzungsteilnahme von Mitarbeitern

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Leiter der internen Revision88

Leiter des Rechnungswesens

Leiter des Controllings

Leiter des Risikomanagements

Leiter der Rechtsabteilung

Compliance-Beauftragter

Beispielsweise nahm der Leiter der internen Revision bereits im Jahr 2003 bei 57 Prozent der Dax-Unternehmen und bei der Hälfte der MDax-Unternehmen mindestens einmal jährlich an einer Prüfungsausschusssitzung teil.89

Die Mitarbeiter sind über den Vorstand zu laden. Ob dem Prüfungsausschuss theoretisch das Recht zusteht, die Sitzungsteilnahme von Mitarbeitern am Vor-stand vorbei zu erzwingen, ist strittig.90

Die Berichterstattung von Mitarbeitern unterhalb der Vorstandsebene dient der verbesserten Information des Prüfungsausschusses. Sie darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass es sich bei den durch den Prüfungsausschuss zu über-wachenden Feldern um wichtige Aufgaben der Geschäftsführung handelt. Daher sollte die Berichterstattung durch die Mitarbeiter nicht Zeichen dafür sein, dass der Vorstand sich mit den Themen nicht befasst hat. Somit sollte die

87 Peemöller/Warncke, in: DB 2005, S. 401 (403). 88 Vgl. dazu Arbeitskreis Externe und Interne Überwachung der Unternehmung der Schmalenbach-Gesellschaft

für Betriebswirtschaft e.V., in: DB 2006, S. 225 (228). 89 Peemöller/Warncke, in: DB 2005, S. 401 (403). 90 Vgl. dazu Hopt/Roth, in: Hopt/Wiedemann (Hrsg.), AktG Großkommentar, 4. Aufl. 2005, § 109 Rn. 49.


Berichterstattung über Felder wie das IKS nicht ausschließlich durch Mitarbeiter unterhalb der Vorstandsebene erfolgen. Andererseits darf der Prüfungsaus-schuss die Berichterstattung der Mitarbeiter unterhalb der Vorstandsebene nicht zum Anlass nehmen, Maßnahmen der Geschäftsführung an sich zu ziehen.

Soweit der Jahresabschluss und der Konzernabschluss Gegenstand der Beratungen des Prüfungsausschusses sind, nimmt der Abschlussprüfer regel-mäßig an den Sitzungen teil und steht für Rückfragen zur Verfügung. Auch zu den übrigen Sitzungen des Prüfungsausschusses sollte der Abschlussprüfer hinzugezogen werden. Dies gilt insbesondere für jene Sitzungen, in denen die Unterlagen der unterjährigen Finanzberichterstattung, gesonderte Rechnungs-legungsthemen oder der Rechnungslegungsprozess und das rechnungs-legungsbezogene IKS beraten werden.

Sitzungsteilnahme des Abschlussprüfers und weiterer Experten

Außerdem kann der Prüfungsausschuss für einzelne, besondere Themen-gebiete andere Sachverständige (z. B. Rechtsanwälte) zu seinen Sitzungen hinzuziehen (§ 109 Abs. 1 Satz 2 AktG). Die Einschaltung externer Dritter ist mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden abzustimmen. Für deren Konsultation sind von der Gesellschaft ausreichende finanzielle Mittel zur Verfügung zu stellen.

Die Sitzungen werden vom Ausschussvorsitzenden geleitet. Er hat einzelnen Tagesordnungspunkten so viel Diskussionszeit einzuräumen, dass die An-sichten aller Ausschussmitglieder gehört werden können.

Sitzungsleitung und -kultur

Der Vorsitzende sollte alle Ausschussmitglieder in die Diskussionen einbinden. Denn der vom Kodex als Ausdruck guter Corporate Governance angesehenen offenen Diskussionskultur (Ziff. 3.5 Abs. 1 Satz 1 DCGK) kommt auch für die Arbeit des Prüfungsausschusses große Bedeutung zu. Anhaltspunkte für eine Fortentwicklung der Sitzungskultur können sich aus einer Selbstevaluation der Arbeit des Prüfungsausschusses ergeben.

Beschlüsse werden regelmäßig mit der einfachen Mehrheit der Stimmen gefasst. Dem Ausschussvorsitzenden kann nach herrschender Ansicht ein Zweitstimmrecht eingeräumt werden.91

Beschlussfassung

Über die Sitzungen und Beschlüsse des Prüfungsausschusses ist ein Protokoll anzufertigen. Es enthält zumindest folgende Angaben (vgl. § 107 Abs. 2 Satz 2 AktG):

Protokoll

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Ort

Datum

Namen der Teilnehmer

Gegenstände der Tagesordnung

wesentlicher Inhalt der Verhandlungen

Beschlüsse

Der Ausschussvorsitzende hat das Protokoll zu unterzeichnen. Ist kein Vor-sitzender benannt, so sollen es alle Ausschussmitglieder unterschreiben.92 Sitzungsprotokolle sind jeweils allen Ausschussmitgliedern sowie dem Auf-sichtsratsvorsitzenden zuzuleiten. Die übrigen Aufsichtsratsmitglieder können die Protokolle auf Verlangen erhalten (vgl. § 107 Abs. 2 Satz 4 AktG).

91 Hüffer, AktG, 8. Aufl. 2008, § 107 Rn. 22, mit weiteren Nachweisen. 92 Hüffer, AktG, 8. Aufl. 2008, § 107 Rn. 19.

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Über die Sitzung und die dort erarbeiteten wesentlichen Einschätzungen und Empfehlungen ist der Aufsichtsrat durch den Vorsitzenden des Prüfungsaus-schusses auf der jeweils unmittelbar folgenden Aufsichtsratssitzung zu unter-richten (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 4 AktG). Mit einer sorgfältigen Berichterstattung sollten Informationsasymmetrien zwischen Prüfungsausschuss und Aufsichtsrat vermieden werden.

Nach der Sitzung

71


72

Wichtigste Informationsquelle für den Prüfungsausschuss sind die Berichte des Vorstands und die Prüfungsberichte des Abschlussprüfers. Die Vorstandsberichte werden dem Aufsichtsratsvorsitzenden übermittelt, der für eine Weiterleitung an die übrigen Mitglieder sorgt. Bei den den Prüfungsausschuss betreffenden Themen ist auch eine direkte Über-mittlung an dessen Vorsitzenden beziehungsweise die einzelnen Mitglieder möglich. Zusätzliche Informationen sollten aus unternehmensinternen Berichten Dritter, insbesondere solchen der internen Revision, gewonnen werden. Weitere Erkenntnisse können sich aus Besuchen vor Ort ergeben. Wichtige externe Informationen (z. B. Pressespiegel oder Research Reports) über das Unternehmen sollten den Prüfungsausschussmitgliedern ebenfalls zur Verfügung gestellt werden. Entspricht das Ihrer Praxis?

Der Prüfungsausschuss Information

G

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Information

�Ein zielführender Dialog zwischen Prüfungs-ausschuss, Vorstand und Wirtschaftsprüfern setzt eines zwingend voraus: eine vollständige, zeit-nahe und richtige Information.� Dr. Hans Michael Gaul

Was für den Aufsichtsrat im Allgemeinen gilt, gilt für den Prüfungsausschuss im Besonderen: Eine zeitnahe, objektive und alle entscheidungsrelevanten Daten umfassende Information ist Grundlage sachgerechter Aufgabenwahrnehmung. Der Prüfungsausschuss leitet seine Informationsrechte von denen des Auf-sichtsrats ab. Insofern sind zunächst dessen gesetzliche Informationsrechte von Bedeutung. Darüber hinaus ist es möglich, die gesetzlichen Bestimmungen in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats oder in der des Prüfungsausschusses zu konkretisieren. Dabei kann eine gesonderte Informationsordnung geschaffen werden (vgl. Ziff. 3.4 Abs. 3 Satz 1 DCGK).

Grundsätzlich ist der Vorstand verpflichtet, dem Prüfungsausschuss von sich aus die für dessen Überwachungsaufgabe notwendigen Informationen zu übermitteln.93 Ist die Informationsgrundlage jedoch lückenhaft oder ergeben sich aus den vorgelegten Unterlagen und erteilten Auskünften weitere Fragen, so sind die Prüfungsausschussmitglieder zur Einholung weiterer Informationen verpflichtet. Den weitgehenden Informationsrechten steht die Pflicht der Aus-schussmitglieder zur Verschwiegenheit (§ 116 AktG in Verbindung mit § 93 Abs. 1 Satz 3 AktG) gegenüber.94

Hauptinformationsquelle des Aufsichtsrats und damit auch des Prüfungsaus-schusses ist der Vorstand. Im Rahmen der Regelberichterstattung hat der Vorstand dem Aufsichtsrat gemäß § 90 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 AktG über folgende Punkte zu berichten:

Regelberichterstattung durch den Vorstand

die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen der Unternehmensplanung (mindestens jährlich)

die Rentabilität der Gesellschaft, insbesondere die Rentabilität des Eigen-kapitals (mindestens jährlich)

den Gang der Geschäfte, insbesondere den Umsatz, und die Lage der Gesellschaft (mindestens vierteljährlich)

Anlassbezogen berichtet der Vorstand dem Aufsichtsrat über Geschäfte, die für die Rentabilität oder Liquidität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung sein können (§ 90 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 AktG). Der Vorstand berichtet ferner gegen-über dem Aufsichtsratsvorsitzenden aus sonstigen wichtigen Anlässen (§ 90 Abs. 1 Satz 3 AktG). Der Aufsichtsrat kann außerdem vom Vorstand jederzeit einen Bericht verlangen über Vorgänge, die auf die Lage der Gesellschaft von erheblichem Einfluss sein können (§ 90 Abs. 3 Satz 1 AktG).

Sonderberichterstattung des Vorstands

93 Vgl. OLG Düsseldorf, Urteil vom 23. Juni 2008 � I-9 U 22/08, NZG 2008, S. 713. 94 Vgl. zur Abberufung wegen Verletzung der Verschwiegenheitspflicht OLG Stuttgart,

Beschluss vom 7. November 2006 � 8 W 388/06, AG 2007, S. 72.

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Nach § 170 AktG hat der Vorstand den Jahresabschluss und Lagebericht sowie den Konzernabschluss und Konzernlagebericht unverzüglich nach der Auf-stellung dem Aufsichtsrat vorzulegen. Die Unterlagen sind um den Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns durch die Haupt-versammlung zu ergänzen.

Vorlage von Jahres- und Konzernabschluss

Empfänger der gesetzlich normierten und in der Regel schriftlichen Vorstands-berichte sowie der Rechnungslegungsunterlagen ist grundsätzlich der Auf-sichtsrat insgesamt. Den gesetzlichen Vorgaben entspricht es, wenn der Vor-stand die Berichte an den Aufsichtsratsvorsitzenden übermittelt, der sie an die anderen Aufsichtsratsmitglieder und damit auch an die Mitglieder des Prüfungs-ausschusses weiterleitet (vgl. § 90 Abs. 5 Satz 1 und 2 AktG). Adressat der Sonderberichterstattung nach § 90 Abs. 1 Satz 3 AktG ist hingegen der Auf-sichtsratsvorsitzende. Dieser hat somit zwar einen Informationsvorsprung, jedoch kein Informationsvorrecht. Er muss entscheiden, ob er die übrigen Auf-sichtsratsmitglieder unmittelbar, im Rahmen einer außerordentlichen Sitzung oder spätestens in der nächsten Aufsichtsratssitzung informiert (§ 90 Abs. 5 Satz 3 AktG).95

Berichtsempfänger

Betreffen die Berichte Tätigkeitsgebiete des Prüfungsausschusses, kann der Aufsichtsratsvorsitzende den Vorstand auch bitten, die Berichte (zunächst) dem Vorsitzenden oder allen Mitgliedern des Prüfungsausschusses zu übermitteln.96 Insofern kann eine klare Regelung in der Informations- oder Geschäftsordnung des Aufsichtsrats beziehungsweise Prüfungsausschusses sinnvoll sein.

Es entspricht den Best Practices der Mehrzahl deutscher Prüfungsausschüsse, die Arbeitsergebnisse der internen Revision als Informationsquelle zu nutzen. So wurde bereits im Jahr 2003 den Prüfungsausschüssen von 57 Prozent der Dax- sowie von 64 Prozent der MDax-Unternehmen über die Ergebnisse der Prüfungen der internen Revision berichtet.97 Dabei wurden entweder routine-mäßig alle (wesentlichen) Berichte vorgelegt oder nur die, die für die Arbeit des Gremiums wesentliche Feststellungen enthielten.98 Bei einer steigenden Zahl von Unternehmen führt der Prüfungsausschussvorsitzende auch Einzel-gespräche mit dem Leiter der internen Revision. Eine generelle Pflicht der internen Revision, Prüfungsberichte unverzüglich dem Prüfungsausschuss vorzulegen, besteht indes nicht. Zusätzlich werden die Berichte der internen Revision regelmäßig vom Abschlussprüfer ausgewertet � zumindest die, die unmittelbar rechnungslegungsrelevante Informationen enthalten.99

Weitere unternehmensinterne Informationsquellen

Ist im Unternehmen ein Compliance Office eingerichtet und ist die Über-wachung der Compliance auf den Prüfungsausschuss übertragen, berichtet zu-nehmend auch der Compliance-Beauftragte an den Prüfungsausschuss. Er geht dabei auf den Stand des Compliance-Management-Systems und seine Fortentwicklung ein und berichtet über wesentliche Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben und unternehmensinterne Richtlinien beziehungsweise entsprechende Verdachtsfälle sowie die Reaktion des Compliance Office hierauf.

Im Rahmen der Überwachung des Risikomanagementsystems sollte darüber hinaus der Leiter des Risikomanagements an den Prüfungsausschuss berichten.

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95 Semler, in: Semler/von Schenck, 3. Aufl. 2008, § 1 Rn. 94. Der Text des Gesetzes spricht in § 90 Abs. 5 Satz 3

AktG von Berichten nach Abs. 1 Satz 2. Hierbei handelt es sich um ein Redaktionsversehen; gemeint ist statt-dessen Abs. 1 Satz 3, vgl. Hüffer, AktG, 8. Aufl. 2008, § 90 Rn. 14.

96 Lutter, Information und Vertraulichkeit im Aufsichtsrat, 3. Aufl. 2006, Rn. 359. 97 Vgl. Peemöller/Warncke, in: DB 2005, S. 401 (404). 98 Vgl. dazu Arbeitskreis Externe und Interne Überwachung der Unternehmung der Schmalenbach-Gesellschaft

für Betriebswirtschaft e.V., in: DB 2006, S. 225 (228). 99 Zum Zusammenspiel von interner Revision und Abschlussprüfer vgl. IDW PS 321, in: WPg 2002, S. 686 ff.


Des Weiteren stützt sich der Prüfungsausschuss auf die Prüfungsberichte des Abschlussprüfers (vgl. § 321 Abs. 5 Satz 2 1. Halbsatz HGB). In diesen fasst der Abschlussprüfer das Ergebnis der Prüfung und die wesentlichen daraus gewonnenen Erkenntnisse problemorientiert zusammen. Dabei wird unter anderem zur Lage der Gesellschaft, zu der zu erwartenden künftigen Entwicklung und zu anlässlich der Prüfung festgestellten Unregelmäßigkeiten Stellung genommen. Zusätzlich dazu kann der Prüfungsausschuss (andere) Sachverständige einschalten, deren Kosten von der Gesellschaft zu tragen sind (vgl. § 111 Abs. 2 Satz 2 AktG).

Berichterstattung des Abschlussprüfers

Darüber hinaus berichtet der Abschlussprüfer auf der Sitzung des Prüfungs-ausschusses, auf der der Jahres- und der Konzernabschluss nebst (Konzern-) Lagebericht besprochen werden, über die Ergebnisse seiner Prüfung, insbesondere wesentliche Schwächen des internen Kontroll- und des Risiko-managementsystems bezogen auf den Rechnungslegungsprozess (§ 171 Abs. 1 Satz 2 AktG). Wurde der Abschlussprüfer auch mit der prüferischen Durchsicht des Halbjahres- und der Quartalsfinanzberichte beauftragt, berichtet er auf den Ausschusssitzungen auch über die Ergebnisse aus dieser Tätigkeit. Weiterhin tauscht sich der Prüfungsausschussvorsitzende in der Praxis zu-nehmend intensiver in Einzelgesprächen mit dem Abschlussprüfer aus.

Des Weiteren kann der Prüfungsausschuss den Abschlussprüfer wie andere Sachverständige auch mit der Begutachtung ausgewählter Sachverhalte beauftragen und sich von ihm Bericht erstatten lassen.

Der Prüfungsausschuss hat auch das Recht, die Bücher und andere Dokumente der Gesellschaft sowie die Vermögensgegenstände, namentlich die Gesellschaftskasse und Bestände an Wertpapieren und Waren, einzusehen und zu prüfen (§ 111 Abs. 2 Satz 1 AktG). Zumeist wird der Prüfungsausschuss die Prüfung jedoch nicht selbst vornehmen. Er kann � allerdings wohl nur über den Vorstand � die interne Revision einschalten oder sich auch hier externer sachverständiger Hilfe bedienen.

Besuche vor Ort

Darüber hinaus ist zu überlegen, ob der Prüfungsausschuss anlasslose Besichtigungen vor Ort durchführen sollte. Dies kann geschehen, indem er seine Sitzungen an wechselnden Orten durchführt und zu diesem Anlass die betrieblichen Anlagen besichtigt. Dabei lässt sich zum Beispiel durch Gespräche mit dem lokalen Management ein tiefergehendes Verständnis für die einzelnen Produkt- und Regionalbereiche des Unternehmens und die speziell dort angesiedelten Risiken gewinnen.

Es erscheint auch sinnvoll, die Prüfungsausschussmitglieder mit einer Auswahl der öffentlich oder auch intern verfügbaren (weiteren) Unternehmens-informationen zu versorgen. Zu denken ist an Pressemitteilungen des Unter-nehmens, einen Pressespiegel und Research Reports von Analysten und Banken.

Sonstige Information

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Die Wahrscheinlichkeit einer (versuchten) Inanspruchnahme von Organmitgliedern ist gestiegen. Für schuldhaftes Verhalten der Mitglieder des Prüfungsausschusses gegenüber Dritten haftet grundsätzlich die Gesellschaft. Diese kann ihre Organmitglieder gegebenenfalls in Regress nehmen. Das beklagte Mitglied des Prüfungsausschusses muss beweisen, dass es seine Pflichten nicht verletzt hat und/oder dass es nicht schuldhaft gehandelt hat. Angesichts dieser Beweislastverteilung ist die Dokumentation ordnungsgemäßer Ausschussarbeit von erheblicher Bedeutung. Der Aufsichtsrat muss sich der ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung durch den Prüfungsausschuss vergewissern, um sich seinerseits keinen Haftungsrisiken auszusetzen. Entspricht das Ihrer Praxis?

Der Prüfungsausschuss Haftung

H

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Haftung

�Aufsichtsratsmitglieder, die ihre Pflichten verletzen, sind der Gesellschaft zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens als Gesamt-schuldner verpflichtet.� Aktiengesetz100

International betrachtet ist das Thema Haftung von Topmanagern in den USA von besonderer Relevanz.101 Aber auch in Deutschland nimmt aus Sicht der Manager das Risiko zu, auf Schadensersatz verklagt zu werden. So rechneten im Vorfeld des Inkrafttretens des Gesetzes zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts vom 22. September 2005 (UMAG), mit dem die Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen erleichtert worden ist,102 rund die Hälfte der Vorstandsmitglieder und 80 Prozent der Mitglieder von Aufsichtsräten aufgrund des UMAG mit einer Zunahme der Organhaftungs-klagen.103

In Deutschland haften Mitglieder des Vorstands oder des Aufsichtsrats grund-sätzlich nur gegenüber der Gesellschaft, für die sie tätig sind. Geschädigte Dritte müssen sich daher mit eventuellen Ersatzansprüchen zunächst an die Gesellschaft wenden. Leistet diese Schadensersatz, so kann sie das handelnde Organmitglied gegebenenfalls in Regress nehmen. Unmittelbar gegenüber geschädigten Dritten haften Organmitglieder nur ausnahmsweise. Grundlage hierfür kann eine Deliktshaftung nach § 826 BGB sein.

Grundsatz der Innenhaftung

Schadensersatzansprüche gegen Aufsichtsratsmitglieder und damit auch gegen Mitglieder des Prüfungsausschusses können auf unterschiedlichen Anspruchs-normen beruhen. Zentrale Grundlage der Innenhaftung ist § 116 AktG in Verbindung mit § 93 Abs. 2 AktG. Eine Haftung hat folgende Mindestvoraus-setzungen:

Haftungsgrundlagen

Pflichtverletzung des Prüfungsausschussmitglieds

Verschulden des Prüfungsausschussmitglieds

Schaden

Kausalität zwischen Pflichtverletzung und Schaden

Die Pflichten der Aufsichtsratsmitglieder ergeben sich aus dem Gesetz, insbesondere dem Aktiengesetz, sowie aus der Satzung und den Geschäfts-ordnungen. Ist die Entsprechenserklärung des Vorstands und Aufsichtsrats einer börsennotierten Gesellschaft zum DCGK fehlerhaft, etwa in Bezug auf Angaben zum Prüfungsausschuss, kann hieraus � einen kausal verursachten Schaden vorausgesetzt � ebenfalls eine Haftung resultieren.104

Pflichtverletzung

100 § 116 AktG in Verbindung mit § 93 Abs. 2 Satz 1 AktG. 101 Zu der dortigen Entwicklung vgl. PricewaterhouseCoopers, 2007 Securities Litigation Study, 2008, S. 9. 102 Vgl. zum UMAG, PricewaterhouseCoopers/BDI, Corporate Governance in Deutschland, 2005, S. 23 f. 103 Vgl. Köhler/Marten/Hülsberg/Bender, in: BB 2005, S. 501 (504). 104 Zur Haftung aufgrund fehlerhafter Entsprechenserklärung vgl. Hopt/Roth, in: Hopt/Wiedemann (Hrsg.), AktG

Großkommentar, 4. Aufl. 2005, § 116 Rn. 332, mit weiteren Nachweisen.

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Im Einzelfall kann es schwierig sein, die Pflichten zu konkretisieren. Eine sorg-fältige Entscheidung des Prüfungsausschusses setzt aber grundsätzlich voraus:

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Alle für die Entscheidung maßgeblichen Informationen wurden � soweit zeitlich möglich und wirtschaftlich sinnvoll � eingeholt und ausreichend gewürdigt.

Mögliche Handlungsalternativen wurden ausgearbeitet und deren Umsetzung erwogen.

Auf dieser Grundlage ist eine angemessene Entscheidung getroffen worden.

Alle Aufsichtsratsmitglieder und damit auch die Mitglieder des Prüfungsaus-schusses haften in gleichem Maße dafür, die für das Verständnis und die Beurteilung normaler Geschäftsvorgänge erforderlichen Kenntnisse zu besitzen oder sich zumindest anzueignen.105

Aus der Einrichtung eines Prüfungsausschusses folgt, dass die Ausschuss-mitglieder in Bezug auf dessen Tätigkeit höheren Sorgfaltsanforderungen als die übrigen Aufsichtsratsmitglieder unterliegen.106 Soweit dem Ausschuss Auf-gaben zur abschließenden Befassung übertragen werden, kommt eine Haftung der übrigen Aufsichtsratsmitglieder für pflichtwidrige Handlungen des Prüfungs-ausschusses nur noch in Betracht, wenn der Ausschuss insgesamt pflichtwidrig organisiert war oder die übrigen Aufsichtsratsmitglieder die Tätigkeit des Prüfungsausschusses nicht hinreichend überwacht haben. Bereitet der Ausschuss die Tätigkeit des Gesamtgremiums nur vor, verbleibt die Letzt-verantwortung beim Aufsichtsrat insgesamt. Die Aufsichtsratsmitglieder, die nicht Mitglied des Ausschusses sind, haben dann zumindest die Bericht-erstattung über die Ausschusstätigkeit und etwaige Handlungsempfehlungen sorgfältig auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen.107

Mit dem UMAG wurde die aus dem angelsächsischen Recht stammende so-genannte Business Judgment Rule in das Aktiengesetz integriert (§ 93 Abs. 1 Satz 2 AktG). Über § 116 AktG ist sie auch auf Entscheidungen von Aufsichts-ratsmitgliedern anwendbar. Eine Pflichtverletzung durch ein Aufsichtsratsmit-glied scheidet aus, wenn folgende � teilweise dem Gesetzeswortlaut nicht un-mittelbar zu entnehmende � Voraussetzungen erfüllt sind:

Business Judgment Rule

Gutgläubigkeit des Handelnden

Handeln ohne Sonderinteressen und sachfremde Einflüsse

Handeln zum Wohle der Gesellschaft

Handeln auf der Grundlage angemessener Information108

Der Haftungsfreiraum greift nur bei unternehmerischen Entscheidungen. Eine unternehmerische Entscheidung ist von ihrer �Zukunftsbezogenheit durch Prognosen und nicht justiziable Einschätzungen geprägt�109. Sie steht im Gegensatz zur bloßen Erfüllung gesetzlicher, satzungsmäßiger oder vertraglicher Pflichten, bei denen kein Entscheidungsspielraum besteht. Anwendbar ist die Business Judgment Rule etwa auf eine Zustimmung des Aufsichtsrats im Sinne von § 111 Abs. 4 Satz 2 AktG zu einer grundlegenden Investitionsentscheidung.

105 BGHZ 85, 293 (295 f.). 106 Hüffer, AktG, 8. Aufl. 2008, § 116 Rn. 3. Zur sogenannten Safe-Harbour-Regelung in den USA vgl. Burke/Guy/

Tatum, Audit Committees: A Guide for Directors, Management, and Consultants, 5. Aufl. 2008, 19.05 ff. 107 Vgl. Hopt/Roth, in: Hopt/Wiedemann (Hrsg.), AktG Großkommentar, 4. Aufl. 2005, § 116 Rn. 116 f., mit

weiteren Nachweisen. 108 Begr. RegE zum UMAG, BT-Drucks. 15/5092 vom 14. März 2005, S. 11. 109 Begr. RegE zum UMAG, BT-Drucks. 15/5092 vom 14. März 2005, S. 11.

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Eine Haftung des Prüfungsausschussmitglieds setzt voraus, dass es seine Pflichten schuldhaft verletzt hat. Zu vertreten sind grundsätzlich Vorsatz und alle Stufen der Fahrlässigkeit. Die Pflichtverletzung muss zu einem Schaden geführt haben. Wurde den Prüfungsausschussmitgliedern nach der Pflicht-verletzung von der Hauptversammlung die Entlastung erteilt, so schließt dies etwaige Schadensersatzansprüche nicht aus.

Übrige Haftungsvoraussetzungen

Für die Erfolgsaussichten von Klagen gegen Organmitglieder ist die Beweislast-verteilung von besonderer praktischer Bedeutung. Diese liegt teils beim Kläger, teils bei dem beklagten Prüfungsausschussmitglied.

Beweislast

Der Kläger hat folgende Tatbestandsmerkmale darzulegen:

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eine (angeblich pflichtwidrige) Handlung des Prüfungsausschussmitglieds

das Vorliegen eines Schadens

einen Ursachenzusammenhang zwischen Handlung und Schaden

Dem beklagten Prüfungsausschussmitglied obliegt dann der Beweis folgender Punkte:

das Fehlen einer Pflichtverletzung

kein schuldhaftes Handeln (vgl. § 93 Abs. 2 Satz 2 AktG in Verbindung mit § 116 AktG)110

Auch ein Eingreifen der Business Judgment Rule ist vom Prüfungsausschuss-mitglied zu beweisen.

Die Beweislastverteilung macht es erforderlich, die Tätigkeit der Prüfungs-ausschussmitglieder sorgfältig zu dokumentieren. So können sie gegebenen-falls den Beweis antreten, nicht pflichtwidrig und/oder schuldhaft gehandelt zu haben. Halten einzelne Ausschussmitglieder einen gefassten Beschluss für sorgfaltswidrig, so kann ihnen die Aufnahme ihrer abweichenden Meinung in das Protokoll dabei helfen, einer möglichen Haftung des Gesamtgremiums zu entgehen. Darüber hinaus sollte das jeweilige Ausschussmitglied erwägen, weitere Schritte zur Verhinderung einer subjektiv als sorgfaltswidrig ein-gestuften Handlung zu ergreifen.

Haftungsvermeidung durch Dokumentation

Zur Abdeckung der aus der Haftung der Organmitglieder resultierenden Risiken kommt der Abschluss einer Directors� and Officers� Liability Insurance (D&O-Versicherung) in Betracht. Diese wird von der Gesellschaft für die Handlungen ihrer Organe beziehungsweise von deren Mitgliedern abgeschlossen. Der Versicherungsschutz bezieht sich sowohl auf Ansprüche Dritter als auch auf Ansprüche der Gesellschaft selbst gegen ein Organmitglied. Eine D&O-Versicherung zielt aus Sicht der Gesellschaft somit zumindest auch auf die Sicherung möglicher eigener Ansprüche ab. Versichert wird fahrlässiges Handeln. Davon ist auch grobe Fahrlässigkeit erfasst, soweit der Versicherungsvertrag nichts anderes bestimmt. Vorsätzliches Fehlverhalten ist nicht versicherbar. Gemäß Ziff. 3.8 Abs. 2 DCGK sollen börsennotierte Gesellschaften bei Ab-schluss einer D&O-Versicherung für Aufsichtsratsmitglieder einen Selbstbehalt von mindestens 10 Prozent des Schadens bis mindestens zur Höhe des Einein-halbfachen der festen jährlichen Vergütung vereinbaren. Die Empfehlung lehnt sich an die durch das VorstAG für Vorstandsmitglieder eingeführte Regelung in § 93 Abs. 2 AktG111 an.

D&O-Versicherung

110 Hüffer, AktG, 8. Aufl. 2008, § 116 Rn. 8. 111 Beschlussempfehlung und Bericht des Rechtsausschusses, BT-Drucks. 16/13433 vom 17. Juni 2009, S. 7.

Das Gesetz wurde am 18. Juni 2009 vom Bundestag verabschiedet.

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80

Die Aufsichtsräte börsennotierter Gesellschaften sollen regelmäßig ihre eigene Effizienz überprüfen. Der Aufsichtsrat hat darüber zu entscheiden, inwieweit seine Selbstevaluation auch den Prüfungsausschuss umfasst. Soweit die Tätigkeit des Prüfungsausschusses einer eigenständigen Evaluation unter-liegen soll, sollte sich diese sowohl auf die Compliance als auch auf die Performance beziehen. Treten als Ergebnis der Evaluation Schwächen zutage, sind diese zu beheben. Über Ergebnisse und daraufhin gegebenenfalls ergriffene Maßnahmen ist der Aufsichtsratsvorsitzende zu informieren. Entspricht das Ihrer Praxis?

Der Prüfungsausschuss Effizienzprüfung

I

Effizienzprüfung

�Die Nutzung eines unternehmensspezifischen Evaluationsbogens steigert die Effektivität und die Effizienz der Aufsichtsratstätigkeit.� Schmalenbach-Gesellschaft für Betriebswirtschaft e.V. 112

Nach Ziff. 5.6 DCGK soll der Aufsichtsrat börsennotierter Gesellschaften die Effizienz seiner Tätigkeit regelmäßig überprüfen. In Entsprechung dieser Empfehlung führt auch die ganz überwiegende Mehrzahl der Aufsichtsräte börsennotierter Gesellschaften Effizienzprüfungen durch.113 Eine gesonderte Effizienzprüfung der Arbeit des Prüfungsausschusses ist im DCGK nicht verankert.

Auch auf europäischer Ebene wird die Selbstevaluation des Aufsichtsrats kapitalmarktorientierter Gesellschaften für wichtig erachtet. So empfiehlt die EU-Kommission: �Der Verwaltungs-/Aufsichtsrat [kapitalmarktorientierter Gesellschaften] sollte jedes Jahr eine Selbstbeurteilung vornehmen. Diese Beurteilung sollte sich auf seine Zusammensetzung sowie seine Organisation und Arbeitsweise als Gruppe erstrecken. Bewertet werden sollten auch Kompetenz und Leistung seiner einzelnen Mitglieder sowie seiner Ausschüsse. Ferner sollte die Gesamtleistung im Vergleich zu den Leistungsvorgaben beurteilt werden.�114

EU und USA

In den USA verpflichtet die NYSE das Audit Committee explizit zu einer jährlichen Leistungsevaluation.115

Hinsichtlich der Durchführung der Selbstevaluation verfügen die Aufsichtsräte über einen erheblichen Gestaltungsspielraum. So kommen verschiedene Techniken � auch in kombinierter Form � in Betracht: von offenen Diskussionen im Plenum über Gespräche mit den einzelnen Mitgliedern bis hin zu systematischen Formen wie der Verwendung von Checklisten mit geeigneten Bewertungskriterien.

Methoden der Evaluation

Eine reine Abfrage anhand vorgefertigter Checklisten erscheint allerdings nicht geeignet, eine problemorientierte Einschätzung der Effizienz des Gremiums zu erhalten. Vielmehr sollte die Effizienz auch mittels persönlicher Befragungen überprüft werden, um die individuelle Sicht der einzelnen Mitglieder problem-orientiert aufnehmen zu können. Die Befragung der Aufsichtsratsmitglieder kann dabei durch Gespräche mit den Vorstandsmitgliedern ergänzt werden, um deren Sicht der Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat in Erfahrung zu bringen.

Bei der Vorbereitung und Durchführung der Evaluation kann sich das Gremium auch der Unterstützung externer Hilfe etwa in Form der Mediation oder der Erarbeitung und Auswertung eines Evaluationsbogens bedienen.

112 Arbeitskreis Externe und Interne Überwachung der Unternehmung der Schmalenbach-Gesellschaft für

Betriebswirtschaft e.V., in: DB 2006, S. 1625 (1630). 113 Vgl. von Werder/Talaulicar, in: DB 2009, S. 689 (693). 114 Ziff. 8, Empfehlung der Kommission vom 15. Februar 2005, vgl. Fußnote 40. 115 Ziff. 7. Buchstabe c) (ii) der Sec. 303A Corporate Governance Rules der NYSE.

81


Soll auch die Arbeit des Prüfungsausschusses evaluiert werden, können die Evaluation durchführen:

Evaluation des Prüfungsausschusses

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der Ausschussvorsitzende

die Ausschussmitglieder gegenseitig (�Peer Review�)

die Ausschussmitglieder selbst (�Self Appraisal�)

der Aufsichtsratsvorsitzende

Externe (in der Regel als Moderatoren des Bewertungsprozesses)

Der DCGK regelt nicht, in welcher Frequenz die Evaluationen erfolgen sollen. Bei ihrer Planung ist zu bedenken, dass die Verbesserung erkannter Schwach-stellen einige Zeit brauchen kann, bis sie eine spürbare Wirkung entfaltet. Dieser Zeitraum überschreitet in Anbetracht der Sitzungsfrequenz von Auf-sichtsräten und Prüfungsausschüssen leicht ein Jahr. Wichtig ist, dass inner-halb eines bestimmten, zumindest mittelfristigen Zeitraums die Arbeit des Auf-sichtsrats vollständig evaluiert wird. Hierzu kann ein problemorientierter, roulierender Evaluierungsplan entwickelt werden, mit dessen Hilfe über mehrere Jahre das komplette Tätigkeitsfeld abgedeckt wird.

Grundsätzlich gilt, dass jede Evaluation zwei Kernziele hat: die Sicherstellung der Compliance und die Verbesserung der Performance. Der Begriff �Compliance� bringt zum Ausdruck, dass sich der Prüfungsausschuss an alle für ihn verbindlichen Vorgaben zu halten hat. Demnach sind die Bewertungs-maßstäbe für die Compliance-Bewertung abzuleiten aus:

Compliance als Prüfungskriterium

den relevanten gesetzlichen Anforderungen

dem Deutschen Corporate Governance Kodex

der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats beziehungsweise des Prüfungsausschusses

sonstigen allgemein anerkannten Standards, deren Befolgung vom Aus-schuss beschlossen worden ist

Die Compliance-Prüfung ist von grundlegender Bedeutung, um den weit-reichenden Anforderungen an die Ausschussarbeit gerecht werden zu können. Der DCGK spricht aber von �Effizienzprüfung� � und das ist mehr als das Ab-haken der Erfüllung von Vorschriften beziehungsweise Empfehlungen. Hier setzt die Performance-Prüfung an, mit der die Effizienz der Ausschusstätigkeit auf den Prüfstand kommt: Wurde die Ausschussarbeit (innerhalb der zulässigen Spielräume) so durchgeführt, dass die Aufgaben unter Berücksichtigung unter-nehmensspezifischer Umstände bestmöglich und effizient erfüllt wurden? Als Kriterien kommen beispielsweise in Betracht:

Performance als Prüfungskriterium

Erlaubt die Größe des Prüfungsausschusses, die Themen fachlich fundiert und ausführlich zu behandeln?

Wie ist die personelle Zusammensetzung des Ausschusses einzuschätzen?

Sind die für die Aufgabenerfüllung insgesamt erforderlichen Qualifikationen im Ausschuss bestmöglich repräsentiert?

Verfügen die Mitglieder über besondere Erfahrungen im Umgang mit den zu behandelnden Themen?

Erlaubt die Zusammensetzung eine reibungslose Zusammenarbeit?

Wie ist die Qualität der Sitzungsunterlagen zu beurteilen (Vollständigkeit, Umfang, Lesbarkeit, Informationsgehalt, Rechtzeitigkeit)?

82


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Ist die Anzahl der Sitzungen angemessen?

Werden Sitzungstermine mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf bekannt gegeben?

Besteht während der Sitzungen genug Zeit für die Behandlung virulenter Themen?

Weitere Fragen können sich auf die Person und das Verhalten der Ausschuss-mitglieder (etwa Anwesenheit bei Sitzungen, Engagement, Sitzungsvor-bereitung, fachliches Verständnis, Objektivität und Unabhängigkeit, Offenheit und Kritikfähigkeit, Verlässlichkeit, Vertraulichkeit) beziehen.

Die Ergebnisse müssen ausgewertet und wahlweise im Ausschuss oder in Einzelgesprächen diskutiert werden. Ferner müssen zumindest die den Prüfungsausschuss insgesamt betreffenden Resultate dem Aufsichtsrat beziehungsweise dessen Vorsitzendem übermittelt und mit ihm besprochen werden. Bei Compliance- oder Performance-Defiziten sind Konsequenzen zu ziehen, deren Umsetzung wiederum zu überprüfen ist (Follow-up). Denkbar ist etwa, dass sich im Zuge der Ausschusstätigkeit konkrete Anforderungsprofile für neue Ausschussmitglieder herausbilden, die bei zukünftigen Besetzungs-entscheidungen zu berücksichtigen sind.

Umgang mit den Ergebnissen

83


84

Mit steigender Bedeutung des Prüfungsausschusses innerhalb des deutschen Corporate-Governance-Systems werden auch größere Anforderungen an die Transparenz seiner Tätigkeit gestellt. Der Prüfungsausschuss ist Gegenstand der Unternehmensberichterstattung. Angaben zum Prüfungsausschuss lassen sich aus dem Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung gewinnen. Weitere Angaben enthält die Erklärung zur Unternehmensführung kapitalmarktorientierter Unternehmen. Diese beinhaltet zukünftig auch die Corporate-Governance-Berichterstattung börsennotierter Unternehmen. Weitere Informationen zu deren Corporate Governance können indirekt der Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex entnommen werden. Die Gesellschaften erwägen individuell, ob sie weitere Informationen veröffentlichen wollen. Entspricht das Ihrer Praxis?

Der Prüfungsausschuss Kapitalmarktkommunikation

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J

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Kapitalmarktkommunikation

�Gute Corporate Governance bedarf der Kommunikation.� Dr. Markus Will116

Die vom Prüfungsausschuss wahrgenommenen Aufgaben behandeln wichtige Themen der Unternehmensüberwachung. Aktionäre und andere Stakeholder sind daher daran interessiert, über die Organisation und Tätigkeit des Aus-schusses informiert zu werden.

Den Prüfungsausschuss trifft keine eigene Verpflichtung, über seine Tätigkeit zu berichten. Ungeachtet dessen ist er bei börsennotierten Gesellschaften und teilweise auch bei kapitalmarktorientierten Unternehmen Gegenstand der Unter-nehmensberichterstattung. Angaben zum Prüfungsausschuss finden sich vor-nehmlich in folgenden Unterlagen:

Berichterstattung zum Prüfungsausschuss

Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung

Entsprechenserklärung zum DCGK

Corporate-Governance-Bericht der Gesellschaft

Erklärung zur Unternehmensführung

Der Aufsichtsrat erstattet der Hauptversammlung schriftlich über seine Tätigkeit Bericht. Börsennotierte Gesellschaften haben hier insbesondere anzugeben, welche Ausschüsse gebildet worden sind und zu wie vielen Sitzungen diese zusammengekommen sind (vgl. § 171 Abs. 2 Satz 2 2. Halbsatz AktG). Der tatsächliche Umfang der Berichterstattung variiert von Gesellschaft zu Gesell-schaft. In den meisten Fällen steht hier nicht die abstrakte Beschreibung der Aufgaben des Ausschusses im Vordergrund. Auch die Abkehr von formelhaften Sätzen, die wenig inhaltliche Aussagekraft haben, ist zu beobachten. Vielmehr wird über die tatsächliche Betätigung innerhalb des Berichtszeitraums informiert.117

Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung

In der Praxis der Dax-Unternehmen enthielten die Aufsichtsratsberichte des Geschäftsjahrs 2008 Angaben zu folgenden Punkten:118

Einrichtung eines Prüfungsausschusses

Anzahl der im Berichtszeitraum abgehaltenen Sitzungen

Überwachung der Rechnungslegung

Überwachung des Risikomanagements

Befassung mit Fragen der Compliance

Interaktion mit dem Abschlussprüfer einschließlich der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten

Sitzungsteilnahme ausschussfremder Personen

116 Will, in: Börsen-Zeitung vom 2. Dezember 2003, S. 12. 117 Vgl., verbunden mit der Forderung nach einem höheren Individualisierungsgrad, Lutter, AG 2008, S. 1 ff. 118 Ergebnis einer PwC-Untersuchung, vgl. Fußnote 55. Zu einzelnen Punkten vgl. auch Hönsch/Miß, in: Der

Aufsichtsrat 10/2006, S. 6.


Vereinzelt enthielt der Aufsichtsratsbericht auch die namentliche Nennung der Ausschussmitglieder und des -vorsitzenden. Häufig fand sich diese Information aber auch nur im Geschäftsbericht.

Vorstand und Aufsichtsrat einer börsennotierten Gesellschaft haben gemäß § 161 Satz 1 AktG jährlich zu erklären, ob den im DCGK enthaltenen Empfehlungen entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlung nicht angewandt wurden oder werden und warum nicht.

Entsprechenserklärung zum DCGK

Da sich einige Kodexempfehlungen mit dem Prüfungsausschuss befassen, können auch aus dem Inhalt dieser Erklärung Rückschlüsse auf die Ausschuss-einrichtung und -tätigkeit gezogen werden. Aus der Entsprechenserklärung ergeben sich folgende Informationen:

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Einrichtung eines Prüfungsausschusses

Aufgabenzuweisung entsprechend der Empfehlung des DCGK

Vorhandensein besonderer Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren in der Person des Ausschussvorsitzenden

besondere Berücksichtigung von Vorsitz und Mitgliedschaft im Prüfungs-ausschuss bei der Aufsichtsratsvergütung

Bis zu den Beschlüssen der Regierungskommission vom 18. Juni 2009 empfahl Ziff. 3.10 Satz 1 DCGK Vorstand und Aufsichtsrat börsennotierter Gesellschaften, jährlich im Geschäftsbericht über die Corporate Governance des Unternehmens zu berichten (Corporate-Governance-Bericht). Dieser Bericht wird künftig Bestandteil der Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289a HGB sein (Ziff. 3.10 Satz 2 DCGK). Da der Prüfungsausschuss ein wesentliches Element zur Steigerung der unternehmensinternen Überwachungseffizienz ist, ist er bei vielen Unternehmen auch Gegenstand der Corporate-Governance-Bericht-erstattung.

Corporate-Governance-Bericht

Gemäß Ziff. 3.10 Satz 4 DCGK kann im Corporate-Governance-Bericht auch zu den Kodexanregungen Stellung genommen werden. In diesem Fall enthält der Bericht Antworten zu folgenden Fragen:

Ist der Prüfungsausschussvorsitzende unabhängig?

Handelt es sich beim Ausschussvorsitzenden um ein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft?

Präsidiert der Aufsichtsratsvorsitzende auch dem Prüfungsausschuss?

Die Angaben zum Prüfungsausschuss in den Geschäftsberichten variieren in Tiefe und Umfang unternehmensabhängig stark. Im Gegensatz zur Bericht-erstattung im Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung stehen hier die Funktion des Prüfungsausschusses und dessen Einbindung in die Corporate-Governance-Strukturen des Unternehmens im Vordergrund, nicht die tatsächlichen Aktivitäten im Berichtszeitraum.

In der Praxis der Dax-Unternehmen enthielt der Corporate-Governance-Bericht des Jahres 2008 Angaben zu einem oder mehreren der folgenden Punkte:119

Befassung mit Fragen der Rechnungslegung

Befassung mit dem Risikomanagement

119 Ergebnis einer PwC-Untersuchung, vgl. Fußnote 55. Zu einzelnen Punkten vgl. auch Hönsch/Miß, in: Der Aufsichtsrat 10/2006, S. 6 (7).

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Befassung mit der Compliance

Interaktion mit dem Abschlussprüfer einschließlich der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten

besondere Qualifikation des Ausschussvorsitzenden

Zugehörigkeit der Ausschussmitglieder zu Anteilseigner- beziehungsweise Arbeitnehmerseite

Mit dem BilMoG wurden kapitalmarktorientierte Unternehmen dazu verpflichtet, jährlich eine Erklärung zur Unternehmensführung abzugeben (§ 289a HGB). Die Erklärung kann in einem gesonderten Abschnitt des Lageberichts ab-gegeben werden. Alternativ kann das Unternehmen die Erklärung auf der Inter-netseite des Unternehmens veröffentlichen. In diesem Fall ist in den Lage-bericht ein Verweis auf die Internetseite des Unternehmens aufzunehmen. Die Erklärung zur Unternehmensführung unterliegt nicht der Abschlussprüfung.

Erklärung zur Unternehmensführung

In die Erklärung zur Unternehmensführung sind aufzunehmen (§ 289a Abs. 2 HGB):

die Entsprechenserklärung zum DCGK gemäß § 161 AktG (Nr. 1)

relevante Angaben zu Unternehmensführungspraktiken, die über die gesetzlichen Anforderungen hinaus angewandt werden, nebst Hinweis, wo diese öffentlich zugänglich sind (Nr. 2)

eine Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie der Zusammensetzung und Arbeitsweise von deren Ausschüssen (Nr. 3)

Angaben im Sinne von Nr. 2 können etwa unternehmensweite Standards sein, die nicht auf dem Gesetz oder dem DCGK beruhen.120

Die Angaben im Sinne von Nr. 3 zur Zusammensetzung des Prüfungsaus-schusses können sich an § 285 Nr. 10 HGB anlehnen.121 Sind diese auf der Internetseite der Gesellschaft öffentlich zugänglich, kann in der Erklärung zur Unternehmensführung darauf verwiesen werden. Bei der Beschreibung der Arbeitsweise der Ausschüsse kann auf die Erfahrungen aus der Formulierung des Berichts des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung sowie des Corporate-Governance-Berichts zurückgegriffen werden. Weitere Anregungen ergeben sich aus der EU-Empfehlung zu den Aufgaben von Aufsichtsratsmitgliedern, insbesondere aus den in ihrem Anhang I niedergelegten Empfehlungen für die Arbeitsweise der Aufsichtsratsausschüsse.122

120 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 78. 121 Begr. RegE zum BilMoG, BT-Drucks. 16/10067 vom 30. Juli 2008, S. 78. 122 Empfehlung der Kommission vom 15. Februar 2005, vgl. Fußnote 40.

87

Der Prüfungsausschuss Anhänge

Anhänge

Unabhängigkeitskriterien

EU: Anhang II der Empfehlung der Kommission vom 15. Februar 2005 zu den Aufgaben von nicht geschäftsführenden Direktoren/Aufsichtsratsmit-gliedern börsennotierter Gesellschaften sowie zu den Ausschüssen des Verwaltungs-/Aufsichtsrats

Ein Mitglied der Unternehmensleitung gilt als unabhängig, wenn es in keiner geschäftlichen, familiären oder sonstigen Beziehung zu der Gesellschaft, ihrem Mehrheitsaktionär oder deren Geschäftsführung steht, die einen Interessen-konflikt begründet, der sein Urteilsvermögen beeinflussen könnte.

Auf einzelstaatlicher Ebene sollten Kriterien für die Beurteilung der Unab-hängigkeit der Mitglieder der Unternehmensleitung festgelegt werden unter Berücksichtigung folgender Leitlinien:

a) Die betreffende Person darf kein geschäftsführendes Verwaltungsrats- beziehungsweise Vorstandsmitglied der Gesellschaft oder einer verbundenen Gesellschaft sein und sie darf in den vergangenen fünf Jahren kein solches Amt ausgeübt haben.

b) Der nicht geschäftsführende Direktor beziehungsweise das Aufsichtsrats-mitglied darf in der Gesellschaft oder einer verbundenen Gesellschaft nicht als Arbeitnehmer beschäftigt sein und auch in den vergangenen drei Jahren nicht als Arbeitnehmer beschäftigt gewesen sein, es sei denn, er gehört nicht zu den Führungskräften der Gesellschaft und ist im Rahmen eines gesetzlich an-erkannten Systems der Arbeitnehmervertretung, das einen angemessenen Schutz vor missbräuchlicher Entlassung und sonstiger ungerechter Behandlung bietet, in den Verwaltungs-/Aufsichtsrat gewählt worden.

c) Die betreffende Person darf von der Gesellschaft oder einer verbundenen Gesellschaft keine zusätzliche Vergütung in bedeutendem Umfang erhalten oder erhalten haben mit Ausnahme einer Vergütung für die Tätigkeit als nicht geschäftsführender Direktor beziehungsweise als Aufsichtsratsmitglied. Als zusätzliche Vergütung gelten insbesondere Aktienoptionen und sonstige erfolgsbezogene Vergütungen. Im Rahmen eines Pensionsplans gezahlte Festbeträge (einschließlich nachträglicher Vergütungen) für frühere Dienst-leistungen für die Gesellschaft sind hiervon ausgenommen (sofern diese Vergütung nicht in irgendeiner Weise an die weitere Erbringung von Leistungen für die Gesellschaft gebunden ist).

d) Die betreffende Person darf keinesfalls ein Anteilseigner mit einer Kontroll-beteiligung sein oder einen solchen vertreten (die Kontrolle bestimmt sich nach Maßgabe von Artikel 1 Absatz 1 der Siebenten Richtlinie 83/349/EWG des Rates (1)).

e) Die betreffende Person darf zu der Gesellschaft oder einer verbundenen Gesellschaft kein Geschäftsverhältnis in bedeutendem Umfang unterhalten oder im letzten Jahr unterhalten haben, und zwar weder direkt noch als Partner, Anteilseigner, Direktor oder als leitender Angestellter eines Unternehmens oder einer Organisation, das/die ein solches Geschäftsverhältnis zu der Gesellschaft unterhält. Dies schließt die Stellung als bedeutender Anbieter von Waren und Dienstleistungen (einschließlich finanzieller, rechtlicher oder beratender Art) ein

88


sowie die als bedeutender Abnehmer oder als Organisation, die von der Gesellschaft oder ihrer Gruppe Leistungen in bedeutendem Umfang erhält.

f) Die betreffende Person darf kein Partner oder Angestellter des derzeitigen oder früheren externen Abschlussprüfers der Gesellschaft oder einer verbundenen Gesellschaft sein und darf diese Position auch in den letzten drei Jahren nicht innegehabt haben.

g) Die betreffende Person darf kein geschäftsführender Direktor beziehungs-weise Vorstandsmitglied in einer anderen Gesellschaft sein, in der ein geschäfts-führender Direktor beziehungsweise Vorstandsmitglied der Gesellschaft ein nicht geschäftsführender Direktor beziehungsweise Aufsichtsratsmitglied ist; sie darf keine anderen bedeutsamen Verbindungen zu geschäftsführenden Direktoren der Gesellschaft durch die Beteiligung in anderen Gesellschaften oder Organisationen unterhalten.

h) Die betreffende Person darf nicht länger als drei Amtszeiten als nicht geschäftsführender Direktor beziehungsweise Aufsichtsratsmitglied tätig gewesen sein (beziehungsweise nicht länger als zwölf Jahre, wenn das einzelstaatliche Recht Amtszeiten von sehr kurzer Dauer vorsieht).

i) Die betreffende Person darf kein enger Familienangehöriger eines geschäfts-führenden Direktors beziehungsweise Vorstandsmitglieds oder von Personen sein, die sich in einer der unter Buchstaben a) bis h) beschriebenen Positionen befinden.

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USA: NYSE Section 303A, Corporate Governance Rules

In order to tighten the definition of �independent director� for purposes of these standards:

(a) No director qualifies as �independent� unless the board of directors affirmatively determines that the director has no material relationship with the listed company (either directly or as a partner, shareholder or officer of an organization that has a relationship with the company). Companies must identify which directors are independent and disclose the basis for that determination.

Material relationships can include commercial, industrial, banking, consulting, legal, accounting, charitable and familial relationships, among others. However, as the concern is independence from management, the Exchange does not view ownership of even a significant amount of stock, by itself, as a bar to an independence finding.

(b) In addition, a director is not independent if:

(i) The director is, or has been within the last three years, an employee of the listed company, or an immediate family member is, or has been within the last three years, an executive officer of the listed company.

(ii) The director has received, or has an immediate family member who has received, during any twelve-month period within the last three years, more than $ 120,000 in direct compensation from the listed company, other than director and committee fees and pension or other forms of deferred compensation for prior service (provided such compensation is not contingent in any way on continued service).

(iii) (A) The director is a current partner or employee of a firm that is the company�s internal or external auditor; (B) the director has an immediate family member who is a current partner of such a firm; (C) the director has an immediate family member who is a current employee of such a firm and personally works on the listed company�s audit; (D) the director or an immediate family member was within the last three years a partner or employee of such a firm and personally worked on the listed company�s audit within that time.

(iv) The director or an immediate family member is, or has been within the last three years, employed as an executive officer of another company where any of the listed company�s present executive officers at the same time serves or served on that company�s compensation committee.

(v) The director is a current employee, or an immediate family member is a current executive officer, of a company that has made payments to, or received payments from, the listed company for property or services in an amount which, in any of the last three fiscal years, exceeds the greater of $ 1 million, or 2 % of such other company�s consolidated gross revenues.

90


91

Risikofaktoren für Fraud

Art des Fehlverhaltens Ursache des Fehlverhaltens

Betrügerische Falschangaben Veruntreuung von Vermögenswerten

Anreiz/Motiv ● Gefährdung der finanziellen Lage, zum Beispiel durch: – intensiven Wettbewerb oder Markt-

sättigung bei rückgängigen Margen – hohe Anfälligkeit gegen Veränderungen,

zum Beispiel technologischer Art – deutlichen Nachfragerückgang – operative Verluste – wiederholten Ausweis negativer Cashflows

● hohe Erwartungen Dritter, zum Beispiel: – von Analysten, Investoren, Kreditgebern – vom Management selbst erzeugter Druck

(etwa durch Bekanntgabe optimistischer Presseverlautbarungen)

● persönliche finanzielle Situation von Managern hängt vom finanziellen Betriebsergebnis ab (etwa aufgrund erheblicher Anteile variabler Vergütung)

● persönliche finanzielle Verpflichtungen des Managements/der Mitarbeiter

● schlechte Beziehungen zwischen Gesellschaft und Mitarbeitern, zum Beispiel wegen: – Kenntnis beziehungsweise Erwartung

anstehender Entlassungen – Veränderungen von Vergütungs-

beziehungsweise Anreizsystemen – Beförderungen, Vergütungen oder

Belohnungen, die den Erwartungen nicht entsprechen

Gelegenheit ● branchen- oder betriebsspezifische Bedingungen, zum Beispiel: – Angewiesenheit auf subjektive

Schätzungen von Vermögenswerten, Verbindlichkeiten, Umsätzen oder Aufwendungen

– ungewöhnliche oder besonders komplexe Transaktionen

– Aktivitäten im Ausland mit abweichenden Jurisdiktionen, Geschäftsgebaren und Kulturen

● ineffektive Überwachung ● komplexe oder instabile Organisations-

struktur – unklare Rechtsstruktur beziehungsweise

Managementstruktur – hohe Fluktuation

● Bedingungen, zum Beispiel: – große Mengen Bargeld – Güter, die klein, wertvoll beziehungsweise

stark nachgefragt sind ● inadäquate interne Kontrollen, zum Beispiel

durch: – unzureichende Trennung von Aufgaben

und unabhängigen Kontrollen – unzureichende Kontrolle durch

Vorgesetzte – unzureichende Auswahl von Mitarbeitern

mit Zugang zu Vermögenswerten – unzureichende Buchführung – unzureichende Verteilung von

Verantwortung, etwa bei der Freigabe von Transaktionen

– unzureichende physische Sicherheitseinrichtungen

– unzureichendes Verständnis des Managements von IT-Systemen

Einstellung/Neigung ● Fraud-Fälle in der Vergangenheit ● übermäßiges Interesse des Managements/

der Mitarbeiter an positiver Aktienkurs- beziehungsweise Ertragsentwicklung

● Neigung des Managements, aggressive oder unrealistische Prognosen abzugeben

● Kenntnis belasteter Beziehungen zwischen Management und Abschlussprüfer

● Missachtung der Notwendigkeit von Kontrollen

● Umgehung existierender Kontrollen ● Versäumnis, bekannte Kontrolldefizite

abzustellen ● Unverständnis für das Unternehmen

beziehungsweise seinen Umgang mit den Arbeitnehmern

Der Prüfungsausschuss Stichwortverzeichnis

Stichwortverzeichnis

C 8. Gesellschaftsrechtliche Richtlinie der EU 11, 12, 60

A Abhängigkeitsbericht 20, 25, 26 Abschluss(es)

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Compliance 19, 20, 33, 37, 41, 42, 43, 44, 47, 63, 74, 82, 83, 85, 87

Ausschuss 41 Beauftragter 42, 69, 74 Management-System 41, 43, 74

Aufstellung des 23 Verstöße 41, 43, 44 verkürzter 27 Controlling 63

Abschlussprüfer(s) Corporate Governance 11, 15, 63, 65, 70, 86 Auswahl des 51

Corporate Secretary 67 Beauftragung des 51 Corporate-Governance-Bericht 85, 86 Berichte des 24, 75

Honorarvereinbarung 51 D Interaktion mit dem 51, 85, 87 D&O-Versicherung 79 Unabhängigkeit des 11, 51, 52 Dax 7, 12, 47, 59, 60, 61, 68, 69, 74, 85,

86 Abschlussprüfung 11, 13, 23, 33, 38, 63 Anhang 23

Deliktshaftung 77 Anregung 61 Deutscher Corporate Governance Kodex

7, 12, 28, 41, 60 Arbeitnehmervertreter 61 Audit Committee 12, 15, 20, 48, 60, 64,

68, 81 Dokumentation 31, 79 Aufsichtsrat 11, 12, 13, 14, 19, 20, 23, 24,

25, 26, 28, 31, 35, 37, 41, 42, 43, 47, 51, 52, 59, 60, 61, 65, 71, 73, 74, 81, 85, 86, 87

E Effizienzprüfung 81, 82 Eigenkapitalspiegel 24 Einrichtung 11, 12, 14, 15, 35, 47, 78, 85,

86 Aufsichtsratsbericht 85, 86 Aufsichtsratsmitglied 59, 60, 63, 78

Enforcement 25, 27, 28 Aufsichtsratsplenum 14, 20, 69 Entscheidung Aufsichtsratsvorsitzende 61, 69, 74, 82,

86 selbstständige 20 Vorbereitung von 20

B Entscheidungsspielraum 78 Bericht des Aufsichtsrats 26, 85, 86 Entsprechenserklärung 41, 77, 85, 86, 87 Berichterstattung 13, 27, 28, 52, 57, 69,

71, 75, 85, 86 Erklärung zur Unternehmensführung 85,

87 Berichtsempfänger 74 EU-Empfehlung zu den Aufgaben von

Aufsichtsratsmitgliedern 41, 48, 87 Beschlüsse 70 Beschlussfassung 57, 70 EU-Kommission 60, 61, 81 Besetzung 15, 20, 44, 48, 59, 60, 61, 63 Evaluation 81, 82 Bestätigungsvermerk 27

F Besuche vor Ort 75 Beweislast 79 Fahrlässigkeit 79 Bilanz 12, 23 Financial Expert 64 Bilanzeid 27, 28 Finanzvorstand 69 Bilanzgewinn 25, 74 Foreign Private Issuers 31 Bilanzsitzung 24, 33, 68 Fraud 36, 37, 38, 91 BilMoG 11, 12, 13, 14, 19, 20, 31, 33, 35,

41, 47, 60, 61, 63, 87 G Board 15, 60, 64 Geschäftsführung 11, 13, 19, 27, 28, 29,

69, 70 börsennotierte Unternehmen 12 Business Judgment Rule 78, 79 Geschäftsordnung

des Aufsichtsrats 57, 65, 67, 73, 74, 82

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Leistungsvorgaben 81 des Prüfungsausschusses 57, 65, 67, 73, 74, 82, 87 Liquidität 73

Gewinn-und-Verlust-Rechnung 23 M Gewinnverwendungsvorschlag 25 Management 90 Gutgläubigkeit 78 MDax 47, 59, 60, 68, 69, 74

H Mediation 81 Mitglieder Haftung 13, 77, 78, 79

Haftungsfreiraum 78 des Aufsichtsrats 14, 42, 48, 59, 60, 63, 67, 68, 70, 74, 77, 78, 81, 87 Haftungsvermeidung 79

Haftungsvoraussetzung 79 des Prüfungsausschusses 12, 28, 29, 52, 59, 63, 64, 73, 74, 75, 77, 78, 79

Halbjahresfinanzbericht 27, 28, 53 Hauptversammlung 11, 25, 26, 51, 52,

67, 74, 79, 85, 86, 87 monistisches System 14

I N IFRS 24, 27 NYSE 20, 61, 64, 69, 81 Information 8, 65, 67, 68, 69, 73, 74, 75,

78, 86 Mustergeschäftsordnung 69

O Informationsgefälle 14 Informationsordnung 73 Organhaftungsklage 77 Informationsrechte 73 Organmitglieder 41, 77, 79 Informationsversorgung 15

P Innenhaftung 77 Interessenkonflikt 60, 88 Peer Review 82 interne Revision (IR) 47, 48, 75 Pensionspläne 88 internes Kontrollsystem (IKS) 11, 13, 19,

29, 31, 32, 33, 35, 36, 41, 47, 54, 63, 65, 70

Performance 82, 83 Pflicht 11, 23, 27, 28, 36, 61, 73, 74 Pflichtverletzung 77, 78, 79

internes Revisionssystem 47, 48 Prognose 25, 78, 91 Investitionsentscheidung 78 prüferische Durchsicht 27, 53

Prüfung 20, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 33, 38, 47, 51, 52, 53, 64, 75, 82 J

Jahresabschluss(es) 23, 24, 25, 26, 27, 51, 53, 70, 74

Prüfungsauftrag 51, 52 Prüfungsbericht 52 Prüfungsergebnis 52, 53 Feststellung des 20 Prüfungsschwerpunkt 48, 51, 52, 85, 87

K Q Kapitalflussrechnung 24, 25

Kapitalmarkt 11, 20, 52 Qualifikation 63, 64, 87 Quartalsfinanzbericht 28 kapitalmarktorientierte Unternehmen

12, 13, 15, 20, 24, 27, 36, 51, 52, 53, 63, 85, 87 R

Rechnungslegung(s) 13, 19, 23, 25, 29, 35, 36, 41, 53, 63, 65, 85, 86

kapitalmarktorientierte Unternehmen ohne Aufsichtsrat 12

Kapitalmarktkommunikation 85 Ordnungsmäßigkeit 25 Kodexanregung 86 Überwachung 20, 23, 29 Kodexempfehlung 86 Unterlagen 23, 28, 74 Konzernabschluss 13, 23, 24, 27, 51, 60,

70, 74, 75 Rechnungslegungsprozess 11, 19, 23,

29, 31, 33, 36, 53, 54, 70, 75 Konzernlagebericht 23, 51, 74 Rechnungswesen 63 Kosten 75 Rechtsabteilung 69

Rechtsanwälte 70 L Regelberichterstattung 73

Regress 77 Lage der Gesellschaft 53, 73, 75 Rentabilität 73 Lagebericht 13, 23, 24, 29, 31, 33, 35, 36,

38, 74, 75, 87

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Verschulden 77 Risiko/Risiken Verschwiegenheit 73 Früherkennungssystem 12, 35, 38,

53 Vertraulichkeit 67, 74, 83 Vorsitzender Identifikation 35

Risikoausschuss 20, 36, 68 des Aufsichtsrats 61, 69, 70, 73, 74, 82, 86 Risikomanagement 20, 33, 35, 36, 38, 41,

65, 86 des Prüfungsausschusses 24, 48, 53, 61, 74, 75 System 11, 13, 19, 29, 31, 33, 35,

36, 41, 47, 53, 74, 75 VorstAG 61, 79 Vorstandsmitglieder 43, 59, 68, 69, 77, 81

S ehemalige 60, 61, 86 S&P 500 64 Vorstandssprecher/-vorsitzender 69 Sachverstand 13, 63

Z Sarbanes-Oxley Act 31 Satzung 14, 38, 51, 57, 65, 77 Zwischenberichterstattung 27, 28, 29, 53,

54 Schaden 37, 77, 79 Schadensersatz 41, 77 Zwischenlagebericht 27, 28 SEC 15, 64 Zwischenmitteilungen der

Geschäftsführung 27, 28, 29 Segmentberichterstattung 24 Selbstevaluation 65, 70, 81

Self Appraisal 82 Sitzung(en)

Anzahl der 68, 83, 85 des Prüfungsausschusses 52, 67,

68, 69, 70, 71 Einladung zu 67

Sitzungsfrequenz 68, 82 Sitzungshäufigkeit 68

Sitzungsteilnahme 53, 54, 68, 69, 70, 85 Sitzungstermine 65, 67, 68, 83

Societas Europaea 13 Sonderberichterstattung 73, 74

Sonderinteressen 78 Sorgfaltspflicht 63

Spezialisierung 14

T Tagesordnung 67, 70

Transparenzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (TUG) 27

U UMAG 77, 78

Umsatz 25, 73 Unabhängigkeit 11, 15, 51, 52, 60, 61,

83, 88 Unabhängigkeitserklärung 52

Unabhängigkeitskriterien 61, 88 Unternehmensplanung 73

unternehmerische Entscheidung 78 USA 15

US-GAAP 64

V Vergütung 59, 60

verkürzter Abschluss 27 Vermögensgegenstände 24, 37, 75

Der Prüfungsausschuss Literaturverzeichnis

Literaturverzeichnis

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Der Prüfungsausschuss Autor und Ansprechpartner

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Autor und Ansprechpartner

WP/RA/StB Dr. Henning Hönsch PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Olof-Palme-Straße 35 60439 Frankfurt am Main Tel.: +49 69 9585-1269 E-Mail: [email protected]

Unter Mitarbeit von

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