DE ZAKELIJKE BRIEF

Cursus HRM sergeant hoofdstuk 3 bis

Communicatiemogelijkheden:

� Welke soorten communicatietechnieken bestaan er ?

� Welke gegevens dient een brief te bevatten ?� Welke problemen kunnen er voorkomen bij het

schrijven van een brief ?

Schrijven van een zakelijke brief:� Gericht aan je burgemeester.� Onderwerp: aanvraag voor het gebruik van

een dienstvoertuig ter gelegenheid van het huwelijk van een bevriend brandweerman.

� Aandachtspunt: Let op de vorm en structuur van de brief.

Voorbeeldbrief op bijlage

� Aandachtspunten:- Plaats afzender en geadresseerde.- Bepaling van het onderwerp.- Aanspreektitel.- Inhoud en vorm briefgesprek.- Handtekening.

Eisen van een goede brief: (1)

� Is overzichtelijk ingedeeld.� Vermeldt de namen en adressen van de

geadresseerde en van de schrijver.� Is steeds ondertekend.� Is in directe en eenvoudige bewoordingen

geformuleerd.� Bevat zo weinig mogelijk afkortingen.� Is verzorgd, er zijn dus geen verbeteringen of

doorhalingen.� Bevat geen spel- of stijlfouten.

Eisen van een goede brief: (2)

� Is beleefd opgesteld: zorg er dus steeds voor dat je relatie met de geadresseerde even goed of zelfs beter is na het ontvangen van de brief.

� Gebruik steeds de u-vorm.

Extra aandachtspunten:

� 2 bladzijden nodig = tekst spreiden� T.a.v. = wordt liever niet gebruikt� De woorden onderwerp en betreft worden niet

geschreven.� Geen komma na de aanspreking.� 2 handtekeningen = de belangrijkste rechts

positioneren.

Schriftelijke rapporten:

Rapport ? Wat ?Dit is een weergave van een gebeurtenis,

situatie of probleem.Vormen:

- Bestaat op zichzelf.- Als begeleidend stuk.Aan wie is het rapport gericht ?Politie, gemeentebestuur, commandant, …

Eisen aan het rapport:

� Duidelijkheid i.v.m. de verslaggever van het rapport.

� Duidelijkheid i.v.m. de doelgroep van het rapport.- aanpassen i.f.v. het doel- vakterminologie versus begrijpbare taal

� Duidelijke en logische opbouw en structuur van het rapport.

Structuur van het rapport: (1)

� DENKPROCES:- Verzamelen van allerlei gegevens:o.a. ingezette voertuigen, uitgelegde slangen,

ingezette persluchttoestellen, aantal manschappen, brandoorzaak, schade, …

Ons geheugen plaats al deze gegevens reeds in een chronologie volgens de belangrijkheid.

Structuur van het rapport: (2)

� VERWERKINGSPROCES:Interpreteren van de chronologisch geordende

gegevens.- Functie van het rapport moet duidelijk zijn.- Analyse van het te behandelen onderwerp.Mogelijke vragen die helpen bij het correct

opsporen van de gegevens voor in het rapport/verslag:

Wie, wat, hoe, hoeveel, wanneer, waar, waarom, welk doel, welke gevolgen, welke voorwaarden, …

Structuur van het rapport: (3)

� FORMULERINGSPROCES:- Gaat van start wanneer er duidelijkheid is over

het ganse verloop van de interventie.DOEL: - Correcte weergave van de bedoeling.- Aantrekkelijk qua stijl en spelling.- Volgen van een logische en uniforme opbouw.

Structuur van het rapport: (4)

� De opbouw:1. INLEIDING: aanleiding, probleemstelling,…2. KERN: uitwerking van de inleiding, overzicht

van de verrichte handelingen.- met behulp van signalen, chronologisch, …

3. SLOT: conclusies, samenvatting, adviezen, aanbevelingen.

Aanvullende verslagen zijn korter en eenvoudiger.

Structuur van het rapport: (5)

� Valkuilen:- Elk verslag moet gedateerd zijn.- Elk verslag moet gepersonaliseerd zijn.- Voorzichtig met definitieve versies.Bvb. Brandverslag fabrieksbrand versus

leegpompen van een kelder.

Shriftelijke rapporten binnen de brandweerstructuur:

� Volgens K.B. 6 mei 1971.� ARAB (Codex) artikel 56: onder toezicht van

de officier-dienstchef worden deze bijgehouden.

De officier-dienstchef zal hiervoor de nodige personeelsleden engageren om alle gegevens te registreren.

Soorten schriftelijke rapporten:

1. Immatriculatieregister2. Register der hulpoproepen3. Inventaris materiaal4. Gebruiks- en onderhoudsboekjes5. Aanwezigheids- en prestatieregister6. Dossiers risicovolle instellingen7. Kaarten met waterwinplaatsen8. Persoonlijke steekkaart voor blootstelling en

besmetting

Model brand- en interventieverslag:

� Modelreglement volgens artikel 43 of 57.� Vanaf 1 januari 1986.� Moeten digitaal opgemaakt worden en

maandelijks aan het bevoegde ministerie overgemaakt worden.

� Verslaggeving moet eenvormig zijn: cfr. Abifire- Bevoegde overheid krijgt klare en objectieve

informatie.- Lokale en nationale statistieken, studie- en

kennisbureau.- Rechtvaardigheidsgrond voor de uitgaven van de

dienst. Cfr. activiteitenverslagen

Brand- en interventieverslag:

� 4 exemplaren- Brandweerdienst- Burgemeester eigen brandweerdienst- Burgemeester van de interventiegemeente- Brandweerinspectie

Bijzonder interventieverslag: (1)

� Vervangt het gewone interventieverslag in volgende gevallen:

- De brand de dood van minstens 1 persoon tot gevolg had.

- Twee of meer hulpdiensten gezamenlijk dienden op te treden. (Document S.A.H.)

Bijzonder interventieverslag: (2)

� 6 exemplaren- Brandweerdienst- Burgemeester eigen brandweerdienst- Burgemeester van de interventiegemeente- Brandweerinspectie- Provinciegouverneur- Minister van Binnenlandse Zaken

binnen de 4 dagen

Semestrieel activiteitenprogramma:� Overzicht van de geplande lessen en

oefeningen:- Voor de 10de januari van het lopende jaar.- Voor de 10de juli van het lopende jaar.

Aan de burgemeester van de eigen brandweerdienst en aan de bevoegde brandweerinspectie.

Jaarlijks activiteitenverslag:

� Verslag is een synthese van de activiteiten van de dienst gedurende het afgelopen kalenderjaar.

(voor 31 januari overmaken)

Aan:- Burgemeester van de eigen gemeente of stad- Provinciegouverneur- Minister van Binnenlandse Zaken.

Meldingsbericht ernstige ongevallen:

� Standaarddocument� M.O. 14 juli 1992 Meldingsplicht bij de bevoegde

brandweerinspectie.Doel:- Lessen trekken uit zware ongevallen bij

brandweerinterventies.Wanneer ?- Arbeidsongeval met de dood als gevolg.- Arbeidsongeschiktheid van meer dan één

maand

Oefening brandweerverslag:

� Oproep: dienst 100 om 20u15� Melding: woningbrand Stationsstraat 7� Uitruk: autopomp, ladderwagen, tankwagen en

commandowagen� Brand situeerde zich op de eerste verdieping in de

slaapkamer� Ingezet materiaal: HD-lijn, LD-opstelling,

persluchttoestellen� Brandschade: slaapkamer� Rookschade: eerste verdieping� Waterschade: slaapkamer en woonkamer

Oefening brandweerverslag:

� Oproep: politie om 19u30� Melding: ongeval met geknelde personen op

N20 ter hoogte van het zwembad.� Uitruk: snelle interventiewagen, autopomp,

materiaalwagen en commandowagen.� Bijstand van korps uit buurgemeente voor

ontzetting van personen uit één van de voertuigen.

De vergadering: (1)

1. De uitnodiging2. De verslaggever3. Functie en opvatting van het verslag

De uitnodiging:

� Voldoende tijd op voorhand, liefst tijdens de laatste vergadering geregeld.

� Aanvullende stukken + vorig verslag bij de uitnodiging.

� Vermelding van datum en plaats.� Soort vergadering.� Agendapunten in logische volgorde.� Beginuur en vermoedelijk einduur.� Wegbeschrijving indien gewenst.

De verslaggever:

� Vaste verslaggever versus variabele verslaggever.

� Resumerende, verduidelijkende en recapitulerende functie.

� Bepaalt het vergadertempo.� Stijl van notities nemen.� Overgang naar definitief verslag kort na de

vergadering.

Functie en opvatting van het verslag:

� Duidelijk vastleggen van beslissingen, afspraken en overeenkomsten om betwistingen uit te sluiten. Een checklijst kan aangemaakt worden.

� Controlemiddel om na te gaan of alle afspraken nagekomen worden/zijn.

� Informatiebron voor de mensen die niet aanwezig waren op de vergadering.

Eisen aan het verslag:

- Enkel en alleen inhoud van tijdens de vergadering.

- Kort, overzichtelijk verslag.- Duidelijke formulering voor elke betrokkene.- Objectiviteit garanderen.- Voorzichtigheid bij het vermelden van de

namen van de sprekers in het verslag.- Volledigheid van het verslag.

Punten van een goed verslag op een rijtje:1. De datum en het uur van de bijeenkomst.2. De namen van de aanwezigen.3. De namen van de personen die zich verontschuldigd

hebben.4. De namen van de afwezige personen, zonder reden.5. Korte vermelding van de agendapunten.6. Voornaamste argumenten die tot de beslissing geleid

hebben.7. Alle conclusies en beslissingen.8. De namen van personen of instanties die de beslissingen

zullen uitvoeren.9. De data van uitvoering van beslissingen.10. De naam, graad van de verslaggever en de datum waarop

het verslag werd gemaakt.

Doe-opdracht vergadertechniek:� Vergadergroep en observatiegroep.� Moderator en verslaggever.

� Onderwerp: aankoop van een ladderpakket.� Onderwerp: schriftelijke

overdrachtstechnieken.� Onderwerp: verdeling van 10 kleine

blusmiddelen over de voertuigen en keuze van type.

OVERDRACHTSTECHNIEK GERICHT OP PRAKTIJKOEFENINGEN

Cursus HRM sergeant hoofdstuk 8

De praktijk: (1)

� Enkele voorbeelden:- Voorlichting brandveiligheid voor jongeren.- Demonstraties reddingstechnieken voor

OCMW-personeel.- Oefenen met kleine blusmiddelen en

friteusebrand tijdens een opendeurdag voor groot publiek.

Jij wordt verondersteld deze taak tot een kwaliteitsvolle activiteit uit te bouwen.

De praktijk: (2)

� Over welke basisvaardigheden moet jij beschikken?- Verbale en non-verbale communicatie gepast en op elkaar

afgestemd.- Elementaire overdrachtstechnieken.- Duidelijke en klare taal spreken.- Correct vragen stellen met de gepaste antwoorden.- Beginsituatie van de groep inschatten en indien mogelijk zich

aanpassen.- Respect tonen voor de groep.- Gepaste demonstraties en voorbeelden tonen.- Meermaals nagaan of de groep betrokken is.- …

De praktijk: (3)

� Een goede voorbereiding is steeds van zeer groot belang.

Enkele kenmerken van een slecht voorbereide instructeur:

- rommelig, onduidelijk verhaal, van de hak op de tak springen, over dingen spreken die men niet kan tonen, geen duidelijke antwoorden op de vragen,…

De delen van het lesvoorbereiden:A. De voorbereidingB. De uitvoeringC. De evaluatie

Extra: formuleren van vragen !

A. De voorbereiding:

� Inhoud en doelstelling bepalen:Eerst je doelen en dan je inhoud bepalen.- Welke informatie overdragen ?- Wat oefenen/inoefenen ?- Wat wil ik bereiken ?� Voorkennis inschatten:- Welke kennis heeft de doelgroep reeds ?� Middelen verzamelen:- Welke materialen heb ik nodig ?- Welk personeel en hulpmiddelen zijn er nodig ?- Hoeveel voorbereidingstijd moet ik voorzien ?� Informatie logisch ordenen:- Orden de informatie zodanig dat er een logische opbouw is.

(geheugensteuntjes)

A. De voorbereiding: voorbeeld

� Opdracht: Doelgroep: 18-jarigen beroepsonderwijsOpleiding: aanbrengen kleine blusmiddelen.

Inhoud en doelstelling …Voorkennis …Middelen …Opbouw/structuur …

B. De uitvoering:

Enkele stellingen:- De voorbereiding is het belangrijkste ?- De uitvoering komt vanzelf als de

voorbereiding goed is ?- Het slagen van de oefening heeft te maken

met de groep ?

B. De uitvoering:

� Regels voor de overdracht:- Voorstellen- Zichtbaar opstellen- Verstaanbaar spreken- Inleiding: wat doen, hoe doen, waarom doen,…- Hoofd- en bijzaken van elkaar scheiden- Tussentijdse samenvatting- Tussentijds begrip controleren/woordelijk of

demonstratief- Kans tot vragen stellen geven- Eindsamenvatting geven- Positieve en eerlijke kritiek geven

C. De evaluatie:

� Kritiek, commentaar feedback

� Feedback: positief of negatief karakter� Geef een voorbeeld van negatieve feedback ?� Geef een voorbeeld van positieve feedback ?

C. De evaluatie:

� Valkuilen van de positieve feedback:- Je geeft een stuk van jezelf prijs. Je verliest een stuk van je

uitstraling, je macht.- De kans bestaat dat de commentaar als negatief wordt

beschouwd.- Er is kans op een verstoorde relatie, op ruzie, op een deuk in

iemands motivatie.- Uit schrik een te onduidelijke feedback- Schrik om iemand te verliezen- Schrik om aanzien te verliezen- Complexe situaties in de vriendenkring- Eerlijkheid wordt niet steeds met dank aanvaard- Schrik voor de reeks laster en beklag.

C. De evaluatie:

� Aanwijzingen voor een goede feedback:- Geef ruimte voor iemands eigen commentaar

over zijn/haar functioneren. Speel daarop in zonder in herhaling te vallen.

- Geef enkel feiten die (persoonlijk) waargenomen zijn.

- Geef feedback op het concreet gestelde gedrag.

- Geef elkaar ademruimte en doseer je feedback.

- Geef voornamelijk de IK-BOODSCHAP.

Feedback geven: praktijkvoorbeeld:

� Opdracht: Geef elkaar feedback.- Brandweerman heeft de aanvalslijn op de

aanvoer van de pomp aangesloten.- Brandweerman heeft zijn hydraulisch

gereedschap in een hoop afval geplaatst met scherpe kanten.

- Brandweerman heeft reeds een week zeer vuile laarzen aan.

Het stellen van vragen:

� Eisen aan een goede vraag:- Is duidelijke en eenduidig.- Begint met een vragend voornaamwoord.- Stel vraag per vraag.- Stel geen suggestieve vragen.- Stel gericht vragen met een vooraf bepaald

doel.

Het stellen van een vraag:

� Vraagtechnieken:- Inlassen van een adempauze bevordert het

denken.- Beurten verdelen over alle deelnemers.- Vragen doorspelen aan andere deelnemers.- Doorvragen in de richting van het volledige

antwoord.- Vragen terugspelen naar de deelnemers.

Examen sergeant ?

� Veel succes met de leerstof.

engelsjorge@hotmail.com