De handreiking 'goed inkopen, een schone zaak'

Goed inkopen:een schone zaak

pia

n

oo • pianoo • pianoo • piano

o • pian

oo

• pian

oo • pianoo • pianoo • pianoo •

pia

no

o •

pia

no

o •

Een handreiking voor (overheids)inkopers bij de inkoop van schoonmaakdienstverlening

PIANOo ziet marktkennis als een essentieel onderdeel van het professioneel inkopen en aanbesteden van overheidsopdrachten. Ken de markt. Hoe meer de opdrachtgever van de markt weet, hoe effectiever zijn uitvraag kan zijn. Hoe beter hij de markt waarop hij in wil kopen kent, des te beter kan hij zijn inkoop-vraag opstellen en beoordelen of het aanbod aansluit bij het organisatiedoel. Marktkennis is dan ook een terugkerend thema van PIANOo.

pia

n

oo • pianoo • pianoo • piano

o • pian

oo

• pian

oo • pianoo • pianoo • pianoo •

pia

no

o •

pia

no

o •

en 1

2

6

8

8

8

9

9

11

11

12

12

12

14

14

15

15

16

17

17

17

18

18

19

inhoudsopGave

1. Samenwerkenaangezondmarktgedragindeschoonmaakbranche

2. Waardecreatiedoorgoedeinkoop

3. Voorbereidingvanhetinkoopproces

3.1 Zorgenvoorinterndraagvlak

3.2 Expertteamformeren

3.3 Weetwatjevraagt

3.4 Kendemarkt

4. Opstellenvanhetbestek

4.1 Vaninspanningsgerichtenaarresultaatgerichteschoonmaak

4.2 Prijs-enkwaliteitverhoudingbepalen

4.3 Openboekberekening

4.4 Contractduurvaststellen

4.5 Proefperiode:wetenwelkvleesjeindekuiphebt

4.6 Bonus-malusdoetmeerkwaaddangoed

4.7 Prijsstijgingenverwerken

4.8 Dejuisteprestatie-indicatorenvaststellen

4.9 Maakhetdemarktnietonnodigmoeilijk

5. Hetbestegunningsmodelvoorgoedeinkoop

5.1 Hetvasteprijsmodel

5.2 Valueformoney

5.3 Gunnenopwaarde

5.4 Prestatieinkoop

6. Kwaliteitbewakenbijdeuitvoering

2 Goed inkopen: een schone zaak

in dit hoofdstuk worden de problemen geschetst die in deze sector spelen en die de aanleiding vormen voor deze handreiking. vervolgens gaan we in op de rol van de overheidsinkoper bij de inkoop van schoon-maakdienstverlening. We presenteren verschillende bouwstenen die inkopers kunnen gebruiken om het ‘anders’ te doen. het doel is om gezond marktgedrag te stimuleren en als opdrachtgever de beste kwaliteit te krijgen uit de markt.

Deafgelopenjarenwasindeschoonmaakbranchehetvertrouwentussenopdracht-

gevers,opdrachtnemers,deintermediairsendeschoonmakersvertezoeken.Daar-

voorzijnverschillenderedenentenoemen.

Lagereoverheidsbudgetten,(te)strengeinterpretatievandeaanbestedingsregels

enovercapaciteitvanschoonmaakbedrijvenhebbenhetgedragvanallepartijenin

kwestiebeïnvloed.Zohebbenopdrachtgeversdeafgelopenjarendeschoonmaakop-

drachtenininkoop-ofaanbestedingstrajectensteeds‘strakker’opdemarktgezet.

Metzeergedetailleerdebestekkenenhogeeisenkregendeschoonmaakbedrijven

weinigofgeenruimtevooreigeninbreng.Datleverdeogenschijnlijkdichtgetim-

merdecontractenopvoorlageprijzen.

Deschoonmaakbedrijvenreageerdenopdezeomstandighedendoorsteedsvaker

strategischinteschrijven.Zijstemdenhunoffertevolledigafopdebeoordelings-

systematiekvanhetinkoop-ofaanbestedingstraject.Indeaanbestedingsfasewaren

zijgeneigdgemakkelijkakkoordtegaanmetdeeisenvandeopdrachtgevereninte

schrijvenmetonrealistischekengetallen(telageuurlonen,tehogeproductienormen

aangegeveninhetaantalm2peruur,etc.).Ditallesindewetenschapdatzetijdens

decontractfasediediscussiealsnogzoudenkunnenvoerenmetdeopdrachtgever.

Datleverdevaakgesteggelopmetalsgevolgdathetwantrouwentussendepartijen

toenam.Opdrachtgeverssteldendaardoorinvolgendeinkoop-ofaanbestedingstra-

jectennoghogereeisenenzettenvergaandgedetailleerdebestekkenopdemarkt.

Eenanderefactordiemeespeelt,isdeprijsstelling.Erisovercapaciteitopdemarkt

saMen WeRkenaan Gezond MaRkTGedRaG in deschoonMaakBRanche

1

3

voorschoonmaakbedrijvenendeconcurrentietussendebedrijvenisgroot.Voor

opdrachtgeversbleekdeafgelopenjarendatprijsbijaanbestedingstrajectensteeds

meerhetbepalendebeoordelingscriteriumwerd.Zijgundenvoornamelijkoplaagste

prijs.Diewerddaardoorzolaagdatveelschoonmaakbedrijvendegevraagdekwali-

teitnietmeerkondenleverenzonderdefinanciëlegezondheidvanhunbedrijfsvoe-

ringendefysiekeenpsychischegezondheidvanhunmedewerkersaantetasten.

Gevangen in een negatieve spiraalHetgevolgvanditalleswassteedsmindervertrouwenensteedslagereprijzen.Op-

drachtgeverswarenontevredenomdatzijnietgeleverdkregenwatwasafgesproken.

Opdrachtgevers,schoonmaakbedrijvenenmedewerkersraaktendaarmeefeitelijk

ineenneergaandespiraalwaariniedereenelkaarineenwurggreephield.Ookde

werknemersvanschoonmaakbedrijvenroerdenzichomdatzijopdewerkvloerhet

negatieveresultaatondervondenvandecontractafspraken:tegeneenlaaguurloon

aanonrealistischeschoonmaakverwachtingenmoetenvoldoen.Verderkwamookde

positievandeintermediairstussenopdrachtgeverenschoonmaakbedrijven,methun

eigendoelstellingenenverdienmodellen,terdiscussietestaan.

Dieingewikkeldesituatiewerdpasbijhetgrotepubliekbekendnadatschoonmakers

bijondermeerdeNSenSchiphollangdurigstaaktenin2010,enreizigersopde

stationsderesultatenzagenvanopgehooptvuilennietschoongemaaktetreinen.

Hetleiddebijallebetrokkenpartijentotdebehoefteomtezoekennaareentotaal

andereinvullingvandeinkoopvanschoonmaakdienstverlening.

het moet anders: code verantwoordelijk MarktgedragOpdrachtgeversindeprivateenpubliekesector,deschoonmaak-englazenwassers-

bedrijven(vertegenwoordigddoordebrancheorganisatieOSB),devakbondenende

intermediairs(VMS)hebbendiehandschoenopgenomenenzijnmetelkaargaan

pratenovereenoplossing.DatheeftgeresulteerdindeCodeVerantwoordelijk

MarktgedragSchoonmaker-englazenwassersbranchedieop21juniwerdonder-

tekend.Inditdocumentstaangedragscodesvoorallebetrokkenpartijen:opdracht-

geversenopdrachtnemers(dewerkgevers),makelaarsenwerknemers(deschoon-

makers).Zijstrevenallennaareenduurzameverankeringvanprofessionaliteit,kwali-

teitenomgangsvormenindezebranche.Samenspeltussendebelanghebbendenen

Samen werken aan gezond marktgedrag in de schoonmaakbranche

saMen WeRkenaan Gezond MaRkTGedRaG in deschoonMaakBRanche


eenmultidisciplinaireaanpakstaanhierbijvoorop.Eenbreedsamengesteldecommis-

sie,waarinzoweldeverschillendemarktpartijenalsvakorganisatiesendeskundigen

zijnvertegenwoordigd,ziettoeopdenalevingvandecode.

Decodegaatnietalleeninopderolvanopdrachtgeversenopdrachtnemers,maar

ookopdievandewerknemers.Devakverenigingenzijnaanspreekpuntvoorhet

nalevenvandecode.Dewerknemerszelfwordenaangesprokenophunvakmatig-

heid:datzijeffectiefenefficiëntwerkenenkwaliteitleveren.Vanhenwordtbetrok-

kenheidverwacht,jegenshunwerkenhunwerkgever.Deuitwerkingvandecode

vooropdrachtgevers,deaanbestedendediensten,komtindezebrochureuitgebreid

aanbodindevolgendehoofdstukken.Meerinformatieoverdecodevindtuopde

websitewww.codeverantwoordelijkmarktgedrag.nl

Bidbook Blijvend van waardeOokanderebrancheverenigingenhebbenzichdeafgelopentijdgeschaardachter

deideeënindeCodeVerantwoordelijkMarktgedrag.Innavolgingervanhebbende

brancheorganisatiesvanschoonmaak-,catering-enbeveiligingsbedrijvensameneen

Bidbookopgesteld.Hierinpleitenzijvoorhetdoorbrekenvandeneergaandeprijs-

spiraaldiezijzienbijoverheidsaanbestedingen.InhetbidbookBlijvendvanwaarde

staanverbeterpuntenwaarzijsamenmetdeoverheidaanwillenwerken.

Dedriebrancheverenigingen,OSB(schoonmaakenglazenwassers),Veneca(catering)

endeNederlandseVeiligheidsbranche(beveiliging)overhandigdenhetBidbookop26

oktober2011aanministerKamp(SocialeZakenenWerkgelegenheid).Desectoren

hebbenmetelkaargemeendatzeveelwerkplekkenbiedenaanlaagopgeleidenen

daterveeldrukopdeprijzenstaat.

GlobaalbevathetbidbookBlijvendvanwaardedezelfdepuntenalsdeCodeverant-

woordelijkmarktgedrag.

pianoo brengt opdrachtgevers en opdrachtnemers met elkaar in gesprekNogeventerugnaardeaanleidingvoordezebrochure.Voordatdepartijeninde

schoonmaak-enanderebranchesmetelkaaraandeslaggingenomtewerkenaan

degedragscodes,signaleerdePIANOodeonvredeonderoverheidsinkopersover

dehierbovengenoemdenegatievespiraal.SamenmetdeOndernemersorganisatie

Schoonmaak-enBedrijfsdiensten(OSB)organiseerdePIANOoin2010en2011een

aantalmarktontmoetingen.Ineenontspannensfeerhebbeninkopersenfacilitair

managersvanverschillendeoverheidsorganisatiesenschoonmaakbedrijvenuithet

helelandopenmetelkaargesprokenoverdeknelpunteninaanbestedingsprocedures

5Samen werken aan gezond marktgedrag in de schoonmaakbranche

endemogelijkhedenomdezeoptelossen.Doelvandeontmoetingenwasookom

hetonderlingevertrouwenweeroptebouwen,zodatopdrachtgeversenopdracht-

nemers,iedervanuitzijneigenpositie,weertevredenkunnenzijnoverdegewenste

kwaliteitvandienstverleningtegeneenmarktconformeprijs.Deinzetenhetenthou-

siasmevandedeelnemersbleeksteedsgroot.Derodedraadbijelkesessiewasde

behoefteaanopencontact,dewensomnietteverzandeninjuridischeprocedures

endebehoefteaaneenwin-winsituatie.

praktische handreiking voor inkopersOpbasisvandieontmoetingenendelatergepubliceerdeCodeVerantwoordelijk

MarktgedragheeftPIANOoeenaantaluitgangspuntengeformuleerdwaarmee

inkopersbijdeoverheidaandeslagkunnen.Dezebrochurebiedtheneenprak-

tischehandreikingomdegedragscodeindepraktijktebrengen.Perfasevanhet

inkoopproceswordentipsgegevenomtesturenopmeerkwaliteit,betrokkenheid

enrespect.


de publieke sector kent een grote diversiteit aan organisaties die alle-maal hun eigen wensen hebben en steeds kritischer worden. een inkoop-afdeling moet daarom schoonmaakbedrijven stimuleren om (innovatieve) oplossingen aan te bieden die recht doen aan die veelheid van wensen. innovaties kunnen betrekking hebben op schoonmaakproducten- en systemen, maar ook op het proces om schoonmaak beter in te richten, te monitoren en te sturen of om logistieke en ergonomische verbeteringen in te voeren. daarmee helpen de schoonmaakbedrijven de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken; zij zorgen zo voor waardecreatie bij de opdrachtgever. een tweede voordeel is dat schoonmaakbedrijven die slimme oplossingen aanreiken aan hun klanten, zich beter kunnen onderscheiden van hun concurrenten. dat geeft de opdrachtgever meer keuzemogelijkheden.

IndeCodeVerantwoordelijkMarktgedragstaanookspeerpuntenvooropdrachtge-

vers.Zijmoetensturenopkwaliteit,betrokkenheidenrespect.Indehoofdstukken

hiernawordenzeperfasevanhetinkoopprocesuitgewerktinzogeheten‘bouwste-

nen’.Omdatdeeigenprofessionaliteitvandeopdrachtgevervooropstaatishetgeen

blauwdruk,maarwordenmeerderemanierenbeschreven.Zokaniedereopdrachtge-

verzelfbeslissenwelkebouwstenenhijvoorzijnspecifiekesituatiewilgebruiken.

vier gouden regels voor goede inkoop van schoonmaakVoordatweingaanopdeonderdelenvanhetinkoopprocesishetgoedomeerstde

uitgangspuntenteschetsendievoordeoverheidsinkopervanschoonmaakdienstverle-

ningbelangrijkzijnomwaardetekunnencreëren.

WaaRdecReaTiedooR Goede inkoop

2

7Waardecreatie door goede inkoop

1. Doe recht aan belangen van alle partijenAls opdrachtgevende partij is het belang-rijk een marktconforme uitvraag te doen die recht doet aan de belangen van zowel op-drachtgever als opdrachtnemer. Om te kunnen weten welke belangen dat zijn en moet de overheidsinkoper goed weten wat er speelt in de branche.

2. Stel de kwaliteit vooropDe prijs moet in relatie staan tot de gevraagde kwaliteit die zoveel moge-lijk wordt vastgelegd in functionele eisen en wensen. Onderdeel hiervan is de overgang van inspanningsgerichte schoonmaak naar resultaatgerichte schoonmaak. Bij een resultaatgericht contract wordt het schoonmaakbedrijf afgerekend op het schoonmaakresultaat en dus niet op de aantallen uitgevoer-de handelingen. Hierbij wordt het gunningcriterium ‘de economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI) gebruikt. Stel hierbij de criteria dusdanig op dat de factor prijs niet doorslaggevend wordt.

3. Zorg voor goede communicatie Opdrachtgever en opdrachtnemer moeten in diverse fasen van het inkoop-proces goed en open met elkaar communiceren. Marktconsultaties, of per-soonlijke contacten met marktpartijen moeten zij zeker voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure, niet uit de weg gaan. Integendeel, kennis van de markt is een voorwaarde om goed te kunnen inkopen. Niet alleen tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer moet de communicatie goed verlopen. Min-stens zo belangrijk is de communicatie van de inkopers met de interne klanten en de facilitair manager.

4. Maak heldere en controleerbare afsprakenContractafspraken moeten helder en ook controleerbaar zijn. Als een contract eenmaal is afgesloten moet he t niet in een la verdwijnen. De opdrachtgever moet systematisch controleren of de afspraken ook worden nagekomen. Er moet dus regelmatig overleg plaatsvinden met de interne klant en met de op-drachtnemer over de contractafspraken. Ook dit is onderdeel van de Code. Het is hierbij belangrijk dat de werknemers van de opdrachtgever op de hoogte zijn van het schoonmaakprogramma. Dit is vooral van belang als het contract wijzigt, door contractwisselingen veel minder uren beschikbaar komen of als er van inspanningsgericht naar resultaat gericht wordt overgegaan.

VIer gOuDeN regelS VOOr gOeDe INkOOP VAN SchOONMAAk


elk inkoopproces vergt een goede voorbereiding. dat kost natuurlijk tijd en energie, maar het leidt tot minder onduidelijkheden tijdens de aanbesteding en verdient zich terug in prijs en kwaliteit bij de uitvoering van het contract. hieronder volgen de bouwstenen die daarbij gebruikt kunnen worden.

3.1 zoRGen vooR inTeRn dRaaGvLak

Inkoopiseenvandeinstrumentenwaarmeeeenorganisatiehaarbeleidsdoelstel-

lingenkanverwezenlijken.Langnietiedereenweetechterhoeinkoopkanbijdragen

aandekwaliteitvandeeigenorganisatie.Hetiseentaakvandeinkoperomde

eigenorganisatie,inclusiefhetmanagement,daarvanbewusttemakenentewerken

aandraagvlakvooreenkwalitatiefgoedschoonmaakcontract.Besparenopdeaan-

neemsomlijktmisschienaantrekkelijk,maardatishetnietalshettenkostegaatvan

dekwaliteitenuiteindelijkleidttotmeerkostenoverdehelecontractduur.Juistin

hetgevalvanschoonmaakspeeltermeerdanalleendeprijs.Eenschoonmaakbedrijf

datgoedwerklevert,zorgtvooreengezondeenschonewerkomgevingenkan

daarmeeduseenpositieveinvloeduitoefenenopdeorganisatieprocessenvande

opdrachtgever.

3.2 eXpeRTTeaM FoRMeRen

Omdeinternecommunicatieteborgenishethandigomuitdeeigenorganisatieeen

multidisciplinairexpertteamsamentestellendathetgeheleinkoopprocesbegeleidt.

DitteamsteltdebehoeftevastenformuleerteenProgrammavanEisen.Indezefase

ishetookvangrootbelangommarktkennisteverzameleneneenindicatiefbudget

vasttestellen.

Hetteammoetvoldoendedeskundigheidinhuishebben.Diebestaatinderegeluit

FacilitairManagement,Inkoop,ContractmanagementenEindgebruiker,eventueel

vooRBeReidinG van heT inkooppRoces

3

9Voorbereiding van het inkoopproces

aangevuldmetjuridischeexpertise.Alsdeopdrachtgeverbepaaldekennisnietinhuis

heeft,kanernatuurlijkexternedeskundigheidwordeningeroepen.

3.3 WeeT WaT Je vRaaGT

Erwordtomverschillenderedenenschoongemaakt:hygiëne,gezondheidofrepre-

sentativiteit.Schoonmaakheeftuitstralingnaarmedewerkers,maarooknaarklanten

ofpatiënten.Allemaalverschillendedoelgroepen,allemaalverschillendeschoon-

maakspecificaties.

Formuleerduseerstwatdebetekenisisvanschoonmaakvooruworganisatie:welke

doelenmoetengediendworden?Wieheeftdaarverstandvan;zowelvandiedoelen,

alsvandemanierwaaropjezekuntbereiken?

Hetschoonmakenvaneenkantoorisheelwatandersdanvaneenbezoekersruimte.

Engaathetbijeenkantooromeenintensiefgebruiktekantoortuinofapartekamers

meteenvastebezetting?Bijeenbezoekersruimteisereenverschiltussendehalvan

eenstadhuis,dewachtkamervaneenziekenhuisofhetwachthokjevandetram.

Bepaaldusperspecifiekesituatiewatmetschoonmaakbedoeldwordt.Doedatmet

despecialistenerbij.Raadpleeguiteraardcollega’svanandere(overheids)organisaties

overhunkennisenervaringen.

3.4 ken de MaRkT

Alsjeeenmarktconformeprijswiltbetalen,moetjewelwetenwatdieprijsis.

Daaromiseenbenchmarkbelangrijk:watbetalenandereoverheden;watbetalen

bedrijven?Danishetbelangrijkomtewetenwiedelokaleenregionalespelerszijn.

Ofwateenbedrijfdoetaanmaatschappelijkverantwoordondernemenenhoehet

duurzaamheidindebedrijfsvoeringinpast.

Goedecommunicatie,eenvandeviergoudenregels,begintindevoorfasevanhet

inkoopproces.Eenopdrachtgeverkaneengezondeprijs/kwaliteitverhoudingalleen


bepalenalshijweethoedeschoonmaakmarktinelkaarzitenweetwiewatte

biedenheeft.

Voorhetopstellenvanfunctioneleoftechnischespecificatiesismarktkennis

onontbeerlijk.Erzijnverschillendemanierenommarktkennisoptedoen.Hetbegint

meteenkennismakingofgewooneengoedgesprekmeteenofmeerdereschoon-

maakbedrijvenofmethetuitvoerenvandeskresearch.DechecklistMarktkennisdie

PIANOoheeftopgesteldbiedteenhandigoverzichtvanalleswatuvaneenmarkt

zoumoetenweten.

Desk-research,hetbijhoudenvanvakbladen,hetbezoekenvanbeurzenen

inventariserendegesprekkenmetdemarktleverenvaakalbehoorlijkwatbruikbare

informatieop.Hetisechternietaltijdmogelijkomhetbestekteschrijvenopbasis

vaneenmarktverkenningalleen.Deopdrachtgeverkandemarktookconsulteren

omdeeisenendewensenheldertekrijgen.Hetprocesendeuitgangspuntenvan

eengoedemarktconsultatiestaanomschrevenindeHandreikingMarktconsultatie

vanPIANOo.

Stel: u heeft een bijzonder kantoor-pand dat schoongemaakt moet wor-den, een historisch gebouw met veel bewerkelijke hoekjes. U kunt

de schoonmaakbedrijven tijdens de marktconsultatie bijvoorbeeld vra-gen om te reageren op de kritische prestatie-indicatoren ((kpi’s). Hoe kunnen die zo scherp mogelijk geformuleerd worden, op zo’n manier dat het schoonmaakbedrijf ze ook in de praktijk kan brengen? U kunt de deskundigheid van de bedrijven gebruiken om goede kpi’s op te stellen die voldoende basis bieden om de toekomstige resultaten op te beoordelen. De marktconsultatie moet wel op een open en trans-parantie manier worden georganiseerd. Lees meer in de Handreiking Marktconsultatie.

MArktcONSultAtIe VAN SchOONMAAk-beDrIjVeN

11Opstellen van het bestek

na de marktverkenning en een eventuele marktconsultatie kan het projectteam het bestek opstellen. in dit hoofdstuk vindt u bouwstenen die kunnen helpen bij het opstellen van een bestek dat verantwoord in-kopen van schoonmaakdienstverlening mogelijk maakt. het zijn prijs en kwaliteit, prestatie-indicatoren, contractduur, proefperiode, het gebruik van een bonus-malussysteem en prijsstijgingen.

4.1 van inspanninGsGeRichTe naaR ResuLTaaTGeRichTe schoonMaak

Watdeopdrachtgeverwenstvaneenschoonmaakbedrijfkanhijopbasisvaneen

resultaatgerichtcontractbeschrijven.Hierbijwordthetschoonmaakbedrijfalleen

afgerekendophetschoonmaakresultaatendusnietopdeaantallenuitgevoerde

handelingenofdeduurervan.

Voordeelisdatdeprofessionaliteitvandeopdrachtnemerbeterwordtbenut.De

opdrachtnemerkanimmerszelf,binnendegestelderandvoorwaarden,bepalenhoe

dekwaliteitwordtgerealiseerd.Ditdwingthemeffectiefenefficiënttewerken.Een

betereprocesbeheersing,grotereflexibiliteiteneenvoortdurendeprofessionalisering

ofinnovatievandeschoonmaakdienstverleningzijnanderevoordelenvaneenresul-

taatgerichtcontract.

Eenandervoordeelvanresultaatgerichtwerkenisdathetschoonmaakpersoneeleen

grotereeigenverantwoordelijkheidkrijgt,watleidttotgroterearbeidstevredenheid

eneenlagerverzuim.

Hetvoordeelvoordeopdrachtgeverisdathijniethoeftnatedenkenoverspecifieke

beschrijvingenenfrequentiesvandeteverrichtenhandelingen.Uiteraardmoethij

welgoedkijkennaarhetuiteindelijkeschoonmaakresultaat.Hierkunnenbijvoorbeeld

deAQLnormenuitdesystematiekvandeVerenigingSchoonmaakResearch(VSR)

voorgebruiktworden.

opsTeLLen van heT BesTek

4


Indeaanbestedingsfasekandeopdrachtgeverdeonderscheidendekwaliteitvan

deaanbiederstoetsenopdematewaarinzijinhunoffertesinvullinggevenaande

(voorlopig)geformuleerdekpi’s.

4.2 pRiJs- en kWaLiTeiTveRhoudinG BepaLen

IndeCodeVerantwoordelijkMarktgedragwordtuitgegaanvanaanbestedingenop

basisvandeEconomischMeestVoordeligeInschrijving(EMVI).DeEMVI-criteriaom-

vattentweecomponenten,namelijkprijsen(bijvoorkeur)substantiëlekwaliteit.De

kwaliteitdientdusdanigzwaartewegendathetnietalsnoggaatomeen(verkapte)

gunningopprijs.Peraanbestedingmoeteenopdrachtgeverdusaltijdgoedafwegen

hoehijkwaliteitenprijstegenelkaarafweegt.Opdrachtgeversmoetenrelevante

criteriavoorkwaliteitformulerendieénsubstantieelzijnéneenbehoorlijkonder-

scheidendvermogenkennen.

4.3 openBoekBeRekeninG

Alsonderbouwingvandeprijswordtomeenopenboekberekeninggevraagd.Inde

openboekberekeningstaatdetransparantievandeopdrachtnemervoorop.Transpa-

rantieisimmerseensleuteltothetkrijgenvanvertrouwen.Partijendiegeselecteerd

wordendienenvervolgenseenonderbouwingvanhuninschrijfsomtegeven.Deze

verdeeltdeinschrijfsomindriecomponenten:directekosten,indirectekostenen

winstmarge.Dewinstmargewordtdoordeopdrachtgevergegarandeerd.Hierdoor

hoeftdeopdrachtnemertijdensdeuitvoeringvanhetcontractnietmeerteknijpen

oppersoneelskostenomzijnmargetehalen.

4.4 conTRacTduuR vasTsTeLLen

Behalvebijraamovereenkomstenzijnergeenbeperkingenvoordeduurvaneen

overeenkomst.Weldienteenorganisatietelkensvoorogentehoudendatzijop

grondvanhetEuropeesVerdragdemarktvoorhetvrijverkeervangoederenen

dienstennietmagblokkeren.Ofdithetgevalis,zalafhangenvandeaardvande

overeenkomst.Delooptijdvaneenraamovereenkomstmagnietlangerzijndanvier

jaar,behalveingoedgemotiveerdeuitzonderingsgevallen.


Depraktijkheeftgeleerddatdehuidigecontractduurvanslechtsenkelejarenveelte

kortisvoorschoonmaakbedrijvenomdebestedienstverleningtebieden.Hetisbeter

omeenlangecontractduuraantegaanmeteengoedeverhoudingtusseneenvaste

contractperiodeeneenaantaloptiejaren.Bijvoorbeeldeencontractduurvanacht

jaar,dieisopgebouwduitdrievastecontractjareneneenoptietotverlengingvanvijf

maaléénjaar.Omeentransparantaanbestedingsprocesteborgenwordtaanbevolen

deobjectieveoverwegingenvoorhetafsluitenvaneenlangdurigcontractvastteleg-

geninhetaanbestedingsdossier.

Devoordelenvaneenlangecontractduurvoordeopdrachtgeverzijn:Ditbetekent:

• Meerstabiliteitenmeerruimtevoorondernemingenomteinvesterenintechniek

ofmensen.Datvoordeelkomtdeopdrachtgeverweertengoede;

• Eenbetereonderlingerelatieenmeerkansopsoepelevervullingvandewensen

vandeopdrachtgever;

• Langerprofijtvandeefficiënteredienstverlening.

• Leereffectvooropdrachtgeveren-nemer:efficiënterewerkprocessen,innovaties,

lagereacquisitiekostenetc.kunnenleidentotkostenbesparingenbijdeopdracht-

nemer.Ditleereffectwordtgroteralserookprikkelsvoorverbeteringeninhet

langlopendecontractwordenopgenomen.Maaralseraleenzeerscherpcon-

tractligt,danisopvoorhandinboekenvanbesparingenmoeilijk,zonietonmo-

gelijk.Slimmerschoonmakenbetekentindepraktijkdanhelaasminderdoenmet

nogmindermensen.

Voorwaardeisweldatinhetcontractduidelijkgemaaktwordtdathetjaarlijks

voldoenaandegesteldekpi’sleidttotcontractverlenging.

Bijkomendefinanciëlevoordelenvaneenlangecontractduurzijn:

• Minderaanbestedingsprocedures.Hetaanbestedingsproceskosttijdengeld.

Bijeenlangecontractduurhoeftditprocesmindervaaktewordendoorlopen;

• Mindervaakcontractwisselingenbijbehorendekosten(switchkosten);

• Terugverdienenvanopstart-eninvesteringskosten.

Veelgenoemderisico’svaneenlangecontactduurzijn:

• Hetmaaktdeopdrachtnemergemakzuchtigomdathijdenktvoorlangetijd

binnentezijn.Deopdrachtgeverkanditvoorkomenmeteengoedcontract-

managementendemogelijkheiddeovereenkomstteontbindendoortewerken

metjaarlijkseverlengingen.

• Deprijsvanhetcontractisnietmeermarktconform.Hierbijwordtervanuit


gegaandatmarktprijzenmindersterkstijgendandeafgesprokenindexering.

Inhetcontractkunnenhierafsprakenovergemaaktworden(zie paragraaf 4.6).• Dooreenlangecontractduurkandeinkopervervreemdenvanhetvakgebied.

Hetisbelangrijkommarktkennisup-to-datetehoudenomeenvolwaardige

gesprekspartnervandeopdrachtnemerteblijven.

4.5 pRoeFpeRiode: WeTen WeLk vLees Je in de kuip heBT

Omzekertewetendatdegenediedeopdrachtgaatuitvoerenookgoedwerklevert,

kanereenproefperiodewordenafgesprokenvanbijvoorbeelddrietotzesmaanden.

Indezetijdkandeopdrachtgeverbeoordelenofdeopdrachtnemerdegemaakte

afsprakennaartevredenheidnakomt.Depraktijkleertdatdezeperiodelanggenoeg

isomhiereengoedeindrukvantekrijgen.Alshetwerknaartevredenheidverloopt,

kandeopdrachtgeverhetcontractverlengennaarderesterendeperiodedieze

haddenafgesproken.Alsdeopdrachtnemernietgoedpresteertenernatussentijdse

gesprekkenenkwaliteitsauditsgeenverbeteringoptreedt,kanhetcontract,zonder

datdittotschadevergoedingleidtvoordeopdrachtgever,directwordenbeëindigd.

Dankanhetcontractwordengegundaandepartijdieopdetweedeplaatseindigde

indeaanbesteding.Destrekkingvandeproefperiode(wachtkamerovereenkomst)

tussendeopdrachtgeverendetweedepartijisdatdezezijninschrijvinggestanddoet

voordeduurvandeuitvoeringvandeopdrachtzoalsbepaaldindeofferteaanvraag

endathijdeopdrachtgaatuitvoerenindiendeovereenkomstmetdeeerstepartij

wordtbeëindigdaanheteindevandeproefperiode.Uiteraarddientrekening

gehoudentewordenmethetovernemenvanpersoneel.

4.6 Bonus-MaLus doeT MeeR kWaad dan Goed

Eenbonus-malussysteemmettijdelijkefinanciëleconsequentiesblijktindepraktijk

slechttewerken.Beidepartijenhebbenimmersafgesprokendatdeopdrachtnemer

hetcontractnaartevredenheiduitvoert.Metdebovengenoemdelangerecontract-

duuriseralsprakevaneensoortbonus.Wiegoedwerkaflevert‘verdient’een

contractverlenging.Continuïteitiseenbelangrijkedrijfveer.Hetomgekeerdegebeurt

bijslechteprestaties.Alseenopdrachtnemerstructureeldegemaakteafsprakenniet

nakomtofnietvoldoetaandeafgesprokenkpi’sdangeldtalsmalushetontbinden

ofnietverlengenvanhetcontract.Hetspreektvoorzichdatgoedcontractbeheeren


frequentoverlegvangrootbelangzijn.

Eengoedalternatiefisomeenbonusnietaandeopdrachtnemendepartijuitte

keren,maarhetverantwoordelijkeschoonmaakpersoneeleensinhetzonnetjete

zettenendebonusaanhenuittekeren.

4.7 pRiJssTiJGinGen veRWeRken

PrijsverhogingentengevolgevanontwikkelingenindeCAOennieuwewettelijke

verplichtingenmogenjaarlijksdoorberekendworden.Datbetekentnietdateen

bedrijfdaarmeezijnwinstmargeveiligkanstellen,wanthetheeftooktemaken

metverhogingenopmateriaalkostenendergelijke.Omtocheennormalemarge

teverdienenmoetenercontractueleafsprakenwordengemaaktvoorhetdoorbe-

rekenenvandezeprijsstijgingen.Datvoorkomtdatbedrijvengaaninboetenopde

afgesprokenkwaliteit.

4.8 de JuisTe pResTaTie-indicaToRen vasTsTeLLen

Inhetbestekmoetenhelderevoorwaardenstaanoverdemanierwaaropdeop-

drachtnemerdekwaliteittegendeafgesprokenprijslevert(kpi’s).

Cruciaalisdathetprojectteamzichberaadtoverdevraagwanneerdeopdrachtgever

tevredenisoverdeinspanningenvanhetschoonmaakbedrijf.Metanderewoorden:

opwelkekritischeprestatie-indicatoren(kpi’s)wordthetschoonmaakbedrijftijdens

deuitvoeringvanhetcontractbeoordeeld?Alshetgoedishebbendekpi’seen

directerelatiemetdeprimairedoelstellingenvandeorganisatie.

Uitdepraktijkblijktdateenpaargoedgedefinieerdeencontroleerbarekpi’smeer

mogelijkhedentot(bij)sturinggevendaneengrootaantal(vage)kpi’s.

Voorbeeldenvanvagekpi’szijn:

• invullinggevenaandegeformuleerdebedrijfsdoelstellingen;

• rekeninghoudenmetdestrategischevisievanopdrachtgever.

Voorbeeldenvangoedgedefinieerdekpi’szijn:

• detevredenheidvan(eind)gebruikers;

• detechnischeenbelevingskwaliteit;

• matevanbijdrageaaninnovatie;


• matevanbijdrageaanduurzaamheid;

• beschrijvingvanhetschoonmaakproces;

• hoedecommunicatieisgeorganiseerd;

• watMaatschappelijkVerantwoordOndernemeninhoudt;

• goedwerkgeverschap(refererendaandeCodeVerantwoordelijkMarktgedrag);

• matevanklantgerichtheid;

• hoedesamenwerkingverloopt(opgedanelessonslearned);

• hoeklachtenofopmerkingenwordenverwerkt;

• hoeverbetervoorstellenwordenafgesproken;

• ofmanagementrapportagestijdigwordengemaakt.

4.9 Maak heT de MaRkT nieT onnodiG MoeiLiJk

Bijhetopstellenvanhetbestekmoetdeopdrachtgeverookopdevolgendepunten

letten:

• Houdhetbestekkort(richtlijnisongeveer20A4exclusiefbijlagen);• Zorgvoorheldereenrelevantevraagstelling.

• Zorgvooreenduidelijkebeoordelingsmethodiekdievoorafisgetestom

strategischinschrijventevoorkomen.

• Vraagprijzenvoormeer-enminderwerkvast(staffels).Omgeendiscussiete

krijgenoverwelofgeenmeerwerkkaneenopdrachthetbestfunctioneel

omschrevenworden.

• Beperkdeadministratievelasten,bijvoorbeelddooreenEigenVerklaringtevragen

aanbedrijvendieinschrijven.Alleendevoorlopigewinnaarmoetdevolledigeset

vanopgevraagdedocumentenaanleveren.

17Het beste gunningsmodel voor goede inkoop

om uit de negatieve spiraal te komen die in hoofdstuk 1 werd beschre-ven, is het belangrijk om te gunnen op kwaliteit. Gunning op de econo-mische Meest voordelige inschrijving (eMvi) is dan het uitgangspunt. Bij het beoordelen van de prijs dient de opdrachtgever rekening te houden met de totale kosten die de organisatie moet gaan maken (Total cost of ownership). om de kwaliteitscomponent te benadrukken zijn er verschil-lende modellen die u kunt gebruiken waar bij kwaliteit hoger scoort dan een lage prijs. een kort overzicht van de mogelijkheden.

5.1 heT vasTepRiJsModeL

Bijhetvasteprijsmodelbepaaltdeopdrachtgevervantevorendeprijsdiehijaan

allepartijenbekendmaakt.Inschrijvingenmeteenhogereoflagereprijsworden

nietgeaccepteerd.Uitgangspuntisweldathetexpertteameenmarktconformeprijs

heeftvastgesteldopbasisvanverzameldemarktkennisofeenmarktconsultatie.Het

afwijzenvaneenlageraanbodvoorkomtdateenbedrijfdegewenstekwaliteitniet

kanleverenomdathettelaagheeftingeschreven.

Eenhogereprijswordtooknietgeaccepteerdomdathetexpertteamindevast-

gesteldeprijsalrekeningheeftgehoudenmeteengezondewinstmargevoorde

opdrachtnemer.Inditmodelonderscheidtdeinschrijverzichdusvolledigopkwali-

teit.Voordeelisdaternietgescoordhoefttewordenopprijs.Nadeelisdateenlage

inschrijvingmetdegewenstekwaliteitnietgewaardeerdwordt.

5.2 vaLue FoR MoneY

Indiendeprijsongeveerevenbelangrijkisalsdekwaliteitkaneenopdrachtgeverkie-

zenvoorhetmodelvanValueformoney.Ookhierbijhoeftnietopdeprijsgescoord

teworden.Inditmodelwordthettotaalaantalpuntenop‘niet-prijs-criteria’gedeeld

doordeprijsomzodeoffertemetdehoogsteuitkomstteselecteren.Voordelenzijn

datdeverhoudingtussenprijsenkwaliteitexplicietzichtbaarwordt.Nadeelisdatde

heT BesTe

GunninGsModeL vooR Goede inkoop

5


minimumkwaliteittegeneenlageprijskanwinnen.Omdattevoorkomenkanook

hiereenminimumeisgebruiktworden.

5.3 Gunnen op WaaRde

Bijgunnenopwaardewordenkwaliteitspuntenboveneenbepaaldminimumomge-

zetingeld(virtuelekorting).Indeaankondiginggeeftmenaanhoeveelextrakwali-

teitspuntenmaximaalwaardzijn.Vandeinschrijvingsprijswordenvirtuelekortingen

afgetrokken.Delaagstevirtueleprijswint.

Voordeelisdatdewaardevandekwaliteithiermeeexplicietwordtgemaakt.Ookin

ditmodelishetdusnietnodigomdeprijstescoren.Anderesystemenwerkenmet

puntenvoorkwaliteitmaardezepuntenzijnrechtstreekstekoppelenaaneenvirtu-

eleprijs.Ditisslechtseenkwestievanomrekenen.HetCROWheeftgoedevoorbeel-

denopditgebied.

5.4 pResTaTie-inkoop

Prestatie-inkoopiseeninkoopmethodiekwaarbijaanbiedersmaximaleruimtekrijgen

omzichvanelkaarteonderscheiden.Hierdoorkandeinkooporganisatiemetweinig

energiedebesteaanbiederidentificeren.Resultaatiseenketendiemeeraccountable

isenbetereresultatenlevert.

Bijprestatie-inkoopbestaatdeofferteuiteenprijs,PastPerformanceinformatie,een

RAVA-plan(RiskAssessmentandValueAddedplan)eneenplanning.HetRAVA

-planendeplanningwordenbeoordeelddoorhetinkoopteam.Opbasisvandeze

plannenworden(mogelijk)eenaantalaanbiedersuithetprocesgefilterd.Deaanbie-

dersdiedoorgaannaardevolgendefasewordengeïnterviewd.Deteamledenvande

opdrachtgeverbeoordelendeinterviews.Uiteindelijkwordtereenrankinggemaakt

opbasisvandescoresophetRAVA-plan,deplanning,deinterviewséndePastper-

formanceendeprijsdiedeaanbiedershaddeningestuurd.Deprijzenendescores

vandeaanbiedersopPastPerformancewordenpasbijderankingonthuld.

19Kwaliteit bewaken bij de uitvoering

kwaliteit is waar het om draait in de schoonmaakdienstverlening. de kwaliteit van de uitgevoerde diensten wordt gemeten aan de hand van de afgesproken kpi’s. Tijdens de uitvoering van het contract staat de gedachte centraal dat de opdrachtnemer de afgesproken kwaliteit daad-werkelijk wil leveren en de opdrachtgever de bereidheid heeft om tijd vrij te maken voor het goed afstemmen van de dienst-verlening. Goed contractmanagement is dan ook een vereiste. alleen hiermee kan de samenwerking tussen contractspartners en de kwaliteit van de dienst-verlening worden geoptimaliseerd.

Hoegoedjevantevorenallesookafspreektenincontractenvastlegt,uiteindelijk

staatofvaltallesmetdenalevingvandecontracteisenendusdecontrolehierop.De

lokalesituatieenkwaliteitvandeleidinggevendenisookvanenormeinvloedopde

kwaliteitvandeschoonmaakendewerkbeleving/tevredenheidvandewerknemers.

Metgoedcontractmanagementkandeopdrachtgevertijdensdelooptijdinspelenop

zichwijzigendeomstandigheden.Devastgelegdeervaringenkandeopdrachtgever

gebruikenbijeenvolgendeaanbesteding.Contractbeheermaaktonderdeeluitvan

hetcontractmanagement.Hiermeezorgtdeopdrachtgeverervoordatdejuisteinfor-

matieophetjuistetijdstipopdejuisteplaatsis;ditterondersteuningvanhetgehele

procesvanhetafsluiten,beheerenbeëindigenvancontracten.

Bijhetbeëindigenbeginthetheleinkoopprocesweervanvorenafaan.Daarmeeis

inkoopeencyclischproject.

communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemerHetdoelvan(frequent)overlegisomeventuelenegatieveafwijkingenvandekpi’s

tijdigbijtesturenensamentezoekennaarmogelijkhedenomdekwaliteitverder

teverbeteren.Ditbetekentdatopdrachtgeverenopdrachtnemertenaanzienvan

uitvoeringvanhetcontracteenzekerematevanflexibiliteitmoetenhebben.De

opdrachtnemerdientuiteindelijkeen(voorafbekendgemaakt)minimumcijferte

behalenomvoorverlengingvandeovereenkomstinaanmerkingtekomen.Goede

communicatieenvertrouweninelkaarzijnonmisbareelementeninderelatietussen

opdrachtgeverenopdrachtnemer.

kWaLiTeiT BeWaken BiJ de uiTvoeRinG

6


coLoFon

Maart2012

Tekst: PIANOoenOSB,metdankaanallemedewerkersuitoverheidenbedrijfsleven

diehebbenmeegewerktaandezepublicatie.

Fotocover: PIANOo

Ontwerp: DependanceRotterdam

Druk: Vijfkeerblauw

Reactiesopdeinhoudzijnuiterstwelkomenzullenwordengebruiktbijeenvolgendeversie.

[email protected]

PIANOo,ExpertisecentrumAanbesteden

Postbus20101,ALPK/040

2500ECDenHaag

T0703490777

www.pianoo.nl

PIANOo is een onderdeel van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.

21

PIANOo, expertisecentrum Aanbesteden pro-fessionaliseert het inkopen en aanbesteden door de publieke sector met oog voor rechtma-tigheid én doelmatigheid. Professionele inkoop draagt bij aan het beleid van de organisatie en biedt value for taxpayers money. PIANOo brengt experts op inkoop- en aanbestedings-gebied bij elkaar, bundelt kennis en ervaring en geeft advies en praktische tips. Verder sti-muleert het expertisecentrum de dialoog tus-sen opdrachtgevers bij de overheid en het be-drijfsleven. Belangrijke PIANOo-thema’s zijn marktkennis, de positie van inkoop in de orga-nisatie, innovatiegericht inkopen en duurzaam inkopen. PIANOo is een onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie.

De Ondernemersorganisatie Schoonmaak- en bedrijfsdiensten (OSb) is de werkgeversorga-nisatie van de schoonmaak- en glazenwassers-branche in Nederland. OSB telt 650 leden, die zich richten op het reguliere schoonmaakonder-houd op verschillende soorten objecten, glas-bewassing, gevelreiniging, industriële reini-ging en calamiteitenschoonmaak. Gezamenlijk hebben zij zo’n 120.000 medewerkers in dienst en realiseren zij 80% van de totale omzet in de markt. OSB is onderhandelingspartner on-der andere bij de totstandkoming van de CAO. Naast belangenbehartiging, is OSB ook actief op het gebied van informatievoorziening en ondersteuning.

Marktkennis is een essentieel onderdeel van het professioneel inkopen en aanbesteden van over-heidsopdrachten. Hoe meer de opdrachtgever van de markt weet, hoe effectiever zijn uitvraag kan zijn. Marktkennis is dan ook een terugkerend thema van PIANOo.

De markt voor schoonmaakdienstverlening werd de afgelopen jaren gedomineerd door minder ver-trouwen en steeds lagere prijzen. Dit leidde tot grote onvrede op de markt, met als gevolg stakin-gen van personeel. PIANOo signaleerde ook bij overheidsinkopers onvrede over deze negatieve spiraal en organiseerde samen met OSB een aantal Marktontmoetingen. Overheidsinkopers en facilitair managers van schoonmaakbedrijven spraken hierbij open met elkaar over de knelpunten in aanbestedingsprocedures en mogelijke oplossingen daarvoor.

Deze handreiking is het resultaat van de Marktontmoetingen en een concrete uitwerking van de later gepubliceerde code Verantwoordelijk Marktgedrag. De handreiking ondersteunt (overheids)inkopers van schoonmaakdienstverlening om de gedragscode in de praktijk te brengen. Per fase van het inkoopproces geven we tips om te sturen op meer kwaliteit, betrokkenheid en respect.

De handreiking 'goed inkopen, een schone zaak'

Documents

Transcript of De handreiking 'goed inkopen, een schone zaak'