Das Zusammenwirken der Verwaltungsbeiräte mit dem Verwalter und den Wohnungseigentümern Dr....
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Das Zusammenwirken der Verwaltungsbeiräte mit dem Verwalter und den
Wohnungseigentümern
Dr. Joachim NäkeELB-Immobilien Verwaltungs GmbH Dresden
www.elb-immo.de
1. Aufgaben des Verwaltungsbeirats/Praktische Sicht
2. Die Organisation der Beiratsarbeit
3. Die Vergütung der Beiratsarbeit
4. Die Auskunftspflicht des Verwaltungsbeirats
5. Die Entlastung des Verwaltungsbeirats
6. Das Stimmrechtsverhalten des Verwaltungsbeirats
7. Das Verhältnis des Verwalters zum Beirat
8. Typische Konfliktfelder Beirat – Eigentümer
3Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat,
Chemnitz 2010
1 Aufgaben des Verwaltungsbeirats/Praktische Sicht
1.1 Gesetzliche Aufgabenzuweisungen
Aufgaben des Verwaltungsbeirats lt. WEG nur in zwei Punkten:
- Einmal handelt es sich um die Unterstützung des Verwalters nach § 29 Abs. 2 WEG.
- Darüber hinaus legt § 29 Abs. 3 WEG fest, dass der Wirtschaftsplan, dieAbrechnung, die Rechnungslegung und die Kostenanschläge vorBeschlussfassung durch die Wohnungseigentümerversammlung durch dieBeiratsmitglieder geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden.
4Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
1.2 Aufgabenzuweisung durch Vereinbarung
WEG: keine exekutiven Berechtigungen benannt.
Gemeinschaftsordnung oder spätere Vereinbarungen: erweiterndeBerechtigungen möglich, mit der Verpflichtung, sich an dieseRegelungen zu halten:
Beispiele: - Vertrag für die Wohnungseigentümergemeinschaft mit dem
Verwalter auszuhandeln und abzuschließen,- Verwaltungsvertrag kündigen, aber erst nach Beschluss der WEG
über die Kündigung, - Prozessführung von der Beiratszustimmung abhängig machen, - Abnahme des Gemeinschaftseigentums.
5Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
1.3 Aufgabenzuweisung durch Beschlussfassungen
In der Rechtsprechung und Literatur wird zahlreich die Auffassung
vertreten, dass dem Verwaltungsbeirat auch durch mehrheitliche
Beschlussfassungen Aufgaben übertragen werden können.
Beispiele:- Genehmigung zu Entnahmen aus der Instandhaltungsrücklage;- Gemeinsame Verfügung über Rücklagenkonto durch Verwalter und
Beirat;- Zustimmung zu Vergabenentscheidungen bei Baumaßnahmen;- Kündigung von Verträgen- Aushandeln bzw. Abschluss des Verwaltervertrages.
6Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
1.4 Die Unterstützung des Verwalters
In § 29 Abs. 2 WEG keine weitere Regelung
Typische Unterstützungsleistungen.
- Vorbereitung der Wohnungseigentümerversammlung und der
Tagesordnung,
- Mithilfe bei Ausführungen von Beschlüssen und
Durchsetzen der Hausordnung,
- die Hilfe bei der Durchführung von Instandsetzungs- und
Instandhaltungsarbeiten, bei Angebotseinholungen und
Handwerkerauswahl,
- Teilnahme an Begehungen, Verhandlungen, Verfahren,
- die Verwaltung der gemeinschaftlichen Vermögenswerte,
- die Information der Eigentümer.
7Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
1.5 Prüfungsaufgaben des Beirats
§ 29 Abs. 3 WEG: Rechenwerke vor der Beschlussfassung prüfen
- rechnerische Prüfung,
- sachliche Prüfung.
8Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Die rechnerische Prüfung
Was?
- Entwurf der Jahresabrechnung
speziell:
Originalkontoauszüge, Originalrechnungen und Buchhaltungsbelege, Saldenliste Wohngeld, Mahn- und Gerichtsakten, Versicherungsfälle, Versorgungs- und andere Verträge
- Entwurf des Wirtschaftsplanes
9Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Die sachliche Prüfung
- Sind die gebuchten Einnahmen und Ausgaben tatsächlich der Gemeinschaft zuzuordnen?
- Bestand eine objektive Notwendigkeit oder ein Beschluss für die Ausgabe?
- Lagen Überzahlungen vor, wurden Skonti genutzt?- Wurden Gelder zinsgünstig angelegt?- Prüfung der Kostenverteilung, des Kostenverteilungsschlüssels- Anfangs- und Endbestände der Konten anhand der Kontoauszüge
10Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Prüfung Hausgeld
- Einnahmen: - Zahlungsausfälle?- Versicherungserstattungen?- Inkassoerfolge?
- Ausgaben:- Gesamtausgaben- größere/besondere Ausgaben- Begründung von Kostenabweichungen
11Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Prüfung Instandhaltungsrücklage
- Einnahmen: - Zahlungsausfälle?- Zinsen?
- Ausgaben:- gesamt- größere/besondere Ausgaben- Begründung von Kostenabweichungen
- Kontostände
- Bankbelege
12Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Die Stellungnahme des Verwaltungsbeirats
Kurzbericht
Empfehlung der Annahme/Genehmigung einer Jahresabrechnung(sowie des abgesprochenen Wirtschaftsplans) Empfehlung derEntlastung des Verwalters ggf. auch unter Vorbehalt noch klärungsbedürftiger einzelnerRechnungsposten.
13Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Prüfbericht des Verwaltungsbeirates
- Wer hat wann was geprüft?
- Stichproben oder Einzelbelege?
14Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Probleme?
Übersendung an bzw. Mitnahme von Prüfungsunterlagen durch
Verwaltungsbeiratsmitglieder?
Schriftliche und/oder mündliche Berichterstattung?
Bericht mit der Einladung zur Eigentümerversammlung versenden?
15Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Mithilfe des Verwalters:
- Buchführungssystem und Buchhaltungsunterlagen erläutern,
- Übersichten fertigen, die die Mittelverwendungskontrolleerleichtern und die Kontenstände nachvollziehbar machen,
- Entwürfe der Gesamt- und Einzelabrechnungen mit Kontenständen, Vermögensstatus,
- Übersicht über Wohngeld- und Rücklagenzahlungen, - Vergleichsübersichten (Entwicklung der Gesamteinnahmen und
Gesamtausgaben im Vorjahrsvergleich, zum Wirtschaftsplan),
- Inventaraufstellung bei vorhandenen höherwertigen Grundmitteln der WEG.
16Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
- Aushandeln bzw. Abschluss des Verwaltervertrages:
Nicht generell, aber bei Vorgabe von Laufzeit, Vergütung und weiterer
konkreter Vergütungsabsprachen kann der Vertragsabschluss dem
Verwaltungsbeirat übertragen werden.
OLG Hamburg,2003, OLG Köln 2003, AG Saarbrücken 5.2.2009
17Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
2. Die Organisation der Beiratsarbeit
Der Beirat regelt seine Geschäftsabläufe selbst.
Einberufung, Vorsitz, Teilnahme dritter Personen, Beschlussfähigkeit
18Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Der Beirat muss interne Konflikte selbst lösen:
- Inaktivität
- Antipathie
- Neid „Immer bekommt der andere Beirat alle Vollmachten“
……
19Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
3 Vergütung 3.1 Zulässigkeit
Tätigkeit der Beiratsmitglieder ist ehrenamtlich, das heißtohne Anspruch auf Vergütung. = Auftragsverhältnis im Sinne der §§ 662 ff. BGB, nach§ 670 BGB Aufwendungsersatzansprüche.
Wenn eine Vergütung gezahlt wird, so liegt einDienstvertragsverhältnis im Sinne der §§ 611 ff. BGB oderein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB vor.
3.2 Höhe der Vergütung: Einzelfallentscheidung
20Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
4 Die Auskunftspflicht des Verwaltungsbeirats
Die Auskunftspflicht des Verwaltungsbeirats besteht nur gegenüber derGesamtgemeinschaft.
Gegenüber Mitgliedern der GemeinschaftJeder Eigentümer kann eine Liste der Miteigentümer verlangen (nur Namen,Vornamen, akademische Grade, Anschriften und allenfalls Telefonnummernund Beruf). Bei weitergehenden Angaben besteht ein Löschungsanspruch.
Jeder Eigentümer – und damit auch jeder Beirat – hat das Recht zu Einsicht indie gesamten Abrechnungsunterlagen, auch die Einzelabrechnungen und Buchungen.
Gegenüber dritten Personen Kein Recht, gegenüber dritten Personen Auskünfte über die Angelegenheiten derGemeinschaft oder einzelner Eigentümer zu erteilen.
Nicht von dem Verbot der Datenübermittlung an Dritte betroffen sein können z.B.die Information an Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater, die Einweisungvon Handwerkern, Architekten und Behörden oder Gerichten.
21Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
5. Die Entlastung des Verwaltungsbeirats
Die Rechtsnatur der Entlastung
Nach den Regelungen des WEG ist die Eigentümerversammlung für die
Entlastung des Beirats zuständig.
Entlastung = Billigung der Tätigkeit für das vergangene Wirtschaftsjahr
Der Anspruch des Verwaltungsbeirats auf Entlastung
Die Entlastung stellt einen reinen Vertrauensbeweis dar und ist somit
nicht erzwingbar, die Mitglieder des Verwaltungsbeirats haben keinen
Anspruch auf Erteilung der Entlastung.
22Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Die Versagung der Entlastung
Die Entlastung des Verwaltungsbeirats oder die seiner einzelnenMitglieder ist zu versagen, wenn deren Tätigkeit in dem in Betrachtkommenden Zeitraum nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßerVerwaltung im Sinne des § 21 Abs. 4 WEG entsprach.
Beispiele:- fehlerhafte Arbeit des Verwaltungsbeirats oder einzelner Mitglieder, - gar keine Tätigkeit,- Abrechnung entspricht trotz der Prüfung durch den Beirat nicht den
Grundsätzen, die durch das Gesetz und die Rechtsprechung aufgestellt worden sind.
Entlastung kommt nicht in Betracht, wenn die Möglichkeit desBestehens von Schadensersatzansprüchen gegen die Mitglieder desVerwaltungsbeirats nicht ausgeschlossen werden kann. Ein konkreterSchadenseintritt muss noch nicht erfolgt sein.
23Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Dr. Näke – Der Verwaltungsbeirat
BGH 04.12.2009
… Ist die vom Verwaltungsbeirat geprüfte Abrechnung fehlerhaft und damit änderungsbedürftig, entspricht ein Entlastungsbeschluss zugunsten des Beirates nicht Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung nach § 21 Abs. 4 WEG, sofern Ansprüche gegen den Beirat noch in Betracht kommen und auch Gründe für Anspruchs-verzichte nicht ersichtlich sind.
24
6. Stimmrechtsausschlüsse des Verwaltungsbeirats
Der Bestellungs- bzw. Wahlvorgang: Dem Wohnungseigentümer, der zum Verwaltungsbeirat bestellt werden
soll, steht bei der Abstimmung ein eigenes Stimmrecht zu
Die ordentliche Abberufung
Ebenso wie die Bestellung stellt auch die ordentliche Abberufung kein
Rechtsgeschäft, sondern einen organschaftlichen, die
mitgliedschaftlichen Interessen regelnden Akt dar. Damit sind
Mitglieder des Verwaltungsbeirates bei der ordentlichen Abberufung
stimmberechtigt.
25Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Die Abberufung aus wichtigem Grund
Nach allgemeiner Auffassung besteht kein Stimmrecht desWohnungseigentümers bei seiner Abberufung aus wichtigem Grund.
Es sollte hinsichtlich eines jeden Betroffenen gesondert abgestimmtwerden. Dies hat zur Folge, dass die jeweils nicht betroffenenMitglieder des Verwaltungsbeirats ihr Stimmrecht mangels Vorlageeiner Interessenkollision behalten.
Schuldrechtliche Verträge, z.B. VergütungStimmrecht ist nach § 25 Absatz 5 Satz 1 ausgeschlossen
Die Entlastung
Der Wohnungseigentümer ist bei der Beschlussfassung über seine
eigene Entlastung nicht stimmberechtigt.
Niemand selbst das Vertrauen aussprechen kann.
26Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Dr. Näke, Der Verwaltungsbeirat 27
Ist der Verwaltungsbeirat
Freund
oder
„natürlicher Feind“ des Verwalters?
7 Das Verhältnis des Verwalters zum Verwaltungsbeirat
Dr. Näke, Der Verwaltungsbeirat 28
Auftraggeber – Auftragnehmer
Kunde – Dienstleister
Ideal: vertrauensvolle Partnerschaft
Grenzen für den Verwalter:
Keine Möglichkeit für den Verwalter, die Mitglieder des Beirats inirgendeiner Weise zu beauftragen, anzuweisen oder in anderer WeiseAufgaben auf diese zu übertragen. Es ist nicht Angelegenheit des Verwalters, sich über die Arbeitsweise desVerwaltungsbeirats und seiner Mitglieder negativ zu äußern oder etwadessen Abwahl zu betreiben.
29Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Probleme/Pflichtverstöße des Verwaltungsbeirats/Beispiele:- wenn Beiratsmitglieder die Rechte des Verwalters nach § 27 Abs. 3
WEG einschränken oder in diese eingreifen wollen;- wenn der Verwalter angewiesen wird, Beschlüsse der Gemeinschaft
nicht umzusetzen;- Forderung zur Manipulation der Jahresabrechnung (Kostenverteilung)- wenn der Verwalter angewiesen wird, einzelne Tagesordnungspunkte
nicht aufzunehmen;- wenn nicht eine Unterstützung, sondern eine offensichtliche
Behinderung der Arbeit des Verwalters praktiziert wird;- fehlende Mitwirkung an Beschlussausführung.
30Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat
Der Verwalter aus der Sicht des Beirates
Was erwartet der Verwaltungsbeirat?
Kommunikation Information Anerkennung Möglichkeit zur Selbstdarstellung
Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat 31
8. Typische Konfliktfelder Beirat – Eigentümer
Darf die Beiratstätigkeit etwas kosten?
„Wenn jemand unbedingt Beirat sein will, so muss er auch gründlich arbeiten.“
„Der Beirat will nur eigene Interessen durchsetzen.“
„Dann macht doch Euern Dreck alleene.“
Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat 32