CUENTA DEL HUESPED A esta pantalla se puede acceder de dos formas: la primera es desde la pantalla Búsqueda de Pasajeros, posicionándose en la reserva elegida y cliqueando en el botón Ver Cuenta (ver Búsqueda de pasajeros), la segunda forma es desde el Menú Principal, Facturación, eligiendo Cuenta del Huésped.

Aquí se realizan los cargos a la cuenta del huésped. El cursor se sitúa en el campo habitación, allí debemos ingresar el número de la misma u otro elemento de búsqueda como es Número de reserva. Presionamos “Consulta”, este botón se encuentra en la parte superior de la pantalla, y el sistema automáticamente, nos traerá a la pantalla todos los cargos referentes a ese huésped, además de otros datos como la fecha de llegada, la fecha de salida, el Agente-Empresa a la cual pertenece el pasajero y el Status (si es una Reserva, si está en el Hotel u Out si ya se ha hecho el check-out del pasajero). En el caso de que los datos buscados sean sólo del Agente, se elige en la parte izquierda, haciendo un clic en la opción que dice Agente y solo aparecerá el Número de Reserva/Agente y el Nombre del Agente.

Para realizar un cargo, traemos a la pantalla todos los datos del huésped y luego situamos el cursor en el campo Departamentos, a través del desplegable se puede buscar el departamento deseado, luego el cursor pasa al campo Subdepartamento, allí nuevamente a través del desplegable aparecen las opciones por las cuales se puede optar, luego aparece la posibilidad de hacer el cargo a cualquiera de los dos folios en que se divide la cuenta (A ó B). Los folios se utilizan para dividir la cuenta del huésped. Muchos huéspedes solicitan que se les haga una factura por el alojamiento y otra por los extras, por lo tanto el alojamiento se puede cargar en un folio y los extras en el otro. Después de elegir el folio en el cual se hará el cargo el cursor pasa al campo Comprob. donde se debe ingresar el número de ticket, al cual pertenece el cargo a realizar, después pasa al campo Unidad donde se debe poner la cantidad indicada, luego está el campo Importe donde se debe ingresar el precio por unidad, automáticamente el sistema multiplicará el monto por la cantidad de unidades y lo pondrá en el campo Total. Cliqueando el botón cargar se hace el cargo a la cuenta del huésped.

Botones adicionales en Cuenta del huésped. En esta pantalla encontramos en la parte superior una serie de botones adicionales. Para utilizar estos botones se deben marcar con un click en la casilla de la izquierda del cargo sobre el cual se quiere trabajar.

Permite visualizar los tickets al cual corresponde el cargo realizado desde alguno de los puntos de venta (restaurante, bar, etc)

Sirve para marcar todos los cargos de la cuenta al mismo tiempo, esto también se puede realizar haciendo un click en la casilla que aparece en la parte izquierda del cargo.

Permite ver el detalle de todos los llamados telefónicos de la habitación en la cual se está situado.

Con esta opción se puede pasar un cargo positivo o negativo de un folio a otro. Para pasar un cargo negativo en el folio al cual se quiera pasar debera tener un cargo positivo igual o mayor que el cargo en el mismo departamento y subdepartamento. Los unicos cargos negativos que se pueden pasar de folio sin tener su contraparte en positivo son los anticipos.

Permite acceder a la pantalla de Modificación de reserva (ver Modificación de Reservas).

Fiscal: Se utiliza para destrabar documentos de la impresora fiscal y sacar el listado de cierre X.

A&B: Cliqueando este botón aparece una pantalla a través de la cual se pueden realizar cargos de frigobar, restaurante, bar, room-service, etc. En primer lugar se debe seleccionar el departamento al cual se le realizará el cargo. Para esto se utiliza el desplegable. Luego se ingresa la cantidad del producto que se desea cargar y el sistema automáticamente lo multiplicará por el valor del mismo. En caso de querer cargar en 0 los consumos hacer clic en la casilla Cargar en 0. Para aceptar el cargo se debe cliquear en Cargar.

Consulta: Funciona igual que el botón de consulta de la pantalla de Búsqueda de pasajeros. Permite ingresar preguntas al sistema. Se utiliza con los desplegables que se encuentran a la derecha de la pantalla. Por medio de los desplegables se eligen las opciones a buscar. Las búsquedas se pueden realizar por: departamento, sub-departamento, cargos con o fin factura, cargo activos o todos (éstos incluyen también los cancelados), cargos facturados en el folio A, en el folio B o en ambos, y cargos hechos en pesos o dólares. Por ejemplo, Cargos del dpto. Room Service, subdepto Alimentos, que hayan sido facturados en el folio A. Luego de seleccionados todos los parámetros de la búsqueda se cliquea el botón de consulta y en la cuenta del huésped aparecerán solamente los cargos con las características solicitadas. Cancel All: Por medio de este botón se cancelan todos los cargos seleccionados siempre que sean del dia, no se pueden cancelar cargos que no son del dia. Check out: Si la cuenta del huésped esta en $0. A través de este botón se puede realizar un check out rápido de la misma. Facturar: Cliqueando en este botón se acceda a pantalla de facturación (Ver Pagos y facturación). Dispo: Permite el acceso a la pantalla de disponibilidad de habitaciones (ver Disponibilidad).

Búsqueda: A través de este botón se accede a la pantalla de búsqueda de pasajeros (ver Búsqueda). Split all: Este botón permite dividir el cargo marcado (tildado) en tanto montos iguales como se elija (el monto a dividirse puede ser tanto negativo como positivo). Por ejemplo: Si el cargo es de $100 y se elige dividirlo en 5 cargos, aparecerán en la cuenta del huésped 5 cargos de $20 cada uno (y el cargo de $100 desaparecerá), otro ejemplo: una empresa hace un adelanto para varias reservas en efectivo por $5000 y se factura mientras estan los 5 huéspedes que consumen $1000 cada uno de alojamiento en el hotel, se cargan las noches y en el check out se debera hacer una nota de credito sobre el anticipo y hacer transferencias no facturadas de todos los cargos de habitación y se debe volver a facturar.

Estado de Cuenta: Permite imprimir la cuenta del huésped.

También existen opciones que se pueden utilizar cliqueando con el botón derecho del mouse directamente sobre el cargo elegido. Estas opciones son:

Nota de Crédito Parcial: Esta opción permite realizar una nota de crédito de una factura que ya fue impresa, de manera parcial eligiendo el monto. Posicionado el cursor sobre el pago de la factura sobre la que se quiere realizar la nota de crédito y elegida la opción Nota de crédito aparecerá una pantalla igual a la que aparece en la opción refacturar con la diferencia que en este caso no existe la posibilidad de elegir mediante el desplegable el tipo de factura a imprimir. El sistema pone el tipo de factura por defecto (si se quiere hacer una nota de crédito sobre una factura B la nueva factura será BC (nota de crédito B), si en cambio se quiere realizar una nota de crédito sobre una factura A, la nueva factura será AC (nota de crédito A) Nota de Crédito Total: idem al anterior con la opción de generar la nota de crédito por el total de la factura Anula comprobante NO impreso: en algunos casos puede haber problema al querer emitir una factura, si se manda a imprimir cierta factura y ésta por algún motivo no se imprime y la fiscal no toma en cuenta esa factura, esta opción da la posibilidad de poder restaurar el sistema a cómo estaba antes de mandar a imprimir, para que el usuario pueda verificar que todo está correctamente para poder imprimir.

Anular factura: Esta opción se utiliza cuando por algún motivo se debe anular la factura que ya se imprimió. Al optar por esta opción el sistema mostrará un cartel preguntando si se desea anular la factura. Cuando se acepta con el botón SI, el sistema imprimirá una nota de crédito por el monto total de la factura y pondrá nuevamente el cargo facturado con anterioridad en positivo y listo para ser facturado nuevamente.

Refacturar: Esta opción se utiliza cuando se imprimió una factura de cualquier tipo (por ejemplo B) se quiere realizar una factura de otro tipo (por ejemplo A). Para este procedimiento se debe posicionar el cursor sobre el pago que se quiere refacturar. Al elegir la opción aparecerá la siguiente pantalla:

Por defecto aparecerá el tipo y número de factura a refacturar y al lado un campo vacío con un desplegable mediante el cual se podrá optar por el tipo de la nueva factura. Se acepta la opción elegida con OK. El sistema primero imprimirá una nota de crédito sobre primera factura (en el ejemplo expuesto imprimirá una nota de crédito B) y a continuación imprimirá la nueva factura (en el ejemplo una factura A). Pasa de Folio: Se utiliza para pasar un cargo positivo o negativo de un folio a otro. Para pasar un cargo negativo en el folio al cual se quiera pasar debera tener un cargo positivo igual o mayor que el cargo en el mismo departamento y subdepartamento. Los unicos cargos positivos que se pueden pasar de folio sin tener su contraparte en positivo son los anticipos facturados. Pasa a otra Reserva: Se utiliza para pasar un cargo de una reserva a otra. Al elegir esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

Se ingresa el numero de habitación a la cual se quiere pasar el cargo o bien el número de reserva y se acepta con OK. Modificar: Se usa para modificar un monto que fue mal cargado en la cuenta. Para poder modificarlo el cargo debe ser del día de hoy y con el mismo signo. No se pueden modificar montos de días anteriores o que tengan un cargo negativo aplicado que restandole el cargo positivo el cargo modificado sea menor al cargo positivo menos el negativo. Una vez seleccionado el monto a modificar y elegida la opción modificar aparecerá una pequeña pantalla donde se deberá ingresar el nuevo monto. Luego se acepta con OK y en la cuenta del huésped aparecerá el nuevo monto.

Cancelar: Se utilizar para borrar un cargo de la cuenta. Una vez seleccionado el monto a cancelar y elegida la opción aparecerá en pantalla el siguiente recuadro:

Se acepta la cancelación con SI, y al volver a la cuenta del huésped el cargo habrá sido cancelado y no figurará en la cuenta del huésped. No se pueden cancelar montos de días anteriores Split: Por medio de esta opción se puede dividir un monto en dos , no necesariamente iguales. Se ingresa el monto a separar y se hace un click en el botón OK. En la cuenta del huésped aparecerán los dos montos (uno en cada folio) en reemplazo del anterior.

Detalle Factura: Muestra una factura ya emitida en pantalla. Devolución Recibo: en caso de realizar un anticipo sin facturar el sistema emite un recibo, esta opción permite que este anticipo se devuelva haciendo un recibo por esta devolución.

Se completa con el monto que se desea devolver y luego se cliquea en OK, aparecerá el siguiente mensaje:

Haciendo un click en SI se imprimirá el recibo correspondiente.

Carga noche adelantada: esta opción sirve para cargar la noche antes de la auditoria. Carga la tarifa regular aunque tenga una tarifa especial. Datos pago: muestra los datos de la tarjeta cuando es un método de pago de tarjeta de credito.

Datos transferencias: muestra en los cargos que se transfirieron a otra reserva (para lo cual hay que hacer la consulta de TODOS los movimientos) los datos de la reserva a la cual se le hizo la transferencia. Cambio método de pago (esta opción aparecerá sobre un cargo facturado): esta opción me permite realizar el cambio de método de pago en una factura sin tener que realizar la nota de crédito. El fin de esta opción es que la caja quede correcta con todos los métodos de pago.

EJEMPLOS ANTICIPOS

Los anticipos de los huéspedes o de los agentes pueden facturarse en el momento o facturarse mas adelante. ANTICIPOS FACTURADOS Se debe hacer el cargo por el departamento Anticipos Clientes.

Despues facturar normalmente como cualquier cargo en una reserva.

Como se puede ver en la figura anterior en el segundo renglon amarillo (anticipos) se puede ver el valor del anticipo en negativo para que cuando se vayan haciendo los cargos el total de estos menos el anticipo conformen el total general. Cuando se va a hacer el check out se debe hacer una nota de credito por el anticipo y despues facturar normalmente los cargos ANTICIPOS NO FACTURADOS Esta opcion es para cuando se recibe un anticipo y se entrega un recibo y despues se facturaran los cargos. Se debe hacer el cargo por el departamento Anticipos recibos. Este importe queda en negativo.

Y despues de hacer el cargo la cuenta queda de la siguiente manera:

Despues se carga el alojamiento y el total general es el total de los cargos menos el anticipo.

Al facturar pueden ocurrir varias situaciones: Un caso es que el total de los cargos sea mayor que el anticipo: en cuyo caso se hara un pago en la moneda que corresponda por la diferencia.

Un caso es que el total de los cargos sea igual que el anticipo: en cuyo caso se facturara y no habra ningun pago.

Un caso es que el total de los cargos sea menor que el anticipo: en cuyo caso se hara una devolucion de la diferencia de dinero, la cual resta del total de ese metodo de pago en la caja de ese cajero de ese dia.

CIERRES X y Z: El cierre X debe emitirse una vez finalizado cada turno y se emitirá un cierre parcial de la facturación realizada desde el último cierre X. El cierre Z debe realizarse sin excepción después de realizada la auditoría nocturna o antes de comenzar el turno de la mañana. Es indispensable realizarlo, ya que una vez que se superan las 24 hs. a partir del último cierre Z la impresora deja de emitir facturas (ver auditoria).