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CONTRALORíADEPARTAMENTALDE CASAN ARE

RESOLUCiÓN No. - 3 46( )

2 1 NOV 2011

DE 2011

"Por medía de la cual se adopta el Sistema Integral de Auditoria -SIA para larendición electrónica de las cuentas fiscal y de gestión ambiental"

EL CONTRALOR DEPARTAMENTAL DE CASANARE

En uso de sus facultades Constitucionales, legales y en especial las conferidasmediante la Ley 330 de 1996, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 272 de la Constitución Política faculta a los ContraloresDepartamentales para ejercer, en el ámbito de su jurisdicción, las funcionesatribuidas al Contralor General de la República.

Que el artículo 9 de la Ley 330 de 1996 autoriza a los Contralores Departamentalespara prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas las personasresponsables del manejo de fondos o bienes departamentales y municipales bajosu jurisdicción e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y deresultados que deberán seguirse.

Que el artículo 7° de la Ley 42 de 1993, establece que la vigilancia de la gestiónfiscal que adelantan los organismos de control fiscal es autónoma y se ejerce demanera independiente sobre cualquier otra forma de Inspección y vigilanciaadministrativa.

Que el Gobierno Nacional, mediante el Decreto No. 1151 de 2008, estableció loslineamientos generales de la Estrategia "Gobierno en Línea de la República deColombia", señalando los objetivos y plazos obligatorios para las entidades públicasen cuanto al uso y aprovechamiento de las Tecnologías de la Información yComunicación - TICs dentro del desarrollo de su objeto misional.

Que la Contraloría Departamental de Casanare, en desarrollo de la estrategia"Gobierno en Línea", ha venido adelantando un proceso de modernización de sussistemas de información, para una mejor interacción con sus sujetos de controlen el nuevo escenario de las Tecnologías de la Información y Comunicación.

Que la Contraloría Departamental de Casanare suscribió con la Auditoria Generalde la República -AGR el convenio interadministrativo No. CE-01-AGR- COCAS de2007, cuyo objeto es el desarrollo del Convenio Marco de Cooperación No. CM-1-GR-CDCAS suscrito entre las dos entidades, a través del cual se acuerdan los"compromisos y actividades a desarrollarse para la transferencia y autorización de

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"SI TODOS CONTROLAMOS, TODOS GANAMOSI

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uso tecnológico del software "Sistema Integral de Auditoria -SIA- Módulo: RendiciónElectrónica de Cuentas-Contralorías", con el ánimo de fortalecer el proceso auditor.

Que la Contraloría Departamental de Casanare, por necesidades técnicas,redefinió la dirección electrónica de su portal web en la internet

Que mediante Resolución No. 286 de 2009, se adoptó el Sistema Integral deAuditoria -SIA de la Auditoria General de la República -AGR, como mecanismotécnico para la rendición electrónica de las cuentas fiscal y ambiental a laContraloría Departamental de Casanare por parte de los sujetos sometidos a sucontrol y vigilancia.

Que se hace necesario precisar algunos aspectos contenidos en la Resolución No.286 de 2009 para efectos de claridad en la rendición de las cuentas fiscal yambiental.

RESUELVE:

CAPITULO I

SISTEMA DE RENDICiÓN DE CUENTAS

Artículo 1. Adopción. Adoptase el Sistema Electrónico de Rendición de Cuentas- SIA, cuya sigla corresponde a "Sistema Integral de Auditorias, Modulo Rendiciónde Cuentas" para que las entidades sometidas al control y vigilancia de laContraloría Departamental de Casanare rindan la cuenta fiscal y la cuenta degestión ambiental conforme a lo dispuesto en esta resolución.

Artículo 2. Objeto. La presente resolución tiene como finalidad prescribir losmétodos y la forma de rendir cuentas e informes por parte de los responsables delmanejo de fondos, bienes o recursos públicos sometidos al control y vigilanciade la Contraloría Departamental de Casanare.

CAPITULO 11

DE LA CUENTA Y SU RENDICiÓN

Artículo 3. Definición cuenta fiscal. Es el informe acompañado de losdocumentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestiónrealizada por los responsables del erario.

Artículo 4. Definición cuenta ambiental. Es el informe acompañado de losdocumentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestiónrealizada por las entidades públicas en lo relacionado con la ejecución deproyectos ambientales encaminados al uso racional y protección de los recursosnaturales y del medio ambiente o en la prevención, mitigación, compensación osustitución de impactos ambientales, con ocasión del desarrollo de sus actividades.

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Artículo 5. Rendición de cuenta. Rendir la cuenta fiscal es el deber legal quetiene todo servidor público, o los particulares cuando ello corresponda, de informary responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/orecursos públicos que le hayan sido asignados y sobre los resultados obtenidosen la gestión de los mismos.

Parágrafo. Para efectos de la presente Resolución, se entiende por responderaquella obligación que tiene todo servidor público o particular que administre y/omaneje fondos, bienes o recursos públicos de asumir las consecuencias que sederiven de su gestión fiscal y gestión ambiental. Así mismo, se entenderá porinformar la acción de comunicar a la Contraloría Departamental de Casanare, através de los medios establecidos para ello, sobre la gestión fiscal realizada con losfondos, bienes o recursos públicos bajo su responsabilidad: así como de lagestión ambiental cuando haya lugar a ello.

CAPITULO 111

DE LOS RESPONSABLES

Artículo 6. Responsables de rendir la cuenta fiscal. Los representanteslegales del departamento de Casanare y sus entes territoriales, así como losde sus entidades descentralizadas del orden departamental y municipal, y losparticulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos depropiedad de todas las anteriores, son responsables de rendir las cuentasfiscal y ambiental ante la Contraloría Departamental de Casanare, conforme alo dispuesto en la presente resolución ..

Artículo 7. Responsables de rendir la cuenta de gestión ambiental. Losrepresentantes legales del departamento de Casanare y sus municipios, asícomo los de las Empresas Prestadoras de los Servicios Públicos de Acueducto,Alcantarillado y Aseo y las Empresas Sociales del Estado, tanto del ordendepartamental como municipal, tienen la obligación de rendir la cuentaambiental, para lo cual diligenciarán los formatos dispuestos para tal efecto en elSistema Integral de Auditoria - SIA.

CAPITULO IV

DE LA FORMA Y PRESENTACiÓN DE LA CUENTA

Artículo 8. Presentación de la cuenta. Las entidades públicas del ordendepartamental y municipal, las entidades descentralizadas territorialmente y porservicios del mismo orden, y los particulares sujetos a la vigilancia y control fiscalpor parte de la Contraloría Departamental de Casanare, a través de losresponsables que tratan los artículos 6 y 7 de la presente resolución, rendiránla cuenta en forma electrónica conforme a los procedimientos y formatosestablecidos en el "Sistema Integral de Auditoria"- SIA.

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Parágrafo. La Contraloría Departamental de Casanare, precisará para casosespeciales y mediante comunicación con la respectiva entidad, formas alternas depresentación de la cuenta, con las que se garantice la inclusión de toda lainformación requerida, la autenticidad de la misma y las facilidades para sumanejo.

Artículo 9.Forma de rendición. La cuenta se rendirá en forma electrónicaante esta Contraloría mediante transferencia de datos, a través de lapágina Web que cuenta con la siguiente dirección en la Internethttp://casanare.sia contralorias.gov.co. Para ingresar en esta direcciónelectrónica deberá utilizarse la identificación y contraseña asignada a cadaentidad sujeta de control por parte de la Contraloría Departamental deCasanare.

Parágrafo. Los sujetos de control deberán diligenciar todos y cada uno de losformatos de reporte de información que encuentren habilitados o dispuestos alingresar al aplicativo del SIA.

Artículo 10. Causales de no rendición. Se entenderá por no presentada la cuentao informe cuando no cumpla con los criterios establecidos a través del SistemaIntegral de Auditoria- SIA contenidos en la presente Resolución, en cuanto a lossiguientes aspectos:

1. Cuando no se presente dentro del término establecido.2. Cuando no se presente en forma completa.3. Cuando no se presente en los formularios que se habilitan en el sistema

SIA.4. Cuando la información contenida en alguno de los formatos presente

inconsistencias o sea incompleta.5. Cuando no corresponda al ejercicio o vigencia fiscal que debe rendirse.

Parágrafo. En caso de concretarse alguna de las causales anteriores, elresponsable de rendirla, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar, debepresentar una nueva cuenta que cumpla con los requisitos establecidos, dentrodel plazo señalado por la Contraloría en el respectivo requerimiento.

CAPITULO V

DEL PERIODO DE LA RENDICiÓN

Artículo 11. Período. La información que integra la cuenta es de carácterinstitucional y debe corresponder al ejercicio fiscal comprendido entre el 1 deenero y el 31 de diciembre de cada año.

Parágrafo. Cuando una entidad inicie operaciones en cualquier fecha dentro dela vigencia fiscal anotada, deberá igualmente rendir las cuentas fiscal y de gestiónambiental según corresponda, con corte a diciembre 31 del respectivo año.

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CAPITULO VI

TERMINO PARA LA RENDICiÓN DE LA CUENTA

Artículo 12. Término. El término máximo para la presentación de las cuentasfiscal y ambiental a la Contraloría Departamental de Casanare vence el veintiocho(28) del mes de febrero del año siguiente al del período rendido.

Parágrafo 1. Cuando el día veintiocho (28) del mes de febrero del año en quecorresponda rendir la cuenta, sea un día no hábil, se tendrá como fecha máxima depresentación el día laboral siguiente.

Parágrafo 2. El deber de rendir la cuenta aplica para quien haga las veces derepresente legal de la entidad sujeta de control dentro del plazo establecidopara ello, independientemente de que su gestión corresponda o no al periodo porel cual se rinde la información.

Artículo 13. Prórrogas. Cuando una entidad no pueda rendir las cuentas dentrodel plazo señalado, por razones de fuerza mayor o caso fortuito ó porcircunstancias razonables conforme al principio de la sana crítica, deberá solicitarpor medio escrito, debidamente motivado y dirigido al Contralor Departamental deCasanare, dentro de los diez (10) días calendario anteriores a la fecha delvencimiento, una prórroga para su entrega.

CAPITULO VII

DE LOS INFORMES, SU ALCANCE Y RENDICiÓN

Artículo 14. Contenido. Para efectos de lo dispuesto en la presente resolución,las cuentas fiscal y de gestión ambiental se componen de los formatos contenidosen el Sistema Integral de Auditoria-SIA y la información complementaria y/oadicional que cada uno requiera como anexo.

Artículo 15. Instructivo para la rendición de la cuenta. El diligenciamiento delos diferentes formatos habilitados en el Sistema Integral de Auditoria-SIA deberárealizarse conforme a lo señalado en la guía para rendición de la cuenta, la cualpuede ser consultada en la página www.contraloriacasanare.gov.co, link"publicaciones".

Artículo 16. Información complementaria. Las entidades sujetas al control yvigilancia de la Contraloría Departamental de Casanare deberán rendir a través delSistema Integral de Auditoria-SIA, en archivos tipo PDF o digitalizados y comoanexo al formato FIA_CDCAS (Información Adiciona/); la siguiente información


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TIPO DE INFORMACiÓN DETALLE DE LA INFORMACiÓN

Plan Estratégico ó su Misión, visión, objetivos.[equivalente

Plan de Acción por¡Corresponde a cada uno de los objetivos estratégicos de la

láreas o dependencias [entidad, señalando sus actividades, metas, porcentaje eindicadores por cada proyecto o programa realizado. (.Descripción de los principales logros de la gestión realizada

z Informe de Gestión kíurante la vigencia rendida, en cumplimiento de su Plan-O Estratécico ó equivalenteu« !corresponde a la planeación y programación de la adquisiciónwz Plan Anual de compras. be los elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de« la entidad. Se requiere señalar su porcentaje de ejecución ...Je,¡Corresponde al Informe solicitado por el DepartamentoInforme Anual sobre la

evaluación del Sistema IAdministrativo de la Función Pública -DAFP y que se envía

be Control Interno [electrónicamente. Se requiere enviar la información que arroja elaplicativo del DAFP.

Informe de Control Corresponde al informe solicitado por la Contaduría General deInterno Contable la Nación -CGN.

¡Corresponde a la relación de los diferentes procesos de

« naturaleza judicial en los cuales la entidad se ha constituido enu Información. PARTE CIVIL, indicando su número, posible delito o situación dee Iconstitución de parte origen, despacho en que se tramita, nombre del sindicado, fechaa:: civil de presentación de la demanda de constitución de parte civil,=>• posible cuantía inicial, nombre del apoderado de la entidad y

[estado actual.

CAPITULO VIII

OTRAS DISPOSICIONES

Artículo 17. Reporte de información sobre deuda pública. Los representanteslegales de las entidades fiscalizadas que a la fecha de entrada en vigencia de lapresente Resolución tengan deuda pública activa, deberán presentar en formatrimestral, dentro de los 10 (diez) días hábiles del mes siguiente al periodo quecorresponda, el respectivo informe a través del formato F18A CON del SistemaIntegral de Auditoria-SIA .

Parágrafo. Cuando las entidades no tengan deuda pública vigente y decidantramitar créditos catalogados como tal, la Contraloría Departamental de Casanare,habilitará el correspondiente formato, una vez se haya perfeccionado ante lamisma el registro del empréstito.

Artículo 18. Rendición de cuentas por entidades liquidadas. Si una entidad esliquidada dentro de la vigencia fiscal, el agente liquidador o quien haga sus veces,deberá entregar, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a laexpedición del acto administrativo definitivo de liquidación, un informe escritodonde detalle las actuaciones surtidas en su encargo y los resultados obtenidos,acompañado de sus correspondientes documentos soportes.

Artículo 19. Rendición de cuentas por particulares. Los particulares que,conforme a la ley, administren o manejen fondos, bienes y/o recursos públicos de

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propiedad del departamento de Casanare y sus murucrpros, así como de susentidades descentralizadas territorialmente y por servicios del mismo orden,deberán rendir a la Contraloría Departamental de Casanare un informe escrito,con sus respectivos documentos soportes, donde señalen las actuacionesadministrativas y los resultados obtenidos en la gestión de los mismos.

Para este efecto, se indicará como mínimo y según corresponda, el valor de losrecursos entregados tanto en dinero como en especie; los contratos celebrados acargo de los mismos, precisando el contratista y su monto; los rendimientosfinancieros a que haya lugar; los gastos efectuados con cargo a dichos recursos;el estado actual de los bienes; el número de beneficiarios o población favoreciday los saldos de efectivo a la fecha de corte, entre otros.

Parágrafo. Los particulares de que trata el presente artículo, rendirán cuentadentro del plazo establecido en el artículo 12 de su gestión con corte a diciembre31 de la vigencia que corresponda si la misma supera el año fiscal ó dentro delos quince (15) días calendarios siguientes al término del plazo previsto cuandoésta sea menor al periodo referido.

Artículo 20. Responsabilidad por la información rendida. La veracidad yexactitud de la información rendida en las cuentas fiscal y de gestión ambiental através del Sistema Integral de Auditoria-SIA es responsabilidad exclusiva de losrepresentantes legales de las entidades sometidas a la fiscalización de laContraloría Departamental de Casanare y de los servidores públicos que actúencomo administradores del aplicativo SIA en cada una de ellas.

Artículo 21. Fenecimiento de las cuentas fiscal y de gestión ambiental. LaContraloría Departamental de Casanare determinará los criterios técnicos para larevisión y fenecimiento de las cuentas rendidas por las entidades sujetas a sucontrol y vigilancia. El pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de las cuentasse hará dentro de los tres (3) años siguientes a la fecha de su rendición.

Artículo 22. Sanciones. La Contraloría Departamental de Casanare, sin perjuiciodel traslado a otros organismos de control competentes, impondrá las sancionesque correspondan a los servidores públicos y particulares que incurran en lascausales de no rendición de las cuentas previstas en el artículo 101 de la presenteresolución ó cuando la información contenida en la cuenta presenteinconsistencias o errores inaceptables conforme al principio de la sana crítica.

Artículo 23. Vigencia y derogatoria. La presente Resolución rige a partir de lafecha de expedición y deroga la resolución N° 286 de 2009.

COMUNíQUESE, PUBLlQUESE y CÚMPLASE

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~L ALBE~~~ TORRES~Contra lar Departamental de Casanare

Proyectado por DIANA CAROLINA PEREZ MONROYDIrector de Vigilancia Fiscal

Revisó EDGAR ORLANDO HOLGuíN RAMíREZVcecontralo-


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