CONTENIDO - Tránsito AcacíasEl presente manual tiene como objetivo definir las pautas para el...

ylTTA INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

MANUAL DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

MN-GIC-01-V1

Vigencia:17/09/2015

CONTENIDO

1- Objetivo

2- Alcance

3- Responsables

4- Definiciones

5- Generalidades y marco normativo

6- Procedimientos en relación con las comunicaciones

7- Registros

8- Control de revisión y cambios

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Elaborado Revisado

Alejandro mann LadinoApoyo TICs OPS

.ejandró Marín LadinoApoyo TICs OPS

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JTTAT^ji • • nINSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS


MN-GIC-Q1-V1

17/09/2015

1- Objetivo

El presente manual tiene como objetivo definir las pautas para el manejo de lascomunicaciones internas y externas del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacias.

2- Alcance

Comprende las actividades relacionadas con la recepción de comunicaciones oficiales, lagestión y respuesta a las mismas, la comunicación interna y el manejo de la comunicaciónpública a través de los diferentes medios disponibles.

3- Responsables

El Director del instituto de Tránsito y Transporte de Acacias es el responsable último delas comunicaciones oficiales emitidas desde la entidad, asi como de impartir las políticaspara la comunicación interna y externa.

El profesional encargado de la gestión de las comunicaciones es el responsable de laaplicación de lo dispuesto en el presente manual, y de controlar el uso de los correoselectrónicos utilizados para comunicaciones oficiales del Instituto y de las contraseñas deacceso a los mismos.

Cada líder de proceso es responsable de la generación de las comunicaciones internasde su proceso, y de preparar las comunicaciones o participar en la preparación decomunicaciones externas, cuando sea solicitado según su competencia.

El Auxiliar Administrativo asignado a ventanilla única o PQR es el responsable de recibir,radicar y derivar toda la correspondencia oficial, y de revisar continuamente el correoelectrónico de recepción de PQR.

Cada dependencia podrá generar un consecutivo interno para la numeración de suscomunicaciones oficiales internas.

4- Definiciones

Comunicación oficial. Documento que soporta el proceso de comunicación entre lasdependencias de una entidad o entre entidades y organizaciones. Incluye por ejemplo lacorrespondencia, oficios, circulares, informes y demás documentos que contenganelementos de comunicación

Circular. Documento mediante el cual se comunica información de interés para elcolectivo de colaboradores del Instituto. Puede ser interna o externa, dependiendo de lapoblación objeto de la misma.

Memorando. Documento mediante el cual se comunica información específica a unfuncionario del Instituto. Puede ser de carácter informativo, instructiva o de llamado deatención.

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MANUAL DE GESTIÓN DE US COMUNICACIONES

MN-GIC-01-V1Vigencia:

17/09/2015

TICs. Tecnología de la Información y las Comunicaciones. Sigla que comprende el uso deequipos, redes estructuradas o inalámbricas, aplicativos, redes sociales.


La comunicación entre las personas constituye un pilar fundamental en las buenasrelaciones. Por eso, este manual se basa en unos principios de comunicación definidos enla política de comunicaciones (PO-DIR-03), como son:

- ClaridadIntegralidad

- ObjetividadImparcialidadOportunidad

El instituto utiliza una serie de medios de comunicación para asegurar que tantointernamente como hacia y desde la comunidad existan mecanismos expeditos para queios mensajes en ambos sentidos puedan fluir adecuadamente. Esto incluye la disposiciónde los siguientes elementos:

Telefonía fija y extensiones internasTelefonía móvil corporativa

- Telefonía móvil avantelCorreos electrónicos

- Aplicativos de chat en línea (Skype, whatssapp, Facebook, etc.)

A este respecto, las cuentas de correo electrónico que los funcionarios y colaboradoresdel Instituto creen para uso corporativo, tendrán como cuenta de recuperación la cuentade correo del encargado de comunicaciones, de tal manera que cuando el responsable sedesvincule, se pueda conservar la confidencialidad de la comunicación realizada a travésde ese medio.

La cuenta de correo para recepción de comunicaciones oficiales en el ITTA estará a cargodei Auxiliar Administrativo encargado de PQR o ventanilla única.

El manejo de las comunicaciones se realizará en el marco de las siguientes normas:Ley 1581 de 2012 por medio de la cual se dictan disposiciones generales para laprotección de datos personalesLey 594 de 2000, ley general de archivoDecreto 1377 de 2013, por medio del cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de losmensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen lasentidades de certificación y se dictan otras disposicionesDecreto 2150 de 1995 mediante el cual se suprimen regulaciones, procedimientos otrámites innecesarios existentes en la administración pública.Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen laspautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas yprivadas que cumplen funciones públicas

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MN-GIC-01-V1Vigencia:

17/09/2015

6- Procedimientos en relación con las comunicaciones

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ACTIVIDADInicia con la recepción y radicación de comunicacionesoficiales procedentes de fuentes externas o internas, através de la ventanilla única de correspondenciaCuando la comunicación esté dirigida de maneraerrada, el auxiliar de POR no le da recibido y orienta alusuario hacia la entidad destinataria correcta.Una vez recibida la comunicación oficial, se coloca unadhesivo generado por el aplicativo instalado para laradicación automatizada donde consta la fecha y horade recibido, y un adhesivo idéntico se coloca en lacopia que se entrega al usuarioLa comunicación oficial que se radica en medio físicoes digitalizada mediante escáner para derivarlo alfuncionario o funcionarios competentesCuando la comunicación se recibe a través de algúncorreo electrónico, quien lo reciba debe derivarlo alcorreo oficial de recepción de PQR para realizar lossiguientes pasosLa comunicación recibida por correo electrónico esderivada al funcionario respectivo según sucompetenciaTodas las comunicaciones recibidas se ingresan enuna base de datos, cuyo contenido permite controlarlos datos de remitente, el tema y la fecha de recibido yrespuesta.La respuesta a comunicaciones oficiales se realizaráatendiendo lo dispuesto en el procedimiento para lagestión de PQR (PR-GLE-01) en lo cual participandiferentes funcionarios o colaboradores segúncorresponda, pero siempre la respuesta debe salir porla ventanilla única de correspondencia.Los comunicados generales emitidos por el Director sepublican en las cuentas de ITTA en Facebook, Tweetery el sitio web de la entidad, de acuerdo con lasinstrucciones del mismo.La información de carácter legal e institucional deinterés público se publica en el sitio web del InstitutoLos procesos de contratación deben ser publicados enel sitio web SECOP, dentro de los tiempos estipuladosen cada proceso y la normatividad vigente, dejandoregistro de tal actividad a través de los pantallazosrespectivos y la certificación de la actividadFinaliza

RESPONSABLEAuxiliar Administrativoasignado a ventanillaúnicaAuxiliar Administrativoasignada a ventanillaúnicaAuxiliar Administrativoasignada a ventanillaúnica

Auxiliar Administrativoasignada a ventanillaúnicaFuncionario ocolaborador receptor

Auxiliar Administrativoasignada a ventanillaúnicaAuxiliar Administrativoasignada a ventanillaúnica

Funcionarios ycolaboradoresinvolucradosAuxiliar Administrativoasignado a ventanillaúnicaProfesional encargadode comunicaciones

Profesional encargadode comunicacionesProfesional encargadode comunicaciones

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MN-GIC-01-V1

Vigencia:17/09/2015

7- Registros

Código

FR-GIC-01

NOMBREDEL

REGISTROControl asolicitud ygestión depublicaciones

LUGAR DEARCHIVO

Carpetacornunicaciones

RESPONSABLE DESU ARCHIVO

Profesionalencargado decomunicaciones

TIEMPO DERETENCIÓN

2 años

DISPOSICIÓNFINAL

Archivo


FECHA VersiónCAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN

17/09/2015 Creación del documento en el marco de la actualización delMECÍ. Se incluyen los diferentes medios de comunicaciónutilizados en el Instituto, los roles y responsabilidades de cadafuncionario o colaborador involucrado y los pasos paraasegurar que la comunicación se mantenga de manera fluida.Recoge aspectos que estaban contemplados en el PR-130-03Trámite de Correspondencia.

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MANUAL DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

MN-GIC-02-V1

Vigencia:08/10/2015

CONTENIDO

1- Objetivo

2- Alcance

3- Responsables

4- Definiciones


6- Procedimientos en relación con la información

7- Registros


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Elaborado Revisado Aprobado/

Alejandro Marín LadinoApoyo TICs OPS

. o n «**Alejandro Marín Ladino

Apoyo TICs OPSO Vidales Méndez

Director

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ITTAINSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS


MN-GIC-02-V1

Vigencia:08/10/2015

1- Objetivo

El presente manual tiene como objetivo definir las pautas para la gestión de la informacióndel Instituto de Tránsito y Transporte de Acacias.

2~ Alcance

Comprende las actividades relacionadas con la seguridad e integridad de la informaciónque sea propia del ITTA o esté bajo su custodia, a través de los diferentes mediosdisponibles.

3- Responsables

El Director del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacias es el responsable último de lainformación generada por la entidad, así como de impartir las políticas para la seguridadde la información.

El profesional encargado de la gestión de la seguridad e integridad de la información es elresponsable de la aplicación de lo dispuesto en el presente manual.

Cada líder de proceso es responsable de la integridad de la información de su proceso, yde verificar el cumplimiento de los backups periódicos, cuando sea solicitado según sucompetencia.

4- Definiciones

Información. Conjunto de datos procesados que generan conocimiento.

Backup. Es una copia de seguridad o copia de respaldo de la información, se realiza conel fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su pérdida.

Integridad. Verificación de la información para garantizar que no ha sido manipulada (seapor incidente o por accidente).

Confidencialidad. Es la propiedad de la información, por la que se garantiza que estáaccesible únicamente a personal autorizado a accederá dicha información.

Nivel 1 de información: Información de tipo operativa.Nivel 2 de información: Información estratégica y de orden legal.

Registro: Información mediante la cual se deja evidencia de una actividad, decisión oprocedimiento, y su medio de soporte, que puede ser físico, magnético, audiovisual o deotra índole.

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MN-GIC-02-V1

Vigencia:08/10/2015


La Información es un elemento que aporta significativo valor a la toma de decisiones y enla dinamización de los procesos de la entidad. Por eso, este manual se basa en la políticade seguridad e integridad de la información.

El instituto utiliza una serie de medios de almacenamiento de información digital:Servidor Local y nube.Discos duros externosCD y DVDMemorias USB

La gestión de la información se realizará en el marco de las siguientes normas:Ley Estatutaria 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para laprotección de datos personales y reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional1377 de 2013. Ley 23 de 1982 Sobre derechos de autor, y sus respectivasmodificaciones.

El manejo de la información impresa se rige por los procedimientos del Proceso deGestión Documental y la ley de archivo.

6- Procedimientos en relación con la gestión de la información.

ACTIVIDAD RESPONSABLEInicia con la clasificación de la información en 2niveles, la de tipo operativo y la de carácter estratégicoo legal, de manera que el responsable de dichainformación la gestione de manera adecuada.

Líder de cada proceso

Toda información que se genere o reciba en unadependencia u oficina, debe ser archivada en el equipode cómputo asignado al funcionario o colaborador, enuna carpeta de fácil identificación, ubicada en lacarpeta DOCUMENTOS, para su fácil ubicación

Todo funcionariocolaborador

El usuario de cada equipo debe informar al profesionalresponsable de la Gestión de Información y lasComunicaciones, con una periodicidad semestral, laruta de acceso y la forma como se encuentranarchivadas las carpetas que contengan información delInstituto.

Todo funcionariocolaboradorProfesional GIC

Se debe realizar copia de seguridad o back up detodos los archivos ubicados en los computadores, conla frecuencia y metodología establecidas por elprofesional de Gestión de la Información y lascomunicaciones, de acuerdo con la clasificación de lamisma, lo cual quedará registrado en el Cronogramaje_Cppías de Seguridad.

Todo funcionariocolaboradorProfesional GIC

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08/10/2015

Cada equipo de cómputo tendrá una contraseña deacceso, creada por el usuario del equipo, y compartidaexclusivamente con el funcionario responsable delSistema de Gestión de la Información y lasComunicaciones

Líder del proceso GIC

Para el acceso a los aplicativos o programasadquiridos o usados para el cumplimiento de la misióninstitucional, el líder del proceso de Gestión de lainformación tendrá el archivo maestro de contraseñas yperfiles de usuarios, en el cual se definirán lospermisos, el tiempo de vigencia, los correos a loscuales cada usuario tiene acceso.

Líder del proceso GIC

Siempre que un funcionario o colaborador del Institutose retire temporal o definitivamente, debe informar alLíder del Proceso de Gestión de la Información y lasComunicaciones, a fin de bloquear el usuario durantesu ausencia temporal o eliminarlo si es definitiva. Detales cambios, llevará registro confidencial el líder delproceso GIC

Líder del Proceso GIC

Al retirarse del Instituto, cada funcionario o colaboradordeberá obtener un Paz y Salvo GIC, emitido por elLíder del Proceso GIC, en el cual consta que lascontraseñas para acceder a información del Institutohan sido bloqueadas y la persona ha hecho entregaoficial de los archivos que manejó durante supermanencia al servicio del Instituto.

Líder del Proceso GICTodos los funcionarios ocolaboradores

La información grabada a través de las cámaras devideo instaladas para el control vial y de seguridad enla ciudad, se debe manejar con el rigor de informaciónestratégica o legal, y por lo tanto su archivo, consulta,utilización, copia debe ser de carácter restringida.


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Para efectos de la entrega de información a losusuarios, en todos los casos deberá mediar unasolicitud formal especificando el tipo de informaciónsolicitada, el destino y la identificación del solicitante.El Instituto deberá atender tales solicitudes, siempreque se atengan a las disposiciones legales vigentessobre custodia de la información de los ciudadanos.


En cualquier caso que se detecte un riesgo a laseguridad de la información, se deberán implementarlas acciones preventivas pertinentes.


12 Cuando se detecte una intromisión no autorizada,adulteración, sustracción o cualquier otra modalidad deacto que implique afectación de la seguridad de lainformación en el Instituto de Tránsito y Transporte deAcacias, se deberá realizar la evaluación del impacto,tomar las acciones correctivas pertinentes y realizar lasdenuncias a que hubiere lugar ante las autoridadescompetentes.

Líder del Proceso GICAsesor jurídico

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MN-GIC-02-V1

Vigencia:08/10/2015

13 Para la transmisión de información y datos haciaorganismos de control del Estado, cuando searequerido, se utilizará la Firma Digital debidamenteautorizada. En los demás casos, el uso de los correoselectrónicos debidamente autorizados será el canal detransferencia de los datos o información, de lo cual, elresponsable de la remisión deberá conservar lossoportes que respalden dicho envío.Finaliza

Líder del proceso GICLíderes de procesos

7- Registros

Código

FR-GIC-02

FR-GIC-03

FR-GIC-04

NOMBREDEL

REGISTROPaz y SalvoGIC

ArchivoMaestro decontraseñas yusuariosC fonogramaBack Up

LUGAR DEARCHIVO

Carpeta Pazy Salvos.Copia a lahoja de vidaCarpetaContraseñasy Usuarios

CarpetaBack up

RESPONSABLE DESU ARCHIVO

Líder del procesoGIC



TIEMPO DERETENCIÓN

2 años

2 años

2 años

DISPOSICIÓNFINAL

Archivo

Archivo

Archivo


FECHA

08/10/2015

Versión

1

CAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN

Creación del documento en el marco de la actualización delMECÍ. Se concibió el manual con el fin de darle formalidad a iaseguridad de la información, incluyendo aspectos de carácterlegal y las normas técnicas de seguridad de la información.

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dlTTAINSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

CONTROL A SOLICITUD Y GESTIÓN DE PUBLICACIONES

FR-GIC-Q1-V1

Fecha: 30/09/2015

TIPO DE PUBLICACIÓN QUIEN SOLICITAFECHA Y HORA

SOLICITUDFIRMA

FECHA Y HORA DEPUBLICACIÓN OBSERVACIONES

FIRMA DE QUIENPUBLICA

^JTTA INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACIAS

PAZ Y SALVO GIC

FR-GIC-02-V1

Vigencia:08/10/2015

FECHA DE EXPEDICIÓN

SOLICITANTE

IDENTIFICACIÓN

CARGO /CONTRATO

DEPENDENCIA

El Suscrito responsable del Proceso de Gestión de la Información y las Comunicacionescertifica que el solicitante de! presente documento se encuentra a Paz y Salvo por lossiguientes conceptos con el Instituto de Tránsito y Transporte,

ASPECTO

Entrega relación de archivos y rutas de acceso

Entrega equipos y dispositivos GIC

Entrega contraseñas de usuario y correosinstitucionales

PyS OBSERVACIÓN

Se expide con motivo del retiro del solicitante, con destino a la Oficina de GestiónAdministrativa y Financiera, con base en la información disponible en las bases de datos yregistros del proceso de Gestión de la Información y las Comunicaciones.

Nombre, cargo y firma

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ARCHIVO MAESTRO DE USUARIOS Y CONTRASEÑAS

FR-GIC-03-V1

Fecha: 08/10/2015

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NOMBRE DEL USUARIO IDENTIFICACIÓN CARGO / UBICACIÓN TIPO DE USUARIOFECHA DECREACIÓN

PERFIL CONTRASEÑA (S

^JTTA INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE ACACIAS

CRONOGRAM A DE BACK UP

VIGENCIA: AÑO 201_ I

FR-GIC-04-V1

Vigencia: 08/10/2015

EQUIPO / OFICINA

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ENE

P E

FEB

P E

MAR

P E

ABR

P

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E

MAY

P

29

E

JUN

P

26

E

JUL

P

24

EAGO

P

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£

SEPP

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EOCT

P E

NOV

P E

DIC

P ERESPONSABLE OBSERVACIONES

TOTAL COPIASPROGRAMADAS 0 0 0 0 0 0 2 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0

VITTAINSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE ACACIAS

CRONOGRAMA DE BACK UP

FR-GIC-04-V1

Vigencia: 08/1 0/20 15

VIGENCIA:

ELABORADO POR

Cargo, Nombre y firma

AÑO 201

SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CRONOGRAMA DE BACK UP

ENE -MAR0 | 0

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ABR - JUN4 | 0

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JUL - SEP3 I 0

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OCT - DIC0 | 0

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