CONSULTORIA: DISEÑO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA

LA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA FUNDACIÓN KARIT

IBITA

JAIDITH TATIANA VERGARA IBARRA

XENIA BARRAGÁN LEAL

YURI ANDREA MARTÍNEZ ROZO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER UDES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE LA CALIDAD Y AUDITORIA EN

SERVICIOS DE SALUD

ESPECIALZIACIÓN EN GERENCIA DE INSTITUCIONES DE SALUD

BUCARAMANGA

2019

CONSULTORIA: DISEÑO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA FUNDACIÓN KARIT IBITA

JAIDITH TATIANA VERGARA IBARRA

COD: 19731023

TRABAJO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR EL

TÍTULO DE ESPECIALISTA EN GERENCIA DE INSTITUCIONES DE SALUD

XENIA BARRAGÁN LEAL

COD: 19751041

YURI ANDREA MARTÍNEZ ROZO

COD: 19751018

TRABAJO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR EL

TÍTULO DE ESPECIALISTA EN GERENCIA DE LA CALIDAD Y AUDITORÍA EN

SERVICIOS DE SALUD

ALEJANDRO DAVID MARTÍNEZ

DIRECTOR

LUIS REINA VILLAMIZAR

CODIRECTOR

UNIVERSIDAD DE SANTANDER “UDES”

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIADE LA CALIDAD Y AUDITORIA EN

SERVICIOS DE SALUD Y GERENCIA DE INSTITUCIONES DE SALUD

BUCARAMANGA

2019

DEDICATORIA

Mira que te mando que te esfuerces y seas valiente no temas ni desmayes porque Jehová tu Dios estará

contigo donde quiera que estés y fueres. Josué 1:9

A: Dios y mis padres Marta Ibarra y Mario Vergara. Por nunca dejar de enseñarme para vida, por mis

principios no negociables, por ser mi ejemplo y motivación, y sobre todo por ayudarme a creer que es

posible.

¡Gracias por tanto! Vergara Jaidith Tatiana

Le dedico a Dios, a mi madre BLANCA CECILIA LEAL, a mis hermanos, a mi esposo ANDRES

FRANCISCO PRADA CAMARGO y a mis hijos, estas personas en su día a día me brindaron su apoyo

incondicional a ser una mujer fuerte, emprendedora para conseguir mis objetivos sin importar los

obstáculos y dificultades.

¡Gracias por tanto! Xenia Barragán Leal

A Dios, la Virgencita que me acompaña en todo momento creando en mí una mujer más sabia y

paciente, a mi esposo UDAY CAMILO MORENO SALCEDO que me apoya incondicionalmente, y es mi

complemento perfecto para luchar cada día, a mis hermosas hijas que han traído una felicidad infinita

a mi vida y son mi motor impulsándome a salir adelante a pesar de las dificultades, y por último a mis

padres que han sido mis cómplices en todas las etapas de mi vida y han estado a mi lado en todo

momento.

¡Gracias por tanto! Yuri Andrea Martínez

AGRADECIMIENTOS

En todo tiempo ama el amigo y es como un hermano en tiempos de angustias. Prov. 22:7

A: los amigos Aidé Pinzón, Eliecer Cáceres. Por ser el apoyo y soporte en los tiempos que pensé no era

posible. Que la vida les retribuya y bendiga siempre …

¡Gracias por tanto! Vergara Jaidith Tatiana

Agradezco a mis compañeros de clase por su motivación para no desistir en los momentos de dificultad

y porque también de cada uno adquirí experiencia para la vida personal y profesional.

¡Gracias por tanto! Xenia Barragán Leal

Agradezco a mi familia que me apoyaron a seguir adelante en esta especialización, doy infinitas gracias

porque fueron una ayuda importantísima para poder cumplir al 100% con mis deberes como madre,

esposa, hija y compromisos académicos,

¡Gracias por tanto! Yuri Andrea Martínez

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN ....................................................................................................... 11

ABSTRACT ...................................................................................................... 12

introduccion .................................................................................................... 13

1. LA FUNDACIÓN KARIT IBITA “FUNKARIB ............................................ 14

CAMINO HACIA EL PENSAMIENTO INTERCULTURAL............................... 14

Misión: .............................................................................................................. 14

Visión: ............................................................................................................... 15

Ámbito De La Consultoría ............................................................................... 15

2. PLANTEAMIENTO DE LA CONSULTORÍA ............................................. 16

3. OBJETIVO DE LA CONSULTORIA .......................................................... 18

3.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 18

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 18

4. MARCO TEÓRICO .................................................................................... 19

4.1. GESTION DOCUMENTAL ....................................................................... 19

4.2. DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................... 21

4.3. VALOR AÑADIDO Y BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .. 28

Acceso Centralizado Y Sencillo ............................................................. 28

Seguridad ................................................................................................. 28

Ahorro De Tiempo.................................................................................... 28

Reducción De Redundancias ................................................................. 28

Agilidad Y Automatización: .................................................................... 28

Intercambio De Documentos: ................................................................. 28

Soporte Documental: ............................................................................... 29

Tipo Documental:..................................................................................... 29

Trámite De Documentos: ........................................................................ 29

Unidad Documental: ................................................................................ 29

Registro De Ingreso De Documentos: ................................................... 29

Reglamento De Archivo: ......................................................................... 29

Organización Documental: ..................................................................... 29

Documento De Archivo: .......................................................................... 29

Archivo: .................................................................................................... 29

5. METODOLOGÍA ........................................................................................ 30

Recopilación De Procesos Y Áreas Funcionales. ......................................... 30

Áreas Funcionales: .................................................................................... 30

Clasificación. .................................................................................................... 32

Ordenación. ...................................................................................................... 36

Implementación ................................................................................................ 37

6. RESULTADOS .......................................................................................... 39

7. CONCLUSIONES ...................................................................................... 42

8. RECOMENACIONES ................................................................................... 43

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................... 44

ANEXO ............................................................................................................ 46

LISTA FIGURAS

Figura 1. Formato de documento interno para la Fundación Karit Ibita.2019* ..... 33

Figura 2. Formato interno para el control y cambio de documentos empleados en

la Fundación Karit Ibita.2019* ......................................................................... 34

Figura 3 .Formato externo para la presentación y emisión de documentos

empleados en la Fundación Karit Ibita.2019* ................................................. 35

Figura 4 Formato rotulo de la documentación a archivar por área y

funcionalidad en tiempo de la Fundación Karit Ibita.2019* ............................. 37

Figura 5 .Sección de archivos Antes de la realización de la consultoría de gestión

documental de la Fundación Karit Ibita.2019* ................................................ 39

Figura 6.Sección de archivos después de la realización de la consultoría de

gestión documental de la Fundación Karit Ibita.2019* .................................... 39

Figura 7.Sección de archivos después de la realización de la consultoría de

gestión documental de la Fundación Karit Ibita.2019* .................................... 41

file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130479file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130480file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130480file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130481file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130481file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130482file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130482file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130483file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130483file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130484file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130484file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130485file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130485

Paradójicamente, en la era de la información, la humanidad está

en riesgo de perder la memoria.

Jorge palacio preciado

RESUMEN

Título: Diseño Del Proceso De Gestión Documental Para La Administración De La

Información En La Fundación Karit Ibita.

Autores: Barragán Leal Xenia, Martínez Rozo Yuri, Vergara Ibarra Jaidith Tatiana

Palabras Claves: gestión documental, Funkarib, archivo, información.

Descripción:

La gestión documental comprende la estructura, registro, almacenamiento,

recuperación y difusión de la información de una entidad o institución

independientemente de la función realizada, esta es una alternativa aplicada hoy

en día con el fin de dar un orden a los procesos de información manejados en

cualquiera entidad con el objetivo de obtener organización documental.

En Colombia se encuentran bajo el marco legal establecidas la ley general de

archivos(Ley 594 de 14 de Julio de 2000), la cual abarca normas generales para

su aplicabilidad en entidades públicas estatales; en este contexto la fundación

FUNKARIB (Karib Ibita- Camino Al Pensamiento Intercultural ), es una

organización de régimen especial por la que como entidad prestadora de servicios

en comunidades indígenas del departamento de Arauca con los siguientes

programas: modalidad presencial en desarrollo infantil en medio familiar,

modalidad propia, casa hogar, intervención, apoyo psicosocial, territorios étnicos

con bienestar ,y fortalecimiento de la cultura indígena u´wa requiere de igual

medida la implementación de estatutos organizaciones en el manejo de archivos

documentales que garanticen el orden para su manipulación de interés.

Un aspecto importante a resaltar es la conservación, administración, organización

y almacenamiento de la información, que es la gran preocupación de las empresas

debido a su complejidad que se requiere el uso e intención de manejo, por medio

del presente trabajo se realiza el diseño de gestión documental para la fundación

karit ibita con aplicabilidad para sus diversos servicios prestados a las diferentes

comunidades indígenas del Departamento de Arauca comunitario y cultural en las

diferentes comunidades indígenas del Departamento de Arauca.

ABSTRACT

Title: Design of the document management process for information management

in the Karit Ibita Foundation.

Authors: Barragán Leal Xenia, Martínez Rozo Yuri, Vergara Ibarra Jaidith Tatiana

Keywords: document management, Funkarib, archiving, information.

Description:

Document management includes the structure, registration, storage, retrieval and

dissemination of the information of an entity or institution regardless of the function

performed, this is an alternative applied today in order to give an order to the

information processes handled in Any entity with the objective of obtaining

documentary organization.

In Colombia they are under the legal framework established by the general law of

archives (Law 594 of July 14, 2000), which covers general rules for their

applicability in state public entities; In this context, the FUNKARIB Foundation

(Karib Ibita- Way To Intercultural Thought), is a special regime organization

whereby as a service provider in indigenous communities of the department of

Arauca with the following programs: face-to-face modality in child development in a

family environment , own modality, home, psychosocial intervention and support,

ethnic territories with well-being, and strengthening of the U'wa indigenous culture

requires equally the implementation of statutes organizations in the management

of documentary archives that guarantee the order for their manipulation of interest .

An important aspect to highlight is the conservation, administration, organization

and storage of information, which is the great concern of companies due to its

complexity that requires the use and intention of management, through this work

the design of Document management for the karit ibita foundation with application

for its various services provided to the different indigenous communities of the

Department of community and cultural Arauca in the different indigenous

communities of the Department of Arauca.

https://www.google.com/search?q=abstract&spell=1&sa=X&ved=0ahUKEwj--dSuyrrjAhVJs1kKHZ3gB4YQkeECCCsoAA

INTRODUCCION

La fundación tiene como objetivo el desarrollo integral de poblaciones vulnerables,

fomentando el bienestar social, la defensa de los derechos humanos, la unidad, el

territorio, la cultura y la autonomía, prestando servicios sociales y/o a través del

desarrollo de programas y proyectos culturales, productivos, de salud y de

protección integral para niños, niñas adolescentes, ancianos y sus familias,

basados en procesos de calidad técnicos, administrativos y legales teniendo en

cuenta enfoques diferenciales y en especial el enfoque étnico. Se proyecta a ser

una entidad altamente competitiva e idónea para potenciar procesos sociales,

culturales, ambientales, comunitarios, organizativos, territoriales en busca del

mejoramiento de la condición de vida de la población indígena del departamento

de Arauca. Al realizar un recorrido evaluativo en servicios operacionales y

procesos de calidad, se encontraron algunas limitantes que no permiten avanzar

en los procesos de auditorías generando así mismo un bloqueo en el proceso de

habilitación y acreditación. De igual forma al no desarrollar un plan anual de

auditoría interna en base a procesos de riesgos, talento humano, procesos

organizacionales, financieros, de contratación, comerciales, y procesos

estratégicos de mercadeo, basados en la documentación requerida según la

norma ISO 9001 de 2015, se genera una inmovilización en el desarrollo de

procesos de gestión de la calidad. Teniendo en cuenta la falta de documentación,

la ausencia de esquemas organizacionales informativos y mapas de procesos

necesarios para poder dar cumplimiento con los requisitos de la normatividad da

lugar a un retraso en los procesos de audiencia y revisión de la calidad. Teniendo

un impacto negativo al no contar con una estructura informativa en los procesos

de ejecución y procesos operacionales de la fundación karit ibita.

1. LA FUNDACIÓN KARIT IBITA “FUNKARIB CAMINO HACIA EL PENSAMIENTO INTERCULTURAL

La FUNDACIÓN KARIT IBITA “FUNKARIB” nace en el año 2012 por iniciativa de 6

profesionales indígenas de diferentes ramas, con el propósito de apoyar en el

mejoramiento de las condiciones de vida de poblaciones rurales, vulnerables y

especialmente a comunidades indígenas, a través de diferentes estrategias;

FUNKARIB al año 2018 ha adelantado diferentes contratos y convenios de aporte

en los cuales ha venido desarrollando su objeto social desde diferentes campos y

áreas del conocimiento así como un alto reconocimiento por ser una entidad sin

ánimo de lucro.

Fomentar el bienestar social, la defensa de los derechos, la unidad, el territorio, la

cultura y la autonomía las cuales reflejamos en este informe anual al señalar los

programas y actividades desarrolladas durante el año 2017 en las cuales hemos

articulado procesos técnicos y administrativos para el fortalecimiento de los planes

de vida, la autonomía y la cultura de los grupos étnicos.

Bajo la anterior premisa fijamos como objetivo primordial Contribuir al desarrollo

integral de poblaciones vulnerables, fomentando el bienestar social, la defensa de

los derechos humanos, la unidad, el territorio, la cultura y la autonomía, prestando

servicios sociales y/o a través del desarrollo de programas y proyectos culturales,

productivos, de salud y de protección integral para niños, niñas adolescentes,

ancianos y sus familias, basados en procesos de calidad técnicos, administrativos

y legales teniendo en cuenta enfoques diferenciales y en especial el enfoque

étnico.

Misión: La FUNDACION KARIT IBITA “FUNKARIB” Es una entidad de profesionales

indígenas de la Orinoquia, que busca el fortalecimiento cultural, organizativo, y el desarrollo

de procesos propios e interculturales con las poblaciones vulnerables y especialmente con

la población indígena, respetando la autonomía y la cosmovisión de cada grupo social.

Visión: La FUNDACION KARIT IBITA, proyectada a ser una entidad altamente

competitiva e idónea para potenciar procesos sociales, culturales, ambientales,

comunitarios, organizativos, territoriales de pervivencia y sobrevivencia de las

distintas culturas de nuestro contexto, en busca del mejoramiento de las condiciones de

vida de las poblaciones vulnerables.

Ámbito De La Consultoría

La consultoría se realizará en la sede principal ubicada en la dirección Cra 17 Nº

28-48 Barrio modelo en el municipio de Saravena-Arauca

2. PLANTEAMIENTO DE LA CONSULTORÍA

Hoy en día para las diferentes empresas manejar un ambiente organizado en la

utilización de sus archivos y soportes informativos(Programa de Gestión

Documental -PGD, 2019), ilustra la oportunidad de hacer más eficientes sus

procedimientos, resguardando explícitamente la información necesaria además de

cumplir con la legislación, e incentivar efectivamente el alcance de la misión,

visión y políticas propuestas.

En este sentido la Fundación Karit Ibita conocida comúnmente como una entidad

solidaria, eficaz y oportuna, al momento de atender las necesidades integrales de

las diferentes comunidades étnicas indígenas del departamento de Arauca, ha

dispuesto de un completo equipo interdisciplinario en la parte operacional para

poder llevar a cabo la ejecución de sus actividades: administrativas, pedagógicas,

educativas, financieras, psicológicas y artísticas.

Al realizar un recorrido evaluativo en servicios operacionales y procesos de

calidad, se encontraron algunas limitantes que no permiten avanzar en los

procesos de auditorías generando así mismo un bloqueo en el proceso de

habilitación y acreditación. De igual forma al no desarrollar un plan anual de

auditoría interna en base a procesos de riesgos, talento humano, procesos

organizacionales, financieros, de contratación, comerciales, y procesos

estratégicos de mercadeo, basados en la documentación requerida según la

NORMA ISO 9001 DE 2015, se genera una inmovilización en el desarrollo de

procesos de gestión de la calidad.

Teniendo en cuenta la falta de documentación, la ausencia de esquemas

organizacionales informativos y mapas de procesos necesarios para poder dar

cumplimiento con los requisitos de la normatividad da lugar a un retraso en los

procesos de audiencia y revisión de la calidad. Teniendo un impacto negativo al no

contar con una estructura informativa en los procesos de ejecución y procesos

operacionales de la fundación KARIT IBITA.

Este mejoramiento de la calidad tendría un impacto significativo sobre los costos, y

procesos de habilitación totales del sistema. Esta información debe ser identificada

y vigilada por la alta dirección como factor importante en el manejo y ejecución de

la misma siendo utilizada por aquellas personas que la necesitan. Al término de la

consultoría, se presentarán sus resultados, a través de un listado de posibles

soluciones lógicas, objetivas, imparciales y constructivas, poniendo de manifiesto

los errores encontrados.

Por ende, se hace necesario formular opciones de mejora como lo es la

consultoría: Diseño Del Proceso De Gestión Documental Para La Administración

De Información En La Fundación Karit Ibita Empleada Y Adquirida Durante La

Ejecución De Sus Actividades En El Departamento De Arauca, con el fin de

contribuir académicamente a la institución y generar formas de aplicabilidad futura.

3. OBJETIVO DE LA CONSULTORIA

3.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar el proceso de gestión documental para la administración de información

en la Fundación Karit Ibita empleada y adquirida durante la ejecución de sus

actividades en los procesos administrativos de su sede principal.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar cada área de la fundación Karit Ibita según sus procesos

documentales y sus archivos manejados relacionados con su función.

Establecer los diferentes formatos a usar en cada área de la fundación Karit

Ibita.

Diseñar y organizar los formatos de clasificación de la documentación de la

fundación Karit Ibita durante los años 2012 a 2018 de acuerdo con el área

de generación.

4. MARCO TEÓRICO

4.1. GESTION DOCUMENTAL

La administración y el control del enorme volumen de los documentos externos e

internos, que forman parte de los procesos de negocios en la administración

pública o empresarial, se ha convertido en un reto que ha promovido la adopción

de diferentes herramientas que facilitan su gestión, nos brindan mejoras

importantes en su control y aportan considerables reducciones de tiempo de

búsqueda, manipulación y ahorro de gastos, muy significativos en nuestros

procesos administrativos.

En Colombia se han creado diversas leyes, decretos y acuerdos encaminados a la

organización de la gestión documental en el sector público, sin embargo uno de

los campos a los cuales se dirigen estas normativas permiten de su aplicabilidad

para otros sectores como el privado; en esto el programa para la gestión

documental –PGD 2020-2024 resume las normativas legales vigentes de las

cuales se toman algunas como(Documental & Mintic, 2014):

Ley 594 de 2000: ley general de archivos

Ley 1581 de 2012: ley de protección de datos generales

Código de Procedimiento Penal: Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio

de documento privado.

Código Procedimiento Civil: Artículo 251. “Distintas clases de documentos.

Son documentos los escritos impresos, planos, dibujos, cuadros,

fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas,

radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general,

todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las

inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

Decreto 2620 de 1993: Procedimiento para la utilización de medios técnicos

adecuados para conservar los archivos de los comerciantes

Decreto 2482 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales

para la integración de la planeación y la gestión.

Acuerdo AGN 11 de 1996: Criterios de conservación y organización de

documentos

Acuerdo AGN 47 de 2000: Acceso a documentos.

Acuerdo 005 DE 2013: Por medio del cual se establecen los criterios

básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en

las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se

dictan otras disposiciones

Acuerdo 002 DE 2014: Por medio del cual se establecen los criterios

básicos para creación, conformación, control y consulta de los expedientes

de archivo y se dictan otras disposiciones

Circular 002 DE 1997: Parámetros a tener en cuenta para la

implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.

Norma Técnica Colombiana NTC 4095: Norma general para la descripción

archivística.

Acuerdo 005 DE 2013: Por medio del cual se establecen los criterios

básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en

las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se

dictan otras disposiciones.

Actualmente se implementan sistemas, que cada día son más sofisticados y

pueden incluir en su gestión también objetos multimedia como imágenes, audio y

video. Aunque se solape con la definición de los Sistemas de Gestión de

Contenidos, no queremos confundirlo, ya que el término de Gestión de Contenidos

se aplica más específicamente a los objetos y la información usada en un entorno

Web.

Software de gestión documental (en inglés, Document Management System) son

todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes

cantidades de documentos, que rastrean y almacenan documentos electrónicos o

imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización

clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información

almacenada en una base de datos.”

Como vemos aquí se ha traducido la palabra “System” por “Software”.

Normalmente un sistema de gestión documental se compone de software

(herramientas / programas) más o menos integrados. La elección de utilizar

herramientas individuales o un sistema integrado depende realmente de la

complejidad del proceso que se quiera gestionar y el nivel de integración de los

programas con los procesos administrativos.

Hay una gran variedad de “sistemas” de gestión documental. Su funcionalidad

puede empezar por algo tan simple como el registro de documentación que entra y

sale, hasta permitir un control de procesos tan sofisticados que cubran cada paso

del ciclo de vida de un documento, incluyendo sus documentos relacionados, y

llegan a automatizar al máximo procesos de negocio que atraviesan varios

departamentos.

Es importante resaltar que antes de embarcarse en un proyecto de implantación

de un sistema de gestión documental es imprescindible marcar los objetivos que

se quiere alcanzar y hacer un análisis exhaustivo de los procesos a incluir en su

gestión. Para ello hay que contar con los servicios de expertos en la materia, que

ofrecen orientación hacia la solución más idónea. Sólo así se podrá asegurar que

la inversión en el sistema nos aporte los resultados esperados. Hay una larga lista

de proyectos que fallaron por subestimar la importancia de una preparación

adecuada.

4.2. DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Cuando hablamos de los sistemas de gestión documental no debemos olvidar que

cuanto más alto es el grado de digitalización de la información que forma parte de

los procesos, mayor es el grado de control y automatización que podemos

conseguir.

El primer paso consiste en definir qué documentos forman parte de nuestros

procesos, cómo podemos incluirlos en nuestro sistema de gestión documental y

qué información extraer y almacenar juntamente con los documentos en su base

de datos. Una vez incluida la información, definimos su ciclo de vida, cómo

interactúan con los demás procesos y de qué forma podemos integrar los mismos.

Lo más probable es que nos encontremos con información que proviene de

diferentes fuentes y que está en formatos diferentes. Parte de ella en formato

digital, almacenado en ficheros o bases de datos, y otra en forma de documentos

impresos.

Si la información proviene de otras bases de datos o tiene el formato que estamos

manejando de uso diario su consulta y extracción se dificulta, esto se complica

algo más cuando el documento viene del exterior en formato papel, como por

ejemplo una factura. Pero si la solución incluye un sofisticado programa de

reconocimiento de caracteres ópticos (OCR = Optical Character Recognition), ya

hemos dado un paso importante. Con un escáner u otro dispositivo de

digitalización convertimos el documento no sólo en una imagen, sino que también

llegamos a “leer” electrónicamente su contenido. Si el sistema nos permite

reconocer y definir qué partes del documento necesitamos incluir en la base de

datos (número de factura, fecha, productos, importes, etc.), tenemos toda la

información necesaria en nuestro sistema de gestión documental

La digitalización de la información vía OCR nos facilita la integración de todo tipo

de documentación en la gestión de procesos y flujos de trabajo(Patricia Russo,

n.d.).

Tener toda información en forma digital y estructurada en una base de datos es

fundamental para lograr una gestión documental avanzada. En un sitio

centralizado podemos encontrar fácilmente los documentos y establecer las reglas

de quién puede acceder, modificar y borrar/archivar su información.

Pero queremos ir más allá y agilizar nuestros procesos de negocio. Uno de los

pilares de nuestra solución de gestión documental es conocer los distintos

formatos de digitalización, lo cual nos permite especificar cada paso de un

proceso, con sus actividades y dependencias relacionadas y los departamentos y

roles involucrado. Además, ayudan a reducir el tiempo empleado en la

administración de las tareas, minimiza la probabilidad de olvidos y fallos en el

proceso.

Otro punto importante es mirar hacia el final del ciclo de vida de un documento y

poder definir qué “destino” toma cierta documentación después de un tiempo

determinado. ¿Quién recuerda cuándo se borran, archivan, etc.? En muchos

casos estás tareas se pueden automatizar completamente.

Ejemplo de aplicación de la gestión documental en un proceso de Recursos

Humanos a continuación vamos a ver un ejemplo ilustrativo, de un proceso de

contratación y pago de nóminas donde interactúan el departamento de RRHH y

contabilidad, y como agente externo, el banco que efectúa las transferencias a los

empleados.

Empezamos por la base, que es la creación de formularios estándar de

contratación que contienen gran parte de la información necesaria para nuestro

workflow. La primera página del contrato tiene todos los datos operativos, como el

domicilio, nómina, porcentaje de la variable, datos fiscales y bancarios. Dada la

importancia que la información contenida en el contrato tiene para los procesos

afectados, el documento se elabora conjuntamente entre varios departamentos y

sigue un proceso de aprobaciones, antes de que se haga accesible a los

empleados de RRHH.

Una vez firmado el contrato por las partes implicadas se procede a su escaneo y

digitalización vía OCR, para guardar una copia como imagen y los detalles

operativos en nuestra base de datos centralizada. Mediante este sistema, nos

hemos ahorrado tener que teclear los datos a mano, y naturalmente, hemos

establecido una política de permisos mediante la cual sólo tienen acceso las

personas con las autorizaciones asignadas.

Se generan unas tareas específicas, definidas para la incorporación de nuevos

empleados, por ejemplo, gestionar el alta en la Seguridad Social, y se avisa a las

personas responsables. En caso de no terminar la actividad en el tiempo

estipulado, se envía un aviso a una instancia superior.

Llegado fin de mes, se lanza el proceso de pago de nóminas. El cual accede por

un lado a los datos de la nómina y también al sistema CRM, donde se guardan las

ventas efectuadas por el empleado. Según el porcentaje cumplido del variable y

demás datos, se genera un registro para cada empleado. Estos registros llevan

también la información del responsable que tiene que aprobar el pago de cada una

de las nóminas. Vía correo electrónico y/o a través de nuestro sistema de gestión

documental, envía un aviso a los responsables. Una vez aprobados, avisa a

administración, que lanza el proceso de impresión de las nóminas, que a la vez

genera un lote de órdenes de trasferencias en un fichero con formato XML que se

transmite al banco encargado de hacer las transferencias. El banco procesa el lote

y devuelve el fichero con el estatus de cada transacción. Actualizamos nuestra

base de datos, y si había alguna incidencia nuestro sistema de workflow/gestión

documental, avisa a la persona definida en el sistema para cada caso. Para las

transferencias que se han procesado correctamente, el sistema actualiza la

aplicación de contabilidad y también el sistema CRM.

Entre los diferentes aspectos se debe tener presente: para la escogencia de

un software idóneo con la capacidad de respuesta a todos los procesos de

implementaciones en la gestión documental debemos tener en cuenta(Bruce,

2013a, 2013b; Documental, n.d.; Gestion documental, 2008; Especial, 2018; León,

2010; Maya, 2013):

La Imagen digital: La diferencia entre una reproducción fotográfica

ordinaria (analógica) y una reproducción fotográfica digital estriba en que la

primera obtiene la imagen sobre una emulsión química fotosensible

(película fotográfica), mientras que la reproducción digital captura una

imagen de formato electrónico por medio de un sensor y construye su

representación mediante una cadena de bits. Esta cadena de bits,

interpretada por un ordenador, presenta una reproducción de la imagen en

pantalla. Las imágenes digitales se pueden obtener de varias formas: Por

medio de dispositivos de conversión analógica-digital, como son los

escáneres y las cámaras digitales. Y Directamente mediante programas

informáticos.

Resolución digital: La resolución de la imagen viene dada por el número

de pixeles (nº de filas x nº de columnas) que tiene la imagen. Cuanto mayor

sea este número mayor será la resolución. La medida de la resolución se

determina por el número de píxeles leídos en una distancia lineal de una

pulgada (2,54 cm) en el documento digitalizado. Las unidades más

utilizadas son “puntos por pulgada” o dots per inch (dpi), y los “píxeles por

pulgada” o pixels per inch (ppi). Conviene no confundir dpi (dots per inch o

puntos por pulgada) con ppi (pixels per inch o píxeles por pulgada). Los

píxeles por pulgada hacen referencia a la resolución a la que ponemos

nuestras imágenes para impresión. La imagen se puede imprimir con más o

menos calidad de impresión, es decir, con más o menos cantidad de puntos

de tinta de la impresora. Los puntos por pulgada determinan la matriz de

resolución con que imprimirá la impresora.

Tamaño del fichero: El tamaño del fichero se calcula multiplicando el área

de superficie (ancho por alto) del documento a digitalizar (en pulgadas), por

la profundidad en bits (en bits/píxel) y por el cuadrado de la resolución

(ppi2). Dado que el tamaño del archivo se representa en Bytes (8 bits),

dividiremos el resultado por 8. Por ejemplo, para una página A4 en blanco y

negro, profundidad 1 bits/píxel, digitalizada a resolución de 300 ppi, el

tamaño del archivo será: 8.700.632 píxeles / 8 (bits/Byte) = 1,04 MegaBytes

Compresión: La compresión se utiliza para reducir el tamaño del fichero de

imagen para su almacenamiento, su procesamiento y transmisión. El

tamaño del fichero para las imágenes digitales puede ser muy grande, lo

que requiere mayores recursos informáticos para su almacenamiento,

procesamiento y transmisión.

Formatos de ficheros: Existen diferentes formatos de ficheros de

imágenes en el mercado. Cada uno con sus características específicas, sus

ventajas e inconvenientes en relación a su capacidad para soportar

distintas profundidades de bits, de colores, metadatos, de aceptar o no

distintas técnicas de compresión, etc. Señalaremos los siguientes:

o BMP (Windows Bitmap): es el formato propio del programa Microsoft Paint,

perteneciente al Sistema operativo Windows. Puede guardar imágenes de

24 bits (16,7 millones de colores), 8 bits (256 colores) y menos. Proporciona

gran calidad para imágenes en color. Es un formato estándar y

ampliamente soportado. Es de fácil integración en aplicaciones y entornos

Windows. En contrapartida, este formato no permite apenas la compresión

de los ficheros, lo que genera archivos demasiado grandes. Además,

carece de metadatos.

o GIF (Graphic Interchange Format): es un formato que utiliza compresión sin

pérdida de calidad para imágenes de hasta 256 colores, limitados por una

paleta restringida a este número de colores. Por ese motivo, con imágenes

con más de 256 colores (profundidad de color superior a 8), la imagen debe

adaptarse reduciendo sus colores, con la consiguiente pérdida de calidad.

Admite un alto grado de compresión. Se trata de un formato estándar

ampliamente soportado y muy usado. Tiene capacidad para soportar la

animación y no necesita de una aplicación externa para su visualización en

web.

o TIFF (Tagged Image File Format): Es un formato de fichero digital que

acepta la compresión sin pérdidas, por lo que se conserva la información

original completa. Se trata de un formato estándar y de uso libre, y es el

más utilizado con fines de conservación. Proporciona gran calidad para

imágenes en color (32 bits), escala de grises y blanco y negro. Su principal

inconveniente es el alto volumen de almacenamiento requerido motivado

por el tamaño del archivo que genera.

o JPEG (Joint Photographic Experts Group): Se trata de un formato de gran

calidad para imágenes en color (24 bits) que ofrece un alto grado de

compresión, aunque ésta siempre es con pérdidas. Pese a que esa pérdida

no siempre se traduce en una “pérdida visual”, cada vez que se edita y se

guarda una imagen jpg se producen pérdidas de calidad, por lo que no es

recomendable para ficheros maestros. Es un formato estándar muy usado.

o PDF (Portable Document Format): es un formato de almacenamiento de

documentos compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto),

desarrollado por la empresa Adobe Systems. Este formato permite distintos

grados de compresión, aunque siempre con pérdidas. Es un estándar muy

extendido y mantiene una calidad muy buena. El Pdf es idóneo para

imprimir y crear documentos secuenciales con páginas múltiples. Puede

generarse desde cualquier aplicación mediante la instalación de una

impresora virtual en el sistema operativo, en caso de usar aplicaciones sin

esa funcionalidad embebida.

o El PDF/A, basado en un subconjunto del formato PDF, es el estándar ISO

(ISO 19005-1:2005) para la preservación de los documentos electrónicos a

largo plazo. SVG (Scalable Vector Graphics): Es una especificación para

describir gráficos vectoriales bidimensionales, tanto estáticos como

animados. La imagen vectorial, a diferencia de un mapa de bits, puede ser

escalada, tanto como se requiera, sin pérdida de calidad de imagen. Las

imágenes SVG pueden salvarse comprimidas. Tiende a comprimirse muy

bien, llegando a ser ficheros mucho más pequeños. Aun así, a menudo el

fichero vectorizado original (SVG) o gráfico vectorial es más pequeño que la

versión de mapa de bits.

o PNG (Portable Network Graphics): es un formato gráfico basado en un

algoritmo de compresión sin pérdida para bitmaps no sujeto a patentes.

Este formato fue desarrollado en buena parte para solventar las deficiencias

de formato GIF y permite almacenar imágenes con una mayor profundidad

de contraste y otros datos importantes.

o RAW: El formato RAW, cuya traducción literal del inglés al castellano

significa “crudo”, es un formato de archivo digital de imágenes que contiene

la totalidad de los datos de la imagen tal y como ha sido captada por el

sensor digital de la cámara fotográfica. Sería, por así decirlo, el “negativo de

una cámara digital”. El formato RAW generalmente lleva aplicada

compresión de datos sin pérdida de información. Debido a que contiene la

totalidad de los datos de la imagen captada por la cámara y una mayor

profundidad de color, sus ficheros tienen un tamaño de archivo muy grande,

a pesar de que, generalmente, usan compresión.

4.3. VALOR AÑADIDO Y BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

A continuación, enumeramos algunos de los beneficios más destacados de la

implantación de un sistema de gestión documental:

Control sobre quién puede acceder a los documentos, en qué momento, y qué

actividades puede efectuar sobre las mismas.

Acceso Centralizado Y Sencillo: a toda la documentación relevante de la

empresa y posibilidad de colaboración de varias partes en un mismo documento.

Seguridad: no sólo a la hora de controlar el acceso, sino también en la custodia y

copias de seguridad que supone la adopción de las nuevas tecnologías y bases de

datos.

Ahorro De Tiempo: a la hora de buscar la documentación, y de costes en su

gestión y almacenamiento.

Reducción De Redundancias: como duplicidad de documentos, fotocopias,

grabaciones de datos.

Agilidad Y Automatización: de las tareas administrativas con la creación de

flujos de trabajo (workflows) que permiten integrar documentos y procesos de

negocio en un entorno controlado y actividades claramente definidas y

monitorizadas.

Intercambio De Documentos: en formato electrónico entre empresas, incluyendo

el formato estándar XML y la verificación con certificados y firmas digitales.

Para no olvidar el “efecto secundario” positivo de la mayor satisfacción de los

clientes internos y externos.

El presente glosario recoge las definiciones establecidas por el Archivo General de

la Nación en el Acuerdo 027 de 2006 y el Decreto 1080 de 2015(Campillo Torres,

2010; Colciencias, n.d.; Documental & Mintic, 2014).

Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los

materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos

audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tipo Documental: Documentos cuyo contenido y estructura revelan una actividad

o acción, posibilitando su clasificación e inventario Ej.: Actas, facturas, informes,

etc.

Trámite De Documentos: Recorrido del documento desde su producción o

recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo

tipo documental, o compleja, cuando la Programa de Gestión Documental -PGD

2019 - 2024 51 constituyen varios, formando un expediente.

Registro De Ingreso De Documentos: Instrumento que controla el ingreso a un

archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes

de dependencias, instituciones o personas naturales.

Reglamento De Archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos

y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

Organización Documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Documento De Archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o

privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para

servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a

los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

5. METODOLOGÍA

La siguiente consultoría se desarrollara en las siguientes fases(Anticorrupci,

Atenci, & Ciudadano, 2015; Colombia, 2016; Documental, n.d.; Gestion

documental, 2008; Documental & Mintic, 2014; Maya, 2013).

Fase #1

Recopilación De Procesos Y Áreas Funcionales.

Los materiales consultados han sido documentos jurídicos y normativos

relacionados con las disposiciones generales para la Conservación del Patrimonio

Documental en diferentes organizaciones empresariales. Se identificó cada

proceso administrativo propio de la fundación Karit Ibita y sus funciones a ejercer,

con el fin de recopilar la información pertinente y relacionada a cada área.

Áreas Funcionales:

Gerencia: persona nombrada con la capacidad de liderazgo y manejo

administrativo del que derivan funciones y delegaciones propias de la

institución con el fin de alcanzar un bien común y en equipo (Rol &

Gerente, n.d.).

Revisoría Fiscal Y Contador Público: persona responsable de llevar a

cabo la administración financiera y velar por el buen funcionamiento de los

componentes activos y pasivos de la institución y de mantener en lo posible

un equilibrio de estos ,como también del manejo de los presupuestos,

asesorías de orden financiero, asesoría tributaria y contrataciones

realizadas en pro de la entidad(Chaverra, 2013).

Gestión Financiera: liderado por un grupo de personas encargadas de

ejecutar acciones de presupuestos concernientes al flujo de entrada y

salida de dinero, convenios, entre otros.

Gestión Talento Humano: conformada por la Concertación Con

Gobernadores De Población Beneficiada, Coordinación, Auxiliar

Administrativo, Equipo De Salud Nutrición, Equipo Psicosocial, Agentes

Educativos.

Gestión Ambiente Físico Y Tecnológico: es un proceso de apoyo del

cual se le da relevancia absoluta a las condiciones de infraestructura,

soporte físico y tecnológico para realizar adecuadamente las diversas

funciones de acuerdo a su capacidad instalada y de implementación de

hardware y software.

Gestión De Almacén: de la cual se destina para el almacenamiento interno

de las diferentes herramientas de trabajo con modalidad pedagógica,

recreativa y deportiva.

Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo: encargado de velar con el

cumplimiento de las condiciones establecidas por NORMAS relacionadas a

la LEY 1562 de 2012 Y El Decreto 1443 De 2014 con las que hacen

referencia a las condiciones del ejercicio laboral y vinculación al sistema de

riesgos laborales(El Congreso de la República de Colómbia, 2012;

Ministerio del Trabajo, 2014).

Gestión De Logística Y Transporte: por la que se realiza apoyo

institucional para la puesta en marcha de eventos y organización de

presentación de impacto comunitario y propio de la fundación.

Gestión Documental: refuerza el proceso de una buena organización en la

manipulación de los documentos y archivos de la fundación de acuerdo a

su función y origen de radicado o respuesta externa.

Código Que Se Le Asigno A Cada Área Para Ubicación De La Documentación

Gerencia (GER: 001…)

Revisoría Fiscal Y Contador Público (REV F -CON P: 001…)

Gestión Financiera (GFA: 001...)

Gestión Talento Humano (GTH: 04)

Gestión Ambiente Físico Y Tecnológico (GAMT: 001…)

Gestión De Almacén (G ALM: 001...)

Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo (GSS: 001...)

Gestión De Logística Y Transporte (G L-T: 001…)

Gestión Documental (GD:001…)

Fase #2

Clasificación.

En esta fase se seleccionó la documentación generada por cada una de las

dependencias de la FUNDACION KARIT IBITA desde el año 2012 al 2018 para la

Implementación del Sistema Institucional de Archivos en la fundación, La cual

permitirá identificar la procedencia de cada documento emitido según su finalidad

a cumplir para agrupar la información existente.

En esta fase se prosiguió a la elaboración de los formatos según la categorización,

relevancia y funcionalidad de la siguiente manera.

1. Para documentos de implementación interna relacionados a manuales y

formatos de usos: Una vez establecidas las áreas y procesos de la

fundación KARIT IBITA se prosiguió a la clasificación de los documentos de

acuerdo de la radicación emitida con un encabezado y sección de cambios.

El encabezado constara de(Colombia, 2016):

Logotipo de la fundación Karit Ibita, al lado izquierdo de la página.

Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).

Código del documento al lado superior derecho de la página.

Versión actual del documento al lado derecho central de la página.

Fecha de la versión al lado derecho inferior indicando el mes en letras

Páginas del documento

Ejemplo Del Encabezado:

Ejemplo De Cambios Y Control De Documento

Al finalizar la última página del documento se encuentra una tabla para mantener

los controles de los cambios que han sufrido el documento en cada una de sus

Sistema Integrado De Gestión

FUNDACION KARIT IBITA

Código. SIG-GDO-001

Versión: 01

Fecha: 03-10-2019

Página: 1 de 2

Tipo Letra

Arial

Tamaño: 12

Tipo Letra

Arial

Tamaño: 8

*Cada formato contendrá este tipo de información según sea su procedencia, se actualizará según su necesidad de funcionamiento. Gestión documental Funkarib. Saravena 2019

Figura 1. Formato de documento interno para la Fundación Karit Ibita.2019*

versiones y otra tabla con el control de documentos que indica nombre y cargo de

quién elaboró, revisó y aprobó la presente versión.

TIPO

DOCUMENTO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Proceso

Gestión

Documental

FIRMA:

NOMBRE:

Juan Pérez

Ana Castro

Carmen López

CARGO:

Representante de

la Dirección para

el SIG

Comité Directivo

Comité Directivo

FECHA: 04-10-2019 05-10-2019 06-10-2019

Figura 2. Formato interno para el control y cambio de documentos empleados en la Fundación Karit Ibita.2019*

*Cada documento actualizado contendrá este tipo de información según sea su procedencia. Gestión documental Funkarib. Saravena 2019

2. Para documentos de implementación interna y externa relacionados a

circulares y respuestas a procesos:

Fa

Dependencia

Quien emite

Pie de página con su

respectivo

redireccionamiento

Versión del

documento

Tipo

Información

emitida

Logo de la

fundación

*Cada documento será emitido según sea la información y priorización dado el área. Gestión documental Funkarib. Saravena 2019

Figura 3 .Formato externo para la presentación y emisión de documentos empleados en la Fundación Karit Ibita.2019*

Fase # 3

Ordenación. Se realizo la organización de documentación física que se tiene del año 2012 al

2018 la cual consistió en dar organización a todos los tipos de documentos que se

han generado en la fundación, y que a su vez dan respaldo a la optimización de

tiempo en la búsqueda de información, esta se empleará a través de carpetas u

expedientes respectivos.

Ejemplo De Rotulo

La persona encargada de la dependencia envía los documentos del archivo de

gestión al Archivo Central.

La rotulación de las cajas como unidades de almacenamiento se identifican

teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental de la dependencia que

transfiere.

Si se utilizan cajas X100, el tamaño del rótulo corresponde a 1/2 de hoja tamaño

carta.

Se diligencia el rótulo, para su identificación con los siguientes datos:

1. Nombre de la Entidad

2. Código y Nombre de la Dependencia

3. No. de Caja.

4. Código y Nombre de la Serie/Subserie Documental

5. No. unidad archivística (Carpetas, Libros, Tomos)

6. Asunto, Carpeta, Contenido, expediente, etc.

7. No. total, de Unidades en la caja

8. Fechas Extremas DESDE - HASTA

9. Ubicación, Identifica el No. de Estante

ROTULO PARA IDENTIFICACIÓN DE CAJAS DE ARCHIVO X100

10,8 cms

(1) FUNDACION KARIT IBITA

HOJA TAMAÑO

CARTA CAJA No. < (3) No.>

1/4

13,5 cms

No. TOTAL UNIDADES

DESDE

HASTA

UBICACIÓN

< (9) No. Estante>

Fase # 4.

Implementación

Se realizó la justificación a la junta directiva de la fundación KARIT IBITA la

empresa maneja una cantidad considerable de información, la cual, si no es

tratada de manera correcta, podría generar problemas que afecten directamente la

eficiencia de la empresa. Para evitar dicha situación o para contrarrestarla, existen

varias herramientas y estrategias propias de la gestión documental lo cual lo

Figura 4 Formato rotulo de la documentación a archivar por área y funcionalidad en

tiempo de la Fundación Karit Ibita.2019*

*Cada documento será archivado en cajas identificadas por área de emisión. Gestión documental Funkarib. Saravena 2019

explicamos en el diseño del proceso de gestión documental para la administración

de la información en la fundación karit ibita desarrollando las capacitaciones en

cada una de las subsedes para que la información se compartida con sus grupos

de trabajo todo con la finalidad de obtener organización documental para la

empresa.

6. RESULTADOS

*corresponde al área de archivos documentales de la fundación. Gestión documental Funkarib. Saravena 2019

Figura 5 .Sección de archivos Antes de la realización de la consultoría de gestión documental de

la Fundación Karit Ibita.2019*

Figura 6. Sección de archivos después de la realización de la consultoría de gestión

documental de la Fundación Karit Ibita.2019*

*identificado con elarea y seccion del archivo correspondiente.

file:///D:/Users/PC/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130484file:///D:/Users/PC/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130484file:///D:/Users/PC/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130484

Figura 7.Sección de archivos después de la realización de la consultoría de gestión documental de la Fundación Karit Ibita.2019*

*corresponde al área de archivos documentales, archivos Gestión documental Funkarib (formato diligenciado). Saravena 2019

7. CONCLUSIONES

Se concluye que, gracias a la realización de la anterior consultoría, la fundación

karit ibita participa en un mejoramiento del proceso de gestión documental de

archivos emitidos en una primera fase comprendida entre los años 2012 hasta

2018, haciendo de esto un estatus de ordenamiento y mayor flexibilidad de

búsqueda archivística de la información, como también la optimización dentro de

la institución de la búsqueda informativa.

Se identifico según cada área los archivos emitidos y se le dio la ruta de

manejo para el proceso de gestión documental con el fin de mitigar tiempo

de manejo y aumenta la eficiente competitiva de manejo interno de la

fundación.

Por otra parte, con la implementación de los formatos creados de uso

interno para los manuales como de uso externo para los posibles

comunicados o solicitudes se logra, estimular la competitividad de la

fundacion como ente socio cultural de impacto comunitario, identificando

cada área de la fundación Karit Ibita según sus procesos documentales y

sus archivos manejados con su función.

Se diseño y organizó los formatos de acuerdo a la vigencia de la

documentación existente, se debe tener en cuenta que durante la revisión e

inspección de la documentación se encontró que solo el 25% de los

archivos estaban presentes en el periodo comprendido 2012-2013 el resto

de información para ese tiempo se habría extraviado por la ausencia de una

organización en la gestión documental, estos archivos no reposan ni en

medio físico ni magnético, a partir del 2014 hasta el 2018 se cuenta con la

mayoría de la información debido a que se implementa como política

interna de la fundación la creación y copia de registros de archivos

relacionados con proyectos y demás actividades ejecutadas.

8. RECOMENACIONES

Dado a que es una entidad de orden departamental se recomienda ante una

segunda iniciativa de mejoramiento en la gestión documental y por su complejo

manejo manual el uso de un software que facilite a un mas este proceso ante las

demás sedes de manera descentralizada y a la vez innovadora. Entre estos esta

Qualityweb360 software de gestión documental, que presta servicios de:

Control De Documentos

Auditorías Internas

Acciones Correctivas

Requisiciones De Personal

Proyectos De Mejora

Quejas

Capacitaciones

Clima Laboral

Evaluación Del Personal

Mantenimiento

Evaluaciones De Proveedores

Satisfacción Del Cliente

Indicadores De Desempeño Kip’s

Gestión De Riesgo De La Calidad

Con un valor de inversión anual: $3.60.000 pesos colombianos a la fecha -

modalidad cliente premium, contiene una prueba gratis de 14 días.

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ANEXO