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Conhecimentos Específicos – Arquivologia
Professor Darlan Eterno
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Aula XXConhecimentos Específicos
Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios.
Noções de Arquivologia
Professor Darlan Eterno
Lei 8159/91Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei,
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou
a natureza dos documentos.
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Finalidades do Arquivo- Servir á
Administração- Servir á História
Função dos Arquivos
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Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios.
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Finalidades do Arquivo
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Aula XXArquivologia
1.Classificação dos Arquivosa) Extensão Setorial Central/Geral
1.Classificação dos Arquivosb)Entidade Mantenedora Público Privado
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1.Classificação dos Arquivosc) Estágios de Evolução Corrente Intermediário Permanente
1.Classificação dos Arquivosd)Natureza dos Documento Especial Especializado
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Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e
princípios. Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno
Princípios Arquivísticosa) Organicidade
b) Unicidade
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Princípios Arquivísticoc)Proveniência(respeito aos fundos)
d) Ordem original
Princípios Arquivísticose) pertinência: documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original.
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Arquivologia – Princípios Arquivísticos – Prof. Darlan Eterno
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Princípios ArquivísticosF)Princípio da reversibilidadePrincípio segundo o qual todoprocedimento ou tratamento empreendidoem arquivos pode ser revertido, senecessário. É aplicado na restauração dedocumentos.
Princípios Arquivísticosh)Territorialidade :Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos.
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Aula XXArquivologia
Características Arquivo Biblioteca
Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares
Documentos manuscritos, audiovisuais. Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias/cópias.
Documentos impressos e audiovisuais, que se apresentam em exemplares múltiplos.
Entrada de documentos
Acumulação natural Compra, permuta e doação.
Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem. Tipos de fundo:- aberto: (instituições em funcionamento)- fechado: (instituições extintas)
Coleções: Reunidas pelo conteúdo.
Objetivos Funcionais , administrativos Culturais, científicos.Tipo Classificação Baseia-se nas atividades
institucionaisPredeterminada
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1.Classificação dos Documentosa) Natureza do Assunto• Ostensivo• Sigiloso
b) Espécie:Ex: Ata,Certidão e Oficio.
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b) Tipo (tipologia): Espécie + função = tipologia
d) Gênero• Textual• Sonoro• Cartográfico
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Arquivologia – Classificação dos Documentos de Arquivos – Prof. Darlan Eterno
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d) Gênero• Filmográfico• Iconográfico• Micrográfico
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d) Gênero• Informático
e)Formaf) formato
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1. Teoria das Três Idades• Baseia-se na:a) Frequência de usob) Valores dos Documentos
1. Fase Corrente (caract)Frequência de UsoLocalizaçãoExtensão do arquivoTipo de arquivamentoValorTipo de Acesso
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1. Fase Corrente•Atividades:(Protocolo, Expedição,
Arquivamento,Consulta, Empréstimo, Destinação)
1. Fase Intermediária (caract)Frequência de UsoLocalizaçãoExtensão do arquivoTipo de arquivamentoValorTipo de Acesso
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1. Fase Intermediária•Atividades:o Empréstimoo Consultao Arquivamento
1. Fase Permanente•Frequência de Uso•Localização•Extensão do arquivo•Tipo de arquivamento•Valor•Tipo de Acesso
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1. Fase Permanente•Atividades:(Arranjo, descrição, publicação,
conservação e referência)
2. Representação da Teoria (operações de destinação)
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Quadro resumo Fase (Idade) Corrente Intermediária Permanente
Frequência de Uso Uso freqüente Uso eventual Sem uso paraAdministração
Localização Próximo ao setor detrabalho
Pode estar próximo dossetores de trabalho oudistante (fora dainstituição)
Pode estar próximo dossetores de trabalho oudistante (fora da instituição)
Extensão do Arquivo Setorial e/ou Central Central CentralTipo de arquivamento Vertical Vertical/Horizontal Vertical/HorizontalValor Primário Primário SecundárioTipo de Acesso Restrito Restrito PúblicoAtividades Protocolo, expedição,
arquivamento,empréstimo, consulta,destinação
Atendimento áconsultas/empréstimos
Arranjo, descrição,publicação, conservação ereferência
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1. Protocolo
1. Protocolo1.1Rotinas de Protocoloa) Recebimento
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b) Registro
c) Autuação
d) Classificação
e)Movimentaçãodistribuiçãoexpediçãof)Controle da Tramitação
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Processo1. Definição“Conj. de docs reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação adm/judiciária.”
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2. Abertura (atuação)-protocolo
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Arquivologia – Procedimentos Administrativos – Prof. Darlan Eterno
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3. Numeração- Carimbo (canto superior d)
3. Numeração-ordem cresc. (frente da fl.)-feita no protocolo-vedada rasuras e letras diferencias tais 14-A/14-B
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3. Numeração-numeração incorreta será inutilizada por meio do carimbo
4. Operações com processosa) Desentranhamento•A retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente•Após último despacho (lavrado termo de desentranhamento)
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Arquivologia – Procedimentos Administrativos – Prof. Darlan Eterno
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b)Juntada•União de um processo a outro, ou de um documento a um processo;•anexação (definitiva, mesmo interessados)•apensação (temporária)
d)Desapensação
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Aula XXArquivologia
Noções de Arquivologia
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1. Classificaçãoa) Definição: agrupamento de
documentos, podendo a eles atribuir códigos.
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1.2 Plano ou Código de Classificaçãoa) Definição:Instrumento que auxilia na classificação de documentos, visando a sua guarda e localização.
1.3 Plano ou Código de ClassificaçãoModelo001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO012 COMUNICAÇÃO SOCIAL012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
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Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – Prof. Darlan Eterno
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1.3 Plano ou Código de Classificação
c) características• Baseia-se nas funções/atividades
da instituição
1. Avaliaçãoa) Definição
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1.2 Objetivosa) reduzir a MDAb) reduzir custosc) reduzir prazo de buscad) garantir preservação de docs
1.3 Tabela de Temporalidadea) Definição• prazos de guarda• destinação• alteração suporte• obs
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Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – Prof. Darlan Eterno
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1.3 Tabela de Temporalidadeb) Modelo
1.3 Tabela de Temporalidadec) características• elaborada pela CPAD• aprovada por autoridade
competente
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1.3 Tabela de Temporalidadec) características• Prazos baseiam-se na
legislação e nas necessidades administrativas
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Aula XXArquivologia
Arquivamento:Conjunto de procedimentos que visa ao acondicionamento( ) e ao armazenamento( ) de documentos.
1.1 Rotinas de Arquivamentoa) inspeçãob) estudoc) Classificaçãod) Codificação
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1.1 Rotinas de Arquivamentoe)ordenaçãof) guarda (arquivamento)
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Aula XXArquivologia
1. Métodos de Arquivamento– Escolha:• Estrutura Organizacional• Natureza dos Docs
1.CategoriasI - PadronizadosEx: Variadex (letras e
cores)
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II – Básicosa) Alfabético: (nome)
II – Básicosb) Geográfico: local/
procedência– Estado/País/Cidade
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Arquivologia – Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 1 – Prof. Darlan Eterno
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Itália•Roma•Milão•Veneza
Paraná•Curitiba•Londrina•Paranaguá
•Por cidades:• Araçatuba (SP)
Brasília (DF) Brasília (MG) Natal (RN)
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•c) Numérico:
SimplesCronológicoDígito – terminal 158678
•d) Ideográfico (interpretação do doc e do contexto)
d1)alfabéticoDicionárioEnciclopédico
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Dicionário Enciclopédico
Controle de ChavesControle de EntradaControle de FrequênciaDivulgação
Controlede chavesde entradade frequênciaDivulgação
•d) Ideográfico•d2) Numérico
Decimal Dupléx Unitermo
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Decimal Dupléx
411 Planejamento411.1Anual411.2 Mensal
4-1-1 Planejamento4-1-1-1 Anual4-1-1-2 Mensal
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Aula XXArquivologia
–1. Regras de Alfabetação
I. Nomes Brasileirosa) regra geral
Ex:Carla Ferreira LimaPedro Silva Araújo
Ord:Araújo, André SilvaLima,Carla Ferreira
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I.Nomes Brasileirosb)Não se separam sobrenomes:
b1)compostos por subst+ adj, Ex: Marcelo Vila Verde
I.Nomes Brasileirosb)Não se separam sobrenomes:
b2) Ligados por hífen, Ex: Ana Beija-Flor
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I.Nomes Brasileirosb)Não se separam sobrenomes:
b3) Que exprimam grau de parentescoEx: Paulo Barbosa Filho
I. Nomes Brasileirosb)Não se separam sobrenomes: –b4) que possuam : São , Santo (a):–Ex: Ricardo São Pedro
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–Ordena-se:Barbosa Filho, PauloBeija-Flor, AnaSão Pedro, RicardoVila Verde, Marcelo
I. Nomes Brasileirosc) Iniciais abreviadas de
prenome tem preferências as demais, no caso de sobrenomes iguais
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I. Nomes Brasileiros– Ex: César Barros– Carlos Barros– C. Barros
– Ord:– Barros, C.– Barros, Carlos– Barros, César
I. Nomes Brasileirosd) Artigos, preposições
não são consideradas na alfabetação.
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I. Nomes BrasileirosEx: Natália Rocha d’ AndradeAndré Silva dos AnjosOrd:Andrade, Natália Rocha d’Anjos, André Silva dos
I. Nomes Brasileirose) títulos ou cargos não
são considerados na alfabetação
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• Ex:Ministro Alexandre Bastos• Doutor Fernando Rocha
• Or:Bastos,Alexandre(Ministro)• Rocha, Fernando (Doutor)
–II. Nomes Estrangeirosa) regra geral– Ex:Paul Smith– Michel Duchein– Ord:Duchein. Michel
– Smith, Paul
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• Os nomes hispânicos são alfabetados pelo penúltimo sobrenome
Ex:Juan Gutierrez Salazar • Juan Puentes GarcíaOrd:
• Gutierrez Salazar, Esteban• Puentes García, Juan
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• Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam.
– Ex: Lao Xing Xiang– Akiko Yamamoto Sato
– Ord:Akiko Yamamoto Sato– Lao Xing Xiang
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• III.Nomes de eventos são mantidos como se apresentam, os números devem aparecer ao final entre parênteses.
• Ex:• Quinta Conferência de Geologia• III Congresso Nacional de Arquivologia• 2º Congresso Brasileiro de Arquivologia
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• Ord:• Conferência de Geologia (Quinta)• Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º)• Congresso Nacional de Arquivologia (III)
• IV Nomes de empresas são mantidos como se apresentam.
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• Ex:O Globo• Ministério da Fazenda• Ministério do Esporte
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Arquivologia
Empréstimo/Consulta Fazem uso da guia-fora Finalidades da guia-fora:Cobrança de pastas/documentosRearquivamento de documentos
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Arquivologia
Fase Permanente
–Atividades•Arranjo•Descrição•Publicação•Referência•Conservação
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a) Arranjo:(Ordenação/Classificação)
a)ArranjoPode ser:•Estrutural•Funcional
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a)ArranjoInstrumento (Quadro de Arranjo)Ex:
Quadro de Arranjo Estrutural Quadro de Arranjo Funcional
Direção (grupo)Assessoria Técnica (subgrupo)
Coordenação (grupo)Cursos Regulares (subgrupo)Cursos Por Matéria (subgrupo)
Organização político-legislativa (grupo)Eleição da Mesa Diretora (subgrupo)Composição dos órgãos legislativos (subgrupo)
Representação em missão externa (grupo)
b) DescriçãoInstrumentos de pesquisa•Guia•Inventário•Catálogo•Catálogo Seletivo (Repertório)
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c) Publicaçãod) Referênciae)Conservação
e1) Fatores de Deterioraçãoa) Internosb) Externos
b1) biológicosb2)químicosb3)físicos
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e2) Técnicas de ConservaçãoI) Higienização/LimpezaII) DesinfestaçãoIII) Alisamento
e2) Técnicas de ConservaçãoIV)Restauração
•Encapsulação•Laminação•Silking•Banho de Gelatina
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Arquivologia
Gestão de Documentos
Gestão de Documentos“conjunto de procedimentos referentes às atividades de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.”
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Etapas da Gestão de Documentos
a)Produção:b)Utilização:
–Etapas da Gestão de Documentosc) Destinação (Avaliação):
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Arquivologia
1. Conceitosa) Doc. Digital
b) Doc . Microfilmado
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2. Alteração do Suporte2.1 ) Digitalização
• potencializa o acesso• Preserva os documentos originais• + capacidade de armazen.
2.2 microfilmagem
• É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
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Arquivologia – Automação. Alteração do Suporte Microfilmagem e Digitação – Prof. Darlan Eterno
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a) microfilmagem• ° §1° Os microfilmes de que trata esta Lei,
assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele.
a)microfilmagem (Val. Jurid.)• extração de filme cópia;• possibilidade de eliminação;• vedada eliminação (doc. Perm)• microfilmagem de substituição• Integração com a digitalização
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• 3) Preservação de DocsDigitais
3.1 )Técnicas de preservação de documentos digitais
a) Migraçãob) Emulaçãoc) Definição de formatos
adequados
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Arquivologia – Automação. Alteração do Suporte Microfilmagem e Digitação – Prof. Darlan Eterno
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4) E-arq Brasil
- Norma que define requisitos para um Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos(SIGAD)
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Arquivologia
•• Legislação Arquivística (Recortes)
–- Exceções de acesso• Art. 23 da lei (segurança do
Estado)• Art. 31 da lei (honra da vida
humana)
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•Transparência Ativa (art. 7º do Decreto)•Transparência Passiva (art. 9º do Decreto)
•Serviço de Informações ao Cidadão (SIC) (Art. 9º da lei)
•Pedidos de Acesso (arts11 e 14 do Decreto)
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Arquivologia – Legislação de Acesso aos Documentos Públicos – Prof. Darlan Eterno
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•Recursosa) Autoridade superior,b) CGU,c) Comissão Mista de
Reavaliação de Informações (CMRI)
Graus de Sigilo (art. 24 da lei)•ultrassecreto - 25 anos•secreto - 15 anos•reservado - 5 anos
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\–Órgãos/Sistemas de Arquivo• a) CONARQ: (Conselho Nacional de Arquivos); sua principal
função é definir a política nacional de arquivos públicos e privados. O Conarq é o órgão central do SINAR.
• b) SINAR: (Sistema Nacional de Arquivos): e tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02.
• c)Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.
• d) SIGA : (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo): organiza, de forma sistêmica, as atividades de gestão de documentos, no âmbito da Administração Pública Federal