CONGRÈS VÉTÉRINAIRE  QUÉBÉCOIS 

October 24–26, 2019 at the Centre de congrès de 

Saint‐Hyacinthe  

 

EXHIBITOR’S HANDBOOK 

2  

 

TABLE OF CONTENTS   

 

SCHEDULE .................................................................................................................. 3 

TEAM ......................................................................................................................... 4 

HOTEL RESERVATIONS ................................................................................................. 4 

LOADING BAY ............................................................................................................................ 5 

PARKING......................................................................................................................... 5 

EXHIBITION STANDS .................................................................................................... 6 

MATERIAL HANDLING AND STORAGE .......................................................................... 6 

DEPARTURE AND ARRIVAL PROCEDURE ..................................................................... 6 

COURIER SERVICE ....................................................................................................... 6 

AUDIOVISUAL, HANGING, ELECTRICAL AND COMPUTER RENTAL SERVICES .................. 6 

INTERNET SERVICES .................................................................................................... 7 

EXHIBITION SERVICES ................................................................................................. 7 

CONTESTS .................................................................................................................. 7 

LOBBYING .................................................................................................................... 7 

OBLIGATIONS AND RESTRICTIONS............................................................................... 8 

SAMPLE EXPEDITION LABEL ...................................................................................... 9 

FORCE MAJEURE ........................................................................................................... 9 

OMVQ CONTACT INFORMATION ...................................................................................... 9 

EXHIBITION ROOM FLOOR PLAN ................................................................................. 10 

3  

 

SCHEDULE 

Salle La Maskoutaine 

Thursday, October 24 SCHEDULE  ACTIVITY 

7 a.m. – 9 p.m.  Delivery of merchandise 

2 p.m. – 9 p.m.  Stand setup 

 Friday, October 25 SCHEDULE  ACTIVITY 

7 a.m. – 9:30 a.m.  Stand setup 

9:30 a.m.  Opening 

9:45 a.m. – 10:30 a.m.  Veterinarians’ and managers’ break 

10 a.m. – 10:45 a.m.  Animal health technicians’ break 

11a.m. – noon  Exhibitors’ lunch break 

Noon – 1:30 p.m.  Veterinarians’ lunch break 

12:15 p.m. – 1:45 p.m.  Animal health technicians’ lunch break 

2:15 p.m.  Exhibitors’ break 

3 p.m. – 3:45 p.m.  Veterinarians’ and managers’ break 

3:15 p.m. – 4 p.m.  Animal health technicians’ break 

4:30 p.m.  Closing 

5:30 p.m.  Shuttle service to the banquet hall 

6 p.m. – 7 p.m.  Cocktail 

7 p.m. – midnight  Banquet and show 

  

Saturday, October 26 SCHEDULE  ACTIVITY 

7 a.m. – 9 a.m.  Breakfast 

9:30 a.m.  Opening 

9:45 a.m. – 10:30 a.m.  Veterinarians’ and managers’ break 

10 a.m. – 10:45 a.m.  Animal health technicians’ break 

11 a.m. – noon  Exhibitors’ lunch break 

Noon – 1:30 p.m.  Veterinarians’ lunch break 

12:15 p.m. – 1:45 p.m.  Animal health technicians’ lunch break 

2 p.m.  Closing and stand dismantling 

4  

 

 

Dear Exhibitor, The Ordre team welcomes you to the Congrès vétérinaire québécois exhibitors’ show. To make participation a success, the exhibitors will find all the information they need in the exhibitor’s guide—the go‐to reference document. 

Address Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe 1325, rue Johnson Ouest Saint‐Hyacinthe (Québec)  J2S 0H4 

 

TEAM  

Leader* 

Exhibitor support  Maryse Massy, Ordre des médecins vétérinaires 

Supplies and booth handling  Marie‐Ève Merizzi, Groupe ABP Standex 

Electricity, hanging, technical support  Michel Baron, LSM ambiocréateurs 

Internet  Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe 

* Find information in this document. 

 

To access the Exhibitors’ Room, exhibitors must register or obtain a pass. Representatives are asked to go to the booth located at the entrance to the Exhibitors’ Room. The Ordre des médecins vétérinaires du Québec staff will hand out customized passes. 

 Deliveries and material pick‐up will not be accepted at the Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe main entrances. Deliveries and material pick‐up must be made at the loading bay. 

 As of 9 a.m. on October 23, the Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe will accept merchandise. Should exhibitor material be received before the 23rd, pre‐event storage fees will apply. 

 HOTEL ROOM RESERVATIONS SHERATON SAINT‐HYACINTHE 1315, rue Daniel‐Johnson Ouest, Saint‐Hyacinthe (Québec)  J2S 8S4 Preferential rate: $145 Reservations:  https://www.marriott.fr/event‐reservations/reservation‐link.mi?id=1560793644271&key=GRP&app=resvlink 

  

HÔTEL LE DAUPHIN 1250, rue Daniel‐Johnson Ouest, Saint‐Hyacinthe (Québec)  J2S 7K7 Preferential rate: $145 Reservations: 1‐800‐465‐4842 

 HÔTEL LE HOLIDAY INN EXPRESS & SUITES 1500, rue Daniel‐Johnson Est, Saint‐Hyacinthe (Québec)  J2S 8W5 Preferential rate: $145 Reservations: 1‐877‐660‐8550 

5  

LOADING BAY 

1325, rue Daniel Johnson Ouest, Saint‐Hyacinthe (Québec)  J2S 7K7 

                       

LOADING BAY SCHEDULE  

Day  Date  Time 

Thursday  October 24, 2019  2 p.m. to 9 p.m. 

Friday  October 25, 2019  7 a.m. to 9 a.m. 

Saturday  October 26, 2019  2 p.m. to 9 p.m. 

Loading Bay: Docks 1 and 2 These docks are reserved for cube trucks and tractor trailers. 

 Loading Bay: Dock 3 This dock is reserved for small cars and trucks; access is at ground level. 

 Loading Bay: Dock 4 This dock is reserved for events requiring entrance to the main hall. Parking is prohibited in the loading bay. Only loading and unloading are permitted. Unauthorized vehicles will be towed. 

 PARKING Cars The Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe has more than 700 free outdoor parking spaces for guests. 

 Heavy Vehicles You must make arrangements with coordinator Évanie Seyer to park heavy vehicles in the Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe parking lot.  

 

EXHIBITION STANDS Your signed CVQ stand rental agreement includes: • Registration for two representatives per day • A banquet and show ticket • Three curtain walls (back 8’ and sides 3’) • Wireless Internet access • One 6’ x 2’ draped table • Two chairs • One garbage can 

 

MATERIAL HANDLING AND STORAGE If the exhibitor is not on site before the start of the event, the Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe management will handle shipped material directly. On‐site payable fees may apply. In the absence of the recipient, the Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe cannot be held responsible for any lost or damaged equipment. 

 Should exhibitors decide to handle their own material, they may use the carts made available by the Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe.  The  number  of  carts  is  limited,  but management will  do whatever  is  possible  to  provide  you with  the equipment you need in a timely manner. 

 DEPARTURE AND ARRIVAL PROCEDURE 1. Exhibitors are responsible for packing up and identifying their material (event and company name). 2. If arrangements have been made for pick‐up, exhibitors are responsible for bringing their equipment to the 

loading bay.  

Upon arrival, exhibitors may proceed directly to the loading bay, where an employee will assign them a loading bay 

door. Access to the main entrance is not permitted. 

 

COURIER SERVICE Exhibitors using courier services such as FedEx, UPS or Purolator must be sure that all customs and excise duty fees have been paid in advance. The Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe will not accept cash‐on‐delivery merchandise. 

 Courier  companies  do  not  always  mention  that  fees  needed  to  be  paid  by  the  shipper  upon  delivery. Consequently,  the  Centre  de  congrès  de  Saint‐Hyacinthe  might  receive  invoices  30  to  90  days  following  the event. In such cases, the exhibitor will be billed administration fees by the Centre. 

 Exhibitors must contact the courier companies to pick up their material after the event. In addition, exhibitors must place the courier company’s bill of lading on all shipped boxes. 

 AUDIOVISUAL, HANGING, ELECTRICAL AND COMPUTER EQUIPMENT RENTAL SERVICES The  official  technical  supplier,  LSM  ambiocréateurs,  has  all  the  expertise  and  equipment  required  to meet  your computer  and  audiovisual  needs  at  the  Centre  de  congrès  de  Saint‐Hyacinthe.  This  company  is  exclusively contracted  to  carry out hanging and anchoring services and electrical needs beyond standard outlets. Extra  fees will be charged for on‐site requests. 

 LSM ambiocréateurs Michel Baron 418‐571‐3237 michel.baron@ambiolsm.com  6

7  

 

 

INTERNET SERVICES The  Centre  de  congrès  de  Saint‐Hyacinthe  is  pleased  to  provide  its  customers  with  free,  wireless  high‐speed Internet access. Total coverage is available in meeting rooms, exhibition halls and public spaces. 

 

EXHIBITION SERVICES The official supplier for the 2019 CVQ exhibition services is: 

 Groupe ABP  Standex Marie‐Ève Merizzi 418‐654‐0029, ext. 3209 www.standex.ca marie‐eve.merizzi@standex.ca 

 Visit  the  official  supplier website  to  find  out what  services  are  offered.  You  have  until  September  28,  2019  to benefit  from a reduced rate on accessories and furniture. Order  forms may be found on the CVQ microsite at cvq.omvq.qc.ca. 

 

CONTESTS Exhibitors may hold contests or give awards to increase traffic at their exhibit booth. However, the winners’ names  must  be  registered  before  noon  on  Saturday,  October  26,  on  the  board  at  the  entrance  to  the Exhibitors’ Room. 

 

LOBBYING Lobbying, activism and forms of petition are prohibited during the Congrès vétérinaire québécois. The Ordre reserves  the  right  to  approach  the  exhibitors  and  ask  them  to  refrain  from  their  activities.  If  the  exhibitors categorically  refuse  to  do  so,  the  Ordre  reserves  the  right  to  ask  them  to  leave  the  event  without  their participation fee reimbursement. 

8  

 

 

OBLIGATIONS AND RESTRICTIONS  

Insurance   Exhibitors must have their own  liability  insurance. The Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe  assumes  no  liability  for  bodily  harm  or  material  damage  to  products, stands,  equipment  or  decorations  caused  by  fire,  flooding,  or  theft  in  any  rented space or during any move in the building, regardless of circumstances.  

Recycling and residual waste management 

 Ecological footprint of the event 

Exhibitors are required to use the equipment available for recycling (paper, cardboard, glass,  plastic)  during  setup  and  dismantling,  and  during  the  exhibition.  Additional waste collections may be added to those mentioned above. 

The  Centre  de  congrès  de  Saint‐Hyacinthe  recommends  that  exhibitors  not  hand  out inordinate amounts of paper documents. The Centre encourages email as the best method of communicating with other conference attendees. 

Common areas  At no time may exhibitors obstruct the hallways, elevators, lobbies, halls,  signage monitors, plasma  screens or building emergency exits,  or  any other Centre rooms without prior authorization. 

Pets  Pets  must  be  approved  by  the  Centre  de  congrès  de  Saint‐Hyacinthe  management. Only service dogs for people with a disability are allowed. 

Cooking appliances  For safety and ventilation purposes, cooking appliances may not be set up in the Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe rooms. 

Balloons and confetti  The use of helium balloons must be pre‐authorized by your event coordinator. Fees may apply  if  helium  balloons must  be  retrieved  from  the  ceiling  after  your  activities.  The use of confetti and glitter is prohibited. 

Alcohol consumption during setup and dismantling 

To minimize  the  risks  of  accidents,  and unless  otherwise  agreed upon with  the Centre  de congrès de Saint‐Hyacinthe, the use of alcohol will not be tolerated during exhibition setup and dismantling. 

Noise limits  Equipment  or  devices  producing  noise  or  odours  that  disturb  exhibitors  or  visitors   will  need  to  be  turned  off.  The  Centre  de  congrès  de  Saint‐Hyacinthe  has  sole authority in this matter. 

Adhesive tape  Scotch  3M  Heavy  Duty  Mounting  Squares  (Model  111)  is  the  only  permitted adhesive tape at the Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe. 

Security  The Centre de  congrès de  Saint‐Hyacinthe  guarantees  general  site  security  24 hours a day. The security department, however, is not responsible for customer goods and property or for events within the rented premises. If you would like additional security, file a request to your event coordinator. 

Food services  The Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe has the exclusive right to sell and distribute food  and  drinks  inside  the  building.  No  food  or  drinks  may  be  distributed,  sold  or handed  out  without  the  written  approval  from  the  Centre  de  congrès  de  Saint‐Hyacinthe management. 

Smoking  In accordance with the Tobacco Act,  the Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe is a smoke‐free environment. Without exception,  smoking  inside  the  Centre  or  on  the loading bay is strictly prohibited. 

9  

  

 

SAMPLE EXPEDITION LABEL 

  

FORCE MAJEURE If organizers are forced to cancel the exhibition or cannot authorize the exhibitor to take possession of the leased space  for  reasons  beyond  their  control  (e.g.,  war,  fire,  strike,  civil  disobedience,  inclement  weather,  or  other natural disasters), the Ordre des médecins vétérinaires du Québec will be exonerated from all blame and liability. 

 

OMVQ CONTACT INFORMATION Ordre des médecins vétérinaires du Québec 800, avenue Sainte‐Anne Saint‐Hyacinthe (Québec)  J2S 5G7  Maryse Massy maryse.massy@omvq.qc.ca 450‐774‐1427, ext. 210 1‐800‐267‐1427, ext. 210 

Sender Address 

 Phone 

Fax 

Number of boxes 

Carrier 

Customs broker contact information EXHIBITOR’S COMPANY NAME 

c/o Congrès vétérinaire québécois  

Booth Number: ______ 

Centre de congrès de Saint‐Hyacinthe 

1325, rue Daniel‐Johnson O. 

Saint‐Hyacinthe (Québec)  J2S 8S4 

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

52 53 54

65 64 63

55 56 57 58

62 61 60 59

15

16

17

66 67 68

79 78 77

69 70 71 72

76 75 74 73

 

 Inscription Registration 

CONGRÈS VÉTÉRINAIRE  QUÉBÉCOIS 

PLAN DU SALON DES EXPOSANTS EXHIBITION ROOM FLOOR PLAN  

   

1 10’ 8’ 

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

36 37 38 39 40 41 42 43

51 50 49 48 47 46 45 44

ENTRÉE

SORTIE

BUFFET

18

19

20

BUFFET

80 81 82 83 84 85 86 87

95 94 93 92 91 90 89 88

10

ST

AN

D

OM

VQ

13

14

21

22

23

24 25