COORDINACIÓN DE EQUIPOS Y COMUNICACIÓNDÉBORAH LÓPEZ

Para comprender la conducta laboral de las personas, tenemos que estudiarlas dentro de su equipo de trabajo, porque influye de forma determinante sobre el comportamiento y sobre su

nivel de motivación.

Un equipo es un conjunto de

personas que comparten una serie

de valores básicos, unidas por una

serie de vínculos y por una organización común.

EL EQUIPO DE TRABAJO

A cambio, el individuo pierde su libertad de actuación, ya que dentro del equipo actuará condicionado por las decisiones e intereses del resto de los componentes.

El modo de actuar de las personas es diferente de forma aislada que dentro de un equipo, debido a las numerosas posibilidades de interacciones que se producen entre los miembros que lo forman. Los vínculos que cohesionan un equipo pueden ser muy diversos; el laboral se caracteriza porque les unen una serie de intereses relacionados con la satisfacción de necesidades económicas y con la consecución de objetivos que serían inalcanzables de forma individual.

El objetivo de cualquier empresa, cuando gestiona los equipos, es conseguir que la cooperación triunfe frente a la competencia.

Cuando un equipo está bien cohesionado, sus componentes mantienen una actitud conjunta y uniforme frente a sus

principales retos: esto es el espíritu de equipo.

Así, en el equipo cada persona subordinará sus intereses

personales a los objetivos generales, sin anular su individualidad.

La empresa debe potenciar el espíritu de equipo. En los equipos bien cohesionados se producen efectos de

sinergia, que consisten en el aumento del potencial global, logrando mayor productividad.

Los buenos resultados, a su vez, refuerzan la motivación y crean en los miembros el orgullo de pertenecer al equipo,

lo que se traduce en mayores niveles de autoexigencia para no defraudar las expectativas creadas.

La buena compenetración del equipo puede darnos un resultado superior del que esperaríamos solo con la suma

de los esfuerzos dirigidos en una misma dirección.

La productividad de un equipo aumenta si existe la sensación de pertenencia a un equipo

positivo.

Se acaparan medios materiales, proyectos y funciones que les permitan el máximo lucimiento, y se rechazan tareas menos

llamativas, pero igual de necesarias, empeorando la productividad.

RESULTADOS DE LA CORRECTA GESTIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO:

La competencia intergrupal genera una

situación nociva para la

empresa:

EJEMPLO: Un hotel resort de un destino paradisiaco, ante la gran demanda de reservas, decide ampliar su capacidad de alojamiento y sus instalaciones. Esta ampliación supone la creación de un restaurante más. El director de alimentación y bebidas del hotel es el responsable de decidir el proyecto del restaurante: temática, diseño, carta, etc.; así como de nombrar al nuevo jefe de restaurante. Para ello, crea un equipo de trabajo con el resto de jefes de restaurante del hotel y algunos jefes de sala y cocina, candidatos a la nueva dirección. ¿Cuáles pueden ser las actitudes y la actuación de los miembros del equipo de trabajo? ¿Cuál deberá ser el comportamiento del director de A & B? Solución: Ante las expectativas de ascenso para alguno de los cocineros y jefes de sala, las posiciones entre los miembros del equipo fueron muy diversas: • En primer lugar, muchos de ellos intentaron ganarse el apoyo personal de los jefes de restaurante participantes en el equipo, recurriendo a amiguismos y favores, no por sus logros profesionales. • Algunos miembros se pusieron a trabajar en el proyecto: espacios disponibles, demandas de los clientes, etc., para crear una idea lo más adecuada posible. • Varios de los candidatos se encargaron de marginar a otros a la hora de la valoración de las ideas para el proyecto, llegando a apropiarse de ellas. • Otro se encargó de vender todo el trabajo como suyo a los superiores, para ganarse más apoyos. • Los más trabajadores, los verdaderos impulsores del proyecto, quedaron temporalmente eclipsados por las actuaciones individualizadas de otros miembros, que buscaban el interés personal por encima del interés de la empresa. • El director de A&B detectó la tensión y tuvo que solucionar el problema de competencia. Para ello tomó varias medidas: – Desvinculó la relación proyecto restaurante y dirección. Es decir, la elección del director del restaurante no está rela- cionada con el proyecto, ni limitada a sus miembros. Buscó una nueva alternativa: no tiene relación directa la partici- pación en el proyecto con el ser elegido director del restaurante. – Estableció como prioridad actual la creación de un restaurante atractivo para sus clientes y práctico para los trabajadores. – Con esta medida, consiguió el consenso del equipo: como cualquiera podría trabajar en el restaurante, su diseño se convierte en la prioridad del equipo por encima de los intereses individuales, aceptando todas las ideas y valorándolas objetivamente. – Por último, expulsó del equipo de trabajo a un miembro problemático que se oponía a las decisiones tomadas, y trataba de crear alianzas con otros componentes del equipo para conseguir una posición de poder. – En conclusión, el director de A&B fue capaz de dirigir al equipo, corrigiendo los errores iniciales y potenciando la sinergia.

Todo equipo en una organización necesita una figura que dirija y coordine sus actuaciones, mediando entre todos los miembros

para lograr un consenso respecto al logro de sus objetivos. Esta figura es el coordinador del equipo

EL COORDINADOR DE UN EQUIPO

El coordinador es el miembro responsable de la vida del equipo y del logro de sus objetivos: crea y mantiene a su equipo, estableciendo

las metas que debe alcanzar y utilizando todos los medios a su alcance para dirigir a los miembros hacia ellas y conseguirlas.

Sobre él recae la eficiencia del funcionamiento formal del equipo.

Es el trabajador más preparado, conocedor de las técnicas de equipo y capaz de asumir retos y responsabilidades.

Su principal habilidad será la de comunicar ideas y conocimientos al resto de compañeros de forma efectiva,

pero sin imponerlas ni tratar de influir en los demás.

Su objetivo es el crecimiento y el desarrollo profesional del equipo por sí mismo, dejando libres todas las posibilidades, habilidades y creatividad de cada uno de los miembros, para lograr la máxima

productividad.

Los roles de líder y coordinador pueden ser recaer en una misma figura o estar

desempeñados por diferentes miembros.

Ambas figuras deben trabajar juntas buscando los logros del equipo.

En este último caso, es muy importante la colaboración y comunicación entre los dos.

La organización de la empresa, cuando designe ambas figuras, tiene que cuidar mucho la compatibilidad entre

ellas, la sinergia, para que dirijan a su equipo en armonía hacia el logro de los objetivos.

Si el líder y el coordinador del equipo entran en competencia, corremos el riesgo de que pongan sus objetivos personales de vencer al otro profesionalmente por encima de los objetivos de su equipo. Esta actitud hace que se descuide al equipo, llegando a perjudicarle si eso contribuye al logro de sus objetivos personales.

El coordinador que ha de desarrollar tareas siguientes:

• Decidir los contenidos o puntos en los que se debe trabajar, según los objetivos que el equipo se haya marcado. • Reforzar el compromiso y la confianza de los miembros del equipo. • Ser agente motivador, favoreciendo la implicación y la mejora diaria. • Fomentar la independencia en los miembros y la madurez en el equipo. • Estimular la reflexión, el debate y la colaboración. • Colaborar y potenciar que cada miembro del equipo crezca por sí mismo, y sea capaz de prepararse para desarrollar eficazmente su rol en el equipo.

• Combinar adecuadamente las aptitudes del equipo para mejorar los resultados. • Ser transmisor de la información entre la cabecera de la empresa y los miembros del equipo, fomentando la armonía entre ambas partes. • Ser un buen comunicador, para que la información culmine en el entendimiento y la sinergia entre todos los miembros del equipo. • Consensuar con su equipo todas las decisiones respecto a las estrategias, metodologías y procedimientos a seguir, entendiendo las razones de cada uno de los objetivos.

• Evaluar y recoger todos los datos e informar al equipo sobre cómo se están desempeñando los diferentes roles puestos en práctica o las acciones desarrolladas, así como sus implicaciones y consecuencias. • Crear el ambiente y las condiciones oportunas para que resulte fácil asumir roles y así, los miembros del equipo puedan descubrir y experimentar distintas formas de colaboración en la tarea. • Convertir la actitud por la que cada miembro del equipo se cree en posesión de la verdad, en un proceso de estudio de problemas con el que poder alcanzar el objetivo deseado. La figura de l coordinador e s impre scindible para incentivar el esfuerzo individual dirigido a la colaboración en el equipo para la consecución de un objetivo común.

LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

La comunicación es la base sobre la que se establecen las relaciones sociales.

Es un fenómeno inherente a la relación que los seres vivos mantienen cuando se encuentran en equipo.

A través de la comunicación, las personas obtienen información respecto a su entorno y

pueden compartirla con el resto.

En el entorno empresarial, la comunicación es una herramienta de planificación estratégica: en un mercado competitivo y cambiante como el turístico, todo directivo, mando o trabajador a cargo de un

equipo debe ser capaz de gestionar adecuadamente esta competencia.

La comunicación une a las personas y fundamenta las comunidades humanas.

La palabra comunicación deriva del latín «communicare», que significa «compartir algo, ponerlo en común». La comunicación es «el proceso de transmisión y

recepción de datos, opiniones, ideas y actitudes buscando la comprensión y la acción en consecuencia».

LOS ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA COMUNICACIÓN SON:

•Emisor: Persona que emite el mensaje. Inicia el proceso de la comunicación. •Receptor: Persona a quien va dirigido el mensaje y que lo interpreta. •Mensaje: Información o contenido que se transmite. •Código: Conjunto de signos y símbolos que se combinan para trasmitir el mensaje. •Canal: Medio físico a través del cual se transmite el mensaje. •Contexto o situación: Circunstancia en la que se produce la comunicación. Hay que tener en cuenta el contexto para conseguir una adecuada descodificación del mensaje.

El emisor tiene que emitir y combinar una serie de señales para dar a conocer su mensaje, mediante un código y un

canal determinados, y en una situación concreta.

Para que la comunicación sea eficaz, el receptor será capaz de decodificar el mensaje e interpretarlo, y

emitir una respuesta o retroalimentación.

De ese modo, se convertirá ahora en emisor, y continuará el acto comunicativo.

Para cualquier gestor de equipos, es muy importante el manejo de todos los elementos que intervienen en la

comunicación, combinándolos entre sí, de manera que obtenga de ese proceso comunicativo los resultados esperados.

• CLARIDAD: Se debe usar un lenguaje inteligible por el receptor, adecuado. • CONCRECCIÓN: Hay que pensar qué es lo que se quiere transmitir. Toda la información contenida en el mensaje debe estar orientada a una misma idea. Disminuyen así las probabilidades de deformación. • DESCRIPCIÓN: Hablar descriptivamente,construyendo historias con las que se identifique el interlocutor facilita la comunicación y mejora la recepción del mensaje. • CUIDADO: En la forma en que se dice el mensaje. • ELECCIÓN: Exhaustiva de los canales más eficaces de transmisión.

Para una comunicación eficaz, se deben seguir unos principios fundamentales:

LA COMUNICACIÓN VERBAL: La comunicación verbal es la que se realiza mediante palabra hablada. En ella, emisor y receptor interaccionan directamente mediante dos posibilidades. La primera es la conversación. Es el medio de comunicación verbal más utilizado. Permite la transmisión de ideas, de conocimientos, etc., creando un clima de acercamiento entre los interlocutores. La segunda es el diálogo. Si la conversación trata de temas previamente acordados y con la intención de un intercambio de ideas, se trata de un diálogo cuyo objetivo es obtener unas conclusiones comunes. La comunicación verbal obtiene respuesta y retroalimentación inmediatas y permite a los implicados corregir o ajustar el mensaje a medida que se desarrolla la comunicación.

TIPOS DE COMUNICACION EN UNA ORGANIZACIÓNLos tipos de comunicación en el seno de una organización vienen

marcados, tanto por la dirección como por el medio que empleamos.

LOS ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA COMUNICACION NO VERBAL SON: •LENGUAJE: •Es el tipo de vocabulario que utilizan los interlocutores, es decir, los términos que

utilizan para expresar una idea. En la empresa el vocabulario debe ser rico, correcto, claro y positivo.

•LA VOZ: Permite interpretar la sinceridad, la atención y el entusiasmo en la emisión del mensaje. La voz debe ser clara, con un tono moderado y agradable, que se consigue modulando la intensidad del volumen se da vida al mensaje y con el tono con el que se transmiten las emociones. •PRONUNCIACIÓN Y VOCALIZACIÓN: Debe ser clara, fluida, sin omitir sílabas o terminaciones. •RITMO: La velocidad adecuada al hablar es de 130 a 150 palabras por minuto; se debe hablar más lento cuando se desea enfatizar algo. •RESPIRACIÓN: Debe acompañar al mensaje, controlando que las pausas para coger aire no interrumpan una frase. •SILENCIO: Son importantes en el proceso de la comunicación porque se gestionan para ceder el turno, crear misterio o suspense, etc.

La comunicación no verbal está formada por las expresiones, gestos y comportamientos que acompañan y refuerzan al lenguaje verbal. Cuando se conversa, nuestro cuerpo también envía mensajes que ofrecen información a nuestro interlocutor. Esto es el lenguaje gestual El cuerpo humano es capaz de emitir unas 80.000 señales de gran valor comunicativo, que habitualmente el emisor ni siquiera percibe, las emite de forma natural, inherente. A través de estas señales se puede detectar cuál es el estado de ánimo de los interlocutores, el grado de tensión o conflicto de la conversación, etc. En el ámbito laboral, si trabajamos de cara al público debemos aprender a controlar determinados elementos de la comunicación no verbal, que nos ayudarán a crear un ambiente agradable y receptivo para el cliente. A su vez, seremos capaces de interpretar los gestos de este mismo cliente y detectar si está relajado o hay algún problema que le preocupe, corrigiéndolo de inmediato.

COMUNICACIÓN NO VERBAL

Desde el punto de vista de un gestor de equipos, la comunicación no verbal es esencial para enfatizar y reforzar sus mensajes, así como para mostrarse accesible, sincero y cercano a su equipo.

La proxemia estudia el espacio que debe haber entre un individuo y otro, dependiendo de las circunstancias y el entorno. Todo organismo necesita un espacio, una burbuja personal que marca un territorio donde puede desenvolverse cómodamente. Si otro individuo traspasa los límites, puede existir un sentimiento de intimidación.

LA PROXIMIDAD

Un buen comunicador utilizará adecuadamente las distancias

personales. Según aumenta la confianza, disminuye el espacio físico, aumenta el contacto físico y las miradas y los gestos se vuelven más

expresivos. La forma en que una persona utiliza su

espacio influye en su capacidad de relacionarse con otros, de sentirse

cercano o lejano.

BIBLIOGRAFÍA:-“Recursos Humanos para Turismo”; Manuela Pardo y Roberto Luna. Ed. Pearson- Prentice Hall. -“Recursos Humanos y Dirección de Equipos en Restauración”; Miriam León Sánchez y Elena Díaz Paniagua. Paraninfo -Thomson Learning. -“Gestión de Recursos Humanos; Manual para técnicos en empresas turísticas”. Fernando Bayón e Isabel García Isa. Síntesis. -Dirección y Gestión de Recursos Humanos. Pau Soldevila Matías. Ed. Síntesis.