Compte rendu-Capitalisation corr MIB · s’engager! dans des processus de! capitalisation,!mais!...
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Compte rendu des ateliers 28 et 29 octobre 2014 -‐ 18H à 21H30
THEME :
« La capitalisation d’expériences, de la théorie à la pratique »
6 rue Amat – Genève
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Afin de maintenir et d’accentuer la qualité des projets de développement dans un contexte évolutif dessiné par les nouveaux défis de la coopération au développement, les associations active dans la mise en œuvre de projets de développement doivent pouvoir se baser sur un référentiel pratique et théorique validé par l’expérience, et c’est en capitalisant ces dernières que les enseignements peuvent être partagés avec les autres et internalisés par tous. Dans cette perspective, le Programme de partage des savoirs la FGC a invité les associations membres (AM) à se réunir lors de deux ateliers complémentaires sur la capitalisation dans les projets de développement, intitulés : « La capitalisation d’expériences, de la théorie à la pratique ». Il s’agissait de proposer aux associations membres des clarifications sur ce qu’est ou n’est pas la capitalisation d’expériences, d’apporter des méthodes et des outils afin qu’elles puissent s’engager dans des processus de capitalisation, mais aussi de permettre des moments de partage d’expériences enrichissants entre AM et de s’essayer concrètement à l’élaboration d’une fiche de capitalisation. Ainsi ces ateliers, qui ont rassemblés plus de 25 participant(e)s, représentant(e)s d’associations membres ou d’instances de la FGC, et ont été facilités par Sylvie Robert, qui atteste d’une large expérience dans la coopération au développement et particulièrement en matière de capitalisation d’expériences. Ils ont permis aux participant(e)s d’acquérir à la fois des éléments théoriques sur ce qu’est ou non la capitalisation et d’une mise en pratique à travers un travail en petits groupes, basé sur le partage d’expériences vécues, pour aboutir à un produit simple, partageable qui représente un processus de capitalisation. Ces ateliers ont également été l’occasion de travailler à l’élaboration d’une vision et d’outils communs de capitalisation au sein de la Fédération. Ainsi une attention particulière a été portée à l’élaboration d’un modèle de fiche de capitalisation, testé lors de ces ateliers, et destiné à être développé pour servir de base à l’alimentation du processus de capitalisation et de partage des savoirs par les associations. Les fiches de capitalisation thématiques élaborées par les associations représentent le résultat de l’exercice pratique et sont à ce jour uniquement destinées à illustrer le potentiels de cet outil et de susciter une discussion sur la pertinence d’un tel support au sein de la Fédération pour alimenter la dynamique de partage des savoirs. Finalement, avec ces ateliers thématiques sur la capitalisation d’expériences, la Fédération joue précisément son rôle de plateforme dédiée au développement des capacités, au partage d’expériences et à la transmission d’apprentissages. Ce compte rendu se propose de présenter succinctement quelques aspects et notions abordés pendant ces ateliers, il ne présente en aucun cas un guide de référence sur cette thématique et n’engage que la Fédération Genevoise de Coopération.
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I. Introduction et notions de base
Qu’est-‐ce que la capitalisation d’expérience ?
a) Définir la capitalisation Dans un premier temps, l’atelier a proposé aux participant(e)s de s’interroger sur la notion de capitalisation d’expériences et d’exprimer au sein de petits groupes ce que cela signifiait à leur sens et leurs connaissances en la matière. Puis, dans un deuxième temps, chaque groupe a du aboutir à un consensus et proposer une définition. Il est intéressant de noter que la plupart des définitions présentées mentionnent les termes « tirer des leçons », « améliorer » et « partager » qui sont des notions inhérentes à la capitalisation. Ensuite, à la lecture de ces définitions, on retrouve à la fois la notion de processus et celle d’activités en tant que telles. Mais la capitalisation est-‐elle une activité ou un processus ?
Le premier travail de groupe a permis une réflexion sur ce que signifiait la capitalisation d’expérience pour les AM et
l’élaboration d’une définition pour chaque groupe. La capitalisation est un processus complexe, par lequel une pratique est identifiée, analysée, documentée, partagée en vue de son utilisation par d’autres, et/ou de son amélioration. C’est de ce fait un vaste sujet dont il n’existe pas une seule et unique définition et qui n’est pas simple à transposer dans des actes concrets lorsque l’on veut s’engager dans un processus de façon constructive. Nous pouvons cependant retenir ici la définition de Pierre de Zutter, qui a beaucoup travaillé sur ce thème et pour qui capitaliser l'expérience, c'est « la transformer en connaissance et la partager pour la mettre au service de l'action et du savoir.
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b) Comprendre la complexité du processus de capitalisation En réalité la capitalisation est un processus itératif, c’est à dire un processus continu et non ponctuel, au sein duquel il y a une retro-‐alimentation permanente, qui peut être représentée par l’image de boucles successives ou d’un cycle de projet ininterrompu.
Sylvie Robert propose un schéma qui montre à la fois la complexité du processus et l’importance des différentes phases d’alimentations qui sont déterminantes pour la dynamique de la capitalisation. Il est dit que « l’expérience est le seul produit qui se multiplie quand on le partage».
Le schéma expose qu’au niveau de l’expérience deux éléments peuvent être tirés de la capitalisation : les leçons apprises et la connaissance. Tout d’abord les leçons apprises vont être directement réinjectées dans la pratique, ce qui correspond à ce que l’on va partager, et qui pourra éventuellement servir à d’autres. D’où la nécessité d’avoir un produit à la fin du processus de capitalisation à partager. Ensuite les connaissances, qui passeront par le filtre de la gestion des connaissances qui permettra le processus d’apprentissage interne et externe. Ce que l’on a produit en connaissances permettra d’améliorer la qualité de son intervention dans les phases de gestion de projets et de programmes. A noter qu’il y a ainsi deux niveaux de processus ; l’un est plus général, global : on partage pour améliorer les pratiques. L’autre est plus spécifique : il est interne à l’organisation. Il s’agit des objectifs, c’est à travers ce processus que l’on va par exemple réorienter ou réajuster les stratégies.
c) La capitalisation Vs. Evaluation : la nature du processus
Pour mieux comprendre ce qu’est la capitalisation il est utile de passer par ce qu’elle n’est pas, afin de ne pas confondre les différents processus. Trop souvent il y a une confusion entre les objectifs et les méthodes. Se lancer dans un processus de capitalisation ne veut pas dire faire une évaluation du projet, ou une systématisation, ou un rapport, ou une recherche académique ou encore un audit qualitatif. Par
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exemple quand on parle de systématisation, concept latino-‐américain, il s’agit souvent seulement de modéliser la méthode et de la répliquer, avec adaptation ou non au nouveau contexte. Cela ne correspond donc pas à un véritable processus de capitalisation.
La distinction la plus important à comprendre est celle entre l’évaluation et la capitalisation qui sont bien deux processus bien distincts. L’évaluation permet de porter un jugement sur la qualité du projet, elle peut avoir des conséquences. La capitalisation, elle, est une démarche volontaire de partage adaptée au contexte. Si on fait une évaluation au lieu d’une capitalisation, sans le vouloir, on leurre les partenaires qui peuvent perdre confiance. Il est donc important de faire attention aux demandes déguisées d’évaluation qui peuvent créer des tensions avec les partenaires. Rappelons ici que la principale caractéristique de la capitalisation est d’être un partage construit, volontaire qui n’a pas de conséquences particulières. La logique de partage et d’apprentissage est donc celle qui doit motiver la capitalisation, à la différence de l’évaluation. Si les processus sont distinct et ne doivent pas être confondus, il est cependant souvent possible d’établir des liens entre ces deux formes d’activités, qui s’autoalimentent. En effet, les informations brutes, sur lesquelles s’est basée l’évaluation peuvent par exemple servir de point de départ pour mener une capitalisation ou permettre de s’inspirer de sujets sur lesquels il pourrait être intéressant de mener un processus de capitalisation. Inversement les informations brutes utilisées par la capitalisation peuvent servir de base à l’évaluation. Ainsi, le deuxième niveau du schéma (objectifs) se rapproche de l’évaluation puisqu’il concerne la structure interne. Par contre le processus de capitalisation, lui, inclus un autre niveau plus global de partage en vue d’une amélioration des pratiques et des savoirs qui lui attribue une fonction supplémentaire contrairement au processus d’évaluation.
d) Les limites de la capitalisation : un problème de traduction
Il n’existe pas réellement de traduction claire du mot capitalisation et du processus dans sa globalité, ce qui peut parfois impliqué des difficultés de compréhension. Dans les pays anglo-‐saxons on parle de gestion des connaissances « knowledge management », d’organisation du savoir « organisation of learning » ou encore de leçons apprises « lessons learned », ce qui ne traduit pas le processus de capitalisation dans son ensemble. Il est donc très important d’expliquer aux partenaires du Sud ce que recouvre ce processus. En Amérique Latine, c’est le terme de « sistematisación » qui peut être confondu avec la systématisation, qui en français n’as pas exactement la même signification. Ce sont les pays originaires de ce continent qui ont le plus d’expérience dans le processus de capitalisation. En effet, en Amérique Latine, ce terme englobe la notion de partage sans jugements ce qui le différencie fondamentalement de l’approche normative anglo-‐saxonne.
II. Pourquoi et comment alimenter un processus de capitalisation au sein des projets de développement ?
a) Pourquoi entreprendre un processus de capitalisation
i. Enjeux et avantages de la mise en place du processus de capitalisation
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Il existe différentes raisons pour lesquelles il est intéressant d’entreprendre un processus de capitalisation. Dans un premier temps, il est important de s’interroger sur l’identité de chaque organisation. En effet la capitalisation permet de garder une mémoire institutionnelle. Trop souvent les organisations, qui ont pourtant envie de continuer à apprendre, et sont détentrices d’un savoir précieux, conservent mal ou peu leur mémoire institutionnelle du fait de changement dans le comité, dans l’équipe salariée, au sein des partenariats. De plus, les projets durent quelques années, ce qui est court, et ne permet pas de mener une réflexion sur la transmission des connaissances en partant. D’autre part, la capitalisation permet de faire connaitre ses succès. Dans une gestion axée sur les résultats, elle peut être utilisée comme tout autre moyen de communication, dans un souci de transparence, de qualité et de partage. D’un point de vue de l’efficience, étant donné que les organisations sont en compétition les unes avec les autres, valoriser son capital d’expérience peut avoir du poids notamment vis-‐à-‐vis des bailleurs de fonds qui souhaitent que l’organisation améliore ses performances et ne reproduise pas les erreurs du passé. Un processus de capitalisation permettra donc de ne pas répéter les mêmes erreurs au sein de nouveaux projets de développement. Ainsi expliquer, formaliser et justifier un processus de capitalisation sera perçu comme un gage de qualité. Enfin la capitalisation permet le partage des connaissances et expériences entre organisations et encourage l’amélioration des partenariats. La capitalisation invite à passer d’une réflexion interne, avec des éléments d’analyse commune à une vraie réflexion commune entre partenaires. Ainsi ce ne sont pas seulement les informations qui sont partagées mais également les démarches et les engagements.
ii. Défis à relever
La capitalisation est un processus relativement complexe et plusieurs défis se pose lorsque le choix de démarrer un tel projet se fait. Tout d’abord la dimension participative du processus doit être véritablement appliqué, il s’agit de mettre en place des méthodes qui permettent d’avoir une participation effective des acteurs impliqués, et non une simple consultation. Ensuite il n’est pas simple de concilier l’objectif de la capitalisation qui consiste par exemple à tirer des enseignements des expériences et à améliorer la qualité en interne avec le partage et la dissémination du produit final. Il est donc nécessaire d’aller au bout de la démarche. En effet, il faut donc suivre l’intégralité du processus en passant par la collecte d’information, les méthodes participatives et dynamiques, l’interaction entre les acteurs, la définition du public cible avant de parler de partage et de produit. D’autre part, il est essentiel de déterminer quel le bon produit à utiliser pour l’objectif visé, et d’être attentif à ce que les destinataires du produits soient bien ciblés par ce/ces support(s). La publication d’un long rapport ne se prête par exemple pas à la diffusion destinée aux bénéficiaires. La multiplication des supports pour permettre d’avoir une multitude de destinataire peut être risquée car c’est un travail différent qui s’impose pour chaque sorte de « produit ». Peut être qu’il faut être plus modeste et savoir choisir moins de produits, cibler certains destinataires seulement. Enfin, selon les objectifs, il est judicieux de déterminer le bon processus à utiliser, la capitalisation en est un parmi d’autres. Si l’organisation a pour objectif principal l’amélioration en interne de ses performances, la capitalisation ne sera alors pas la bonne démarche à entreprendre.
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b) Comment entreprendre un processus de capitalisation
i. Sur quoi capitaliser ? Dans les faits a priori tout peut être sujet à capitalisation: les expériences réussies, les bonnes pratiques comme les échecs. En effet, la capitalisation ne se base pas seulement sur des expériences qui ont connu du succès, au contraire, il y beaucoup plus à apprendre des échecs. Il est donc important d’analyser ce qui n’a pas fonctionné pour éviter de reproduire les erreurs de l’expérience passée. Un contexte de crise peut être par exemple un bon moment pour lancer un processus de capitalisation.
ii. Les questions à se poser avant d’entamer un processus de capitalisation La capitalisation exige de procéder par étape, de suivre l’ensemble du processus avant d’aboutir à la réalisation d’un produit qui pourra être partagé et diffusé. Cette idée se retrouve dans l’organisation de ces ateliers qui a donné en premier la lieu la place à des apports théoriques et des discussions en groupes puis à un exercice pratiques. Ce procédé permet de passer d’une réflexion interne en groupe à une vraie action commune pour produire des fiches de capitalisation d’expériences. En effet lorsque l’on débute un processus de capitalisation, il est nécessaire, en premier lieu, de se poser des questions clés qui permettront de cerner les objectifs du projet et des étapes à suivre, à savoir :
Qui : pour qui et avec qui on va travailler ? Quoi : à quel besoin veut-‐on répondre ? Comment : quels outils et méthodes seront les plus appropriés et les plus effectifs pour mener ce travail ?
Quand : quand le processus doit-‐il être mis en place ? Combien coûtera la mise en place du processus et la création du produit final à l’organisation ?
Il est primordial de bien définir les contours du projet lorsqu’on entame un processus de capitalisation. En ce qui concerne le « avec qui », au contraire de l’évaluation, la capitalisation ne peut se faire qu’à l’interne. Un acteur extérieur peut toutefois intervenir pour conseiller, reposer les bonnes questions mais il ne peut intervenir dans le processus. Ensuite, la nature des produits issus de la capitalisation dépendra essentiellement de la réponse au « pour qui » ? et « à quel besoin on répond » ? Le produit ne sera pas le même s’il est élaboré pour soi, pour le bailleur ou pour les partenaires ou pour tous. Il se déclinera de différentes manières en fonction du public cible. Il est donc très important de mettre au clair nos objectifs, de bien savoir à qui l’on s’adresse et qui pourra bénéficier du produit final. Par ailleurs, il est important de bien cibler la thématique en lien avec le projet ou programme et en fonction du besoin auquel le projet doit répondre. En fonction du type de projet, il va falloir déterminer le moment de maturité, c’est-‐à-‐dire la bonne période, celle ou un changement significatif a eu lieu et où l’on a suffisamment d’information pour entreprendre la démarche de capitalisation. En fonction de la gravité, un temps de crise par exemple peut être choisi comme étant la bonne période à étudier. Si le projet n’est pas suffisamment ciblé, ce que l’on va produire ne correspondra pas avec les résultats escomptés, d’où l’importance d’un travail sur ces questions en amont du processus, bien avant l’élaboration du produit final.
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iii. L’exemple à suivre pour bien capitaliser : une logique de projet
Une capitalisation est en réalité un projet comme un autre, qui doit être pensé et élaboré selon une logique relativement similaire, selon un dynamique de cycle de projet. En effet, on est dans l’action. On détermine le moment de maturité, soit : le bon moment pour mener la capitalisation. Puis on apprécie les expériences, on les analyse, on en tire les enseignements. Ensuite il s’agit d’organiser les informations extraites et les connaissances qui sont destiné à être partagé. Une fois traitée, les pratiques deviennent alors partageable et pourront être diffusées de diffuser. Enfin il restera à les appliquer. La capitalisation demande des ressources, il est donc nécessaire de la planifier le plus en amont possible, et ainsi réfléchir à toutes les étapes du processus, et notamment au temps à investir, aux ressources disponibles et au financement. L’idéal est de prévoir une ligne dans le budget des projets pour la capitalisation et de faire valoir son intérêt auprès des bailleurs de fonds. Sans cette phase de planification, il est très difficile d’aboutir à un produit qui soit satisfaisant et adapté pour le partage.
III. Outils et ressources
a) La FGC : programme partage des savoirs
Le programme de partage des savoirs n’a pas pour mission d’imposer une méthode précise pour la capitalisation d’expérience, d’autant que le processus peut prendre des formes très différentes selon les objectifs qui sont fixés. Mais il s’agit d’élaborer certains dénominateurs communs qui reflèteront une vision partagée de ce qu’est la capitalisation au sein de la FGC. La préparation et la tenue de ces ateliers font partie intégrante de ce processus qui s’efforce de faire remonter les besoins des AM, de leur offrir un cadre de réflexion, des outils, pour améliorer leurs pratiques et de trouver des moyens pour partager, diffuser leurs savoirs et expériences. L’approche du programme de PdS met cependant l’accent sur certains aspects qui sont essentiels ; la visibilité, la restitution et le partage. La capitalisation est en effet un moyen de mettre en avant, de valoriser le travail et le savoir faire issu du terrain selon son domaine d’expertise. Le choix des produits de capitalisation doit prendre en compte cette notion de visibilité. Ensuite la restitution, elle est une condition essentielle car elle permet de partager les produits réalisés. Ils s’agit de partager de manière horizontale entres les partenaires, puis de faire « remonter » le savoir au niveau de la FGC et du FEDERESO à travers des « produits » ou des matériaux partageables entre tous. Le développement de modèles de supports (comme des fiches de capitalisation) et d’outils méthodologiques seront éventuellement utiles pour faciliter les échanges et augmenter ainsi les opportunités de travailler en réseaux. Les objectifs étant toujours de développer les compétences des AM et d’améliorer la qualité des projets grâce à une meilleure réactivité, capacité d’adaptation et grâce à la pérennisation et transmission des connaissances et expériences,
b) La capitalisation : différents produits envisageables
Il existe différents produits qui peuvent être envisagés pour le processus de capitalisation : fiches techniques, articles, site internet, film, pièce de théâtre, visites terrain, réseaux sociaux, émission radio, atelier, etc. Le type de produit choisi dépendra de la planification initiale, des objectifs, des ressources et
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du budget alloué en fonction du moyen de partage choisi. Il est rarement possible d’avoir un produit valable pour tous. A noter que bien souvent le produit choisi n’est pas adapté, par exemple un rapport de 40 pages est une publication relativement imposante et ne sera pas destiné à tout public. Des supports visuels ou la transmission orale peuvent être adaptés pour la restitution sur le terrain mais ne répondent pas forcément à une demande des bailleurs ou des acteurs en quête de recommandations pratiques. Il est donc essentiel de décliner le produit en fonction du public cible. Pour approfondir ce thème il est utile de se référer à des exemples de capitalisation:
Au sein de la FGC : les cahiers du MIC qui, dans le cadre de son 50ème anniversaire le MCI-‐Mouvement pour la coopération internationale a réalisé une capitalisation d’expériences : http://www.mci.fgc.ch/mci/?page_id=9343
Le F3E qui gère les évaluations en France et il dispose maintenant d’un département sur la capitalisation qui propose de bons outils sur le sujet et propose des exemples de produits : http://f3e.asso.fr/
La Fondation Charles Léopold Mayer pour le progrès de l’Homme (FPH) pionnière en matière de capitalisation : http://www.fph.ch/
c) La fiche de capitalisation Les ateliers ont été un espace de réflexion quant à l’intérêt de développer un modèle de support de capitalisation qui pourrait être utilisé dans le cadre de partage des expériences entre AM. Un exemple de fiche fictive a été élaboré par les organisatrices, il proposait un certains nombres de rubriques et une mise en page recto-‐verso. Les participants ont exprimés des avis favorable quant au format recto-‐verso, très intéressant puisque pas très couteux en ressources et par là même accessible à tous. De plus, il est rapidement utilisable et facilement transmissible. Ce format permet aussi d’apporter facilement des corrections ou nouveaux éléments. La pertinence de ce produit quant à ses perspectives d’utilisation de au sein de la Fédération a également été approuvée. Les AM ont donc été sollicitées pour tester ce modèle et s’essayer ainsi concrètement à production de fiches de capitalisation. Les participant(e)s ont proposé des thèmes de capitalisation, puis ont formé des groupes inter-‐associations pour chaque sujet. Les thématiques suivantes ont été choisies : développement durable, microcrédit, partenariat, participation, gouvernance locale. Les fiches sont consultables en tant qu’exemples, une réserve quant à leur contenu est faites car il est issu d’un travail sous forme d’exercice et dans un temps très court. Etapes pour l’élaboration de la fiche de capitalisation :
• Cibler le sujet, la problématique, et cerner tous les éléments qui la constituent (avec un maximum de trois axes). Etre attentif à garder un focus pour ne pas partir dans tous les sens.
• Déterminer le public cible à qui l’on s’adresse. Garder la possibilité de produire différentes fiches pour différents publics à partir des données brutes
• Choisir un bon titre et sous-‐titre qui parle au lecteur • Etre très clair, précis et pointus. Attention à ne pas tomber dans les grandes considérations ou
généralités • Se mettre à la place du lecteur : le contenu doit être lisible et compréhensible pour les autres
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• Employer des verbes actifs IV. Conclusion et synthèse des enseignements
En résumé, voici les étapes nécessaires à la bonne marche d’un processus de capitalisation :
• Déterminer le processus de capitalisation à mettre en place sous la forme d’un montage de projet
• Planifier en amont le processus de capitalisation dans le cycle du projet ou du programme : ne surtout pas attendre la fin du projet/programme pour le faire
• Dès la phase de planification, bien allouer les ressources nécessaires à son bon déroulement • Intégrer ce processus dans une ligne du projet par exemple dans le suivi-‐évaluation • Bien cibler le public • Cibler la problématique • Cibler des thématiques d’intérêt pour sa structure : selon son domaine d’expertise, celui de ses
partenaires, avec des éléments qui seront intéressants pour le secteur et qui permettront d’enrichir l’ensemble.
• Sur un thème soigneusement choisi, capitaliser aussi bien à partir des succès qu’à partir des échecs
• Analyser, collecter les informations et tirer les enseignements de ces pratiques • Utiliser des méthodes véritablement participatives et collaboratives. • Utiliser des méthodes et outils de partage des connaissances et expériences
Le 10.11.14/ A.Ternay /19.11.14 M. Buschi