Communication Evenementielle3

8/2/2019 Communication Evenementielle3

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II - Lvnementiel cabinet

pour la notorit et limage

lodie CREVENNA NOVANCESLaurent ISSARTEL ALIANTIS


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Lvnementiel interne

destination des clients,prescripteurs et collaborateurs

Les manifestations conviviales

& confrences techniques


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1/ Quels objectifs ?

2/ Quelles cibles ?

3/ Quel process ?

4/ Les piges viter, les sources de succs ?

5/ Quelbudget ?

6/ Exemples




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Dune manire gnrale :- Dvelopper une relation de confiance, destime et

dadhsion entre le cabinet et ses multiples publics.- Augmenter sa notorit, sassurer une meilleure visibilit des

offres, mettre en avant la philosophie du Cabinet, etc.- Crer un lien personnel

Pour les confrences techniques :- Favoriser la relation directe avec une cible identifie :valoriser, fidliser, stimuler

- tre reconnu comme un spcialiste : informer ; former- Rpondre aux besoins des participants : rassurer, motiver,vendre

- Se servir de ces confrences comme vnements rcurrents :notre savoir, votre confort (le client na plus besoin de se

soucier des changements de lgislation, nous les anticiponspour lui et avec lui)


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2/ Quelles cibles ?

Opinion publique

Institutionnels et Pouvoirs publics Clients, anciens clients Prospects Prescripteurs et Partenaires Fournisseurs Collaborateurs,futurs collaborateurs, anciens collaborateurs


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3/ Quelsprocess ?Dfinition de la cible viseDfinition des objectifs atteindre et des retours chiffrs

attendusRdaction avec prcision du fil conducteur de

lvnement (le message, la finalit vise)Fixation des modalits pratiques :

lieu, date, horaires, quipements, signaltique,agencement, accueil/vestiaire, boissons et alimentaire,

parking/transports


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3/ Quelsprocess ?(suite)

Dsignation dun chef de projet ddi pour coordonnerde A Z les moyens logistiques, techniques ethumains inhrents la russite de votre manifestation

dition de tous les documents ncessaires (invitations,programme, plaquette, documentations techniques,PowerPoint, fiches de satisfaction)

Dsignation des intervenants internes et/ou externesOrganisation des runions de travail avec lesdits

intervenants et dfinition des modalits du partenariat

(image, pcuniaire, etc.)Envoi des invitations trois semaines l'avance.

Relance une semaine avant le jour J


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3/ Quelsprocess ?(suite)

Remerciements, envoi des cadeaux, Exploitation : actualisation des fichiers, bilan complet

et objectifs, compte rendu par mail en interne et auxparticipants, tests de satisfaction/tests defficacit

(notorit, image), exploitation commerciale,Suivi des retours durant les mois qui suivent lvnement

(cration de tableaux de reporting)


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4/Lespiges viter, les sources desuccs :

Les difficults :- Manque de prparation,- Action trs phmre : sassurer de son retour sur

Investissement, sans oublier lvaluation des rsultats.

- Sassurer de la qualit des prestataires extrieurs (suiviscrupuleux des projets, rencontre avec le prestataire pourvaluer lavance du projet, etc.)

Les facteurs cls de succs :- Crer un tableau synthtisant qui fait quoi, et quel moment

- Avoir t intgr dans une stratgie globale de communication,- Avoir un cahier des charges formalis,- Obtenir ladhsion et limplication du personnel,- Dfinir un calendrier prcis et sy tenir.


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5/ Les indications budgtaires :

Lieu : endroit atypique, chteau...Gros quipements : mobilier, Petits quipements : clairage, sonorisation, micro,

audiovisuel, bureautique Papeterie : invitations, dossiers de presse, plaquette Restauration : buffet, cocktail, service table Les services : accueil, assurances, animations, cadeaux,

scurit

Goodies : stylos, cls USB, sacs Autres :


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6/Exemples de manifestations :

Inauguration, clbration & anniversaire du cabinet

Show-room : Prsentation nouveaux produits et/ou services Soire de Gala, assemble gnrale & intronisation

Runions dinformation et/ou de formation

Journe portes ouvertes Journes clients (une partie confrence et une partie ludique)


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La communication vnementielle


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Trois formes de communicationvnementielle

Le sponsoring, le mcnat

Lanimation des rseaux de prescripteurs

Les actions auprs des coles de renom

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles


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2/ Quelles cibles ?

3/ Quel process ?

4/ Les piges viter, les sources de succs ?

5/ Quelbudget ?

6/ Exemples




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Le sponsoring et le mcnat




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1/ Quels objectifs ? Donner un visage humain au CabinetParticiper activement au dveloppement de limage de la

professionDvelopper une relation de confiance, destime et

dadhsion entre le cabinet et ses multiples publics Contribuer financirement, matriellement et/ou

techniquement (logistique) une action sociale,culturelle ou sportive dans loptique commerciale

daccroitre sa notorit, sa visibilit et ventuellement

damliorer son image.




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2/ Quelles cibles ?

Clients Prospects Opinion publique Collaborateurs Futurs collaborateurs Partenaires et prescripteurs




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3/ Quelsprocess ?

Dfinition du message transmettreSlection des cibles concernesChoix de lvnement ou de la structure accompagnerContact avec lorganisation pour connatre les modalits de partenariatImpliquer le personnel le plus vite et le plus souvent possible en leur

expliquant le but de la dmarcheEnvoi des outils de communicationRelais de linformation sur les supports de communication du Cabinet

Accompagner le sponsoring dune opration de communication publicitaire

parallle (faire connatre cet engagement lensemble de la cible concerne) Suivi de lvnement ou de lvolution de la structurePrsence rgulire auprs de la structureRelais dans la presse spcialiseDemander la structure sponsorise de relayer linformation auprs de ses

clients




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4/Lespiges viter, les sources desuccs :

Les difficults :- Choisir une action sponsoriser qui corresponde la culture du Cabinet- Ne pas multiplier les actions de sponsoring ( 1 action correspond 1

message) afin de rester cohrent dans la communication- Ne pas tre passif : une fois la relation en place, il faut tre prsent

rgulirement- Effets difficilement mesurables- En terme dimage : spculatif avec des effets pouvant tre ngatifs

(en cas de dfaite ou dchec)- Actions trop souvent ponctuelles, pas de vision long terme

Les facteurs cls de succs :- Etre actif dans le suivi du partenariat- Impliquer les collaborateurs en interne (Obtenir ladhsion du personnel)- Relayer linformation en externe (Exploiter le sponsoring avant, pendant

et aprs (par le biais des relations presses, relations publiques et publicit)




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5/ Les indications budgtaires : Dfinir le budget annuel allouer aux actions desponsoring et de mcnat

Ne pas oublier les cots annexes (outils decommunication, dplacements, etc.) Ne pas oublier les cots cachs (temps pass par lescollaborateurs)




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6/Exemples de sponsoring ou mcnat:

Etre sponsors dactions proposes par les coles de renom :rallye des 4L, tournoi de golf, frgate, etc.

Clubs de sport (football, rugby, tour de France)

Jeunes artistes (concerts, orchestres,etc.)

Restauration de tableau




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Animation du rseau de

prescripteurs




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2/ Quelles cibles ?

ClientsCabinets davocats Offices notariales Huissiers Cabinet de gestion de patrimoine Banques & Assurances

Confrres Syndicats professionnelsCCI, chambre des mtiers




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3/ Quelsprocess ?Dfinition dun calendrier dactions et de leur rcurrence

pour chacune des cibles

Dfinition des objectifs atteindre pour chaque action Rdaction des messages diffuser pour chacune desactions (dfinir un fil conducteur prcis)

Travail en troite collaboration avec le prescripteurdsign dans le cas dactions communes

Communication conjointe lors de lenvoi des invitations Communication sur les retombes




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4/Lespiges viter, les sources desuccs : Les difficults :

- Dans le cadre de nos mtiers rglements, nous devons resterattentifs au principe dindpendance

- Il est parfois dlicat de privilgier un prescripteur plutt quunautre

Les facteurs cls de succs :- Communiquer avec son rseau de prescripteurs pour expliquer

les raisons du choix de lintervenant- Dans le cas dune action clients, impliquer les collaborateurs- Remercier nominativement les intervenants




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5/ Les indications budgtaires : De quelques repas des milliers deuros




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Actions destination des coles

de renom




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1/ Quels objectifs ?Amliorer la notorit du Cabinet auprs de futurs

collaborateurs et des futurs clients

Constituer un vivier de jeunes talents

Recruter des stagiaires




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2/ Quelles cibles ?

Ecoles de gestion Ecoles de commerce

Facults (pharmacie, droit, etc.)




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3/ Quelsprocess ?

Contacter les responsables de filire et les responsablesdes associations dlves et danciens lves

Dfinir les actions possibles et les planifier

Prparer en interne en impliquant les collaborateurs Prparer les outils de communication et les adapter la

filire Dsigner en interne les collaborateurs qui participeront

lvnement Envoyer un retour en interne pour valoriser les rsultats

obtenus et les collaborateurs suivre scrupuleusement chaque candidature reue




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4/Lespiges viter, les sources desuccs :Les difficults :

- Le manque dimplication en interne- Risque de sessouffler si les actions sont trop importantes

- Donner une mauvaise image du cabinet si les candidatures nesont pas suivies de faon srieuse

Les facteurs cls de succs :- Limplication des collaborateurs

- La qualit des intervenants internes- Rgler la frquence de participation ces vnements en

fonction des besoin de recrutement ou dune anticipation

raisonnable




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5/ Les indications budgtaires : Prvoir un budget annuel pour la confection des outils

de communication




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6/Exemples:

Forum des mtiers de la gestion de lIAE

Semaine des entreprises de Rhne-Alpes de lEM Journes portes ouvertes des coles

Organisation dune journe portes ouvertes du cabinet

Partenariat avec les coles dans le but de recruter des stagiaires Dispenser des cours


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