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Colloque de la

facturation électronique

12 novembre 2014

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Rappel du programme

14h00 - 14h15 Ouverture par M. le Secrétaire d’Etat au Budget Christian Eckert

14h15 - 14h45 Contexte européen Cyrille Sautereau, Admarel

14h45 - 15h15 Présentation de Chorus Factures Régine Diyani, directrice de l’AIFE

15h15 - 15h45 Table ronde « utilisateurs »

15h45 - 16h00 Les clés pour mieux anticiper

16h00 - 17H00 Table ronde « visions et perspectives »

17h00 - 17h15 Clôture du colloque par M. le Secrétaire d’Etat à la Réforme de l’Etat et à la Simplification Thierry Mandon

Cyrille SAUTEREAU

Président

Admarel

Colloque de la facture électronique - 12 novembre 2014 – Propriété d’Admarel Conseil 4

100% de factures électroniques dans le secteur public

20 Md€ de gains de compétitivité pour les entreprises

20 Md€ de trésorerie retrouvés pour les PME et ETI

Rêve, Réalité, Passage obligé la preuve par l’exemple en UE

Cyrille Sautereau, Admarel Conseil

Colloque de la facture électronique

Colloque de la facture électronique - 12 novembre 2014 – Propriété d’Admarel Conseil 5

Créé en 2012

15 ans d’expérience dans la dématérialisation des processus achat / vente

Accompagne le développement du marché

Les entreprises et les entités publiques dans leurs projets

les offreurs de solutions / service

la normalisation (FNFE, AFNOR, CEN, …)

Colloque de la facture électronique - 12 novembre 2014 – Propriété d’Admarel Conseil

Dématérialisation de factures : les enjeux

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La Facture au centre des processus achat / vente

CRM

Compta Gestion

Commerciale

Trésorerie

Gestion Commerciale

Achats

Compta

Trésorerie

Workflow

Devis / Commande

Livraison / Réception

Facture

Recouvrement / Paiement

S.I. Fournisseur S.I. Client

Données Données Image Papier Saisie

Rupture / perte d’info / délais / dysfonctionnements

Contrôles Pistes d’audit

Optimiser Fiabiliser Accélérer

Sans imposer de contraintes

bilatérales

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Contrôles Pistes d’audit


Quelques chiffres

UE : 17 Mds de factures B2B/G

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2 Mds de factures B2B-B2G (FR)

Dont 95 millions vers le secteur public

20 Mds € de gains potentiel

10 € / facture (sur 22 €)


Les Enjeux financiers

600 Mds € de crédit inter-entreprises

9

15 jours de retard de paiement

= 4% du CA à financer (BFR)

= 25% des défaillances d’entreprises


Les Echos, 14 février 2014

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Les délais de paiement de l'Etat diminuent, mais la situation ne s'améliore pas entre les entreprises. Les retards privent les

PME de 15 milliards

d'euros de trésorerie et

les ETI de 6 milliards.


Les Enjeux : pourquoi dématérialiser …

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1. Réduire les coûts et les perturbations

2. Automatiser et Rapprocher : payer le juste prix - maîtrise et traçabilité.

3. Accélérer le traitement pour maîtriser la gestion des paiements (liquidité des factures)

Pour les acheteurs (clients), récepteurs de factures


Les Enjeux : pourquoi dématérialiser …

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1. Développer l’activité : répondre aux demandes des clients

2. Accélérer les flux financiers : réduire le BFR être payé vite ou pouvoir refinancer (Bon A Payer)

3. Réduire les coûts de traitement et perturbations

Pour les fournisseurs, émetteurs de factures


Les Enjeux : Contrainte ou Opportunité

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L’Administration fiscale veut s’assurer de la réalité de la TVA déductible

Contrôle formel : les factures justificatives de TVA doivent être originales

Réalité de la transaction commerciale sous-jacente

Enjeu : plus de 10 Md€ de fraude fiscale TVA

estimée, à ne pas aggraver

L’Administration fiscale La facture est une créance sur l’Etat à hauteur de la TVA (déductibilité acheteur)


Les forces en présence, leurs besoins

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Des données pour fiabiliser, automatiser, maîtriser

Des Ventes, des Paiements ou validations de créances

Quelle réalité des transactions : TVA déductible et Résultat Fiscal

Quelle réalité des transactions : Financement – Risque Crédit

Fournisseurs

Les Tiers

Clients

Banques Administration fiscale


Quelques mots sur les coûts de traitement …

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Structure de coûts d’une facture

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Réception Validation Paiement Archivage Gestion des litiges

0,90 € 1,40 € 5,40 € 2,80 € 1,50 € 1,80 €

Enrichissement Saisie Codification

Source structure de coûts : Arthur D Little pour Post@xess / Deskom

Préparation Facturation

Comptabilisation Envoi

Rapprochement Paiement

Archivage Gestion

des relances

Gestion des

litiges

Coûts de trésorerie

1,20 € 0,80 € 0,30 € 0,50 – 2,00 € 0,80 € 2,40 € 2,00 €


8 € 14 € 22 €

Facture fournisseur

Facture client


Structure de coûts d’une facture client

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2 €

2 - 10 €

4 - 6 €

Gestion Document

Gestion Processus

Préparation Facturation

Comptabilisation

Envoi

Rapprochement Paiement

Archivage

Gestion des

relances

Gestion des

litiges

Coûts de trésorerie

1,20 € 0,80 €

0,30 € 0,50 – 2,00 € 0,80 € 2,40 €

2,00 €

Coûts indirects + processus collaboratif avec le client : nécessaire pour accélérer le paiement

Flux Financiers

Une facture validée vite ouvre des voies de Refinancement ou de Paiement accéléré

Source : Arthur D Little pour Post@xess / Deskom

Coûts Directs Facile à réaliser

Coûts Directs 15 jours de retard

= 0,20% à 1% = 2 à 10 €


Structure de coûts d’une facture fournisseur

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Réception Saisie

Codification

Validation Paiement

Archivage

Gestion des litiges

Escompte Pt Accéléré

0,90 €

1,40 €

5,40 € 2,80 €

1,50 €

1,80 €

Gestion Document

Gestion Processus

Enrichissement

Flux Financiers


Coûts Directs Facile à réaliser

3€

Profits Directs paiements anticipés (escompte)

1 Mois = 0,5 à 2% = 5 à 20 €

Coûts indirects Gestion du Changement – Fiabiliser la validation – Réduire les perturbations - Accélérer

11 €

5 – 20 €


Dématérialiser, solution pour satisfaire les besoins de chacun

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Des données pour fiabiliser, automatiser, accélérer

Des Ventes, des Paiements ou validation de créances

Quelle réalité des transactions : TVA déductible et Résultat Fiscal

Quelle réalité des transactions : Financement – Risque Crédit

Fournisseurs

Les Tiers

Clients

Des factures électroniques Des données exploitables

Règlement ou information sur validation / paiement

Contraintes réglementaires

pièces originales Pistes d’audit

Banques Administration fiscale

Offres de services Risque de crédit et Refinancement


Trouver le bon équilibre

1. Synchroniser les S.I. avec DES données de factures essentielles

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2. Disposer de factures conformes, pièces justificatives, cohérentes avec les données échangées

3. Penser au fournisseur

Ne pas pousser la complexité vers lui

Tenir compte de son existant

Retour d’information pour sa gestion de trésorerie


Entrainer, Déployer

Aligner, Simplifier

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Normaliser

Entrainer, déployer


Le secteur public, moteur du déploiement, …

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Secteur Public

Directive Européenne 2014-55-UE (avril 2014)

Rendre la facture électronique progressivement obligatoire dans le secteur public

Produire une norme SEMANTIQUE européenne de la facture électronique, déployée dans quelques syntaxes de place

Pour les échanges vers le secteur public

Et qui peut aussi être utilisée pour le B2B (secteur privé)

Obligation pour toutes les entités du secteur public d’accepter ces syntaxes basées sur la norme Sémantique

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Un mouvement général B2G pour 2020

Objectif : 100 % de factures électroniques B2G en 2020

Allemagne, UK, France, Pologne,

Roumanie, Slovaquie, Lituanie, Luxembourg,

Lettonie, Irlande, Hongrie,

République Tchèque, Chypre.

+ les pays qui ont des objectifs plus rapides.

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Quelques pays en avance de phase

Autriche : obligatoire depuis janvier 2014, factures structurées uniquement, centralisé sur plateforme Peppol

Portugal : obligatoire depuis 2014, centralisé sur système de l’Administration Fiscale Portugaise (B2B et B2G)

Italie : obligatoire progressivement (juin 14 à Mars 15), format XML, signature électronique

Slovénie : obligatoire au 1er janvier 2015, XML signé

Espagne : obligatoire au 1er janvier 2015, XML Facturae, signé, collecté sur système unique

Suisse : obligatoire en 2016

Belgique : progressivement de 2015 à 2017

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Et quelques pionniers Finlande : obligatoire en 2010 pour l’Etat et agences

gouvernementales, municipalités en bascule volontariste

Norvège : obligatoire en 2012 vers l’Etat. En cours pour les municipalités pour 2015

Suède : toute entité publique en capacité d’émettre ou recevoir dès 2008, format UBL ou GS1 EANCOM, EDI ou Portail de saisie (Web EDI)

Estonie : les entités publiques pratiquent depuis 2011 (opéré par Estonian Post)

Pays-Bas : pas d’obligation mais 80% de factures électroniques B2G en 2014.

Danemark : Obligatoire depuis fin 2005

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Exemple du Danemark (2005)

Fév 2005 : une plateforme de réception des factures

un format unique : OIOXML (UBL)

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3 voies pour dématérialiser :

EDI / XML direct

Saisie en ligne sur un portail central

Transformation papier / électronique dans des « Read-In-Bureau », gratuit pour les PME

Soutenue par une réglementation « souple » sur la dématérialisation fiscale


Exemple du Danemark (2005)

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95% de factures « électroniques » en 9 mois


Enseignements

Proposer plusieurs modes de dématérialisation

EDI sur un format (voire quelques uns)

portail de saisie

dépôt pdf (voire service de numérisation pour démarrer )

Masse critique : tout le secteur public sur une plateforme unique de centralisation

Accompagner les PME, Communiquer

Planning Volontaire et rapide

Obligation … ou pas (dépend de la culture du pays)

Variante : « électrochoc » : imposer un format, un mode de démat et une date de bascule rapprochée.

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Et La France

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Loi d’habilitation du 02 janvier 14, Ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014

2014 – 2016 : mise en œuvre d’une plateforme unique, exploitée par l‘Etat (donc conforme) pour la réception des factures à destination de tout le secteur public Factures structurées

Factures pdf signées ou non

2017 : tout le secteur public doit accepter des factures électroniques

2017 – 2020 : obligation progressive des entreprises à transmettre des factures électroniques vers le secteur public


Conclusion

31


Conclusion

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La facture électronique est un MOYEN pour :

Accélérer les traitements et libérer les flux financiers sous-jacents

Optimiser et fiabiliser la gestion des processus achat / vente

Son développement dans le secteur public :

Optimise et fiabilise la gestion des processus achat dans le secteur public

A un effet d’entrainement pour un déploiement rapide et volontaire au sein des entreprises du pays


Conclusion

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Les pays à forte pénétration ont déployé le secteur public … ou l’inverse

Source : Billentis Report 2014

Régine DIYANI

Directrice

de l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat

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L’AIFE en quelques mots

L’AIFE est un service à compétence nationale créé en 2005, placé sous

l’autorité du Ministre des Finances et des Comptes Publics.

Elle est en charge du Système d’Information Financière de l’Etat, dont le cœur est .

C’est un acteur de la modernisation de l’action publique.

Qu’est-ce que ?

permet à l’Etat de gérer ses dépenses, ses recettes

non fiscales et sa comptabilité.

est un système d’information interministériel partagé

par tous les acteurs publics dans les services centraux et

déconcentrés de l’État.

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Le SI Chorus : un levier de dématérialisation

En intégrant dans un même outil l’ensemble des acteurs de la sphère budgétaire et financière de l’Etat, le SI Chorus porte naturellement les échanges dématérialisés entre les acteurs internes à l’administration, les organismes de contrôle, et les fournisseurs.

La dématérialisation dans Chorus couvre les actes de gestion (dématérialisation de processus) et les pièces justificatives transmises (dématérialisation de documents). Ces pièces justificatives dématérialisées ont valeur probante et remplacent ainsi les

échanges au format papier.

Chorus Déplacements Temporaires

Chorus Factures Place

interministérielle de marchés

Orme

Chorus formulaires Chorus

Portail Pro Chorus cœur (SAP)

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Chorus : la dématérialisation en marche

32 millions de documents ont été dématérialisés

Soit 180 millions de pages

Depuis le lancement de , déjà

L’équivalent d’une tour de 18 Km de haut

60 fois la hauteur de la Tour Eiffel !

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La dématérialisation des factures : une priorité réaffirmée

Cette priorité s’inscrit en cohérence avec l’objectif d’améliorer la trésorerie des entreprises en homogénéisant les délais de paiement de l’Etat à 20 jours d’ici 2017.

2008 : La loi de modernisation de l’économie (LME) n°2008-776 du 4 août 2008 donnait déjà l’obligation à l’Etat d’accepter les factures émises par ses fournisseurs sous forme dématérialisée à compter du 1er janvier 2012 Naissance de Chorus factures

le 1er janvier 2012

2014 : nouvelle étape La loi habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises du 3 janvier 2014 et l’ordonnance du 26 juin 2014 complètent le dispositif :

La dématérialisation des factures à destination du secteur public sera progressivement obligatoire à compter du 1er janvier 2017

L’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques sera généralisée aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics.

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Deux voies de transmission, adaptées aux besoins des fournisseurs

un portail : sur lequel les entreprises peuvent saisir ou déposer leurs factures, et suivre l’avancement du traitement jusqu’à la mise en paiement

un concentrateur qui permet de transmettre directement les factures (en Echange de Données Informatisé) principalement pour les fournisseurs ayant un volume de factures important.

Près de 300 000 factures ont transité par la solution depuis

sa mise en œuvre avec une forte accélération au cours de l’année 2014.

Chorus Factures

40

Chorus Factures : 4 possibilités

CHORUS

Portail factures

Opérateurs de dématérialisation

Concentrateur

Fournisseur A

Factures

Fournisseur B

Fournisseur D

Transmission des factures par EDI

Transmission des factures par le portail

La facture est directement reçue par le gestionnaire dans

Chorus sous la forme d’une demande de paiement avec une pièce justificative : la

facture elle-même.

Deux formats XML sont disponibles pour transmettre en EDI les factures UBL 2.0 et UN-CEFACT CII.

Fournisseur C

Saisie de factures

Dépôt de factures

PDF non signé PDF signé

1

2

3

4

41

Eléments de la facture : papier = électronique

Facture papier Facture électronique dans Chorus

La facture électronique contient tous les éléments de facturation et a une valeur probante.

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En résumé…

La dématérialisation est un vecteur de gains pour toutes les parties :

Réduction des coûts (impression et envoi postal)

Diminution de l’empreinte carbone

Suppression des manipulations de documents « papier »

Diminution des temps de traitement

Garantie de remise des documents

Fluidité des échanges

Techniquement, tout est en place pour assurer la dématérialisation des factures.

Il reste à vouloir mettre en place de nouvelles méthodes de travail, qui concernent aussi bien l’acheteur public que le fournisseur.

P

Les clés pour mieux anticiper l’obligation

de la facturation électronique

Emmanuel SPINAT

44

Contexte - l’ordonnance du 26 juin 2014

En application de la loi visant à simplifier et sécuriser la vie des entreprises du 3 janvier 2014, l’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :

- 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques, - 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire, - 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises, - 2020 : obligation pour les micros entreprises.

Cette disposition généralise par ailleurs l’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics.

Une solution technique mutualisée et gratuite sera mise à disposition. Elle permettra le dépôt, la transmission de toutes les factures électroniques, ainsi

que le suivi de leur traitement.

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Une évolution dans la continuité

La solution mutualisée s’inscrit dans la continuité de Chorus Factures .

Elle capitalisera sur la base des fonctions déjà mises en œuvre au sein de Chorus Factures et offrira une ergonomie améliorée.

Elle permettra d’assurer le traitement et le suivi des 100 millions de factures annuelles sur le périmètre de l’Etat, du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des établissements publics.

Les fournisseurs déjà inscrits auront la garantie de reprise de leurs comptes dans la nouvelle solution.

Les fournisseurs raccordés en EDI auront la garantie de migration sans changement des modalités d’échanges retenues.

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Pourquoi s’engager dès maintenant ?

Les fournisseurs de l’Etat ont tout intérêt à anticiper cette obligation en utilisant dès maintenant Chorus Factures.

Il convient tout d’abord de choisir sa voie de dématérialisation en fonction de sa taille et son niveau de maturité : EDI, PDF simple, PDF signé, saisie en ligne.

Il faut s’assurer de la bonne adaptation de son système d’information :

Gestion des informations nécessaires au bon traitement de la facture : code service, numéro d’engagement juridique…

Capacité à produire le format retenu, à réaliser une signature (le cas échéant),

Raccordement technique dans le mode EDI…

En fonction de la voie choisie, ces travaux d’adaptation peuvent prendre du temps ; s’ils sont anticipés avec Chorus Factures , ils ne seront plus à réaliser à l’échéance de l’obligation.

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Pourquoi s’engager dès maintenant ?

La dématérialisation dépasse le seul sujet technique d’adaptation du système d’information.

Elle s’insère dans le processus et l’organisation :

Identification des acteurs en mode électronique

Producteur de la facture en mode électronique

Acteur déposant la facture sur le portail (hors EDI)

Acteur assurant la bonne supervision des flux (mode EDI)

Acteur ayant besoin d’assurer le suivi en ligne

Processus d’actualisation des informations de routage

Déclinaison de la piste d’audit en mode électronique

Elle peut nécessiter de la conduite du changement pour faire évoluer les habitudes et les pratiques.

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Des gains pour le fournisseur

La démarche doit permettre au fournisseur de bénéficier de gains dès maintenant

L’enquête réalisée auprès des utilisateurs de Chorus Factures confirme la perception de gains par les fournisseurs :

Gain de temps réel par rapport au processus papier

Traçabilité & sécurité offerts par la procédure électronique

Sans oublier la maîtrise du délai de paiement

La démarche de dématérialisation des factures peut aussi constituer :

Un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics)

Un élément de communication à ne pas négliger (exemplarité, image & notoriété)

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Chorus Factures vous attend !

https://chorus-factures.budget.gouv.fr/




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