CMS Physics week di CMS Physics week di settembre 2009 a Bolognasettembre 2009 a Bologna

P. GiacomelliP. Giacomelli

10/10/2008

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 2

DateDate

DalLunedi’ 7/09/2009 a Venerdi’ 11/09/2009

CMS week 2009 in Bologna CMS week 2009 in Bologna

CMS Bologna groupCMS Bologna group

CMS CB, 26/09/2008

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 4

CMS week in BolognaCMS week in BolognaProposed dates:

Monday august 31st - Friday september 4th

What we can offer:

OrganizationHotel reservation

Meeting rooms and auditoriumCoffee breaks

LunchesSocial event (dinner in historical palace)

We will require an inscription fee of ≤150 euro

Modificato a Monday sep. 7th - Friday sep. 11th

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 5

BolognaBologna

Bologna is rather close (~550 km) to CERN and easily reachable by car, train or plane.

The meetings will be organised in a complex of the University of Bologna in the centre of the town.

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 6

Tourist informationTourist informationBologna is a medium size city (~.5 M inhabitants) with one of the largest medieval centers in Europe.It is famous for having the oldest University in the western world, as well as for its medieval towers, historical buildings, many churches and porticos.Bologna is ideally located to visit several other art cities, like Florence, Venice, Verona, Ravenna etc.It is also quite close to the Adriatic sea…

Social program foreseen

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 7

Pictures of BolognaPictures of Bologna

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 8

Pictures of BolognaPictures of Bologna

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 9

Social eventSocial event

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 10

Participation costs (2008 Participation costs (2008 prices)prices)

Transportation (example from CERN)Train ~ 180 euroPlane ~ 300-400 euro

Hotels (B&B)3* single ~ 75 euro3* double ≥ 90 euro4* single ~ 90 euro4* double ≥110 euroWe will also offer some cheaper rooms for students and young post-docs

MealsLunch ~ 5-12 euroTrattoria ~ 15-25 euroRestaurant > 25 euro

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 11

Cosa significa per noi…Cosa significa per noi…• Avremo una settimana di riunioni

CMS con sessioni plenarie e parallele con 3-400 (?) partecipanti

• E’ un onore ma anche un grosso onere per il nostro gruppo

• Ci sara’ molto da fare per organizzare tutto al meglio…

• L’aiuto di tutti e’ necessario• Alcune cose da fare rapidamente,

molte altre da fare piu’ in la’…

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 12

PreparativiPreparativi• Ricezione, Hotel booking,

organizzazione Abbiamo individuato 3 ditte, ora chiederemo

preventivi Due segretarie della Direzione INFN

• Aule Complesso in Via Belmeloro 14, palazzo A

2 sale plenarie (35-450 persone) 5 sale per sessioni parallele (100 persone) Tutte con proiettori e connessione a Internet

• Cena sociale Palazzo Isolani

Mercoledi’ 9/9 e giovedi’ 10/9 opzionati Possibilita’ di fare un aperitivo nel chiostro di

Santo Stefano prima della cena (molto suggestivo)

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 13

FinanziamentiFinanziamenti• Finanziamenti sicuri (??)

Conf. fee di 150 euro/persona Dipartimento di Fisica INFN (Sezione, centrale ?)

• Finanziamenti incerti Universita’ di Bologna Ditte espositrici Fondazioni bancarie Enti istituzionali (Comune,

Provincia, Regione)Capponi se vince l’Isola dei Famosi (!!???)

26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 14

Ancora preparativi…Ancora preparativi…• Sito web

Descrizione, cartine, dettagli turistici

• Programma sociale Visite guidate, visite a musei, ecc.

Altre attivita’ opzionali• Organizzazione di seminari,

workshops in parallelo al convegno• Contatti con la stampa