1 

            

Client & Audience Analysis ______________________________

Katie Maxwell Team 3: Career Center – Employers

 

 

2 

CClliieenntt AAnnaallyyssiiss  General Information  

The focus of this course  is the re‐creation of Florida State University Career Center’s website. The URL is: http://career.fsu.edu/. The website has already been created, but one of the issues is  that  there  are  some  pitfalls  of  the  website.  In  order  to  continue  offering  its  services  a redesign  has  been  put  in  to  effect.  Team  3’s  task  at  hand  is  specifically  redesigning  the Employers’  section  of  the  website.  The  Career  Center  offers  a  vast  amount  of  services  to students, alumni, faculty, staff, employers, and the community. The main services are towards students and employers. The website features services for students such as choosing a major, exploring career choices, obtaining experience, documenting  their skills, and  finding a  job. As for  the  Employers,  the website  features  Employers  Login,  posting  jobs  and  internships,  and participating  in  campus  career  expos  and  career  day.  There  appears  to  be  vast  amounts  of information  for  both  the  students  and  employers  sections  but  not  enough  clarity  of  the information which can confuse the user and deter them from using the site altogether. Team 3’s mission for this semester is to recreate a more user‐friendly design to better represent the services the Career Center has to offer to its diverse audience.   Our  team’s  primary  contact  is  Myrna  Hoover.  She  is  the  Program  Director  of  Employers Relations and Recruitment Services. She can be reached at 850‐644‐6089 and her email address is  mhoover@fsu.edu.  Other  Career  Center  contacts  are  Tex  Hudgens  who  is  the  Systems Coordinator. He deals with website maintenance, updating, and technical  issues. Mr. Hudgens can be  reached at 850‐644‐3085 and his email address  is  thudgens@fsu.edu. Emily Kennelly, the Assistant Director of Career Experience Opportunities can be reached at 850‐644‐9776 and her  email  address  is  ekennelly@admin.fsu.edu.  Natalie  Kates  is  the  Promotions  and Publications  Coordinator  for  the  Career  Center  and  she  deals  with  making  the  website marketable  to  its users and update with campus current events. She can be  reached at 850‐644‐6434 and her email address  is nkates@fsu.edu. Natalie Jean, the Librarian,  is  in charge of information delivery and accessibility of Career Center information. She can be reached at 850‐644‐9779  and  her  email  address  is  njean@fsu.edu.  Janet  Lenz  is  the  Program  Director  for Instruction, Research,  and  Evaluation  of  the Career Center.  She  can be  reached  at  850‐644‐9547. Janet Lenz has the final approval on all projects such as the website redesign. Although she has  final  say every member of  the  staff at  the Career Center  is  involved  in  the decision making.   

By  the  end  of  this  semester  the  Florida  State University  Career  Center will  receive  a  paper prototype  of  the  site  redesign.  The  actually  coding,  formatting,  and  implementation will  be authored by the Information Architecture students in the spring of 2012. Launched date cannot be determined because there could be some major set backs next semester that could hinder the  launching of  the new website. Along with  the paper prototype, Team 3 will present  their findings,  submit  a  site  map,  and  annotated  wireframe  by  the  end  of  this  semester.  This information will assist those Information Architecture students next semester. 

 

3 

Budget is currently not be evaluated in the stages of redesign. There will be no intended costs to harbor redesign  for  the Career Center’s website. Rest assured  there will be brainstorming, designing, analyzing, and  researching  in order  to  create a  reorganized website. The activities may not cost money budget wise but it will definitely cost a lot of time and hard work from the students in Information Architecture Fall 2011.     Current Site and Content  The Career Center’s website is designed with a basic homepage that highlights on the left side of the screen how to get started which is more of who are you? student, employers, alumni. It also  lists  the Career Center’s  services and below  that  its  resources. On  the  top center of  the screen there is a flash slideshow of advertised events happening on campus. Underneath that is a  listing of events and news with other  links to click on such as Viewing All Upcoming Events, More Career Center News, and the Employers Newsletter. On the far right side panel there is a list of Career Center Tools: Career Portfolio, ProfessioNole, Employers Login, SeminoleLink, and Find  A  Part  Time  Job.  Below  the  tools  is  a  login  to  SeminoleLink  and  further  below  that  is featured partners with the Career Center. This is a description of the homepage which will also be redesigned this semester along with the employers section of the website.   

  

 

4 

A similar layout of information is seen when clicked on Employers. Currently, the Career Center organizes the Employers section  into Recruit talent, Plan your travel, Increase your visibility at FSU, Partner with  the Career Center, and Access statistics on FSU students. When clicked on, two distinguished columns of Career Center Services and Resources appear in the center of the screen.                      The site was last updated in November of 2010 last year. What was mainly updated was format changes  not  organizational  changes.  The  initial  design  of  the  Career  Center’s Website  was outsourced.  Tex  Hudgens  does  maintenance  and  technical  support  for  the  website.  Each section  of  the  Career Center  such  as  Students,  Employers, Alumni,  etc  are  updated  by  staff assigned to those sections. There is no one group that goes in and updates the site.   After  interviewing the clients, they felt as though there aren’t a  lot of successes with the site. Unfortunately,  there  are more  obstacles  to  overcome  than  successes  to  recognize with  the website. The clients believe that some of the shortcomings of the Career Center website are as follows: poor navigation,  too much  information, main  tasks  for  the Employers are not clearly exemplified  on  the website.  The  clients  have  not  conducted  any  usability  test  or  gathered visitor  feedback on  the  current Career Center website. Team 3 plans  to  create a  survey and issue  it to the  listing of the Employers on the website and analyze the results and present the records to the Career Center keep as their own. As a university,  it  is  important to uphold and maintain the current look and feel of the website. As noted in one of the client interviews they have a standard to preserve Florida State Branding Policy along with their templates and style sheets which is already in effect. Team 3’s goal is not to create a new look and feel entirely but rearrange information and cater the employers section to its actual users. 

 

5 

Access to content on the current website is available upon request if we wanted to incorporate into our prototype. Most likely if there is any additional content that would like to be added to the prototype it will be created in house by careen center staff. The Career Center understands that our goal for this semester is not to do a complete renovation of the website but more of a remodeling  of  the  information.  Obviously,  certain  visual  elements  and  content  should  be included in the prototype that the current website uses such as the Florida State logo and the color  scheme.  We  are  redesigning  the  navigation  system  and  naming  conventions  of  the website.    Displayed below, is a basic content outline of the current structure of the Career Center website and what we would like to incorporate in our prototype.                                  

 

6 

                                Competitor Sites  Benchmark Analysis #1 – www.crc.ufl.edu The  first  benchmark  analysis  is University  of  Florida’s  Career  Center website.  It  offers  clear information  on  how  to  connect  and  market  your  organization  in  a  series  of  3  levels  of involvement (basic, standard, advanced). I really appreciate the layout of the website. It stands out from other websites with its friendly and simple design. The employers’ webpage lists and describes all the services that an employers can get involved in and how. When clicked on one of their services it takes you to entirely new webpage and underlines the basics of the service. I enjoy the separation of web pages and they all have the same look and feel. There wasn’t that much  that  I disliked  about  the website.  It  clearly hits  all  the high points  that employers  are looking for. Other than the fact that  it’s Florida State University’s revival, the website  is hands 

 

7 

down a great example to mirror. What I would want to take from this to use  in our prototype would  be  the  simplicity  of  information  and  the  listing  of  services  to  employers.  I  think  that would help   

Screenshot of benchmark analysis #1    Benchmark Analysis #2 ‐ http://careers.unc.edu/employers   The second benchmark analysis is University of North Carolina’s Career Center website. What I like most about this website is how they have a list related items on the left and right sides of the page. They have related tools and relevant handouts on the right side where you can use the employer login or download a PDF format of directions to campus, parking information, and even a employer brochure. However, what  I dislike about the website  is that when clicked on related  items on the  left the next webpage  its not  inviting to read. There are paragraphs and paragraphs of information to read which could deter the user from further using the website.  What I would like to incorporate into our prototype would be the side panels of information. I believe that  it helps navigate through the  information better and make the webpage  look full and  inviting. It  is also easier to see the next available thing to click on which gives the users a better understanding of their options.  

 

8 

                  

Screenshot of benchmark analysis #2     Benchmark Analysis #3 ‐ http://www.stthomas.edu/careerdevelopment/employers/ The  third  benchmark  analysis  is  St.  Thomas University’s  Career  Center website. What  I  like about  this website  is  it shows  the overall navigation on  the  left hand side and  the sub  topics underneath Employer Relations. Each sub topic when clicked on  is  formatted  in a way that  is pleasing to read and the information is beneficial. It also lists Employer Quick Links on the right hand  side  that are  intriguing  to  read  to  find out more  information. What  I dislike about  this website  is  it was hard  to  find out where  the employer  login was  located. Employer  login  is a very important part when dealing with our Career Center. What I like to see incorporated in our prototype would be employer quick links on the right side panel. This is a side information bar but it could really add to the overall appeal to the website.  

 

9 

                      

 Screenshot of benchmark analysis #3 

  Reasons for Re‐Design  Our client’s main reason for site redesign is to improve the organization of the website and how employers,  for  instance,  navigate  the  site  and  conduct  every  day  tasks.  In  one  of  our  client meetings, Myrna Hoover talked about how currently the Career Center’s website is much like a teaching website where we should you how to certain tasks. Websites services should be  like that. The new website should answer questions quickly, promote our services, and connect the users to the correct contact representative. Redesigning the website’s  information to cater to the employers’ needs also allows the Career Center to connect better with organizations and really serve both the employers and student with finding jobs and internships.   Their  primary  objectives  for  employers  is  to  have  a  site  that  communicates  clearly  to  the employers where  the  login  is and how  to post  jobs and  internships  so  in  the end  they have fewer  customer  service  calls  about  navigating  the website.  Secondary  objectives  are  to  not have  a  website  that  is  information  intensive.  Currently,  there  is  an  endless  supply  of information  listed  but  realistically  employers  don’t  have  the  time  to  sift  through  a  sea  of information—information overload. The clients want to steer clear of information overload and 

 

10 

reorganize the site that  is plain and simple. As noted by the clients, they want the website to have a sleeker, cleaner design.   Measuring  success  in  this  particular  situation  will  be  either  through  a  series  of  employer interviews  and/or  surveys  of  the  current  site  and  after  the  site  redesign  is  completed. Comparing  the  results before and after  site  redesign will  truly expose a measure of  success. There will be no backtracking for there is only forward thinking from here on out. As a team we will take  into consideration the client’s goals and also what the user’s goals are and combine them  together  to make  the  site  usable  for  employers  but  at  the  same  time marketable  for Florida State University’s Career Center.    Client Perception  After multiple client  interviews  I’ve realized that the Career Center wants potential visitors to describe the site as corporate, cutting edge, and innovative. The current website is none of the things described. The website  is cluttered with a  lot of  information  to parse  through and  the design/layout  isn’t  recognized as cutting edge or  innovative. The Career Center  is  famous  for the services it offers and in turn they want their website to mirror the same image. The Career Center  at  Florida  State  is well‐known  among  career  services.  They offered  a wide  variety of teaching documents  that helps students and employers get connected and  learn more about how  to  either  prepare  for  their  future  career  or market  their  company  on  campus.  Florida State’s Career Center is more of teachable Career Center. This is what differentiates it from the rest.    Technology/Infrastructure  The  target  platforms  for  the  Career  Center  website  are  mainly  Windows  and  somewhat Macintosh. The  target browsers are  Internet Explorer, Firefox, Google Chrome. Tex Hudgens, the Systems Coordinator, mainly deals with maintenance and technical issues with the website. One of the main issues that users call in for is website navigation. Users are unable to find what they are looking for. This is a huge problem for the success of the Career Center website. There were some technical  issues with Flash applications so Systems Coordinator made the swift to Java programming  to  view  certain  applications. A  lot  of  the  slideshow banners of upcoming events and Career Center sponsors are created in Flash. This makes the website come alive. It draws attention to the  information on the banners. This enhances the users’ experience with the website because slideshows are more intriguing to look at than to read text or paragraphs.   The Career Center offers Employer Login and SeminoleLink. These are database functionalities of the website. There is an current issue with the login because once the employer logs in the website is transferred to another website that supports the login application and the employer is forced to log in a second time. This is noted as a duplication of logins which is time consuming for the employers.  

 

11 

Site Maintenance   For each section of the website such as Students, Alumni, Employers the Career Center assigns a certain group of staff to work with that part of the website content. So  if something  in the employer section needs to be updated is it mainly that specific group’s job to go in and update information. Managing  content  updates  is  not  done  by  a  single  person  but  a  specific  group according  to which  section  it  is. All  site maintenance will be performed by Tex Hudgens,  the Systems  Coordinator  for  the  Career  Center.  He  is  also  in  charge  of  handling  any  certain technical issues with the Career Center website. What will mainly be updated is content. Once the Career Center has the layout and design of the new website all they have to do is fill in the proper  information or update  it. There  should be no need  to  constantly update  the website multiple  times  a  year  according  to  re‐design  purposes.  Also,  depending  on  the  certain information such as current events and news that information does need to be updated weekly or monthly. But  information such as how to use the employer  login will remain static and will not need to be updated unless otherwise directed.      AAuuddiieennccee AAnnaallyyssiiss  Primary Site Users  The  intended  primary  users  of  the  Career  Center website  are  Employers/Recruiters. A  basic demographic is as follows: there is a good balance of female and male employers that come in contact with  the  Career  Center,  the  age  range  of  the  recruiters  is mid  20s  to mid  30s,  the education  they  possess  is  a  Bachelor’s  Degree,  and  their  occupation  is  a  recruiter  or representative  for  a  Fortune  500  company.  The  recruiters work with  a  lot  of  the  different university career service websites so they are equipped with how to navigate websites and they know  what  they  are  looking  for.  Because  most  of  the  recruiters  are  required  to branding/marketing  their  company  they  are  intermediates  to  experts with  the  internet  and computer skills. Some tasks that recruiters perform when visiting the Career Center website are logging  in  to  the  Employer  Login  or  SeminoleLink,  posting  a  job  or  internship,  on  campus recruiting such as interviews or career expos, and accessing the Employer Handbook.    Secondary Site Users  The  secondary  users  are  mainly  Human  Resource  representatives  for  a  company.  Their demographics are as follows: there is also a good balance of female and male representatives, they  range  from  late 30’s  to mid 40’s,  they  like  the  recruiters have a Bachelor’s Degree and work  for Fortune 500 companies. Their main  tasks when visiting  the website are  researching student statistics, accessing the Employer Handbook, contacting certain career staff employees. 

 

12 

Human Resource representatives are mainly the intermediaries between the Career Center and the recruiters. They research  information and review certain documents that are beneficial to reporting to the recruiters.     RReesseeaarrcchh PPrroocceessss  Methods and Materials Gathered   Most  of  the  information  included  in  this  client  and  audience  analysis was  obtained  through multiple client meetings and interviews with the Career Center staff. Since the beginning of the semester, we have  scheduled meetings every  two weeks with  the website  task  force of  the Career  Center  which  enabled  our  group  to  acquire  the  answers  to  a  lot  of  the  questions required for this assignment.  Information about similar websites was obtained through three benchmark analyses. The three similar websites were analyzed  for content, organization of  information, naming conventions, and presentation. Each benchmark analysis and screenshots are  included  in  the section  titled “Competitor Sites”.   Our group created an Employer survey but unfortunately the results didn’t come in time to be included  in  this  analysis. We  asked  Employers  general  information  about  themselves,  their internet settings, and website experience. Once  the results are relayed back  to us we will be sure to keep this in mind when redesigning the website to better fit the employer’s needs.   The main materials gathered  for website  information was  the Employers Handbook. Because the Employers Handbook  is highly complimented by Employers we would hope  to mirror  the presentation and organization on the website. Take for instance the screenshot below that is of the services the Career Center offers to Employers. If we included this as a webpage this would communicate our services easier compared to what is currently on the website. There is a lot of layout  design  and  information  we  can  pull  from  the  Employer  Handbook  that  would  be beneficial on the new website.   

 

13 

 Screenshot of the service page from the Employer Handbook online