1.2.1 Chức năng

lập kế hoạch

1.

Lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho toàn bộ và từng bộ phận trong một cơ sở. Nó bao gồm sự lựa chọn các mục

tiêu, xác định các phương thức để đạt mục tiêu. Lập kế hoạch là quyết định

trước xem phải làm cái gì? Làm như thế nào? Khi nào làm? Ai làm việc đó? Kế

hoạch làm cho các sự việc có thể xảy ra.

Lập kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định bạn sẽ làm gì để đạt được những

mục tiêu đã đề ra. Sử dụng một thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn :

• Biết được bạn sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của mình

• Lên kế hoạch để tận dụng được thời gian có sẵn một cách tốt nhất

• Dành đủ thời gian cho những gì bạn nhất định phải làm• Có một quỹ thời gian đối phó với những điều bất ngờ

xảy ra• Tối thiểu hóa stress bằng cách tránh cam kết với những

điều quá sức

Lập kế hoạch là chức năng căn bản nhất trong các chức năng quản lý, vì quản lý sẽ không có hiệu quả, mục tiêu sẽ không hoàn thành, nếu nhà quản lý không làm cho mọi người hiểu được nhiệm vụ

của họ và phương pháp đạt được mục tiêu đó

Có nhiều loại kế hoạch , đó là :

• Các mục tiêu• Các chiến lược và chính sách• Các thủ tục và quy tắc• Các chương trình và ngân quỹ

Lập kế hoạch đòi hỏi nắm chắc thông tin với tư duy dự báo tốt và sự tham gia dân chủ của mọi thành viên, bởi họ là người làm cho kế hoạch

được thực hiện.

Chúng ta có thể khái quát về vai trò của việc lập kế hoạch với toàn bộ quá trình quản lý như hình 2 dưới đây:

Các kế hoạch/ Các mục tiêu/ Các phương

pháp đạt mục đích

Cấu trúc tổ chức cần có

Loại nhân sự cần có

Làm thế nào để lãnh đạo có hiệu quả

Cung cấp các tiêu chuẩn kiểm tra

Hình 2 : Các kế hoạch là nền tảng của quản lý

Theo hình 2, lập kế hoạch đi trước việc thực hiện toàn bộ các chức năng quản lý khác và các chức năng quản lý khác muốn đạt hiệu quả cũng đều phải lập kế hoạch. Đặc biệt, lập kế hoạch và kiểm tra là những chức năng song sinh, không thể kiểm tra nếu không có kế hoạch, không có kế hoạch tốt nếu như không có thông tin do kiểm tra mang lại.

1.2.2 Chức năng tổ chức

Tổ chức là sắp xếp một cách khoa học những yếu tố về người , những dạng hoạt động của tập thể người lao động thành một hệ toàn vẹn, nhằm đảm bảo chúng tương tác với nhau một cách tối ưu, đưa hệ tới mục tiêu. Tổ chức là phối hợp các tác động bộ phận làm cho chúng tạo nên một tác động tích hợp mà hiệu quả các tác động tích hợp này lớn hơn tổng hiệu quả tác động bộ phận.

Chức năng Tổ chức bao gồm quá trình xác định những nhiệm vụ phải được thực hiện, người thực hiện các nhiệm vụ đó, cách thức phân nhóm các nhiệm vụ, ai sẽ phải báo cáo cho ai, và cấp nào sẽ được ra quyết định.

Khái niệm tổ chức có nội hàm rất rộng. Khi nói đến một tổ chức là nói đến cơ cấu tổ chức, bộ máy tổ chức. Khi nói đến công tác tổ chức là nói đến các hoạt động của nhà quản lý, là nói đến việc xác lập các mối quan hệ trong bộ máy, cơ chế vận hành bộ máy, việc lựa chọn và sắp xếp con người trong bộ máy. Khi nói đến hoạt động tổ chức là nói đến hoạt động của chủ thể quản lý để tổ chức đối tượng quản lý và tổ chức chính mình.

Chức năng tổ chức bao hàm trong nó việc lập kế hoạch, chỉ đạo thực hiện và việc kiểm tra, nó có mặt từ đầu đến cuối quá trình quản lý, gồm các công việc sau:

• Tổ chức khai thác và tiếp nhận nguồn lực như: con người cơ sở vật chất, ngân quỹ, các mối quan hệ.

• Tổ chức triển khai kế hoạch đến những người thực hiện: thuyết phục, động viên mọi người chấp nhận kế hoạch.

• Tổ chức thiết lập cấu trúc tổ chức bộ máy; chọn lựa, sắp xếp nhân sự bộ máy; quy định chức năng, quyền hạn; phân công phân nhiệm cụ thể.

• Xác lập lập cơ chế phối hợp, giám sát và thông tin, các quan hệ ngang, dọc.

• Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, đề bạt, đãi ngộ cán bộ, lo phát triển vốn quý của tổ chức là nguồn lực con người.