Chief Concierge
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(Chief Concierge, Concierge, Junior Clerk, Capitán de botones, botones, portero y paje)
c) De cada uno de los procedimientos que se llevan a cabo en el departamento de Concierge, (Entradas individuales, Entradas de poco equipaje, Recepción de grupos, Cambio de habitación, Salidas individuales, Salidas grupales y Check room)
Abrir y cerrar turno.
Verificar el buen cumplimiento de funciones del personal a su cargo.
Elaborar las requisiciones de almacén.
Recibir y atender quejas de huéspedes.
Elaborar la bitácora del departamento.
Sacar la lista de huéspedes y grupos con habitación asignada.
Elaborar la bitácora de fax, objetos perdidos y de reservaciones.
Asistir a juntas de operación.
Supervisar la limpieza del lobby y el vestíbulo del hotel
Reportar desperfectos y anomalías a los departamentos correspondientes.
Estar informando por medio de la bitácora de eventos del día.
Coordinar con Recepción, Grupos y Convenciones y con Reservaciones, la
llegada de grupos. VIP’S y cortesías.
Proporcionar información turística a los huéspedes.
Hacer reservaciones de servicios de mensajería solicitados.
Controlar los servicios de mensajería solicitados.
Mantener actualizado el directorio de información.
Revisar la buena presentación de su personal y capacitación.
Controlar la asistencia, vacaciones y permisos.
Intervenir en la contratación de personal y capacitación.
Comunicar los cambios de eventos a su personal.
Supervisar su equipo de trabajo.
Mantener y contestar correspondencia solicitada de futuros huéspedes.
Asistir y dirigir juntas de trabajo.
Realizar el reporte de nominas.
Supervisar requisiciones de almacén y mantenimiento.
Reportar directamente al Gerente de División Cuartos.
CONCIERGE
Supervisar la limpieza del lobby y vestíbulo.
Reportar desperfectos y anomalías a los departamentos correspondientes.
Estar informado por medio de la bitácora de los eventos del día.
Preparar y supervisar cambios de habitaciones.
Supervisar la entrega de periódicos, revistas y otras cortesías del hotel.
Hacer reservaciones en restaurantes, líneas aéreas, etc., a petición del
huésped.
Efectuar la contratación de tours por la ciudad, solicitados por huéspedes.
Hacer reservaciones en otros hoteles, en caso del que huésped viaje a otro
lugar y solicite el servicio.
Arreglar todo lo necesario para las juntas de negocios de los huéspedes.
Contratar servicios de traductores, intérpretes, secretarias y edecanes.
Enviar paquetes a terceros.
Reservar lugares en espectáculos.
Ser responsable de la custodia del equipaje del huésped.
Rentar autos, avionetas, helicópteros, limusinas, etc... a petición de los
huéspedes.
Coordinar con Reservaciones y Recepción sobre la llegada de grupos.
Reportar directamente al Chef Concierge.
JUNIOR CLERK
Enviar faxes de los huéspedes, cargando el costo a su cuenta, registrándoles
para el control de auditoria.
Recibir faxes verificando el apellido, numero de habitación y los registra en la
bitácora de fax, elabora el sobre para enviarlo a la habitación
correspondiente.
Recibir paquetes para huéspedes registrándolos en la bitácora.
Hacer reservaciones para vuelos, espectáculos, restaurantes, etc.. Solicitados
por el huésped.
Recibir llamadas telefónicas, tomando el mensaje y haciéndolo llegar al
huésped.
Recibir llamadas telefónica, tomando el mensaje y haciéndolo el huésped,
notificándolo al concierge para ser enviado a la habitación.
Sellar los boletos del estacionamiento, otorgando las cortesías solo a
huéspedes.
Proporcionar información general sobre tours, shows eventos culturales y
deportivos, así como el costo de estos.
Orientar al huésped acerca de los lugares turísticos de interés.
Informar al huésped sobre las instalaciones y servicios con que cuenta el
hotel.
Reportar directamente al Concierge.
CAPITAN DE BOTONES
Supervisar que todo su personal este perfectamente uniformado.
Verificar que sus subordinados atiendan rápida y eficientemente las llamadas e
indicaciones de los huéspedes y de Recepción.
Llevar un eficiente control de todos los servicios que se realicen, así como el
número de botones que lo efectúa.
Cuidar que la Capitanía de botones, nunca quede sola.
Archivar todas las hojas de control de servicios.
Conocer a la perfección la localización y características de cada una de las
habitaciones.
Hacer labor de ventas de los servicios que preste el hotel, procurando
ofrecerles, antes que ningún otro servicio.
Realizar todas las funciones propias de un eficiente Capitán de Botones.
Reportar directamente al Concierge.
Cumplir todas las órdenes de su jefe inmediato y sus superiores.
Brindar ayuda incondicional y desinteresada a cualquier huésped que lo
solicite.
Estar al pendiente de la llegada de los huéspedes para ayudarlos con su
equipaje.
Anotar en el control de servicios.
Acudir inmediatamente al llamado de Recepción.
Solicitar el pronto registro al Recepcionista y la llave de la habitación.
Llamar al huésped por su nombre.
Acompañar al huésped a su habitación, ayudándolo en su instalación.
Notificar al Capitán de botones de las anomalías en habitaciones para su
seguimiento y su solución.
Hacer labor de ventas de los servicios del hotel con el huésped antes de
recomendar otro lugar.
Explicar al huésped el funcionamiento de su habitación.
Colocar el equipaje en el closet o en los lugares propios para ello.
Proporcionar la llave o llave electrónica al huésped, en cuanto termine su
servicio.
No sugerirá ni esperara recibir propina.
Bajar el equipaje a la Capitanía de Botones.
Verificar que no se olvide ninguna pertenencia al huésped en la habitación,
al efectuar salida.
Preguntar en la Caja de Recepción por la orden de salida.
Preguntar en la Caja de Recepción por la orden de salida.
Pedir al huésped la llave de la habitación y la entregara a Recepción.
Acomodar el equipaje en el taxi, auto o camión.
Vocear a las personas que busquen y que no hayan respondido al sonido
local.
Desear al huésped que se retira un feliz viaje y un pronto regreso al hotel.
Llevar a cabo todas los labores propias de un botones eficiente.
Efectuar cambios de habitación.
Atender llegadas y salidas de grupos.
Anotar los eventos en el franelografo de información de acuerdo a la hoja de
eventos.
Resguardar el equipaje y valores del huésped.
Asistir a cursos cuando se amerita.
Reportar directamente al Capitán de Botones.