Checkliste Dritte.

Learning Management

System (LMS).

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Inhaltsverzeichnis

1. Wie erhalte ich den Zugriff als Firma oder als Kontaktperson, wenn ich nicht automatisch im LMSregistriert worden bin? .................................................................................................................................. 3

1.1. Zugriff als Firma und als Kontaktperson ....................................................................................... 3

1.2. Berechtigung als Kontaktperson im LMS ..................................................................................... 4

1.3. Aufgaben als Kontaktperson im LMS ........................................................................................... 4

2. Wie logge ich mich als Kontaktperson in das LMS ein? ....................................................................... 5

2.1. Neue Registrierung im LMS ......................................................................................................... 5

2.2. Automatische Registrierung im LMS ............................................................................................ 6

3. Wie sieht die Oberfläche für mich als Kontaktperson aus? .................................................................. 9

3.1. Oberfläche LMS als Kontaktperson .............................................................................................. 9

3.2. Suchfunktion ............................................................................................................................... 10

4. Welche Funktionen benötige ich als Kontaktperson für das Teilnehmendenmanagement? .............. 11

4.1. Funktion „Meine Mitarbeitenden“ ................................................................................................ 11

4.1.1. Vorgehen bei fehlenden Mitarbeitenden .................................................................................... 13

4.2. Anmeldung für Mitarbeitende vornehmen/aufheben .................................................................. 13

4.3. Schulung zuweisen/entfernen .................................................................................................... 16

4.4. Genehmigungen ......................................................................................................................... 18

4.5. Festlegen einer Stellvertretung für die Kontaktperson ............................................................... 19

4.6. Teilnehmendenmutation ............................................................................................................. 20

5. Welche Mails werden zu welchem Zeitpunkt an die Kontaktperson versendet? ................................ 21

5.1. Anmeldebestätigung ................................................................................................................... 21

5.2. Änderung Schulungsplan ........................................................................................................... 21

5.3. Einladung .................................................................................................................................... 21

5.4. Aufforderung Feedback & Bestätigungsmail .............................................................................. 21

6. Wann erhalte ich die Rechnungen? .................................................................................................... 22

6.1. Zeitpunkt der Verrechnung und Rechnungsstellung .................................................................. 22

6.2. Vorgehen bei neuer Kreditorenadresse ..................................................................................... 22

7. An wen kann ich mich bei Anwenderfragen oder Systemproblemen wenden? .................................. 23

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1. Wie erhalte ich den Zugriff als Firma oder als Kontaktperson, wennich nicht automatisch im LMS registriert worden bin?

1.1. Zugriff als Firma und als KontaktpersonUm auf das LMS zugreifen zu können, müssen Sie bei der SBB registriert sein. Im Internet finden Sieeine Anleitung, wie Sie eine Firma, eine Kontaktperson, Teilnehmende von Firmen oder einePrivatperson registrieren können.

Mit folgendem Link gelangen Sie direkt auf die entsprechende Seite:

http://www.sbb.ch/sbb-konzern/jobs-karriere/berufserfahrene/kurse/weiterbildung-privatpersonen-firmen.html

Zugriff als Firma und alsKontaktperson.

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1.2. Berechtigung als Kontaktperson im LMSWenn Sie als Kontaktperson im LMS registriert sind, haben Sie die gleiche Rolle wie die Vorgesetztender SBB im LMS.

Das bedeutet, dass Sie Zugriff auf Ihren persönlichen Schulungsplan haben und zusätzlich Zugriff aufIhre Mitarbeitenden, bzw. von Ihnen zu verwaltenden Mitarbeitenden Ihrer Firma, haben.

1.3. Aufgaben als Kontaktperson im LMSDiese Checkliste beinhaltet die Aufgaben, welche von Ihnen als Kontaktperson in Zukunft im LMSausgeführt werden. Die einzelnen Aufgaben werden Ihnen in dieser Checkliste mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen erklärt.

Hinweis: Unter Punkt 3.2 wird Ihnen die Katalogsuche erklärt. Sie können dort nach dem Begriff „E-Learning LMS für Firmen und Privatpersonen“ suchen.

Es erscheint ein E-Learning mit diesem Titel. In diesem E-Learning lernen Sie die Funktionalitäten undMöglichkeiten des neuen LMS kennen. Die Begrifflichkeiten orientieren sich jedoch an der Rolle derVorgesetzten der SBB, da sie für diese Zielgruppe erstellt worden sind. Trotzdem liefern die Sequenzendes E-Learnings einen guten Überblick über die Themen, welche auch Sie als Kontaktperson betreffen,da Ihre Berechtigung im System mit derjenigen der Vorgesetzten der SBB identisch ist.

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2. Wie logge ich mich als Kontaktperson in das LMS ein?

2.1. Neue Registrierung im LMSWenn Sie sich wie in der Anleitung unter Punkt 1.1 beschrieben, registriert haben, haben Sie folgendes„Willkommen bei SuccessFactors“ Mail erhalten.

Folgen Sie dem Link in Ihrem Mail, um Ihr Kennwort festzulegen und sich im LMS anzumelden.

Die Anmeldemaske von SuccessFactors wird im nächsten Abschnitt genauer beschrieben.

Einstieg ins LMS.

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2.2. Automatische Registrierung im LMSFalls Sie bereits automatisch im LMS registriert worden sind, haben Sie kürzlich ein Welcome-Mailerhalten. In diesem Mail befindet sich ein Link auf das System LMS. Weiter haben Sie in diesem Mail IhreZugriffsdaten (Benutzername und Link zur Erstellung Ihres Kennworts) erhalten. Diese Informationenbenötigen Sie zwingend, um sich im System LMS anzumelden.

Login anwählen (oder den Direktlink anwählen, den Sie per Mail erhalten haben).

Sie gelangen auf die Anmeldemaske von SuccessFactors.

Geben Sie Ihren Benutzernamen (UE-Nummer) ein.

Geben Sie Ihr Kennwort ein.

Klicken Sie Anmelden.

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Hinweis:Falls Sie das Kennwort ändern wollen, klicken Sie auf Kennwort vergessen.

Auch für den Fall dass Sie kein Kennwort zugesendet bekommen haben, klicken Sie in derAnmeldemaske auf Kennwort vergessen, um sich ein neues Passwort zu generieren.

Sie erhalten anschliessend folgendes Mail vom System, mit dem Sie Ihr Kennwort ändern können.

Sie haben sich jetzt erfolgreich im System angemeldet.

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Um in die Schulungsansicht zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor.

Startseite anklicken.

Schulung anwählen.

Sie befinden sich nun auf Ihrem persönlichen Schulungsplan.

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3. Wie sieht die Oberfläche für mich als Kontaktperson aus?

3.1. Oberfläche LMS als KontaktpersonIhre Ansicht im LMS entspricht derjenigen eines Vorgesetzten bei der SBB. Sie haben Zugriff auf Ihreneigenen Schulungsplan sowie den Schulungsplan der registrierten Mitarbeitenden Ihrer Firma. Hier findenSie auf einen Blick alle relevanten Informationen zu Ihrem LMS sowie den Mitarbeitenden Ihrer Firma.

Navigation.

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3.2. SuchfunktionDie Katalogsuche, welche sich unter dem Register „Schulung“ befindet, ermöglicht Ihnen das Suchennach Stichworten.

Sie können entweder nach bestimmten Stichworten filtern und auf „Los“ klicken (hier im Beispiel wurdeder Begriff „E-Learning“ eingegeben) oder Sie können auf den Hyperlink Schulungen klicken, damit alleSchulungen erscheinen.Im Folgenden wird mit der zweiten Variante (dem Klicken auf „Schulungen“) weitergearbeitet.

Es erscheinen alle Schulungen, welche für Dritte bestellbar sind.

Auf dieser Seite stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung, um die Suche zu verfeinern.

Das Suchen nach Stichworten

Das Filtern nach Kategorien, Angebotskategorien und Veranstaltungssprache

Das Anzeigen der Veranstaltungstermine in einer Kalenderübersicht

Das Sortieren nach Relevanz, Titel oder Preis4

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4. Welche Funktionen benötige ich als Kontaktperson für dasTeilnehmendenmanagement?

4.1. Funktion „Meine Mitarbeitenden“Jegliche Funktionen, welche die Mitarbeitenden der Firma betreffen, können Sie als Kontaktperson aufder Oberfläche Meine Mitarbeitenden verwalten.

Wählen Sie Meine Mitarbeitenden aus.

Teilnehmendenmanagement.

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Übersicht über die Seite Meine Mitarbeitenden

Auf der linken Seite erscheinen alle registrierten Mitarbeitenden. (Zur besseren Übersicht wird indiesem Beispiel exemplarisch mit einem registrierten MA gearbeitet).

Der Schulungsplan des ausgewählten Mitarbeitenden erscheint. Hier kann zur besseren Übersichtgefiltert werden.

Die Vorgesetztenverknüpfungen sind sehr wichtig. Hier kann man mit einem Klick folgendeTätigkeiten im LMS ausführen:- Anmeldung für Mitarbeitende vornehmen/aufheben (Details siehe Punkt 4.2)- Schulung zuweisen/entfernen (Details siehe Punkt 4.3)- Dashboard (wird zur Zeit nicht genutzt)- Genehmigungen (Details siehe Punkt4.4)

Der Status kann für jeden einzelnen Mitarbeitenden angezeigt werden und gibt einen Überblicküber dessen Lernhistorie (bereits abgeschlossene Schulungen) und laufende Schulungen (oderCurricula / Programme).

Mit Hilfe der Kachel Status und des Schulungsplanes kann man sich schnell einen Überblick über diegeplanten und abgeschlossenen Schulungen eines Mitarbeitenden machen.

Hinweis: In der Rolle als Kontaktperson hat man nicht die Möglichkeit, sich eine Übersicht über sämtlicheMitarbeitenden und ihre Schulungen auf einen Blick anzeigen zu lassen.

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4.1.1. Vorgehen bei fehlenden MitarbeitendenFalls in der linken Spalte nicht alle Namen der Mitarbeitenden erscheinen, für welche Sie verantwortlichsind, kann dies zwei Gründe haben.

Entweder ist der Mitarbeitende noch nicht registriert. In diesem Fall registrieren Sie den Mitarbeitendenbitte vorgängig (s. Punkt 1.1).

Oder der Mitarbeitende besitzt bereits eine UE-Nummer, ist aber trotzdem nicht bei Ihnen ersichtlich.In diesem Fall melden Sie sich bitte via Kontaktformular beim Support (s. Punkt 7.) .

4.2. Anmeldung für Mitarbeitende vornehmen/aufhebenUm Mitarbeitende für eine Schulung zu buchen, gehen Sie bitte wie folgt vor.

Klicken Sie in der Kachel „Vorgesetztenverknüpfungen“ auf den Hyperlink Anmeldung fürMitarbeitende vornehmen/aufheben.

Wählen Sie Benutzer registrieren aus.

Klicken Sie Weiter.

Hinweis: Falls Sie einen Mitarbeitenden von einer Schulung wieder abmelden wollen, wählen Sie andieser Stelle Benutzer/in zurückziehen. Beachten Sie dabei die AGB der SBB.

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Geben Sie ein Stichwort oder den genauen Titel der Veranstaltung ein, um sich alleVeranstaltungstermine anzeigen zu lassen (in diesem Beispiel „Erste Hilfe“).

Klicken Sie auf Weiter.

Es werden alle zur Verfügung stehenden Veranstaltungstermine angezeigt (hier exemplarisch nur Einer).

Wählen Sie den gewünschten Veranstaltungstermin aus.

Klicken Sie Weiter.

Es erscheinen nun alle registrierten Mitarbeitenden, für die Sie als Kontaktperson zuständig sind (indiesem Beispiel nur eine Person).

Wählen Sie die entsprechende Person aus, die Sie anmelden wollen. Sie könnenselbstverständlich auch mehrere Personen gleichzeitig an den Veranstaltungstermin anmelden,indem Sie mehrere Häkchen setzen.

Optional: Mit dieser Funktion können Sie sämtliche Mitarbeitenden gleichzeitig auswählen.

Optional: Mit dieser Funktion können Sie gleichzeitig die gesamte Auswahl aufheben,beispielsweise wenn Sie mehrere Mitarbeitende gleichzeitig wieder von einer Schulung abmeldenmöchten.

Klicken Sie Weiter.

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Optional: Sie haben hier die Möglichkeit, einen Kommentar zu dem Mitarbeitenden zu erfassen.Ausserdem haben Sie auch hier nochmals die Möglichkeit, einzelne ausgewählte Mitarbeitendewieder zu entfernen, in dem Sie das Häkchen bei Entfernen setzten.

Klicken Sie auf Weiter.

Sie werden nun aufgefordert, die AGB zu bestätigen.

Klicken Sie auf Weiter.

Es erscheint eine Übersicht mit sämtlichen Informationen zum Veranstaltungstermin.

Klicken Sie auf Beenden, wenn Sie den Vorgang abschliessen und die Anmeldung definit machenwollen.

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Es erscheint folgende Meldung.

Um die Anmeldung zu kontrollieren, gehe Sie bitte wieder zu Meine Mitarbeitenden.

Die Schulung sollte nun auf dem Schulungsplan des Mitarbeitenden erscheinen und der Status sollteEingeschrieben lauten.

Sie haben den Mitarbeitenden erfolgreich für den Veranstaltungstermin angemeldet.

Hinweis zur Schulungsanmeldung: Es ist nicht möglich, Veranstaltungstermine vorgängig zu reservieren.

4.3. Schulung zuweisen/entfernenFalls Sie einen Mitarbeitenden auf eine interessante Schulung hinweisen möchten, ohne ihn jedochgleich dafür anzumelden, haben Sie folgende Möglichkeit.

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Sie können ihm mit dieser Funktion einzelne Elemente oder Curricula zuweisen.

Das Vorgehen ist analog dem Anmelden, wie es unter Punkt 4.2 detailliert beschrieben wird.

Für dieses Beispiel wurde ein Element mit dem Titel „Grundlagen im Projektmanagement (Training)“dem Mitarbeitenden zugewiesen.

Das Resultat auf dem Schulungsplan des Mitarbeitenden sieht folgendermassen aus.

Die Veranstaltung erscheint auf dem Schulungsplan des Mitarbeitenden. Der Status lautet jedoch NICHTVERFÜGBAR. Dies aufgrund der Tatsache, dass es aktuell keine geplanten Daten für diese Schulunggibt (falls es geplante Daten geben würde, würde der Status ZUGEWIESEN lauten).

Zugewiesene Elemente können ganz leicht wieder vom Schulungsplan entfernt werden.

Wählen Sie das umgekehrte Dreieck beim Status aus.

Wählen Sie, was Sie damit tun möchten, beispielsweise Entfernen.

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4.4. GenehmigungenBei einigen Schulungen können sich die Mitarbeitenden selbständig im System LMS anmelden. Sobaldsich jemand für eine Schulung angemeldet hat, für welche ein Genehmigungs-Workflow hinterlegt ist,müssen Sie als Kontaktperson der Teilnahme zustimmen. Sie werden mit einem Mail auf dieseausstehende Genehmigung hingewiesen. Zusätzlich erscheint zuoberst in Ihrem eigenen Schulungsplanein roter Hinweissatz („Sie haben ausstehende Genehmigungsanfragen“).

Um die ausstehenden Genehmigungen zu bestätigen, gehen Sie folgendermassen vor.

Klicken Sie auf Genehmigungen.

Sie können nun die Teilnahme genehmigen oder ablehnen. Wenn Sie eine Entscheidung erst spätertreffen möchten, z.B. nach Rücksprache mit dem Mitarbeitenden, überspringen Sie die entsprechendeAnfrage. In diesem Beispiel wird die Genehmigung erteilt.

Klicken Sie auf Genehmigen und Weiter.

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Sie können optional Gründe für die Genehmigung (oder auch Ablehnung) im Kommentarfelderfassen. Klicken Sie Weiter.

Klicken Sie Bestätigen, um den Vorgang abzuschliessen.

Sie haben die Genehmigung nun erfolgreich bestätigt.

4.5. Festlegen einer Stellvertretung für die KontaktpersonFalls Sie als Kontaktperson eine Stellvertretung für Ihre Aufgaben im LMS hinterlegen möchten(beispielsweise als Ferienvertretung), können Sie dies im System selbstständig tun.

Gehen Sie beim entsprechenden Mitarbeitenden auf die drei Pünktchen rechts.

Es erscheinen zwei mögliche Funktionen, von welchen Sie bitte die Erste wählen. (AlternativeVorsetzte verwalten / Nachricht senden). Es erscheint eine neue Eingabemaske.

Suchen Sie die entsprechende Person, welcher Sie die Berechtigung als Stellvertretung fürdiesen Mitarbeitenden geben möchten und fügen diese hinzu.

Speichern Sie Ihre Eingabe.

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4.6. TeilnehmendenmutationDas Vorgehen für die Mutation von Daten der Teilnehmenden ist in Klärung.

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5. Welche Mails werden zu welchem Zeitpunkt an die Kontaktpersonversendet?

In diesem Bereich kann es zu firmenspezifischen Unterschieden kommen. Je nachdem, ob als E-Mailadresse immer die Adresse der Kontaktperson hinterlegt ist oder ob die E-Mailadresse derTeilnehmenden selbst bei der Anmeldung hinterlegt worden ist.In den folgenden Beschreibungen wird davon ausgegangen, dass die E-Mailadresse der Teilnehmendenhinterlegt ist. Falls die E-Mailadresse der Kontaktperson hinterlegt ist, ist es jeweils Aufgabe derKontaktperson, die entsprechenden Benachrichtigungen an die Teilnehmenden weiterzuleiten.

5.1. AnmeldebestätigungDirekt im Anschluss an eine Anmeldung versendet das System automatisch eine Anmeldebestätigung.Diese Anmeldebestätigung geht an den Teilnehmenden (oder die hinterlegte Kontaktperson) und an dieKontaktperson.

5.2. Änderung SchulungsplanAm Folgetag der Anmeldung, zwischen 07:00-08:00 versendet das System eine automatische Nachrichtan den Teilnehmenden (oder die hinterlegte Kontaktperson), dass der Schulungsplan geändert wurde.

5.3. EinladungZwischen -30 bis -14 Tage vor der Schulungsdurchführung wird von der Bildungsadministration derBildung SBB (BAD) eine so genannte ad hoc Einladung manuell ausgelöst. Diese Einladung wird an dieTeilnehmenden (oder die hinterlegte Kontaktperson) versendet und enthält alle wichtigen Informationenzu der Schulung sowie zusätzliche Dokumente wie z.B. einen Situationsplan.

5.4. Aufforderung Feedback & BestätigungsmailNach der Schulungsdurchführung und wenn der Ausbildende die Teilnahme im System bestätigt hat,versendet das System automatisch eine Benachrichtigung an den Teilnehmenden mit einer Aufforderungzum Ausfüllen des Feedbacks. Das Feedback befindet sich auf dem Schulungsplan des Teilnehmenden.

Der Kontaktperson erhält gleichzeitig ein automatisches Bestätigungsmail, dass der Teilnehmende dieSchulung besucht hat.

Benachrichtigungen.

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6. Wann erhalte ich die Rechnungen?Im LMS wird jede Schulung verrechnet. Dies geschieht monatlich. Pro Firma wird monatliche eineRechnung erstellt.

6.1. Zeitpunkt der Verrechnung und RechnungsstellungIntern wird jeweils am 25. des Monates verrechnet. Am letzten Tag des Monats wird die Rechnungerstellt und verschickt. In der ersten Woche des Folgemonates trifft die Rechnung bei der Kontaktpersonder Firma ein.

Beispiel: Am 31. März wird die Rechnung für den Monat März erstellt und verschickt. Die Rechnung trifftin der ersten Woche April bei der Kontaktperson ein.

6.2. Vorgehen bei neuer KreditorenadresseDas Vorgehen im Fall einer neuen Kreditorenadresse ist in Klärung.

Verrechnung.

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7. An wen kann ich mich bei Anwenderfragen oder Systemproblemenwenden?

Falls Sie Fragen bezüglich LMS haben, melden Sie Ihr Anliegen bitte via Kontakt im Internet.

http://www.sbb.ch/sbb-konzern/jobs-karriere/berufserfahrene/kurse/weiterbildung-privatpersonen-firmen.html

Support.

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Es erscheint ein Kontaktformular. Hier müssen Sie auswählen, in welche Kategorie Ihr Anliegen gehört.

- Problem mit dem Zugang / Kennwort / Benutzernamen- Fragen zur Systembedienung- Fragen zur Kursadministration

Durch diese Eingrenzung im Formular wird Ihr Anliegen direkt an die zuständige Stelle geleitetet und dieBearbeitungszeit verkürzt.

Kann Ihr Anliegen nicht durch den Kontakt gelöst werden, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechpersonin der Bildung SBB.