三分鐘

快速完成專案規劃

Chapter

啟動專案 5步曲

工作規劃 5步曲

資源指派 3步曲

結論

第 4 章 三分鐘快速完成專案規劃

4-2

代都市人的時間都十分有限，為了讓讀者們可以在最短的時間內，掌握

進行專案規劃的要點。我們設計了一個快速上線的章節，藉由本章節的

引導，讓你只要跟著步驟一步一步的操作，便可以按圖施工，很快的掌握進行

專案規劃的要點。

完成本章節的學習，你將學會：

啟動專案 5步曲

工作規劃 5步曲

資源分派 3步曲

啟動專案 5步曲

當我們開始規劃一個新的專案時。首先，我們需要先判斷專案完成這項專案時，

可以為企業帶來哪些變化。例如：組織策略改變？產生更多利潤？或是解決了

哪些問題等等…。

接著，我們也需收集關鍵的利害關係人的需求與期望，並在執行專案時，隨時

檢查是否滿足他們的需求。完成這些分析與評估後，接著專案經理便可以著手

進行專案的啟動。

在 Microsoft Project中，我們簡單的利用 5個步驟，便可以快速將專案的基本

架構設定完成，這 5個步驟分別為：

1. 建立新檔

2. 撰寫專案描述

3. 設定開始日

4. 定義行事曆

5. 儲存專案

以下，我們便說明到底如何進行：

現

第 4 章 三分鐘快速完成專案規劃

4-16

2. 完成後的成果如下，其中[前

置任務]欄位，即代表該任務

之前置任務的編號為哪一個

任務。

3. 在完成任務相依性的設定工作後，專案甘特圖也繪製完成了！

資源指派 3步曲

專案由許多任務構成，而任務一定會由適當的資源來進行。正因如此，專案經

理在規劃完專案需要有哪些任務時，接著便需要將任務指派給適當的人選來運

作，在資源分派上我們可以簡單的透過 3個步驟來完成，分別為：

專案規劃的要點

Chapter

專案啟動的重要步驟

專案時程規劃的重要步驟

Microsoft Project 規劃專案的

重要步驟

結論

章節測驗與練習

第 5 章 專案規劃的要點

5-2

了讓大家對規劃專案有一個完整的風貌。本章節將提供你一個正確規劃

專案的流程。藉由流程的幫助，我們可以更完整的掌握規劃專案的全貌。

從而以最具效率的方式輕鬆完成規劃專案的工作！

完成本章節的學習，你將學會：

啟動專案時的重要步驟

專案時程規劃的重要步驟

Microsoft Project 規劃專案計劃的重要步驟

專案啟動的重要步驟

當我們開始規劃一項專案時，你可能已經被主管（發起人）要求這個專案需控

制在何時完成，以及有多少預算可以運作。接著，你可能便會開始規劃這項專

案的小細節，包含了像是：需要完成哪些相關任務、每個任務需要花費多少時

間與成本、哪些人來進行這些任務、每個任務需要完成到怎樣的品質……如果

這個專案的規模不大，牽扯到的相關利害關係人也不多，或許，我們便可以很

快開始專案的工作。

然而，隨著專案規模越來越大、牽扯到的人、事、物等也越來越複雜，每個利

害關係人對於專案成功的定義，也會隨著不同。舉例而言：你被要求負責辦理

一個公司旅遊，時間與預算都確定，然而隨著參與的人越來越複雜，有些人可

能希望在出國時，可以有更多自由活動的時間，好讓他可以盡情的採購，有些

人可能希望可以到更多景點參觀，有些人可能希望順便去他最想要去的地點。

總之，每個人對於專案的需求與期望一定不同。不幸的是：這個專案的時間、

成本有限，我們無法滿足每一個利害關係人的需求與期望。因此，如何在這樣

的限制條件下，找出最佳的專案範圍，便是一位好的專案經理應該具備的能力。

要點

所謂專案的成功，絕不只是專案在要求的時間下如期完成，並控制好專案的預算，這只是基本的要求罷了！

掌握專案發起人的期望與認知，並完成必須獲得的結果，才是專案成功的關鍵因素！

為

專案規劃

5-3

「專案管理知識體指南」（PMBOK）所提供的最佳實務告訴我們，當我們開始

啟動專案時，專案發起人會告訴專案經理這個專案需要在何時完成、有多少預

算可以來進行，以及何時需要完成哪些重要的任務（或稱里程碑）。

為了有效的加速專案的成本，好的專案經理需要提昇正向利害關係人，對專案

的支持，並降低負向利害關係人對專案的干擾。我們需要辨識與記錄會影響到

這個專案的相關利害關係人。同時，當我們逐步收集利害關係人名單時，也需

要一併收集他們的需求，並記錄這些利害關係人對於專案的需求與期望。

要點

利害關係人會左右專案的成功。

專案管理中最難的便是管理 「人」 的問題！

專案經理應該把時間花費在預防而非解決問題。

提昇正向並降低負向是專案經理在管理專案上很重要的責任。

由於每個人的需求與期望都不相同，我們也沒有太多的時間與預算一一滿足每

位利害關係人的要求。此時，我們需要把可以包含到專案中的需求，與期望記

錄在「專案範疇聲明」中，同時把無法進行的需求排除在專案外，並將專案中

的限制與假設事項一一列在文件中。最後，專案經理需要將這份專案範疇聲明，

交由專案發起人簽名與同意，如此一來，才算把專案的範疇訂定清楚。

要點

專案發起人為專案的保護傘，同時為專案的正向利害關係人，專案經理應隨時與專案發起人保持連絡，才能確保專案的成功！

企業對外會訂立合約；但對內為何不將範疇聲明文件化呢？

在實務運作時，很少有企業會把專案範疇聲明製作成文件。因此，在一旦開始實際運作專案時，專案的內容一改再改就成為很正常的現象。很有趣的是，如果面

對的是外包的廠商，一定會將外包的範圍製作成合約，因為對外的工作如果一改

再改，便可能造成專案成本的增加。

合約就像比專案的範疇（正確來說應該是專案章呈），一個正確的專案管理方式，要降低不必要的成本，訂定範疇聲明文件，就成為必要的作為了。

設定專案基礎架構

Chapter

建立新專案

撰寫專案描述

設定專案開始日

定義行事曆

儲存專案

組合管理

結論

本章之 Microsoft Specialist 認證

考試重點

章節測驗與練習

第 6 章 設定專案基礎架構

6-2

專案正式啟動時，我們便可以透過 Microsoft Project 進行專案規劃的工

作。當然，我們可以開啟一個空白的工作表，並且開始規劃專案工作，

但在 Microsoft Project 我們還有一些專案基礎的架構需要設定，這些工作包

含了：

1. 建立新專案

2. 撰寫專案描述

3. 設定專案開始日

4. 定義專案行事曆

5. 儲存專案

本章節將探討這五個重要的步驟，並說明如何透過[組合管理]，將設定好的專

案基礎架構與其他檔案分享，完成本章節，你將可以學會：

建立新專案的方式

如何將專案描述記錄到專案檔案中

設定專案排程

如何定義專案與任務行事曆

儲存檔案需要注意的事項

如何分享專案設定

建立新專案

當我們建立一個新專案時，除了從零開始規劃外，還可以透過以下幾種方式，

快速地建立一個新專案：

1. 套用存於自己電腦中的[我的範本]。

2. 登入到 Project Server，套用[Proejct Server 範本] 。

3. 從 Office.com 範本中套用範本。

4. 從 Excel 活頁簿中新增。

5. 從 SharePoint 工作清單中新增（在 Microsoft Project 2010 或是 2013 專

業版中才提供這項功能）。

當

專案規劃

10-3

要點

簡單來說，資源可以為：人、機、材（料）、技術與服務。

Microsoft Project 把資源類型定義為：工時、材料與成本。

建立專案資源

在建立專案資源時，Microsoft Project 提供了以下幾種方式建立或取得資源：

直接在[資源工作表]建立

由[資源資料庫]，以共用的方式取得資源

從 Active Directory 中取得

從通訊錄中取得

從 Microsoft Project Server 中取得

如果只想簡單的手動自行建立，便可以使用[資源工作表]來達到這個目的。但

如果考量資源需要相互共享、集中管控，甚至在分派資源後，還能讓系統自動

通知專案成員，有任務需要進行，便需要使用其他的方式，例如：整合 Project

Server 來達到資源集中管控。

簡單的說明各種取得資源的優點：

在[資源工作表]中建立資源：

以人工的方式自行建立，適用單一專案，不需掌握資源在多專案中的使

用情形。

在[資源資料庫]中共用資源：

為多專案共用同一個檔案的[資源工作表]，可用來掌握資源在多專案中

的使用情形。

從 Active Directory 中取得：

可在進行工作分派時，結合 SharePoint 的工作清單，達到自動通知，並

進行工作回報之用。

第 16 章 自訂專案欄位

16-10

身為業務代表的你，需要把此專案的報價給客戶，由於每個任務名稱的難易度

不同，因此，要求的利潤也不一樣，利潤為由業務代表自己彈性決定，報價則

為利潤的欄位乘以成本的欄位。操作的方式為：

1. 首先，我們需要產生二個自訂欄位，其中：利潤為數字 1，報價則為成

本 1。

2. 先產生利潤的欄位，由於利潤為自行輸入，因此，沒有額外的自訂屬性。

3. 而報價的欄位則為公式，因此在自訂屬性中設定為[公式]。

4. 並在公式的對話方塊中由[欄位]處點選要放置在公式中的欄位。在此設

定為：報價= [成本]*[數字 1]。

5. 按下[確定]後再一一把[利潤（數字 1）]以及[報價（成本 1）]插入到欄

位中。

6. 試著在任務名稱中的[利潤]欄位中輸入數字，報價便會自動計算出來。

但由於摘要任務以及專案摘要任務的成本是自動加總的，但在預設狀況

下，報價卻為何是空白的？這是因為這些群組摘要列並沒有設定的原因。

第 16 章 自訂專案欄位

16-12

實務自訂欄位公式的應用

自訂欄位以及公式的應用為 Microsoft Project 開啟彈性的應用，例如在之前的章節中

我們曾經說明過的比較基準，便可以利用公式與比較基準 1、2等等進行差異分析。

筆者輔導過的企業中也有利用[實際完成百分比]與[完成百分比]的差異進行分析，或

是[實際開始時間]與[開始時間]的差異做分析，以設定為該任務的績效指標。

以圖形顯示績效指標

透過自訂欄位的功能可以讓專案經理延伸出許多的應用，例如：當我們進行差

異分析時，便可以再結合圖形來顯示狀況，以便將專案中的績效指標以燈號來

顯示，更可做為專案績效控管之用。

接著，我們先以自訂旗標類型的欄位做一簡單的操作說明：

旗標類型欄位結合圖形管控 旗標類型簡單的說便是布林邏輯，例如：是/否，應用的例子像是：任務驗收通

過與否，任務是否發生議題等等，同時，結合圖形顯示的燈號管理，便可做到

通過以綠燈顯示，不通過則以紅燈顯示，方法為：

1. 於功能區[專案]標籤[內容]群組中選擇[自訂欄位]，或是在任何欄位處

按下滑鼠右鍵選擇[自訂欄位]。

2. 在[自訂欄位]對話方塊中的類型中選擇[旗標]。

3. 接著選擇要進行重新命名的欄位名稱，如[旗標 1]。

4. 接著，按下[重新命名]，並把名稱修改為「驗收通過」。

5. 按下 [關閉 ]並把此自訂屬性插

入到 Microsoft Project 欄位中。

結果如右圖所示：

6. 接著，我們試著把此欄位變更為以圖形來顯示：重新回到[自訂欄位]對

話方塊，並選擇旗標 1。

第 17 章 任務篩選、群組與自訂檢視

17-16

實務經驗分享

筆者也曾經輔導過不少企業，根據以往的經驗，我會建議客戶利用自訂檢視的方式在

不同的專案時期，產生額外檢視畫面，這些檢視畫面可集中在以下三塊：

在專案規劃階段，我們可以加入[工時]、[成本]，收集與預估每項任務所需的時間與

成本，同時，利用[旗標]或[文字]等任務類型額外新增自訂的欄位，並將該任務的狀

況顯示在專案中，例如：是否定案、收集資料中、等待中、預算確定等等…

在專案執行階段，如果十分重視每個任務的現況，則可以額外加入像是[實際開始時

間]、[完成百分比]或是[實際工時]或[實際工期]等欄位，以便在一個檢視畫面中掌握

每個任務的現況。

最後，在專案監控與結束階段，如果專案需要經常開會與溝通，便可以將現況與比較

基準進行差異分析，或掌握哪些任務已經順利的完成，並利用圖形標記，如：紅，黃，

綠燈等呈現每個任務現況與原先規劃時的變異量，以便在專案審查會議中與團隊成員

們討論並適時的提出矯正措施。

結論

在本章節中，我們學習了透過篩選、醒目提示以及群組依據等應用將眾多的專

案任務以群組分類的方式來呈現，此外，也學習了如何根據專案等需求，自訂

所需的篩選器、醒目提示及群組依據並將這些元件組合成新的專案檢視畫面。

在下個章節中，我們將探討 Microsoft Project 各類報表的應用，包含了：列印

成文件、圖片，或是將專案資訊與其他的 Office 文件，如：Word、Excel、

PowerPoint、Visio 等相互整合在一起。

本章之 Microsoft Specialist 認證考試重點

如果你想要考取 Microsoft Specialist，以下為本章節中你需要了解的重點：

如何進行專案的篩選

如何自訂篩選器

篩選與醒目提示的差別

如何將專案資料進行群組依據

自訂群組依據的方式

如何自訂專案檢視