档案管理系统网络版（B/S -...
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1 贵州大学 档案管理系统网络版（B/S） 操作指南
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贵 州 大 学
档案管理系统网络版（B/S）操作指南
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操 作 流 程
系统登录 修改个人信息 案卷级档案著录
文件级档案著录 打印卷内目录
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1. 系统登录
2. 修改个人信息
3. 档案著录
4. 修改著录信息
5. 目录打印
6. 档案查询
7. 录入过程中应注意的问题
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1、系统登录
注：1、请在系统内的红圈处逐步填写、点击进行操作；
2、第一次使用本系统，进入页面后须安装数字证书；
3、没有用户名和初始密码的单位可向我馆综合档案室（电话：8292159，
QQ：87669151 ）查询。
方法1、在WEB浏览器地址栏输入
http://210.40.3.224 ；
方法2、进入贵州大学档案馆网页，
点击档案管理系统登录；
方法3、百度搜索“贵州大学-南大
之星档案管理系统 6.0” 登录到系统
主页。
温馨提示：请将网址及时添加到收
藏夹，便于下次快速登录。
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2、修改个人信息
点击“系统设置”
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2、修改个人信息
点击“用户管理”
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注：修改密码（6位以上），但不可修改用户名。
2、修改个人信息
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3、档案著录
注：除有特殊要求的单位外，大部分单位每年每次均在此著录。
点击“各单位移交录入档案表”前的“+”
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3、档案著录
点击“录入档案表”
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3、档案著录
请先进行案卷级著录，再进行文件级著录。
点击
“添
加档
案”，
进入
著录
表单。
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一级目录：可直接录成单位名称。如组织部为“组织部”，人文学院为“人文学院”。
二级目录：一般为卷号，如01，02，03……。一般是组卷为2卷及以上的单位填写，如只归档一卷的可不填写。
三级目录：大部分归档单位不要求录入。
3.1 案卷录入表单
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3.1 案卷录入表单
“全宗号”：“115”。
“实体分类号”：一般由材料形成的年度和单位分类号组成。格式为2013-XY12、2013-DQ15、2013-JX11-3等。字母要求大写。
“案卷/盒号”：为流水号，如“1，2，…”。
注：由于每卷档案的档号是由全宗号、实体分类号、盒号组成，所以这三项一定要仔细填写。
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• 保管期限：一般选择
“永久、30年、10年”，
录入时根据盒内材料情
况进行选择。
• 密级：分为“公开、内
部、秘密、机密、绝密”
五种。一般大部分档案
材料选择为“公开”，
但对于明确密级的，请
选择对应的密级。 对于
不够密级，但又不适宜
公开的材料，可选择
“内部”。
3.1 案卷录入表单
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• 正题名：为案卷题名，是对该卷主要内容的概括。
• 副题名：不需要录入。
• 附注：是在有必要对该案卷作出注释时填写。
3.1 案卷录入表单
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• 第一责任者、其他责任者：“第一责任者”即卷内档案材料形成者，一般以材料上的公章为准；如有多个材料形成单位，则这一卷内材料多的单位为第一责任者，其他单位为其他责任者。
• 页数：为本案卷内所有档案材料页数的总和。
• 起止时间：分别为卷内最早一份材料和最晚一份材料的日期。
• 归档单位：就是组卷单位。可根据情况填写至归档科室，如：党办，外国语学院、人事处人事科等。
3.1 案卷录入表单
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• 主题词：点击输入框后面的按钮，系统会自动生成主题词。
• 接收人、移交时间、移交人：送交纸质档案时填写。
• 输入员：为著录档案信息人员的姓名。
• 获奖档案还需填写“奖励名称、获奖等级、获奖时间”等项。
3.1 案卷录入表单
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• 著录信息全部输入后，点击左下角的“添加”，完成该案卷信息的著录。
3.1 案卷录入表单
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3.2 文件级著录
• 案卷著录完成后，“档案文件信息管理”界面如下图；
• 点击“添加文件”，进行文件级著录。
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3.2 文件级录入表单
注意：同一卷档案的案卷级与文件级的红圈处这几项内容录入一定要一致，如案卷的“一级目录、
实体分类号”分别为“XY12、2013-XY12”,文件也分别是“XY12、2013-XY12”。
红圈处要求与案卷级相同
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3.2 文件级录入表单
• 保管期限：分为
“永久、30年、
10年”五种，录
入时根据材料情
况进行选择。
• 密级：分为“公
开、内部、秘密、
机密、绝密”五
种。一般大部分
档案材料选择为
“公开”，但对
于明确密级的，
请选择对应的密
级。 对于不够密
级，但又不适宜
公开的材料，可
选择“内部”。
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文件案卷号/件号：是由小数点和几个数字组成，如“1.0001”，小数点前的
数字是卷(盒)号，小数点后的是档案材料的件号。
3.2 文件级录入表单
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3.2 文件级录入表单
• 正题名：即该份材
料的名称。
• 副题名：有副标题
的材料，必须填写。
• 附注：对该材料作
出注释时填写。
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第一责任者、其
他责任者：是指
单位，不是指个
人。第一责任者
即档案材料形成
者，一般以材料
上的公章为准；
有多个单位的，
则牵头单位为第
一责任者，其他
单位为其他责任
者。
3.2 文件级录入表单
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3.2 文件级录入表单
• “页数”：指本份材料的总页数。
• “文件时间”：即材料形成日期，一般以材料后签署盖章的最后一个日期为准，填写格式为8位阿拉伯数字。
• “文号/图号”：大部分的文件上有文号，图纸有图号，在此必须填写完整。如：院党字[2013]1号。
• 归档单位、主题词、输入人员等项：与案卷级录入要求一样。
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• “载体、文本、文种”：根据所归材料的具体情况进行选择。
• “归档份数”：一般为1份。
• “附件题名/电子文件编号”：有些材料会有附件，需在此注明名称或编号。
• 此外，获奖档案需要填著“奖励名称、获奖等级、获奖时间”。
3.2 文件级录入表单
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需要著录的信息全部输入完后，点击“添加”，完成该份材料信息的著录。
3.2.1 著录项填写完成的文件级录入表单
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3.2.2 文件级连续著录
• 添加后，界面中的“添加”
变为浅色，“文件案卷号
及件号”栏由上份文件的
“1.0001”变为“1.0002”
时，就可进行下一份文件
的录入。
• 录入时，直接在该界面将
有关信息修改成下一份文
件的相关信息，然后
“添加”即可。
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• 如已退出著录界
面，可再次进入
到“档案文件信
息管理”界面后
点击 “添加文件”
按纽进行著录添
加。著录时，
“一级目录、实
体分类号”等信
息一定要与原来
录入的文件或案
卷一致，否则将
会形成新的案卷。
3.2.2 文件级连续著录
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3.3 电子文件上传
• 有电子档的文件需要将全文或图像信息进行上传。
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3.3.1 全文上传
• 上传全文时，
点击需要上传
的文件材料条
目与“全文”
的对应栏，如
图所示两个圆
圈交叉处的方
框内。
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3.3.1 全文上传
• 点击“浏览” ，
找到需要导入的
文件。然后点击
“上传” 。
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3.3.1 全文上传
全文信息提取
• 点击“提取内容”栏下对应的黄色的加号 （+）进行全文提取。
注：全文信息，一定要先上传电子文件后进行提取，不可采用直接复制
粘贴的方式获取。
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3.3.1 全文上传
• 上传提取后的
表单
• 如有附件，可
重复上述步骤。
需要注意的是，
有附件的文件
在著录文件信
息时，在“附
件题名/电子
文件编号”栏
一定要录入附
件的题名。
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3.3 全文上传
一份材料的全文信息著录完成。
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3.3.2 图像、扫描件上传
• 点击条目信息与“图像”栏下的对应的按钮，如图方框内。
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3.3.2 上传图像
• 点击“浏览” ，
找到需要导入的
文件。然后点击
“上传” 。
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3.3.2 上传图像
• 上传完成
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3.3.2 图像、扫描件等上传
图像等著录完成。
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4. 修改著录信息
如需要修改档案著录信息，可点击需修改的文件或案
卷条目与“编辑”栏对应的按钮，打开表单进行修改，修
改后保存即可。
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5. 目录打印
• 点击“打印当前”栏，进入“目录打印”界面。
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5. 目录打印
注：如
不能进
入打印
页面，
可将
“自动
设置边
距”栏
前的
“√”
取消，
再点击
“打印
预览”。
选择
“卷
内目
录”
点击
“打
印预
览”，
进入
打印
页面
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5. 目录打印
•点击打印，打印卷内目录3份。
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5. 目录打印页 边 距 修 改
注：打印多页目录时，如果出现空白页，可将“文件”菜单中的“页面设置”
中的“上下左右”页边距修改成与“目录打印”界面右下方的边距一致就可。
页面设置界面 目录打印界面
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6. 档案查询
各单位录入的各年文件，需要时均可通过“综合查询”栏查询。
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6. 档案查询
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6. 档案查询
注：请在需查的档案类别前方框内打“√”，并将需查询的档案的关键词输入“搜索”前的方框内，点击搜索即可。
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7. 录入过程中应注意的问题
一级目录与实体分类号中的分类号字母一定要大写；
一定要填写第一责任者、归档单位，第一责任者是单位，不是个人；
如文件有文号、图号，请务必认真填写；
“输入员”一栏必须填写。个别单位如安排助管录入，请将指导老师
名字写在前，助管名字写在后。如：XX老师 XX学生。
如有电子档的文件，一定要上传电子文档（不可采用复制粘贴形式）。
