Sprawna rekrutacja w nowoczesnej sieci kawiarni!CHI Polska SA to lider w branży kawiarni w Polsce. Pierwsza kawiarnia coffeeheaven powstała w Gdyni (Centrum Gemini) w 2000 roku. Pod szyldem coffeeheaven funkcjonuje obecnie ponad 70 placówek zlokalizowanych w dużych miastach Polski: Bydgoszcz, Częstochowa, Gdańsk, Gdynia, Katowice, Kraków, Lublin, Łódź, Opole, Poznań, Sopot, Szczecin, Warszawa, Wrocław. CHI jest częścią angielskiej spółki Costa Limited (w 100% zależnej od Whitbread plc). Zatrudnia ponad 800 pracowników, głównie w kawiarniach.

Wyzwania rekrutacyjne:Częsta rekrutacja do kawiarni, związana z dynamicznym rozwojem firmy i powstającymi nowymi lokalizacjami coffeeheaven.

Intensywna rekrutacja na podstawowe stanowiska w już istniejących lokalizacjach związana ze zwiększonym poziomem rotacji, przypisanym do specyfiki branży.

Budowa własnej bazy danych Kandydatów, pozwalającej szybko reagować na pojawiające się dynamicznie potrzeby rekrutacyjne.

Przy dużej ilości procesów rekrutacyjnych i liczbie nadsyłanych aplikacji od Kandydatów, nieodzownym elementem pracy osób zajmujących się rekrutacją staje się system wspomagający zbieranie, analizę i selekcję nadesłanych zgłoszeń. Poszukiwaliśmy systemu, który uporządkuje

naszą bazę Kandydatów, pozwoli nam szybko przypisać Kandydata do publikowanej oferty pracy, do preferowanego miejsca pracy (konkretnej lokalizacji coffeeheaven), przeszukać bazę po słowach kluczowych (np. po znajomości języka angielskiego, po dyspozycyjności Kandydata, fakcie posiadania książeczki sanitarno-epidemiologicznej, trybie studiów itp.).

Zależało nam także na automatycznym zaznaczaniu dublujących się aplikacji – chcieliśmy wiedzieć, czy Kandydat aplikował także na inne stanowisko u nas, czy brał już udział w procesie rekrutacyjnym (przy dużej ilości spływających do naszej firmy aplikacji – kilkadziesiąt w każdym tygodniu - była to niezbędna informacja). Chcieliśmy mieć także szybki dostęp do statystyk dotyczących ilości aplikujących Kandydatów, portali pracy, skuteczności naszych działań rekrutacyjnych.

Odpowiedzią na nasze potrzeby okazał się system eRecruiter, który teraz jest nieodzownym elementem naszych procesów rekrutacyjnych.

Joanna Zdanowicz, Kierownik ds. HR i Rozwoju Pracowników, CHI Polska SA

Okiem Kandydata Strona „pracuj z nami” zintegrowana z systemem eRecruiter.

Formularz aplikacyjny w szacie graficznej coffeeheaven.

Wersja papierowa formularza dostępna jest w każdej kawiarni coffeeheaven.

www.erecruiter.plStyczeń 2011

Po roku korzystania z narzędzia Grupy Pracuj, jakim jest eRecruiter, zauważalna jest oszczędność czasu pracy każdej osoby zajmującej się rekrutacją w naszym dziale. Czas, który poświęcaliśmy na selekcję aplikacji i przyporządkowanie Kandydata do odpowiedniej rekrutacji jest obecnie krótszy. System ten pozwala na jednoczesne i szybkie prowadzenie licznych projektów rekrutacyjnych. Każda z osób, która ma dostęp do bazy Kandydatów może na bieżąco śledzić postępy oraz spływ aplikacji na każdy z projektów. Bardzo pomocną funkcją eRecruitera jest również możliwość wysyłania e-maili indywidualnych i zbiorowych do Kandydatów, np. o terminie spotkania rekrutacyjnego.

System eRecruiter wykorzystujemy również do szybkiego przeszukania bazy pod kątem ważnych dla danego procesu rekrutacyjnego właściwości Kandydatów, np. dyspozycyjności Kandydata czy kawiarni, jaką wybrał w formularzu itd. Pozwala to dopasować Kandydatów do potrzeb konkretnego projektu.

Polecamy system eRecruiter firmom, które mają wiele różnorodnych projektów rekrutacyjnych. Jest to świetne narzędzie ułatwiające zarządzanie takimi projektami.

Agata Olszewska, Specjalista ds. HR, CHI Polska SA

Przed wdrożeniem Po wdrożeniu systemu eRecruiter

Formularze aplikacyjne nadsyłane na specjalny adres rekrutacyjny za pomocą standardowej wiadomości e-mail z załącznikami. Przyporządkowanie Kandydatów do aktualnych ofert pracy, przy stale zwiększającej się liczbie aplikacji, było zbyt czasochłonne.

Wprowadzenie elektronicznych formularzy aplikacyjnych pozwala na automatyczne przypisanie Kandydatów do oferty pracy, na którą aplikowali.

Długotrwała selekcja spływających pocztą elektroniczną i tradycyjną aplikacji. Utrudniona możliwość szybkiej reakcji na pojawiające się wakaty.

Znacznie ułatwiona preselekcja w systemie, przeszukiwanie bazy Kandydatów po słowach kluczowych (m.in. wyszukiwanie po odpowiedziach udzielonych przez Kandydatów w formularzu aplikacyjnym, wyszukiwanie po słowach kluczowych i po notatkach). Możliwość tworzenia formularzy aplikacyjnych pozwala osobie rekrutującej uzyskać od Kandydatów te informacje, które następnie usprawniają proces selekcji i umożliwia odpowiednie dobieranie Kandydatów do pojawiających się potrzeb rekrutacyjnych.

Czasochłonna komunikacja z każdym Kandydatem indywidualnie.

Brak możliwości umieszczania komentarzy przy kandydacie widocznych także dla innych osób zajmujących się rekrutacją.

Ułatwiona komunikacja z Kandydatami (możliwość tworzenia szablonów odpowiedzi i wysyłania wiadomości jednocześnie do większej grupy osób).

Możliwość nadawania własnych komentarzy przy każdym kandydacie, zachowanie historii korespondencji z Kandydatem, co ułatwia komunikację pomiędzy osobami prowadzącymi (mającymi wgląd w) dany projekt rekrutacyjny.

Brak możliwości wglądu w historię Kandydata (czy np. już wcześniej aplikował na jakieś stanowisko w firmie, czy był już na spotkaniu rekrutacyjnym).

Widoczna historia Kandydata. Automatyczny dostęp do informacji o wcześniejszych procesach rekrutacyjnych Kandydata i opiniach osoby, która się z nim spotkała. Pozwala to uniknąć ponownego umówienia Kandydata, który z określonych powodów nie został poprzednio zaakceptowany (przy bardzo dużej ilości napływających aplikacji i ilości prowadzonych procesów rekrutacyjnych jest to niezbędna informacja).

Brak spójnej bazy danych pozwalającej na szybką reakcję na pojawiające się wakaty.

Jedna baza aplikacji spływających ze wszystkich kanałów rekrutacyjnych z dostępem dla wszystkich rekruterów.

Czasochłonna analiza skuteczności naszych działań rekrutacyjnych, w tym skuteczności portali pracy.

Szybki dostęp do statystyk dotyczących ilości aplikujących Kandydatów, portali pracy, skuteczności naszych działań rekrutacyjnych. Czytelne raporty np. w Excelu.

Rekrutacja w coffeeheaven z eRecruiter – efekty:Szybsze i bardziej efektywne prowadzenie projektów rekrutacyjnych.

Lepsze dostosowanie do zmieniającego się otoczenia biznesowego i potrzeb rekrutacyjnych. Dzięki stworzeniu łatwo dostępnej bazy danych Kandydatów pojawiła się możliwość szybszej reakcji na pojawiające się wakaty.

Efektywniejsza dywersyfikacja źródeł pochodzenia Kandydatów dzięki statystykom skuteczności różnych portali pracy w zależności od stanowiska i Kandydatów na rynku.

Rekrutacja poprzez formularz aplikacyjny w szacie graficznej zgodnej z całościowym wizerunkiem firmy i zapewniającym jego spójność.

www.erecruiter.plStyczeń 2011