CARGA GENERAL EN EL SISTEMA -...

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CARGA GENERAL EN EL SISTEMA

P-ST-7.1.5.-G.

Fecha de creación: 18/07/2005 Fecha de actualización: 03/12/2014

R:\SUAC\AreaCalidad\Calidad2014\Documentos\Cap7\7.1.5.P.CargaGeneralSistemaG.doc

Generado por: C. Loforte (Dir.M.E.) Revisado por: V. Loforte (J. A. G Calidad) Aprobado por: C. Loforte La Gala (Dir. de Mesas de Entradas

1. OBJETO.-

1.1. Este procedimiento tiene por objeto establecer como se debe proceder para realizar la

carga en el Sistema Informático SUAC de los datos requeridos para la creación de un

trámite.-

2. ALCANCE.-

2.1. El procedimiento se aplica en todo el ámbito del SUME, dentro del SUAC.-

3. ANTECEDENTES.-

3.1. P-ST-7.1.: Procedimiento General de Simple Trámite.

3.2. Decreto 1280/14 Creación De La Plataforma De Servicios “CIUDADANO DIGITAL”.

4. GLOSARIO.-

4.1. Persona Jurídica : es la persona ficticia creada por la voluntad de sus asociados,

capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser representada judicial o

extrajudicialmente.

4.2. Tramite Nuevo (Sistema Informático): es un trámite que no se encuentra identificado

bajo ninguna numeración y será ingresado al sistema informático SUAC por primera vez.

4.3. Trámite Iniciado no informatizado (Sistema Informát ico): cuando se trate de un

trámite pre-existente con una numeración (la misma puede ser externa al Poder Ejecutivo o

Expedientes anteriores a la informatización del Estado.) que no fue ingresado al Sistema

Informático SUAC.

4.4. Unidad Caratuladora : Unidad a la Cual esta dirigido el tramite.

4.5. Tipificar: Ajustar varias cosas semejantes a un tipo o norma común.

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4.6. Tipo : proviene del latín typus hace referencia a una clasificación, discriminación o

diferenciación de diversos aspectos que forman parte de un todo.

4.7. Subtipo: Cada uno de los subgrupos en los que se dividen los tipos

4.8. Asunto: Se consignara en forma clara y sintética el motivo o causa de la

presentación.

4.9. Nro. de fojas: cantidad de páginas del que esta compuesto el tramite.

4.10. Nro. De Cuerpos: cantidad de volúmenes del que esta compuesto el tramite.

4.11. Ciudadano Digital - (CiDi): Plataforma de servicios digitales del Gobierno de la

Provincia de Córdoba con el objeto de centralizar y facilitar a los ciudadanos el acceso a los

servicios digitales que brinda el Estado Provincial.

5. DESARROLLO.-

5.1. Para carga Inicial en el Sistema de un trámite se deberá seleccionar la acción

.

5.2. Se despliega una pantalla y se debe seleccionar si el tramites es nuevo o un tramite

iniciado no informatizado.

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5.3. Para la selección de la Repartición Caratuladora (repartición a quien este dirigido el

trámite) se debe seleccionar una de las tres opciones:

5.3.1. De la Mesa de Entrada : cuando la repartición destinataria del trámite es

atendida por el SUAC que está realizando la carga del trámite.

5.3.2. De otra Mesa de Entrada : cuando la repartición destinataria del trámite no es

atendida por el SUAC que está realizando la carga del trámite.

5.3.3. Externa a la Administración Pública : esta opción es usada cuando un trámite

pre-existente posee una numeración que no pertenece al Poder Ejecutivo, Por

Ejemplo: Municipalidades. ANSES, Poder Judicial, etc.

Una vez seleccionada la Unidad Caratuladora se debe ingresar todo o parte del nombre de

la Repartición correspondiente. El sistema mostrara un listado con las reparticiones

encontradas.

En caso de selección de la opción 5.3.3. (Externa a la Administración Publica) el campo

procede a ser libre en texto.

5.4. Completa la unidad Destinataria se selecciona si el trámite es un expediente o Nota.

(En el caso de haber seleccionado previamente la opción “de otra mesa”, solo se habilita el

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tipo “Nota”)., se debe proceder a Tipificar el trámite, donde se abre una nueva ventana para

la selección del tipo de trámite. Según la tipificación se abrirán los Subtipos asociados.

5.5. Una vez tipificado el trámite se debe consignar el Asunto en forma clara y sintética el

motivo o causa del trámite.

5.6. En los campos siguientes se debe consignar el número de cuerpo y foja que posee el

trámite.

5.7. Cuando se procede a cargar los datos del Iniciador se debe seleccionar una de las

cuatro opciones (Persona Física / Persona Jurídica / Unidad del Organigrama / Unidad

Externa).

5.7.1. Persona Física: se habilitan los campos de: Apellido y Nombre; Documento;

Sexo y si el iniciador es Interno o externo a la Administración Publica.

5.7.1.1. Al buscar el iniciador se verifica automáticamente si el mismo posee

una cuenta de Ciudadano Digital (CiDi) registrada con su DNI

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5.7.1.2. Alternativa 1: La persona tiene CiDi.

5.7.1.3. Alternativa 2: La persona no posee una cuenta de CiDi.

5.7.1.4. El sistema habilita la opción para realizar el alta temprana del

ciudadano en CiDi.

5.7.2. Persona Jurídica: se habilitan los campos de Razón Social, CUIT y Nombre

Fantasía.

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5.7.3. Unidad del Organigrama: se selecciona la Unidad Iniciadora del trámite.

5.7.4. Unidad externa: nos permite ingresar el nombre de la Unidad.

5.8. Seleccionada la procedencia del Iniciador:

5.9. Se debe cargar el Domicilio donde es posible editar, los datos de ubicación.

5.10. Completos los campos descriptos, el usuario finaliza el ingreso del trámite

presionando la Acción “Número Sticker”.

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5.11. El sistema abre la ventana para confirmar la impresión del Stickers y se selecciona si

se desea imprimir solo el Sticker del control Interno (14 dígitos) o ambos Stickers. ( Ver

Anexos II y III)

5.11.1. Una vez confirmada la impresión del o los Stickers se abrirá la ventana de

Administración de impresoras para seleccionarla impresora en la cual se imprimirá el

mismo.

5.11.2. Verificar a través del botón de “propiedades” que las dimensiones del papel

sean 101mm de ancho por 35mm de alto. Luego, hacer clic en el botón “Aceptar” con

lo que se cerrará está ventana volviendo a la ventana anterior “Imprimir”.

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5.12. Una vez impreso el Sticker se procede conforme al instructivo “7.1.7. Entrega Sticker

al Ciudadano”.

5.13. Por ultimo se debe Numerar el Trámite, conforme al procedimiento “7.1.9

Caratulacion del Simple Trámite” o conforme al procedimiento “7.1.2.3. Caratulacion de

Expediente”:-

6. RESPONSABILIDADES.-

6.1. De los Agentes del SUME:

6.1.1. Crear un trámite.-

6.1.2. Realizar la selección de tipos y subtipos según corresponda.-

6.1.3. Identificar el Asunto de la Nota.-

6.1.4. Cargar datos del Iniciador.-

6.1.5. Generar el número de Sticker a través del sistema.-

6.1.6. Pegar el número de Sticker Control Interno en el frente de la nota.-

6.1.7. Entregar copia de Sticker al Ciudadano.-

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7. ANEXOS.-

7.1. Diagrama de Flujo de Carga General en el Sistema.-

7.2. Número de Sticker del ciudadano.-

7.3. Número de Sticker de Control Interno (Con código oculto).-

7.4. Historial de Cambios.-

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7.1. Anexo 1: Diagrama de Flujo Carga General de Si stema.-

Carga General en el

Sistema

Seleccionar opción Nuevo Tramite

Tramite Nuevo Tramite Iniciado No Informatizado

Ingresar datos del Iniciador

Seleccionar Tipo y Subtipo del Trámite

Carga del ASUNTO de la Nota

Seleccionar si se desea imprimir ambos Stickers

Configurar impresora y dimensiones del

stickers

Seleccionar la Unidad Caratuladora del

trámite,

Generación de Número de Sticker por el

Sistema

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7.2. Anexo 2: Número de sticker del ciudadano.-

7.3. Anexo 3: Número de Sticker de Control Interno:

2 Últimas cifras del año N° Aleatorio N° de SUAC N° Correlativo

NUMERO OCULTO EN STICKER DEL

CIUDADANO

N° de SUAC N° Correlativo 2 Últimas cifras del año

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7.4. Anexo 4 : Historial de Cambios.-

HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha de

Actualización

Modificación Responsable Versión

15/07/2005 Versión Inicial. Responsable de

la Calidad

A

07/02/2007 Se creó el apartado Índice – Se agregó la tabla de Historial de

Cambios (manteniendo la información de las modificaciones

efectuadas desde la creación del documento) – Se agregó el

anexo 7.4. Historial de Cambios y el apartado 8. Índice.

Responsable de

la Calidad

B

15/05/2008 Se agregaron anexos de tomas de pantalla y se aclaro el

procedimiento sin hacer hincapié en el Manual de Ayuda

SUAC.

Se modificó el logo de la Provincia en el encabezado.

Área del S.G.C. C

22/02/2011 Se modifico el tamaño de fuente de la tabla “Historial de

Cambios” a Arial 9.

Se modifico en su totalidad el Procedimiento debido a la

implementación del Nuevo Sistema Informático SUAC.

Se modifico Anexo 1(Diagrama de Flujo).-

Área Gestión

Calidad

D

15/04/2014 Pág.1. Punto 4.1 se corrigió; Puntos 4.2, 4.3, 4.4 se redacto

nuevamente la definición. Se agrego punto 4.5.-

Pág.2. Se aclaro la repartición Caratuladora en punto 5.3.

Pág.3. Se reformulo punto 5.3.3, se cambio captura de

pantalla; se agrego la opción del apartado externa a la Adm.

Pub.

Pág.4. Se reformo punto 5.5; agrego punto 5.6.

Pág.5. se agrego capturas de pantalla de los puntos 5.7.3,

5.7.4, 5.8. Se agrego en su totalidad el punto 5.9.

Pág.6. Se agrego el punto 5.1.10 con sus apartados.

Pág.7. Se agrego el punto 5.11, 5.12, 6.1.5, 6.1.6 y 6.1.7.-

Pág.8 Se agrego el punto 7.2 y 7.3.

Pág.9. Se incorporo en el diagrama de flujo desde generación

de stickers hasta la configuración de la impresora.

Pag.10. Se incorporo los Anexos 2 “stickers del ciudadano” y

anexo 3 (“stickers control interno)

Vanesa Loforte

Área Gestión de

Calidad.-

E

10/10/2014 En la totalidad del Procedimiento: Cuando se hacia mención a Cristina Loforte F

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un procedimiento o instructivo se detallaba como ej:“según I-

ST- 7.1.4” o “a lo especificado en I-ST-7.1.4”, Cambio a

“conforme” y se detalla si es un procedimiento y/o instructivo

mediante numero de identificación, comillas y titulo. Ej:

conforme al instructivo 7.1.4 “Leer Nota”.

Pág.1: Se suprimió el ap.4.5 “Código Oculto” y se creo nuevo

ap. 4.5.

Pág.2: Se incorporaron los apartados 4.6, 4.7, 4.8, 4.9 y 4.10.

Pág.5. Se desgloso el apartado 5.8 incorporando nva

captura de pantalla y desplazando la totalidad de los

apartados y sub apartados.

Dirección de

Mesas de

Entradas.-

03/12/2014 Pág.1. Se agrego ap.3.2;

Pág.2. Se agrego ap.4.11

Pág.4. se agrego ap.5.7.1.1.

Pág.5. se agregaron los apartados 5.7.1.2, 5.7.1. 3 y 5.7.1.4.-

Cristina Loforte

Dirección de

Mesas de

Entradas.-

G

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INDICE.

1. OBJETO.-........................................................................................................................... 1 2. ALCANCE.- ........................................................................................................................ 1 3. ANTECEDENTES.- ............................................................................................................ 1 4. GLOSARIO.-....................................................................................................................... 1 5. DESARROLLO.-................................................................................................................. 2 6. RESPONSABILIDADES.- ................................................................................................... 8 7. ANEXOS.- .......................................................................................................................... 9 7.1. Anexo 1: Diagrama de Flujo Carga General de Sistema.-............................................. 10 7.2. Anexo 2: Número de sticker del ciudadano.-................................................................. 11 7.3. Anexo 3: Número de Sticker de Control Interno: ........................................................... 11 7.4. Anexo 4 : Historial de Cambios.-................................................................................... 12 INDICE..................................................................................................................................... 14

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