ADMINISTRACIÓN DE LAS OPERACIONES PRODUCTIVASUn Enfoque en Procesos para la Gerencia

Fernando A. D´Alessio Ipinza 1

CAPÍTULO 3: La Importancia de

la Organización por Procesos

Contenido

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1. La organización funcional

2. La organización por procesos

3. De la organización funcional a la de procesos

4. El pensamiento administrativo moderno

ADMINISTRACIÓN DE LAS OPERACIONES PRODUCTIVAS

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Principios Clásicos Universales de la Administración

1. La Organización Funcional

1. Unidad de mando.

2. Homogeneidad de funciones.

3. Alcance del control.

4. Delegación de autoridad.

¿SON VALIDOS HOY?¿FUNCIONES O

PROCESOS?

Se caracteriza por favorecer la rápida adquisición de destrezas, facilitar el control del personal, designar responsabilidades de manera inmediata, proporcionar una línea de carrera a los empleados, cumplir las funciones como responsabilidad prioritaria y cumplir los principios universales de la organización.

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Una Típica Organización Funcional

1. La Organización Funcional

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2. La Organización por Procesos

Las organizaciones por procesos se caracterizan por semejarse a mini empresas independientes, donde el dueño del proceso es responsable de obtener los insumos, del proceso de producción del bien o servicio, del marketing y las ventas del producto; por tanto, asume los resultados, utilidades o pérdidas del mismo.

Este tipo de organización:

• Se enfoca en los procesos clave del negocio.• Elimina las tradicionales fronteras entre departamentos.• Es flexible por naturaleza.• Se busca terminar un proceso total más que una actividad en

particular • Permite una rápida coordinación entre el personal de la unidad.• Responde rápidamente a las variaciones del entorno. • Facilita el uso de equipos de trabajo autónomos y con capacidad para

resolver problemas.

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Ventajas de una Organización por Procesos

2. La Organización por Procesos

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1. Mejor coordinación e integración del trabajo.

2. Mejores tiempos de respuesta al mercado.

3. Controles de costos más simples y eficaces.

4. Mayores niveles de creatividad.

5. Mayor satisfacción de las tareas.

6. Mayor flexibilidad de la empresa.

7. Rápido crecimiento de la productividad.

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Secuencia para Implementar un Sistema de Administración por Procesos:

2. La Organización por Procesos

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1. Identificar los procesos operativos y administrativos más importantes.

2. Determinar las fronteras de los procesos, es decir, las entradas, el proceso

y las salidas.

3. Identificar los proveedores y clientes de cada proceso.

4. Comprender los procesos, su misión y objetivos.

5. Desarrollar la visión de los nuevos procesos.

6. Evaluar la relevancia estratégica de cada proceso.

7. Calificar cultura y políticas de cada proceso.

8. Evaluar la “salud” de cada proceso.

9. Diseñar y simular los nuevos procesos.

10. Desarrollar acciones de cambio y modernización permanentes.

11. Permitir flexibilidad ante las variaciones del entorno y adecuarse al mismo.

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Organización por Procesos de Texas Instruments

2. La Organización por Procesos

Hammer y Champy (1994)

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Reacción en Cadena de la Calidad

2. La Organización por Procesos

Mejorar la calidad de los procesos

Reduce los costos operativos y gastos

Aumenta la productividad empresarial

Incrementa la competitividad

Mejora el posicionamiento de la empresa en el mercado

Crea un efecto multiplicador continuo

Deming (1989)

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La Frugalización de Procesos

2. La Organización por Procesos

Hito N° 6

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La Frugalización para un Restaurante

2. La Organización por Procesos

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La Frugalización para una Fábrica de Cemento

2. La Organización por Procesos

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Un Típico Proceso Interfuncional

2. La Organización por Procesos

Adaptado de Davenport (1993)

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Clasificación de los Procesos:

2. La Organización por Procesos

Por el producto obtenido

Bienes Físicos

Servicios

Por el contacto con el cliente

externo

Operativos

Administrativos

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Procesos Típicos en Empresas Productoras de Bienes Físicos

2. La Organización por Procesos

ADMINISTRACIÓN OPERACIONES

Monitoreo del desempeño Desarrollo de productos

Administración de la información

Captación de clientes

Administración de activos Identificación de requerimientos de

los clientes Administración de recursos

humanos Manufactura

Planeamiento y asignación de recursos

Administración de compras

Servicios posventa Logística integrada

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Procesos Típicos en Empresas Productoras de Servicios

2. La Organización por Procesos

ADMINISTRACIÓN OPERACIONES

Monitoreo del desempeño Carga de gasolina para un automóvil

Planificación del número de rutas a volar en una aerolínea

Transporte de pasajeros en un vuelo internacional

Selección de personal Transmisión de televisión por cable

Planeación de los recursos financieros

Estadía en un hotel

Atención médica domiciliaria

Reparación de un reproductor de video

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Comparación entre Organizaciones Funcionales y por Procesos

3. De la Organización Funcional a la de Procesos

ORGANIZACIONES FUNCIONALES ORGANIZACIONES POR PROCESOS

Orientada a la tarea Orientada al cliente

Máximo desarrollo y utilización de habilidades y especialidades

Competencias amplias en diversastareas

División efectiva del trabajo Mejor coordinación e integración del

trabajo Economías de escala en plantas y

equipos Controles de costos más simples

Desarrollo de actividades específicas Mayores niveles de creatividad

Efectiva contratación y línea de carrera de expertos

Mayor satisfacción de las tareas

Flexibilidad y agilidad limitadas Mejores tiempos de respuesta (rapidez)

Responsabilidad limitada Responsabilidad compartida

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Evolución de las Opciones Administrativas

4. El Pensamiento Administrativo Moderno

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Comparación de las Tres Opciones Administrativas

4. El Pensamiento Administrativo Moderno

ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA

CALIDAD TOTAL REINGENIERÍA

ACCIONES Inspección rutinariaMejoramiento

continuoInnovación radical

Nivel de cambio Ninguno Mayor RadicalPunto de inicio Proceso existente Proceso existente Cambio total del procesoFrecuencia del

cambioProgresivo Continuo Una vez

Tiempo requerido Corto Intermedio LargoParticipación Abajo-arriba Arriba-abajo Arriba-abajo

Panorama Estrecho Mediano Muy amplio

Dentro funciones InterfuncionalRiesgo Bajo Moderado Alto

Facilitador Inspección visualControl estadístico Sistemas y tecnologías

de la informaciónde los procesosTipo de cambio Ninguno Cultural Estructural y Cultural

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Enfoques para el Mejoramiento de los Negocios

4. El Pensamiento Administrativo Moderno

Proyecto / Una vez Mejoramiento continuo

Mejoramiento incremental

Análisis del valor de las actividades (AVA)

Administración de la calidad total (TQM)

Análisis del valor de los indirectos (OVA)

Mejoramiento de los procesos del negocio (BPI)

Análisis del valor de los procesos (PVA)

Costeo basado en actividades (ABC)

Innovación radical

Cambios procesos: reingeniería, rediseño, procesos (BPR)

No aplicable

Siglas en inglés:AVA: Activity Value AnalysisOVA: Overhead Value AnalysisPVA: Process Value AnalysisTQM: Total Quality Management

BPI: Business Process ImprovementABC: Activity Based CostingBPR: Business Process Redesing

Davenport (1993)

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Visión de los Diferentes Enfoques

4. El Pensamiento Administrativo Moderno

ENFOQUE TÉCNICO OBJETIVO HERRAMIENTAS MÉTODOS RAÍCES

Costeo basado en actividades (ABC)

Reducir costosDesarrollar los costos basados

en el análisis de procesos y valor agregado

Contabilidad por línea de productos

Análisis del valor de los procesos (PVA)

Concentrarse en diseñar un solo proceso, reducir

costos y tiempos

Analizar el valor para cada etapa del proceso

Enfoques de consultoría

Mejoramiento de los procesos del negocio

(BPI)

Mejorar continuamente uno o todos los procesos

en función de costos, tiempo, calidad

Clasificar el proceso en etapas, herramientas de calidad

Administración de la calidad total (TQM)

Ingeniería de la información

Desarrollar un sistema a lo largo de un proceso

Describir los procesos actuales y futuros

Análisis de sistemas

Innovación y reingeniería de los

procesos del negocio (BPR)

Usar facilitadores para mejorar radicalmente los

procesos clave

Cambiar palancas facilitadoras y desarrollar visión futura

Sistemas competitivos

Davenport (1993)

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GRACIAS

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