BuyITC e-Dokumenti & e-Arhiv

EDICOM.Net, celovita rešitev za e-poslovanje

Klavzula o zaupnosti vsebine dokumenta Ponudba vsebuje podatke, ki so poslovna skrivnost. Naročnik jih lahko uporablja le za svojo uporabo in jih nima pravice kopirati ali posredovati drugim osebam ali kakorkoli razkriti brez posebnega pisnega soglasja podjetja BuyITC d.o.o. Vse avtorske pravice so pridržane avtorju in so last podjetja BUYITC d.o.o. in zavarovane z določili Zakona o avtorski in drugih sorodnih pravicah. Predloge in zamisli, ki so zajeti v dokumentu je prepovedano realizirati brez izrecnega soglasja podjetja BUYITC d.o.o.

BuyITC in e-poslovanje

• 2002 ena prvih aplikacij v Sloveniji za sestavo e-računov, podpisovanje in časovno žigosanje (Borzen, organizator trga z električno energijo)

• 2002 sodelovanje pri definiciji e-Slog • 2003 BcM.eBusinessDocuments, prva različica posredniškega e-Arhiva (BuyITC

Intermediary e-Archive)• 2005 EDICOM.net sistem za izmenjavo e-dokumentov• 2006 > različne namenske aplikacije sestave in distribucije e-dokumentov (e-

računi, e-dobavnice, …)• 2010 podpis pogodbe s Pošto Slovenije o poslovno-tehničnem sodelovanju na

področju storitve e-Hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki

• 2013 Pridobljene kreditne točke za izobraževanje s področja arhiviranja dokumentov in dela z dokumentarnim gradivom

• 2014 BuyITC ponudnik elektronske poti UJP - pogodba o izmenjavi e-računov z UJP

E-poslovanje (angl. E-business)

Stroškovni vzvodi

• Povečanje hitrosti distribucije poslovnih dokumentov• Zmanjšanje stroškov distribucije• Zmanjšanje operativnih stroškov

Konkurenčni vzvodi

• Povpraševanje po cenejšem, hitrejšem in enostavnejšem poslovanju• Povečanje obsega in kvalitete storitev• Večja učinkovitost poslovanja

E-računi

Z e-računi označujemo račune (fakture), katerih izmenjava ne poteka po dosedanji klasični papirni poti in poštnih nabiralnikih, temveč elektronsko oblikovane račune, ki se izmenjujejo preko sodobnih, hitrih in zanesljivih elektronskih poti.

E-računi: dokumentni tok

E-računi: časovno, stroškovno in ekološko učinkovito

Prednosti za izdajatelje:

• stroškovna učinkovitost: nižji stroški priprave računov, • hitrost: izstavljanje e-računov je hitro, prav tako zapiranje knjigovodskih

postavk, e-arhiviranje poteka v skladu z zakonom, • kakovost in natančnost: hitra odprava napak, nižji stroški odprave napak,

izvajanje dodatnih vsebinskih kontrol,• tehnološka in zakonska usklajenost, • povečanje ugleda in prepoznavnosti, napredne tehnologije in storitve, • okolju prijazno, manjša poraba papirja … • razvojno usmerjena strategija, optimizacija poslovanja, uveljavitev e-

poslovanja, e-hramba dokumentov ...

E-računi: časovno, stroškovno in ekološko učinkovito; nadaljevanje

Prednosti za prejemnike:

• praktično in hitro: avtomatična priprava plačilnega naloga z enim klikom z vsemi potrebnimi podatki (sklici),

• e-arhiv: podatki na enem mestu, • preprosto in pregledno: pregled e-računov, pregled statusov, izvoz

prejetega računa v računovodske aplikacije, • uporaba obstoječe opreme, elektronska banka, • manj napak, nadzor pravilnosti prejetega računa.

Posredniški e-Arhiv (angl. Intermediary e-Archive)• Arhiviranje e-dokumentov na lokaciji• Pretvorba in generiranje e-dokumentov• E-dokumenti s prilogami• Podpisovanje z digitalnim potrdilom: posamezniki, posamezniki v imenu

podjetja, podjetje• Upravljanje in skladišče digitalnih potrdil• Upravljanje podpisnikov in pravic• Distribucija e-dokumentov (e-računi, e-dobavnice, …)• Prenos v trajni e-arhiv

BuyITC Posredniški e-Arhiv (angl. BuyITC Intermediary e-Archive)

Trajni e-Arhiv

• Arhiviranje e-dokumentov na alternativni lokaciji• Časovno žigosanje• Trajno hranjene digitalnih dokumentov, ohranjanje uporabnosti njihove

vsebine, zagotovitev njihove nespremenljivosti, ohranjanje avtentičnosti oziroma dokazljivosti njihovega izvora, hranjene digitalni dokumente varuje pred izgubo ter skrbi za njihovo urejenost.

• Akreditirana storitev e-arhiv Pošte Slovenije, ki zagotavlja e-hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki (digitalnih dokumentov), ki je skladna z vsemi zakonskimi predpisi s tega področja (ZVDAGA, UVDAG in ETZ).

Trajni e-Arhiv

Zakonska podlaga 84. in 84a. člen zakona o DDV• Račun se lahko izda v papirnati ali elektronski obliki.• Elektronski račun je za namene tega zakona račun, ki vsebuje predpisane podatke

v skladu s tem zakonom in ki je bil izdan in prejet v kateri koli elektronski obliki.• Prejemnik računa se mora strinjati z uporabo elektronskega računa.• Pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa v papirnati ali v elektronski

obliki morajo biti zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Vsak davčni zavezanec določi način zagotovitve pristnosti izvora, celovitosti vsebine in čitljivosti računa. Ta se lahko zagotavlja s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo revizijsko sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo. Pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa se lahko zagotavljata tudi z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI).

• »Pristnost izvora« računa pomeni zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa.

• »Celovitost vsebine« računa pomeni, da vsebina računa, ki je zahtevana v skladu s tem zakonom, po izdaji računa ni bila spremenjena.

• Davčni zavezanec, ki istemu prejemniku pošlje ali dá na razpolago sveženj z več elektronskimi računi, lahko podatke, ki so skupni posameznim računom, navede samo enkrat, če so za vsak račun dostopne vse informacije.

Predlagana arhitektura in procesi• Izvor poslovnih dokumentov:

• Aplikacija za fakturiranje• Priprava e-računov (e-slog s prilogo)• Podpisovanje in arhiviranje• Distribucija: preko komercialnih bank• Poslovni partnerji : plačilo preko e-bančništva

Predlagana arhitektura in procesi; nadaljevanje

Vprašanja?

Več na http://www.buyitc.si ali info@buyitc.si