Business Studio presentation

Назначение системы Business Studio

Цели:Повышение эффективности бизнеса или проектирование бизнеса с «нуля»

Решаемые задачи:

Формализация, документирование и оптимизация бизнес-процессов

Внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO

Поддержка внедрения информационных систем

Business Studio сегодня

7 лет на рынке

Более 1000 клиентов в России и странах СНГ

100 партнерских ВУЗов и бизнес-школ

ГК «Современные технологии управления» имеет статус Microsoft Silver Independent Software Vendor (ISV)

Фокус на систему управления

Цели и показатели

Модельбизнес-

процессов

Организационная структура

Система управления компании – это система, обеспечивающая достижение компанией поставленных целей.

Включает в себя следующие основные элементы:

1.Систему целей и показателей, которая показывает, куда должна стремиться организация

2.Модель бизнес-процессов, определяющую, что для этого нужно ежедневно делать

3.Организационную структуру, показывающую, «кто будет работать»

Очередность расположения элементов сверху вниз показывает правильную последовательность проектирования системы управления.

Формализация стратегии

Возможности системы

Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Проектирование.Формализация стратегии

Удобным инструментом формализации стратегии является стратегическая карта.

На ней изображается дерево целей, которых необходимо достичь организации.

Дерево может быть разбито на проекции в соответствии с методологиейДейвида П. Нортона и Роберта С. Каплана.

При проектировании целей обязательно должны быть разработаны показатели их достижения.

Если для цели нельзя придумать показатель, то она не может являться целью для данной организации.

Для наглядности показатели могут быть размещены на стратегической карте.

Проектирование. Показатели

Показатели характеризуются множеством параметров, наиболее интересным из которых является история значений показателя.

Все значения показателя хранятся в соответствии с выбранным периодом измерения. Для каждого значения показывается тенденция его изменения и вписывается ли он в допустимые границы.


Проектированиебизнес-процессов



Проектирование бизнес-процессов. Нотации моделирования

IDEF0Бизнес-процесс – регулярно повторяющаяся последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации.

Business Studio позволяет создать иерархическую модель бизнес-процессов или описать ряд отдельных процессов. Для этого она поддерживает наиболее популярные нотации моделирования.

Процедура(Cross Functional Flowchart) Процесс

(Basic Flowchart)

EPC(Event-Driven Process Chain)

В соответствии с процессным подходом для бизнес-процесса заполняются параметры: результат требования к срокам владелец бизнес-процесса и исполнители

Также для процесса могут бы разработаны показатели его результативности и эффективности (KPI).

Проектирование бизнес-процессов

Параметры бизнес-процессов


Согласование и утверждение процессов или изменений членами команды упрощается при помощи механизма рассылок.

Объекты


Для документов можно определить атрибуты, приложить файл с шаблоном документа.

Справочник «Объекты» служит для хранения объектов, которые могут быть ассоциированы со стрелками на диаграммах IDEF0, Процесс или Процедура или размещены на диаграмме EPC. Это могут быть, например, материальные объекты или документы.

ТребованияВ свойствах стрелки на диаграммах IDEF0, Процесс и Процедура указываются требования для каждого объекта, являющегося результатом процесса.




Проектированиеорганизационной структуры



• Формирование иерархии подразделений и должностей в справочнике «Субъекты» или с помощью организационной диаграммы

• Поддержка 4 типов субъектов: Подразделение, Должность, Внешний субъект, Роль

Проектирование организационной структуры




Имитационное моделирование и ФСА



Проектирование.Имитационное моделирование и ФСА

Оптимизация бизнес-процессов

Business Studio позволяет оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ (ФСА).

Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса.

В результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения и стоимости процесса.

Проектирование.Имитационное моделирование и ФСА

Оптимизация организационной структурыВ результате проведения имитационного моделирования Business Studio рассчитывает текущую загрузку ресурса, его перегрузку и рекомендуемое количество ресурсов.





Разработка ТЗ на внедрение информационных систем



Проектирование. Планирование автоматизации бизнес-процессов

A2.6.4 Доставка продукции

Экономист по финансовой работе бюро по расчетам с

покупателями и заказчиками Казначейства

Начальник отдела складского хозяйства

ЗаказчикВодитель-экспедитор

Бухгалтер расчета с покупателями

Готовая продукция потребителю

Обязательства потребителей

Первичная отчетность - продажи

Тара

Пакет документов


Тара

Акт сверки по движениям тары

В зависимости от условий договора поставки

Готовая продукция со склада


Информация об удовлетворенности клиентов

Документы на продукцию

Возвратная тара

Сопроводительные документы

A9.4

Перевозка продукции

Получение ГП

Подписание сопроводительных документов на ГП

Перевозка тары

Погрузка тары и выдача нового сертификата на

тару

Прием тары

Проставление в путевом листе отметки о

совершении рейса (дата и время в талоне

заказчика)

Внесение информации о подписанной накладной со стороны заказчика в

ИС

Внесение в ИС информации о приходе

тары

Стадии проектирования

1.Описание процессов«как есть» или проектирование «с нуля».

2.Встраивание в процессы действий сотрудников, связанных с работой в ИС.

3.Установление соответствия между действиями и функциями ИС.

01020101. Регистрация накладной поставщика

01020601. Регистрация отгрузки готовой продукции

Структура

1. Автоматизируемые процессы

2. Перечень формируемых отчетов

3. Структура Информационной системы

4. Автоматизируемые рабочие места

Проектирование. Разработка ТЗ на внедрение информационных систем

Формирование Технического задания в системе Business Studio

Формированиерегламентирующей

документации








Внедрение. Формирование регламентирующей документации

• Формирование основных видов регламентирующих документов по процессам, оргструктуре и объектам

• Вывод отчетов в формате Microsoft Word, Microsoft Excel или HTML-навигатора

• Изменение существующих или создание новых шаблонов документов и отчетов с помощьюМастера отчетов

• Поддержка пакетного формирования отчетов

Возможности по формированию документов и отчетов


Регламенты бизнес-процессов

Должностные инструкции

Положения о подразделениях

СтратегическаякартаЦели и

показатели

Модельбизнес-процессов

Организационная структура

Основные виды регламентирующих документов

1. Редактирование структуры отчета


Мастер отчетов

2. Форматирование документа в MS Word

Доведение документации до сотрудников

Формированиерегламентирующей документации








Внедрение. Доведение документации до сотрудников

Документ в формате Microsoft Word


Документ в формате Microsoft Excel


HTML-навигатор• Удобное распространение информации среди

исполнителей и заинтересованных лиц• Использование на Intranet- и Internet-порталах• Поддержка гиперссылок на объекты системы

HTML Viewer• Полнотекстовый поиск во всей базе

документов• Прямой выход пользователя на часто

используемый документ с помощью ярлыка на рабочем столе компьютера










Передача схем процессов на исполнение в BPM-системы


Возможность передачи разработанных схем процессов в BPM-систему обеспечена благодаря поддержке формата XPDL.

BPM-системы – это современный класс информационных систем, позволяющих управлять исполнением бизнес-процессов в реальном времени.

Использование стандарта XPDL помогает:

•выполнить настройку BPM-системы на исполнение процессов.

•сформировать «бесшовную» систему управления предприятием благодаря быстрому и удобному переходу от модели непосредственно к автоматизации процессов. Диаграмма процесса,

сформированная в Business Studio

Диаграмма процесса после передачи в DIRECTUM

Контроль показателей









Анализпоказателей



Контроль и анализ значений показателей. Модуль «Кокпит»

Cockpit – это модуль, предназначенный для ввода, просмотра, контроля и анализа информации в Business Studio. Он предоставляет возможность без использования лицензии Professional или Enterprise выполнять те работы, которые не требуют полноценной функциональности системы.

Контроль и анализ значенийпоказателей. Дополнительные средства

Контроль показателейРуководители организации получают возможность контролировать значения показателей с помощью набора специальных отчетов, которые они могут:

• cформироватьсамостоятельнов Business Studio

• получить от сотрудника в видефайла MS Word или MS Excel

• просмотреть на корпоративномсайте организации, которыйBusiness Studio формируетавтоматически

Сбор значений через MS ExcelBusiness Studio автоматически рассылает сотрудникам отчеты по e-mail, которые они должны заполнить в MS Excel, и затем автоматически загружает их в свою базу данных.













Контроллинг бизнес-процессовна основе данных ИТ-систем

Контроллинг бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем

Модуль «Контроллинг бизнес-процессов» предназначен для автоматического сбора статистических данных о реальном протекании процессов из информационных систем предприятия (BPM, ERP, CRM и других).

Отслеживаемые параметры

количество запусков и завершений бизнес-процесса

фактическая длительность бизнес-процесса

Отклонения времени выполнения бизнес-процесса можно своевременно увидеть, проанализировать и предпринять корректирующие меры:


Анализ несоответствийи их последствий










Контроль показателейКонтроллинг бизнес-процессов

на основе данных ИТ-систем

Business Studio существенно облегчает выполнение следующих этапов разработки и поддержания СМК:

•Разработка целей в области качества

•Описание основных и вспомогательных процессов

•Разработка показателей процессов

•Разработка документации СМК

•Ознакомление персонала с документацией

•Поддержание документации СМКв актуальном состоянии

•Сбор результатов измерений

•Планирование и проведениевнутренних аудитов

•Анализ данных

•Разработка корректирующих ипредупреждающих действий и устранениенесоответствий

•Подготовка к сертификации и сертификация

Поддержка СМК

Business Studio позволяет организации разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO

СИ

СТ

ЕМ

А У

ПР

АВ

ЛЕ

НИ

Я

Процессы Документы

Стандарты

...

Формы записей о качестве

Методики

Инструкции

Правила

Законы

...

...

Организационная cтруктура

Отдел

Должность

Должность

ОтделОтдел Должность Должность

Поддержка СМК. Формирование регламентирующей документации

ТРЕБОВАНИЯ СТАНДАРТА

5. Ответственность руководства

6. Менеджмент ресурсов

7. Процессы ЖЦ продукции

8. Измерение, анализ, улучшение

4. СМК

Кт о

до

по

лн

ит е

ль

но

н

ес

ет

от в

етс

т ве

нн

ос

ть

за в

ып

ол

не

ни

е

тре

бо

ва

ни

я

Кто отвечает завыполнение

процесса (Владельцы

процесса)

Цель 1

Цель 6Цель 5Цель 4

Цель 3Цель 2

ЦЕЛИ В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА

На

пр

ав

ле

нн

ос

ть

на

до

сти

же

ни

е

Business Studio позволяет получитьРуководство по качеству, в котором описано, как требования стандарта выполняются в действующей СМК, как взаимодействуют между собой ее основные объекты.

Поддержка СМК.Примеры обязательных процедур СМК

В Business Studio приведены примеры процедур, которые являются обязательными для документирования в рамках стандарта ISO 9001:2008

Поддержка СМК. Планирование и проведение аудитовBusiness Studio позволяет: планировать аудиты

фиксировать результаты проведенных аудитов формировать отчеты по этим результатам

получать график аудитов на основе составленного плана

Поддержка СМК. Cockpit – сбор сообщений о несоответствиях

Cockpit позволяет организовать ввод сообщений о несоответствиях с любого рабочего места без использования лицензий Business Studio и вовлечь в процесс улучшения качества всех сотрудников.

Поддержка СМК. Анализ данных

Business Studio поддерживает методику анализа несоответствий, их последствий и причин возникновения (FMEA) с применением диаграммы Исикавы.

Контрольные карты, построенные по значениям показателей, позволяют отслеживать состояние процесса во времени и, главное, воздействовать на процесс до того, как он выйдет из-под контроля.






Имитационное моделирование и ФСА Разработка ТЗ

на внедрение информационных систем



Передача схем процессов на исполнение в BPM-системыАнализ

показателей

Анализ несоответствийи их последствий


Контроллинг бизнес-процессовна основе данных ИТ-систем

ЭТАП исполнения бизнес-процессовИнтеграция сECM-системой

DIRECTUM

Интегрированное решение Business Studio + DIRECTUM

ECM - система DIRECTUM – это система электронного документооборота и управления взаимодействием. Интеграция Business Studio и DIRECTUM предоставляет уникальную возможность построения бесшовной системы управления, включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов на основе технологии BPM.

Результат интеграции:

•реализуется стратегически правильный алгоритм внедрения информационных технологий «сверху-вниз»

•сокращаются временные и материальные затраты на построение эффективной комплексной системы управления

• обмен схемами процессов

• обмен общими справочниками

• передача регламентирующей документации из Business Studio в DIRECTUM

• передача статистических данных о выполнении процессов из DIRECTUM в Business Studio

Схема передачи данных между системами:

Результаты и эффекты от использования

Результаты использования

• Система целей и показателей (BSC/KPI)

• Формализованные бизнес-процессы

• Распределенные полномочия и ответственность между руководителями и подразделениями

• Подробные инструкции для исполнителей

• Пакет регламентирующий документации

• Оптимизированная штатная численность сотрудников

• Своевременная информация о реальных параметрах протекающих процессов

• СМК в рабочем состоянии

Эффекты

Достижение стратегических целей организации

Повышение управляемости и прозрачности

Увеличение производительности труда исполнителей

Сокращение потерь и убытков от неправильных действий сотрудников до 100%

Минимизация времени обучения новых сотрудников

Снижение зависимости от «ключевых» сотрудников

Разгрузка Топ-менеджеров от «текучки» и предоставление им возможности заниматься стратегическими задачами

Снижение трудоемкости работ по проектированию, автоматизации и актуализации системы управления в 2-3 раза

Ключевые преимущества системы

Простота, удобство и высокая скорость освоения специалистами

Использование самых популярных нотаций моделирования бизнес-процессов, понятных исполнителям без дополнительной подготовки: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC

Интегрированность: в одном инструменте собраны все востребованные бизнесом методики и технологии: BSC/KPI, моделирование бизнес-процессов, имитационное моделирование, функционально-стоимостной анализ, поддержка СМК

Использование в качестве основы системы объектно-ориентированной промышленной платформы, определяющей уникальные возможности системы по построению сложных фильтров, работе с большими объемами данных и неограниченному расширению видов хранимой информации.

Формирование на выходе конкретизированных регламентирующих документов, не требующих дополнительной доработки. Поддержка трех форматов: документы Microsoft Word, документы Microsoft Excel или HTML-навигатор

Наличие Мастера отчетов, позволяющего легко построить свои собственные или изменить существующие регламентирующие документы и отчеты

Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line

Использование в качестве графического редактора диаграмм Microsoft Visio, ставшего стандартом в области деловой графики

Возможность построения бесшовной системы управления благодаря тесной интеграции с ЕСМ-системой DIRECTUM

О клиентах

Группа компаний «Современные технологии управления»

Адрес: 443090, Самара, ул. Антонова-Овсеенко, д.59 "В", 1 этаж.Телефон: +7 (846) 202-19-00E-mail: [email protected]

Партнерская сеть

Партнерская сеть объединяет ведущие консалтинговые и ИТ-компании России и стран СНГ в городах: Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Челябинск, Новосибирск, Якутск, Хабаровск и других. Координаты партнеров размещены на сайте: www.businessstudio.ru/addr

www.businessstudio.ru

Спасибо за внимание!

Business Studio presentation

Technology

Transcript of Business Studio presentation