Brukerveiledning for den europeiske ESPD-tjenesten

Versjon 1.4, oppdatert 17.3.2017

1

Innhold

1 Innledning ................................................................................................ 2

2 Om den europeiske ESPD-tjenesten og XML-formatet ................................. 4

3 Utfylling og kontroll av ESPD som oppdragsgiver ........................................ 7

3.1 Del I: Opplysninger om konkurransen og oppdragsgiver ................................... 9

3.2 Del II: Opplysninger om leverandøren ............................................................. 10

3.3 Del III: Avvisningsgrunner ................................................................................ 10

3.4 Del IV: Kvalifikasjon ......................................................................................... 11

3.5 Del V: Utvelgelseskriterier ............................................................................... 12

3.6 Del VI: Avsluttende erklæringer ...................................................................... 12

3.7 Avslutt arbeidet med ESPD-forespørselen ...................................................... 12

3.8 Vis ESPD-skjema mottatt fra leverandør ......................................................... 13

3.9 Hvordan ser ditt skjema ut for leverandøren? ................................................ 13

3.10 Kontroller egenerklæringsskjema mottatt fra leverandør ............................... 14

4 Utfylling og kontroll av ESPD som leverandør ............................................15

4.1 Del I: Opplysninger om konkurransen og oppdragsgiver ................................. 20

4.2 Del II: Opplysninger om leverandøren ............................................................. 22

4.3 Del III: Avvisningsgrunner ................................................................................ 25

4.4 Del IV: Kvalifikasjonskrav ................................................................................. 29

4.5 Del V: Utvelgelse av antallet av kvalifiserte leverandører ............................... 30

4.6 Del VI: Avsluttende erklæringer ...................................................................... 31

4.7 Last ned og lagre ............................................................................................. 32

2

1 Innledning

Dette dokumentet er en brukerveiledning for den europeiske ESPD-tjenesten

https://ec.europa.eu/tools/espd. Tjenesten kan brukes av både oppdragsgivere og

leverandører for å fylle ut det europeiske egenerklæringsskjemaet.

Merk: Dersom du legger ved URL til denne brukerveiledningen i anskaffelsesdokumentene

dine, bruk denne URLen: https://www.anskaffelser.no/verktoy/espd-tjenesten-veiledning-bruk

Det europeiske egenerklæringsskjemaet er en erklæring fra leverandørene om at de oppfyller

angitte kvalifikasjonskrav og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner

for avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Egenerklæringen fungerer som et

foreløpig dokumentasjonsbevis. Oppdragsgiver behøver bare å kontrollere om opplysningene

angitt i den valgte leverandørens egenerklæring er korrekte. Det europeiske

egenerklæringsskjemaet omtales ofte som ESPD som er en forkortelse for European Single

Procurement Document. Det europeiske egenerklæringsskjemaet er likt for hele EØS-området.

Den europeiske ESPD-tjenesten

3

Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) har publisert en veileder for det europeiske

egenerklæringsskjemaet som grundig går igjennom hensikt med, og bruk av, skjemaet. Du

finner en veileder for ESPD på NFDs nettsider. Når du skal bruke ESPD-tjenesten de første

gangene anbefaler vi å ha Departementets ESPD-veileder for selve skjemaet tilgjengelig

sammen med denne brukerveiledningen for tjenesten.

Utfylling og kontroll av egenerklæringsskjemaet (ESPD) er en tre-leddet prosess hvor kravene

først fylles ut av oppdragsgiver i en ESPD-forespørsel som følger anskaffelsesdokumentene.

Leverandøren legger inn den etterspurte informasjon med utgangspunkt i ESPD-forespørselen,

og sender en ferdig utfylte ESPD-erklæring til oppdragsgiver sammen med tilbudet eller

forespørselen om å delta i konkurranse.

Se overordnet illustrasjon av den elektroniske dokumentflyten i figur 1 under.

Flyt for utfylling av ESPD

4

2 Om den europeiske ESPD-tjenesten og XML-formatet

Oppdragsgivere og leverandører som ikke har tilgang til integrert funksjonalitet for

egenerklæringsskjemaet i egne KGV- og innleveringsløsninger kan benytte den europeiske

ESPD-tjenesten for å:

Lage en ESPD-forespørsel (oppdragsgiver)

Gjenbruke en tidligere ESPD-forespørsel (oppdragsgiver)

Laste ned en ESPD-forespørsel som er mottatt sammen med øvrige

anskaffelsesdokumenter (leverandør)

Fylle ut en ESPD-forespørsel med kravene til leverandøren for den aktuelle

konkurransen (leverandør)

Laste ned en ferdig utfylt ESPD-erklæring (leverandør)

Se/lese/skrive ut leverandørens ESPD-erklæring i den enkelte konkurranse

(oppdragsgiver)

Valg av nettleser

Tjenesten skal fungere på alle de vanligste nettleserne (Chrome, Internet Explorer, Firefox,

Safari og Opera), men Difi har i hovedsak brukt Google Chrome når vi har testet tjenesten.

Tjenesten er gratis å bruke, og du finner den på https://ec.europa.eu/tools/espd

Tjenesten kan også brukes i anskaffelser under EØS-terskelen dersom oppdragsgiver velger å

bruke hele eller deler av egenerklæringsskjemaet skjemaet som den egenerklæring som følger

av anskaffelsesforskriftens § 8-10.

Dette dokumentet (Brukerveiledning for den europeiske ESPD-tjenesten) veileder

oppdragsgivere og leverandører i hvordan bruke den europeiske ESPD-tjenesten for å

produsere en ESPD-forespørsel eller en ESPD-erklæring.

Brukerveiledningens kapittel 3 er for oppdragsgivere som skal lage en ESPD-forespørsel, mens

kapittel 4 er for leverandører som skal svare på ESPD-forespørselen med en ESPD-erklæring.

5

Om XML

XML er et filformat for deling av strukturerte data mellom IT-systemer. Dersom du

dobbeltklikker på en XML-fil, så ser den rotete og rar ut. Det er ingen feil, og dersom du åpner

fila i en for eksempel den europeiske ESPD-tjenesten så ser den lesbar ut.

Visning av XML-fil

6

Merk at den europeiske ESPD-tjenesten ikke lagrer noen dokumenter, all lagring må gjøres

lokalt hos den enkelte bruker eller dennes virksomhet. Dette innebærer at både

oppdragsgivere og leverandører må laste filer som skal gjenbrukes opp, og filer som «er laget»

i tjenesten må lastes ned og lagres lokalt hos brukeren. Dette er illustrert i figur 2 under.

Dokumentflyt ved bruk av den europeisk ESPD-tjenesten

7

3 Utfylling og kontroll av ESPD som oppdragsgiver

Egenerklæringsskjemaet (ESPD) skal fungere som foreløpig dokumentasjon for at leverandøren

oppfyller kvalifikasjons-kravene og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger

grunner for avvisning. Oppdragsgiver vil etter de nye anskaffelsesreglene kun være forpliktet

til å innhente dokumentasjonsbevis fra valgt leverandør for å kontrollere om opplysningene i

egenerklæringen er riktige.

Nettleser

Tjenesten skal fungere på alle de vanligste nettleserne (Chrome, Internet Explorer, Firefox,

Safari og Opera), men Difi har i hovedsak brukt Google Chrome når vi har testet tjenesten.

Generelle tips

Mange av feltene i tjenesten har et navn. Der hvor det er formålstjenlig er de samme navnene benyttet i brukerveiledningen.

Inne i mange av feltene som skal fylles ut er det en kort hjelpetekst som sier hva som skal fylles inn.

Noen steder er et også pekertips som er markert med dette symbolet: Når du holder musepekeren over symbolet ser du ytterligere hjelpetekst.

Nederst på siden har du knapper for å gå frem og tilbake i skjemaet

Knapper nederst i ESPD-tjenesten

Velg språk

Den europeiske ESPD-tjenesten foreligger på alle språk i EØS-området. Ditt valg av språk er

ikke bestemmende for hvilket språk leverandøren må bruke i tjenesten når han skal fylle

egenerklæringsskjemaet.

Velg språk

8

Start Velg rolle og aktivitet

Etter å ha valgt språk sendes du videre til bildet hvor du først markerer radioknappen «Jeg er

oppdragsgiver». Du får da tre valg:

Jeg er oppdragsgiver

Opprette en ny ESPD-forespørsel

Marker i radioknappen for dette valget når du skal lage en ny ESPD-forespørsel helt fra bunnen

av. Det kan ofte være praktisk å lage en eller flere generiske maler som ikke er knyttet til den

konkrete konkurransen, med informasjon om virksomheten og eventuelt de mest brukte

kvalifikasjonskravene. Det anbefales å minimum lage en «standard ESPD-forespørsel» hvor

følgende felt er fylt ut:

I del I

o Hvilket land tilhører oppdragsgiver

o Oppdragsgivers navn

o Opplysninger om virksomheten

I del III D

o Huk av for rent nasjonale avvisningsgrunner.

Se mer om dette i kapittel 3.2.

Når virksomheten har generiske maler vil det neste valget, valget for gjenbruk, være det mest

aktuelle.

9

Gjenbruke en tidligere ESPD-forespørsel

Dette valget brukes når du skal laste opp en forespørsel-mal (eller en tidligere brukt ESPD-

forespørsel) for å gjenbruke hele eller deler av denne i den aktuelle konkurransen. Det er en

forutsetning at denne foreligger i filformatet .xml. (se kapittel 3.7 for hvordan lage .xml). En

.pdf kan ikke lastes opp i tjenesten for gjenbruk.

Klikk velg fil og last opp den ønskede forespørselen fra virksomhetens eller KGV-løsningens

filstruktur.

Det anbefales som hovedregel å bruke en «standard ESPD-forespørsel» for virksomheten, ikke

gjenbruke en forespørsel fra en konkret konkurranse da det er fort gjort å «miste» noen

nødvendige oppdateringer.

I noen tilfeller vil en ny konkurranse være svært lik en tidligere kunngjort konkurranse, det kan

da være praktisk å gjenbruke en tidligere ESPD-forespørsel. Velges dette må all informasjon

som er konkurransespesifikk gås over og eventuelt endres/oppdateres.

Vis ESPD-erklæring fra leverandør

Dette valget brukes for å lese og/eller skrive ut en ferdig ESPD-erklæring som er mottatt i

strukturert format (.xml) fra leverandøren. Les mer om dette i kapittel 3.11.

Hvilket land tilhører oppdragsgiver

Feltet dukker opp når du har valgt hva du skal gjøre, i de aller fleste tilfeller vil valget være

«Norge» her.

Feltet «Oppgi TED-referansenummer»

Difi anbefaler ikke at norske oppdragsgivere benytter dette feltet siden nummeret (TED

referansenummer/EUT kunngjøringsnummer er et midlertidig nummer) normalt ikke foreligger

når kunngjøringen og anskaffelsesdokumentene sendes Doffin. Endelig TED

kunngjøringsnummer legges inn av leverandøren når han besvarer ESPD-forespørselen. Klikk Neste

3.1 Del I: Opplysninger om konkurransen og oppdragsgiver

Følgende må registreres om konkurransen: Oppdragsgivers identitet

Opplysninger om konkurransen (hentes fra anskaffelsesdokumentene)

o Tittel og kort beskrivelse hentes fra anskaffelsesdokumentene

o Oppdragsgivers saksnummer

Her må du fylle inn konkurransens nummer, arkivnummer eller annen unik

identifikator for konkurransen. Siden offentlige virksomheter har ulike rutiner for

slike identifikatorer kan ikke denne brukerveiledningen gi et entydig råd om hva

som skal skrives.

Klikk Neste

10

3.2 Del II: Opplysninger om leverandøren

Del II av skjemaet, opplysninger om leverandøren, vil ikke være synlig for deg som

oppdragsgiver når du oppretter en ny ESPD-forespørsel eller laster opp en forespørsel fra en

mal. Ved valget «Vis ESPD-skjema fra leverandør» på første side derimot, vil du selvfølgelig se

den informasjonen som leverandøren har lagt inn om seg selv i del I II.

3.3 Del III: Avvisningsgrunner

Avvisningsgrunner som gjelder straffedommer og betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter.

Under fanevalget «Avvisning» er samtlige obligatoriske avvisningsgrunner i del III A

(avvisningsgrunner som gjelder straffedommer) og del III B (avvisningsgrunner som gjelder

betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter) ferdig huket av. Avhukingen kan ikke endres.

Teksten til hver enkelt avvisningsgrunn er hentet fra det standardiserte

egenerklæringsskjemaet som er fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet, jf. anskaffelses-

forskriftens § 16.

Frivillige avvisningsgrunner

I del III C er de frivillige avvisningsgrunnene listet opp. Som oppdragsgiver kan du velge å fjerne

disse avvisningsgrunnene fra egenerklæringsskjemaet i den enkelte konkurranse. Du må da

være klar over at dette innebærer at du fraskriver deg muligheten til å avvise leverandørene

etter disse reglene.

Avvisningsgrunner knyttet til leverandørens inhabilitet

Vær imidlertid spesielt oppmerksom på avvisningsgrunnene i del III C som er knyttet til

leverandørens eventuelle inhabilitet og/eller involvering i planlegging/forberedelse av

konkurransen. Dette er avvisningsgrunner som er obligatoriske, og som ikke kan fjernes med

mindre de kan avhjelpes med mindre inngripende tiltak.

Nasjonale avvisningsgrunner

I skjemaets del III D skal eventuelle nasjonale avvisningsgrunner angis , fordi de norske

anskaffelsesreglene går lenger enn EUs direktiv om offentlige anskaffelser i to tilfeller . For det

første skal norske oppdragsgivere avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren

har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene, ikke kun når leverandør er

rettskraftig dømt (FOA § 24-2 annet ledd). For det andre omfatter den norske

avvisningsgrunnen også andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens

yrkesmessige integritet (FOA § 24-2 tredje ledd). Huk derfor alltid av for rent nasjonale

avvisningsgrunner. Husk at dette også må opplyses i kunngjøringen/konkurransegrunnlaget.

Huk av for rent nasjonale avvisningsgrunner

Klikk Neste

11

3.4 Del IV: Kvalifikasjon

I denne delen av skjemaet må du som oppdragsgiver velge én av to mulige måter å presentere

kvalifikasjonskravene som gjelder i den aktuelle konkurransen:

Alternativ 1: «lille a» (): samlet angivelse for alle kvalifikasjonskravene

Dette alternativet skal bare brukes dersom det i kunngjøringen, eller i

anskaffelsesdokumentene referert til i kunngjøringen, er angitt at leverandørene kan nøye seg

med å fylle ut feltet: «: Samlet angivelse for alle kvalifikasjonskravene i skjemaets del IV».

Ønsker du som oppdragsgiver å bruke dette alternativet dette huker du av for «: Samlet

angivelse for alle kvalifikasjonskravene». Merk at leverandøren vil da ikke se del IV A-D når han

åpner din ESPD-forespørsel selv om du fortsatt ser dem. Du kan da ikke krysse av for

kvalifikasjonskravene i A-D, for en feil i ESPD-tjenesten vil da gjøre at den XML-fila du lager

ikke vil samsvare med PDF-visningen du får til slutt.

Samlet angivelse for alle kvalifikasjonskravene

Alternativ 2: Spesifisering av et utvalg kvalifikasjonskrav

Under fanevalget «Kvalifikasjon» fremkommer i del IV A-D standardiserte kvalifikasjonskrav

som oppdragsgiver kan stille.

Du kan som oppdragsgiver spesifisere kvalifikasjonskrav knyttet til leverandørens:

A. Egnethet

B. Økonomisk og finansiell kapasitet

C. Tekniske og faglige kvalifikasjoner

D. Kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder

Da bruker du skjemaets del IV A-D. Her kan du fritt velge hvilke krav du ønsker å ta med, men

husk at kravene skal være både relevante og forholdsmessige. Krav som ikke er huket av vil

ikke være synlig for leverandøren, og forenkler på denne måten leverandørens arbeid med sin

besvarelse.

Velger du alternativ 2 må du i kunngjøringen eller i anskaffelsesdokumentene referert til i

kunngjøringen, opplyse om at disse kvalifikasjonskravene kreves oppfylt.

Klikk Neste

12

3.5 Del V: Utvelgelseskriterier

Del V av skjemaet, utvelgelseskriterier, vil ikke være synlig for deg som oppdragsgiver når du

oppretter en ny ESPD-forespørsel eller laster opp en forespørsel fra en mal.

Utvelgelseskriteriene skal være angitt i anskaffelsesdokumentene, og leverandøren skal fylle ut

del V på bakgrunn av disse opplysningene. Se NFDs veiledning om Utvelgelse av antallet

kvalifiserte leverandører.

Ved valget «Vis ESPD-skjema fra leverandør» på første side, vil du selvfølgelig se den

informasjonen som leverandøren har lagt inn om seg selv i del II.

3.6 Del VI: Avsluttende erklæringer

Del VI skal kun fylles ut av leverandøren, og det er her leverandøren erklærer at:

Opplysningene angitt i erklæringen er nøyaktige og korrekte

Opplysningene er angitt i fullt kjennskap til konsekvensene av å oppgi uriktige

opplysninger

Han straks og på anmodning kan fremlegge attester og andre former for

dokumentasjon som han har henvist til i egenerklæringsskjemaet

Han gir oppdragsgiver adgang til dokumentasjon til støtte for opplysningene som han

har angitt i egenerklæringsskjemaet

3.7 Avslutt arbeidet med ESPD-forespørselen

ESPD-forespørselen er nå ferdig utfylt.

Klikk på knappen «Skriv ut», så får du se hvordan ESPD-forespørselen din ser ut for

leverandøren, og du kan få lagre ESPD-forespørselen både som .XML og .PDF.

Last ned og lagre

13

Rull helt nederst i visningen av ESPD-forespørselen. Her får du følgende valg:

Valg av format

Klikk på knappen «Last ned» og du får følgende 3 valg:

XML format: Laste ned en strukturert fil i .xml-format

PDF format: Laste ned en .pdf

Begge formater: Laste ned både .xml og .pdf

Når filen(e) er lastet ned må du lagre det du skal bruke på dertil egnet sted. .Xml er det

formatet som skal følge anskaffelsesdokumentene. Det vil ofte være praktisk å navne denne

filen etter samme logikk som øvrige dokumenter som hører til i den samme konkurransen.

3.8 Vis ESPD-skjema mottatt fra leverandør

Dette valget på side 1 i ESPD-tjenesten brukes for å lese og/eller skrive ut en ferdig ESPD i pdf-

format som er mottatt i strukturert format (.xml) fra leverandøren. Det forutsettes at den

mottatte filen allerede er lagret i virksomhetens eller KGV-løsningens filstruktur. Klikk velg fil

og last den ønskede filen inn i ESPD-tjenesten. Den vil da vise den i .pdf. Høyre-klikk og velg

«Lagre som» eller scroll nederst og du får samme mulighet som bildet ovenfor (Valg av

format). Velg et dertil egnet lagringssted/katalog for filen(e).

3.9 Hvordan ser ditt skjema ut for leverandøren?

Til høyre over fanene kan du velge mellom rollen oppdragsgiver og leverandør. Du kan klikke

på «Vis: (L)». Ved å veksle mellom disse ser du hvordan egenerklæringsskjemaet vil se ut for

leverandøren basert på et krav du har satt. Dette kan være en praktisk funksjonalitet å bruke

for å se hvordan spesielt en del kvalifikasjonskrav med tilhørende krav dokumentasjonsbevis

vil se ut for leverandøren.

Rolle

Ønsker du å se hvordan hele ESPD-forespørselen din ser ut for leverandøren kan du på første

side velge «Jeg er leverandør» og «Importere ESPD-forespørsel for den aktuelle konkurransen».

Når du da laster opp ESPD-forespørselen din, kan du går videre i tjenesten som leverandør (se

14

kapittel 4) og se hvordan det ser ut. Siden tjenesten ikke lagrer noen ting, er det bare «å leke

seg» som leverandør.

3.10 Kontroller egenerklæringsskjema mottatt fra leverandør

Hvis ESPD-erklæringen er mottatt fra leverandøren i .xml-format kan du laste xml-filen opp i

tjenesten. Du vil da på vanlig måte kunne lese leverandørens erklæring, og eventuelt skrive

den ut som .pdf. Se kapittel 3.1 om hvordan velge å vise ESPD-erklæringen fra leverandøren.

15

4 Utfylling og kontroll av ESPD som leverandør

ESPD (det europeiske egenerklæringsskjema) skal fungere som foreløpig dokumentasjon for at

leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og eventuelle utvelgelseskriterier og at det ikke

foreligger grunner for avvisning. Oppdragsgiver vil etter de nye anskaffelsesreglene kun være

forpliktet til å innhente dokumentasjonsbevis fra valgt leverandør for å kontrollere om

opplysningene i egenerklæringen er riktige.

I en overgangsperiode kan oppdragsgiver kan velge om han ønsker å motta ESPD-erklæringen

elektronisk eller som en PDF. For deg som leverandør er det derfor vesentlig at du leser

konkurransegrunnlaget nøye, slik at du vet hvordan du skal levere ESPD.

Merk at uansett om du skal levere ESPD-erklæringen din elektronisk eller som PDF, så må du

fylle den ut enten i EU-kommisjonens ESPD-tjeneste eller i et integrert verktøy for

tilbudsinnlevering. Forskjellen er kun leveringsmåten. Dersom det er en konkurranse over

terskelverdi og det ikke står noe om ESPD i anskaffelsesdokumentene (enten i kunngjøringen

eller i konkurransegrunnlaget), bør du stille spørsmål til oppdragsgiver om dette.

Det meste av teksten i ESPD-skjemaet er hentet fra det standardiserte egenerklæringsskjemaet

som er fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet (NFD), jf. Anskaffelsesforskriftens § 16.

Nettleser

Tjenesten skal fungere på alle de vanligste nettleserne (Chrome, Internet Explorer, Firefox,

Safari og Opera), men Difi har i hovedsak brukt Google Chrome når vi har testet tjenesten.

Generelle tips

Mange av feltene i tjenesten har et navn. Der hvor det er formålstjenlig er de samme navnene benyttet i brukerveiledningen.

Inne i mange av feltene som skal fylles ut er det en kort hjelpetekst som sier hva som skal fylles inn.

Noen steder er et også pekertips som er markert med dette symbolet: Når du holder musepekeren over symbolet ser du ytterligere hjelpetekst.

Nederst på siden har du knapper for å gå frem og tilbake i skjemaet

Knapper nederst i ESPD-tjenesten

Hvor finner jeg ESPD-forespørselen for konkurransen?

En ESPDF-forespørsel er unik per konkurranse, så du må finne ESPD-forespørselen blant

anskaffelsesdokumentene fra oppdragsgiver. Alle anskaffelsesdokumentene skal ligge

tilgjengelig elektronisk, se i kunngjøringen for informasjon om hvor du finner ESPD-forespørsel

og konkurransegrunnlaget.

Konkurransegrunnlaget vil du trolig finne som en PDF- eller Word-fil, mens ESPD-forespørselen

vil være en XML-fil. Oppdragsgiver kan ha gitt ESPD-forespørselen et eget navn, men direkte

fra EU-kommisjonens tjeneste heter filen «espd-request.xml».

16

Merk, dersom du dobbeltklikker på XML-fila, så åpnes den i din nettleser og ser hel uleselig ut.

Det er ingen feil, og fila ser helt fin ut om du laster den opp i ESPD-tjenesten.

Finn ESPD-forespørselen, last den ned og lagre hos deg selv

Filen skal du bruke som grunnlag når du skal fylle ut ESPD-erklæringen.

Start Dersom du som leverandør ikke har tilgang til et system med integrert ESPD-funksjonalitet, enten din egen eller oppdragsgivers, må du bruke den europeiske ESPD-tjenesten for å fylle ut en ESPD-erklæring. Dette gjelder uansett om du skal ha en elektronisk ESPD eller en ESPD i PFD-format.

ESPD-skjemaet kan ha ulike status, alt etter hvor i prosessen eller i hvilken kontekst det er

snakk om:

ESPD-forespørsel = ESPD som oppdragsgiver har laget for en spesifikk konkurranse

ESPD-erklæring = ESPD som leverandør har fylt ut for en spesifikk konkurranse Tjenesten for å fylle ut ESPD finner du på URLen https://ec.europa.eu/tools/espd.

Velg Norsk språk ESPD-tjenesten foreligger i alle språk i EØS-området, og du kan fylle den ut på det språket du selv ønsker. All fritekst du legger inn bør være på norsk, om ikke oppdragsgiver har skrevet at det også kan være på andre språk. Les anskaffelsesdokumentene.

Startsiden for ESPD

17

Kryss av for «Jeg er leverandør»

Du får 3 valg som gir deg følgende muligheter:

1) Importere ESPD-forespørsel for den aktuelle konkurransen (kapittel 4.3)

Når du skal lage (fylle ut) en ESPD-erklæring for en spesifikk konkurranse uten å gjenbruke din tidligere utfylte ESPD-erklæring (du må fylle ut alt om deg selv som leverandør), eller

For å kikke på ESPD-forespørselen for en spesifikk konkurranse 2) Flette ESPD-forespørsel med en eksisterende ESPD-erklæring (kapittel 4.4)

Når du skal lage (fylle ut) en ESPD-erklæring for en spesifikk konkurranse og vil gjenbruke en tidligere brukt ESPD-erklæring

3) Lag en generisk ESPD-erklæring (kapittel 4.5)

Når du ønsker å lage deg en generisk ESPD-erklæring som ikke er tilknyttet noen spesifikk konkurranse og som du kan gjenbruke senere

TIPS: Det kan være smart å lage seg en generisk ESPD-erklæring, der du fyller ut de feltene du vanligvis leverer i et tilbud. Lagre ESPD-erklæringen og gjenbruk den i andre konkurranser ved å flette den med ESPD-forespørselen for den aktuelle konkurransen.

Hva er du?

18

Importere ESPD-forespørsel for den aktuelle konkurransen

Skal du lage en ESPD-erklæring for en konkret konkurranse og ikke har fylt ut noen ESPD-

erklæring tidligere, så bruker du dette valget. Her kan du se den aktuelle konkurransens ESPD -

forespørsel, og du kan fylle ut din informasjon for å lage en ESPD-erklæring. Har du tidligere

laget en ESPD-erklæring, gå til kapittel 4.4.

Velg «Importere ESPD-forespørsel for den aktuelle konkurransen»

Importere ESPD-forespørsel for den aktuelle konkurransen, ingen fil er lastet opp

Nederst kan du laste opp ESPD-forespørselen for den konkrete konkurransen du skal delta i (se

kapittel 4.1 Hvor finner jeg ESPD-forespørselen for konkurransen?).

Trykk på «Velg fil»

Filutforsker åpnes i eget vindu. Finn riktig ESPD-forespørsel (XML-fil/ESPD request) og velg den.

ESPD-forespørsel-fila for konkurransen leses inn, og du kan svare på spørsmålene.

ESPD-forespørsel er lest inn

19

Merk at ESPD-tjenesten ikke lagrer noe, slik at dersom du bruker lang tid (mer enn 45 minutter), så vil du få et varsel. Bruker du enda lengre tid, forsvinner endringene du har gjort, og du må gjøre alt på nytt. Velg hvilket land ditt firma er registrert

Er firmaet registrert i Norge og har et norsk organisasjonsnummer, velger du «Norge». Er firmaet registrert i utlandet, velger du det landet firmaet er registrert i. Klikk Neste

Flett ESPD-forespørsel med en eksisterende ESPD-erklæring

Skal du lage en ESPD-erklæring for en konkret konkurranse og har tidligere fylt ut en ESPD-

erklæring, velg flett for å gjenbruke. Du slipper å fylle ut alle feltene på nytt, men det er viktig

at du går gjennom og kontrollerer at du har svart korrekt.

Velg «Flett ESPD-forespørsel med en eksisterende ESPD-erklæring»

Flett ESPD-forespørsel med en eksisterende ESPD-erklæring, filer er lastet opp

Nederst (Velg fil) skal du laste opp ESPD-forespørselen for den konkrete konkurransen du skal delta i (se kapittel 4.1) og den ESPD-erklæringen du har fylt ut tidligere.

Trykk på «Velg fil»

Filutforsker åpnes i eget vindu. Finn riktig ESPD-forespørsel (XML-fil/ESPD request) og videre den ESPD-erklæringen du skal flette. ESPD-forespørsel-fila og din ESPD-erklæring flettes, og du kan kontrollere dine eksisterende svar og evt. svare på de spørsmålene du mangler.

20

Velg hvilket land ditt firma er registrert

Er firmaet registrert i Norge og har et norsk organisasjonsnummer, velger du «Norge». Er firmaet registrert i utlandet, velger du det landet firmaet er registrert i. Klikk Neste

Lag en generisk ESPD-erklæring Valget gir deg et tomt ESPD-skjema der du kan fylle ut alle de felter du selv ønsker. ESPD-skjema er ikke knyttet til noen spesifikk konkurranse. Bruk dette valget for å lage deg en generisk ESPD-erklæring, der du fyller ut de feltene du vanligvis leverer i et tilbud. Merk at du ved dette valget får opp absolutt alle felter i en ESPD. Velg «Lag en generisk ESPD-erklæring»

Lag en generisk ESPD-erklæring

Ingen felter skal være utfylt når du lager en generisk ESPD. Dersom du har utfylte felter så må du stenge nettleseren og åpne den på nytt. Klikk av for hvilket land ditt firma er registrert

Er firmaet registrert i Norge og har et norsk organisasjonsnummer, velger du «Norge». Er firmaet registrert i utlandet, velger du det landet firmaet er registrert i. Klikk Neste

4.1 Del I: Opplysninger om konkurransen og oppdragsgiver

Her må du som leverandør fylle inn TED referansenummer. Norske oppdragsgiver har ikke TED

referansenummer på tidspunktet for kunngjøring på Doffin, så TED referansenummer blir ikke

tildelt før inntil 5 dager senere.

Du finner TED kunngjøringen øverst på kunngjøringen i Doffin. Klikk på «Se Ted kunngjøring»

og du blir sendt til TED og gjeldende kunngjøring der.

21

Finn kunngjøringen på Doffin.no og klikk på «Se Ted kunngjøring»

Finner du ikke lenken «Se Ted kunngjøring», så er den trolig ikke publisert på TED enda. Det

kan gå flere dager før den publiseres på TED.

TED kunngjøring på Doffin

TED referansenummeret finner du nesten øverst. TED referansenummer starter med årstall/S

3 siffer-6 siffer.

TED referansenummer på TED

22

Fyll inn TED referansenummer i ESPD-erklæringen din

TED referansenummer i ESPD-erklæringen

Feltene «Oppdragsgivers identitet» og «Opplysninger om konkurransen» skal være ferdig

utfylt, med unntak om du har valgt å lage en generisk ESPD-erklæring.

4.2 Del II: Opplysninger om leverandøren

Norske virksomheter skal fylle inn MVA-nummer, utenlandske virksomheter kan fylle inn NUF-

nummer eller tilsvarende i feltet under.

Fyll inn kontaktinformasjon feltene A: Opplysninger om leverandøren

23

Opplysninger om leverandøren

Definisjon på mikro, liten eller mellomstor virksomhet får du ved å holde musepekeren over i -

ikonet.

Lovhenvisning til reserverte kontrakter er anskaffelsesforskriftens § 16-9.

Per i dag finnes ingen norsk offisiell liste over godkjente leverandører, jf. § 17-2.

Dersom du deltar i konkurransen sammen med andre leverandører, jf. § 16-11, må du fylle ut

siste del.

TIPS: Du finner mer informasjon om hva du skal fylle ut i de enkelte feltene og lovhenvisninger til norsk lovverk i NFD sin veiledning. Fyll inn kontaktinformasjon feltene B: Opplysninger om leverandørens representanter

Dersom du har behov for å sette opp flere representanter for virksomheten, kan du legge til flere ved å klikke på plusstegnet øverst i høyre hjørne og søppelkasse-ikonet for å slette.

24

Opplysninger om leverandørens representanter

Fyll inn kontaktinformasjon feltene C: Opplysninger om støtte fra andre virksomheter

Anskaffelsesforskriften § 19-2 omtaler underleverandører. Dersom en leverandør må støtte seg på en annen leverandør sin kompetanse eller kapasitet for å oppfylle et kvalifikasjonskrav, må det leveres separat egenerklæring for denne leverandøren. Utover dette trenger ikke underleverandører å levere egenerklæringer.

25

Opplysninger om støtte fra andre virksomheter

Klikk Neste

4.3 Del III: Avvisningsgrunner

Del III A: «Avvisningsgrunner som gjelder straffedommer» og III B: «Avvisningsgrunner som

gjelder betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter» er obligatoriske avvisningsgrunner som

alltid vil være med i ESPD-forespørselen. Oppdragsgiver har ikke anledning til å velge disse

bort.

Svar på spørsmålene i A, B, C og D

Dersom du svarer «Ja» på om opplysningene er tilgjengelig elektronisk, må du oppgi hvor, en

identifikator for hvordan oppdragsgiver kan søke det opp, og eventuelt brukernavn og passord,

slik at oppdragsgiver enkelt kan finne opplysningene.

Merk at formatet for URL må være http://nettside.no eller https://nettside.no, ikke

www.nettside.no

26

Del III Avvisningsgrunner

Logikken for spørsmålene i seksjon A er lik. Dersom du svarer «Ja» på «Ditt svar?», så må du

fylle inn informasjon om bakgrunnen for dette og om du har gjort tiltak for å rette opp, jf. § 24 -

5. Oppdragsgiver skal vurdere om du likevel kan delta i konkurransen.

Del III: A Ja for dømt

Logikken i seksjon B er tilsvarende som i seksjon A, men med noe ulike spørsmål, jf. § 24-2 første ledd bokstav b og § 24-2 tredje ledd bokstav a. Se bilde.

27

Del III: B Ja for unnlatt å betale skatter og avgifter

Seksjon III: C «Avvisningsgrunner som gjelder insolvens, interessekonflikter eller alvorlig feil i yrkesutøvelsen» er hovedsakelig frivillige avvisningsgrunner, jf. § 24-2 tredje ledd. Oppdragsgiver kan avvise deg som leverandør, med mindre avvisningen vil være uforholdsmessig. Dette betyr at oppdragsgiver har valgt ut de avvisningsgrunnene hans ønsker å ta med. Så lenge du har lastet opp ESPD-forespørselen for den konkrete konkurransen, så ser du kun de spørsmålene oppdragsgiver har valgt å ta med. Dersom du lager en generisk ESPD-erklæring, så vil du få alle spørsmålene i ESPD-skjemaet. Tilsvarende logikk som A og B med at du må beskrive ytterligere dersom du svarer «Ja».

Del III: C Avvisningsgrunner som gjelder insolvens, interessekonflikter eller alvorlig feil i yrkesutøvelsen

28

Seksjon III: D «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivningen i

oppdragsgivers medlemsstat». Eventuelle nasjonale avvisningsgrunner finner du i

anskaffelsesdokumentene (kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget).

Merk, her er det foreløpig en feil i ESPD-tjenesten til EU-kommisjonen, så for deg som

leverandør vil det stå «Nei» selv om oppdragsgiver har krysset av for «ja». Norske

oppdragsgivere skal alltid svare «Ja» på dette spørsmålet. Leverandører må derfor alltid

forutsette at oppdragsgiver har svart «ja», selv om xml.filen som følger

anskaffelsesdokumentene sier «nei».

Spørsmålet du skal besvare er om du som leverandør er i en situasjon som er beskrevet i de

nasjonale avvisningsgrunnene. Informasjon om disse nasjonale avvisningsgrunnene finner du i

anskaffelsesdokumentene.

Del III: D Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivningen i oppdragsgivers medlemsstat

Klikk Neste

29

4.4 Del IV: Kvalifikasjonskrav

Oppdragsgiver vil velge én av følgende mulige måter å presentere sine kvalifikasjonskrav i den

aktuelle konkurransen:

1. : samlet angivelse for alle kvalifikasjonskravene, eller

2. Spesifisering av et utvalg kvalifikasjonskrav (del IV A-D), eller

Alternativ 1: : samlet angivelse for alle kvalifikasjonskravene

I ESPD-tjenesten skal du bare svare ja eller nei på hvorvidt du oppfyller alle

kvalifikasjonskravene.

Svar ja eller nei

For deg som leverandør vil alternativ 1 () vises som bildet nedenfor. Du må lese nøye hvilke

kvalifikasjonskrav som oppdragsgiver angir i anskaffelsesdokumentene og svare tekstlig på

disse i ditt tilbud.

Del IV: Alle kvalifikasjonskrav i anskaffelsesdokumentene

Alternativ 2: Spesifisering av et utvalg kvalifikasjonskrav (del IV A-D)

Dersom oppdragsgiver har valgt å plukke ut et eller flere kvalifikasjonskrav i sin ESPD-

forespørsel, så vil alternativ 2 vise de etterspurte kvalifikasjonskrav. Her er det fire seksjoner

A: Egnethet jf. 16-2, B: Økonomiske og finansielle kapasitet, jf. § 16-3, C: Tekniske og faglige

kvalifikasjoner, jf. § 16-6 og seksjon D: Kvalitetssikring- og miljøledelsesstandarder, jf. § 16-7.

Svar på spørsmålene i seksjon A-D

30

Del IV: Kvalifikasjonskrav angitt i ESPD-forespørselen

Klikk Neste

4.5 Del V: Utvelgelse av antallet av kvalifiserte leverandører

Del V av skjemaet, utvelgelseskriterier, er dessverre ikke tilpasset hvordan en slik utvelgelse

foregår i Norge. Se også kapittel 6.6 i NFDs veiledning om Utvelgelse av antallet kvalifiserte

leverandører.

Finn mer informasjon om utvelgelse i anskaffelsesdokumentene

Dersom det skal være en utvelgelse av kvalifiserte leverandører, så skal oppdragsgiver angi i

anskaffelsesdokumentene (konkurransegrunnlaget eller i kunngjøringen) mer informasjon om

utvelgelseskriteriene og antall leverandører som skal velges ut. Du som leverandør må lese

nøye hvilke krav som stilles, og svare deretter i din ESPD-erklæring.

Svar ja eller nei på hvorvidt du oppfyller kravene

Dette feltet brukes kun dersom konkurransen er en totrinnsprosedyre for å begrense antallet

leverandører som får delta i konkurransen. Denne delen av skjemaet er ikke helt tilpasset

hvordan utvelgelsen av antallet kvalifiserte leverandører normalt foregår i Norge.

31

Del V: Utvelgelse av kvalifiserte leverandører

4.6 Del VI: Avsluttende erklæringer

I del VI erklærer du som leverandør at det du har beskrevet i ESPD-erklæringen er nøyaktig og

korrekt, og at du kjenner konsekvensene av å oppgi uriktige opplysninger. Du sier også at når

oppdragsgiver ber om det, så kan du vise dokumentasjon.

Merk at dersom oppdragsgiver enten allerede har fått dokumentasjonen, og den fortsatt er

gyldig – eller oppdragsgiver selv kan hente ut dokumentasjon, så kan oppdragsgiver gjøre

dette selv.

Fyll inn dato og sted

Dato og sted for når du ferdigstiller ESPD-erklæringen.

Del VI: Avsluttende erklæringer

32

4.7 Last ned og lagre

ESPD-forespørselen er nå ferdig utfylt.

Som nevnt i innledningen til kapittel 4, så kan oppdragsgiver i en overgangsperiode velge om

han ønsker å få din ESPD-erklæring levert elektronisk (som .XML) eller som en .PDF-fil.

Oppdragsgiver skal oppgi dette i anskaffelsesdokumentene (i konkurransegrunnlaget eller

kunngjøringen).

Sjekk i anskaffelsesdokumentene hvordan ESPD-erklæringen din skal leveres til

oppdragsgiver

Klikk på knappen «Skriv ut», så får du se hvordan ESPD-erklæringen din ser ut, og får

anledning til å lagre den.

Last ned og lagre

Etter å ha scrollet gjennom forespørselen får du følgende valg nederst:

Valg av format

Klikk på knappen «Last ned» og du får følgende 3 valg:

XML format: Laste ned en strukturert fil i .xml-format

PDF format: Laste ned en .pdf

Begge formater: Laste ned både .xml og .pdf

Når filen(e) er lastet ned må du lagre det du skal bruke. En .xml er det formatet som skal følge

anskaffelsesdokumentene. Det vil ofte være praktisk å navne denne filen etter samme logikk

som øvrige dokumenter som hører til i den samme konkurransen.

De fleste nettlesere viser hvor filer har blitt lastet ned, bildet under er fra Chrome, som viser

nedlastet fil helt nederst i bildet. Dersom du har lastet ned flere ESPD-erklæringen, så vil

nettleser lage nye versjoner med å legge på nummer bak, slik som på illustrasjonen under:

33

Når filen(e) er lastet ned må finne fila i filutforskeren din, som oftest ligger fila under

«Nedlastinger», men dette vil kunne variere noe alt etter hvilken nettleser du bruker og

hvordan din maskin er satt opp. Ta kontakt med din intern IT dersom du ikke finner fila. Du kan

også laste ned ESPD-erklæring-fila di flere ganger.

ESPD-erklæring i filutforsker