BPH-PK(U)-05 Permohonan Dan Kelulusan Ruang Pejabat Di Bangunan Gunasama

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH

JABATAN PERDANA MENTERI

No. Dokumen : PK(U) – 05

No. Keluaran : 02

MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA

Tarikh : 09.07.2012

Mukasurat : 1

____________ Bahagian Pengurusan Hartanah (JPM)

PERKARA DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA SULAIMAN BIN HUSIN NORAZMAN BIN

OTHMAN

JAWATAN KETUA PENOLONG

SETIAUSAHA SETIAUSAHA BAHAGIAN

TANDATANGAN

TARIKH 9.7.2012 9.7.2012

PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA

BPH - PK(U) - 05




No. Keluaran : 02


Tarikh : 09.07.2012

Mukasurat : 2


CARTA ALIRAN 1

MULA

TAMAT

Menerima Permohonan

Menyediakan Kertas Pertimbangan

Kelulusan Pengurusan Tertinggi

Memaklumkan Keputusan




No. Keluaran : 02


Tarikh : 09.07.2012

Mukasurat : 3


CARTA ALIRAN 2

MULA

TAMAT

Permohonan dibangkitkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Penyelenggaraan Bangunan

Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Penyelenggaraan Bangunan

Memaklumkan Keputusan




No. Keluaran : 02


Tarikh : 09.07.2012

Mukasurat : 4


1. OBJEKTIF Untuk memastikan semua permohonan ruang pejabat di Bangunan Gunasama

Persekutuan diproses cekap

2. SKOP

2.1 Prosedur ini diguna pakai untuk memproses semua permohonan ruang pejabat di Bangunan Gunasama Persekutuan untuk mendapatkan kelulusan

2.2 Bagi Permohonan pengubahsuaian ruang pejabat di Bangunan Gunasama

Persekutuan, Jabatan/ Agensi hendaklah merujuk kepada Garis Panduan Permohonan Kelulusan untuk Kerja-kerja Pengubahsuaian, Penaiktarafan, dan Pemasangan Fasiliti atau Ruang Bangunan Gunasama Persekutuan yang dikeluarkan oleh Bahagian Kawalselia Penyenggaraan, Kementerian Kerja Raya.

3. DEFINISI

3.1 Bangunan Gunasama Persekutuan

- Bangunan Gunasama Persekutuan ialah Bangunan Kerajaan Persekutuan yang menempatkan ruang pejabat kepada jabatan-jabatan atau agensi-agensi Kerajaan Persekutuan di bawah satu bumbung. Ia bertujuan untuk keselesaan serta memudahkan masyarakat setempat berurusan dengan pihak kerajaan.

- Sekiranya terdapat Jabatan/ Agensi yang ingin memohon ruang pejabat di

Bangunan Gunasama Persekutuan mereka perlu mengemukakan justifikasi permohonan yang mengandungi :

Alasan Permohonan

Lokasi pejabat sedia ada

Bilangan Penjawatan sedia ada mengikut gred jawatan

Keluasan ruang pejabat sedia ada

Bilangan Penjawatan dan gred jawatan baru/tambahan

Keluasan ruang yang dipohon

Masalah yang dihadapi




No. Keluaran : 02


Tarikh : 09.07.2012

Mukasurat : 5


3.2 Ruang Pejabat

- Ruang yang digunakan oleh pegawai/ kakitangan untuk melaksanakan tugas-tugas rasmi

3.3 Kementerian Kerja Raya ( Bahagian Kawalselia Penyenggaraan)

- Bahagian Kawalselia Penyenggaraan, Kementerian Kerja Raya (KKR) bertanggungjawab menyelia Bangunan Gunasama Persekutuan dan memastikan masalah-masalah mekanikal dan teknikal tidak timbul.

3.4 Pengurus Bangunan

- Merupakan pegawai yang dilantik dan dipertanggungjawabkan untuk menyelia bangunan Kerajaan agar jabatan-jabatan yang menghuni bangunan berkenaan dapat menggunakan kemudahan ruang pejabat dengan selesa dan perjalanan tugas tidak terganggu. Pengurus Bangunan perlu menyelaras kedudukan penghuni jabatan dan memastikan semua permohonan ruang pejabat oleh jabatan yang menghuni menepati semua kriteria yang telah ditetapkan.

4. SINGKATAN TKSU - Timbalan Ketua Setiausaha SUB(E) - Setiausaha Bahagian KPSU(E)RP - Ketua Penolong Setiausaha Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat PSUK(E)RP - Penolong Setiausaha Kanan Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat PSU(E)RP - Penolong Setiausaha Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat PPTK(E)RP - Penolong Pegawai Tadbir Kanan Seksyen Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat PT(E)RP - Pembantu Tadbir Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat




No. Keluaran : 02


Tarikh : 09.07.2012

Mukasurat : 6


5. PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

KPSU (E)RP

PSUK(E)RP/ PSU (E) RP PPTK(E)RP

PSUK(E)RP/ PSU (E) RP PPTK(E)RP

5.1 Menerima Permohonan

5.1.1 Menerima permohonan untuk ruang pejabat daripada Jabatan melalui Pengurus Bangunan Syarikat Konsesi atau permohonan yang dibangkitkan melalui melalui Mesyuarat Jawatankuasa Penyelenggaraan Bangunan yang dipengerusikan oleh SUB (E) atau KPSU (E) RP

5.1.2 Menyemak permohonan yang diterima :-

a) Surat Ulasan daripada Pengurusan Bangunan b) Surat Ulasan daripada Jawatankuasa Penyelarasan

Penyenggaraan Bangunan Gunasama Persekutuan. c) Surat permohonan daripada Jabatan berserta justifikasi

permohonan. 5.1.3 Bagi permohonan untuk kelulusan ruang pejabat daripada

Jabatan melalui Pengurus Bangunan Syarikat Konsesi, sekiranya permohonan lengkap, sediakan kertas pertimbangan dan sekiranya permohonan tidak lengkap, sediakan surat pertanyaan untuk mendapatkan maklumat tambahan.

5.1.4 Bagi permohonan untuk kelulusan ruang pejabat daripada

Jabatan yang dibangkitkan semasa Mesyuarat Jawatankuasa Penyelenggaraan akan terus dikeluarkan surat kelulusan berdasarkan keputusan mesyuarat tersebut tanpa perlu menyediakan kertas pertimbangan




No. Keluaran : 02


Tarikh : 09.07.2012

Mukasurat : 7


TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PSUK(E)RP PSU(E)RP

PPTK(E)RP

PSUK(E)RP PSU(E)RP PPTK(E)RP

5.2 Menyediakan Kertas Pertimbangan

5.2.1 Apabila permohonan telah lengkap seperti yang dikehendaki, sediakan kertas pertimbangan yang mengandungi maklumat berikut :- a) Tujuan b) Latar Belakang Kekosongan c) Permohonan Jabatan d) Ulasan Jabatan Berkaitan e) Syor f) Keputusan

5.2.2 Sediakan dokumen yang berkaitan untuk dikepilkan bersama

kertas pertimbangan.

a) Maklumat Jabatan penghuni b) Salinan surat :-

i. Pengurus Bangunan ii. Jawatankuasa Penyelarasan Penyenggaraan

Bagunan; dan iii. Jabatan yang memohon

c) Pelan lokasi baru dan lama




No. Keluaran : 02


Tarikh : 09.07.2012

Mukasurat : 8


TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PSUK(E)RP PSU(E)RP

PPTK(E)RP

SUB(E)

PT(E)RP PT(E)RP

5.3 Kelulusan Pegawai

5.3.1 Kemukakan Kertas Pertimbangan untuk kelulusan pegawai 5.3.2 Permohonan diluluskan ataupun tidak diluluskan.

5.4 Memaklumkan Keputusan 5.4.1 Menerima arahan untuk menyediakan surat kelulusan

ataupun surat permohonan tidak diluluskan. 5.4.2 Mengemaskini maklumat Jabatan penghuni di Bangunan

Gunasama Persekutuan.

6. REKOD




No. Keluaran : 02


Tarikh : 09.07.2012

Mukasurat : 9


BIL NAMA REKOD/ TAJUK FAIL TEMPOH

SIMPANAN

1. Wisma Persekutuan Seremban, Negeri Sembilan 5 tahun

2. Wisma Persekutuan Kuantan, Pahang 5 tahun

3. Bangunan Gunasama Persekutuan Maran, Pahang. 5 tahun

4. Bangunan Persekutuan Raub, Pahang. 5 tahun

5. Bangunan Persekutuan Temerloh, Pahang. 5 tahun

6. Wisma Persekutuan Kuala Terengganu, Terengganu. 5 tahun

7. Bangunan Persekutuan Kemaman, Terengganu. 5 tahun

8. Bangunan Persekutuan Besut, Terengganu. 5 tahun

9. Bangunan Persekutuan Kota Bharu, Jalan Doktor, Kelantan 5 tahun

10. Wisma Persekutuan Kota Bharu, Jalan Bayam, Kelantan. 5 tahun 11. Bangunan Persekutuan Kuala Krai, Kelantan 5 tahun 12. Bangunan Gunasama Persekutuan Gua Musang, Kelantan 5 tahun 13. Bangunan Gunasama Persekutuan Batu Pahat, Johor 5 tahun 14. Wisma Persekutuan Johor Bahru, Johor. 5 tahun 15. Kompleks Sultan Abu Bakar (CIQ) Tanjung Kupang, Johor. 5 tahun 16. Bangunan Gunasama Persekutuan Kluang, Johor. 5 tahun 17. Bangunan Gunasama Kompleks CIQ Bukit Chagar, Johor Bharu. 5 tahun 18. Bangunan Rumah Persekutuan Jalan Sultan Hishamuddin, Kuala Lumpur. 5 tahun 19. Bangunan Gunasama Persekutuan Petaling Jaya, Kuala Lumpur 5 tahun 20. Kompleks JPM Bukit Perdana, Jln. Dato’ Onn, Kuala Lumpur. 5 tahun 21. Kompleks Pejabat Kerajaan Jalan Duta, Kuala Lumpur 5 tahun 22. Bangunan Gunasama Persekutuan Ipoh, Jln. Panglima Bukit Gantang

Wahab, Ipoh, Perak. 5 tahun

23. Wisma Persekutuan Taiping, Jalan Istanan Larut, Taiping, Perak. 5 tahun 24. Bangunan Gunasama Persekutuan Teluk Intan, Perak. 5 tahun 25. Bangunan Gunasama Persekutuan Gerik, Perak. 5 tahun 26. Bangunan Gunasama Persekutuan Sri Manjung, Perak. 5 tahun 27. Bangunan Gunasama Persekutuan Greentown Perak, Jalan Dato’ Seri

Ahmad Said, Ipoh Perak 5 tahun

28. Wisma Persekutuan Melaka 5 tahun 29. Bangunan Gunasama Persekutuan Lama Kangar, Jln. Hospital, Perlis 5 tahun

30. Bangunan Tun Haji Abdul Razak, Kangar, Perlis. 5 tahun 31. Bangunan Gunasama Persekutuan Kangar, Persiaran Jubli Emas, Perlis. 5 tahun

32. Wisma Persekutuan Alor Setar, Jalan Kampung Baru, Kedah 5 tahun

33. Bangunan Persekutuan Alor Setar, Jalan Sultan Badlishah, Kedah.

5 tahun

34. Bangunan KOMTAR Pulau Pinang (Tingkat 36 hingga Tingkat 42) 5 tahun




No. Keluaran : 02


Tarikh : 09.07.2012

Mukasurat : 10


35. Bangunan Tuanku Syed Putra, Pulau Pinang 5 tahun 36. Bangunan Gunasama Persekutuan Jalan Anson Pulau Pinang. 5 tahun 37. Kompleks Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, Bandar Muadzam Shah, Anak

Bukit Kedah. 5 tahun

38. Bangunan Gunasama Seberang Perai Utara, Pulau Pinang. 5 tahun 39. Menara Persekutuan Ayer Keroh, Melaka. 5 tahun

7. RUJUKAN

7.1 Manual Prosedur Kerja Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat

8. LAMPIRAN

8.1 Tiada

BPH-PK(U)-05 Permohonan Dan Kelulusan Ruang Pejabat Di Bangunan Gunasama

Documents

Transcript of BPH-PK(U)-05 Permohonan Dan Kelulusan Ruang Pejabat Di Bangunan Gunasama