Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015
-
Upload
dansk-it -
Category
Technology
-
view
131 -
download
5
Transcript of Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015
![Page 1: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/1.jpg)
Gevinstrealisering begynder ved projektstart
- at flytte skattekroner fra administration til velfærd med Digital Post
Birgitte Hjelm Paulsene2015-projektet Odense Kommune
![Page 2: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/2.jpg)
Implementeringsstrategi med tre gevinstperspektiver:
o Skabelse af ejerskab hos medarbejdere og ledelse i
kommunens forretningsområder – det er dem, der
skal høste gevinsterne internt i kommunen.
o Ambitiøs strategi for automatisering af de ikke-
værdiskabende processer.
o Mangesidig understøttelse af borgere og
virksomheders overgang til Digital Post – går de ikke
med på idéen, bliver gevinsten betydelig mindre.
Den drivende kraft i alle tre perspektiver er
forandringsledelse og forandringskommunikation.
![Page 3: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/3.jpg)
Vision
At vi kan flytte skattekroner
fra administration
til udvikling af velfærd
ved hjælp af Digital Post
Fremtidens velfærd afhænger af vores kreativitet og evne til at
finde nye måder at løse kommunens opgaver på.
Måder, der kræver færre hænder og færre penge, uden at det
betyder ringere kvalitet for de borgere og virksomheder, vi har
med at gøre.
![Page 4: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/4.jpg)
Den brændende platform
Gør det klart , hvorfor der er et behov
Færre penge og færre hænder
Udvikl og formidl
visionen med forandringen
Hvis vi har 10 kr. …
Forandringsledelse & forandringskommunikation
![Page 5: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/5.jpg)
55555
Fag-system
Digital postkasse
Borger ogvirksom-hed
Borger
Kvalitet til borgere/virksomheder og effektivitet i back-office
Myndighed
Out-put og in-put sammentænkt fra starten.
Fjernprint med i scope – men hellere gøre borgere digitale i første hug!
DIGITAL POST – ej blot en portobesparelse
![Page 6: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/6.jpg)
End Benefits:
Besparelser på
papir, print, porto
Objectivs (Mål):
Penge og hænder til
udvikling af velfærd
End Benefits:
Effektivisering af
arbejdsgange
Enabler Enabler Enabler Enabler
H
v
o
r
f
o
r
?
H
v
o
r
d
a
n
?
Målhierarki
Business
change
Business
change
Business
change
Business
change
Intermediate
benefits
Intermediate
benefits
Intermediate
benefits
Intermediate
benefits
Out-side scope benefit
![Page 7: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/7.jpg)
Er projekt governance = BRM Governance?
7
Porteføljeledelse/Projektejer
Styregruppe
Centralprojektgruppe
KL Digst
BRM-
Governance
![Page 8: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/8.jpg)
BRM-
Governance
Vores valg:
Gevinstejer/-ansvarlige tæt på dem, der bruger Digital Post. Dvs. lokale ledere og medarbejdere samt virksomheder og borgere.
Fordi, det giver ejerskab:
Mandat/rolle/ansvar:
• Pålagt en besparelse via udmeldt budgetramme (høstes lige meget om gevinsten er hentet hjem)
• Kan selv beholde yderligere gevinster(kan motivere til at gå ‘hele vejen’).
Ikke ‘one-size fits all’
– men mulighed for tilpasning til lokale muligheder og behov.
Let for den lokale leder at kontrollere om gevinsten høstes.
![Page 9: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/9.jpg)
Projekt- og BRM governance
9
ProjektgruppeVIII
Porteføljeledelse/Projektejer
Styregruppe
Centralprojektgruppe(3 + personer)
ProjektgruppeByggesag
ProjektgruppeYdelsescenter
Reference-gruppe
ProjektgruppeGenoptræning
ProjektgruppeTandpleje
ProjektgruppeVII
ProjektgruppeVI
ProjektgruppeV
KL Digst
![Page 10: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/10.jpg)
10
Skab ejerskab
hos medarbejdere og ledelse
i kommunens
forretningsområder
![Page 11: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/11.jpg)
Gå i dialog med dine alliancepartnere
11
Lokale ledere, medarbejdere og nøglepersoner (referencegruppe)
tager medejerskab til såvel proces som resultat.
Og de spreder ‘den gode historie’ om Digital Post.
De er typisk tættere
på kommunens
borgere og med-
arbejdere og på
leverandørernes
medarbejdere.
De virker derfor
autentiske og
overbevisende.
![Page 12: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/12.jpg)
Objectivs
(Mål) Effektivisering
af
arbejdsgange
Interm. benefits:
Gevinster fra
pilot- og
midlertidige
halvautomatise-
rede løsninger.
Interm. benefits:
Pilot fagenheder
Interm. benefits:
Gevinster fra de
første forsøg
med omlægning
af arbejdsgange.
Interm. benefits:
Frontløbere:
(forsøgte med
virksomheder).
Børnefamilier og
ejendomsejere.
Enabler Enabler Enabler Enabler
H
v
o
r
d
a
n
?
Målhierarki
Besparelser
på porto,
papir, print
Business change:
Accept hos
virksomheder
og borgere
Business change:
Automatisering
Business change:
Omlægning af
arbejdsgange
Business change:
Accept hos ledere
og medarbejde
H
v
o
r
f
o
r
?
Out-side scope benefit:
Flere fagenheder blev mere lovmedholdelige
![Page 13: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/13.jpg)
Objectivs
(Mål) End
Benefits
Intermediate
benefits
Intermediate
benefits
Enabler:Forandrings-
kommunikation
+
Oplever, at de
kan flytte fokus
til værdi-
skabende
aktiviteter.
H
v
o
r
d
a
n
?
Målhierarki
End
Benefits
Intermediate
benefitsIntermediate
benefits
Business change:
Accept hos
virksomheder
og borgere
Business change:
Automatisering
Business change:
Omlægning af
arbejdsgange
Business change:
Accept hos ledere
og medarbejde
Enabler:
Forandrings-
kommunikation
+
Kvalitet,
brugervenlighed
(nationalt
system) & dybe
links
Enabler:Autovalg af kanal.
PDF’e og låse ved
afsendelse.
Auto-distribution af ind-
gående post (borgerne
præ-jpurnaliserer).
Autojournalisering og
advis ved svar.
Enabler:Arbejdsgangsanalyse:
To be – as is (gabs)
Ex. Er det nødvendigt
at sende? Undgå at
videresende og at
spørge igen. Undgå
skift af system.
H
v
o
r
f
o
r
?
![Page 14: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/14.jpg)
Inkrementelforandring
Radikal forandring
Servicebegrebet
Teknikken
![Page 15: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/15.jpg)
Understødt dem, der høster gevinsten
IT-drift
15
Bibliotek IT-udviklingProjektgruppe
?
Porteføljeledelse/Projektejer
Styregruppe
Centralprojektgruppe(3 + personer)
ProjektgruppeByggesag
ProjektgruppeYdelsescenter
Reference-gruppe
ProjektgruppeGenoptræning
ProjektgruppeTandpleje
Projektgruppe?
Projektgruppe?
ProjektgruppeV
Borger-service
HR/Kommuni-
kation
KL Digst
AdvisoryBoard
![Page 16: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/16.jpg)
1616
Den digitale kanal skal være …
• 'kendt' (dvs. markedsført overfor borgere og virksomheder),
• 'attraktiv'(dvs. give merværdi til borgere og virksomheder),
• 'effektiv'(dvs. give merværdi til kommunen),
• 'fokuseret'(dvs. når der åbnes en ny digital kanal lukkes en eller flere
dyrere kanaler)
• 'understøttet'(dvs. borgerne kan få hjælp til at betjene sig selv digitalt).
Understøt med klare retningslinjer
![Page 17: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/17.jpg)
Lav en milepælsplan for forløbet – inkl. gevinstrealiseringsperioden.
Definer, hvor langt man skal være nået med implementering og gevistrealisering ved den enkelte milepæl. (rød-gul-grøn indikator)
Hvilke aktiviteter består perioden mellem milepælene af?
Milepæle og
gevinstrealiserings-
plan
Hvordan spores gevinsterne?Afklar afhængighedsforhold.
Konsolider de nye måder at gøre tingene på - og forbedrer dem løbende.Ex. floorwalker
![Page 18: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/18.jpg)
Automatiser
ikke-værdiskabende processer
![Page 19: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/19.jpg)
Snitflademuligheder
19
![Page 20: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/20.jpg)
20
Digital Post <-> ESDH
![Page 21: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/21.jpg)
212121212121
Indgående henvendelser
Kommune
Modtag svar fra borger
Modtag ny meddelelse fra borger
Borger
![Page 22: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/22.jpg)
22
Struktureret input: Postkasse struktur
![Page 23: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/23.jpg)
23232323232323
Struktureret input: Postkasse åbnet
![Page 24: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/24.jpg)
24242424242424
Postkasse struktur: Emne valgt
![Page 25: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/25.jpg)
[1] Fra borgerens digitale postkasse…[2] Via E-boks i Ballerup…
ProFile ESDH (Convergens)
Broker (Convergens)
[3] Hentes til mellemlager
[4] Fordeles til fællespostkasse eller ESDH-sag
Sag
FællespostkasseREST
Journaliseres
Advis til sagsbehandler
Præjournaliseres
![Page 26: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/26.jpg)
262626262626
Konfigurationsmuligheder - indgående
Fælles-
postkasse 1
Sag (autojour.)
Digital postkasse 2
Emne 1
Emne 2
Digital postkasse 3
Emne 1
Emne 2
Digital postkasse 1
Emne 1
Emne 2 Sag
Fælles-
postkasse 2Sag
![Page 27: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/27.jpg)
272727272727
Udgående henvendelser
Kommune
Besvar meddelelse fra borger
Send ny meddelelse til borger –er borgeren tilmeldt?
Borger
![Page 28: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/28.jpg)
[4] Til borgerens digitale postkasse… [3] Via E-boks i Ballerup…
Broker (Convergens)
Lotus Notes
Sag
REST
[1] Fra borgerens sag i kommunen
[2] I ”udbakke”
Tilmeldt?
ProFile ESDH (Convergens)
![Page 29: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/29.jpg)
292929292929
Konfigurationsmuligheder - udgående
Sagsområde
Sagstype 1
Sagstype 2
Sagstype 3
Tilmeldingsgruppe
Materiale 1 (indh.type)
Materiale 2 (indh.type)
![Page 30: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/30.jpg)
303030303030
Personalesager (til medarbejderne)
30
SD-løn
ESDH-Personalesag
DigitalPost
Fjernprint
![Page 31: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/31.jpg)
Stand alone Digital Post/ NemSMS forsender
• Adhoc SMS &Digital Post
• Enkeltforsendelser
• Masseforsendelser ved upload af modtagerliste
• Frasebibliotek
• Liste retur med dem, der ikke blev sendt til og dem, der blev sendt til
• Tilmelding af borgere til NemSMS
31
![Page 32: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/32.jpg)
3232
Store virksomheder – dyb adressering?!
Det, der virker nu for borgere og små virksomheder er ikke godt nok for store virksomheder.
Et CVR nummer kan dække over hundredvis af lokationer, funktioner og personer.
For at dække en dybere adressering som ”att: Kontakt” har Digitaliseringsstyrelsen muliggjort, at der kan medsendes attention.xml.
Virksomhederne kan derfor vælge at automatisere deres tømning og adressering i egne systemer, som de vil – ligesom kommunerne.
![Page 33: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/33.jpg)
Mangesidig understøttelse
af borgere og virksomheders overgang
til Digital Post
– går de ikke med på idéen,
bliver gevinsten betydelig mindre
![Page 34: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/34.jpg)
Skab værdi for borgere og virksomheder
343434343434
Medarbejderen som alliancepartner
Digital Post obligatorisk for medarbejdere
•Vi tager vores egen medicin- naturligvis understøttet
Uddannelse af digitale ambassadører
Vi inviter os selv på besøg og sig ja tak til invitationer
Vi markedsfører gevinsterne for borgere og virksomheder
Høringer
Div. Råd og Advisory Board
Arbejdsfællesskaber
Med frivillige organisationer
og netværk + kommunale
touch points.
Eks.
Ældre/Døve ældre
Socialt udsatte
Vollsmose
![Page 35: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/35.jpg)
Hvordan
måler vi?
Baselines og målinger:• Portoudgifter til PostDanmark opgjort pr. år.
• Nationale kommunale tælleuger (1 gang årligt)ind- og udgående henvendelser fordelt på kanal, opgaveområde,
henvendelsestype m.v.
Status på forretningsenhedernes implementering og ibrugtagning:
![Page 36: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/36.jpg)
Hvordan
måler vi?
Statistik over tilmeldte til Statistik over afsendt Digital Post Digital Post
![Page 37: Birgitte Hjelm Paulsen - Seminaret gevinstrealisering den 25. juni 2015](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022042522/55bae970bb61eb09318b460b/html5/thumbnails/37.jpg)
37
e2015-projektleder
Chefkonsulent Birgitte Hjelm Paulsen
Forretningsudvikling/BMF
Odense Kommune